Бизнес помощник должностная инструкция

1.5. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) или высшее образование (непрофильное) (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности и опыт практической работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

1.6. В практической деятельности помощник руководителя должен руководствоваться:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. Помощник руководителя должен знать:

• внутреннюю и внешнюю политику организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• современные информационные технологии;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
• структуру организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
• классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
• формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных;
• функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке;
• особенности общенаучной и прагматической функции обзоров;
• правила работы с внешними носителями информации;
• понятие и специфику библиографического, реферативного и аналитического информационного издания;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
• этикет и основы международного прокола;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• правила проведения контроля исполнения поручений руководителя;
• технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных;
• требования охраны труда.

1.8. В период временного отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

Персональный ассистент. Как и где найти помощника для бизнеса, и какие задачи ему делегировать 18+

Как найти помощника? Ваш личный ассистент. Бизнес помощник | Антон Назмиев | Бизнес Старт БМ

2. Должностные обязанности

Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями.

2.2. Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений.

2.3. Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов.

2.4. Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений.

2.5. Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.

2.6. Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций.

2.7. Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами.

2.8. Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений.

2.9. Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем.

2.10. Подготовка информационно-аналитических материалов.

2.11. Разработка тематического плана обзорного документа, доклада.

2.12. Определение круга библиографических источников.

2.13. Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки.

2.14. Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки.

2.15. Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.

2.16. Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.

2.17. Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.

2.18. Подготовка презентаций по указанию руководителя.

2.19. Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя.

2.20. Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров.

2.21. Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.

2.22. Координация деятельности по исполнению решений руководителя.

2.23. Контроль исполнения решений руководителя.

2.24. Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.

В случае служебной необходимости помощник руководителя может привлекаться к выполнению обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.

3. Права

Помощник руководителя имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.5. Требовать создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Помощник руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы помощника руководителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы помощника руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы помощника руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью помощник руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Порядок пересмотра должностной инструкции

6.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

6.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

Источник: instrukzii.ru

Должностная Инструкция Бизнес-Помощника

Лидерам часто говорят, что они должны делегировать. Но кому они должны делегировать? Бизнес-ассистент — это человек, который готов и желает взять на себя многие из задач, которые должен выполнить лидер, предприниматель или чрезмерно расширенный сотрудник. Бизнес-помощники помогают управлять многими повседневными операциями в бизнесе и обеспечивают бесперебойную работу.

Широкий спектр обязанностей

Обязанности бизнес-помощника сильно различаются, в зависимости от отрасли, работодателя или даже отдела, в котором она работает. Однако, как правило, она отвечает за управление потоком сообщений через офис, за выполнение основных задач бухгалтерского учета, управление покупкой и распределением расходных материалов, техническое обслуживание оборудования и координация использования служебных помещений для проведения встреч и других мероприятий. Однако, в зависимости от конкретной компании, бизнес-помощник может взять на себя и другие задачи. Например, помощник, работающий в области маркетинга, может отвечать за корректуру документов, работу с принтерами или помощь в координации и управлении событиями; продавец может помочь ответить на запросы клиентов и собрать материалы для продажи. Независимо от конкретных обязанностей, работа бизнес-ассистента состоит в том, чтобы оказывать поддержку своему начальнику, чтобы обеспечить бесперебойную работу.

Квалификация

В большинстве случаев рабочие места бизнес-помощников являются позициями начального уровня. Некоторые компании готовы нанимать абитуриентов, у которых есть аттестат о среднем образовании или его эквивалент, но чтобы подняться по ступенькам вверх с должности помощника, обычно требуется высшее образование. В зависимости от компании, некоторые работодатели могут искать людей с опытом или образованием в определенных областях, таких как бизнес, маркетинг или бухгалтерский учет.

Большинство бизнес-помощников проходят обучение на рабочем месте для выполнения конкретных задач, включая изучение корпоративной терминологии. Тем не менее, работодатели ищут помощников, которые имеют хорошие навыки общения и решения проблем, хорошо организованы, детально ориентированы и способны расставлять приоритеты. Хорошие навыки работы с компьютером, включая обработку текста, являются обязательными. Планирование собраний, корректура, планирование, обслуживание клиентов и возможность управлять несколькими задачами и соблюдение сроков также являются требованиями, обычно встречающимися в описании работы бизнес-помощника.

