Корпорация «Металлинвест» — одна из крупнейших металлотрейдинговых компаний в Центральном Черноземье. Имеет 12 складов в Воронеже и 3 филиала в Москве, Лисках и Старом Осколе. Доставляет товары в 17 областей России, собственный автопарк — более 50 автомобилей. Оборот бизнеса за 2021 год составил почти 3 млрд рублей.
Проблемы клиента
- Не упорядочены коммуникации между сотрудниками и заказчиками.
- Для обмена данными используются разные каналы связи и приложения.
У «МеталлИнвест» 4 направления сбыта: кровля, металл, нержавейка и полимеры. За каждый вид товара отвечает свой отдел продаж. Часто они вели одного и того же заказчика, который закупал разную продукцию компании. Поэтому подразделениям важно обмениваться информацией между собой.
Для внутреннего общения менеджеры использовали «болталку» — чат без мобильного приложения и без возможности прикрепить файлы. Для связи с клиентом — применяли другие системы, для регистрации сделок — третьи, для работы с ними — четвёртые.
Смарт-процессы Битрикс24: 7 кейсов применения нового функционала
Несмотря на разнообразие софта, документы согласовывали вручную. А чтобы обеспечить привычными рабочими инструментами, приходилось устанавливать ПО на компьютер, настраивать его и отправлять в другой город.
Корпорация «Металлинвест» обратилась к Вебфлай в 2019 году. Мы описали бизнес-процессы компании и начали автоматизацию с отдела продаж нержавеющего металла. Заказчику установили облачную версию Битрикс24 на тарифе «Профессиональный».
Запустили систему в тестовом режиме, оптимизировали, затем оцифровали работу других подразделений. Сейчас Битрикс24 пользуются более 220 сотрудников «МеталлИнвест» .
Цели «МеталлИнвест»
Наладить коммуникации внутри компании и с клиентами. В первую очередь, по направлениям, связанным с продажами.
Чем Вебфлай помогли
Перенесли в CRM клиентскую базу
В единый реестр в Битрикс24 перенесли клиентскую базу из разных источников: таблиц Excel и облачных сервисов. Информация хранилась у каждого менеджера отдельно и общей базы не было. Сейчас в реестре «МеталлИнвест» более 13 тысяч контактов и почти 6 тысяч компаний. Доступ к этим данным имеют все сотрудники отделов продаж.
Настроили поля в карточке сделки
В карточке сделки есть поле «Направление продажи»: кровля, металл, нержавейка и полимер. В зависимости от вида продукции, сделка уходит в ответственный за неё отдел продаж. Фильтр позволяет видеть общее число сделок или выводить информацию по каждой группе товаров отдельно.
Фильтр в карточке сделки
Настроили воронки и туннели продаж
У «МеталлИнвест» несколько воронок: продажи, логистика, заявка в отдел снабжения, перемещение и другие. Когда работа на одном этапе завершается, сделка автоматически переходит на следующий по «туннелю». Например, с воронки «Продажи» в «Логистику». Система меняет исполнителя в задаче и уведомляет его о новом поручении.
Каждая стадия внутри воронки соответствует действиям, которые выполняют специалисты. На примере воронки «Логистика» — это сделка, корректировка, заявка в отдел снабжения, перемещение продукции между складами (если требуется), просчёт маршрута, подготовка документов и доставка товара заказчику.
Кейс дня «Бизнес-процесс — Обработка рекламаций с помощью Битрикс24»
Воронка продаж «Логистика»
Настроили роботов и бизнес-процессы
Робот запускается, когда сделка переходит на соответствующую стадию. На примере ниже робот автоматически поставит исполнителю задачу проконтролировать заявку, в зависимости от того, какое направление продажи указано в карточке. У каждого вида продукции — будет свой ответственный менеджер, которого назначит система.
Бизнес-процесс в Битрикс24
Роботы настраиваются на один тип действий: смену ответственного, создание документа и другие. На одну стадию можно добавить несколько роботов.
Для «МеталлИнвест» создали бизнес-процессы по согласованию договоров и счетов, перемещению товаров между складами, составлению листа доставки заказов и приоритетности погрузки товара в машину. И настроили передачу данных в другие отделы, которые тоже отвечают за сделку.
Автоматизировали работу других отделов
В Битрикс24 настроили стадии сделок в отделе продаж чёрного металла, отделе логистики, который отвечает за отгрузку и доставку товара, и в операционном зале, который выписывает документы экспедиторам.
