Автоматизация бизнес стратегии что это

Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы, используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие компоненты:

· цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой они будут автоматизированы

· способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная автоматизация

· долгосрочная техническая политика — комплекс внутренних стандартов, поддерживаемых на предприятии

· ограничения: финансовые, временные и т.д.

· процедура управления изменениями плана

Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. В понятие стратегии также должны входить пути достижения этого соответствия.

Стратегический план автоматизации должен составляться с учетом следующих факторов:

— средний период между сменой технологий основного производства

— среднее время жизни выпускаемых предприятием продуктов и его модификаций

— анонсированные долгосрочные планы поставщиков технических решений в плане их развития

АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ. Какие процессы автоматизировать? 9 Шагов. Система управления

— срок амортизации используемых систем

— стратегический план развития предприятия, включая планы слияния и разделения, изменение численности и номенклатуры выпускаемой продукции

— планируемые изменения функций персонала.

Автоматизация – лишь один из способов достижения стратегических бизнес-целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Во главе стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса предприятия: миссия предприятия, направления и модель бизнеса.

Стратегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям со стратегией организации.

Второй важной особенностью является степень соответствия приоритетов автоматизации и стратегии бизнеса, а именно, какие цели должны быть достигнуты:

— снижение стоимости продукции

— увеличение количества или ассортимента

— сокращение цикла: разработка новых товаров и услуг — выход на рынок

— переход от производства на склад к производству под конкретного заказчика с учетом индивидуальных требований и т.д.

Стратегические цели бизнеса с учетом ограничений (финансовых, временных и технологических) конвертируются в стратегический план автоматизации предприятия.

При этом следует помнить, что автоматизация предприятия является инвестиционной деятельностью, и к ней применимы все подходы, используемые при оценке эффективности инвестиций.

К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации, относятся следующие:

— ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора

Финансовые ограничения определяются величиной инвестиций, которые предприятие способно сделать в развитие автоматизации. Этот тип ограничений наиболее универсален, т.к. остальные три вида могут быть частично конвертированы в финансовые.

Временные ограничения обычно связаны со следующими факторами:

— сменой технологий основного производства

АВТОМАТИЗАЦИЯ ХАОСА В БИЗНЕСЕ . ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ

— рыночной стратегией предприятия

— государственным регулированием экономики

К ограничениям, связанным с влиянием человеческого фактора, относятся следующие ограничения:

— корпоративная культура — отношение персонала к автоматизации

— особенности рынка труда трудовое законодательство.

Типичные проблемы, которые возникают при разработке стратегии автоматизации, как правило, связаны со следующими факторами:

— состояние рынка информационных технологий

— определение эффективности инвестиций в информационные технологии

— необходимость реорганизации деятельности предприятия при внедрении информационных технологий

Анализ деятельности предприятия

Анализ деятельности предприятия — довольно общее понятие.

В данном разделе под анализом деятельности предприятия понимается следующее: сбор и представление информации о деятельности предприятия в формализованном виде, пригодном для выбора и дальнейшего внедрения автоматизированной системы.

В зависимости от выбранной стратегии автоматизации предприятия технологии сбора и представления информации могут быть различными.

Итоговое представление информации на этапе анализа деятельности играет одну из ключевых ролей во всей дальнейшей работе. Желательно, чтобы анализ предприятия закончился построением набора моделей, соответствующим стандартам IDEF.

Реорганизация деятельности

Реорганизация деятельности преследует, как правило, цель повышения эффективности деятельности предприятия в целом.

Методика BSP

В настоящее время популярной методикой реорганизации деятельности предприятия является методика BSP.

Методика BSP – подход, помогающий предприятию определить план создания информационных систем, удовлетворяющих его ближайшие и перспективные информационные потребности.

Поскольку информация является одним из основных ресурсов и должна планироваться в масштабах всего предприятия, информационная система должна проектироваться независимо от текущего состояния и структуры предприятия.

BSP основывается на нисходящем анализе информационных объектов и регламентирует 13 этапов выполнения работ. Особенностью подхода является выделение трех организационных этапов, обеспечивающих так называемый » запуск» проекта, а именно:

Этап 1. Получение поддержки руководства предприятия

Этап 2. Подготовка к анализу

Этап 3. Проведение стартового совещания.

На этапе 4 формируется перечень основных деятельностей предприятия и содержащихся в них бизнес-процессов и дается их краткое описание.

