Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от англ. «outsourcing») и дословно переводится как использование чужих ресурсов. Иными словами, аутсорсинг – это передача на договорной основе непрофильных функций другим организациям, которые специализируются в конкретной области и обладают соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами.
Таким образом, аутсорсинг – это стратегия управления, которая позволяет оптимизировать функционирование организации за счет сосредоточения деятельности на главном направлении. Какие виды аутсорсинга существуют? Каковы его преимущества, недостатки и перспективы применения в России? Как правильно отражать в учете расходы на аутсорсинг? Об этом вы узнаете из данной статьи.
Какие функции можно передать по договору аутсорсинга? Различают аутсорсинг информационных технологий (IT-аутсорсинг), аутсорсинг бизнес-процессов (АБП) и производственный аутсорсинг.
IT-аутсорсинг – это передача на обслуживание специализированным организациям информационных систем (например: техническая поддержка; поддержка и обслуживание корпоративной почтовой системы, web-сервера и сайта; хостинг; защита информации; администрирование компьютерных сетей; разработка, внедрение и последующее обслуживание корпоративных программных продуктов и т.д.). Аутсорсинг бизнес-процессов – передача компании, оказывающей услуги аутсорсинга (аутсорсеру), функций тех или иных отделов, не являющихся для организации основными (например: реклама; управление персоналом; логистика; транспорт; уборка офиса; охрана).
Финансы: Аутсорсинг бизнес-процессов
Одним из направлений аутсорсинга бизнес-процессов является аутсорсинг кадров, который включает не только сотрудничество с кадровым агентством в области подбора персонала. Здесь имеется в виду, что предприятие – аутсорсер оформляет сотрудника у себя и становится его фактическим работодателем (начисляет ему заработную плату, рассчитывает налоги, оформляет больничные, компенсации, следит за выполнением трудового законодательства, соблюдением норм охраны труда), то есть берет на себя функции кадровой службы и бухгалтерии предприятия.
Наиболее востребована такая разновидность аутсорсинга, как аутсорсинг в сфере финансов и бухгалтерского учета. Аутсорсеры предлагают свои услуги в области постановки, ведения, восстановления бухгалтерского и налогового учета, составления отчетности, ведения дел с налоговыми инспекциями вплоть до судебных разбирательств с привлечением юристов-аутсорсеров.
Производственный аутсорсинг подразумевает, что компания отдает во внешнее управление часть своей производственной цепочки или даже весь производственный цикл. Возможен вариант продажи своих подразделений и дальнейшее взаимодействие с ними в рамках аутсорсинга. Например, предприятие занимается проектированием, сборкой, контролем и реализацией продукции.
Все промежуточные звенья производственного цикла отданы сторонним предприятиям. В чем основные преимущества аутсорсинга? Во-первых, это возможность сосредоточиться на основном бизнесе посредством поручения внешнему исполнителю операционных функций и получить конкурентное преимущество.
Как работает аутсорсинг и что это такое? | Про | Егор Малькевич
Кроме того, это перераспределение ресурсов организации, ранее задействованных во второстепенных функциях и направлениях. Во-вторых, снижение затрат. Ведь зачастую привлечение аутсорсера дешевле содержания собственной структуры, занимающейся подобной деятельностью.
Связано это с тем, что у узкоспециализированного аутсорсера, как правило, себестоимость выполнения функции ниже, и продает он свои услуги «оптом». В-третьих, доступ к технологиям и решениям более высокого уровня, которых нет у организации, а также возможность воспользоваться специализированными функциями, для выполнения которых организация не имеет специалистов или ресурсов (например, небольшие предприятия не в состоянии содержать собственный IT-отдел), передача ответственности за выполнение конкретных функций. Что касается недостатков, то к ним можно отнести тот факт, что если организация передаст в аутсорсинг слишком много функций, то у нее могут сильно возрасти издержки. Кроме того, законодательная база в России по аутсорсингу не проработана.
Правовые основы аутсорсинга
Понятие «аутсорсинг» в российском законодательстве отсутствует. Можно воспользоваться ст. 421 ГК РФ, согласно которой граждане и юридические лица свободны в заключении договора.
