Работать с документами на бумаге – долго, дорого… и совсем не здорово. Традиционный подход кусается не только ценами на бумагу: он замедляет бизнес-процессы, увеличивает количество ошибок и штрафов, затрудняет коммуникацию с удаленными сотрудниками. Ему на смену приходит электронный документооборот (ЭДО).
Термин «ЭДО» используют для обозначения сразу нескольких понятий:
- внутренний, который организован в пределах компании. Отдельно выделяют бухгалтерский, управленческий, архивный, кадровый;
- межкорпоративный (внешний), то есть отправка и получение от контрагентов цифровых договоров, закрывающих документов и т.д. В этом случае компаниям нужен посредник – оператор ЭДО;
- ЭДО с государственными органами, например, для подачи отчетности в ФНС и другим регуляторам.
В этой статье рассмотрим, как происходит организация внутреннего электронного документооборота, какую роль в нем играет государство, и почему ЭДО сейчас как никогда актуален для бизнеса.
Электронный документооборот в Бизнес пак
Для чего организации нужен внутренний ЭДО?
Короткий ответ: работа с электронными данными – это оптимизация расходов на делопроизводство, сокращение трудозатрат, высвобождение времени персонала на ключевые задачи.
А теперь подробнее о преимуществах:
- снижаются затраты на печать, пересылку, хранение оригиналов;
- обращаться к цифровым данными можно в любое время и с любого устройства – повышается мобильность сотрудников;
- повышается прозрачность процессов, поскольку электронные документы проще контролировать и практически невозможно потерять или безвозвратно уничтожить;
- работа ускоряется за счет автоматической регистрации входящих писем, наличия готовых шаблонов, настроенных маршрутов для согласования, интеллектуальных сервисов распознавания и других полезных инструментов;
- разграничение прав доступа к документам для разных категорий сотрудников или отделов гарантирует конфиденциальность данных;
- рутинных действий становится меньше, как следствие – меньше усталости и ошибок, больше времени на сложные и творческие задачи.
Системы электронного документооборота
Для создания цифровой инфраструктуры понадобится специализированное ПО – система электронного документооборота (СЭД).
Основными функциями СЭД считаются создание, регистрация, хранение документов в цифре. Современные информационные системы электронного документооборота закрывают более широкие задачи, например, работу со всем спектром корпоративного контента, от писем до медиафайлов.
Нельзя забывать и про управление бизнес-процессами, без цифровизации которых ЭДО будет далеко не так эффективен. Поэтому сегодня правильнее будет говорить о внедрении в организациях ECM или BPM-систем, которые расширяют функции классических СЭД.
Какую систему выберет бизнес для цифровизации — зависит от целей внедрения, масштабов предприятия, бэкграунда, и, конечно, ресурсов. Это может быть как ECM, так и BPM-система.
Электронный документооборот. Почему его нужно внедрять в бизнес?
Directum RX готова стать ядром для ИТ-ландшафта компании, предоставив клиентам интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. Именно встроенный интеллект дает ключевой эффект: сокращает трудозатраты сотрудников на рутинных и шаблонных задачах.
Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения Directum
Как выбрать СЭД/ECM?
Среди отечественных ИТ-разработок СЭД на рынке много достойных предложений с «необходимой функциональностью, гибкими настройками, современным интерфейсом» и прочими шаблонными фразами из коммерческих предложений.
Если говорить об информационной системе документооборота для среднего и крупного бизнеса, то стоит обратить внимание на такие критерии:
- решения для цифровизации под конкретную бизнес-задачу. Например, вам нужно перевести договоры в электронный вид, и отдельный модуль «из коробки» ускорит и снизит затраты на внедрение;
- может ли система обеспечить юридически значимое хранение. безбумажный архив – удобная штука, но в некоторых случаях требуется большее. Так, для кадрового ЭДО важно соблюдать юридическую значимость трудовых договоров, приказов и пр. на протяжении всего срока хранения, а это десятки лет;
- независимость компонентов СЭД от внешних санкций и соответствие критериям импортозамещения: это значит, что компания не остановит работу РФ, а продукт совместим с отечественным и свободно распространяемым ПО (ОС Linux, СУБД PostgreSQL и Postgres Pro);
- удобный вам вариант поставки: на собственных серверах или в облаке. Не всем клиентам подходит облачное размещение ПО, многим важно размещение в закрытом контуре компании;
- возможность подключения к не только со стационарного ПК, но и со смартфона или планшета, чтобы создавать, редактировать, отправлять документы не только из офиса;
- коннекторы к популярному ПО: грамотная интеграция поможет избежать двойного занесения данных и в СЭД, и в учетную систему, например, 1С.
