Дружина, Д. С. Анализ бизнес-процессов и их дальнейшее моделирование как фактор развития современной организации / Д. С. Дружина, Д. С. Борисов. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 6 (110). — С. 425-427. — URL: https://moluch.ru/archive/110/26871/ (дата обращения: 22.05.2023).
Бизнес-процессы стали неотъемлемой частью современных организаций, но изменения во внешней среде побуждают владельцев этих предприятий изменять, а конкретнее, моделировать процессы внутри организации.
Термин моделирование имеет два основных значения. Во-первых, под моделированием понимают процесс построения модели как некоего представления оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства.
Если же модель уже построена, то моделирование — это процесс исследования функционирования системы, вернее, ее модели. Основной целью моделирования бизнес-процессов является описание реального хода бизнес-процессов компании [1, с.34].
В данном случае видится целесообразным определить, что является результатом выполнения процесса, кем и какие необходимые действия выполняются, какова их последовательность, каков документооборот в ходе выполнения процесса, а также насколько процесс надежен и как он может быть изменён в перспективе.
Обеспечить понятность течения бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса, бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь чёткое понимание того, как организована работа.
Понимание хода существующих бизнес-процессов представляет возможность судить об их эффективности и необходимо для разработки поддерживающей бизнес информационной инфраструктуры.
Обусловленная разработка IT систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов в комплексе возможна лишь тогда, когда сами процессы предельно понятны. Моделью бизнес-процесса называется его формальное описание, отражающее реально существующую или планируемую деятельность предприятия [2, с.20].
Модель раскрывает следующие сведения о бизнес-процессе:
набор составляющих процесс бизнес-функций;
порядок выполнения бизнес-функций;
механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;
конкретных исполнителей каждой бизнес-функции;
входящую информацию, исходящую информацию;
ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции;
условия, регламентирующие выполнение каждой бизнес- функции;
параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и процесса в целом.
Необходимо рассмотреть, как бизнес-процессы конкретно влияют на действие предприятий.
Так, к примеру, международные системы поставок функционируют в условиях растущей конкуренции, появления новых требований к безопасности продукции и принятия жестких мер по обеспечению безопасности границ [3, с.19].
Для того, чтобы оставаться конкурентоспособными и предприятиям и предпринимателям сейчас крайне важно соблюдать все процедурные и нормативные требования и требования в отношении документов быстро, точно и с наименьшими затратами.
В данном случае бизнес-процессы включаются как ценные организационные ресурсы, которые дают возможность создавать активы организации и обеспечивать их стоимость в соответствии с определением ее целей. Бизнес-процессы начинают функционировать непосредственно под действием информации.
Необходимость введения специализированного инструментария для моделирования бизнес-процессов сводится к необходимости появления централизованного комплекса взаимосвязанных моделей, функционирующих в различных предметных областях.
Упомянутая централизация методологии и инструментария разрешает снизить затраты на описание деятельности на уровне всей компании.
Кроме того, существующий в настоящий момент инструментарий позволяет не только описывать и регламентировать бизнес-процесс, но и проводить его детальный анализ. В первую очередь, это имитационное моделирование и анализ стоимости бизнес- процессов.
У более совершенных инструментов есть возможность анализировать полноту и непрерывность описанных бизнес-процессов и настраивать алгоритмы анализа самостоятельно.
Управление доступом к моделям, средства формирования регламентов, автоматизация маршрутов согласования моделей, перенос моделей в среду исполнения — все это уже умеют существующие продукты, плотно занявшие своё место на рынке и используемые крупными предприятиями. Это такие как Business Process Analysis Tools (BPA Tools) [4, с.7].
Так как в компаниях количество задач может быть великое множество, то и число моделей, описывающих различные предметные области, может превышать несколько сотен. Чаще всего под описание попадают следующие предметные области: цели и ключевые показатели, организационная структура и ролевые модели, бизнес-процессы и иерархии функций, архитектура приложений и данных, знания и полномочия.
