Бизнес правила для заявок

В роли заявителя всегда выступает пользователь, который запросил (и будет получать) номенклатуры, указанные в заявке на закупку, даже если этот пользователь не создает заявку на закупку. В зависимости от настроек системы пользователи могут создавать заявки на закупку от имени других пользователей. В этом случае заявитель не является пользователем, который фактически создает и представляет заявку на закупку. В процессе реализации бизнес-правила настройки заявителя (например, пределы утверждения и утверждающие) используются для заявки на закупку.

Заявки на закупку в данном примере выполняют следующие шаги в процессе бизнес-правила:

1. Заявитель создает заявку на закупку и передает ее в Бизнес-правило.
2. Агент по закупке получает уведомление с запросом на проверку информации в заявке на закупку и заполнение недостающей обязательной информации, такой как чистая сумма и данные поставщика. Это задача заполнения. Агент по закупке может также вернуть заявку на закупку заявителю. После заполнения обязательных полей заявка на закупку переходит на этап утверждения.

😱Без этого вы не достигнете результата! 3 правила для предпринимателя. Товарный бизнес

Примечание

Если заявитель заполнил заявку на закупку надлежащим образом с первого раза, бизнес правило переходит к процессу утверждения автоматически.

Примечание

В этом примере заявка на закупку назначается пользователям, находящимся в иерархии пользователей, а не конкретным пользователям или группам, поэтому утверждающим является руководитель заявителя. Дополнительные сведения см. в разделе Назначение на основе иерархии.

Дополнительные сведения по настройке бизнес-правила в данном примере см. в разделе Создание конфигурации документооборота для заявки на закупку.

После утверждения заявки на закупку автоматически создаются заказы на покупку – по одному для каждой валюты и поставщика, указанных в строках заявки на закупку – если Microsoft Dynamics AX настроен на автоматическое создание заказов на покупку. Например, если в заявке на закупку две строки с разными поставщиками и валютами, будет создано два различных заказа на покупку.

Если в Microsoft Dynamics AX не предусмотрено автоматическое создание заказов на покупку, утвержденная заявка на закупку передается в форму Сведения о запуске в производство утвержденных заявок на закупку , и агент по закупке должен вручную выбрать строки заявки на закупку для создания заказов на покупку.

Автоматическое создание заказов на покупку можно настроить в форме Параметры модуля расчетов с поставщиками . Дополнительные сведения см. в разделе Создание конфигурации документооборота для заявки на закупку.

Конфигурация бизнес-правила заявки на закупку

Чтобы создать бизнес-правило заявки на закупку, необходимо настроить конфигурацию бизнес-правила. Конфигурация бизнес-правила управляет взаимодействием между пользователем, запросившим номенклатуры (заявитель) и утверждающим в бизнес-правиле. Она определяет маршрут заявки на закупку на основании условий, указанных в конфигурации бизнес-правила, таких как время маршрутизации заявки на закупку, пользователь, к которому ее необходимо направить и варианты действий, которые могут предпринять пользователи.

В Microsoft Dynamics AX существует два шаблона конфигурации бизнес-правила заявок на закупку: общий шаблон заявки на закупку ( Утверждение заявки на покупку ) и специальный шаблон заявки на закупку для заявок на закупку, созданных из Проекта ( Подтверждение заявки на покупку проекта ). Пример, рассмотренный в этом разделе, основан на общем шаблоне утверждения заявки на закупку. Конфигурация шаблонов и бизнес-процессы в разных организациях различные, поэтому необходимо настраивать бизнес-правила так, чтобы они соответствовали бизнес-процессам заявок на закупку в вашей организации.

Источник: www.dynamicbusinesssolutions.ru

Стандартизация приема заявок

В первые годы жизни организации, когда на штурм рынка идет небольшая группа единомышленников, когда в ведомости на получение зарплаты директор и уборщица расписываются на одной и той же странице, многие вопросы, в том числе и связанные с ИТ, решаются оперативно на уровне устных распоряжений и телефонных звонков. Проблемы с установкой и переустановкой программ, настройкой рабочего места рядового пользователя и многие другие решаются в пределах часа. Почти так же просто решаются и вопросы финансирования ИТ-служб. Однако по мере роста организации, когда зарплатные ведомости становятся больше похожими на книги, ситуация, увы, сильно меняется.

