Бизнес организация как информационная среда

Предмет исследования: информационная среда бизнеса.
Цель курсовой работы: рассмотреть информационную среду бизнеса.
Задачи курсовой работы: — изучить теоретические аспекты информационной среды бизнеса; — на примере мебельного предприятия определить информационную среду бизнеса.

Введение 3
Глава 1.Теоретические аспекты информационной среды бизнеса 4
1.1.Понятие информационной среды бизнеса 4
1.2.Защита информации 12
Глава 2. Исследование информационной среды бизнеса на примере мебельного предприятия 16
2.1.Предметная область 16
2.2.Структурные проблемы предприятия 18
2.3.Информационная модель предприятия 19
2.4. Проектирование информационной системы 22
Заключение 30
Список использованной литературы 32

Содержимое работы — 1 файл

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

Государственный университет управления

Институт Финансового Менеджмента

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

2. Бизнес Архитектура предприятия

По дисциплине информатика

На тему: «Информационная среда бизнеса»

«_______» ______________________ 2011 г. _________________________

Москва 2011
Содержание

Ведение бизнеса с точки зрения предпринимателя (и вообще руководителя) неразрывно связано с постоянным принятием решений и осуществлением контроля за их реализацией. Оба этих вида деятельности предполагают получение и переработку определенной информации – как о процессах, идущих внутри фирмы, так и о событиях, происходящих во внешнем по отношению к ней мире. Кроме того, необходима исходная, базовая информация об институциональной структуре общества, действующих законах, нормативных актах и традициях. Для руководителя можно, следовательно, говорить о существовании определенной информационной среды – внешней и внутренней, – в которой содержится информация, потенциально полезная (необходимая) для осуществления им актов принятия решений и контроля их исполнения.

Необходимость успешного функционирования в условиях жесткой конкурентной среды диктует свои требования к эффективности бизнес-процессов предприятия. Решение задачи повышения эффективности неразрывно связано с обеспечением информационной поддержки процессов, поэтому сегодня практически ни у кого не вызывает сомнений необходимость построения информационной системы предприятия. Большинство людей, принимающих решения в этой области, разделяют мнение, что вопросы построения информационной системы следует решать в контексте задач совершенствования бизнес-процессов. Существует и ясное понимание того, что максимально эффективной будет система, обеспечивающая непрерывное информационное сопровождение производственного цикла – от разработки нового изделия до выпуска готовой продукции.

Как строится система информационной безопасности крупных компаний

Предмет исследования: информационная среда бизнеса.

Цель курсовой работы: рассмотреть информационную среду бизнеса.

Задачи курсовой работы: — изучить теоретические аспекты информационной среды бизнеса; — на примере мебельного предприятия определить информационную среду бизнеса.

Глава 1.Теоретические аспекты информационной среды бизнеса

Информационная среда бизнеса является важнейшей частью его инфраструктуры, требует для своего формирования и поддержания определенных усилий и ресурсов и относится к числу основных факторов, определяющих качество и успех бизнеса.

Информация на рынке обычно сама является товаром. При этом, в свою очередь, важная часть информации возникает в ходе создания и перемещения других товаров. Однако в отличие от материальных товаров или услуг, изменяющих состояние материальных предметов, информация обладает свойством сохранения: передача сообщения от одного агента к другому не вызывает отчуждения этой информации у передающего агента.

Охарактеризуем разнообразие сообщений, составляющих внешнюю информационную среду бизнеса, выделяя те их свойства и особенности, которые важны для обеспечения высокого качества решений, принимаемых предпринимателем. Прежде всего, все множество таких сообщений нужно разделить на сообщения направленные и ненаправленные 1 .

Направленные сообщения формируются и передаются их источниками (авторами) непосредственно в адрес данного предпринимателя. Примерами таких сообщений могут служить телефонные звонки, сообщения, поступающие в личных беседах, письма, поступающие в адрес предприятия и т.п. Формирование и передача направленных сообщений служат достижению каких-то целей их отправителей. Очевидно, что общей характеристикой этих целей может служить стремление к получению той или иной выгоды отправителем сообщения за счет (или с помощью) адресата. Отсюда следует, что важнейшими характеристиками направленных сообщений выступают их истинность или ложность, с одной стороны, и степень доверия предпринимателя-адресата к источнику сообщения, с другой.