При этом стороны могут заключить как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами договор, а также договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.
Одним из возможных вариантов заключения договоров является договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик – оплатить эти услуги (ст. 779 ГК РФ).
В целях уменьшения налоговых рисков при заключении договоров аутсорсинга рекомендуется учитывать следующее: – в договор необходимо включить все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством для договоров данного вида, а предмет договора должен быть четко прописан; – в тексте договора надо дословно использовать терминологию НК РФ; – если деятельность аутсорсера лицензируется, то нужно проверить наличие лицензии (см. Закон о лицензировании[1]); – операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно оформлены, подтверждены документами (договор, если необходимо – копия лицензии, счет-фактура, акт об оказании услуг, подписанный обеими сторонами договора).
Пример 1. ООО «Стройсервис» решило привлечь специализированную фирму – аутсорсера для ежедневной комплексной уборки офиса и заключить с ней соответствующий договор. Что следует учесть в данном случае? К договору необходимо приложить операционно-технические карты, где будут учтены архитектурные и коммуникационные особенности здания, а также особенности режима работы офиса. Предметом договора будет являться ежедневная комплексная уборка, которая включает следующие виды услуг: влажная уборка полов; удаление пыли и локальных загрязнений с мебели и стен; вынос мусора; уборка и дезинфекция туалетов и т.д.
Услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета аутсорсером
Сегодня многие предприятия пользуются услугами организаций, осуществляющих ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета, – аудиторских, бухгалтерских или юридических фирм. Как правило, ведение учета специализированной организацией ведется по следующей схеме.
В штате организации имеется специалист, который ведет первичную учетную документацию, которая затем передается в специализированную организацию для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете. Преимущества данного вида аутсорсинга очевидны: не каждая организация может содержать высококвалифицированного специалиста, оплата труда которого достаточно высока.
Кроме того, сокращаются затраты организации на оборудование рабочих мест для бухгалтерии (на приобретение компьютеров, программного обеспечения, справочно-правовых систем, бухгалтерских программ, периодических изданий и т.п.). Согласно п. 2 ст.
6 Закона о бухгалтерском учете[2] руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы: а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером; б) ввести в штат должность бухгалтера; в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту; г) вести бухгалтерский учет лично. Передача бухгалтерского учета специализированной организации фиксируется в приказе об учетной политике на соответствующий финансовый год.
Формирование учетной политики может быть поручено специализированной организации (п. 5 ПБУ 1/98[3]). Что касается налогового учета, то интересы налогоплательщика – организации может представлять в налоговых правоотношениях его уполномоченный представитель (пп. 6 п. 1 ст. 21, п. 1 ст.
26 НК РФ).
Уполномоченный представитель налогоплательщика – организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации (п. 3 ст. 29 НК РФ).
Содержание операции
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены денежные средства аудиторской фирме
Приняты к учету оказанные услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета на основании ежемесячного двустороннего акта приемки-сдачи оказанных услуг
Учтена сумма НДС на основании счета-фактуры аудиторской фирмы
Принята к вычету сумма НДС со стоимости приобретенных услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета
В налоговом учете расходы на аудиторские услуги (пп. 17 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также на услуги по ведению бухгалтерского учета сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями (пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ) являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией.
Таким образом, для целей исчисления налога на прибыль расходы по ведению бухгалтерского и налогового учета аутсорсерами признаются в полном объеме в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии соблюдения норм ст. 252 НК РФ (расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода).
Обратите внимание: при заключении договора со сторонней организацией на ведение учета и составление отчетности необходимо детально прописать обязанности сторон, определить конкретный перечень операций, которые будет выполнять сторонняя организация, разработать и утвердить график документооборота и установить сроки выполнения обязательств. Кроме того, не стоит забывать о соблюдении конфиденциальности и ответственности за его нарушение.
Особенно в договоре следует оговорить ответственность сторонней организации за ошибки, допущенные при ведении учета или составлении отчетности. Согласно п. 5 Закона о бухгалтерском учете бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации.
Бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет осуществляет специализированная организация, подписывается руководителем этой организации и руководителем специализированной организации-аутсорсера. А в соответствии с п.
38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ[6] ответственность лиц, подписавших бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с российским законодательством. Что касается налоговой отчетности, то именно организация, доверившая учет сторонней фирме, несет ответственность в соответствии с НК РФ и именно ей в случае обнаружения нарушений придется платить недоимки, штрафы и пени. Поэтому в договоре следует предусмотреть степень ответственности специализированной организации, чтобы иметь возможность возместить суммы уплаченных штрафных санкций за ее счет (хотя бы частично). Однако следует помнить, что уголовная и административная ответственность за выявленные нарушения все равно лежит на руководителе и главном бухгалтере предприятия (если такая должность предусмотрена в штате).
Юридические, информационные и консультационные услуги
Одно из направлений аутсорсинга бизнес-процессов – аутсорсинг в области консультационных услуг. В налоговом учете такие расходы являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией: расходы на юридические и информационные услуги – пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на консультационные и иные аналогичные услуги – пп. 15 п. 1 ст.
264 НК РФ. Здесь также не следует забывать об экономической обоснованности понесенных затрат (ст. 252 НК РФ). К примеру, фирма впервые заключила внешнеэкономический контракт. В штате организации имеется юрисконсульт, но у него нет опыта составления таких договоров.
Поэтому руководство организации решило прибегнуть к помощи фирмы, специализирующейся в данной области, и заключило с ней договор на оказание услуг по составлению проекта внешнеэкономического контракта и консультированию по вопросам его исполнения. Возникает вопрос: можно ли отнести сумму оплаты за оказанные услуги к расходам на юридические услуги, ведь в штате организации есть юрист, который и должен решать все юридические вопросы, или лучше отнести ее на консультационные услуги?
Что касается возможности отнесения подобных расходов на консультационные затраты, отметим следующее. Внешнеэкономический контракт является юридическим документом (актом), в котором отражаются права и обязанности сторон сделки, а также указывается законодательство, регулирующее отношения контрагентов.
В Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД)[7] включена деятельность в области права (группировка 74.11), в которую входит подготовка юридических документов (актов). Таким образом, эти услуги являются юридическими, и отнесение их к консультационным неправомерно.
По поводу экономической обоснованности данных расходов следует иметь в виду, что если предприятие заключает внешнеэкономический контракт, предположим, с целью поставки необходимого оборудования, то расходы, понесенные при его заключении и исполнении, связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Фирме, заключившей такой контракт впервые и не планирующей в ближайшем будущем активно заниматься внешнеэкономической деятельностью, с экономической точки зрения целесообразно прибегнуть к услугам сторонней фирмы, а не вводить в штат постоянных работников.
Если из трудового договора, заключенного со штатным работником – юристом, прямо не вытекает его обязанность полного правового обеспечения внешнеэкономической деятельности фирмы, то у налоговой инспекции нет оснований считать привлечение сторонних лиц для решения рассматриваемого вопроса нецелесообразным, а понесенные затраты – необоснованными. Таким образом, при соблюдении вышеназванных условий фирма, имеющая в штате юрисконсульта, может отнести расходы, понесенные в связи с заключением и исполнением внешнеэкономического контракта, к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, на основании пп.
14 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для подтверждения обоснованности произведенных расходов в договоре об оказании услуг по составлению внешнеэкономического контракта следует подробно перечислить и отразить специфику этих услуг. Для подтверждения исполнения договора нужно составить акт о сдаче-приемке, в котором также должен быть отражен весь объем выполненных услуг.
Услуги специализированных организаций по подбору персонала
Аутсорсинг персонала
Одной из разновидностей аутсорсинга является аутсорсинг персонала, или, как его еще называют, лизинг персонала. Суть его заключается в следующем. Предприятие «А» – работодатель набирает в штат работников определенной категории, начисляет им заработную плату, осуществляет платежи ЕСН, отчисления во внебюджетные фонды, удерживает НДФЛ, начисляет больничные, пособия и т.п. Предприятие «А» предоставляет указанный персонал предприятию «Б» для участия в производственном процессе, управлении производством либо для выполнения иных функций, связанных с производством.
