Когда бизнес растёт и выходит на новые горизонты, объёмы работ тоже увеличиваются. Наступает момент, и вы задумываетесь об автоматизации.
С чего начинать, что стоит автоматизировать и как со всем этим справиться — рассказываем в этой статье.
- Чек-лист: с чего начинать автоматизацию компании
- Вопрос-ответ: отвечаем на самые частые вопросы предпринимателей
Чек-лист: с чего начинать автоматизацию компании
1. Проведите анализ бизнес-процессов. Это поможет подобрать подходящую платформу для бизнеса.
Для анализа бизнес-процессов можно использовать модели «as is» и «as to be». «As is» переводится «как есть». Эта модель помогает изучить текущую ситуацию в компании. При анализе необходимо описать все детали. Например, как поступают заказы, кто и как их обрабатывает, какие есть статусы и так далее. Стоит оценить общение с клиентами.
Если менеджеры разрываются между разными сервисами, чтобы проверить, куда написал клиент — это повод подумать о том, что стоит наладить процесс обработки заказов.
Автоматизация Бизнеса. С чего начать? Мифы и заблуждения.
А если менеджер долго общается с клиентом — повод подумать о скриптах для продажи. Если теряет клиентов через соцсети из-за того, что занимается отписками, или долго им отвечает — стоит поработать в этом направлении.
Лучше всего анализ нарисовать наглядно: на бумаге или в разных сервисах. Например, в Google Презентации, в Miro или в Microsoft Visual Studio.
Вторая модель «as to be» в переводе означает «как должно быть». «As to be» показывает будущее состояние процессов уже с учётом анализа. Её делают после анализа модели процессов «as is». Один из таких примеров можно скачать здесь.
2. Выберите платформу для автоматизации. Изучите особенности платформы, подходит ли это для вашей сферы деятельности. Обратите внимание на:
- особенности платформы и её функционал. Оцените, подойдёт ли платформа для вашей ниши и решает ли поставленные бизнес-задачи
- возможность подключения интеграций и разных модулей. Узнайте, какие есть интеграции. В случае, когда нет нужной — уточните, сколько времени понадобится на настройку, будет ли она бесплатной или за неё нужно оплатить дополнительно
- интерфейс системы. Если разработчики сделали так, как им бог положил на душу, для вас это может оказаться проблемой. Выбирайте платформу, интерфейс которой интуитивно понятный. Уточните, будет ли персональный менеджер или обучение для сотрудников
- есть ли пробная версия и какие условия на её период. Тестовый период поможет вам ознакомиться с интерфейсом и оценить функционал системы.
Связка CMS → ERP → CRM поможет автоматизировать работу вашего магазина
4. Настройте интеграцию с платёжными системами. Такая интеграция позволит выписывать клиенту счёт на оплату прямо в карточке заказа. Счёт можно отправлять в WhatsApp или любым другим удобным клиенту способом.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов? С чего начать трансформацию вашего бизнеса //16+
5. Настройте интеграцию с мессенджерами и социальными сетями. Так вы сможете объединить все чаты в единое окно, продавать товары и общаться с клиентами, не покидая систему. Можно принимать заказы из любых сервисов. Например, в RetailCRM всего за пару кликов можно сохранить еmail или телефон клиента без ручного копирования.
А ещё прямо в диалог можно отправить карточку товара и состав заказа.
Можно подключить WhatsApp Business, интегрировать её с CRM-системой и писать клиентам первыми по верифицированным шаблонам. Так сделал производитель товаров для сна beyosa. Менеджеры прямо в разговоре выясняют потребности покупателей и решают их. Например, если клиент хочет купить конкретный товар, но менеджер в диалоге понимает, что выбранный продукт не подойдёт для решения задачи, он даёт направляющие советы.
Тщательный подход к потребностям покупателей приносит компании 30% повторных продаж. А доля оформленных заказов через чаты составляет от 40% до 60%.
Источник: www.retailcrm.ru
С чего начать автоматизацию бизнеса: 3 подхода
Выбор подхода к внедрению новой IT-системы зависит от того, какими ресурсами обладает компания. Какой из трех способов подходит именно вам?
В наши дни практически невозможно работать эффективнее конкурентов без автоматизации, и это касается не только крупного бизнеса, но и небольших предприятий. На примерах кейсов автоматизации, которые находятся в открытых источниках, очень часто можно увидеть впечатляющие результаты. Однако выбор IT-решения – комплексный вопрос и зависит от ряда факторов, таких как: цели и задачи бизнеса, сфера деятельности, выбранная стратегия развития, способы повышения эффективности. Рассмотрим подробнее основные моменты, которые помогут сделать проект автоматизации полезным для любого руководителя.
3 признака того, что бизнесу нужна автоматизация
Некоторые руководители гонятся за автоматизацией ради самой автоматизации и платят за IT-решения только потому, что так делает конкурент. Первыми же триггерами для старта модернизации вашей компании должны стать следующие моменты:
- зашкаливающий объем ручного труда с постоянным увеличением количества excel-файлов на ваших компьютерах;
- трудности с оперативным сбором данных для принятия управленческих решений;
- необходимость в повышении конкурентоспособности на рынке в условиях постоянной нехватки времени.
Если что-то из перечисленного становится для вас головной болью, то изменения действительно назрели.
Определить цель и приоритетные сферы
Для начала необходимо определиться с тем, чего вы хотите достичь. Существует множество специфичных целей, которые привязаны к отраслям. Реализация одних позволит повысить стабильность процессов, других – снизить риски утечки информации. Но какая бы ни была цель автоматизации вашего бизнеса, важно, чтобы она была измеримой, конкретной, достижимой, осязаемой и полезной. Вот примеры некоторых из реальных целей, которые можно встретить в технических заданиях:
- Сокращение количества ошибок персонала на 10 %.
- Увеличение производительности распределительного центра, пропускной способности склада и, соответственно, производительности труда в 2 раза.
- Уменьшение времени на обслуживание одного клиента до 2 минут.
Сформируйте минимально необходимые критерии успешной реализации проекта. Ведь без учета оценки проделанной работы вы не сможете понять, насколько близко вы подошли к цели, и стоило ли оно того. Постарайтесь учесть не только количественные, но и качественные показатели.
Важным шагом на пути создания успешного проекта автоматизации является определение приоритетных сфер. Выделяются универсальные группы бизнес-процессов, которые можно найти практически в любой компании:
- планирование ресурсов;
- управление продажами;
- информационная безопасность;
- управление документооборотом;
- управление контентом;
- системы учета рабочего времени.
Примечательно, что почти все из этих направлений можно «закрыть» с помощью универсальных решений от отечественного производителя программного обеспечения – Фирмы «1С», а именно: «1С:Управление холдингом», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Документооборот», «1С: Корпорация», «1С:Комплексная автоматизация 8». Данные продукты тем более актуальны, что в условиях санкционных ограничений российского рынка западными странами и приостановки деятельности многих IT-гигантов позволяют крупному и среднему бизнесу в России на высочайшем уровне решать задачи по автоматизации бизнеса.