Работа Outlook

По данным Бюро статистики труда, рост числа рабочих мест для помощников идет медленнее, чем в среднем, примерно на 3 процента к 2024 году. Это в значительной степени объясняется тем фактом, что большинство рабочих мест в этой области — это существующие должности, которые необходимо заполнять, когда помощники уходят, часто переход на более высокие позиции уровня. Средняя заработная плата на этих работах составляет около 18 долларов в час, что составляет около 37 тысяч долларов в год.

В то время как большинство деловых помощников работают в офисе в обычные рабочие часы, все большее число помощников являются так называемыми виртуальными помощниками, работающими из дома и устанавливающими свое собственное время. Часто ВА работают на предпринимателей по почасовой ставке, занимаются составлением графиков, оформлением документов, управлением социальными сетями и многим другим. ВР часто платят больше, чем другим помощникам (обычно от 15 до 60 долл. В час), но обычно они работают меньше часов, и в качестве подрядчиков они несут ответственность за свое оборудование и платят налоги на самозанятость.

Успешный бизнес-ассистент

Поскольку рабочие места бизнес-ассистентов часто являются позициями начального уровня, многие помощники переходят на более высокие должности в течение нескольких лет. Вы можете произвести отличное впечатление и быстрее подняться по лестнице, настроившись на своего босса и научившись предугадывать, что ему понадобится. Воспользуйтесь любой возможностью, чтобы учиться и развиваться, быть открытым для новых задач и запросов и успешно управлять всеми вашими приоритетами

FAQ —

❓ В чем заключается работа помощника?

Это работа с документацией, составлением отчетности и аналитических обзоров, подготовка проектов, оформление документов и дальнейшее хранение. Кроме того, хороший ассистент должен уметь пользоваться всей офисной техникой. Уровень владения может устанавливаться в каждой компании индивидуально.

❓ Какие навыки помогут в работе бизнес ассистента?

• Чрезвычайная изобретательность .
• Стрессоустойчивость .
• Знакомство с последними технологиями .
• Масштабное мышление .
• Беспощадная расстановка приоритетов .
• Безупречная организованность .
• Стратегическая многозадачность

❓ Как называют помощника в бизнесе?

Бизнес-ассистент — это, фактически, правая рука руководителя. В его задачи входит контроль и управление процессами в компании, выполнение личных поручений руководителя и контроль его эффективности. Нельзя путать БА с секретарём.

❓ В чем разница между помощником и секретарем?

Секретарь — это сотрудник, который занимается делопроизводством (если кто не знает, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, написание писем разным организациям). А помощник руководителя — это сотрудник, который помогает руководителю во всех вопросах бизнеса, кроме делопроизводства.

❓ В чем разница между помощником и ассистентом?

Личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счет разгрузки личных задачи, а бизнес-ассистент имеет возможность решать разные задачи именно в бизнесе.

❓ Сколько получают бизнес ассистенты?

Зарплаты личных помощников и бизнес-ассистентов зависят от региона, задач, опыта работы и размера компаний. В среднем цифры такие: 80 000 — 100 000 рублей в месяц — в небольших компаниях; 150 000 — 200 000 и выше — в крупных компаниях или при более сложных и важных обязанностях.

❓ Какое образование должно быть у бизнес ассистента?

Желательно иметь высшее образование, но могут взять на работу без него. В случае работы с высшими руководителями (ТОП-менеджерами) требуется иметь опыт работы на позиции ассистента от 2-3 лет.

❓ Какие качества должны быть у помощника?

• умение подчиняться, чувствовать настроение;
• умение предугадывать реакцию руководителя;
• коммуникабельность;
• организаторские способности;
• работа в режиме многозадачности;
• находчивость, быстрая реакция;
• стрессоустойчивость;
• умение хранить информацию;

❓ Чем отличается бизнес ассистент от помощника?

Личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счет разгрузки личных задачи, а бизнес-ассистент имеет возможность решать разные задачи именно в бизнесе.

❓ Что входит в обязанности помощника руководителя?

организация совещаний, собраний и переговоров организация графика руководителя работа с посетителями и гостями организация и ведение телефонных переговоров

❓ Как можно назвать должность помощника руководителя?

Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник».

