В настоящее время существует очень много салонов продаж автомобилей и различных дилерских сетей. Как правило, основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и. т. д. Они постепенно накапливаются и обновляются.
При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс. При этом Развитие автобизнеса во всем мире на современном этапе зачастую представляется практически невозможным без внедрения систем автоматизации.
Руководство многих компаний уже давно оценило все преимущества от внедрения систем автоматизации и интеграции бизнес-процессов. Представить компанию, работающую на современном рынке, без информационной системы практически невозможно. Создание таковой позволяет повышать производительность, рентабельность и прибыльность за счет существенного сокращения времени на оформление документации, поиск нужной информации. Также становится более четкой и прозрачной система взаимоотношений между компанией и ее контрагентами.
Эффективно о бизнесе. Описание бизнес-процессов vol.1
Целью данного курсового проекта является создание системы автоматизации учета продаж и заказов автосалона, а также хранение и выдача информации о клиентах, автомобилях, поставщиках и сотрудниках организации. Для правильной организации работы автосалона требуется решить следующие поставленные задачи: учет поступивших автомобилей, учет отправленных заказов поставщикам, учет проданных автомобилей, учет клиентов, а также учет стоимости продажи каждого автомобиля. В результате созданная база данных должна обеспечивать выдачу непосредственно фактических сведений, затребованных пользователем в информационном запросе.
Глава. Проектирование базы данных
Описание предприятия
Автосалон – это компания, занимающаяся выставкой и продажей автомобилей. В данном случае это есть дилерские центр, в котором применены самые современные оборудование и технологии, достигнут европейский уровень обслуживания. В каждом автосалоне действует система «три в одном»: продажа автомобилей, их сервисное обслуживание и продажа оригинальных запасных частей. В этом курсовом проекте будет рассматриваться процесс автоматизации продажи автомобилей и заказа их у поставщиков.
Анализ предметной области
Основным видом деятельности автосалона является реализация автомобилей.
Кратко опишем предметную область задачи, поставленной в ходе выполнения курсовой работы.
Процесс автоматизации продаж автомобилей в автосалоне представить так:
· изначально менеджер или оператор автосалона вносит в программу данные, которые впоследствии не будут меняться или будут меняться достаточно редко (в частности, такой информацией являются сведения о производителях автомобилей);
· затем оператор при поступлении автомобиля на склад того или иного производителя каким-либо образом учитывает сведения о поступившем автомобиле;
· каждый имеющийся в наличии на складе автосалона автомобиль может быть охарактеризован своим производителем (например, Nissan, Mercedes и т.п.), конкретной моделью (например, Mazda 323), продажной стоимостью (в долларах США), пробегом, цветом;
Как открыть автосалон в 2022 году? Бизнес план и прибыль.
· модели автомобилей могут отличаться годом, начиная с которого они производятся (бывает так, что модели одного названия, но разного года производства, сильно различаются между собой);
· при продаже автосалоном какого-либо автомобиля оператор учитывает сведения о лице, купившем автомобиль. Достаточной информацией для этого являются паспортные данные лица и его полное имя.
Описание бизнес-процессов учета автомобилей
Рассмотрим бизнес — процессы, необходимые для учета реализации автомобилей в автосалоне:
1. Заказ автомобиля — после выбора автомобиля оформляется заказ на выбранную модель, подготавливается и отправляется запрос на завод — изготовитель, принимается предоплата и выдается квитанция о предоплате.
2. Прием автомобиля — принятие автомобиля на внутренний учет, проведение предпродажной подготовки и диагностики автомобиля, оповещение покупателя.
3. Реализация автомобиля — осмотр автомобиля покупателем, оформление договора купли-продажи.
4. Регистрация оплаты
5. Формирование отчетных документов:
Отчет по продажам автомобилей с группировкой по фирме-изготовителю за указанный период;
Отчет общая информация по поставкам автомобилей с группировкой по поставщикам за указанный период.
Исследование информационных потоков
В результате анализа деятельности отдела менеджмента был выявлен комплекс информационных потоков.
— сведения о покупателях;
— сведения о поставщиках;
— сведения о перегонщиках;
— сведения об автомобилях
— сведения о заказе на поставку автомобилей;
— сведения об оплате, документы по продаже авто.
— Информация по новым и подержанным отечественным и иностранным автомобилям: марка, год выпуска, технические характеристики, особенности исполнения, техническое состояние, запрашиваемая цена.
— Отчет по продажам автомобилей с группировкой по фирме-изготовителю за указанный период;
— Общая информация по поставкам автомобилей с группировкой по поставщикам за указанный период.
