Анализ бизнес процессов организации это

ООО «Эликс» — средних размеров торговое предприятие. Организовано в 2000 году в г. Ростов-на-Дону. Предприятие зарегистрировано в Октябрьском районе г. Ростов-на-Дону, лицензия №1301324 от 15.10.2000 г. выдана Лицензионной палатой Ростовской области.

Основным видом деятельности ООО «Эликс» является розничная торговля автозапчастями.

Предприятия в условиях высокой инфляции и существующей налоговой политики государства могут иметь различные интересы в вопросах формирования и использования прибыли, выплаты дивидендов, регулирования издержек производства, увеличения имущества и объемов продаж (выручки от реализации). Однако все эти аспекты деятельности предприятия поддаются управлению с помощью методов, наработанных мировой практикой, совокупность которых и составляет систему управления торговым предприятием.

Известно, что в сегодняшних условиях для большинства предприятий характерна реактивная форма управления финансами, т.е. принятие управленческих решений как реакции на текущие проблемы, или так называемое «латание дыр». Такая форма управления порождает ряд противоречий: между интересами предприятия и фискальными интересами государства; ценой денег и рентабельностью производства; рентабельностью собственного производства и рентабельностью финансовых рынков; интересами производства и финансовой службы и т.д.

Организация работы по описанию бизнес процессов. Часть I. Проведение интервью.

Одной из задач реформы предприятия является переход к управлению предприятием на основе анализа финансово-экономического состояния с учетом постановки стратегических целей деятельности предприятия, адекватных рыночным условиям, и поиска путей их достижения. Результаты деятельности любого предприятия интересуют как внешних рыночных агентов (в первую очередь инвесторов, кредиторов, акционеров, потребителей и производителей), так и внутренних (руководителей предприятия, работников административно-управленческих структурных подразделений, работников производственных подразделений).

Основной вид производственной деятельности ООО «Эликс» — розничная торговля, это реализация товаров конечному потребителю, что является завершающим звеном движения товара в сфере обращения.

Основная функция ООО «Эликс» — это продажа (реализация) товаров потребителям, которая сопровождается превращением товарной формы стоимости в денежную.

Для реализации основной функции фирма выполняет множество сопутствующих функций, изучает спрос потребителей, заключает договоры на поставку товаров, организует доставку товаров из мест их производства в места потребления, обеспечивает хранение товаров, формирует товарный ассортимент и др.

Целью деятельности предприятия является максимизация прибыли и минимизация издержек. Эти основные показатели имеют преобладающее значение, но движение в заданном направлении на каждом этапе развития обусловлено временными целями:

• — завоевание определенной доли рынка;
• — создание благоприятного впечатления у населения о предприятии;
• — формирование постоянного контингента покупателей;
• — создание деловой репутации надежного партнера в глазах производителей.

На предприятии потребителю предлагается широкий ассортиментный перечень автозапчастей.

Что такое бизнес-процесс? Моделирование и анализ бизнес-процессов

Одной из важных задач по выводу предприятия из кризисной ситуации является выбор такой оптимальной организационной структуры, которая лучше всего отвечала бы целям и задачам предприятия, воздействующим на него внутренним и внешним факторам в существующих и ожидаемых условиях функционирования, а также реализуемым стратегиям. Новая стратегия может повлечь за собой появление новых или отличающихся от существующих ключевых видов деятельности, потребовать новых навыков и, если данный факт будет проигнорирован, то возникшее в этой связи несоответствие между стратегией и структурой управления приведет к проблемам реализации стратегии.

Организационная структура управления должна отвечать ряду определенных критериев, характеризующих ее оптимальность. К ним можно отнести:

• — наикратчайший путь от звена управляющей системы до управляемого объекта;
• — оптимальное число ступеней и звеньев;
• — наименьшее число «входов» и «выходов» каждого звена;
• — четкий состав видов работ по управлению для каждого звена;
• — отсутствие дублирования работ.