Расходы на услуги по предоставлению работников (технического и управленческого персонала) сторонними организациями для участия в производственном процессе, управлении производством либо для выполнения иных функций, связанных с производством и (или) реализацией, являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, и учитываются при налогообложении прибыли в соответствии с пп. 19 п. 1 ст.
264 НК РФ. Соглашения о предоставлении персонала следует отличать от соглашений по оказанию услуг или подбору персонала. По соглашениям о предоставлении персонала одна организация предоставляет в распоряжение другой организации специалистов необходимой квалификации для осуществления определенных функций в интересах этой другой организации.
При этом организация, предоставляющая персонал, не принимает на себя обязательств по оказанию каких-либо услуг. Единственной ее обязанностью является предоставление квалифицированного персонала. Оплата за предоставленный персонал устанавливается в заранее определенной сумме и не зависит от фактически выполненного этим персоналом объема услуг. Документом, подтверждающим фактическое выполнение обязательств, предусмотренных соглашением о предоставлении персонала, является акт (или иной документ) о предоставлении персонала, а не акт об оказании услуг
[1] Федеральный закон от 08.08.01 № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».
[2] Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
[3] Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утв. Приказом МФ РФ от 09.12.98 № 60н.
[4] Федеральный закон от 07.08.01 № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности».
[5] Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом МФ РФ от 06.05.99 № 33н.
[6] Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34н.
Источник: www.audit-it.ru
Применение аутсорсинга дилерами и автопроизводителями для своих бизнес-процессов
Компания ФБК предлагает своим клиентам аутсорсинг различных бизнес-процессов, в частности, управление финансами (учетные функции и подготовка отчетности), управление персоналом (профессиональная аттестация, кадровое делопроизводство), правовое обеспечение (претензионно-договорная работа), внутренний аудит (оценка эффективности системы внутреннего контроля) и управление проектами.
Одно из самых популярных направлений – это передача учетно-финансовых функций. В рамках этой деятельности наша компания на основе договора занимается подготовкой для клиента финансовых планов, бюджетов, осуществляет финансовый контроль их выполнения. Кроме того, мы занимаемся ведением регулярного бухгалтерского, налогового, управленческого учета, осуществляем расчеты с персоналом по заработной плате и иным награждениям и выплатам, занимаемся подготовкой различных видов отчетности (бухгалтерской по российским стандартам и МСФО, налоговой, управленческой, статистической, ведомственной и иной).
2. Сколько таких клиентов у вас (примерно). Известно ли Вам, насколько распространена передача процессов внешнему исполнителю среди дилеров в России и какие бизнес-процессы в данном контексте наиболее «популярны»? Есть ли у Вас аналогичные данные по Европе (какой либо европейской стране)?
ФБК оказывает аутсорсинговые услуги множеству компаний в самых разных секторах бизнеса – например, предприятиям топливно-энергетического комплекса, пищевой промышленности, торговли и т.д. В сфере автобизнеса один из крупнейших и старейших клиентов ФБК – это компания «RN Finance Rus», дочернее предприятие специализированного банка альянса Renault-Nissan в России RCI Banque. Эта компания оказывает финансовые услуги тем, кто желает приобрести автомобиль линейки Renault-Nissan в кредит. ФБК на аутсорсинге оказывает этому клиенту полную линейку финансовых услуг. Наши специалисты работают в режиме full time, то есть постоянно находятся в офисе клиента, уже не первый год.
Передача бизнес-процессов внешнему исполнителю в России очень распространена. Например, в ОАО РЖД даже издан специальный приказ, который рекомендует всем входящим в холдинг предприятиям передавать разные функции на внешнее управление. Многие компании имеют общие центры обслуживания, это обычная практика.
Наибольшей популярностью пользуется передача на аутсорсинг расчета заработной платы и других расчетов с персоналом. Второе место занимает собственно ведение регулярного бухгалтерского и налогового учета, третье по популярности – передача функций казначейства (проведение платежей, составление платежных календарей, работа с банками по принципу overdraft/overnight, то есть размещение свободных денежных средств, контролирование денежных потоков). Также часто на аутсорсинг передается кадровое делопроизводство (личные карточки, личные дела, трудовые книжки). Это очень распространено в России.