Источник: ru.jobs-job.com

Должностная инструкция помощника генерального директора

Образец должностной инструкции помощника генерального директора

1. Общие положения

1. Работник, принятый на должность помощника генерального директора, в компании относится к специалистам.
2. На данную должность нанимается лицо с высшим образованием (бакалавр) либо дополнительным профессиональным и стажем труда в области работы компании не менее 3 лет.
3. Помощник гендиректора принимается на работу и увольняется с нее генеральным директором компании.
4. Работник подчиняется генеральному директору компании.
5. Помощник гендиректора должен обладать такими знаниями:
6. внутренней и внешней политики хозяйствующего субъекта;
7. принципов представительства в госорганах, органах местного самоуправления, других компаниях и правила взаимодействия с ними;
8. структуру компании, руководство отделов, цехов, филиалов, сферу деятельности хозяйствующего субъекта, должности всех работников, компетенции каждого структурного подразделения компании;
9. современных информационных технологий;
10. законодательства в области деятельности компании, госстандарты в этой сфере;
11. особенностей оформления и составления документации, аннотаций, обзоров;
12. методов работы с поисковыми системами, каталогами библиотек, электронными базами данных, сетью Интернет;
13. правил работы с внешними носителями информации, различными справочниками, правовыми системами;
14. этики делового общения, правил проведения переговоров;
15. методов защиты конфиденциальной информации компании;
16. Правил внутреннего трудового распорядка в компании.
17. Помощник гендиректора должен обладать такими навыками, как:
18. анализ источников информации в плане достоверности, актуальности, быстроты предоставления необходимых сведений;
19. обработка данных согласно заданным требованиям начальства;
20. передача сведений в систематизированном виде;
21. поиск требуемой информации в справочниках, базах данных, Интернете;
22. верная интерпретация полученных данных;
23. применение правил делового этикета, основ психологии делового общения;
24. разработка планов командировок и служебных поездок гендиректора компании;
25. формирование необходимых для деловой поездки руководителя бумаг;
26. правильное оформление протоколов заседаний, собраний, совещаний, списков итоговых документов;
27. проведение переговоров с партнерами и контрагентами фирмы;
28. формирование пресс-релизов;
29. работа с большим объемом информации, в режиме многозадачности;
30. работа с компьютерами, другой современной техникой;
31. поддержание положительного имиджа компании и своего непосредственного руководителя;
32. быстрота принятия решений в процессе работы;
33. формирование аналитических отчетов по поручению своего руководителя;
34. работа с системами ЭДО в компании.
35. Работник в своей деятельности опирается на:
36. Устав хозяйствующего субъекта;
37. данный документ;
38. иные локальные нормативные акты компании.

2. Должностные обязанности

Трудовые задачи работника включают в себя следующие:

1. Отбор источников информации согласно заданным ему критериям.
2. Обработка данных для подготовки проектов решений руководства.
3. Решение вопросов, которые не требуют участия непосредственного руководителя.
4. Подготовка бумаг для деловых партнеров.
5. Взаимодействие с деловыми партнерами компании.
6. Информирование гендиректора о ходе тех или иных процессов, результатов запросов и обращений.
7. Подготовка документов для участия своего руководителя в деятельности разных госструктур, муниципальных органов и т.п.
8. Подбор всей нужной информации по запросу гендиректора.
9. Планирование и организация деловых поездок своего руководителя.
10. Подготовка совещаний, заседаний, собраний, презентаций по требованию руководителя.
11. Проведение пресс-конференции по требованию руководителя.
12. Организация встречи участников заседаний, переговоров и т.п.
13. Подготовка всех запрошенных документов, информирование сотрудников о решениях и распоряжениях гендиректора.
14. Контроль работы по исполнению требований руководителя.
15. Подготовка аналитики и отчетов по заданным вопросам и поручениям.

3. Права

Помощник гендиректора имеет такие права:

1. Обсуждать вопросы, относящиеся к его непосредственным обязанностям.
2. Требовать и получать у своего руководителя и других работников всю необходимую для своей работы информацию и документацию.
3. Вносить предложения по совершенствованию условий труда в компании.
4. Принимать участие в обсуждении проектов решений руководства, совещаниях по их разработке и подготовке.
5. Повышать свою квалификацию.

