Наличие хорошо организованных деловых документов имеет решающее значение для благополучия организации. Независимо от вашей роли в компании, вы, вероятно, столкнетесь с различными деловыми документами, и знакомство с их характеристиками может повысить вашу профессиональную эффективность. Знание наиболее распространенных деловых документов может быть ценным навыком, и вы можете получить его с помощью исследований. В этой статье мы обсудим, что такое деловые документы, и перечислим некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов.
Что такое деловые документы?
Деловые документы представляют собой файлы различных типов, в которых записываются различные сведения о внутренних и внешних сделках организации. Обычно они необходимы руководству компании, поскольку предоставляют информацию, необходимую для ее надлежащего ведения, а также сведения о различных транзакциях с другими сторонами. В зависимости от формата деловые документы могут иметь физическую или цифровую форму.
Документы для ИП: обязательные документы для ведения бизнеса ИП (договор, акт выполненных работ).
21 тип деловых документов
Вот некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов:
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
1. Контракты
Компании часто соглашаются сотрудничать с другими сторонами по таким причинам, как продажи, покупки, лицензирование или любое другое соглашение. Точные детали этого сотрудничества фиксируются в контрактах, которые подписываются обеими сторонами и обязывают всех участников выполнять свои согласованные обязательства. Контракты являются юридически обязывающими и имеют юридическую силу.
2. Документация устава
Документация устава компании представляет собой набор внутренних правил и положений, установленных ее руководством с целью информирования всех сотрудников о согласованных стандартах и методах. Обычно в нем описывается управленческая структура компании, возможные проблемы управления и индивидуальная роль каждого сотрудника в благополучии организации. Они не всегда требуются по закону, но обычно полезны для любого типа организации.
3. Соглашение о неразглашении
Эти соглашения подписываются между организацией и различными другими сторонами, такими как сотрудники, деловые партнеры, подрядчики и фрилансеры. Их цель состоит в том, чтобы защитить важную информацию компании, такую как сведения о различных проектах, списках клиентов, финансовых отчетах или будущих стратегиях, путем получения согласия других сторон не раскрывать их. Они могут иметь решающее значение для благополучия организации, поскольку могут сохранить ее конкурентные преимущества.
4. Трудовой договор
Этот документ подписывается каждый раз, когда компания нанимает нового сотрудника. Он охватывает как обязанности и роль сотрудника в компании, так и обязательства компании по отношению к сотруднику. Они необходимы для поддержания хороших отношений между организациями и их сотрудниками и могут использоваться обеими сторонами в суде в качестве доказательства того, что другая сторона не выполнила свои обязательства.
Михаил Мишустин выступил на заседании Совета глав правительств СНГ в узком составе
5. Бизнес-план
Бизнес-план часто является первым документом, созданным владельцем бизнеса. Это план, в котором описывается, чего компания стремится достичь, каковы сроки достижения ее целей и как их достичь. Создание эффективного бизнес-плана обычно требует тщательного изучения конкурентов, целевой аудитории и рынка в целом.
6. Финансовые документы
Управление бюджетом часто является важной частью обеспечения долгосрочного успеха организации. Финансовые записи, такие как балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, банковские выписки, квитанции и отчеты о заработной плате, помогают руководству организации отслеживать все доходы и расходы, обеспечивая финансовое здоровье компании. Они также используются для создания годовых финансовых отчетов для анализа финансовых показателей организации за этот год.
7. Транзакционные документы
Подобно финансовым документам, транзакционные документы помогают руководству организации поддерживать разумный бюджет. К ним относятся все документы, выданные в результате сделки, такие как счета-фактуры, квитанции и платежные поручения. Отслеживание их помогает компании всегда знать, какие средства приходят и уходят.
8. Соответствие и нормативные документы
В зависимости от отрасли, в которой работает компания, может потребоваться доказательство того, что ее деятельность осуществляется в рамках определенных нормативных ограничений и стандартов. Комплаенс и нормативные документы служат доказательством того, что компания находится в рамках всех нормативных границ. Большинство этих документов касаются обращения с работниками, соблюдения налогового законодательства и проведения операций в соответствии с отраслевыми и экологическими стандартами.