Источник: studentopedia.ru
Задание
Введение
- Характеристика автосалона
- Описание бизнес-процессов автосалона
- Выявление проблем в деятельности автосалона
- Выбор проблем, подлежащих решению с использованием современных
информационных технологий, и определение возможных путей реализации
- Технико-экономические расчеты и выбор варианта информатизации
- Предварительная постановка задач для компьютерной реализации
Заключение Список использованных источников ВВЕДЕНИЕ Современное общество невозможно представить без компьютера. Они настолько широко и глубоко внедрились в нашу жизнь, что очень трудно назвать какую-либо сферу деятельности человека, где бы они не использовались. В связи с этим серьезные требования предъявляются и к аппаратной части современных компьютеров, и к используемому программному обеспечению. В основном именно программное обеспечение, или, иными словами, программные продукты, обеспечивают возможность широкого использования компьютеров. Стоит нам переустановить программное обеспечение компьютера или добавить какой-либо новый программный продукт, и мы сможем решать на этом компьютере совершенно новые задачи. Следовательно, используемые программные продукты должны соответствовать определенным критериям, обеспечивающим надежность работы компьютера и удобство работы пользователя. В соответствии с заданием курсового проектирования требуется создать локальную информационную систему работы с базой данных Oracle для использования в автосалоне для учета имеющихся автомобилей, их продаж и персонала салона. Система должна содержать средства, необходимые для оперативного изменения базы данных с целью поддержки информации в актуальном состоянии. Сегодня трудно себе представить сколько-нибудь значимую информационную систему, которая не имела бы в качестве основы или важной составляющей базу данных. Концепции и технологии баз данных складывались постепенно и всегда были тесно связаны с развитием систем автоматизированной обработки информации. Проектирование базы данных Oracle ведется для упрощения работы менеджера со всем ассортиментом предложенных автомобилей и процессом продажи, при взаимодействии с клиентами автосалона. Актуальность разработки программы заключается в следующем:
- Приложение для работы менеджера автосалона представляет собой программу для управления базой данных Oracle;
- программа полностью автоматизирует труд оператора ПЭВМ: автоматически заносит вводимые пользователем данные в таблицы базы данных, изменяет структуру таблиц (добавление/удаление записей);
- при использовании программы значительно снижается трудоёмкость ведения базы данных проданных автомобилей и списка машин в наличии.
ХАРАКТЕРИСТИКА АВТОСАЛОНА Современный бизнес стремится к автоматизации. Не чужд автоматизации и бизнес по организации автосервиса. В настоящее время достаточно большое число компаний занимаются автоматизацией сервисных центров. Отметим, что автоматизация автосервиса позволяет существенно повысить эффективность бизнеса за счет сокращения времени для выполнения рутинных операций (оформление заказ-нарядов, заказ запчастей, наличие «под рукой» всей накопленной информации, и т.п.), для анализа деятельности предприятия и принятия своевременных управленческих решений. Современные программы для автоматизации автосервиса вполне приемлемы по цене и окупаются меньше чем за 2-3 месяца. В данной работе рассматривается коммерческая организация, представляющая собой автосалон для продажи автомобилей. Таким образом, можно утверждать, что основной целью такой организации, является извлечение прибыли посредством продажи новых автомобилей своим клиентам. Внешней средой по отношению к ней являются поставщики (компании- импортеры) и клиенты. В ходе выполнения курсовой работы будет создано приложение для автоматизация процессов взаимодействия менеджера с клиентами автосалона Авангард. Автосалон «Авангард-Вологда» является официальным дилером марки Lifan в городе Вологда. Автосалон также предлагает автомобили марок: Lexus, Toyota, Suzuki, Mazda, Ford, Honda, Chevrolet, KIA, Chance, Skoda, УАЗ. Автоцентр «Авангард» предлагает услуги профессиональных менеджеров–консультантов, которые помогут в выборе автомобиля самой разнообразной комплектации, прошедших предпродажную подготовку. Для этого и будет создано приложение. Также определяется система правил, которым подчиняется данная предметная область:
- Автосалон имеет переменное количество должностей сотрудников на каждой из них.
- У автосалона есть автомобили в наличии, также ведется статистика по проданным автомобилям и их покупателям.
- Программа предполагает однопользовательский интерфейс, реализующий весь функционал программы.
Во главе автосалона стоит исполнительный директор, в подчинении которого находятся следующие подразделения: отдел продаж, бухгалтерия, отдел маркетинга, служба безопасности, информационный отдел, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел, отдел CRM(custom relation management). Структура отдельного автосалона представлена на рисунке: 
Рис.1 Организационная структура автосалона ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ АТОСАЛОНА Отдел продаж Цель коммерческой организации выражена через извлечение прибыли, поэтому ключевым отделом автосалона является отдел продаж. Ключевыми фигурами отдела являются менеджеры отдела продаж, на которых ложится обязанность максимизировать прибыль посредством продажи новых автомобилей. Достаточно важной фигурой отдела является ассистент, в задачи которого входит встреча клиента и ведение необходимого документооборота. Структура отдела продаж представлена на рисунке: 
Рис.2 Структура отдела продаж Функции и задачи отдела. Основная функция отдела выражена в его названии, однако, это общее понятие включает достаточно большой список бизнес-процессов:
- Встреча клиента в автосалоне.
