Бизнес причина устава проекта

Начало работы над новым проектом или инициативой может быть радостным событием, но что насчёт последнего шага перед этим — согласования проекта?

Для непосвящённых презентация проекта и процесс его согласования похожи на процесс расшифровки чёрного ящика. Вам необходимо проследить за тем, чтобы у вас были все необходимые для успеха материалы — от сбора нужной информации до её представления в наиболее удобном для заинтересованных лиц виде. Одним из способов добиться этого является устав проекта.

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это краткая презентация его задач, объёма и специалистов, ответственных за его выполнение. Этот документ создаётся в целях получения одобрения главных заинтересованных лиц проекта. В уставе следует предложить краткое и исчерпывающее пояснение основных элементов проекта до начала работы над ним. Сформировав устав проекта до начала работы над другими, более подробными документами по его планированию, можно утвердить проект или внести в него необходимые коррективы.

Устав проекта

Устав проекта — это один из многих материалов, которые можно создать в процессе его планирования. Далее приводится сравнение устава с другими элементами планирования проектов:

Устав проекта и план проекта

В уставе проекта должны быть приведены всего три элемента: задачи проекта, его объём и специалисты, ответственные за его реализацию. Как только устав будет согласован, можно приступать к выработке план проекта, который будет основываться на уставе и содержать более подробные сведения об основных элементах проекта.

План проекта включает в себя семь основных элементов:

• Цели
• Показатели успешности
• Заинтересованные стороны и роли
• Объём и бюджет
• Вехи и ожидаемые результаты
• Хронология и график
• План обмена информацией

Устав проекта и проектное задание

Проектное задание — это краткий документ, к созданию которого следует приступить после официального согласования проекта. Задание представляет собой сжатую версию плана проекта. К этому документу будут часто обращаться ваши коллеги и заинтересованные лица проекта. В проектном задании, как и в уставе, вкратце рассказывается о достоинствах проекта, а также описывается работа, которую предстоит выполнить в его ходе.

Проектное задание состоит из четырёх частей:

• Общая информация
• Цели проекта и критерии его успешности
• Хронология проекта
• Целевая аудитория

Устав проекта и экономическое обоснование

В основе устава проекта и экономического обоснования лежит один и тот же принцип: оба этих документа являются инструментами представления проекта заинтересованным лицам. Главное отличие между уставом проекта и его экономическим обоснованием заключается в объёме.

Экономическое обоснование — это формальный документ, который объясняет преимущества и риски существенных бизнес-вложений. Например, если вы предлагаете крупномасштабный инвестиционный проект с участием внешнего агентства, существенное расширение текущей деловой активности или новый продукт/услугу, вам будет необходимо представить экономическое обоснование. Если же ваш проект нуждается в согласовании, но невелик по объёму (например, схожая с прошлыми кампания или запуск продукта, соответствующий текущей стратегии выхода на рынок), подготовьте устав проекта, а не его экономическое обоснование.

Создание устава проекта

Нужно ли создавать устав проекта?

Существует множество инструментов для планирования проектов, и устав проекта не всегда будет лучшим вариантом. Далее мы расскажем, когда есть смысл его создавать — и когда стоит отдать предпочтение какому-нибудь другому документу.

• Создайте устав проекта, чтобы представить проект и получить его одобрение. Устав даёт заинтересованным лицам чёткое представление о задачах проекта, объёме, а также о том, кто будет отвечать за его реализацию. Главные заинтересованные лица могут использовать устав проекта в целях согласования проекта или внесения изменений.
• Создайте экономическое обоснование, если проект подразумевает серьёзные инвестиции. Экономическое обоснование может содержать дополнительную информацию и документацию, включая оценку рентабельности инвестиций и все сопутствующие риски проекта.
• Создайте план проекта, если проект уже согласован. План проекта будет основан на уставе и предложит дополнительные сведения, такие как хронология проекта и его основные вехи.
• Создайте проектное задание, если вам нужен документ, в котором собрана вся ключевая информация общего характера из плана проекта.

Как создать устав проекта

В уставе проекта вы делитесь сведениями о проекте с главными заинтересованными лицами, чтобы добиться согласования и запустить проект. Устав проекта включает в себя три основных элемента:

«Зачем»

В начале устава поделитесь задачами проекта и его предназначением. В этом разделе нужно указать, почему этот проект важен и чего вы хотите добиться по его итогам. Предназначение проекта должно объяснять важность работы над ним и то, как этот проект впишется в цели компании.