В упомянутом случае каждая предметная область может содержать несколько десятков моделей иерархически связанных как между собой, так и с моделями из других предметных областей. Подобная укрупнённая с точки зрения информации база о компании может быть проанализирована в любом разрезе с помощью встроенных программ, при этом результаты будут представлены в виде аналитических отчетов [5, с.39].
В роли объектов при моделировании бизнес-процессов компании выступают предметы или реальные сущности, например клиент, заказ, услуга. Каждый объект характеризуется набором атрибутов, характеристики которых определяют его состояние, а также набором функций для проверки и изменения этого состояния.
В свою очередь, объектно- ориентированный подход предполагает вначале выделение объектов, а затем определение тех действий, где они участвуют. Недостаток такого подхода состоит в меньшей наглядности конкретных бизнес-процессов.
Для того чтобы определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса необходимо определить набор действий, входящих в этот бизнес-процесс. Ясное определение задач и действий чрезвычайно важно для детального понимания процесса.
Действия в рамках бизнес-процесса предприятия могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, может позволить сократить общее время выполнения процесса и повысить его социально-экономический эффект. Для этого необходимо произвести разделение зон ответственности: определить, какой сотрудник несет ответственность за выполнение действия или процесса в целом [6, с.7].
Далее видится целесообразным обозначить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная перечень и функциональность ресурсов можно повысить эффективность использования ресурсов посредством их оптимизации.
Основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения действующей и применимой моделей. В контексте сказанного собирается вся доступная доступную информацию о процессе, деталями которого владеют только сотрудники компании на прямую задействованные в выполнении процесса [7, с.30].
Заметим, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Наиболее полную информацию могут дать только сотрудники, завязанные на необходимость функционирования данного бизнес-процесса, потому что, для повышения эффективности управления современной компанией и более быстрого процесса принятия управленческого решения необходим постоянный сбор и обработка большого объёма информации.
Стоит подчеркнуть то, что современные бизнес-процессы постоянно усложняются за счет возрастающих требований потребителей, увеличения количества контрагентов, с которыми приходится взаимодействовать, роста конкуренции.
Для любой компании ключевым фактором успеха становится организация четкого взаимодействия всех участников бизнес-процессов компании, с жестким закреплением областей ответственности и обеспечением эффективного информационного обмена между участниками процессов, а следовательно их моделирование в соответствии с требованиями современности.
- Емельянова Н. Партыка Т. Романов В. Проектирование экономических информационных систем: Методология и современные технологии: Учебное пособие для вузов. — М., Экзамен, 2011.- 256с.
- Крестьянинов С. В. Интеллектуальные сети и компьютерная телефония.– СПб: Издательство «Питер», 2011. — 150 с.
- Лазарев И. Лазарев К. Хижа Г. Новая информационная экономика и сетевые механизмы ее развития. — М., Дашков и Ко, 2012.- 244с.
- Одинцов Б. Романов А. Информационные системы в экономике: Учебное пособие. — М., Вузовский учебник, 2012.-300с.
- Олифер В. Г. Компьютерные сети: принципы, технологии, протоколы.– СПб: Издательство «Питер», 2012.-510с.
- Росляков А. В. Интеллектуальные сети связи. — М.: Вильямс, 2012. — 310 с.
- Шашлов С Азбука сисадмина. Энциклопедия iXBT.com. — С-Пб, Питер, 2011.- 208с.
Основные термины (генерируются автоматически): процесс, BPA, моделирование бизнес-процессов компании, модель.
Источник: moluch.ru
Анализ деятельности предприятия и моделирование основных бизнес-процессов
Данный раздел посвящен анализу и основным подходам моделирования бизнес-процессов при помощи CASE-средства Rational Rose. Работа продукта основана на универсальном языке моделирования UML (Universal Modeling Language).