Важность именно этих характеристик направленных сообщений обусловлена тем, что от них зависят издержки предпринимателя при использовании получаемых сообщений. Если предположить, что все направленные сообщения являются истинными, то издержки на их получение являются минимальными и сводятся к затратам на поддержание в рабочем состоянии средств связи. Если же поступающие сообщения квалифицируются как потенциально ложные, т.е. воспринимаются как вероятная дезинформация, в состав соответствующих издержек должны включаться и затраты на проверку истинности сообщения, что, как правило, резко увеличивает общий объем затрат. При этом, очевидно, действует простая закономерность: чем выше уровень доверия к источнику сообщения, тем ниже издержки на проверку истинности последнего. Поэтому сегментация внешней информационной среды по уровню доверия к источникам поступающих направленных сообщений выступает важным способом ее организации со стороны предпринимателя, одним из средств повышения качества принимаемых решений и снижения издержек управления.

Ненаправленные сообщения характеризуются тем свойством, что формируются автором в расчете на восприятие не какого-то одного конкретного получателя, а целой их группы, потенциально – всех, кого может достичь такое сообщение. Примерами ненаправленных сообщений служат газетные публикации, реклама в средствах массовой информации, издание сводов законов и инструкций и др.

Если цели формирования и передачи направленных сообщений связаны с получением выгоды их автора непосредственно от адресата или с его участием, то для ненаправленных сообщений такой мотив в явном виде отсутствует. Как правило, свою экономическую выгоду автор сообщения получает не прямо от потребителя информации, а от организации, распространяющей ненаправленные сообщения – редакции газеты, книжного издательства и т.п. В этой связи, однако, неверно было бы утверждать, что степень истинности ненаправленных сообщений априори выше, чем направленных: общеизвестны примеры ложных сенсаций, когда автор просто придумывает некоторое сообщение, чтобы подороже его продать в соответствующее СМИ. Тем не менее, в массовом восприятии уровень доверия к сообщениям в средствах массовой информации в силу именно их ненаправленности, т.е. отсутствия прямой заинтересованности автора сообщения в получении дохода от вполне определенного адресата, достаточно высок.

На этом факте базируется такое широко распространенное явление, как мимикрия направленного сообщения под ненаправленное. «Банковские информационные войны» образца зимы–весны 1998 г. – типичный пример такой мимикрии 2 .

Значимая особенность ненаправленных сообщений заключается в том, что для их получения предприниматель должен совершить некоторые действия поискового характера (или оплатить такие действия другому лицу или организации). Другими словами, получение ненаправленных сообщений требует, как правило, относительно больших издержек по сравнению с сообщениями направленными (если последние не являются информационным продуктом, специально заказанным и оплаченным получателем).

Следующей важной характеристикой сообщений, составляющих внешнюю информационную среду бизнеса, является ожидаемый источником сообщения характер воздействия на получателя. По этому признаку сообщения можно подразделить на побуждающие к действию и информирующие.

Существенной чертой информирующих сообщений выступает их характеристика как фактических либо аналитических. Первые содержат преимущественно «первичные» необработанные данные, правдиво (или же искаженно) сообщают о параметрах тех или иных процессов или явлений. Извлечение из этих данных полезной для предпринимателя информации требует от него затрат усилий и времени, однако позволяет извлечь именно ту информацию, которая представляется ему существенной (если, конечно, такая информация действительно содержится в полученных данных). Аналитические сообщения вместо (или вместе с) первичных необработанных данных включают в себя, в сущности, те выводы из этих данных, которые сделал автор сообщения, проведя их анализ, обобщение и сопоставление с другими данными. Очевидно, аналитические сообщения потенциально гораздо более ценны, чем фактические, при условии, что аналитик поработал с исходными данными именно в том направлении и решал именно те задачи, которые соответствуют устремлениям получателя сообщения, не преследуя при этом целей сознательной дезинформации адресата.