Воронка «Продажи»
У каждого подразделения своя воронка продаж и стадии сделок.
Воронка «Логистика»
Создали реестр заказов для отдела логистики
В реестре отображается приоритет заявки, список адресов выгрузки и маршрут следования. Перечень нужен и для того, чтобы определить в каком порядке загружать товар в машину. Раньше отдел логистики заполнял эти данные в разных таблицах Excel, а потом выгружал в один документ.
Инструмент позволяет получать аналитику по маршрутам, автомобилям, работе конкретных водителей, и выводить другую статистику.
Реестр заказов для отдела логистики
Выполнили интеграцию Битрикс24 и 1С
Сделки выгружаются из 1С в Битрикс24 в пару секунд. Всё, что создаётся в 1С доступно в системе: контрагенты, заказы, счета и номенклатура.
Интегрировали телефонию «Asterisk»
Система автоматически записывает и хранит разговоры. В Битрикс24 доступна подробная статистика входящих/исходящих звонков, удобно отслеживать их динамику и нагрузку на менеджеров. Отчеты формируются в пару кликов и легко выгружаются в Еxcel.
В системе можно прослушать беседу менеджера и клиента, провести «работу над ошибками», или уточнить данные, которые заказчик озвучил в разговоре.
Детализация звонков
Интегрировали сайт с Битрикс24
Настроили передачу заявок с сайта в CRM и подключили форму обратной связи: заявку на обратный звонок, онлайн-чат с менеджером, возможность написать в ВК или WhatsApp. Когда клиент заполняет поля и начинает общение с сотрудником, то в Битрикс24 автоматически создаётся лид по этому контакту.
Подключили корпоративную почту, e-mail-рассылки
Из заявок, поступивших на почту, в Битрикс24 автоматически создаются лиды. Потом специалист конвертирует их в качественные или некачественные, и открывает сделку.
Когда кнопка «в CRM» рядом с письмом — голубого цвета, то значит сделка по этой заявке уже есть и она откроется в системе, если на неё кликнуть. Если кнопка «в CRM» — серого цвета, то нажав её, менеджер создаст в системе новую сделку. В карточку перенесутся все данные из письма: ФИО, e-mail, суть заявки.
«МеталлИнвест» также использует корпоративную почту для e-mail-рассылок по базе клиентов. Заказчикам отправляют информацию об акциях на тот товар, которые они покупали ранее, сообщают о новых поставках и делают персонализированные рассылки к праздникам. Сейчас вносят в систему дни рождения клиентов, чтобы с помощью генератора продаж отправлять поздравления.
В системе видна статистика по рассылке: сколько писем ушло, сколько было прочтений, переходов на сайт и так далее.
Настроили корпоративный портал
Это внутренняя соцсеть компании. Сотрудники используют портал для общения, публикации важных сообщений, опросов, новостей о жизни «МеталлИнвест» и работе отделов.
Корпоративный портал легко адаптировать под фирменный стиль заказчика, создать в нём базу знаний для адаптации новых сотрудников, использовать инструменты автоматизации найма и другие возможности.
Сопровождали и поддерживали
Наши специалисты корректируют бизнес-процессы, отвечают на вопросы сотрудников, рассказывают об обновлениях системы и об их пользе для компании.
Будущие интеграции
«МеталлИнвест» — одни из образцовых клиентов, которые мыслят стратегически и развивают Битрикс24, чтобы упростить себе работу.
- В этом году мы подключим к системе несколько аккаунтов на «Авито», чтобы в Битрикс24 автоматически собирать заказы с сервиса объявлений.
- Для экспедиторов настроим автоматическую загрузку данных о местоположении, маршруте, дистанции, расходе топлива.
- Подключим статистику очереди со склада. Это позволит анализировать, как быстро сотрудники оформляют заказ и отгружают товар клиентам.
Результаты «МеталлИнвест»
- Объединили все коммуникации в одном окне: почта, мессенджеры, чат Битрикс24, группы, задачи, документы, мобильное приложение. Для работы в системе достаточно подключиться через браузер.
- Сократили сроки согласования документов.
- Оцифровали ведение сделок: сделка уходит в нужный отдел в зависимости от вида товара и двигается по воронке продаж. В CRM видно статус заявки, её стоимость, спецификацию, крайние сроки и комментарии по заказу.