Разрабатываемая структура управления должна отвечать требованиям критериев оптимума и условиям, обеспечивающим ее самостоятельное существование и способность к дальнейшему развитию.

Организационная структура должна обладать и так называемой гомеостатичностью, т.е. способностью системы вырабатывать автоматические реакции по поддержанию внутреннего равновесия. Это свойство во временном аспекте является производным от стабильности и долговечности. Применительно к структуре управления эти понятия означают, прежде всего, обеспечение возможности ее непрерывного совершенствования.

Процесс разработки организационной структуры заканчивается разработкой особого документа: «Положения об организационной структуре предприятия», который в общем виде должен содержать следующие основные разделы:

• — виды деятельности, продукты, услуги и бизнесы;
• — перечень обеспечивающих функций (организация туров, сбыт, финансы и учет и т.д.);
• — перечень функций менеджмента (экономика, маркетинг, персонал, бизнес-планирование и т.д.);
• — перечень организационных звеньев (должностей);
• — закрепление видов деятельности, обеспечивающих функций, функций менеджмента за структурными звеньями;
• — организационная структурная схема.

Рисунок 7. — Процесс разработки организационной структуры Попов Э., Шапот М. Реинжиниринг бизнес-процессов и информационные технологии./Открытые системы. — 1996. — №1

Очевидно, что для реализации вышеуказанного комплекса мероприятий необходимы типовые методики и процедуры, а также специальные программные средства, поддерживающие работу по таким методикам и процедурам.

Организационная структура управления ООО «Эликс» является характерной для крупных и средних торговых предприятий со значительным объемом реализации продукции. Такая схема свойственна фирмам с централизованной оптовой продажей непродовольственных товаров или средств производства. Иерархический ранг и управление имеют два уровня. К первому уровню относятся такие отделы, как планово-экономический, финансовый, маркетинговых исследований, юридический, бухгалтерия.

Организационная структура управления ООО «Эликс» отображена на рис. 8.

Рисунок 8. — Организационная структура управления ООО «Эликс» Составлено автором по материалам ООО «Эликс»

Особая роль в организации принадлежит коммерческой службе, объединяющей пять отделов, которые осуществляют коммерческую политику фирмы. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе постоянного изучения рыночной конъюнктуры спроса и предложения. В результате вырабатывается стратегия товарно-материального обеспечения.

В обязанности этого отдела входят также управление материальными запасами и поддержание должного уровня обслуживания потребителей. Отдельно выделен транспортный отдел, отвечающий за доставку автозапчастей. Он координирует отправку железнодорожных вагонов с отгруженной продукцией, отслеживает прохождение вагонов, контролирует погашение транспортных расходов и др. Определенное значение придается отделу взаимозачетов. Отдел внешних связей решает вопросы, касающиеся поставок импортных автозапчастей, средств ухода и сопутствующих товаров, таможенного обслуживания и досмотра.

Второй уровень представляет управление всей технологической цепочкой при реализации автозапчастей на целевых рынках. Особое внимание уделяется получению прибыли в результате успешного ведения и расширения коммерческого дела.

В нынешних условиях перехода к рынку многие предприятия испытывают платежеспособный кризис, поэтому они не могут рассчитываться за то количество автозапчастей, которое им необходимо для имеющегося парка автомобилей. Особенно это касается предприятий ведущих отраслей промышленности и сельского хозяйства. Практически они являются должниками из-за дебиторской или кредиторской задолженности. В результате предприятия попадают в затруднительное положение, приводящее порой к остановке производства.

В данной ситуации важная роль принадлежит оптовым торговым предприятиям, в частности, их взаимозачетным отделам по реализации.