Нет смысла пересказывать законы Паркинсона, но в организации, насчитывающей несколько сотен человек, инициация работ (в том числе связанных с ИТ) на основании устного распоряжения или телефонного звонка остается, пожалуй, привилегией только высшего руководства. С ростом самой компании и ее ИТ-подразделения (как его ни называй — управление, департамент или центр ИТ) приходится вводить понятие «организационного (или нормативного) обеспечения». Оно включает в себя всевозможные технические порядки, правила и инструкции по работе в сфере ИТ, предназначенные как для обычных пользователей, так и для администраторов. Эти документы отражают специфику работы конкретной организации с конкретным ИТ-продуктом, а также многое другое.

По мере роста числа пользователей, обращающихся в ИТ-подразделение за теми или иными услугами, возникает необходимость фиксировать поступающие заявки. Вне зависимости от того, ведется ли архив заявок в бумажном или электронном виде, занимается ли этим служба горячей линии самого ИТ-подразделения (может, бывает и такое), или же заполнение заявок отдано на откуп самим пользователям (обычно это именно так), но при неверной организации этого процесса ИТ-подразделение может утонуть в потоке документов. Поступающие от пользователей заявки необходимо классифицировать, чтобы определять уровень приоритетности их выполнения.

Обрабатывать заявки будет намного легче, если предпринять следующие действия:

• вести статистический учет видов работ, чтобы разумно перераспределять ресурсы ИТ-персонала в зависимости от трудоемкости работ;
• планировать будущие работы по материальным, временным, человеческим и прочим параметрам в соответствии с накопленным опытом;
• избегать дублирования работ по полностью аналогичным или схожим заявкам;
• получать в рамках заявки всю необходимую информацию для проведения работ, чтобы избегать дополнительного расхода времени на выяснение и уточнение деталей.

Ниже предлагается одна из моделей такой стандартизации в компании, где на ИТ-подразделение возложен широкий спектр задач: установка, переустановка аппаратного и программного обеспечения (включая ремонт оборудования, системную поддержку ПО, консультации по работе стандартных приложений типа Microsoft Office); администрирование сети предприятия, а также крупной многопользовательской прикладной системы; создание ПО для решения конкретных бизнес-задач; решение некоторых других, более мелких вопросов.

На первом этапе создания документа по стандартизации нужно определить, кто должен принимать решения о необходимости проведения ИТ-работ в бизнес-подразделениях, что служит обоснованием для такой необходимости и кто имеет право инициировать и подписывать заявки (или разные типы заявок).

На следующем этапе следует описать общий порядок оформления, регистрации и прохождения заявки, указать права и обязанности по ее приему, отклонению и пр. При этом необходимо дать рекомендации по сокращению дополнительного копирования заявки в процессе делопроизводства (для хранения в архиве, собственно выполнения работы, информирования сотрудников и пр.). Если ИТ-подразделение имеет распределенную структуру (скажем, в филиалах компании имеются свои ИТ-службы), необходимо указать, какие виды заявок должны направляться местным, а какие — центральным службам.

Наконец, в нормативном документе нужно указать рекомендуемые или строго фиксированные формы самих заявок. При этом следует предусмотреть разделение бланка заявки на две части: первая будет содержать собственно запрос с необходимой информацией, вторая — служебные отметки ИТ-подразделения. Его руководитель указывает во второй части, кому и какие он дал поручения, кто и как их выполнил. Кроме того, в заявке можно предусмотреть поле для пометки о том, что пользователь, для которого выполняются ИТ-работы (например, регистрация в прикладной системе или в сети), прошел обучение, инструктажи по безопасности, изучил правила и т. д., что подтверждается соответствующим ИТ-подразделением или уполномоченным руководителем предприятия.
В таблице приведены виды заявок, которые целесообразно выделить подразделению технической поддержки ИТ-службы, и параметры, которые следует в них указывать.

Используя предложенную здесь модель стандартизации одного из входящих в ИТ-подразделение информационных потоков, можно значительно упростить жизнь как его руководителя, так и всего подразделения. Во всяком случае, я на это надеюсь.

• Регистрационный номер компьютера (если компания ведет регистрацию компьютерной техники)
• Наименование и/или физическое размещение подразделения, в котором будет производиться работа
• ФИО и должность прежнего пользователя (при перерегистрации) и причина перерегистрации
• ФИО и должность нового пользователя (или пользователей, если компания допускает много пользователей на одно рабочее место, однако при этом должен быть закреплен один ответственный)
• Телефон контактного лица, с которым можно согласовать время проведения работ конкретным исполнителем, и другие мелкие вопросы

Предыдущие параметры, а также:

• старое и новое места размещения оборудования
• для переноса — наиболее удобное время
• для ремонта — краткое описание неисправности

3. Регистрация пользователя в прикладной системе, а также временное или постоянное изменение статуса пользователя или его функций.