- Автоматизировали бизнес-процессы в каждом отделе.
- Снизили нагрузку на IT-департамент. Специалистам не нужно поддерживать большое количество софта и устанавливать на компьютеры сотрудников отдельные программы.
- Улучшили контроль: в Битрикс24 есть несколько видов отчётов и аналитики: статистика звонков, данные по логистике, информация по сделкам, загрузке менеджеров, водителей и так далее.
- Увеличили вовлечённость сотрудников с помощью корпоративного портала. Они активно пользуются живой лентой, общаются, публикуют новости, опросы, фото с мероприятий.
Стоимость работ
Основные этапы интеграции выполнили за 2-3 месяца. Настройка Битрикс24 под бизнес-процессы «МеталлИнвест» — 92 тысячи рублей.Сопровождение и доработки — 35 тысяч рублей.Лицензия «Битрикс24» тариф «Профессиональный» — 281 тысяча рублей за 3 года.
«В Битрикс24 очень сильные механизмы для внутренних коммуникаций. И обмен данными и автоматизация – это всё огромные плюсы. Мы настроили некоторые рабочие процессы и уже не представляем, как бы обходились без них. Сейчас активно начинаем использовать CRM, но пока объективную оценку дать сложно. На данном этапе могу сказать, что есть запись переговоров, история взаимодействия с клиентом и другие инструменты.
А ребята из Вебфлай — молодцы! Всегда реагируют оперативно, никогда не отказывают, отвечают и помогают по любому вопросу, даже если это очень глупые вопросы. Самое важное – оперативность!».
Елена Крицина, руководитель отдела розничных продаж ООО «Корпорация МеталлИнвест
На сайте Вебфлай есть ещё кейсы по разным сферам бизнеса. В них мы указываем стоимость работ и описываем этапы внедрения. Заходите почитать!
Источник: vc.ru
56 бизнес-процессов на «Битрикс24» — кейс digital-интегратора DD Planet
Проект выполнен для крупной строительной компании с распределенной командой и офисами более чем в десяти городах.
Специалисты DD Planet разработали и реализовали принятые в компании бизнес-процессы с помощью готового функционала «Битрикс24», а также написали собственные решения с нуля, чтобы учесть все потребности клиента.
Цели по проекту
- Создать единую систему управления бизнес-процессами;
- Повысить эффективность работы компании за счет автоматизации.
Задачи
- Реализовать структурно-описанные заказчиком бизнес-процессы в рамках «Битрикс24».
- Провести интеграцию с внутренней системой клиента Active Directory.
- Настроить автоматические периодические задачи по подготовке отчетов.
- Обучить руководителей отделов работе с бизнес-процессами.
Сложности на старте
Изначально клиент работал в Jira — системе управления задачами, а не процессами. Сотрудникам было сложно перейти в «Битрикс24», который устроен по непривычной для них «алгоритмической» логике: задачи автоматически создаются внутри процессов, переходят между людьми, сохраняется заданная последовательность действий. Поэтому наша работа включала серьезную информационную составляющую: объяснить выгоду и мотивировать работать в новой системе.
Использовалась еще одна внутрикорпоративная платформа — 1С:ERP. Системы по отдельности закрывали основные потребности компании, но не было единого окна, возможности правильно настраивать рабочие процессы и отслеживать полную информацию о них: на каком сотруднике или стадии «завис» бизнес-процесс, почему не удается завершить в срок и т. д.
Технологии
Использовали функционал «Дизайнер бизнес-процессов» в «Битрикс24» — конструктор, который позволяет создавать бизнес-процессы в виде схемы.
Возможностей коробочной версии «Битрикса» было недостаточно, и мы провели ряд доработок: написали программный компонент на базе API «Битрикс24» и сделали дополнительную PHP-activity.
Что было сделано
1. Систематизация бизнес-процессов и согласование порядка работ
Аналитик со стороны клиента подготовил схемы бизнес-процессов, действующих в компании. Мы систематизировали их и суммарно получили 54 процесса для автоматизации, разбили все на недельные спринты — в каждом от 2 до 5 процессов.
По готовности каждого блока договорились проводить видеодемонстрацию для руководителей отделов, чтобы получать обратную связь и фиксировать изменения. Как только клиент принимал первую группу бизнес-процессов, мы переносили ее на бой и открывали возможность с ними работать.
2. Интеграции
Кейс: Внедрение Битрикс24 на крупном промышленном предприятии