Язык UML представляет собой общецелевой язык визуального моделирования, который разработан для спецификации, визуализации, проектирования и документирования систем, в том числе бизнес-процессов. Понять, как устроен бизнес, можно, получив и проанализировав информацию о том, какие бизнес-процессы в компании выполняются, и кто за них отвечает.
Из этого следует, что необходимо структурировать деятельность компании в виде бизнес-процессов и проанализировать существующую организационную структуру с точки зрения распределения ответственности руководителей за бизнес-процессы, а также участия подразделений в этих бизнес-процессах. Бизнес-процесс – это специфически упорядоченная совокупность работ, заданная во времени и в пространстве, с указанием начала и конца и точным определением «входов» и «выходов» (в виде продукции и услуг, необходимых клиенту) [1]. «Входы» и «выходы» процесса могут взаимодействовать как с конкретным клиентом, так и с некоторым другим процессом во внешнем окружении компании, но не с другим внутренним процессом. «Вход» бизнес-процесса – ресурс, необходимый для выполнения бизнес-процесса. «Выход» бизнес-процесса ‒ это полученный результат (продукт или услуга) после выполнения бизнес-процесса [2].
Графическая схема бизнес-процесса отображена на рисунке 1. . Рисунок 1 – Составляющие бизнес-процесса Ресурсы (исполнители) – это информация, финансы, материалы, персонал, оборудование, среда, программное обеспечение, необходимые для выполнения бизнес-процесса. Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, то есть продукцию, удовлетворяющую его по стоимости, качеству и уровню сервиса [3].
Модель – материально или мысленно представляемый объект, который в процессе исследования замещает объект-оригинал таким образом, что его непосредственное изучение дает новые знания об объекте-оригинале. Модель бизнес-процесса это упрощенное отображение реального объекта в виде графического, табличного, текстового, символьного описания бизнес-процесса либо их взаимосвязанной совокупности.
Модели бизнес-процессов применяются предприятиями для различных целей, что определяет тип разрабатываемой модели. Графическая модель бизнес-процесса в виде наглядной, общепонятной диаграммы может служить для обучения новых сотрудников их должностным обязанностям, согласования действий между структурными единицами компании, подбора или разработки компонентов информационной системы и так далее.
Описание с помощью моделей такого типа существующих и целевых бизнес-процессов используется для оптимизации и совершенствования деятельности компании, путем устранения узких мест, дублирования функций и прочего. Имитационные модели бизнес-процессов позволяют оценить их эффективность и посмотреть, как будет выполняться процесс с входными данными, не встречавшимися до сих пор в реальной работе предприятия.
Исполняемые модели бизнес-процессов могут быть запущены на специальном программном обеспечении для автоматизации процесса непосредственно по модели [4]. Термин «моделирование» имеет два основных значения. Во-первых, под моделированием понимают процесс построения модели как некоего представления (образа) оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства.
Если же модель уже построена, то моделирование – это процесс исследования (анализа) функционирования системы, вернее, ее модели. Базовой целью моделирования бизнес-процессов является описание реального хода бизнес-процессов компании.
При этом необходимо определить, что является результатом выполнения процесса, кем и какие действия выполняются, каков их порядок, каково движение документов в ходе выполнения процесса, а также насколько процесс надежен (вероятность неудачного выполнения) и как он может быть расширен (модифицирован) в будущем. Моделирование бизнес-процесса начинают с построения существующей модели организации работы, которая позволяет выявить его «узкие» места и недостатки.
Моделирование бизнес-процессов в компании может быть направлено на решение большого числа различных задач: — точно определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса; — определить набор действий, составляющих бизнес-процесс. Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса; — определить порядок выполнения действий.
Действия в рамках одного бизнес-процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, если оно допустимо, позволяет сократить общее время выполнения процесса и, следовательно, повысить его эффективность; — произвести разделение зон ответственности: определить, а затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом; — определить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом.
