В этом материале хочу рассказать про гибкое управление бизнес-процессами и роль информационных информационных в этом деле. Надеюсь, материал будет познавательным и интересным. Рад буду услышать ваше мнение насчет тех мыслей, которые я озвучил.
Проблемы традиционного взгляда на бизнес-процессы
Когда говорят про управление бизнес-процессами, то представляют консультантов, которые анализирует данные, оптимизируют организационную структуру компании и порядок тех или иных действий. Ещё на ум приходят инженеры, которые разрабатывают и внедряют различные системы контроля, анализа, оцифровки и автоматизации процессов. Ну и, конечно же, мы представляем операционных директоров, которые занимаются отладкой и управлением бизнес-процессов на местах.
Цели управления бизнес-процессами – снизить операционные издержки, повысить эффективность предприятий, ускорить темпы производства и развития, внедрить единые стандарты для снижения управленческих рисков и возможности масштабировать бизнес. Всё это очень здорово, но есть, на мой взгляд, проблема, которую редко кто берёт в расчёт.
Многие специалисты, занимающиеся бизнес-процессами, представляют их статичными. Данный взгляд отлично подходит для проектирования и анализа замкнутых систем, но компании – это открытые социально-техническая системы, состоящие из взаимодействующих друг с другом живых людей.
Теоретически мы можем подчинить сотрудников регулярно следовать регламентам, процедурам и правилам внутри компании. На предприятиях с большим потоком рутинно-производственных операций это может работать. Но люди – не роботы и имеют значительно бо́льшую степень свободы поведения чем машины. Кроме того, мы не можем подчинить клиентов, поставщиков, партнёров, отраслевые, научные и социальные институты, государства – все они тесно связаны друг с другом, не предсказуемы и вносят коррективы в деятельность любой компании. Окружающие процессы часто более властны над, пусть даже очень классно регламентированными, процессами внутри компаний.
И здесь встаёт вопрос: если среда неумолимо меняется и воздействует на нас, зачем выстраивать жесткую систему менеджмента и отливать в монолите бизнес-процессы? С точки зрения контроля над компанией и минимизации операционных рисков – всё понятно. Но, на мой взгляд, избыточно структурированные системы имеют риск разрушения, как только столкнутся с непредсказуемостью.
Гибкое управление бизнес-процессами
В первом посте я рассказывал о карте дизайна организационных систем и бизнес-процессов, которая представляет визуальный фреймворк с описанием стратегических уровней организаций и связанных с ними процессов.
Я представляю процессы НЕ как что-то искусственное, в стиле: «вот мы описали процессы и они начали существовать», а как органическое следствие роста организации, где с каждым шагом по рынку появляются всё новые проблемы и задачи, направленные на их решение. А на основе опыта решения проблем в компаниях появляются «Тропинки действий», которые мы и называем бизнес-процессами.
В этой парадигме управлять бизнес-процессами – значит, ставить правильные задачи. Улучшать бизнес-процессы – значит, анализировать результаты прошлых действий и корректировать условия, связанные с постановкой и выполнением задач.
Есть такой термин как Adaptive Case Management. Его еще называют Agile BPM. Суть метода как раз описывает внедрение изменений в задачи на основе полученного опыта, где кейсы – это ситуации, с которыми компания сталкивались в прошлом. Если проблема была решена успешно, то оставляем последовательность задач как было. Если проблема была решена плохо, то вносим коррективы и в следующий раз используем другой алгоритм.
Информационные системы и гибкое управление процессами
Когда нарастание сложности компании превращается в корпоративный хаос, менеджеры задумываются о внедрении инструментов, чтобы удержать контроль над системой. И здесь на помощь руководителям призваны различные информационные системы.
Причём не важно, идет ли речь об ERP, BI, BPM, CRM, обычные таблицы – любой класс этих продуктов для большинства менеджеров – разновидность учёта и контроля качества бизнес-процессов. Где-то менеджеры контролируют движение денежных потоков. Где-то контролируют входящий клиентский поток. Где-то контролируют работ, которые выполняют сотрудники.
В гибком управлении процессами информационная система – в большей степени не инструмент учёта управленца, а прежде всего инструмент для удобного взаимодействия сотрудников, где они могут сами организовать планирование и учёт в том виде, в котором это удобно для выполнения работы. Это когда-то давно поняли японцы, создавшие для координации и управления целыми заводами простые канбан доски. Сегодня это понимают разработчики таких инструментов как Trello, Airtable, Miro, Notion, Slack, Unicore и других сервисов. на первый взгляд, между этими системами мало чего общего. Но, по-моему, все они решают одну большую проблему предприятий – отсутствие общего, удобного и адаптируемого информационного пространства для совместного решения задач бизнеса.