9. Деловые отчеты
Бизнес-отчеты — это документы, которые помогают руководству организации получить представление о различных внутренних аспектах. В них излагаются различные элементы, касающиеся компании, ее операций, сотрудников, подрядчиков и другой соответствующей информации, помогающей руководству принимать обоснованные решения. Они также могут показать деловую ситуацию организации потенциальным инвесторам.
10. Протоколы деловых встреч
Ведение протоколов самых важных собраний компании может помочь всем участникам проанализировать, что обсуждалось, и обоснованность принятых решений. Это может прояснить любые неуверенности и разногласия, показывая точно то, что было сказано, в недвусмысленных терминах. Эффективный протокол собрания часто включает максимально возможный объем информации, в том числе список всех присутствующих на собрании и их голосование по различным решениям.
11. Договор подряда
Всякий раз, когда организация нанимает подрядчика, обе стороны должны четко изложить детали сотрудничества. Некоторая информация, которую чаще всего включают в такое соглашение, касается того, кому принадлежит выполненная работа, каков крайний срок и сумма, причитающаяся подрядчику. Он также может содержать сведения о стандартах качества.
12. Страхование бизнеса
Страхование бизнеса — это способ для компаний защитить себя от различных рисков. Некоторыми из наиболее распространенных бизнес-рисков являются крупные потери бизнеса, стихийные бедствия, катастрофы, несчастные случаи и кражи. Документ о страховании бизнеса — это файл, в котором организация хранит различные страховые полисы, покрывающие различные риски.
13. Партнерское соглашение
Партнерские соглашения — это контракты, подписанные между двумя или более лицами, которые решили начать совместный бизнес. В нем четко указаны обязанности каждой стороны и доля прибыли и убытков. Его роль заключается в том, чтобы облегчать отношения между партнерами и выступать в качестве обязательного документа в случае разногласий.
14. Политика компании
В политическом документе компании излагаются все ее политики в отношении различных вопросов, таких как здоровье и безопасность, поведение ее сотрудников, заработная плата для каждой должности, правила поведения, дисциплинарные меры и любые другие правила или нормы, установленные внутри организации. Его основная роль заключается в том, чтобы действовать как точка отсчета, когда сотрудникам требуется руководство о том, как справляться с определенными ситуациями. Он также может выступать в качестве быстрого способа разрешения различных внутренних споров.
15. Товарный знак
Товарный знак — это документ, защищающий интеллектуальную собственность организации, в частности различные элементы, отличающие ее от других компаний. Он может относиться к любому элементу, связанному с брендом, компанией, продуктом или услугой, например к символам, фразам и логотипам. Товарный знак, зарегистрированный в соответствующих органах, влечет за собой юридическую ответственность любого, кто копирует любой элемент под соответствующим товарным знаком.
16. Франчайзинговый договор
Некоторые компании предпочитают передавать свой бренд и деловую практику другим сторонам в форме франшиз. Договор франчайзинга — это договор, который подписывается франчайзером и лицом, желающим открыть франшизу, и определяет условия, на которых последний может открыть свой бизнес. Документ обычно содержит подробную информацию о том, как франчайзер будет помогать франчайзи с технической и операционной поддержкой, а также о том, как франчайзи будет компенсировать франчайзеру и срок действия соглашения.
17. Опционное соглашение для сотрудников
Планы опционов на акции для сотрудников — это акции, которые организация предлагает своим сотрудникам по сниженным ценам. Причина обычно заключается в мотивации сотрудников, поскольку успех компании обычно пропорционален цене ее акций. В документе четко указывается количество размещенных акций, их начальная цена и другие существенные детали соглашения.
18. Решения Совета
Решения, которые совет директоров компании принимает на своих собраниях, записываются в виде резолюций совета. Они могут относиться ко многим аспектам компании, таким как то, как она распределяет свои ресурсы, возможное расширение, добавление нового члена правления и другие важные решения для организации. Большинство решений правления требуют единогласного решения членов правления.