Точно зная, кто какие ресурсы использует и для каких операций, можно повысить эффективность использования ресурсов посредством планирования и оптимизации; — понять суть взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить эффективность коммуникации между ними; — увидеть движение документов в ходе процесса. Бизнес-процессы производят и потребляют различные документы (в бумажной или электронной форме).
Важно разобраться, откуда и куда идут документы или информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и действительно ли все они необходимы; — определить потенциальные узкие места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы позже для его оптимизации; — более эффективно внедрить стандарты качества, например ИСО 9000, и успешно пройти сертификацию; — использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников; — эффективно произвести автоматизацию бизнес-процессов в целом или отдельных их шагов, включая автоматизацию взаимодействия с внешней средой — клиентами, поставщиками, партнерами; — разобравшись в совокупности бизнес-процессов компании, понять и описать деятельность предприятия в целом [5]. В свою очередь, основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения их моделей «как есть».
Для этого необходимо собрать всю доступную информацию о процессе, которой в полной мере, как правило, владеют только сотрудники компании, непосредственно задействованные в выполнении процесса. Таким образом, мы приходим к необходимости подробного опроса (интервьюирования) всех задействованных в бизнес-процессе сотрудников.
Следует подчеркнуть, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Обычно только беседа с сотрудником, непосредственно осуществляющим действия в рамках описываемого бизнес-процесса, дает адекватное представление о том, как функционирует процесс в реальности [6].
Цель построения модели «как есть» – выявление ненужных и неэффективных работ, дублируемых, неуправляемых и не обеспеченных ресурсами работ. Устранение подобных «узких» мест приводит к построению модели «как будет», отражающей новую организацию бизнес-процессов.
Существуют три вида бизнес-процессов: а) управляющие – это бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Например, стратегический менеджмент; б) операционные (основные) – это бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов.
Примерами операционных бизнес-процессов являются снабжение, производство, маркетинг и продажи; в) поддерживающие (обеспечивающие) – это бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, бухгалтерский учет, подбор персонала, техническая поддержка, АХО [7].
Иногда сложно определить источник внутренних противоречий, некоторую несогласованность в функциях или оптимальную последовательность работ в бизнес-процессах предприятия. В этом аспекте, построенная модель позволит не только идентифицировать проблему, но наглядно показать причины возникающих проблем.
Следует также подчеркнуть, что модель бизнес-процессов предприятия представляет собою систему с выделенными в ней структурой, элементами, взятыми отдельно от внешней среды или вышестоящей системы. Такого рода полученная информация позволяет делать фундаментальный анализ, то есть идентифицировать противоречия с вышестоящей системой (для предприятия это может быть отрасль народного хозяйства, или территориальный округ и т.п.).
Такого рода анализ позволяет прогнозировать перспективность деятельности предприятия, в том числе и вероятность его кризиса [8]. Сегодня на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие и построить модель.
Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет. Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Главное их достоинство — простата и доступность к овладению [9].
В состав работ по анализу бизнес-процессов входят: — сбор информации о бизнес-процессах, интервью с руководителями и экспертами, анализ документов; — описание и моделирование бизнес-процессов для получения ясных и однозначных представлений о бизнес-процессах; — выработка рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов. Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме, более удобной для аналитической обработки полученной информации.
Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота. Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа: структурное и детальное.
Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария Rational Rose. Детальное моделирование выполняется на языке UML.
На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены: — существующая организационная структура; — документы и иные сущности, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла; — диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов) между действующими лицами [10]. Как известно, правильная постановка задачи дает 50% решения. Процесс постановки задачи включает в себя разработку модели предприятия. Модель предприятия основывается на описании организационной структуры и основных бизнес-процессов предприятия. Для начала необходимо сделать общую характеристику предприятия для ознакомления с его деятельностью.
14.05.2015 2.86 Mб 33 558448.rtf
14.05.2015 15.86 Mб 29 619889.rtf
Ограничение
Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:
Источник: studfile.net
Построение модели бизнес-процесса
Первый шаг к повышению эффективности процесса: определите, где вы сейчас находитесь.
