Бизнес-архив – совокупность отобранной организованной информации. Отображающей хозяйственные функции государства и человека.
1 управление (информация об основателях предприятия, ответственных за принятие правовых и коммерческих решений)
2 политика компании (сведения об официальной политике фирмы, об этапах ее изменений, о внутренних административных изменений управления)
3 Организация основных отраслей производства областей деятельности предприятия (само производство)
4 финансы (сведения о капитале, акционерах, финансах, инвестировании)
5 значимые события (юбилеи, выставки, кризисные ситуации)
6 внешняя, внутренняя, текущая сферы институализации фирмы (создание конвейера)
7 продажа (ценовая политика, коммерческая деятельность организации)
8 кооперация фирмы (контракты, лицензии, патенты, договоры)
9 выпуск продукции (вспомогательное, основное производство, оборудование)
11 периодическая печатная продукция (статьи о фирме, акциях, монографические исследования)
Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова М.М.
12 комиссии и комитеты (материалы о структуре, задачи, обязанности комиссии)
13 помещения и здания
14 разное (о смене названия, учредителей, фотографии)
Система хранения и отбора источников может быть централизованной и децентрализованной.
При децентрализованной системе хранятся: архив бухгалтерии (балансы, счета, отчеты)4 архив кадровой службы; архив научно-производственного подразделения; архив патентной службы; архив общего отдела (распоряжения, приказы, внутренняя переписка; архив маркетинговых исследований; архив менеджмента и информационного обеспечения.
При централизованной системе – материалы научно-практического и исторического значения.
Правовые аспекты создания бизнес-архива. Основные законодательные акты, регулирующие деятельность архива коммерческого предприятия.
Методические аспекты создания бизнес-архива. Создание основных нормативных документов определяющих деятельность архива.
Примерное положение об архиве:
1 обеспечить сохранность и режим хранения документов
2 комплектовать архив документацией
3 создавать НСА и учетный аппарат к документам архива
4 создавать условия, обеспечивающие оперативное использование документов архива
Положение об архиве должно состоять из:
1 Общие положения: четко зафиксировать правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ведущего архив
Критическая масса дел -5 тыс.документов
2 Состав документов – что нужно хранить в архиве
Архив предприятия должен отвечать только за ту документацию, которая там хранится
Во 2 разделе — временное хранение- сколько, на каких условиях передается временная документация. В архив должны поступать документы по личному составу уволенных работников.
3 Задачи и функции архива
Работник архива несет ответственность только за переданные документы согласно процедуре передачи:
031 Еще раз про важность регламентов и бизнес процессов
-доступ в архивохранилище (руководители службы ДОУ, главбух, начальник режима безопасности, руководитель кадровой службы)
-несанкционированное вскрытие архива (пожар, наводнение) – комиссия
-уровни доступа различных категорий сотрудников в архиве
После издания положения должны быть изданы должностные инструкции. Разработать паспорт архива
Учетные документы: описи, номенклатура дел, карточка регистрации, информационный образ по тексту отдельного документа.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Бизнес-архив. Необходимый винтик в вашей работе
Вы только начинаете свой бизнес или давно и стабильно работаете. У вас маленькая компания с пятью сотрудниками или огромная, с филиалами по всему миру. Все это несущественно. В любом случае вы сталкиваетесь с такой проблемой, как необходимость систематизации и хранения документов. Выход есть.
И этот выход называется «бизнес-архив».
Бизнес-архив совмещает в себе несколько функций.
Самой поверхностной и явной для всех является элементарное упрощение работы с большим количеством бумаг. Систематизированные, каталогизированные и сформированные по определенным признакам в дела документы — при необходимости — намного легче найти. Но на этом полезные функции его не заканчиваются, а даже, наоборот, только начинаются.
Сроки хранения
Различные документы имеют различный срок хранения. При этом храниться они должны в соответствии с определенными законодательными нормами. Бизнес-архив является как раз той самой системой хранения документации, которая отвечает требованиям закона. Но и это еще не все.
Бизнес-архив нужный и полезный инструмент
В работе любой организации бизнес-архив является нужным и очень полезным инструментом. Помимо экономии времени и сил сотрудников, он обладает рядом свойств. Бизнес-архив помогает осуществлять контроль над деятельностью компании, например, над экономической и маркетинговой политикой, в течение определенного количества времени.
Бумажные и электронные архивы
В настоящее время бизнес-архив может существовать как в привычном бумажном варианте, так и в электронном. Последний, хоть и не имеет пока еще широкого распространения, но заметно выигрывает по многим показателям у «бумажного» вида.
Его преимущества заключаются в следующем:
Какой вид архива выбрать – решать, конечно же, вам. Главное, помните, что бизнес-архив будет прекрасным помощником в ваших делах.
Ведение архива предприятия сторонней организацией
Часто задаваемые вопросы
Как определить объем документов, подлежащих обработке, и стоимость услуг?
Даете ли Вы гарантию на оказанные услуги?
Да, мы даем гарантию 1 год
Как осуществляется оплата?
До начала оказание услуг, вы вносите аванс, окончательная оплата происходит по факту. В особых случаях, возможна оплата по факту работ без внесения авансового платежа.
Источник: archiv-s.ru
Бизнес-архивы
Создание собственного бизнес-архива в организации или на предприятии является одной из приоритетных задач для компаний малого, среднего и крупного бизнеса. Грамотно организованный бизнес-архив — это отличный инструмент для управления бизнесом. Бизнес-архив способен существенно оптимизировать работу Вашей компании, с его помощью экономическая прибыль может возрасти в разы.
Использование бизнес-архива
Современные бизнес-архивы могут быть использованы в маркетинговой деятельности компании, в работе клиентских отделов. Кроме того, такие архивы — кладезь инновационных решений, они полны идеями, которые могут быть вновь обнаружены, пересмотрены, дополнены и использованы в современных экономических реалиях. Бизнес-архивы содержат все данные о технологических и организационных изменениях, о периодах экономического роста и спада, о политике компании, проводимой в разные годы. Вся многолетняя история компании, хранящаяся в этих архивах, должна быть досконально изучена руководителями и сотрудниками с целью повышения экономической прибыли.
Открытые бизнес-архивы
Открытые бизнес-архивы способствуют популяризации компании, повышают её узнаваемость. История успеха каждой компании уникальна, подлинная информация о достижении этого успеха содержится именно в архивах компании, она может быть использована для улучшения репутации фирмы. Задокументированная корпоративная история — существенное конкурентное преимущество Вашей организации.
Преимущества бизнес-архива
- Бизнес-архив содержит подлинную информацию о коммерческой деятельности Вашей фирмы. Соответственно, такой архив может служить отличным доказательством законности деятельности Вашей организации при разнообразных проверках и в ходе возможных судебных разбирательств.
- Бизнес-архив — это мощный юридический инструмент, способный отстоять репутацию компании, защитить её от неблагочестивых действий со стороны конкурентов и посягательств коррумпированных чиновников.
Независимо от направления деятельности Вашей компании, от величины вашего бизнеса, опыт и знания, накопленные в бизнес-архивах, бесценны. Бизнес-архив — залог экономического процветания каждой компании.
Источник: a-centr.ru