По своему содержанию сообщения, составляющие внешнюю информационную среду бизнеса, распадаются на классы, охватывающие 3 :

· информацию о рынках;

· информацию о правилах хозяйственного поведения;

· информацию общеэкономического и общеполитического характера.

Сообщения о рынках, на которых оперирует или собирается оперировать предприниматель, могут характеризовать все значимые элементы рынка: продаваемые на рынке товары, их потребительские свойства (включая товары производственного назначения), цены, особенности производителей, включая данные об их издержках, намерениях и т.п., уровень и характер конкуренции (как производителей, так и потребителей). Все эти данные могут иметь как актуальный характер, отражая текущую ситуацию, так и относиться к прошлым и будущим моментам и периодам времени. Кроме того, они могут быть фактическими или аналитическими.

Сообщения о правилах хозяйственного поведения распадаются на две большие группы:

1) официальные документы – законы, кодексы, указы, постановления, инструкции и т.п., принятые органами государственной власти и управления, а также приказы и распоряжения собственника предприятия (если он не является непосредственным руководителем последнего), соответствующие упомянутым официальным нормативным документам;

2) сообщения о неформальных правилах хозяйственных действий, зачастую выходящих за рамки, очерчиваемые нормативно-правовыми актами. Такого рода сообщения чаще всего имеют устный, направленный и конфиденциальный характер, давая их получателю знания, позволяющие повысить эффективность бизнеса посредством нарушения или «обхода» действующих нормативных официальных правил.

Сообщения общеэкономического и общеполитического характера представляют собой, как правило, ненаправленные сообщения средств массовой информации, а также разнообразные направленные (адресные) устные неофициальные сообщения – слухи, сплетни, частные беседы и т.п. Их роль в информационном обеспечении бизнеса весьма велика, поскольку такого рода сведения могут использоваться (и используются) как при принятии текущих, оперативных решений, так и при выработке стратегий бизнеса. Например, систематически циркулирующие сообщения, подтверждающие политическую неопределенность ситуации в стране, выступают одним из важнейших факторов, обусловливающих стратегическую ориентацию многих предпринимателей на вывоз капитала в политически стабильные страны.

Наконец, последней важной группой классификаций сообщений внешней информационной среды выступает характеристика их источников. Во-первых, здесь можно выделить официальные и неофициальные сообщения. Источниками официальных сообщений выступают как органы государственной власти и управления, так и негосударственные организации.

Официальность сообщения означает, что его автор готов в любых ситуациях подтвердить истинность (правильность) сообщенных сведений. Иными словами, официальность сообщения в принципе означает его достоверность. К сожалению, как показывает практика, официальные сообщения нередко оказываются, мягко говоря, неточными. Неофициальные сообщения же в принципе не предполагают возможности подтверждения их авторами правильности сказанного в случае возникновения, например, ущерба у того, кто воспользовался информацией, содержащейся в таком сообщении, и на ее основе принял соответствующее решение. Вместе с тем, неофициальные сообщения бывают и более точными и правдивыми, чем официальные.

Источник: www.turboreferat.ru

Информационная среда предприятия

Любая организация, учреждение, предприятие является сложной системой, представляющей собой взаимосвязанные элементы.

Все потоки информации между службами и отделами предприятия составляют всеобъемлющую информационную среду, обеспечивающую руководство предприятия всей необходимой ему информацией.

Организация – общественное или государственное объединение (союз ветеранов, Госстрах, политическая партия и т.д.).

Учреждение – организация, ведающая какой-либо отраслью работы (школа, научно-исследовательский институт, поликлиника и т.д.).

Предприятие – производственное учреждение (завод, фабрика, мастерские и т.д.). Как видно, эти понятия определяются одно через другое. Достаточно часто одно понятие подменяется другим, например, учреждение называют предприятием, организацию – учреждением.

Широко бытуют словосочетания торговое предприятие, научная организация, финансовое предприятие, научно-исследовательское учреждение, малое предприятие. В нашу жизнь вошло множество других терминов, имеющих сходное значение: фирма, холдинг, концерн, компания. Далее используется термин «предприятие», так как в наше время производится не только материальный продукт, но и интеллектуальный, информационный, денежный и т.д. На производственную основу поставлены даже некоторые медицинские услуги, например, восстановление зрения при помощи лазерных технологий.