президент консалтинговой компании Castle Ventures LLC
Первый шаг к повышению эффективности процесса: определите, где вы сейчас находитесь.
Краткое описание процесса построения модели бизнес-процесса
Этап подготовки.
● Определить границы процесса
● Определить конечного потребителя процесса
● Установить состав участников
Этап разработкимодели процесса.
● Определить инициирующее событие
● Определить результат процесса
● Создать диаграмму процесса
Этап проверки (валидации).
● Проверить соответствие диаграммы процесса действительности
Ранее я уже представлял несколько статей об управлении бизнес-процессами (BPM) и об инструментальных средствах, что служат для управления бизнес-процессами. Эти инструментальные средства предназначены для разработки приложений, необходимых для решения бизнес-задач. Первым шагом в процессе создании ВРМ-приложений является разработка модели бизнес-процесса. Полученные модели в дальнейшем будут использованы для построения диаграмм, отражающих текущее состояние той или иной задачи, и подсказывающих, какие имеются возможности для усовершенствования, а также, что нужно сделать, чтобы оптимизировать и автоматизировать данную задачу. Эта статья призвана ознакомить читателя с процессом построения диаграмм бизнес-процесса (BPD), которые, в конечном счете, являются руководством при создании приложения.
В этой статье обсуждается построение модели с помощью нотации графического представления бизнес-процессов (BusinessProcessModelingNotation — BPMN). Стандарт BPMN представляет собой типовой набор символов и правил для описания бизнес-процессов. Стандарт поддерживается консорциумом Object Model Group (OMG), спецификацию стандарта можно найти на сайте консорциума www.omg.org.
BPMN — хороший вариант для применения, ибо многие разработчики программных средств для данной отрасли уже поддерживают этот стандарт. Кроме того, BPMN позволяет производить преобразование в дополнительный набор стандартов, который называется языком для выполнения бизнес-процессов BPEL (BusinessProcessExecutionLanguage). Этот командный язык позволяет серверу процессов выполняет код, генерируемый непосредственно из BPMN. Для организации, инвестирующей значительные средства в BPM, использование открытых стандартов для разработки имеет долгосрочное стратегическое преимущество. Со временем такой подход позволит создавать модель процесса при помощи одного инструмента, а выполнять при помощи другого, исходя из того, что все они поддерживают указанные стандарты.
Кроме того, в предлагаемой вашему вниманию статье построение модели бизнес-процесса описывается с точки зрения аналитика, планирующего построить модель существующего процесса. Будучи составленной, диаграмма бизнес-процесса (BPD) может быть использована для анализа процесса, его оптимизации, а впоследствии и для создания оптимизированной модели процесса, уже включающей в себя элементы автоматизации. Специфика разработки требуемого приложения в данной статье не рассматривается, вместо этого для наглядности особое внимание будет уделено моделированию существующего процесса. А в качестве примера мы рассмотрим построение модели «Поступление в колледж», приведем упрощенное представление этого процесса, и опишем, какие шаги должны быть сделаны.
Моделирование процесса делится на три основных этапа. Первый этап называется этапом подготовки, здесь определяются границы моделируемого процесса и собираются все основные данные о нем. Второй этап – это этап непосредственно создания модели, здесь идет работа в группе главных участников проекта, работа по подтверждению собранной на первом этапе информации, а после этого составляется и сама подробная диаграмма процесса. Третий этап – этап проверки (или валидации), на котором происходит наблюдение за реальным процессом, проводятся различные интервью с целью выяснить, соответствует ли построенная модель действительности, а также обрабатываются все исключения, выявленные на втором этапе.
Подготовка
Первый шаг подготовительного этапа – это описания процесса от начала до конца с точки зрения бизнеса. На этой стадии важно очертить границы процесса настолько широко, насколько это возможно. Впоследствии гораздо проще детализировать границы процесса, если они заданы для процесса чересчур широко, чем расширять описание, когда границы изначально узкие.