2.2 Информационная система управления

В связи с новыми экономическими условиями в стране возникла необходимость пересмотра существующих и поиска новых научно-обоснованных методов организации транспортно-сбытовых процессов в рамках отдельного предприятия или группы предприятий. При этом существовавшие ранее в отечественной практике и научных исследованиях способы организации систем материально-технического снабжения и сбыта продукции требуют переоценки с учетом специфики деятельности коммерческих структур и динамики развития экономической ситуации в России. Передовой же опыт западных ученых в области моделирования транспортно-сбытовых процессов требует пересмотра с учетом характера взаимодействия российских предприятий, законодательной базы страны в этой сфере и состояния отечественной экономики.

В связи с развитием частного бизнеса в России и мощным ростом торгово-закупочной деятельности актуальным становится вопрос об эффективном управлении оборотными средствами крупной производственной или оптово-розничной фирмы. При этом сразу возникает проблема разработки или приобретения уже готового программного обеспечения для поддержки принятия решений в указанной области.

Как показывает практика, готовое программное обеспечение обычно приобретается оптовыми и розничными торговыми предприятиями со стандартным набором торгово-посреднических операций, для осуществления которых не требуется оригинальных решений с точки зрения менеджмента. Крупные же торговые и производственные предприятия, обладающие уникальной системой управления материальными и информационными потоками, стремятся к разработке интегрированных систем управления торгово-закупочной или торгово-производственной деятельностью силами собственных отделов информационного обслуживания или автоматизации. Программисты предприятия обладают более широким кругозором по сравнению со сторонними заказчиками в области бизнес-процессов, происходящих внутри фирмы, и способны осуществлять более комплексное сопровождение программного продукта в течение всего периода его жизненного цикла.

В качестве варианта информационного обслуживания управления торгово-закупочной деятельностью на предприятии выступает создание комплексной системы, включающей в себя программные продукты, решающие частные задачи и созданные силами различных разработчиков, но объединенные общей концепцией управления и общим программным интерфейсом.

Разработке собственного программного обеспечения, либо настройке приобретенных информационных систем предшествует детальный анализ бизнес-процессов предприятия, находящий в последствии свое отражение в техническом задании. В свою очередь анализ бизнес-процессов невозможен без детального изучения информационных и материальных потоков на предприятии и поиска возможных «узких мест» в управлении этими потоками.

Одной из составляющих управления оборотными средствами торгово-закупочной фирмы является управление запасами, имеющее большое значение с точки зрения финансового менеджмента и чаще всего выступающее как объект автоматизации. Хотя управление запасами не является прямой функцией финансового директора и ответственными за это обычно выступают коммерческий директор, отделы материально-технического снабжения или логистики, инвестирование денежных средств в запасы — важный аспект финансового менеджмента.

С точки зрения менеджмента важным является создание информационной системы, поддерживающей различные методы контроля запасов, основанные на элементах математического программирования, анализа хозяйственной деятельности, имитационного моделирования. Возможность получения коммерческим, финансовым или генеральным директором оперативной информации о состоянии запасов, дебиторской и кредиторской задолженности в разрезах различных показателей — основа принятия решений в области эффективного распределения капитала.

Последнее время в литературе и практической деятельности фирм особое внимание стало уделяться вопросам логистики — «молодой» науки об управлении потоками (материальными, транспортными, информационными). Развитие логистики тесно связано с применением экономико-математических методов обоснования управленческих решений. Логистика — совокупность различных видов деятельности с целью получения с наименьшими затратами необходимого количества продукции в установленное время и в установленном месте, в котором существуют конкретная потребность в данной продукции.

Исследование проводится в двух направлениях:

• — анализ проблемы и поиск эффективных методов управления материальными, транспортными и информационными потоками между предприятием (производственной компанией, оптово-розничной фирмой) и «внешними» партнерами (производителями товаров и материалов, посредническими организациями, торговыми и транспортными компаниями), расположенными в различных районах города или регионах страны;
• — анализ проблемы и поиск эффективных методов управления материальными, информационными и транспортными потоками внутри предприятия, то есть между его подразделениями, объединенными общей инфраструктурой и связанными как товарно-денежными, так и чисто товарными отношениями.

