Ранее мы уже упоминали, что все проекты по бизнес-аналитике начинаем с аудита. Исключением не стали и проекты по внедрению и изменению бизнес-процессов. Ведь перед тем, как что-то менять, нужно определить, что менять и главное зачем. Об этом мы писали в предыдущей статье.
Сейчас мы хотим рассказать непосредственно про аудит бизнес-процессов.
Когда проводить аудит бизнес-процессов?
Перечислим основные ситуации и события в компании, когда необходимо проводить аудит бизнес-процессов:
1. Перед внедрением и изменением бизнес-процессов в компании для того, чтобы оценить ситуацию и подтвердить гипотезы о том, какие процессы необходимо менять.
2. После внедрения изменений в процессы для того, чтобы убедиться в корректности функционирования процесса и вовремя внести изменения, если это потребуется. Аудит проводится не сразу же после изменения процесса. Например, вы прописали бизнес-процесс, доработали систему автоматизации под данный процесс и во время эксплуатации ряд непосредственных участников процесса поняли, что необходимо внести изменения. Тем не менее, обычно такие проблемы решаются на этапе тестирования.
Аудит бизнес процессов с точки зрения ИБ. С чего начинать?
3. Внеплановый аудит проводится по требованию руководства компании, когда выявляются серьезные ошибки, есть предложения по совершенствованию процесса или есть системные жалобы клиентов.
4. Плановый аудит должен проводится в компаниях не реже 1 раза в год, тем не менее, не все компании его проводят. Поэтому проводя предпроектные обследования мы можем находить «удивительные» для менеджмента компании вещи.
Как проводить аудит бизнес-процессов?
Чтобы аудит прошел эффективно и в запланированные сроки, необходимо сформировать следующие документы:
1. Распоряжение о проведении аудита. В документе указываются причины аудита, цели, участники, объём работ и сроки, назначаются ответственные лица. Чем больше организация, тем важнее данный документ, так как нередко можно столкнуться с нежеланием работников на местах принимать участие в аудите.
2. Рабочие документы аудиторов. Обычно это набор документов, которые заполняются в ходе проверка: анкеты, скрипты, опросники, тесты и т.д.
3. План-график аудита. Документ содержит в себе перечисление основных этапов проведения аудита с указанием сроков, ответственных лиц и необходимых ресурсов. Закладывается время на сбор данных, проведение анализа, разработку рекомендаций, согласование отчётной документации и презентацию результатов аудита.
4. Итоговый отчёт. Документ содержит краткое описание аудита и основные выводы. В документе указываются выявленные ошибки и перечисляются рекомендации. К документу обычно прикладывается краткое аудиторское заключение для руководства.
Этапы проведения аудита бизнес-процессов
Аудит проводится в соответствии с утвержденным планом:
1. Сбор данных
Проверка начинается со сбора данных о компании. Эту информацию обычно содержат следующие документы – стратегия компании, должностные инструкции, регламенты и прочие документы.
Что такое аудит бизнес-процессов? Обязательный и инициативный виды бухгалтерского аудита
Полученная информация отражается в отчёте, где указывается структура организации и основные её подразделения, перечисляются основные бизнес-процессы.
Также сбор данных предполагает интервьюирование персонала, заполнение сотрудниками анкет, опросников и т.д.
2. Анализ бизнес-процессов
На данном этапе подробно описываются бизнес-процессы компании. Составляются блок-схемы, диаграммы, фиксируются проблемы и выявленные недочёты.
3. Моделирование бизнес-процессов
Результатом анализа бизнес-процессов является систематизированная информация о компании в наглядной форме – в виде взаимосвязанной структурной модели.
Модель согласовывается с ответственными лицами проекта. После согласования разрабатывается подробная схема бизнес-процессов, которая находит своё отражение в отчёте.
4. Подготовка отчёта и презентация результатов
В отчёте фиксируется собранная информация, делаются основные выводы, а также предлагаются пути оптимизации, предложения по совершенствованию процессов. Рекомендации представляются в виде понятного плана-графика работ с указанием необходимых ресурсов, ответственных лиц и сроков реализации.
Кроме того, отчёт содержит перечисление основных рисков и последствий, с которыми может столкнуться компания, если проигнорирует указанные в рекомендациях изменения. Также в отчёте указывается ожидаемый эффект от изменения бизнес-процессов.
После завершения формирования отчёта, проводится согласование данного документа со стороны компании. Отчёт может быть дополнен комментариями и видением ситуации со стороны ответственных лиц компании. Затем проводится презентация результатов аудита перед высшим руководством.
Далее остаётся согласовать план-график по изменению бизнес-процессов и приступить к их реализации. Оценить эффективность внесённых изменений в жизнедеятельность компании можно через какое-то время и это можно сделать, отслеживая ряд показателей по финансам, продажам, прибыли, объему производства, частоте обращений и так далее. Ряд ключевых показателей можно оценивать ежедневно с помощью Business Scanner.
Если вы хотите провести анализ бизнес-процессов в своей компании или оценить их эффективность, то оставляйте заявки на нашем сайте.
Поделиться новостью
Последние новости
Агроферма ООО «Бородулинское», клиент АЛАН-ИТ – лауреат премии Data Award 2023
18 мая в Москве состоялось подведение итогов премии Data Awards 2023. В этом году в ней впервые принимал участие клиент сервисов Dairy Production Analytics и Business Scanner — агроферма ООО «Бородулинское», ставшая лауреатом конкурса.
Встреча с учениками школы №33
20 февраля в офисе компании АЛАН-ИТ прошла встреча с учениками 10 классов школы №33 города Ярославля (школа с углублённым изучением математики).