Кейс: от бумаги к ЭДО в компании Bonduelle
Bonduelle в России – это огромные сельскохозяйственные угодья, три завода, склады, офисы, многочисленные контрагенты. С ростом бизнеса росла операционная нагрузка и объем документации. Работа с документами на бумаге тормозила развитие компании, поэтому в Bonduelle приняли решение о переходе на электронный внутренний и межкорпоративный документооборот.
Переход на ЭДО от постановки ТЗ до обучения сотрудников занял 6 месяцев. В качестве специализированного ПО выбрали Directum RX. В системе можно создавать, хранить, согласовывать, подписывать в цифре, в том числе для обмена с контрагентами и представления в ФНС.
Сейчас каждый третий сотрудник Bonduelle работает в Directum RX. Что изменилось для компании?
- сократились затраты на печать и почтовые отправления. Использовать меньше бумаги в работе не только выгодно, но и экологично, что отвечает «зеленым» принципам компании;
- ускорились коммуникации с контрагентами. Договоры, акты и пр. создаются, отправляются и хранятся в электронном виде, поэтому каждый этап работы проходит быстрее;
- цифровизация избавила сотрудников от большого количества рутинных действий, освободилось время на развитие и важные задачи;
- повысилась мобильность офисных сотрудников: в любой момент можно развернуть «цифровой офис» у себя дома и работать удаленно через ПК или мобильное приложение.
Подробнее о внедрении смотрите в видео:
«Экологичный» электронный документооборот в компании Bonduelle с Directum RX
Будущее электронного документооборота в России
Еще одна причина для бизнеса не откладывать переход на ЭДО – изменения на законодательном уровне. По планам ФНС, к 2024 году большинство счетов-фактур и накладных должны перейти в цифровой вид. Такая мера должна ускорить обмен документами, сократить расходы на печать и пересылку.
Перед тем, как электронный документооборот в России станет обязательным для всех, государству придется проделать большой объем работы: упростить получение ЭП, перейти на машиночитаемые доверенности, подготовить единые форматы цифровых документов и правила обмена ими.
Часть этих мер уже реализована, например, с 1 января 2022 года сертификат ЭП предприниматели могут получить в ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Также ФНС России разработала рекомендованный формат для некоторых первичных документов.
В любом случае, лучше не терять время и начинать подготовку к переходу на ЭДО: определиться с целями цифровизации и выбрать информационную систему.
Источник: vc.ru
Когда ЭДО станет обязательным
С момента появления электронного документооборота (ЭДО) компании переходили на него добровольно. Однако государство с каждым годом расширяет перечень областей работы, в которых ЭДО необходим. Расскажем, обязателен или нет ЭДО в 2022 году и кто уже должен к нему подключиться.
Переходите на ЭДО
Поможем настроить работу и отправить ваш первый документ Подключиться
Кто и когда обязан подключиться к ЭДО
- Доля электронных документов должна ежегодно увеличиваться как минимум на 20 %.
- Объем бумажных документов, необходимых для налоговых органов, должен ежегодно уменьшаться не менее чем на 10 %.
В 2022 году переход на безбумажное делопроизводство в основном остается собственной инициативой бизнеса, который хочет сократить непроизводственные расходы и повысить эффективность работы. Но для некоторых компаний ЭДО с 2022 года — обязательное условие. Рассмотрим подробнее.
ЭДО в маркировке
Электронный документооборот все чаще используется в сфере B2G. Государство заинтересовано в том, чтобы бизнес-процессы между организациями в России были прозрачными и честными. С ЭДО неразрывно связана система маркировки товаров Честный ЗНАК (ЧЗ), которая создана для контроля за российским товарооборотом.
С 1 января 2022 года участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в ЧЗ сведения о движении продукции — вводе в оборот, продаже, выводе из оборота — исключительно через оператора ЭДО. Данное требование закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.
В системе ЭДО Диадок можно подключить сервис для автоматизации этого процесса. В таком случае сторонам достаточно будет обменяться электронными универсальными передаточными документами (УПД), которые содержат коды маркировки. При подписании сведения передаются в Честный ЗНАК автоматически. Подробно рассказываем о роли ЭДО в маркировке в статье.
Переход на ЭДО с 2022 года обязателен для маркировки следующих категорий товаров:
- обувь,
- лекарства,
- молочная, табачная продукция,
- парфюмерия,
- меховые изделия,
- фотоаппараты и вспышки,
- товары легкой промышленности,
- шины и покрышки.