Как показывает практика, основная задача управления материальными потоками предприятия на «внешнем уровне» (а, следовательно, и запасами) — правильная организация транспортного процесса. Даже при четком планировании указанных процессов с использованием математических методов остается открытым вопрос срыва доставки товарно-материальных ценностей транспортными организациями и транспортными подразделениями. Хотя в используемые модели и методики управления запасами и транспортными процессами обычно включаются вероятностные составляющие срыва транспортировки товарно-материальных ценностей, все же данный вопрос достаточно остро стоит в коммерческих службах организаций с учетом того, что крупные предприятия пользуются разветвленной схемой хранения товаров и складами «чужого» хранения. Соответственно, если продукции определенного вида временно нет в запасе или нет возможности доставить ее в сжатые сроки клиенту, то можно потерять нынешние, а также будущие продажи данному покупателю и, следовательно, в конечном счете, поступление денежных средств на расчетный счет организации.

В условиях существования большого числа логистических фирм перед крупным торгово-закупочным предприятием возникает потребность в создании методик и программного обеспечения, позволяющих пользователю составлять различные схемы транспортировки и хранения товаров, выбирать оптимальным образом стороннего перевозчика, рассчитывать затраты по каждому направлению.

Выяснено, что постановку указанных задач можно свести к формальному математическому описанию, а решение можно провести средствами стандартного математического аппарата (многокритериальной оптимизации, оптимизации на сетях и графах).

В настоящее время на предприятии ведется разработка более эффективной системы управления информационными и материальными потоками, так как существующая система, построенная на основе еще советских методик, не оправдывает себя и является причиной срывов в поставке товаров.

Одно из наиболее важных нововведений — система управления запасами быстрого реагирования. Система управления запасами быстрого реагирования объединяет розничного продавца и поставщиков. Ее целью является сокращение времени ожидания доставки партии товаров в магазин, т.е. минимизация промежутка времени от осознания необходимости заказа до момента поставки товара, готового к продаже, в магазин.

Среди плюсов этой системы — снижение уровня денежных средств, «замороженных» в запасах, повышение степени удовлетворения покупателей, снижение расходов на распределение. В самом современном ее варианте данная система представляет собой вертикальную интеграцию розничных торговцев и поставщиков и предусматривает предоставление доступа отдельной категории поставщиков (наиболее лояльным и надежным поставщикам) к данным об объемах и структуре продаж в магазинах компании. Поставщики самостоятельно анализируют колебания спроса на свои товары, оборачиваемость товаров, и, с учетом сроков поставки, организуют бесперебойное снабжение магазинов собственными товарами. Для реализации системы управления запасами быстрого реагирования необходимо взаимное согласие поставщика и продавца на совместное использование информации и наличие системы электронного обмена данными.

В управлении взаимоотношениями с поставщиками важным моментом является исключение возможности злоупотреблений со стороны персонала отдела снабжения, когда выгодное для компании предложения поставщика оказываются в мусорной корзине только потому, что данное предложение не выгодно конкретному менеджеру по закупкам. Предотвращение таких злоупотреблений в настоящее время возможно с использованием электронных аукционов. В этом случае магазин или торговая сеть размещают на электронной доске объявлений список закупаемых товаров в ассортименте и объеме. Поставщики, просматривая списки, размещают свои предложения на поставку товаров. Все коммерческие предложения сохраняются, а системы поддержки принятия решения могут просчитать и рекомендовать наиболее выгодное предложение по цене, срокам и условиям поставки и оплаты.

