Деловая переписка – это не только обмен коммерческой и деловой информацией, это еще и часть сложного делового этикета, и ее правилам делопроизводителей даже специально обучают на курсах.
Одна из важных составляющих делового письма – создание и поддержание солидной репутации компании, формирование серьезного отношения к вам со стороны партнеров и клиентов. Помимо вопросов менеджмента, деловое письмо – это корпоративная дисциплина, а с технической точки зрения — инструмент улучшение взаимодействия между различными компаниями холдинга или подразделениями одной формы.
Виды деловой переписки
Деловая переписка предполагает несколько видов документов, каждый из которых имеет свои правила оформления и предоставления, может отличаться формой изложения и приемами подачи содержания. Специалисты деловое письмо разделяют на:
1. благодарственные письма;
2. коммерческие письма (сопроводительное, заказ, напоминание, презентация, отказ, гарантийное письмо и т.д.);
3. запросы и требования;
Деловая переписка.
4. извинения и опровержения;
5. поздравительные письма;
6. письма с соболезнованиями.
Даже современная электронная переписка учитывает особенности каждого вида письма, использует готовые шаблоны, манеру написания и правила делового письменного этикета.
Правила деловой переписки
От того, на чем и как оформлено, как составлено и упаковано ваше деловое письмо, партнеры и клиенты могут составить представление о респектабельности и успешности вашего бизнеса. Поэтому, соблюдая правила деловой переписки, вы формируете свою репутацию в бизнесе.
Итак, о правилах:
Бланк письма. Хорошая компания использует в переписке только фирменные бланки с реквизитами компании (угловое или продольное размещение) и элементами фирменного стиля. Фирменный стиль предполагает нанесение логотипа и использование фирменных шрифтов, а в реквизитах должно быть указано название организации и его аббревиатура, юридический и почтовый адрес, телефоны, электронная почта и сайт.
Разметка страницы. Письмо пишется на листе с полями (слева 20, справа 10 мм, сверху и снизу 20 мм), в случае наличия второго и последующих листов у документа, они нумеруются посредине сверху страницы.
Стиль. Письмо пишется только официально-деловым стилем – с кратким изложением сути вопроса, точными формулировками, стандартными фразами.
Обязательное условие: в письме освещается только один вопрос или несколько взаимосвязанных. В противном случае – лучше написать несколько писем.
Структура текста. Обычно деловое письмо состоит из трех частей:
1. Обращение к адресату («Уважаемый, …!»).
2. Вступление (изложение причин и оснований для письма).
3. Основная часть (предложение решений, просьб, рекомендаций по решению проблемы).
4. Заключение (резюме с подведением итогов).
Язык. Фразы должны быть простыми, краткими, ясными и недвусмысленными. Эмоциональность, жаргонизмы, просторечные слова, диалектизмы и излишние подробности исключены (грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки – тоже)!
ЭТО нельзя писать в рабочих письмах! Правила деловой переписки
Источник: www.mazm.ru
Деловая переписка — что это и как её вести?
Независимо от того, отправляете ли вы электронное письмо или пишете письмо, есть несколько ключевых советов, которые помогут сделать ваши деловые сообщения точными и убедительными.
Начните с хорошо написанного введения, которое представляет вас и предмет вашей переписки. Затем добавьте четкий и лаконичный текст, в котором сообщается, что вы хотите получить от получателя.
Деловая переписка — это любая форма письменного общения, в которой участвуют два человека в деловых отношениях. Обычно это письма, но также могут быть заметки и электронные письма.
В зависимости от цели деловая переписка может быть официальной или неофициальной. Его можно использовать, чтобы сообщать информацию, передавать чувства или задавать вопросы.
Важно написать введение, которое знакомит с основными моментами вашего письма и позволяет читателю легко понять, что вы пытаетесь передать. Это нужно сделать до того, как вы начнете писать текст письма.
Хорошо написанное введение украсит остальную часть вашего письма. Это также поможет вам связаться с вашей аудиторией. Кроме того, это покажет, что вы изучили тему своего письма и знаете, что нужно вашей аудитории.
Основная часть делового письма является важной частью переписки. Он должен быть составлен таким образом, чтобы быстро донести ваше сообщение и убедить читателя.
Вы должны начать письмо, написав свое имя, дату и внутренний адрес (информация о получателе), после чего следует приветствие и завершение. Если вы отправляете несколько копий письма, вы должны оставить лишнюю строку перед приветствием и закрыть.
Приветствие — это формальный способ обращения к адресату с использованием его или ее титула и фамилии. Формулировка зависит от типа отношений между вами и получателем.
Основная часть делового письма должна включать основные моменты и подтверждающие доказательства вашей точки зрения с призывом к действию в конце. Он также должен быть кратким, чтобы не перегружать читателя.
При написании деловой переписки вы можете произвести большое впечатление первой строкой. Приветствие — это первое слово вашего сообщения, и оно задает тон того, насколько серьезно вы относитесь к общению.
Существует несколько видов приветствия для делового письма, и каждый подходит в зависимости от адресата. Важно учитывать, к кому вы обращаетесь и сколько времени вы провели с ними, чтобы выбрать лучшее приветствие для своего письма.