19. Условия использования онлайн
Хотя это и не всегда требуется по закону, веб-сайт организации должен иметь свои собственные условия использования. Это помогает компании избежать ответственности в случае, если какой-либо контент на веб-сайте или его гиперссылки неверны. Он также регулирует, что посетители могут публиковать на вашем веб-сайте, когда это применимо.
20. Деловая презентация
Деловая презентация — это презентация, которую обычно создают новые компании, в которой излагаются основные характеристики, качества и стремления организации. Его цель – представить различным заинтересованным сторонам, таким как клиенты, потенциальные инвесторы и акционеры. Одними из наиболее часто встречающихся элементов презентации являются сведения о сотрудниках, конкурентных преимуществах, проблемах, решениях, товарах, услугах, прогнозах рынка и необходимых инвестициях.
21. Бизнес-лицензия
В зависимости от сферы деятельности или географического положения компании для ее работы может потребоваться одно или несколько разрешений, выдаваемых государственными органами. В каждом штате обычно есть свои условия лицензирования, при этом расположение штаб-квартиры компании обычно определяет, какая местная лицензия требуется. Бизнес-лицензии являются важными документами для организации, поскольку без них было бы незаконно работать.
Источник: buom.ru
В 2023 году ФНС разработает четыре электронных документа для бизнеса
Федеральная налоговая служба утвердила план разработки и ввода в действие четырех электронных документов: акта приема-передачи запасов (основных средств), накладной по учету движения запасов, акта рекламации (претензии), спецификации. Документы будут созданы в 2023 году.
«Их использование позволит бизнесу автоматизировать внутренние процессы работы с документами, а также ускорит взаимодействие с контрагентами. В перспективе доработка информационных систем сэкономит компаниям и предпринимателям деньги, учитывая возрастающие затраты на бумажные документы», — рассказали в ФНС.
Новые электронные документы разрешат использовать при проведении контрольных мероприятий: например, их можно будет передавать в налоговую. Налоговая служба отмечает, что организации, которые нуждаются и в других электронных документах, могут разработать их по установленным правилам и передать на рассмотрение комиссии по форматам электронных документов.
- Право.ru
Источник: pravo.ru
Бухгалтерская документация
C момента основания предприятия и до его ликвидации на нем ведут бухгалтерский учет. Все события, происходящие в ходе хозяйственной деятельности компании, фиксируются в ее бухгалтерской документации. Ее своевременное и правильное оформление позволяет контролировать движение материальных ценностей предприятия, его расчетно-платежную дисциплину, работу ответственных лиц. Эти документы имеют юридическую силу и могут использоваться в качестве доказательств при судебном урегулировании споров. Вот почему так важно знать о видах бухгалтерских документов, уметь правильно оформлять их и пользоваться современными инструментами автоматизации финансового документооборота.
Классификация бухгалтерской документации
Существует великое множество бизнес-процессов, и именно этим объясняется многообразие бухгалтерских документов. Все их виды можно разделить на группы по нескольким критериям.
По этому критерию выделяют первичные и сводные документы.
С помощью первичной бухгалтерской документации фиксируют различные хозяйственные факты, имевшие место в деятельности компании. Правило таково: каждый факт требует оформления отдельного первичного документа — приходного ордера, акта о списании, товарной накладной или другого.
В сводных документах консолидируют информацию, которая содержится в нескольких первичных. Речь идет о кассовых и авансовых отчетах, учетных регистрах, бухгалтерской отчетности, некоторых других документах.