Аналогичных данных по Европе нет.
3. В каких случаях передача бухгалтерии, налогового учёта, IT (в случае Вашей компании) на аутсорсинг эффективна для дилерского предприятия? Когда это необходимо (например, когда речь идет о сжатых сроках реализации процесса/проекта)? Когда излишне?
Первое, что приходит в голову при рассмотрении вопроса об эффективности, – это возможность сэкономить на некоторых бизнес-процессах, передав их на аутсорсинг. Однако неочевидно, что труд специалиста-аутсорсера обойдется дешевле, чем труд штатного сотрудника. При расчете стоимости работника надо учитывать, что в нее входят не только зарплата и налоги на нее, но и отпуск, больничный, обучение специалиста, обеспечение его техникой и рабочим местом и т.д.
При оценке эффективности передачи некоторых функций на аутсорсинг для любого, в том числе и дилерского предприятия важно понимать, что эффективность считается не только в деньгах. К плюсам можно отнести то, что за сотрудника отвечает аутсорсинговая компания: если он заболел, сломал ногу/руку, неожиданно уволился и т.д., исполнитель услуг в максимально короткие сроки обязан предоставить заказчику адекватную замену.
Кроме того, компания-заказчик не должна думать об обучении сотрудника. Аутсорсер также имеет возможность привлечь к решению поставленных перед ним задач своих коллег. В то время как штатный специалист не может обеспечить более широкий кругозор, чем имеет. То есть если какая-то хозяйственная операция требует приложения дополнительной квалификации, профессионального знания, то штатный сотрудник может этого не обеспечить в силу ограниченности своей подготовки. А аутсорсер из такой разнопрофильной компании, как ФБК, всегда может обратиться к своим коллегам, привлечь специалистов по другим отраслям и решить проблему заказчика.
Еще один плюс в случае передачи на аутсорсинг учетно-финансовых функций – это взаимоотношения со всеми внешними контролирующими органами, какие бы они ни были: налоговые инспекции, аудиторы, ревизоры Счетной палаты и Росфиннадзора. Аутсорсинговая компания имеет большой опыт сопровождения различных проверок и хорошо знает регламентацию всех этих процедур. У штатного же специалиста может не быть опыта прохождения проверок, поэтому, получив предписание о налоговой проверке, он может повести себя неадекватно, впасть в панику и упустить некоторые детали. Аутсорсеры достаточно независимы, с одной стороны, с другой – достаточно квалифицированы, чтобы вести себя с любым контролирующим органом на равных. Кроме того, по итогам проверки аутсорсеры могут грамотно подготовить протоколы разногласий в случае необходимости.
В очень многих международных компаниях считается хорошей практикой передача на аутсорсинг функций по расчету гонораров, бонусов, премий. Все эти выплаты нелинейны, то есть совершенно невозможно понять, кому сколько платят. Хранение этой информации не внутри компании, а у аутсорсера очень эффективно с точки зрения противодействия возможным проявлениям мошенничества и шантажа.
Передача бизнес-процессов на аутсорсинг эффективна, когда руководитель компании хочет избавиться от ходящей внутри «атомной бомбы». Это перекладывание рисков на аутсорсера. В случае возникновения внештатной ситуации (например, заболел сотрудник, утрачена база, арестован счет и т.д.) ее разрешением будет заниматься аутсорсер.
4. Каковы преимущества аутсорсинга конкретно для дилеров? Недостатки?
Каких-то специальных преимуществ или недостаков нет. Нас часто спрашивают: «Знаете ли вы, например, специфику производства шерсти, чтобы работать у нас аутсорсерами?». Эти специфические знания не нужны. Это все равно что спросить у парикмахера, знает ли он особенности стрижки блондинов: ему все равно, кого стричь.