Насущной проблемой является управление взаиморасчетами с поставщиками. Данная проблема вытекает из необходимости ежедневного осуществления 300-350 платежей за товары из 3-4 тыс. поставок. Для обеспечения правильных взаиморасчетов с поставщиками информационная система управления должна хранить информацию по каждой отдельной партии товара для каждого поставщика. Взаиморасчеты с поставщиками должны быть привязаны к партиям товара с тем, чтобы оплата производилась не за первую поставленную партию, а именно за проданную партию (которая могла быть поставлена позже, но быть распроданной раньше).

Задачи, решаемые торговым предприятием, представлены на рис. 9.

Рисунок 9. — Основные задачи, решаемые торговым предприятием Карабанов Б. Бизнес-инжиниринг. Не роскошь, а средство управления. М., 2000

Дополнением, конкретизирующим проведённый анализ предприятия, может послужить построение матрицы SWOT. Данная матрица имеет в качестве строк перечни сильных (Си) и слабых (Сл) сторон фирмы, столбцы — возможностей (В) и угрозы (У) со стороны среды. На пересечении строк и столбцов имеются четыре зоны матрицы: СиВ, СиУ, СлВ, СлУ; заполняемые стратегическими действиями, соответствующими этим условиям. Далее, все стратегические действия, по столбцам, ранжируются бальными оценками.

Таблица 2.1 — SWOT-анализ ООО «Эликс»

Источник: vuzlit.com

Анализ бизнес-процессов предприятия и управление ими

Бизнес-процессы предприятия – это взаимосвязанные мероприятия, которые направлены на получение готового блага.

Работа предприятия представляет собой совокупность действий, с помощью которых предприниматель получает конечный продукт. Его он может реализовать, получить выручку и вложить средства в новый производственный цикл. Организация процессов предприятия влияет на конечную стоимость готового блага и на объем понесенных затрат. Задача предпринимателя достичь такого соотношения расходов и доходов, при котором уровень прибыли будет превышать затраты. В противном случае предприятие станет убыточным и со временем потеряет способность функционировать и будет ликвидировано.

Китайский с нуля для начинающих
Увлекаем Китаем, китайским языком и культурой

Эксперты выделяют три основных вида бизнес-процессов:

1. Управляющий.
2. Операционный.
3. Поддерживающий.

Управляющий бизнес-процесс влияет на функционирование системы. Это может быть корпоративное управление или стратегический менеджмент. Операционные процессы создают основу для деятельности компании. Они обеспечивают движение средств и доходов. Сюда относят снабжение, организацию продаж, взыскание долгов и другое.

Поддерживающие процессы направлены на обслуживание основных видов деятельности предприятия. Сюда относят ведение бухгалтерского учета, техническую и информационную поддержку, подбор персонала.

Рыночная экономика заставляет предпринимателя ориентироваться на потребности рынка. Поэтому бизнес-процесс начинается с исследования спроса и формирования продукта, который будет интересен потенциальному покупателю. Для удобства управления бизнес-процесс может быть разделен на подпроцессы, функции и процедуры. Анализ требует создания карты процесса, что позволяет наглядно отследить изменения в нем, а также формализовать его элементы и составляющие.

«Анализ бизнес-процессов предприятия и управление ими»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Анализ бизнес-процессов предприятия

Цель анализа бизнес-процессов заключается в формировании представления о текущем положении дел предприятия. Этот анализ дает информацию для внесения изменений в структуру менеджмента. Задача предпринимателя – получить прибыль и минимизировать издержек, то есть обеспечить конкурентоспособность компании. Получается, что он должен выстроить бизнес-процессы таким образом, чтобы создавать потребительскую ценность и получать доход. Правильно организованные процессы положительным образом виляют на рентабельность и эффективность использования доступных ресурсов и мощностей.

Возможны следующие методы анализа:

1. Бизнес-моделирование.
2. Функционально-стоимостной анализ.
3. Формирование организационной структуры.
4. Реинжениринг бизнес-процессов.
5. Автоматизация технологических процессов.