На этапе 5 выявляются основные классы данных (логически связанные категории данных). Например, такими классами являются: Сотрудники, Ремонты, Технологический транспорт и т.д.

В итоге выполнения этапов 4 и 5 формируется матрица связей.

На этапе 6 осуществляется анализ существующих на предприятии деловых и системных взаимодействий. По аналогии с этапом 5 строятся четыре матрицы, демонстрирующие использование существующих и планируемых информационных подсистем:

— матрица » руководители — процессы», демонстрирующая основные обязанности руководителей, степень их вовлеченности в основные бизнес-процессы предприятия

— матрица » информационные системы — руководители», показывающая какими системами (существующими или планируемыми) пользуются руководители

— матрица » информационные системы — процессы», демонстрирующая как системы соотносятся с бизнес-процессами предприятия

— матрица » информационные системы — файлы данных», показывающая, какие файлы данных и какими системами используются

На этапе 7 решаются следующие задачи:

— определение и оценка необходимой руководству информации

— определение приоритетов потребностей

— определение текущих задач

— привлечение на свою сторону руководства

Далее все проблемы разделяются на три вида:

— проблемы, не относящиеся к автоматизации и не затрагивающие информационные системы

— проблемы, связанные с существующими информационными системами

— проблемы, связанные с будущими системами

Проблемы первого вида передаются руководству предприятия для принятия соответствующих решений. Оставшиеся проблемы сортируются по бизнес-процессам.

На этапе 9 традиционными методами осуществляется проектирование архитектуры информационной системы.

Этап 10 определяет приоритеты в реализации и намечает последовательность ее этапов.

Этап 11 определяет планирование модификаций информационной системы в связи с постоянным процессом появления новых требований к такой системе.

Наконец, этапы 12 и 13 заключаются в выработке рекомендаций и планов и формировании отчетности по проведенным работам.

Анализ и реорганизация деятельности предприятия производится на основе построенных матриц и выявленных проблем (естественно, эти матрицы детализируются до уровня бизнес-функций), основные изменения осуществляются с целью ориентации предприятия на спроектированную информационную систему.

Подход TQM/CPI

Подход CPI (Continuous Process Improvement) и его японский аналог TQM (Total Quality Management) успешно применялись при реорганизации предприятий еще в середине века. Самый впечатляющий результат его применения — подъем японской послевоенной промышленности и доведение качества японских товаров до современного опережающего многие страны уровня. Этот подход продолжает активно использоваться и в настоящее время, о чем свидетельствует, например, возрастающий объем применения стандартов серии ISO 9000, фактически поддерживающих CPI.

CPI (Continuous Process Improvement) – философия и набор процедур постоянного мониторинга и анализа составного процесса, с использованием техники SPC и других, для выявления слабых мест, возможностей для улучшения, и систематического применения этих улучшений.

В основе подхода лежит очевидная концепция управления качеством выпускаемой продукции. Качество должно быть направлено на удовлетворение текущих и будущих потребностей потребителя как самого важного звена производственной линии. Достижение соответствующего уровня качества требует постоянного совершенствования производственных процессов. Для решения этой задачи Демингом [1-2] было предложено 14 принципов, в совокупности составляющих теорию управления качеством и применимых для предприятий произвольных типов и различных масштабов. Безусловно, этих принципов недостаточно для полного решения стоящих перед современными предприятиями проблем, тем не менее, они являются основой трансформации промышленности Японии и США.

Источник: lektsia.com

Автоматизация стартапа: как начать бизнес правильно

В давно работающих компаниях сложно провести автоматизацию. Приходится менять работающую систему, прописывать все процессы заново, бороться с негативом сотрудников. Другое дело — автоматизация стартапа.

При запуске бизнеса можно сразу выстраивать процессы в соответствии с IT-решениями, заложить основы прозрачности и контролируемости.

Делать на перспективу

У большинства людей есть привычка откладывать дела на потом, которая успешно перекочевывает и в бизнес. Руководитель думает примерно так: «Сначала наработаем базу клиентов, начнем получать стабильную прибыль, а потом подумаем над автоматизацией. Тем более, что у нас пока мало сотрудников, и задачи несложные.» Однако такое мышление заводит в ловушку.

На старте развития проекта нужно быть гибкими, уметь подстраиваться под клиентов, быстро реагировать на внешние факторы. Чтобы ничего не упустить, необходимо выстроить четкую систему управления стартапом. Автоматизированная система также понадобится для привлечения потенциальных инвесторов. Они охотнее вложатся в проект, где есть понятные и отработанные процессы.