И это важно по нескольким причинам. Во-первых, если описание процесса неполное, то можно запросто упустить из виду какие-нибудь важные взаимодействия между подразделениями организации. Именно из-за этого решения часто бывают неэффективными. Верный способ убедиться в правильности видения процесса – определить его конечного потребителя.
Например, приемной комиссии университета требуется помощь в повышении эффективности процесса приема абитуриентов. В этом случае важно помнить, что конечным потребителем данного процесса является абитуриент, а не приемная комиссия. Правильный вопрос, требующий ответа, звучит так: «Для кого непосредственно это все делается?».
После корректного описания бизнес-процесса необходимо определить все задействованные в нем стороны. В BPMN они называются «участниками» («participants»). Те, кто знаком с UML, могут рассматривать их как “actors” (исполнители, субъекты). Термин «участник» при описании процесса относится к лицу или системе, а термин «область» («pool») — к существующей диаграмме.
Участники – это люди или вещи, принимающие участие в процессе, который моделируется. Людей лучше идентифицировать не по именам, а по ролям, которые они играют. Например, если декан Роберт Смит, отвечающий за набор студентов, хочет принять всех абитуриентов, находящихся в списке ожидания, то соответствующая дорожка («swimlane») диаграммы будет называться «декан, отвечающий за набор студентов», а не «Роберт Смит». Абитуриенты на BPD представлены в виде областей, и к областям можно обращаться так же, как к дорожкам.
Одной из причин для формирования предварительного списка задействованных в процессе участников является необходимость убедиться в том, что интервьюируются «правильные» люди. Хорошее знание участников гарантирует, что все они будут включены в процесс построения модели процесса. Разумеется, что на этапе создания модели может выявиться какая-то группа участников, участвующая в процессе в порядке исключения, и которая вследствие этого была упущена из внимания.
Начинаем составлять диаграмму
С помощью выбранного аналитиком программного средства начинаем составление диаграммы бизнес-процесса, формируя область или дорожку для каждого из участников. Как показывает опыт, имеет смысл разработать цветовую схему, чтобы выделить различные типы участников, например, сотрудников, клиентов, внешних поставщиков и системы. Описав процесс и составив список участников, можно переходить к этапу моделирования.
Моделирование обычно происходит в группе, состоящей из представителей каждого участника. Это, как правило, менеджеры или супервайзеры, имеющие представление, как и куда движется бизнес. Аналитик обеспечивает организацию совещаний и отвечает за реализацию проекта. При групповом обсуждении обязательно возникнут разногласия по поводу описания процесса. Не следует тратить на них много времени, пока отложите, все разрешится на этапе проверки.
Начинать работу следует с анализа границ процесса. Затем нужно определить событие, которое инициирует процесс, и событие, которое говорит о нормальном (штатном) завершении процесса, то есть, необходимо выяснить, как начинается и как заканчивается процесс. Еще раз хочется заострить внимание: очень важно обозначить стартовую и конечную точки именно с точки зрения пользователя.
Например, в том же случае с поступлением в колледж нужно начать того, с чего начинает абитуриент (в данной ситуации к нему сначала возникает интерес как к потенциальному участнику спортивной команды колледжа). Для того чтобы это учесть, необходимо выделить отдельный процесс («подбор кандидатов в спортивную команду»). Также важно иметь четкое определение процесса, для которого создается модель еще до начала работы.
Если инициирующих событий несколько, попробуйте разбить событие на части и разработать новую высокоуровневую модель, включающую все инициирующие события. Конечно, это может оказаться коварной задачкой, с которой не так просто справиться.