В случае с Трелло речь идёт об удобно настраиваемых горизонтальных списков задач. В случае с Эиртэйбл речь идёт о настраиваемых таблицах с дачами. Юникор про классические, гибко настраиваемые вертикальные списки задач. Миро позволяет планировать работу с помощью настраиваемого канваса, на котором могут отображаться задачи в виде стикеров.
Ноушн совмещает базу знаний с местом для планирования списков задач. Слэк использует диалоговую систему управления задачами. Все эти продукты стараются быть не менеджмент-ориентированными, а пользователь-ориентированными.
Относительно недавно появился термин Work Management System – то, о чём я пишу – об этом. Софт становится человекоориентированным и гибким, чтобы с помощью него не менеджеры управляли процессами, а сами сотрудники.
Источник: habr.com
Информационные системы в бизнесе
К сегодняшнему моменту активное развитие получили ИС, применяющиеся применяются для создания, описания, просчета оптимальной структуры и управления бизнес-процессами. Все это помогает составлять карты различных бизнес-процессов, а также способствует созданию и поддержанию наиболее эффективной системы управления на фирме или предприятии.
Информационные технологии на предприятиях существуют в виде разнообразных информационных систем и информационных комплексов, которые исторически группируются по областям создания конкурентных преимуществ.
Наиболее известны системы, построенные на основе управления функциями и управления бизнес-процессами организации, подробно описанные в документе «Госстандарт России. Руководящий документ «Методология функционального моделирования IDEF0», а также в стандартах ISO 9000.
Высокая сложность и растущие объемы поступающей в компанию информации, необходимой для принятия управленческих решений и регулирования функционирования интеграционных информационных систем, создали предпосылки для появления нового класса информационных систем: информационного обеспечения управления и бизнес-интеллекта.
MIS (Management Information System — система информационного обеспечения управления) — тип систем автоматизации бизнеса, позволяющих интегрировать и обобщить в рамках принятой стратегии развития или рассматриваемой концепции информацию, необходимую для принятия управленческих решений. При помощи MIS управленцы могут оперативно получать ответы вопросы:
· как изменились результаты работы компании за последний месяц и за счет каких факторов
· не исчерпала ли себя та или иная линия продуктов; изменяет ли заказчик схему закупок [8]
Также, в последнее время появилось новое поколение информационных систем класса BI (Business Intelligence), т.е. системы бизнес-интеллекта.
Многие компании располагают необработанными данными, с помощью которых можно было бы найти ответы на многие вопросы, однако обычно лишь небольшая доля этих данных используется при принятии ключевых решений. Решения BI обеспечивают преобразование данных в информацию, помогающую принимать стратегические решения бизнеса.
MIS и BI системы дают возможность отслеживать цикл жизни каждого производимого товара, понимая, где, в каком сегменте фирма получает наибольшую прибыль, на каком продукте стоит сконцентрироваться, а что отдать на аутсорсинг.
Реальный сектор — самая многогранная сфера для внедрения инноваций и реализации конкурентных преимуществ: все многообразие различных информационных решений было создано сначала для автоматизации и упрощения и повышения эффективности работы предприятий реального сектора. А системы ERP и MRP-решения дают максимальное высвобождение задействованного капитала за счет уменьшения производственных запасов и ускорения оборачиваемости капитала, что дает возможность повысить конкурентные преимущества и экономическую безопасность, за счет улучшения показателей рентабельности и снижения себестоимости товаров.
ERP системы за счет увеличения гибкости в производственном цикле позволяют добиться производства более широкой гаммы продукции и ускорения доставки на рынок новых товаров и приблизить момент получения выгоды от инноваций. Наибольший эффект от данного решения получают фармацевтические компании, где прибыльность компании напрямую связана с тем, сколько лет на рынке до истечения патента пробудет то или иное лекарство. [11]
ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организованная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного ПО, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности.
CRM-системы, позволяющие производить товар, востребованный конкретным покупателем, а не «выбрасывать» его на рынок в надежде, что его купят, позволяют успешно реализовывать рыночную стратегию фирмы. [12]
CRM (Customer Relationship Management, система управления взаимоотношениями с клиентами) — прикладное ПО для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками, оптимизация обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимодействий с ними, установления и улучшения бизнес процедур и последующего анализа данных.
В сфере управления взаимоотношениями с партнерами и клиентами — CRM и SCM-технологии способствуют росту продаж, снижению издержек, повышению лояльности клиентов и контрагентов, улучшению качества обслуживания. Повышают конкурентоспособность продукции.