Выгоды от автоматизации стартапа

1. Исключается путаница в процессах, потери данных и ошибки в расчетах.
2. Снижаются расходы на обучение сотрудников, уменьшается время решения типовых задач.
3. Эффективно планируется рабочее время и размер необходимых ресурсов.
4. Руководитель концентрируется на решении стратегических задач. Благодаря автоматизированным отчетам, проще понять, какие направления требуют его личного вмешательства.

Как понять, что нужна автоматизация стартапа

1. Менеджеры не успевают обрабатывать заявки.
2. Теряются запросы от клиентов.
3. Вовремя не отгружается товар со склада для доставки.
4. Сложно определить эффективность работы компании.
5. Между отделами происходит путаница. Одни говорят что отдали нужную информацию, а другие в ответ — «нам ничего не передавали».
6. Непонятно, куда расходуется бюджет.

С развитием проекта подобные проблемы будут возникать чаще. Только представьте, сколько времени уйдет на разбор каждой ситуации и «охоту на ведьм». Клиенты начнут отказываться от ваших услуг или оставлять негативные отзывы. А это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты на пиар и маркетинг.

Какие процессы можно автоматизировать

Ответ прост: автоматизируйте все, что можно делать без участия человеческих рук. В первую очередь, начните с однотипных задач. Например, напоминания о встречах и задачах, создание заказов и выставление счетов.

Дальше рассмотрим основные пункты для автоматизации.

1. Совершение звонков клиентам в указанное ими время.
2. Быстрое формирование счетов с печатями и подписями.
3. Прослушивание любых звонков менеджеров с покупателями.
4. Отслеживание всех входящих и исходящих звонков.
5. Легкое использование базы контактов для email-рассылки.
6. Своевременное вмешательство в перспективную сделку.
7. Выявление этапов, на которых теряются лиды.

Склад и учет товаров. Вы будете знать, сколько товаров имеется на складе или в точках продаж. Какие позиции необходимо дозаказать, а также видеть сроки поставок и т. д.

Нагрузка сотрудников. Сможете контролировать нагрузку на каждого сотрудника. А при необходимости, оптимизируете количество персонала.

Документооборот. Электронный документооборот сократит время поиска нужных данных и ускорит взаимодействие между отделами.

Финансовый и бухгалтерский отчет. По прозрачным отчетам проще разобраться, на что тратятся деньги стартапа. Также это поможет спланировать серьезные траты. Например, при выборе поставщика сырья.

Не обязательно автоматизировать все и сразу. Сначала возьмитесь за самые важные проблемы, решение которых позволит получить конкурентные преимущества.

Часто встречаемые ошибки

1. Неправильно подобранная программа. Компании часто выбирают слишком сложную программу для автоматизации, в то время когда можно обойтись меньшим. Или наоборот, внедряют решение с небольшим функционалом, хотя стартап в скором времени ждет значительный рост.

2. Поспешная автоматизация. Иногда собственнику хочется провести автоматизацию в сжатые сроки. Но так поступать не стоит. Нужно все делать по мере необходимости и без вреда для бизнес-процессов.

3. Автоматизация стартапа своими силами. Существует много готовых программ для автоматизации бизнеса. Из-за простоты интерфейса и обучающих гайдов люди думают, что справятся сами. И это может быть верно для несложных и типовых задач. Но для нестандартных процессов самостоятельная автоматизация часто приводит к обратному эффекту: уходит еще больше денег и сил, чем если бы компания обратилась за помощью к специалистам, собственник и сотрудники разочаровываются в автоматизации.

Больше советов о том, как делать при автоматизации не нужно, ищите в статье с вредными советами.

Источник: spark.ru

2.2. Выбор стратегии автоматизации.

Стратегия автоматизации, в первую очередь, должна соответствовать приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса предприятия. Автоматизация – это один из способов достижения стратегических бизнес-целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Стратегия автоматизации должна быть согласована по срокам и целям со стратегией организации в целом (миссией, направлениями и моделью бизнеса).

Различают следующие способы автоматизации.

1. Кусочная («лоскутная») автоматизация. Она определяется сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. Например автоматизация выписки накладных на складе или расчета заработной платы в бухгалтерии.