5. Могли бы Вы назвать приблизительные расценки аутсорсинговых услуг Вашей компании? (которые были бы актуальны для дилеров)
Все свои работы мы рассчитываем, исходя из стоимости человекочаса, потому что мы торгуем временем. В зависимости от того, какие участки мы принимаем на обслуживание, наша работа за час стоит приблизительно 1300-2000 рублей. В месяц работа одного специалиста, если он работает в режиме full time, не отвлекаясь ни на какие другие проекты, будет стоить примерно 200 тысяч рублей.
6. Каковы, по Вашему мнению, перспективы такой практики в автобизнесе? Каковы основные проблемы развития данных услуг – возможно, нехватка аутсорсинговых компаний, представляющих качественные услуги для автодилеров и т.п.?
Перспективы развития аутсорсинга, в том числе в автобизнесе, огромны. Передача определенных функций внешним исполнителям позволяет специалистам компании сосредоточиться на своей непосредственной работе. Бизнес должен заниматься бизнесом, то есть автодилеры должны хорошо продавать машины – это их основное занятие. Все функции, которые по отношению к этому являются вспомогательными, могут быть переданы на аутсорсинг. То есть внешними могут быть как грузчики с уборщицами, так и высококвалифицированные специалисты – бухгалтеры, IT-специалисты, налоговые консультанты, юристы и т.д.
Основная проблема развития аутсорсинга заключается в том, что на внешнее исполнение передается бизнес-функция. Во избежание проблем она должна быть четко описана, а также должны быть четко очерчены границы ответственности заказчика и исполнителя. Регламентировать эти границы, разграничить полномочия и ответственность – самое сложное. В нашей практике были случае, когда именно четкое распределение ответственности помогло избежать проблем.
Пример. Аутсорсер, выполняющий учетно-финансовые функции, подчиняется федеральному закону от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятльности», согласно которому он обязан застраховать свою ответственность.
У компании ФБК ответственность, безусловно, застрахована, а договора с заказчиками устроены таким образом, что мы возмещаем ущерб от своих действий, если в чем-то ошиблись. В одной ситуации заказчику была выставлена пеня за то, что платежи были зачислены на счета налоговых органов с опозданием. При этом налоговые декларации и платежи заказчика с наших компьютеров ушли, однако из-за технического сбоя не поступили вовремя. С помощью IT-службы и специалистов телекоммуникационных сетей мы установили, что сбой был на нашей стороне. Получив необходимые протоколы и заключения провайдеров, мы возместили заказчику оплаченную им пеню, которую нам, в свою очередь, покрыла страховая компания.
Также при передаче на аутсорсинг учетно-финансовых функций важно понимать, что бизнес заказчика должен быть цивилизованным, законопослушным. Компания ФБК как аутсорсинговая компания подпадает под действие федерального закона от 13.07.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Он предусматривает 5 категорий специалистов, которые обязаны сообщать в Росфиннадзор обо всех сомнительных сделках. На всех переговорах мы сразу предупреждаем потенциальных заказчиков, что действуем строго в рамках законодательства, поэтому компании, у которых есть какие-то проблемы с этим законом, к нам попасть на обслуживание не могут.
Кроме того, компания ФБК работает максимально профискально. То есть мы рекомендуем заказчику платить все налоги, какие надо. Если клиент занимает более свободную позицию, то есть позволяет себе выбирать методы оптимизации налогообложения, то мы ему в письменном виде указываем, что он применяет рискованную модель.
Однако если заказчик письменно подтверждает намерение работать именно по рискованной модели, он ставит под этим решением свою подпись и тем самым снимает с нас как с аутсорсера ответственность за возможные негативные последствия применения такой модели. Заказчики иногда пугаются, но это их дисциплинирует, потому что конечную ответственность несет руководитель компании. Он должен понимать, на какие риски идет.
Источник: www.fbk.ru
Кому и зачем нужен аутсорсинг
6 мин.
Людмила Шустерова Заместитель генерального директора по трансформации и стратегическому развитию Unicon Outsourcing.
Аутсорсинг бизнес-процессов — это современный эффективный инструмент, который позволяет заказчику передать сторонней организации непрофильные функции, сосредоточившись на ключевых задачах компании. В России только услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуются около 1 млн. компаний и индивидуальных предпринимателей, и это число продолжает расти. О том, какие преимущества получают клиенты провайдеров услуг, рассказала Людмила Шустерова, заместитель генерального директора по трансформации и стратегическому развитию Unicon Outsourcing.