С декабря 2021 года маркировка обязательна для бутилированной минеральной воды, с марта 2022 года — для прочей упакованной питьевой воды. Также в марте 2022 началась маркировка табачных стиков и смесей для кальянов без табака. Продолжается эксперимент по внедрению добровольной маркировки антисептиков, БАДов, пива, слабоалкогольных напитков, медицинских изделий, электронных сигарет. Предполагается, что к 2024 году маркировка будет нужна для всех основных потребительских товаров, которые производят в России или импортируют в нее. Поэтому сроки перехода на ЭДО ограничены.
Работайте с маркированной продукцией и обменивайтесь электронными УПД через Диадок. Сведения в Честный ЗНАК отправятся автоматически
ЭДО в прослеживаемости
С 8 июля 2021 года действует национальная система прослеживаемости (НСП). Она необходима для отслеживания товарооборота, ухода от нелегального импорта и увеличения собираемости обязательных таможенных, налоговых платежей.
Все процессы в рамках НСП проходят в электронном виде, поэтому для работы обязателен ЭДО. Участники системы оформляют продажу и покупку товара, формируют и сдают в ФНС отчеты об операциях, подают уведомления в налоговую только через систему ЭДО.
Перечень товаров, которые подлежат прослеживаемости, не менялся с момента утверждения. В списке — различное промышленное оборудование, специализированная техника, мониторы, стиральные машины, детские коляски и другое. С 1 июля 2022 года за нарушения при работе в НСП участникам товарооборота грозят административные штрафы. Они составят 1 000 рублей за каждый обязательный документ, который не был представлен в налоговую, сдан с опозданием или некорректно оформлен.
ЭДО в сфере грузоперевозок
С 2022 года перевозчики, отправители и получатели грузов могут перейти на электронные транспортные накладные. Уже утвержден их формат, порядок обмена и правила заполнения. Ожидается, что в ближайшие годы они станут обязательными.
ЭДО для сдачи отчетности
Обязательный переход на ЭДО в 2022 году потребуется и для соблюдения законодательных требований по сдаче отчетности. Такой электронный документооборот относится к сфере B2G и доступен в сервисах интернет-отчетности.
В 2022 году бухгалтерскую отчетность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухучет. Режим налогообложения и правовой статус значения не имеют. От представления отчетности освобождается только ряд организаций: государственного сектора, религиозные, связанные с государственной тайной, а также Центробанк и отчитывающиеся перед ним финансовые организации.
В электронном виде сдают и налоговую отчетность:
- по всем налогам — организации с численностью работников больше 100 человек,
- 6-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физлиц — с численностью работников больше 10 человек.
Расширился список компаний, которые обязаны представлять сведения о работниках в Пенсионный фонд. С 2022 года сдавать электронные СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ должен каждый работодатель с численностью от 10 человек. Также такие компании обязаны направлять в электронном виде расчеты по страховом взносам (4-ФСС) в Фонд социального страхования.
ЭДО для госзакупок и других задач
ЭДО обязателен в 2022 году для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок. Это обеспечивает достоверность предоставленных данных, дает гарантию исполнения контракта.
Также с 1 января 2022 года для организаций — заказчиков товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд введено электронное актирование. Обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем осуществляется только с помощью ЕИС — Единой информационной системы в сфере госзакупок. Поставщики могут настроить ЭДО с электронными торговыми площадками (ЭТП) и получать от них оригиналы закрывающих документов в короткие сроки.
Подключитесь к ЭДО в Диадоке и будьте в курсе всех законодательных изменений
Как перейти на ЭДО
Пока точно неизвестно, когда ЭДО станет обязательным для всего бизнеса. Но для того, чтобы работать с маркируемыми или прослеживаемыми товарами, без затруднений сдавать отчетность и подготовиться к переходу на ЭДО в других областях, лучше подключиться к электронному документообороту уже сейчас.
Для перехода на безбумажное делопроизводство выполните пять шагов.
1. Выберите оператора ЭДО
Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги электронного документооборота в виде специальных сервисов, обеспечивает безопасность передачи данных и соблюдение законодательных требований. СКБ Контур входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота ФНС и соответствует всем установленным требованиям.
2. Получите электронную подпись
Электронная подпись (ЭП) дает документам юридическую силу, приравнивая их к бумажным документам с собственноручной подписью. В системе ЭДО Контур.Диадок используется квалифицированная ЭП. Она обладает максимальной защитой и не требует заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
В 2023 году порядок работы с ЭП изменится. Согласно новым требованиям, КЭП для юридического лица сможет получить только руководитель организации. Сотрудники должны будут использовать подписи физлица и машиночитаемые доверенности, которые позволят им действовать от имени организации. С 1 марта по 31 декабря 2022 года длится переходный период, во время которого сотрудники еще могут получить сертификат юридического лица и применять подписи физлица по желанию.