SCM (Supply Chain Management, система управления цепями поставок) — организационная стратеги и прикладное ПО, предназначенное для автоматизации и управления всеми этапами снабжения предприятия и для контроля всего товародвижения. [13]
SCM-системы охватывают весь товарный цикл: закупку сырья, производство, распространение товара. SCM системы за счет создания единого интерфейса общения с поставщиками и систем внутренних электронных торговых площадок способствуют сокращению стоимости закупаемых материалов как за счет уменьшения цены, так и удешевления самих процессов закупки.
Внедрение интеграционных информационных систем HRM-класса в реальном секторе позволяет управлять набором, оценкой работы и профессиональным ростом работников на предприятии, повышая общую квалификацию и качество задействованного в производстве трудового ресурса. [14]
HRM (Human Resource Management, управление человеческими ресурсами) — автоматизированная комплексная система управления персоналом, а также область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение организации качественным персоналом, способным выполнять возложенные на него функции и оптимальное его использование.
Многообразие форм деятельности предприятий реального сектора и видов экономической деятельности не позволяют дать конкретные рекомендации по внедрению интеграционных информационных систем в данной сфере. Поэтому каждая отдельная компания должна сама выбирать свои путь построения долгосрочной стратегии.
конкурентоспособность программный прогнозирование бизнес
Источник: studbooks.net
Информационные бизнес-системы: ИТ-решения, меняющие мир
ИТ-сфера является одной из самых быстрорастущих: по данным HeadHunter, в мае 2022 года число вакансий в данной области выросло на 39%. В современном мире информационные технологии проникли практически в каждую профессиональную область: чат-боты в HR и продажах, ЭДО в бухгалтерии, CRM-системы и омниканальные средства связи — в маркетинге. Сегодня расскажем, почему без подобных ИТ-решений сегодня сложно представить прогрессивную компанию.
09.02.2023 10:00 623
Информационные бизнес-системы — это совокупность инструментов и технологий для работы с данными, оптимизации бизнес-процессов и, как следствие, получения предприятием более высокой прибыли при наименьших затратах. Они помогают: внедрить новейшие технологии в работу; повысить эффективность деятельности специалистов; стандартизировать и оптимизировать бизнес-процессы, преимущественно в онлайн-формате. — Применение бизнес-систем — Бизнес-системы в HR — Принципы использования современных информационных технологий — ИТ всему голова — Информационные технологии для малого и среднего бизнеса — какие подойдут?
Применение бизнес-систем
Информационные технологии важны и актуальны для компаний любых масштабов. Например, предприятия не только крупного, но и малого и среднего бизнеса активно используют омниканальные коммуникации для повышения продаж и общения с клиентами (собственный корпоративный сайт, приложения, мессенджеры).
Такие процессы, как ведение социальных сетей, внедрение сервисов для предоставления обратной связи и отзывов, CRM-систем и ботов-помощников знакомы каждой прогрессивной организации. Крупные компании имеют более сложную структуру и параллельно координируют сотни, если не тысячи, различных процессов. Бизнес-системы в информационных технологиях позволяют создавать, хранить, обрабатывать информацию, контролировать процессы и структурировать данные. Например, CRM-системы аккумулируют большое количество данных от клиентов: история покупок, контакты, отзывы, предпочтения, рейтинги — то есть все, что в дальнейшем помогает оптимизировать маркетинг, повышать продажи и улучшать клиентский сервис.
- Управление ИТ-службой предприятия
- ИТ-директор
- Руководитель ИТ-проектов
- Mini MBA: ИТ
- Организация и построение ИТ-службы
Подробности и регистрация
Для примера рассмотрим одну из важнейших направлений деятельности любой компании — управление персоналом.
Бизнес-системы в HR
Многие процессы управления персоналом сейчас проходят в автоматизированном и цифровом формате. И даже те компании, которые раньше признавали только очную коммуникацию или работу в офисе, после эпидемии Covid-19 открыли для себя преимущества диджитал-решений. Например, запустили:
- Автоматизированный поиск сотрудников на специализированных работных сайтах. Первое касание с кандидатами при этом может проводиться при помощи чат-ботов.
- Кадровый электронный документооборот, в том числе электронные трудовые книжки.
- Учет рабочего времени, перерывов и других процессов в формате диспетчеризации.