В официальных деловых письмах приветствие может включать титул и фамилию человека. В большинстве случаев за заголовком следует либо «Уважаемый господин», «Уважаемая госпожа», либо «Для кого это может касаться».
Деловая переписка — это письменная форма общения, позволяющая передавать важную информацию. Важно правильно писать деловые письма и использовать соответствующий тон.
Письма также являются отличным способом создания и поддержания позитивных отношений с вашими контактами, клиентами и заинтересованными сторонами. То, как вы закроете деловую переписку, может повлиять на то, будет ли ваше сообщение прочитано или проигнорировано.
Использование правильной заключительной фразы важно для того, чтобы произвести хорошее впечатление. Завершение деловой переписки должно быть формальным и содержать профессиональные фразы.
Обычный способ закончить деловое письмо фразой «С наилучшими пожеланиями». Это закрытие хорошо работает в разных ситуациях и кажется более неформальным, чем другие закрытие. Это может работать в сопроводительном письме или вступительном электронном письме и менее формально, чем другие закрытия. Это также комплиментарное закрытие, которое звучит более представительно, чем другие закрытие. Его также можно использовать для продолжения интервью или звонка с клиентом.
Источник: vc.ru
Этикет деловой переписки: особенности при общении в бизнесе
Во время общения с партнерами и коллегами существует установленный порядок поведения. Этикет деловой переписки имеет свои правила. Его основой является уважение к партнерам, способность вступать в конструктивный диалог, соблюдение субординации и умение признавать неверно принятые решения.
Виды деловых писем
В рамках многоаспектного делового письма отправитель может направить сведения адресату по нескольким вопросам. Например, руководитель может разослать инструкцию всем подчиненным.
Кроме вышеописанной классификации их можно разделить на письмо:
Запрос. С изложением от первого или третьего лица в любом числе
Напоминание. Письмо необходимо, если невозможно получить ответ от получателя в ином формате. Например, когда невозможно организовать личную встречу. В его тексте описывается напоминание о необходимости совершения определенных действий и указания мер реагирования при отказе получателя от выполнения условий договора
Подтверждение. Такое письмо подтверждает факт или совершение определенного действия
Благодарность за оказанные услуги
Сопроводительное письмо. В деловой переписке иногда отправляются вещественные предметы и другая важная документация. Поэтому в тексте такого сообщения содержатся разъяснения
Сообщение. Деловые письма информационного содержания не требуют ответа. С помощью такой корреспонденции адресата оповещают о важном
Приглашение необходимо для информирования получателя о дате и времени мероприятия. Обязательное условие — указание точного времени предстоящего события
Электронной деловой переписке сейчас уделяют особое внимание. Такой вид коммуникаций стал популярен в XXI веке. Он предполагает общение внутри компании в режиме диалогов, видеоконференций и т. п. Поэтому любые перечисленные виды корреспонденции могут быть составлены в электронном формате и отправлены на mail получателя.
Что важно помнить при написании писем?
Этикет деловой переписки обязывает адресата учитывать сферу деятельности, служебное положение получателя и другие важные критерии. Независимо от обстоятельств конкретного общения общая формула, допустимая при составлении письма, выглядит следующим образом «Уважаемый [Фамилия, имя и отчество]!», иногда при обращении уместно указывать должность. Если по содержанию понятно, что оно начинается с личного обращения, то в конце текста обязательно прописывают «С уважением».
Этикет и грамотность
Во время переписки важно быть грамотным. Если в письмах при прочтении текста адресат увидит ошибку, то изменит мнение об отправителе. Пишите грамотно и делайте вычитку текста перед его отправкой. Ошибки и описки можно исправить самостоятельно, либо обратиться за корректировкой или воспользоваться специальными сервисами.
При написании сообщения проверяйте текст на наличие пунктуационных, стилистических и орфографических ошибок. Часто отправители неправильно пишут имена адресата в обращении. Ошибки в имени или отчестве человека огорчат его и произведут неприятное впечатление.
Старайтесь соблюдать эти правила, чтобы при получении сообщения получателю было приятно читать его. Придерживайтесь правил официального делового тона, в таком случае связь с адресатом будет налажена.
В течение какого времени дают ответ на письмо?
В деловой переписке лучше ориентироваться на суть вопроса и требования к письму. На отправленное письмо внутри компании сотрудники отвечают в течение 2-3 часов. На некоторых предприятиях такой промежуток времени считается долгим. Если речь касается общения клиента с компанией, то результат продажи зависит от скорости получения первым ответа.
Поэтому двухчасовое ожидание недопустимо. Для соблюдения сроков ответа на поступающие от клиентов запросы в компаниях работают десятки и сотни менеджеров. Каждый упущенный час стоит предприятию убытков. В любом случае, когда приходит письмо, адресат может отправить реакцию на него отправителю. Например, «Анна,
Я получила письмо. Предоставлю Вам ответ в течение дня». Лучше в рамках делового этикета не затягивать с ответом.
Резюмируем
Во время деловых переписок соблюдают этикет. Подготавливая письмо, отправителю лучше указывать тему и обращаться к адресату по имени отчеству. Во время ведения деловой переписки в тексте указывают должность получателя. Правильно оформленное письмо повысит имидж организации и укрепит партнерские отношения.
Поделиться
Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:
Источник: moscow.mba