Сокращение накладных расходов
Чтобы понять, насколько данное решение может быть выгодным для бизнеса, необходимо сравнить стоимость услуг провайдера и все расходы на персонал (помимо оклада): организацию рабочего места, технику и программное обеспечение, выплату НДФЛ и взносов в социальные фонды.
Заработная плата штатного бухгалтера составляет 70 000 руб. в месяц. Дополнительно стоит учитывать следующие расходы:
прямые: налоги и взносы в фонды (24500 руб.) + премии, доплаты, бонусы (6000руб.) + отпускные, больничные, неявки (6000 руб.) + ДМС (5000 руб.) + обучение (2000 руб.) + аренда офиса из расчета 4,5–6 кв. м (10000руб.) + амортизация (8000. руб.) = 131500 руб. Итого 201,500 руб.
косвенные расходы, включают лицензионное ПО, антивирусные системы, ИТ-поддержку, обслуживание офиса, возможные риски. По нашим расчетам, в среднем косвенные затраты на одного сотрудника составляют 40% от прямых затрат: 131500 тыс. руб. x 0,4 = 52600 тыс. руб. в месяц.
В результате ежемесячные затраты только на одного работника составляют 184 100 тыс. руб. При этом в расчете не учтены расходы на оплату электричества, стоимость аренды серверов и дата-центров для расположения серверного и сетевого оборудования, которое потребуется, даже если компания переведет всех сотрудник на дистанционный режим работы. Организация удаленной работы позволяет снизить часть накладных расходов, однако по закону компания продолжает нести ответственность за обеспечение рабочего места: предоставлять необходимую служебную технику или оговаривать размеры выплат за амортизацию личного имущества сотрудников, приобретать лицензионное программное обеспечение.
Гарантия информационной безопасности
Во время вынужденного перевода сотрудников на удаленку бизнес столкнулся с проблемой обеспечения информационной безопасности (ИБ) среди дистанционных работников – компаниям стало сложно контролировать соблюдение конфиденциальности данных, уровень защищенности используемых сетей и прочее. Безусловно, выросли и расходы на развитие IT-инфраструктуры, покупку или аренду дополнительных серверов, приобретение нового ПО.
Клиентам аутсорсинговых компаний частично перекладывают эти задачи на провайдеров- в части работоспособности сервисов за безопасность отвечает провайдер.
Например, ИТ-инфраструктура и работа персонала нашей компании организованы в соответствии с требованиями стандартов информационной безопасности ISO 27001. Все сотрудники при приеме на работу подписывают соглашение о неразглашении информации. Любые данные клиентов хранятся в единой системе, доступ к которой имеют только команды, непосредственно работающие с заказчиком.
Специалисты, работающие с персональными данными клиентов, пользуются виртуальными машинами, на которые нельзя занести компьютерный вирус и откуда нельзя скопировать рабочую информацию. Использование любых устройств, предназначенных для копирования, строго регламентировано и находится под контролем ИТ-отдела. Оригиналы бумажных документов передаются после обработки заказчику или в архив, копии хранятся в течение заранее оговоренного периода, а затем уничтожаются.
Эффективная организация процессов
До начала пандемии один из частых запросов наших клиентов был на услугу «импланта» − сотрудника провайдера, который работает на территории клиента. Такой спрос был во многих случаях обусловлен опасениями, связанными с организацией бизнес-процессов – штатного сотрудника проще контролировать и легче оценивать эффективность его работы. Однако массовый переход на дистанционный формат работы показал, что данное суждение ошибочно: отлаженные бизнес-процессы, четкие инструкции и регламенты позволяют контролировать работу любого сотрудника, независимо от его места нахождения.