- Помощь и консультация в выборе автомобиля.
- Заказ на заводе-производителе автомобиля необходимой комплектации.
- Отслеживания текущего положения дел по каждому автомобилю.
- Ведение необходимого документооборота.
- Оформление кредита и страхование автомобиля.
- Выдача автомобиля клиенту.
Основными документами отдела продаж являются следующие:
- Годовой план поставок автомобилей.
- Договор купли-продажи автомобиля.
- Паспорт транспортного средства.
- Акт приема-передачи.
Отдел маркетинга Принято решение организовать отдел маркетинга со следующими функциями:
- Организация разработки стратегии проведения рекламных акций в средствах массовой информации под лозунгом нашей компании.
- Участие в подготовке годового плана продаж.
- Организация выставок и мероприятий по привлечению потенциальных клиентов.
Структура отдела маркетинга представлена на рисунке: 
Рис.3 Структура отдела маркетинга Бухгалтерия Любая коммерческая организация в соответствии с действующим законодательством несет налоговые обязанности и контролирует финансовое состояние для обеспечения соответствия с таковым. Эти функции выполняет отдел бухгалтерии. Структура отдела бухгалтерии представлена на рисунке: 
Рис.4 Структура отдела бухгалтерии Функции отдела:
- Контроль и анализ финансового состояния компании.
- Учет хозяйственных средств.
- Организация своевременной уплаты налогов и сборов.
- Прием оплаты клиентом автомобиля.
- Ведение расчетных операций с компанией-импортером.
- Взаимодействие с проверяющими организациями.
ОтделCRM(Отдел особых взаимоотношений с клиентами) Автосалон «Авангард» отличается от других наличием отдела CRM (Custom Relation Management). Важность данного отдела трудно переоценить. Всё большее число автосалонов открывает у себя подобные отделы, ведь с ростом конкуренции привлечет, убедить клиента купить в автомобиль в своей автосалоне, а также добиться лояльности клиента на будущее становится всё сложнее. Исходя из этого, автосалон не просто должен помнить всех своих клиентов, но и проводить акции, доказывающие такое отношение. Стоит отметить, что данный отдел работает в тесном сотрудничестве с отделом продаж и IT. Выделяются основные функции этого отдела:
- Сопровождение единой базы данных клиентов автосалона.
- Поздравление клиента с покупкой автомобиля в виде поздравительных посылок.
- Рассылка поздравительных открыток.
- Приглашение клиентов на особые акции и презентации автосалона.
- Создание атмосферы особого отношения с клиентом
Структура отдела CRM представлена на рисунке: 
Рис. 5 Структура отдела CRM Отдел кадров Отдел кадров является неотъемлемой частью любой компании. Большинство компаний приходит к выводу, что человеческие ресурсы являются основным капиталом. Основные функции отдела:
- Обеспечение постоянства кадрового состава за счет поддержания баланса приема и увольнения сотрудников.
- Планирование карьеры сотрудников.
- Создание и планирование тарифной сетки.
- Создание планов подготовки и повышение квалификации сотрудников.
- Соблюдение норм трудового законодательства.
- Укрепление трудовой дисциплины и охрана труда.
- Обеспечение своевременной отчетности.
- Планирование и создание социальных пакетов организации.
Структура отдела представлена на рисунке: 
Рис.6 Структура отдела кадров Информационный отдел (IT-отдел) Представить работу компании без использования аппаратного и программного компьютерного обеспечения стало практически невозможно. Каждое рабочее место оснащено компьютерами, объединенными в сеть, потому необходимы компетентные люди, способные поддерживать их работоспособность. Основные функции отдела:
- Создание базы аппаратного и программного обеспечения.
- Поддержка базы в работоспособном состоянии.
- Помощь работникам компании в работе с базой обеспечения.
- Поддержка сайта компании.
- Сборка и наладка серверов и ПК сотрудников.
Структура отдела представлена на рисунке: 
Рис.7 Структура информационного отдела Административно-хозяйственный отдел (АХО) Поскольку организация стремится стать лидером на рынке, необходимо учитывать в процессе работы такие моменты, как идеальная чистота и порядок внутри автосалона. Поэтому важную роль в ней играет административно-хозяйственный отдел.
- Основные функции отдела:
- Контроль и обеспечение соблюдения санитарных норм.
- Закупка необходимого количества средств, необходимых для работы.
- Ведение отчетности.
- Взаимодействие с контролирующими организациями.