- Обучающие онлайн-сервисы, в которых также предусмотрено тестирование, экзамены и аттестации. Например, сотрудник может прослушать лекцию о технике безопасности дистанционно, а работодатель — проверить знания с помощью теста. Результаты при этом сохраняются в LMS или LRS-системе и дублируются на электронную почту сотрудника и руководителя отдела. В дальнейшем это помогает составлять рейтинги и отслеживать динамику обучения.
- Корпоративный портал, интранет и приложение — подобные решения усиливают корпоративную культуру и обеспечивают эффективную коммуникацию внутри организации.
- Сервисы для ведения проектов. Иногда это готовое облачное решение или кастомная разработка штатных ИТ-специалистов: помогает координировать проект, определять очередность и приоритетность задач, назначать ответственных, отслеживать изменения, добавлять файлы, комментарии.
Список возможностей далеко не полный, поскольку задач может выполняться гораздо больше. Информационный менеджмент в бизнес-системах актуален для самых разных подразделений: юридических, аналитических, операционных, финансовых, маркетинговых и других.
Принципы использования современных информационных технологий
Информационные технологии постоянно совершенствуются и меняются. Крупные компании просто не могут игнорировать обновления, иначе повышается риск проиграть конкурентам. Некоторые сферы (например, бухгалтерский учет) более стабильны и даже консервативны, а некоторые — требуют обновлений чуть ли не ежедневно. Яркий пример — современные приложения банков.
Доступ к ним ежедневно имеют миллионы людей, они задают тренды и часто влияют на функциональность и интерфейс. Если компания быстро реагирует на запросы пользователей, убирает баги, добавляет возможности и упрощает клиентский путь, то рейтинг приложения растет, а количество пользователей — увеличивается. В случае если компания не принимает во внимание просьбы и жалобы или реагирует медленно — клиенты уходят.
Так, среди принципов использования современных информационных технологий выделяют:
- Удобство для потребителя.
- Скорость внедрения изменений.
- Простоту в использовании.
- Легкую интеграцию в текущие процессы.
- Расширенные возможности.
- Безопасность работы с данными.
- Соответствие законодательству.
- Рентабельность в отношении цены.
ИТ всему голова
По данным исследования ИТ-корпорации SAP, 80% организаций, успешно внедривших новые технологии в ходе диджитал-трансформации, сообщили об увеличении прибыли, а 85% — об увеличении своей доли на рынке.
Получите бесплатно книгу издательства Русской Школы Управления
«Метод СУМО. Диагностика компаний на способность работать в конкурентной среде» в удобном формате EPUB.
Автор — Михаил Колонтай, научный руководитель программы MBA Русской Школы Управления. Кандидат экономических наук, профессор Высшей школы финансов и менеджмента РАНХиГС при Президенте РФ.
Во время кризисов, обусловленных различными событиями в мире, наибольшее развитие получили такие решения, как: онлайн-примерочные, чат-боты, новые инструменты в социальных сетях (популяризирующие вертикальные видео), автоматизированные голосовые помощники, хелпдески и кастомные сервисы для ведения проектов, омниканальные коммуникации и оцифрованные программы лояльности.
Сегодня можно выделить пять направлений развития информационных бизнес-систем:
- Глобализация — это возможность ведения бизнеса по всему миру, без ограничений.
- Конвергенция — это универсальность конкретного информационного продукта для разных сфер бизнеса.
- Совершенствование информационных систем в сторону усложнения.
- Увеличение способности к взаимодействию в международном масштабе.
- Ликвидация промежуточных звеньев, что приводит к упрощению передачи информации постоянным и потенциальным клиентам.
Если говорить о России, то в последнее время актуален вопрос импортозамещения. Разработка и создание собственных ИТ-продуктов стали настоящим вызовом для отечественных компаний. Уже в марте 2022 года спрос на отечественный софт вырос почти на 300%.
Информационные технологии для малого и среднего бизнеса — какие подойдут?
Может показаться, что у малого и среднего бизнеса меньше возможностей для развития и больше трудностей по сравнению с крупным. Однако не стоит забывать о преимуществах, которые имеют только небольшие компании. Например, способность быстрее обработать запрос клиента и отреагировать на него, исправить ошибку, изменить качество продукта или убрать невостребованный товар из линейки, добавив востребованный. Сегодня наряду с привычными колл-центрами используют усовершенствованные CRM-системы, социальные сети, чат-боты и мессенджеры. С их помощью компания способна более оперативно решить вопросы, связанные с продажами, гарантийным обслуживанием и ремонтом, доставкой и возвратом товаров, а также предоставить консультацию, сделать напоминание или подарок и лучше узнать своего потребителя.
Подпишитесь
на полезные статьи
Источник: uprav.ru