Кроме этого компании осознали, что вовсе не обязательно нанимать и содержать штатного специалиста, если он не загружен на 100%. Клиенты аутсорсинговой компании оплачивают только фактически затраченные часы на поддержку бизнес-процессов, а не восьмичасовой рабочий день штатного персонала, независимо от степени его загрузки. Также при сотрудничестве с аутсорсером компании-клиенты получают не одного специалиста, а полноценную команду: фактического исполнителя, клиентского менеджера, который будет вести документооборот и помогать заказчику с постановкой задач, поддержку методологов, регулярно информирующих об изменениях законодательства, ИТ-специалистов. В сравнении со штатными сотрудниками внешние специалисты регулярно проходят обучение, обладают высокой экспертизой, сертификатами и имеют доступ к базе знаний провайдера.
Снижение налоговых рисков
При наличии штатной бухгалтерии все риски, связанные с некорректно уплаченными налогами, ошибками в отчетности, штрафами в результате выездных и камеральных проверок ложатся на плечи компании – как показывает судебная практика, взыскать ущерб с некомпетентного бухгалтера невозможно, если не установлен факт умышленных действий.
Например, главный бухгалтер одного из наших клиентов некорректно вел бухгалтерский учет, регулярно переплачивал средства в бюджет, чтобы избежать начисления пени. После перехода на аутсорсинг нам удалось вернуть компании более 10 млн. руб. переплаты только за последние три года. К сожалению, оставшуюся сумму вернуть было невозможно из-за окончания срока давности.
Сотрудничество с аутсорсинговой компании позволяет заказчику снять с себя налоговые риски и избежать крупных штрафов. Если контролирующий орган наложит на организацию штрафные санкции из-за ошибки сотрудника аутсорсинговой компании, обязательство по погашению штрафа возьмет на себя провайдер.
Кроме этого сотрудники аутсорсера регулярно проходят повышение квалификации, обладают дипломами ACCA и ДипИФР, отслеживают изменения законодательства, что снижает риск возникновения ошибок.
Оптимизация бизнес-процессов
Тенденция на сокращение расходов вынуждает компании анализировать текущие процессы и искать пути оптимизации: нет ли дублирующих функций, можно ли автоматизировать часть ручных операций, насколько безупречно работает система передачи знаний и так далее.
Провести такой аудит можно и своими силами, но здесь необходимо отдавать себе отчет в том, что штатным специалистам, особенно тем, кто много лет работает в компании, довольно сложно абстрагироваться и объективно оценить эффективность тех или иных процессов. Внешние консультанты, которые понимают тренды отрасли, знакомы с другими представителями рынка, вашими конкурентами и инструментами, которые они используют, смогут не только дать свое заключение по текущим процессам, но и предложить решения для повышения их эффективности.
Например, во время аудитов бизнес-процессов одного из наших клиентов выяснилось, что два отдела параллельно вводили в разные учетные системы одни и те же данные. При этом методология ввода данных у каждой команды была своя. В результате компания несла повышенные расходы на функцию и получала при этом критические расхождения в бухгалтерской и управленческой отчетностях.
Как следствие топ-менеджмент не мог организовать процесс бизнес-планирования из-за некорректных исходных данных. Выявив эту проблему, мы разработали для клиента актуальную методологию работы с данными, регламенты взаимодействия отделов, где прописали обязанности каждого из них, а также предложили решение по автоматизации ручных операций. В результате мы смогли оптимизировать работу только одной функции на 20%.
Безусловно, передача непрофильных функций на аутсорсинг позволяет клиенту сосредоточиться на повышении конкурентоспособности и развитии бизнеса. Однако, как и любой инструмент, аутсорсинг имеет ряд ограничений. Так, если организация использует серые схемы, рассматривает провайдера лишь как возможность быстро закрыть недостающие кадры и передать ответственность, а мысль о каких-то изменениях вызывает страх, вряд ли сотрудничество с аутсорсером будет эффективным. Поэтому мы рекомендуем изначально понять, чего организация ждет аутсорсинга, оценить готовность к переменам и сотрудничеству. Опытный и добросовестный провайдер стремиться не просто взять на себя расчет зарплаты или ведение учета, но стать надежным бизнес-партнером своего клиента, предлагая ему решения для оптимизации текущих процессов и повышения их эффективности.
Источник: ubpo.ru