Бизнес-карта — универсальная палочка-выручалочка для любого предпринимателя. Ей удобно расплачиваться в розничных магазинах, покупать билеты, оплачивать такси. Со стороны может показаться, что такие расходы очень похожи на обычные траты физлица, а не предпринимателя. Рассказываем, нужно ли отчитываться о расходах по бизнес-карте и как это можно сделать.
Кто должен отчитываться о расходах
О своих расходах должны отчитываться ИП и ООО на УСН «Доходы минус расходы». При проверке налоговой они обязаны подтвердить все расходы документами. ИП на УСН «Доходы» и на патенте не обязаны вести бухгалтерский учёт, и их расчёт налога не включает в себя учёт расходов.
Налоговая отчётность
Может показаться, что учитывать все траты по бизнес-карте — долго и сложно. На самом деле, для ФНС важны только некоторые категории расходов:
- те, что связаны напрямую с производственной деятельностью компании;
- те, которые нацелены на получение дохода в конечном итоге;
- те, которые подтверждены документами: например, договорами или накладными.
При этом конкретные категории расходов, которые необходимо учитывать, зависят уже напрямую от налогового режима. Чтобы не запутаться, лучше составить локальный нормативный акт, который будет регламентировать использование бизнес-карты и дальнейшую отчётность по ней. Все сотрудники, которые могут ей пользоваться, должны будут действовать в соответствии с этим документом: сохранять чеки, отчитываться перед бухгалтерией и т.д.
Что нужно и не нужно учитывать
- Все статьи расходов, которые не нужно учитывать предпринимателям на ОСНО, перечислены в 270 статье налогового кодекса.
- Перечень расходов, которые можно учесть для предпринимателей на УСН, есть в первом пункте 346 статьи налогового кодекса.
Покупая что-то по бизнес-карте, важно понимать, на какие нужды пойдёт приобретённое: например, за бумагу для принтера в офис придётся отчитаться. А за бумагу для личных нужд — нет.
Документов о расходах нет: какие будут последствия
Если вы подадите в ФНС НДС к вычету без нужных документов и чеков, то налоговая, скорее всего, обнаружит это и уберёт затраты по карте из списка расходов. Вычет по НДС при этом будет отменён, а предприниматель обязан будет доплатить налог. За неверные расчёты по налогам и отсутствие документов также придётся заплатить штраф — 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 тысяч рублей.
Для небольших компаний обычно последствия ограничиваются только этим. Крупных бизнесменов может ждать запрос на предоставление недостающих документов от налоговой. Если предъявить их не получится, то придётся заплатить при камеральной проверке 200 рублей за каждый отсутствующий документ и 10 000 рублей при встречной проверке.
Какие документы нужно готовить и кому
Подтвердить расходы по бизнес-карте можно разными документами: иногда это чек, иногда — акт выполненных работ или накладная. Если деньги тратит предприниматель, то:
- Ко всем покупкам, сделанным онлайн или офлайн, нужны кассовые чеки. Если чек по какой-то причине потерялся, то могут помочь: товарная накладная, выписка с банковского счёта или квитанция об оплате. Они могут быть как бумажными, так и электронными.
- При оплате услуг помимо чека могут пригодиться договор аренды, электронный билет или также квитанция об оплате.
Также помогут учесть расходы УПД (универсальные передаточные документы). Если вы работаете с НДС, то обязательно нужно приложить к документу о расходах счёт-фактуру.
Важно помнить, что бизнес-картой пользуется не только сам предприниматель, но и его сотрудники. Каждый из них должен оформить авансовый отчёт. Для организаций авансовые отчёты обязательны для всех — их оформляет даже директор. Такие отчёты подписываются у бухгалтера или руководителя, и форма у них — универсальная.
Источник: www.ubrr.ru
Как бизнес-карта поможет с налоговой отчётностью
Бизнес-карта — это банковская карта, привязанная к счёту компании. Она позволяет проводить денежные расчёты/оплату товаров и услуг без обналичивания денег. При использовании бизнес-карты предприниматели получают большую свободу действий, снижают для себя риски, возникающие при обналичивании, транспортировке и хранении крупных сумм наличными.
Бизнес-карта Mastercard от банка «Открытие» позволяет не только проводить расходные операции, но и пополнять расчётный счет в режиме онлайн через банкоматы. При проведении данных операций, в банкомате можно выбрать одно из 12 самых популярных назначений внесения – именно так оно отобразится в выписке по счету, благодаря чему формирование отчетности не займет много времени.
Также бизнес-карта Mastercard помогает снизить нагрузку на бухгалтера компании и оптимизировать некоторые бизнес-процессы ― в том числе упростить налоговую отчётность. Например, при использовании бизнес-карты не всегда нужен авансовый отчёт.
Авансовые отчёты
Авансовый отчёт — документ, которым сотрудник подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности компании и выданных ему в качестве аванса.
В этом документе указываются:
- Сумма, полученная под отчёт.
- Фактические расходы.
- Остаток/перерасход средств.
К отчёту прикладываются документы, подтверждающие траты.
Однако при использовании бизнес-карты иногда формирование авансового отчёта не является необходимым. Так, не требуется авансовый отчёт в случае, если бизнес-картой пользовался сотрудник компании, имеющий право распоряжения корпоративными средствами. Как правило это генеральный директор и бухгалтер, иногда такие права руководство компании предоставляет и кому-либо из менеджеров.
Налоговая отчётность и налогообложение
С помощью бизнес-карты можно оплачивать все налоги компании. В этом случае документом, подтверждающим уплату налогов, выступает чек, полученный при проведении этой операции.
В случае использования бизнес-карты ИП, работающим с применением Единого налога на вменённый доход (ЕНВД), упрощённой системы налогообложения (УСН) 6% или патентной системы документов, подтверждающих расходные операции по бизнес-карте для отчёта налоговым органам, не требуется.
Когда бизнес-карту используют ИП на других системах налогообложения или ООО, то расходы по бизнес-карте придётся подтверждать документально. Для отчётности используют:
- Накладные.
- Акты.
- Чеки.
- Бланки строгой отчётности.
В случае когда бизнес-карту используют компании, применяющие общую систему налогообложения (ОСНО) и являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость (НДС) для принятия средств на расходы будет достаточно чека.
При принятии сумм, с которых оплачивается НДС, потребуется счёт-фактура — так же, как и при работе через расчётный счёт компании.
Использование бизнес-карты позволяет оптимизировать документооборот в компании, сделать максимально прозрачными расходы персонала и систематизировать их. Упрощается работа бухгалтера/бухгалтерского отдела компании, а риски потерять средства снижаются практически до нуля за счёт устранения необходимости хранения наличных средств. Всё это — весомые аргументы в пользу оформления бизнес-карты Mastercard, которую можно использовать по всему миру.
Источник: academyopen.ru