Чтобы системы, именуемые предприятиями, достигали целей, ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим деятельности, взаимодействие подразделений и т.д.

На рис. 1 изображены наиболее распространенные подразделения, обеспечивающие функционирование предприятия. Стрелками показаны основные связи предприятия: между его подразделениями и с другими (внешними) предприятиями и организациями.

Во главе предприятия стоит администрация. Так называют руководящий персонал. Администрация, независимо от профиля и размера предприятия, осуществляет функции общего руководства и контроля деятельности всех его подразделений (отделов, служб, цехов, бюро и т.п.). В состав администрации входят директора, их заместители, советники, распорядители и другие ответственные работники.

Рис. 1. Основные подразделения предприятия

Большая часть информации, используемой для управления, фиксируется в различных документах.

Специальные службы помогают администрации в решении управленческих задач, занимаясь подготовкой и продвижением документов, доведением их до исполнителей и заинтересованных лиц. Как правило, на предприятии существует несколько служб, занимающихся работой с документами. К ним относятся: канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия, архив и другие специализированные службы (юридическая, плановая и пр.).

Канцелярия – это отдел, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации по обеспечению основной деятельности предприятия. В канцелярии производится обработка (регистрация, переадресация в подразделения, сортировка) документов, поступающих извне.

Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом на работу, увольнением, продвижением по службе, выходом сотрудников на пенсию. В этом подразделении регистрируются данные о работниках в виде учетных карточек, личных дел, трудовых книжек.

Бухгалтерия занимается финансовыми вопросами предприятия и расчетом заработной платы сотрудников. Через бухгалтерию осуществляется оплата налогов, отчисления в пенсионный и другие фонды, производятся социальные выплаты трудящимся (пособия, оплата по больничным листам и т.п.).

Архивные работники обеспечивают сохранность документов в течение определенного законом периода, их учет, а также уничтожение по истечении срока хранения.

Почти любое предприятие имеет в своей структуре службы обеспечения. Эти службы заботятся о непрерывности производственного цикла, снабжая предприятия всем необходимым: оборудованием, оснасткой, материалами, комплектующими деталями и узлами, документацией.

Ядром любого предприятия являются производственные подразделения. Их деятельность направлена на выполнение основной функции, ради которой создавалось предприятие. Если это материальное производство, то в состав этих подразделений могут входить производственные цеха, конструкторские бюро, технологические отделы. Производственными подразделениями условно можно назвать и службы, обеспечивающие основную функцию в организациях, не связанных с материальным производством. В научных организациях это экспериментальные лаборатории, научные отделы, в торговых – службы, занятые оптовыми закупками и реализацией товара.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Это взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложенных на предприятия функций необходимо наладить внутренние и внешние информационные связи предприятия.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т.п.

Внешняя среда для предприятия многообразна (рис. 2). Вышестоящими органами для предприятия могут быть министерства и ведомства (главки, тресты и т.п.). От них на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. От предприятий в вышестоящие органы поступают документы, в которых отображается их деятельность (отчеты, планы, сводки).

Рис. 2. Внешние связи предприятия

В качестве контролирующих органов для предприятия могут выступать фискальные органы (налоговая служба), пожарная инспекция, природоохранительные органы (экологическая служба), органы социальной защиты и многие другие. От них поступают нормы и инструкции, исполнение которых они контролируют.

Сотрудничать с предприятием могут предприятия- поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия- партнеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между ними заключаются договоры и соглашения.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний характер. Связь считается эффективной, если она привела к взаимопониманию сторон и завершилась необходимыми действиями или решениями. Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Информационный круг замыкается, что схематично изображено на рис. 3.

Рис. 3. Документооборот предприятия

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

 во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Так формируется документооборот предприятия.

Документооборот – это процесс продвижения документированной информации на предприятии.

В общем случае документооборот можно разделить на следующие этапы:

обработка документов, поступающих на предприятие, в организацию или учреждение;

рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения;

движение документов внутри предприятия, организации или учреждения;

обработка отправляемых адресату или на хранение документов.