3. Определите способ подключения
Компания может выбрать веб-версию сервиса ЭДО или интегрировать его с учетной системой. Например, подключить модуль Диадока для 1С, который позволит работать в привычном интерфейсе.
Также сервис интегрируется с любой другой учетной системой. В Контур.Диадоке есть интеграционные решения для SAP, Oracle, MS Dynamics, Directum, Docsvision. А со специализированными учетными системами или индивидуальными разработками Диадок интегрируется с помощью полнофункционального API и коннектора.
4. Настройте работу с ЭДО внутри компании
Обязательный переход на ЭДО пока не нужен. Но на перестройку налаженных бизнес-процессов понадобится время. Так, для грамотной организации процесса на предприятии следует оформить внутренние регламенты, обучить сотрудников, внести изменения в учетную политику.
5. Перейдите на ЭДО с контрагентами
Для обмена электронными документами обе стороны должны подключиться к системе ЭДО и наладить связь. В Диадоке достаточно отправить или принять приглашение. Если у контрагента другой оператор ЭДО, воспользуйтесь автороумингом или подайте заявку для настройки роуминга.
Пользователи Диадока могут формировать, отправлять и получать счета-фактуры, УПД и УКД (универсальные корректировочные документы), накладные, акты, любые неформализованные документы без утвержденного ФНС формата. Также сервис полностью обеспечивает работу с системой Честный ЗНАК и позволяет выгружать необходимые документы для последующей сдачи отчетности в контролирующие органы.
Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура и начать работу в ЭДО
Источник: kontur.ru
Зачем ИП переходить на ЭДО и для кого это уже обязательно
Пока многие ИП еще оценивают, стоит ли переходить на ЭДО, налоговая служба планомерно вводит новые правила, чтобы обеспечить тотальное внедрение электронного документооборота к 2024 году в рамках нацпроекта «Цифровая экономика». И в ряде случаев ЭДО уже обязателен. Но обо всем по порядку.
Пока многие ИП еще оценивают, стоит ли переходить на ЭДО, налоговая служба планомерно вводит новые правила, чтобы обеспечить тотальное внедрение электронного документооборота к 2024 году в рамках нацпроекта «Цифровая экономика». И в ряде случаев ЭДО уже обязателен. Но обо всем по порядку.
Пять «жестких» аргументов
На ЭДО переходить никто не заставляет, однако создаются условия, когда работа по старинке становится невыгодной, либо невозможной. Вот несколько аргументов той или иной степени жесткости в пользу цифровизации.
1. Работа с товарами, подлежащими маркировке , и вообще взаимодействие с системой «Честный ЗНАК», без ЭДО невозможна. А ведь это товары, пользующиеся массовым спросом: обувь, текстиль, одежда, молоко и т. п. Не за горами то время, когда большинство товаров станут маркированными. Получить УПД по маркированной продукции можно только в электронном виде.
2. Те, кто продает товары животного происхождения — мясо, птицу, рыбу и т.п., обязаны использовать электронные ветеринарные сопроводительные документы . Для работы с такой продукцией предназначена специальная система Меркурий.
3. Система контроля прослеживаемости товаров тоже без ЭДО невозможна. Да, она пока только развивается, и далеко не все товары, партии которых подпадают под контроль, пользуются широким спросом у населения — разве что холодильники, детские коляски, кресла безопасности, — но этот перечень совершенно точно будет расширяться.
Обратите внимание — для маркировки, Меркурия, прослеживаемости не играют роли ни форма бизнеса, ни система налогообложения. Даже ИП на патенте, которые, казалось бы, даже отчетность в ФНС не сдают (если работают в одиночку и без работников, конечно), — и те обязаны во всем этом разобраться, зарегистрироваться и вести учет.
4. Участие в закупках тоже требует наличия ЭДО. Пусть пока жестко обязательность электронного документооборота не прописана, но к примеру, пользователи площадок сталкиваются с тем, что документы об оказанных услугах и комиссиях (например, комиссии от суммы выигранного аукциона) кроме как через ЭДО им не получить. Либо нужно ехать за документами прямиком в Москву.
А ведь для ИП созданы отличные условия для работы. Большая часть предпринимателей относится к малому бизнесу (СМП). Для СМП установлена обязательная доля закупок, пониженная «цена» победы, доступные банковские гарантии и т.д.