Специалисты используют программное обеспечение для анализа бизнес-процессов. С помощью средств визуализации или схематического исследования появляется возможность сформировать представление о текущем положении предприятия, а также выявить способы его улучшения. Моделирование бизнес-процессов строится на следующих схемах – функциональная последовательность работ, событийная последовательность работ и логическая последовательность работ.

Функциональная последовательность работ отражает процессы в виде диаграмм, что удобно и для технических специалистов, и для менеджеров. Этот подход позволяет стандартизировать условные обозначения и сделать описание процессов понятными всем пользователям. Планирование ресурсов предприятия и улучшение бизнес-процессов осуществляется с помощью событийной цепочки процессов. Логическая последовательность работ отражает соподчиненные связи между разными элементами системы и процессов.

Управление бизнес-процессами предприятия

Управление предприятием и его процессами опирается на совокупность систематических действий. Анализ процессов дает информацию для определения возможности их выполнения, формирования ресурсов для повышения качества и упорядочения последовательности действий. Чтобы управлять бизнес-процессами, необходимо:

1. Стандартизировать документооборот и унифицировать язык взаимодействия между подразделениями предприятия.
2. Улучшать процессы с помощью регулярного мониторинга, измерений, анализа.
3. Использовать информационные технологии, последние достижения науки и техники.

Управление осуществляется с помощью управленческих бизнес-процессов. Они направлены на планирование, анализ работ и обеспечение мониторинга. С их помощью можно достичь производственных целей. Эти процессы не оказывают существенного влияния на потребности покупателя, однако они необходимы для того, чтобы создать ценность, которая удовлетворит покупательский интерес.

Управление направлено на постоянное улучшение бизнес-процессов. Это цикличный процесс, который состоит из шести фаз – определение процесса, анализ, реализация изменений, мониторинг, оптимизация и снова цикл повторяется.

На первой фазе происходит моделирование процесса, далее строятся альтернативные варианты, позволяющие решить данную задачу. На третьей фазе выбираются наиболее подходящие к текущим задачам методы улучшения. Далее осуществляется проверка процесса по определенным показателям и если он отвечает требованиям руководителей, то данный процесс внедряется в работу предприятия.

Обычно управление затрагивает сразу несколько сфер деятельности, поэтому решения применяются к нескольким процессам сразу. В этом случае выполняется предварительная фаза, в ходе которой расставляются приоритеты. Управление бизнес-процессами позволяет достигать тактических и стратегических целей. Оно необходимо для формирования результата и эффективной работы. Обычно на предприятии разрабатывается целая система управления, которая охватывает все подразделения и аспекты деятельности для того, чтобы получить максимальный результат в заданных условиях.

Источник: spravochnick.ru

АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Анализ бизнес-процессов позволяет найти «стартовые» точки для их оптимизации. Направления анализа бизнес-процессов определяются теми целями, которые для них были определены на этапе стратегии, описанном в гл. 3. В ходе анализа процессов необходимо найти ответы на множество вопросов, например, такие:

• • Можно ли выполнить процесс быстрее и дешевле?
• • Создается ли в ходе процесса добавленная стоимость к услуге/ продукту?
• • Есть ли возможность передать на аутсорсинг какие-то функции процесса или даже весь процесс?
• • Можно ли стандартизировать процесс?
• • Определены ли КПР процесса, необходимые для оценки его результативности и эффективности?
• • Есть ли в процессах разрывы (организационные, информационные, системные) и какие из них можно избежать?
• • Насколько процесс сложен или прост и можно ли его еще упростить?
• • Насколько полно и адекватно ИТ-системы поддерживают выполнение процесса?

Часть этих вопросов довольно типичны и не зависят от характера деятельности компании, однако ответы на большинство из них уже существенно зависимы от того, чем занимается компания. Для получения ответа важной является информация не только о целях процесса, но и о проблемах, существующих на уровне бизнес-процессов и даже на уровне компании в целом, и возможных путях их решения. Эта информация собирается через интервью с сотрудниками и изучение внутренних документов на этапе диагностики и при создании моделей процессов «как есть». На основании анализа этой информации можно обоснованно указать те области компании и те бизнес-процессы, которые имеют наиболее высокий потенциал для оптимизации.