4. Ответственность

Работник, принятый на должность генерального директора, привлекается к ответственности:

1. За некачественное выполнение или невыполнение своих трудовых задач — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
2. За проступки и преступления, допущенные во время своей работы, — в соответствии с положениями ГК РФ, УК РФ, КоАП РФ.
3. За нанесение материального ущерба компании — в рамках актуального трудового законодательства РФ.

Общая информация

Круг должностных обязанностей помощника гендиректора зависит от масштабов компании, количества его контрагентов, сотрудников. То есть от того, насколько большой объем помощи требуется руководителю, будет зависеть перечень задач работника. Если сказать коротко, то главная задача помощника гендиректора — исполнять все его распоряжения или доносить их до других работников компании.

Поручить разработку документа можно кадровым работникам и юристам. Кроме того, сам генеральный директор должен ознакомиться с ней на стадии создания, при необходимости проконсультировать подчиненных на предмет полноты внесения обязанностей.

Для ознакомления с перечнем трудовых функций можно воспользоваться профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он утвержден приказом Минтруда РФ от 6 мая 2015 года №276н. Если данные документа соответствуют рабочим действиям потенциального помощника гендиректора, то формулировки можно смело использовать в документе.

После составления инструкции ее утверждает работодатель. Он расписывается в графе «Утверждаю» и ставит дату.

Несмотря на то что в законодательстве нигде не указано, что разрабатывать должностную инструкцию нужно обязательно, работодатели все-таки ее составляют. Документ могут потребовать предоставить во время проверки трудинспекции, о его необходимости говорится в письмах Роструда. Поэтому важно соблюсти традиционную структуру бумаги.

Инструкция, как правило, состоит из 4 базовых разделов. При необходимости можно дополнить ее дополнительными разделами. К основным относят такие части, как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». Дополнительные разделы, такие как «Оценка деятельности», «Заключительные положения», «Взаимодействие в организации», включают, если хотят охватить как можно больше сторон трудовых отношений с персоналом.

Общие положения

Этот раздел утверждает, какое образование должно быть у принимаемого на должность помощника генерального директора, какое место он будет занимать в иерархии компании, какими знаниями и навыками он должен обладать. Информация не должна отличаться от той, что будет прописана в трудовом договоре с работником.

К сведению! Отдельные пункты будут повторяться для работников некоторых категорий, например, те, что касаются знаний законодательства и документации в организации.

Должностные обязанности работника

Раздел должен содержать перечень трудовых задач работника. Он должен быть составлен с особой внимательностью, функции нужно прописать как можно конкретнее. Как было сказано выше, универсальной инструкции для помощника гендиректора нет, поскольку трудовые задачи будут зависеть от масштабов компании. Важно, чтобы указанные действия совпадали с теми навыками и знаниями, которые отмечены в первом пункте инструкции.

Права

Можно сказать, что данная часть инструкции «универсальная», поскольку описание прав дается стандартно для многих должностей. Здесь указывают права на получение необходимой информации для выполнения трудовых задач, на принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции. Также помощник генерального директора может совершенствовать свою квалификацию, участвовать в обсуждении проектов решений начальства.

Ответственность

Здесь наниматель прописывает, какую ответственность будет нести помощник генерального директора. Все возможные варианты наказаний за какие-либо проступки не прописывают, поскольку каждый случай индивидуален и разбирается порой с привлечением суда и органов следствия. При составлении документа ограничиваются стандартными фразами: «в рамках положений действующего законодательства».

Оформление и хранение документа

Должностную инструкцию распечатывают на фирменном бланке компании (с реквизитами) формата А4. Выглядеть документ должен так:

• наименование и реквизиты компании;
• отметка об утверждении документа руководителем фирмы — в ней должны быть предусмотрены графы для постановки гендиректором подписи и даты утверждении документа;
• название документа;
• текст инструкции;
• подписи гендиректора и его помощника, иногда при желании руководства ставят свои подписи сотрудники, причастные к составлению и утверждению должностной инструкции.

Как правило, документ составляют в двух экземплярах. Один отдают работнику, а второй остается в отделе кадров, его прикрепляют к личному делу специалиста. Работник может хранить свой экземпляр на рабочем месте и при возникающей необходимости обращаться к его тексту.

Источник: kodecs-rf.ru