5. Сейчас действует проект по работе с КЭДО (кадровый электронный документооборот), он действует до середины ноября. Затем планируется, что изменения, касающиеся КЭДО внесут в Трудовой кодекс.
Конечно, не все ИП имеют большой штат сотрудников, но если у предпринимателя, например, сеть салонов красоты по нескольким регионам или сотрудники-надомники, удаленщики, то работа через ЭДО становится уже гораздо заманчивее — принять на работу, познакомить с изменением графика или согласовать отпуск будет делом не нескольких дней или даже недель, а нескольких часов.
Задайте вопрос по подключению специалистам Платформы ЭДО:
Задать вопрос
Что заставляет ИП держаться за бумажный документооборот?
Выдвигаются, как правило, два основных тезиса: а) надежнее и б) дешевле. Теперь по пунктам.
А) Это вряд ли. Бумажные документы рвутся, теряются, выцветают, сгорают, не доходят по почте и т.п. Бесспорно, в некоторых случаях бумага по-прежнему незаменима — например, в отношениях с контролирующими органами, — но бумажную версию при наличии электронной всегда можно изготовить. Это не довод в пользу 100% бумажного документооборота.
Б) Тезис о «дешевизне» весьма сомнителен. Точнее наоборот, учитывая расходы на распечатку, рассылку, курьерские услуги, администрирование всего процесса и рабочее время сотрудников.
По оценке ФНС, переход на ЭДО должен обеспечить предпринимателям экономию в триллионы рублей. Так, в 2019 году в России в хозяйственный документооборот были вовлечены 3,7 млн юридических лиц и 4 млн ИП, которые сгенерировали не менее миллиарда документов. Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов ежегодно составляют 6 миллиардов человеко-часов, а общие затраты оцениваются в 3,5 триллиона рублей — это 3,4 процента от ВВП страны за 2018 год.
Конечно, все познается в сравнении, и кто-то может сказать, что ЭДО не дешевле «бумаги». Однако у операторов ЭДО всегда есть выбор тарифов, с подходящими вариантами под потребности бизнеса.
- консультацию и техподдержку 24/7;
- роуминг со всеми ведущими операторами ЭДО;
- работу с электронной подписью любого УЦ;
- интеграцию с системой «Честный ЗНАК» и многое другое.
Пять «мягких» аргументов
Жизнь показывает, что сомнения относительно нужности или ненужности ЭДО развеиваются, как только:
- срывается выгодный заказчик, который не желает иметь дело с «бумажным» ИП;
- сделку требуется закрыть срочно, например, если речь идет о нежном или скоропортящимся продукте;
- налоговики выставляют штрафы за ошибки в отчетности, которые возникли из-за отсутствия или неточностях в бумажных документах;
- подтверждающие документы требуется получить немедленно, а не по почте;
- в очередной раз дорожают курьерские услуги, почтовые отправления, маски, перчатки и т. п.
Это не считая того, что ЭДО помогает ускорить документооборот с регионами, минимизировать риски возникновения претензий от налоговых органов, вовремя получить документы для принятия расходов и многое другое.
В рамках Платформы ЭДО от компании «Платформа ОФД» можно обмениваться актами выполненных работ (оказанных услуг), УПД, накладными, счетами-фактурами, договорами и иными электронными документами — общепризнанными аналогами бумажных.
Как перейти на ЭДО?
Если сомневаетесь, сначала апробируйте сервис ЭДО бесплатно. Сервис « Платформа ЭДО » даст возможность оценить все плюсы онлайн-документооборота, здесь электронный документ — это полный аналог бумажного, за теми лишь исключениями, что:
- отправлять документы в налоговую станет быстрее и проще;
- потеря документов исключена;
- больше не потребуется тратиться на расходные материалы и сопутствующие услуги (курьеры, почта и т.п.);
- документы в полной безопасности, в любой момент можно изготовить бумажную версию;
Приступить к работе с ЭДО можно за считанные минуты: пользователю «Платформы ОФД» достаточно войти в личный кабинет, раздел «Документы», нажать «Присоединиться к ЭДО» и подписать оферту.
Даже если ваш деловой партнер работает с другим оператором ЭДО, вам не нужно ничего менять: с бесплатной услугой «Роуминг» обмен документами возможен между клиентами разных операторов.
Платформа ЭДО
Просто. Надежно. Экономно
- #электронный документооборот
- #обязательная маркировка
- #ЭДО
- #переход на ЭДО
- #цифровая экономика
- #ФГИС Меркурий
- #Платформа ОФД
- #цифровизация
- #прослеживаемость
Источник: www.klerk.ru