Очень важно, чтобы руководитель бизнес-подразделения подтвердил, что его пользователь готов к работе с системой хотя бы на уровне понимания ее бизнес-логики. Это защитит руководителя ИТ-подразделения от возможных обвинений в случае, если пользователь будет совершать некорректные действия (если, конечно, сам руководитель ИТ-службы не отвечает за обучение пользователей)

• ФИО, должность, подразделение
• Функции пользователя в рамках выполнения им своих служебных обязанностей (на основе этой информации администратор сможет точнее определить потребности пользователя в тех или иных функциях системы)
• Установка тех или иных параметров пользователя в системе (конкретных пунктов меню, уровней доступа или отдельных функций) или изменение этих параметров с указанием срока действия изменений
• Обоснование установки конкретных параметров, особенно для случаев, когда требуется необычно высокий уровень доступа или возможность использования функций, не характерных для данного подразделения

4. Обеспечение доступа пользователей к различным информационным ресурсам — Internet, корпоративной электронной почте, справочным или архивным системам и пр.

Можно указывать одновременный доступ нескольких пользователей к нескольким информационным ресурсам

• Включение пользователя в группу с тем или иным приоритетом (если, например, различные пользователи могут иметь разные приоритеты по работе с ресурсом — по времени использования, объему данных и пр.)
• Указание конкретных наименований архивов или справочных баз данных (если компания применяет разделение доступа к разным массивам информации)

5. Создание или модификация ПО.

Обычно это серьезные виды ИТ-работ, требующие значительного времени и интеллектуальных затрат, поэтому в заявке имеет смысл указывать запрос не на собственно выполнение работ, а на их включение в планы работы ИТ-подразделения

• Описание сущности задачи. Этот раздел может быть довольно большим, поэтому его имеет смысл вынести в отдельное приложение к заявке (его мы рассмотрим ниже)
• Планируемые результаты. Их явное указание, с одной стороны, позволяет заказчику определить, что же ему в конце концов нужно, а с другой — дает возможность оценить, какое ПО обеспечивает именно такой или близкий результат
• Контактное лицо, ответственное за постановку задачи и консультации с точки зрения бизнес-логики

5.1. Создание или модификация отчета.

Задача сводится к сбору множества разрозненных данных в единый удобочитаемый вид

• Внешний вид отчета с указанием граф, подграф, их наименование, размеры столбцов, строк и пр.
• Источники данных (что служит основой для формирования отчета)
• Правила формирования данной строки данного столбца
• Пример отчета, каким его видит заказчик

5.2. Создание или модификация расчета.

Задача сводится к построению математических формул или функций и представлению конечного результата

• Источник данных (что служит основой для расчета)
• Формулы и правила расчета
• Форма представления результатов
• Пример расчета на основе тестовых или специальных данных, демонстрирующих его особенности

• Наименование полей справочника в том виде, в котором пользователь хочет видеть его содержимое
• Форматы полей справочника (размеры полей, типы данных и пр.)
• Источники данных для заполнения справочника
• Контроль соответствия — указывается, если необходимо следить, чтобы выбранные из справочника данные соответствовали другим параметрам
• Пример справочника

5.4. Создание или модификация правил логического контроля.

Чаще всего используется совместно с предыдущими пунктами при изменении или добавлении правил формирования отчета, произведения расчета, работы со справочником

• Источники данных для контроля (что, собственно, контролируется)
• Правила контроля (соблюдение каких условий необходимо контролировать)
• Результат контроля (что делать, если условие выполнено)
• Пример (подлежащее контролю событие и реакция на него)

• Источник (какие данные используются в автоматизированном процессе)
• Процесс (что, собственно, делается с данными)
• Результат (что должно получиться в итоге)

Cтандартные параметры, а также:

• краткое описание сути работ (в чем они будут заключаться)
• причина необходимости их выполнения

Источник: housecomputer.ru

Какие методы приема заказов использовать в бизнесе 2023 г.

1. Прямой заказ в точке продаж или месте оказания услуг

Распространенная форма заказа в розничной торговле и сфере услуг. Предполагает продажу товаров и услуг в магазине или офисе компании.