Структура отдела представлена на рисунке: 
Рис.8 Структура административно-хозяйственного отдела Служба безопасности Основные функции отдела:
- Охрана зданий, склада, технических средств автосалона.
- Обеспечение режима безопасности клиентов и сотрудников автосалона.
- Предотвращение доступа посторонних лиц к объектам и документам, связанным с понятием коммерческой тайны.
- Локализация и устранение возможных каналов утечки документов, связанных с понятием коммерческой тайны.
Структура отдела службы охраны представлена на рисунке: 
Рис.9 Структура отдела службы охраны ВЫЯВЛЕНИЕ ПРОБЛЕМ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АВТОСАЛОНА В данном разделе приведены результаты проблемного анализа предметной области. Анализ осуществлен с точки зрения сотрудников автосалона, стремящихся решить ряд проблем по средствам внедрения информационной системы. Под проблемой понимается препятствие, которое стоит на пути достижения цели, либо требует дополнительных ресурсов для ее решения. В результате проведения проблемного анализа выявлены следующие проблемы:
- Необоснованные затраты на многократный ввод информации об автомобиле и сопутствующих реквизитов (например, время, затрачиваемое кассиром на ввод номера квитанции и номера автомобиля в расчетно-кассовый аппарат)
- Затраты времени на устранения ошибок ввода характеристик автомобиля в случае неправильного ввода
- Высокая трудоемкость рутинных процессов управления
- Невозможность своевременного и точного выявления ситуаций, приводящих к материальным потерям, связанным с несвоевременным изменением информации
- Затруднения с проведением анализа различных моментов деятельности фирмы из-за нерациональности использования ресурсов и неупорядоченной информации
ВЫБОР ПРОБЛЕМ, ПОДЛЕЖАЩИХ РЕШЕНИЮ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВОЗМОЖНЫХ ПУТЕЙ РЕАЛИЗАЦИИ Основные требования к решению задачи по автоматизации, выявленные в ходе анализа деятельности организации и необходимых аспектов ее автоматизации:
- Упрощение работы менеджера автосалона с информацией
- Сокращение времени на обработку информации
- Структурированность данных для ускорения поисковых операций
- Обеспечение проверки правильности данных
- С учетом возможности роста сети должна присутствовать возможность расширения системы
- Удобный пользовательский интерфейс, обеспечивающий безопасность работы
- Использование современного аппаратного обеспечения
- Поддержка больших объемов хранимых данных по каталогу автомобилей
При составлении программы по автоматизации работы менеджера автосалона был усовершенствован процесс работы, путем формирования определенных этапов деятельности менеджера, выявление их последовательности, показаны документы, необходимые для решения различных задач, влияние заказчика на деятельность организации. Сам процесс продажи автомобиля, чем в основном занимается менеджер автосалона, состоит из следующих этапов (Приложение 1):
- Составляются требования заказчика, причем в этом процессе участвует как менеджер, так и сам заказчик, составляется список требований к процессу
- Производится поиск автомобилей в наличии на основе требований заказчика, для чего просматривается список автомобилей в наличии и выбирается подходящий вариант
- Заполняется информация об интересующем заказчика автомобиля, создается карточка автомобиля, в которую включаются: страна производитель авто, модель, номер кузова, номер двигателя, дата производства, цвет, комплектация, цена; и дополнительно создается карточка заказчика, в которую включается ФИО заказчика и его контактная информация
- Оформление заказа, проверка данных и заключение договора с заказчиком
- Производится оплата автомобиля, и совершаются условия поставки.
Также сам бизнес процесс может быть описан с помощью диаграммы IDEF0 (Приложение 2), при реализации используется такое Case-средство как BPWin. BPWin — функциональное моделирование на основе методологии IDEF0. IDEF0 — Function Modeling — методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ РАСЧЕТЫ И ВЫБОР ВАРИАНТА ИНФОРМАТИЗАЦИИ Для выявления эффективности разработки, сравним уже существующую систему автоматизации автосалона и разрабатываемую. В результате будет проведен анализ приложения, выявлены преимущества и обоснование ее эффективности. Сначала будет рассмотрена система, схожая с разрабатываемой. Сравнение будет осуществляться по списку показателей:
- Функциональная характеристика (назначение, объект применения, состав основных функциональных подсистем)
- Количество рабочих мест (малые, средние, крупные)
- Программно-техническая платформа
- СУБД
- Языки написания
- Возможность распределенной обработки информации
- Интерфейсы и драйверы взаимосвязи с внешними компонентами
- Методы информационной безопасности
- Методы адаптации (параметрически-ориентированные, модельно-ориентированные и др.).
- Качество документации
- Надежность
- Эргономичность
- Количество инсталляций
- Порядок приобретения и стоимость
- Сопровождение
Источник: studfile.net