Чем крупнее предприятие, тем больше документов циркулирует в нем. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, хранители, пользователи информации.

Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь – от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов.

Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно- методические документы государственных органов.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом, изображением, звуком и проч.), создать тем самым технологические условия для перехода к электронному документообороту (процесс продвижения документов в электронном виде на предприятии, на основе применения средств вычислительной техники). Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

Источник: megalektsii.ru

Информационная среда организации

Информационная среда организации – совокупность источников информации, оказывающих воздействие на организацию. На её основании в процессах функционирования организации возникает инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в ней играют документированная информация, информационные технологии и персонал.

Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях: от руководителя до исполнителя.

Управленческая деятельность направляется преимущественно знаниями в виде разного рода документов, записей данных, представляемых пользователям соответствующими подразделениями: архивом, канцелярией, библиотекой.

Центральное место в информационной среде организации занимает человек, поэтому процесс формирования информационной среды должен учитывать индивидуальные потребности сотрудников. При реализации человекоориентированного подхода процесс формирования и инфраструктура организации должны строиться на системе информационных моделей рабочих мест сотрудников с последующим их включением в систему менеджмента персоналом. Особенно важна роль руководителя организации.

Прогрессивный руководитель способен обеспечить интеграцию организации в информационное общество. Он не видит угрозы во внедрении новой техники и расширении индустриализации.

Имеют значение уровни взаимодействия рабочего места с окружающей средой. Функциональный анализ деятельности организации, её профессиональных зон и конкретных рабочих мест позволяет построить реальную, свойственную данной организации и данному рабочему месту структуру информационных связей с учётом информационного портрета каждого специалиста и сформулировать соответствующие профессиональные требования к нему.

Информационное обеспечение рабочего места складывается из: (№ 9)

1. Личного информационного массива работника (его документов);

2. информации, полученной от источников внутри рабочей группы (структурного подразделения, отдела);

3. информации, полученной из других структурных подразделений организации;

4. информации, полученной из других организаций;

5. информации, полученной из глобальных информационных сетей;

6. неформальной информации, полученной работником любыми способами и от любых источников.

6.Информационные ресурсы организации (№ 7)

Информационные ресурсы (ИР) – организованная документированная информация, включающая банки и базы данных и банки знаний, другие массивы информации в информационных системах.

1.Закон «О НАФ РБ» регулирует отношения по установлению организационно-правовых основ накопления, учёта, хранения и использования документов НАФ и архивов в РБ. В нём определяются понятия «технотронный документ» и «информационный ресурс».

2. Закон «Об электронном документе» (10 января 2001г.) устанавливает правовые основы применения электронных документов. В нём определяются основные требования, предъявляемые к электронным документам, права и обязанности, ответственность участников правовых отношений в сфере обращения электронных документов. Даны понятия ЭЦП и средств ЭЦП, подлинности и целостности электронного документа. Его недостатками является то, что он ссылается сам на себя, в нём не определён единый удостоверяющий центр, лишь в общих чертах описывается выработка и распространение открытых ключей ЭЦП, не определяется статус, права и обязанности лица, осуществляющего эту деятельность.

Удостоверением и сертификацией ЭЦП занимает Государственный центр безопасности информации. Вопросами шифрования занимается КГБ.

3.Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах РБ (1996г.) даёт классификацию машиночитаемых документов, унифицированные формы учётных документов и образцы их заполнения, технологию подготовки, оформления, учёта, хранения и передачи электронных документов.

4.Основные правила работы архивов (1997г.)

5.Правила учёта и передачи электронных документов на государственное хранение (1997г.) содержат сведения о порядке контроля электронных документов при передаче на государственное хранение, об обеспечении доступа к информации и защите права собственности на ИР.

6.Методические рекомендации по архивному хранению электронных документов (1998г.) содержат рекомендации по обеспечению сохранности и доступности электронных документов на стадии архивного хранения. В них рассматривается вопрос выбора оптимального формата файлов.

7.СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» устанавливает требования к порядку создания, обращения и хранения официальных электронных документов(ЭД). Рассматривается вопрос планирования жизненного цикла электронного документа, идентификации, удостоверения подлинности.