С одной стороны, кусочная автоматизация имеет несомненные преимущества, поскольку нормализуется работа предприятия, большинство рутинных операций начинает выполняться автоматически, появляется возможность не только учитывать, но и прогнозировать, смотреть вперед. Кроме того, кусочная автоматизация проводится в кратчайшие сроки и не требует больших единовременных финансовых затрат. Вместе с тем, после ее проведения можно столкнуться с ситуацией, когда в бухгалтерии стоит одна программа, на складе — другая, а менеджеры выписывают счета и накладные покупателям с использованием третьей. Некоторые участки уже автоматизированы, а на других работа ведется вручную. При этом одну и ту же информацию нередко приходится заводить в компьютер и обрабатывать несколько раз, часто данные не стыкуются, и требуется время для их проверки.

1. Автоматизация по участкам. Производится автоматизация отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку, например работы бухгалтерии предприятия. Этот подход используется в следующих случаях:

• инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задач автоматизации в полном объеме,
• существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например, за счет сокращения численности персонала,
• технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем.

3. Автоматизация по направлениям. Принципиальное отличие от предыдущих подходов состоит в участии в процессе автоматизации всех подразделений предприятия, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Например, автоматизация управления финансами предприятия, управления сбытом. Этот подход может использоваться как первый шаг в направлении создания комплексной автоматизированной системы управления предприятием.

4. Комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия

При таком подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники складов, кладовщики, кадровые службы и прочие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия.

Основными преимуществами комплексной автоматизации являются следующие:

• оптимизация бизнес процессов предприятия
• автоматизация документооборота предприятия,
• ликвидация внутрифирменных барьеров,

К недостаткам комплексных систем относятся:

• чрезвычайно высокая стоимость;
• сложность и большой срок внедрения;
• необходимость переобучения значительной части персонала;
• потребность в постоянном присутствии квалифицированных специалистов в области информационных технологий для обеспечения бесперебойной ра­боты системы, а следовательно, и всего предприятия.

В табл. 4 приведен сравнительный анализ последствий внедрения комплексной интегрированной автоматизированной системы.

Целесообразность выбора одного из названных возможных путей проведения автоматизации — «по частям» или «все сразу» зависит от конкретных условий. Такими факторами обычно являются:

• степень внутренней готовности предприятия к внедрению новых методов работы и его финансовые возможности. При всех их достоинствах комплексные информационные системы обходятся довольно дорого. Стоимость таких программ составляет от 1000 долларов за каждое рабочее место, и это еще без учета затрат на внедрение,
• даже если соответствующие финансовые возможности и имеются, для руководителя экономическая целесообразность таких больших затрат может оказаться неочевидной,
• внедрение комплексной системы — довольно продолжительный процесс, а результаты зачастую требуются немедленно.

Если предприятие не может сразу внедрить комплексную систему автоматизации финансово-хозяйственной деятельности или ее использование признано нецелесообразным, можно и нужно автоматизировать отдельные участки. Однако следует иметь в виду, что очень желательно сразу выбрать правильную для предприятия стратегию и потом последовательно ее придерживаться.

К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации, являются следующие:

• финансовые — величина инвестиций, которые предприятию необходимо сделать в развитие автоматизации,
• временные – связанные со сменой технологий основного производства, ры-

ночной стратегией предприятия, государственным регулированием экономики,

• связанные с влиянием человеческого фактора – корпоративная культура, выраженная в отношении персонала к автоматизации, особенности рынка труда например. отсутствие необходимых специалистов), трудового законодательства (например, проблемы увольнения персонала, высвобождающегося в процессе автоматизации),
• технические – реальные возможности предприятия, например, отсутствие помещений для размещения техники, ограничения на использование определенного вида оборудования и т.п.

Разрабатывая стратегию автоматизации, следует определиться, какими силами она будет осуществляться – собственными силами или путем привлечения внешних разработчиков. Основные преимущества внешнего разработчика состоят в следующем:

• профессионализм. Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих «живых» систем, которые ему пришлось автоматизировать.
• реализм. Разработчик должен отчетливо представлять степень реализуемости задания, тем самым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и времени на нереализуемые проекты.
• ответственность. Внешний разработчик несет перед заказчиком юридическую и финансовую ответственность за разработку в полном объеме (в отличие от собственного разработчика).
• экономическая целесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологические наработки. На ос­нащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времени и средств. Поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет) на эту работу и разовом ее характере на данном предприятии разработка внешним исполнителем будет стоить дешевле, чем собственным.