Источник: www.scanner.bz
Как аудит бизнес-процессов может повысить эффективность деятельности компании
Редактор: Станислав Милонин
6 декабря 2017 20 095
Аудит бизнес-процессов – это комплексная оценка деятельности компании в целом или определенной ее части. Он позволяет выявить проблемы, оптимизировать процессы и повысить эффективность бизнеса в целом. В этой статье мы расскажем, что такое аудит бизнес-процессов, как он проводится и какие преимущества он может принести вашей компании.
Что такое аудит бизнес-процессов?
Аудит бизнес-процессов – это процесс оценки эффективности бизнес-процессов в компании. Он включает в себя анализ всех этапов производственного или бизнес-процесса, начиная от сбора информации и заканчивая ее анализом и документированием. Целью аудита является определение слабых мест в процессах и предложение решений для их оптимизации.
Как проводится аудит бизнес-процессов?
Аудит бизнес-процессов может проводиться как внутренними силами компании, так и независимыми экспертами. В любом случае процесс проводится в несколько этапов:
- Подготовительный этап. На этом этапе определяются цели аудита, устанавливаются рамки его проведения и составляется план действий.
- Сбор информации. На этом этапе проводится анализ бизнес-процессов и сбор данных о них. Важно убедиться, что собрана вся необходимая информация, которая поможет в проведении аудита.
- Анализ информации. После сбора информации она анализируется и выявляются слабые места в процессах. На этом этапе важно определить причины проблем и предложить пути их решения.
- Документирование. На последнем этапе проводится документирование результатов аудита и разработка рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет убедиться, что все рекомендации будут четко сформулированы и доступны для последующего использования.
Какие преимущества может принести аудит бизнес-процессов?
Аудит бизнес-процессов может принести компании множество преимуществ:
- Оптимизация производительности. Аудит позволяет выявить неэффективные процессы и устранить их, что в свою очередь повысит производительность компании.
- Улучшение качества продукции или услуг. Оптимизация процессов позволяет не только повысить производительность, но и улучшить качество продукции или услуг.
- Снижение издержек. Аудит позволяет выявить и устранить избыточные затраты на процессы, что в свою очередь может привести к снижению общих издержек.
- Улучшение коммуникации. Аудит позволяет выявить проблемы в коммуникации между отделами и предложить решения для их устранения.
- Повышение конкурентоспособности. Оптимизация бизнес-процессов может привести к улучшению качества продукции или услуг, снижению издержек и повышению производительности, что в свою очередь повышает конкурентоспособность компании.
В заключении можно сказать, что аудит бизнес-процессов является важным инструментом для оптимизации деятельности компании. Он позволяет выявить слабые места в процессах и предложить решения для их оптимизации. Благодаря аудиту можно повысить производительность, улучшить качество продукции или услуг, снизить издержки, улучшить коммуникацию между отделами и повысить конкурентоспособность компании в целом. Если вы хотите оптимизировать деятельность своей компании, рекомендуем обратиться к профессиональным экспертам, которые проведут аудит бизнес-процессов в вашей компании и предложат решения для их оптимизации.
Источник: fintrends.ru
Аудит бизнес-процессов
Аудит — это важный инструмент управления, позволяющий определять пробелы и точки роста ключевых показателей эффективности в компании.
Исходя из нашего опыта в управлении выстраивания бизнес-процессов, мы ввели новую услугу – аудит бизнес-процессов не только в сфере контактных центов, но и в различных отраслях бизнеса, где главным аспектом является налаживание процессов и коммуникаций между сотрудниками .
П ервый наш опыт -логистическая компания, которой необходимо было выстроить взаимодействие между отделом логистики и отделом доставки .
Основные точки роста заключались неэффективном использовании ресурсов и существовании негативной обратной связи от отделов . Нашей ролью стало выявление типовых и частных проблем при взаимодействии между отделами компании, их с истематизация и анализ .
Нами выявлен ряд причин, вызвавших сложности в развитии компании:
1. затруднения в коммуникациях
2. необходимость в оперативной передаче данных
3. потребность отслеживать историю взаимодействий
4. отсутствие структурированности в документах
5. оперативность актуализации данных
Было использовано сразу несколько методик анализа , что позволило в течении 2 недель провести всестороннюю диагностику элементов системы управления и сформировать рекомендации в соответствии со стратегическими приоритетами Заказчика , гарантируя, при этом, практический положительный результат их применения.
Был выявлен ряд основных потребностей:
1. Описание процессов в сфере коммуникации между отделами
2. Создание базы справочной информации
3. Доработка процессов обучения и квалификации персонала
4. Аналитика отчетности
5. Автоматизация процессов
6. Определение вектора развития
В ходе совместной работы, до получения плана задач от нашей компании , Заказчиком было принято решение о реорганизации части отделов, сокращении ресурсов (более 2 сотрудников) и перераспределении задач между оставшимися сотрудниками.
Итогом нашей работы стало не только предоставление отчета с рекомендациями. Помимо проведения очной работы и разработки плана улучшений, эксперты нашей компании оказали консультационную поддержку в процессе внедрения рекомендаций и предложили готовые решения для достижения самых амбициозных целей:
1. Тикетная система
3. Телефония и создание единого скрипта
4. WFM-система , которая помогает правильно организовать нагрузку на сотрудников
5. Создание единой базы справочников логистики, доставки и других отделов
6. Хранение документации в едином окне
Логистическая компания уже провела ряд мероприятий по улучшению внутренних процессов для сокращения ресурсов при повышении эффективности работы и оптимизации затрат .
Источник: astrapage.ru