Например, в нашем примере с процессом поступления в колледж, возможно, будет необходимо доработать нашу модель, чтобы она предусматривала подачу заявления абитуриентом через Web или по обычной почте, и, таким образом, могла отслеживать процесс рассмотрения заявления с наступлением любого из вышеприведенных событий. Закономерно возникает вопрос: это два разных инициирующих события или одно, имеющее две разновидности? При построении модели существующего процесса, скорее всего, нет необходимости решать эту частную задачу, ибо цель данного этапа – определение критических областей существующего процесса, явно нуждающиеся в усовершенствовании. Однако, на этапе создания оптимизированной модели, которая уже будет использоваться в управлении производственными процессами, решение все же надо будет принять.
Определяем шаги процесса
Итак, смыслом вышеупомянутого совместного обсуждения является определение основных стадий или, иначе говоря, «шагов» процесса. Сделать это можно при помощи нескольких итераций. Сначала отбросьте все исключения и попробуйте быстренько набросать план всех шагов, которые, в общем и целом образуют процесс, для случая, если все идет «по плану».
Далее, оставьте место на доске или на листе бумаги, куда будете записывать самые невероятные вещи, которые, по мнению участников, могут произойти. После того, как описание нормального выполнения процесса будет закончено, имеет смысл вернуться и проанализировать данный список чрезвычайных событий. Вот пример подхода для составления списка задач: нужно пройти шаг за шагом весь «нормальный» процесс, тщательно выделяя все точки принятия решений и артефакты [1], производимые в ходе процесса. Как правило, каждое действие представляется в виде прямоугольника с закругленными краями, содержащего описание задачи в формате «глагол-существительное». Например, описание «Рассмотреть заявление» означает, что приемная комиссия должна рассмотреть заявление абитуриента.
Составив черновой набросок модели бизнес-процесса, следует зафиксировать на бумаге вариант исполнения существующего процесса. На практике же при выполнении процесса, далеко не все организации в точности следуют его описанию. Для этого есть несколько причин.
Во-первых, работники группы, реализующей последовательность ручных операций, скорее всего, нашли свои собственные методы выполнения заданий. Во-вторых, менеджеры отделов, представившие информацию на этапе моделирования, могут не знать о том, что их подчиненные при выполнении заданий отступают от заданных процедур. Во многих случаях такое поведение абсолютно приемлемо, так как после формализации процесса произошло изменение условий. Например, требования и привычки клиентов изменились, и соответственно поменялось и поведение работников.
Проверка
В завершение, выполните этап проверки. Цель данного этапа – выполнить оценку существующего процесса и удостовериться, что собранная информация соответствует действительности. Одна из ситуаций, когда у организаций появляются различия в выполнении процессов, это когда сходные процессы в разных точках (отделах, филиалах и т.п.) выполняется по-разному. Не принимая во внимание глобальные соображения (которые добавляют еще один уровень сложности), это как раз тот случай, когда разные офисы одной организации в процессе развития стали предоставлять одни и те же услуги или выполнять одну и ту же функцию по-разному.
Разумеется, если бы все было одинаковым и постоянным, этот этап, возможно, и не понадобился бы. Кроме того, как уже было сказано, существуют различные исключения в выполнении процесса. Сначала проанализируйте исключения, выявленные в ходе моделирования, и проверьте, насколько они учтены. Затем составьте список исключений, обнаруженных на этапе проверки.
После завершения этапа проверки вы должны получить диаграмму бизнес-процесса, сопровождаемую его кратким описанием и списком выявленных исключений. Эта информация впоследствии позволит организации проанализировать происходящее и сделать рекомендации по оптимизации существующего процесса. Данная диаграмма послужит руководством при анализе информации о затратах, определении узких мест и точек задержки. Что, в конечном счете, способствует развитию существующей системы управления бизнес-процессами и принесет ощутимую прибыль от инвестиций.
1. Артефакт (от лат. artefactum — искусственно сделанное) — явление, процесс, предмет, свойство предмета или процесса, появление которого в наблюдаемых условиях по естественным причинам невозможно или маловероятно. Появление артефакта, следовательно, является признаком целенаправленного вмешательства в наблюдаемый процесс, либо наличия неких неучтённых факторов (взято из Wikipedia).
Источник: ecm-journal.ru