Сравнительная характеристика достоинств и недостатков комплексной автоматизации

Затраты и потери

• повышение точности финансовой и оперативной отчетности (улучшение управления предприятием)
• уменьшение потерь вследствие улучшения оперативного учета
• уменьшение бухгалтерского персонала и, следовательно, снижение фонда зарплаты
• снижение затрат на проведение аудита

• стоимость программы
• стоимость проекта внедрения
• стоимость гарантийного обслуживания
• стоимость текущих консультаций
• стоимость обучения сотрудников
• стоимость нового компьютерного оборудования, его установки и поддержки
• зарплата специалистов, которые будут поддерживать систему

• оптимизация технологических процессов
• оптимизация товарно-материальных потоков
• оптимизация информационных потоков
• оптимизация финансовых решений

• некоторая потеря менеджерами способности принимать решения в условиях недостаточности оперативной информации
• снижение значение опыта и интуиции менеджера в принятии управленческих решений

увеличение затрат на проекты расширения и реструктуризацию в связи с необходимой модернизации АИС

• экономится время на получение информации, необходимой для анализа бизнеса
• уменьшается время, необходимое для обработки некоторых документов
• уменьшение затрат времени на обмен учетной информацией внутри компании

• проект внедрения системы занимает продолжительное время (от месяца до года), в течение которого на бухгалтерию компании ложится значительная дополнительная нагрузка
• обработка мелкой стандартной документации в целом станет занимать немного больше времени, чем при оформлении вручную

Итак, у предприятия есть выбор из шести основных вариантов решений, как информатизировать свою деятельность с помощью средств и услуг, предлагаемых рынком информатизации:

• разработка информационной системы силами сотрудников предприятия, для чего необходимо наличие собственных квалифицированных специалистов или целых подразделений;
• приобретение отдельных модулей программно-аппаратных средств на рынке средств информатизации, самостоятельное построение и внедрение информационной системы;
• обращение к предприятиям – системным интеграторам, которые консультируют заказчика по выбору средств информатизации, приобретение отдельных модулей программно-аппаратных средств и самостоятельное построение информационной системы необходимой конфигурации;
• обращение к консалтинговым (консультационным) компаниям, которые при создании больших комплексных проектов, осуществляемых несколькими или многими исполнителями — системными интеграторами, консультируют выполнение законченного проекта, приобретение и освоение программно-аппаратных средств и построение информационной системы необходимой конфигурации; ответственность за проект обычно принимает на себя предприятие — системный интегратор;

• возможен вариант сотрудничества, при котором предприятие — системный интегратор не только создает систему, но и берет на себя настоящий сервис: устраняет все неприятности критических ситуаций в течение согласованного с заказчиком времени;

• выполнение проектов информационных пакетов и предоставление услуг по обслуживанию программно-аппаратных средств специализированными комплексными независимыми организациями и персонами, наиболее эффективно решающими общие и частные информационные проблемы.

Последний подход получил специальное название аутсорсинг (откачка средств). Содержательно термин аутсорсинг определяет такую методологию работы, когда предприятие все заботы по аппаратно-программному комплексу возлагает на внешнюю организацию, а само только пользуется информацией этого комплекса. По договору и заданиям предприятия внешняя организация устраняет любые неполадки и при необходимости проводит модернизацию.

Основными критериями выбора системы являются следующие:

• функциональные возможности — соответствие автоматизированной системы тем основным бизнес-операциям, которые существуют или планируются к внедрению в организации,

• совокупная стоимость владения или ТСО (TotalCostofOnership) –сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла системы,

• перспективы развития, поддержки и интеграции – они определяются поставщиком системы и тем комплексом стандартов, которые заложены в систему,
• технические характеристики – архитектура системы, масштабируемость, надежность, способность к восстановлению при сбоях оборудования, наличие средств архивации и резервного копирования, средства защиты от преднамеренных и непреднамеренных технических нападений, поддерживаемые интерфейсы для интеграции с внешними системами и т.п.

В табл.5 приведены примеры современных АИС, которые разбиты на четыре группы. К группе локальных систем отнесены системы, которые предполагают локальное использование (на отдельном компьютере), либо использование в небольшой сети. Системы малого и среднего класса отличает глубина и широта охвата.

Это, как правило, учетные системы, позволяющие вести учет по многим или некоторым направлениям: финансы, логистика, персонал, сбыт. Они нуждаются в настройке и в обучении пользователей. Системы высшего класса отличаются высоким уровнем детализации хозяйственной деятельности предприятий. Они обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами предприятия. При внедрении этих систем производится моделирование существующих бизнес-процессов и настройка параметров системы под требования бизнеса.

Примеры автоматизированных информационных систем

Источник: studfile.net