Назначение
По этому критерию выделяют такие бухгалтерские документы, как:
- распорядительные. В них фиксируют требования на выполнение тех или иных хозяйственных операций, выдвигаемые руководящими сотрудниками. В эту категорию входят договоры, приказы о приеме на работу и увольнении, путевые листы, доверенности на получение товаров, другие документы;
Место оформления
По этому критерию выделяют такие документы, как:
- внешние. Поступают в компанию из сторонних источников. Примеры — счета-фактуры поставщиков, приемо-сдаточные акты, товарные накладные, платежные требования, иные документы;
Степень охвата хозяйственных операций
По этому критерию выделяют такие документы, как:
- разовые. В каждом из них фиксируется лишь одна операция (как вариант — несколько однородных операций). Примеры таких документов — акт приема-передачи материальных ценностей, кассовый ордер, товарная накладная;
Форма
- типовые документы. Они оформляются на предприятиях, работающих в разных отраслях промышленности;
Способ оформления
По этому критерию выделяют документы, оформляемые:
- вручную. Их составляют на чистых листах бумаги или специальных бланках утвержденной формы. С повсеместным распространением компьютеров и оргтехники этот способ оформления бухгалтерской документации постепенно уходит в прошлое;
Подлинность
По этому критерию все документы, используемые в бухгалтерском учете, делят на:
- подлинники. Так называют оригиналы документов, оформленные с соблюдением действующих правил и подписанные собственноручными или электронными подписями ответственных лиц;
Правила ведения бухгалтерской документации
В каждом бухгалтерском документе содержится определенный набор реквизитов, в числе которых есть обязательные:
Недостаточно лишь включить в документ обязательные реквизиты — необходимо соблюсти ряд дополнительных требований к их оформлению. Бухгалтерскую документацию следует составлять:
Особые требования действуют в отношении документации, оформляемой на бланках строгой отчетности. Последние учитываются в приходно-расходной книге, листы которой нумеруются, а сама книга подписывается директором и главным бухгалтером фирмы и заверяется печатью.
Установлен порядок обработки бухгалтерской документации. В первую очередь документы, которые поступили в бухгалтерию, проверяют на предмет полноты и правильности оформления реквизитов. На следующем этапе документацию проверяют по существу — контролируют соответствие отраженных в ней операций действующему законодательству, оценивают их целесообразность, проводят арифметическую проверку. При выявлении тех или иных ошибок документы возвращают для переоформления. Если был обнаружен злой умысел (факты подделки или иные злоупотребления), документы не возвращают — их задерживают в бухгалтерии для последующего привлечения виновных лиц к ответственности.
Документы, успешно прошедшие проверку, подвергаются обработке, включающей в себя три этапа:
Автоматизации бухгалтерской документации
Необходимость соблюдать многочисленные правила ведения бухгалтерской документации усложняет и замедляет документооборот, повышает вероятность ошибок и негативных последствий для компании. Проблему усугубляет высокий риск повреждения и утраты документов в традиционной бумажной форме. Решением вопроса способна стать автоматизация ведения и хранения бухгалтерской документации — продукт современных ИТ-технологий.
На первый взгляд может показаться, что правила оформления документов, необходимых для ведения бухучета, сложны и запутанны. При более внимательном изучении вопроса становится ясно, что документацию составляют по определенным шаблонам, а процессы ее обработки стандартизированы. Это позволяет, во-первых, легко перевести бумажные документы в цифровую форму, во-вторых, автоматизировать их обработку и значительно повысить производительность труда сотрудников бухгалтерии. Компания «Логика Бизнеса» воспользовалась этой возможностью и разработала программный комплекс, позволяющий автоматизировать финансовый документооборот с помощью продукта «Логика: ФИНДОК».
«Логика: ФИНДОК» предназначен для управления жизненным циклом всех видов бухгалтерской документации, описанных выше. Это кроссплатформенный программный продукт, допускающий развертывание на множестве популярных ECM-платформ. При необходимости комплекс можно легко масштабировать — в частности, подключая новые серверные мощности.
Универсальность в интегрировании и возможность масштабирования — преимущества для системного администратора, но что «Логика: ФИНДОК» дает бухгалтеру, работающему с документацией? У системы есть немало плюсов и в этом разрезе:
Свяжитесь удобным вам способом со специалистами компании «Логика Бизнеса». Они ответят на вопросы, касающиеся автоматизации бухгалтерской документации, расскажут о том, чем система «Логика: ФИНДОК» будет полезной в вашем случае, и помогут заказать программный продукт.
Источник: blogic.ru