В табл. 5.1 приведен список свойств и характеристик процесса, относительно которых проводится анализ в первую очередь.

Таблица 5.7

Возможные направления анализа процесса

Согласование с целями организации

Идентификация проблем и их симптомов, выявление критериев и направлений совершенствования

Формирование требований/критериев качества

Характеристики результатов (выходов)

Формирование требований/критериев качества, уровень удовлетворенности клиентов

Взаимодействие с другими процессами

Минимизация числа интерфейсов, упрощение интерфейсов, повышение качества интерфейсов

Состав и логика взаимосвязей функций, составляющих процесс

Устранение дублирования функций, минимизация числа разного рода разрывов, числа интерфейсов

Оптимизация ресурсного окружения

Набор ролей, четкое разграничение зон ответственности, оптимизация количества исполнителей, минимизация организационных разрывов

Формирование требований к ИС, минимизация информационных разрывов

Оптимизация числа документов

• Продукты/услуги, создаваемые и потребляемые

Формирование требований, уровень удовлетворенности клиентов, качество

Формирование требований к техническим ресурсам

Ключевые показатели результативности

Связь КПР процесса со стратегией компании, их способность отражать работу процесса, алгоритмы их вычисления и методы их измерения, наличие информации для расчета показателей

• Показатели во времени

Оптимизация временных характеристик процесса, например времени выполнения, времени простоев и т.д.

• Показатели по стоимости

Оптимизация стоимостных характеристик процесса, например стоимости процесса, его отдельных операций

Оптимизация показателей процесса, определяющих его результативность

Оценка возможностей процесса (например, по стандарту ISO/IEC 15504)

Оценка атрибутов процессов, определяющих характеристики возможностей процесса. Оценка уровней зрелости процессов

Риски, управление соответствиями

Идентификация операционных рисков в рамках процесса, оптимизация показателей, связанных с управлением соответствиями

Деятельность каждой компании многогранна, она включает множество процессов, свойства и характеристики которых могут быть потенциально улучшены. Кроме того, совершенствование бизнес-процессов и связанные с этим его изменения, как правило, затрагивают не только сам бизнес-процесс, но и другие составляющие бизнеса — организационную структуру, учетную политику, кадровые вопросы, ИТ-решения и т.д. Это требует интегрированных подходов к анализу, когда необходимо не только подсчитать какие-то отдельные показатели процесса, но и проанализировать влияние различных изменений в процессе на другие аспекты организации деятельности. Следует также отметить, что чаще всего одновременное улучшение всех показателей просто невозможно, а достижение целевого значения для одного показателя может приводить к ухудшению других показателей.

Проведение анализа процессов более эффективно в том случае, если они «материализованы», т.е. описаны. Модели процессов, отражающие консолидированную точку зрения менеджмента компании на ее работу, являются необходимым информационным базисом для анализа процессов. Важно отметить, что полнота (объем) описания процессов определяется целями и задачами проводимого анализа: чем более полным предполагается анализ, тем более детальным должно быть описание процессов. Из этого утверждения вытекает, что методы анализа процессов должны быть адекватны методам описания и наоборот. Эффективный анализ требует, чтобы все анализируемые процессы были описаны с использованием единого стандарта моделирования.

Анализ бизнес-процессов может проводиться как на качественном уровне, так и с использованием количественных характеристик. Качественный анализ — это анализ архитектуры и структуры процессов, анализ того, насколько они фрагментированы и как они «проходят» через подразделения организации, есть ли организационные разрывы, «узкие места» и т.д.