Преимущества:

• контроль процесса продажи;
• экспертная оценка, повышение лояльности, формирование доверительных отношений;
• возможность провести консультацию для клиента по товару или услуге;
• возможность предложить клиенту дополнительный или более дорогой продукт, услугу;
• возможность убедить клиента в целесообразности покупки.

Недостатки:

• увеличение расходов на персонал;
• необходимость обучения сотрудников;
• ограниченное время приема заказов;
• траты на создание удобств для клиентов.

2. Прием заказов по телефону

Заказы по телефону могут быть следствием как исходящих, так и входящих звонков, используется как IP-телефония, так и более простые варианты.

Преимущества:

• гибкость процесса оформления. Компания и покупатель могут обсудить нюансы, задать друг другу интересующие вопросы;
• дополнительная продажа или продажа более дорогого товара или услуги. В процессе общения можно предложить дополнительные услуги или выяснить потребности клиента и предложить другой вариант покупки;
• запись телефонного разговора. Полезно для решения возможных недоразумений с заказчиком и четкого контроля работы сотрудников (анализ процесса приема заявки и сервиса в целом помогает улучшить качество работы персонала);
• современные средства связи позволяют не только записывать телефонные разговоры с клиентом, но и хранить их, систематизировать и анализировать.

Недостатки:

• плохое качество связи может помешать приему заявки;
• продажи зависят от уровня профессионализма сотрудников. Плохо обученный персонал может привести к потере потенциальных клиентов;
• увеличение затрат компании (зарплата сотрудников, налоги, оборудование рабочего места);
• ограничение времени приема заказов в связи с графиком работы компании.

3. Прием заказов по электронной почте

Покупатель может отправить свой заказ на адрес электронной почты. Такой функцией можно наделить электронный каталог, представленный на сайте компании. В этом случае на сайте должен быть указан адрес электронной почты, на который приходят письма с информацией о заказах.

Преимущества:

• письменный заказ можно предъявить клиенту в случае возникновения противоречий;
• разработанная форма заказа, как правило, учитывает все необходимые нюансы;
• клиент может отправить заказ в любое время суток.

Недостатки:

• длительное оформление заказа может утомить клиента;
• нет возможности повлиять на выбор клиента.

4. Онлайн-заказ

Формы заказа на сайтах, в том числе и интегрированные в современные СRM-системы, предоставляют компаниям дополнительные возможности по дальнейшей работе с покупателем.

Преимущества:

• удобство оформления. Заказ можно сделать в любое время суток;
• если форма онлайн-заказа связана с электронным товарным каталогом, клиент при заполнении сможет пересмотреть все интересующие его характеристики и сделать заказ максимально обдуманно;
• заказ в электронной форме легко конвертировать в другие формы учета информации, чтобы в дальнейшем работать с ней в специализированных системах и программах (CRM, «1С», «Мой склад») для решения задач контроля, учета и анализа;
• небольшой штат сотрудников.

Недостатки:

• не всем категориям населения доступен онлайн-заказ (пожилой возраст, низкий социальный статус, неустойчивый доступ к сети Интернет);
• для принятия онлайн-заказов необходима качественная техническая поддержка;
• ограниченные возможности предложить покупателю дополнительный продукт, услугу.

5. Заказ в социальных сетях

Прием заявок в социальных сетях может быть организован следующим образом: личные сообщения администратору группы, комментарии под изображением товара или услуги.

Преимущества:

• удобство оформления. Если клиент увидел интересное ему предложение, он может сразу же оформить заказ;
• в некоторых социальных сетях имеются дополнительные возможности по обработке поступивших клиентских заказов.

Недостатки:

• не все потенциальные клиенты являются пользователями социальных сетей, это ограничивает их возможности;
• некоторые покупатели принципиально не доверяют социальным сетям либо покупкам через них;
• необходимо постоянно отслеживать сообщения и комментарии к изображениям и публикациям.

6. Прием заказов через мессенджеры

Мессенджеры, например, WhatsApp или Telegram, являются не только эффективным способом продвижения бизнеса, они также пригодны для оформления заказов покупателями.

Преимущества:

Недостатки:

• не всем категориям населения доступен заказ через мессенджеры (пожилой возраст, низкий социальный статус, неустойчивый доступ к сети Интернет).

Чтобы привлечь, как можно больше клиентов из Интернета, для этого мы предоставляем услугу по комплексному СММ-продвижению сообществ в социальных сетях.

7. Видео-инструкция как настроить систему приема заказов

Источник: cpp-group.ru