8.Методические рекомендации по применению НПА в целях обеспечения сохранности электронных документов (2000г.).

9.Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000г.).

10.Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности ЭД и подготовке их передачи на государственное хранение (2001г.).

11.Инструкция по проведению экспертизы ценности и передаче ЭД и ИР на государственное хранение (поглотила Методические рекомендации 2001 года) (2005г.).

12.Методические рекомендации по подготовке сопроводительной документации ЭД при передачи их на государственное хранение (2003г.).

13.Правила работы архива ЭД БелНИЦЭД (2003г.).

14.Методические рекомендации по передаче ЭД в ведомственные архивы из структурных подразделений (2003г.).

15.Типовое положение об архиве ЭД организации (2004г.).

16.Методические рекомендации по учёту и хранению ЭД в учреждениях, организациях, на предприятиях. (2004г.).

Работа с ИР в организации определяется:

1)Законом «О НАФ РБ».

2)Законом «Об информатизации». Государственной регистрации и накоплению полежат имеющие государственное значение ИР, ИТ и программные продукты, созданные как за счёт государственных средства, так и других. Основанием для государственной регистрации ИР является Постановление СМ РБ «О государственной регистрации ИР» от 28.08.2000 (редакция 2004г.). Утверждено Положение о государственном регистре ИР, где определяется порядок регистрации.

3)Перечнем ИР, имеющих государственное значение, утвержденный Постановление СМ РБ от 29.05.2001. Он постоянно обновляется и переутверждается. В нём определены все государственные органы и их ИР.

Процесс регистрации осуществляется следующим образом. Владелец ИР заполняет заявку на регистрацию, утвержденную в 2000 году. Она передаётся в институт прикладных программных систем НАН РБ. Изменения и дополнения тоже должны быть зарегистрированы.

7. Сроки хранения ИР

Сроки хранения ИР определяются Перечнем типовых документов с указанием сроков хранения, а также Перечнем документов, образующихся в деятельности архивов (2006г.). Если срок не указан в этих перечнях, то он рассматривается на заседании ЭК, в состав которой должен входить человек, занимающийся организацией работы с ЭД. В организации должен быть составлен перечень ЭД и ИР с указанием сроков хранения в соответствии с Инструкцией по проведению экспертизы ценности ЭД. Этот перечень должен согласовываться с БелНИЦЭД.

Архивные копии. Для постоянно обновляемых ИР необходимо регулярное создание архивных копий на правах подлинников (в соответствии с Инструкцией о периодичности создания архивных копий ИР).

Если организация является источником комплектования, то все нормативные документы должны согласовываться с БелНИЦЭД (на ЭПК).

По видам ИТ: базы данных и банки данных (государственные кадастры и регистры, реестры, базы данных учётно-статистического характера, научно-исследовательские базы данных, базы данных нормативной, справочной и библиографической информации) и интернет-публикации (правительственные сайты, сайты органов государственного управления, образовательные и научные сайты, сайты СМИ).

По срокам хранения: постоянного хранения, подлежащие передаче на государственное хранение; постоянного хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение; временного срока хранения.

К ИР постоянного срока хранения, подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных, научно-исследовательские базы данных, инернет-публикации государственных органов, отдельные сайты НИИ и учебных заведений (по решению ЭПК БелНИЦЭД).

К ИР постоянного срока хранения, не подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных организаций, имеющих лицензию Департамента по архивам и делопроизводству на постоянное хранение ИР или заключенный с Департаментом договор на продление сроков хранения документов.

К ИР временного срока хранения относятся информационные базы данных прикладного и вспомогательного характера, которые хранятся в организации до минования надобности.

Некоторые исследователи в ИР включают ИТ. Информационные технологии – технологии, ориентированные на получение, обработку и передачу информации. Их цель – производство информации для её анализа человеком и принятие на его основании решения по выполнению какого-либо действия.

Основные характеристики. Предметом обработки являются данные. Целью процесса – получение информации. Средства осуществления процесса бывают программными, аппаратными, программно-аппаратными вычислительными комплексами.