Если используется специализированный инструментарий для описания и анализа бизнес-процессов, то, как правило, в нем заложены определенные возможности проведения качественного анализа, например идентификация разного рода разрывов в процессах. Но в значительной степени качественный анализ базируется на определенных правилах его проведения, методах структуризации информации о компании и знаниях экспертов, в том числе отраслевых, которые могут «увидеть» слабые места в процессах, идентифицировать потенциал для улучшений и предложить различные варианты реализации этих улучшений.

Количественный анализ связан с выделением и анализом количественных показателей бизнес-процесса, таких как время выполнения процесса, объем и стоимость используемых ресурсов и т.д. В рамках количественного анализа применяются различные математические модели и методы, включая метод имитационного моделирования, которые дают возможность получить количественные значения параметров, характеризующих выполнение бизнес-процесса. Это позволяет принимать гораздо более обоснованные решения по проведению изменений в процессах.

Чаще всего в рамках этапа анализа бизнес-процессов применяется комбинация нескольких подходов и методов. Виды анализа, которые излагаются в этой главе, структурированы и разделены на группы, представленные на рис. 5.1.

Структурный анализ проводится, как правило, без глубокого погружения в сущностные аспекты выполнения процесса и включает:

• • анализ архитектуры процессов — предполагает изучение иерархической структуры моделей, описывающих процессы верхнего уровня, а также моделей, которые детализируют составляющие их подпроцессы (сценарии, процедуры и т.д.);
• • анализ топологии процесса, в том числе функционального наполнения и логики построения цепочек процесса;
• • анализ организационных, информационных и ИТ-системных разрывов процесса;
• • анализ дублирования и (или) избыточности функций в процессе;
• • анализ интерфейсов между процессами (подпроцессами).

• • содержания процесса и узких мест;
• • функций процесса в контексте добавленной стоимости;
• • на соответствие нормативным документам;
• • логических ошибок в рамках процесса и во взаимодействии между процессами;
• • модели процесса на соответствие семантическим правилам ее описания.

Рис. 5.1. Виды анализа бизнес-процессов

При количественном анализе исследуются показатели процесса, характеризующие его свойства (см. гл. 8). К ним относятся, например:

• • временные и стоимостные показатели;
• • показатели результатов процесса;
• • показатели, связанные с операционными рисками и управлением соответствиями;
• • показатели, характеризующие использование ресурсов процесса: человеческих (трудовых), материальных, информационных, технических;
• • показатели, связанные с качеством процесса.

Иногда трудно провести четкую границу между видами анализа и сказать, относится ли данный вид к структурному или логическому анализу. Это не должно никого останавливать — используйте весь арсенал подходов, а также свои знания, экспертизу, интуицию. Все доступные и имеющие смысл виды и соответственно методы анализа могут быть применены с тем, чтобы сформировать понимание проблем процесса, анализ которого позволит найти потенциал для оптимизации. Для последующего рассмотрения наиболее интересны те процессы, в которых обнаруживаются «слабые места» более чем одним способом анализа.

При проведении анализа необходимо учитывать иерархию процессов. Если выявлена некая проблема в бизнес-процессе верхнего уровня, то при его детализации на подпроцессы анализируется, в каком из подпроцессов второго уровня локализируется эта проблема. Для дальнейшего рассмотрения берутся подпроцессы, которые являются потенциальными источниками выявленных проблем.

При этом на данном шаге возможно выявление новых проблем, например, во взаимодействии процессов и т.д. Поэтому необходимо проводить дальнейший анализ проблем и их симптомов на следующих уровнях детализации процессов, т.е. на уровне сценариев выполнения подпроцессов. При этом учитываются различные варианты реализации сценариев, рассматриваются наиболее «обещающие» направления совершенствования. Затем уже проводится анализ детальных моделей процессов.

Результатом этой последовательности шагов является идентификация проблем процесса верхнего уровня, которые соотнесены с более детальными описаниями (моделями) этого процесса.

Источник: studme.org