Процесс обработки данных разделяется на операции в соответствии с данной предметной областью. Выбор управляющих воздействий на процесс должен осуществляться лицами, принимающими решение.

Критерием оптимизации процесса является своевременность доставки информации пользователю, её надёжность, доступность и полнота.

Новые ИТ – технологии с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующие персональные компьютеры и телекоммуникацию.

Основные принципы новых ИТ:

1. Интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером.

2. Интегрированность с другими программными продуктами.

3. Гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

1. Выработка соглашений и стандартов, протоколов для компьютерной связи.

2. Организация защиты и безопасности информации.

— технологии обработки изображений;

— экспертные системы (анализируют информацию, на основе этого анализа принимается решение);

— системы поддержки принятия решений;

— геоинформационные системы – сбор, обработка картографической информации;

— системы автоматизированного проектирования (САПР: AutoCad).

К обеспечивающим ИТ относятся микроэлектронные базы средств вычислительной техники.

Некоторые исследователи включают в ИР персонал.

Для построения системы управления ИР (СУИР) в организациях важны все составляющие ИР. Для создания информационной инфраструктуры организации и системы регулирования, использования ИР эти элементы тоже важны. Должен быть решен вопрос о порядке создания ИР, получения, предоставления и передачи информации, доступа к ней, порядок её использования (в или за пределами организации).

Качество и степень полноты ИР особенно важны для удовлетворения потребностей организации. Их важнейшим индикатором являются неудовлетворенные запросы пользователей. Постоянный мониторинг степени соответствия информационных потребностей ИР позволяет выявить и устранить проблемы.

8. Управление документацией (УД)

УД следует отличать от делопроизводства и ДОУ. Разработками в области УД занимаются такие организации, как ЮНЕСКО, Международный Совет архивов (МСА), ISO.

В 1976 г. МСА с Международной организацией по УД был создан Комитет по УД. Его основными целями были:

1. Выявить связь между УД и архивами и содействовать развитию сотрудничества в области взаимных интересов, образования, разработки стандартов и терминологии.

2. Способность применения технических достижений, представляющих интерес, к методам работы архивов и в области УД.

3. Обеспечивать консультативную и практическую помощь всем странам в разработке и осуществлении программ УД.

Целями УД в организации является:

1. Точное и полное документирование политики и деятельности организации.

2. Контроль за объёмом и качеством создаваемых документов.

4. Упрощение деятельности систем и процессов создания, хранения и использования документов.

1) управление центром документации;

2) составление графиков контроля за документами;

3) управление хранением дел в организации;

4) управление машиночитаемыми и электронными документами;

5) управление информационно-поисковой службой (ИПС);

6) управление перепиской;

7) управление формами документов.

УД охватывает весь жизненный цикл документа. Создание – установление необходимого перечня документов, их названий и функциональных назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение ИТ для составления документов.

Хранение и использование документированной информации предусматривает развитие системы передачи информации, телекоммуникаций, средств копирования и тиражирования документов.

Передача ИР на постоянное хранение в архив. Хранение документов третьей стороной – аутсорсинг.

Управление архивами следует начать с составления номенклатуры дел. Затем провести проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование консервации и реставрации документов, систематизацию архивных фондов, обеспечить доступ к документам.

Стандарты в области УД

В рамках ISO осуществляется сотрудничество между национальными организациями, с Международной электронно-технической комиссией, Международным союзом электронной связи, всемирным почтовым союзом, Европейской экономической комиссией ООН. В ISO есть Технический комитет 46 «Информация и документация».

Международные стандарты не имеют обязательного характера для стран-участниц. В РБ – Госкомитет по стандартизации. Он проводит разработку проектов международных стандартов, определяет позицию РБ при голосовании по принимаемым стандартам.

Уровень гармонизации наших и международных стандартов приблизительно равен 60%. Существует 3 степени их соответствия.

1. Идентичная: они равнозначны по техническому содержанию, структуре и изложению (как правило, аутентичный перевод).

2. Модифицированная: содержат технические отклонения, которые можно разъяснить.

3. Неэквивалентная: имеются изменения в структуре и содержится незначительная часть требований международных стандартов.

Проблемы автоматизации УД

Источник: infopedia.su