В дополнение к предназначению проекта следует также прояснить его задачи. Это то, чего вы планируете добиться по итогам проекта, например, ожидаемые результаты или активы. Для постановки качественных целей и задач проекта используйте метод SMART. Цели должны быть:

• Specific — конкретными
• Measurable — измеримыми
• Achievable — достижимыми
• Realistic — реалистичными
• Time-bound — ограниченными по времени

«Что»

Второй важный элемент устава — это объём проекта. Под объёмом подразумевается то, что входит и не входит в состав проекта. При определении объёма вы устанавливаете границы и, что ещё важнее, указываете на то, чего не будет в хронологии проекта.

При создании устава проекта и определении объёма важнее всего будет обозначить идеальный бюджет проекта. Помните, что вы будете использовать устав проекта для его представления заинтересованным лицам, поэтому нужно чётко показать, каков бюджет проекта и на что пойдут эти деньги.

«Кто»

В заключительном разделе устава проекта следует объяснить, кто будет работать над ним. Сюда входят все главные заинтересованные лица, высшее руководство, спонсоры проекта и общая группа проекта. Если вы ещё этого не сделали, подготовьте краткий план управления ресурсами, чтобы показать, как различные ресурсы будут использоваться во время работы над проектом.

Пример устава проекта

Шаблон устава проекта

Когда вы будете готовы приступить к работе, создайте устав своего очередного проекта с помощью этого простого шаблона.

Название проекта

Озаглавьте свой проект. Название должно быть достаточно информативным, чтобы большинству было понятно, над чем вы работаете.

Менеджер проекта

Кто является контактным лицом по этому проекту?

Дата последнего изменения

Устав проекта — живой документ. Добавление даты последнего изменения может быть полезным для участников группы, которые часто сверяются с уставом.

Назначение проекта

Зачем вы работаете над этим проектом?

Задачи проекта

Какие результаты и активы вы планируете получить по завершении проекта?

Объём проекта

Каковы рамки ожидаемых результатов проекта? Какие инициативы не входят в него?

Проектная группа и ресурсы

Кто работает над этим проектом? Какие ресурсы (люди, инструменты и бюджет) доступны для выполнения этой работы?

Заинтересованные согласующие лица

Кто является заинтересованными лицами проекта? С кем нужно согласовать его устав и ожидаемые результаты?

От устава к успеху проекта

После утверждения устава проекта можно будет продолжить процесс планирования. По мере создания дополнительной документации по планированию проекта и после начала управления им обязательно сохраняйте все важные сведения о проекте в централизованном инструменте, к которому у всех есть доступ.

Конечно, мы считаем, что лучшим инструментом для этого является Asana. С её помощью можно управлять проектами и задачами коллектива, чтобы работать согласованно и укладываться в сроки. Читайте дальше о преимуществах управления проектами.

Источник: asana.com

Устав проекта

Устав проекта относится к формулировке целей в проекте. В этом заявлении также изложены подробные цели проекта, роли и обязанности, определены основные заинтересованные стороны и уровень полномочий менеджера проекта.

Он служит руководством для будущих проектов, а также важным материалом в системе управления знаниями организации.

Устав проекта – это короткий документ, который будет состоять из нового запроса предложений или запроса предложений. Этот документ является частью процесса управления проектом, который требуется инициативой для диалога политики (IPD) и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Роль Устава проекта

Ниже приведены роли Устава проекта:

• Он документирует причины для осуществления проекта.
• Описывает цели и ограничения, с которыми сталкивается проект.
• Предоставляет решения проблемы в руках.
• Определяет основные заинтересованные стороны проекта.

Он документирует причины для осуществления проекта.

Описывает цели и ограничения, с которыми сталкивается проект.

Предоставляет решения проблемы в руках.

Определяет основные заинтересованные стороны проекта.

Преимущества Устава проекта

Ниже приведены основные преимущества Устава проекта для проекта:

• Это улучшает и прокладывает путь для хороших отношений с клиентами.
• Устав проекта также работает как инструмент, который улучшает процессы управления проектами.
• Региональные и головные офисы также могут быть улучшены в большей степени.
• Имея устав проекта, можно получить спонсорство проекта.
• Устав проекта признает высшие управленческие роли.
• Позволяет прогрессировать, которая направлена ​​на получение лучших отраслевых практик.

Это улучшает и прокладывает путь для хороших отношений с клиентами.

Устав проекта также работает как инструмент, который улучшает процессы управления проектами.

Региональные и головные офисы также могут быть улучшены в большей степени.

Имея устав проекта, можно получить спонсорство проекта.

Устав проекта признает высшие управленческие роли.

Позволяет прогрессировать, которая направлена ​​на получение лучших отраслевых практик.

Элементы в Уставе проекта

Поскольку устав проекта является инструментом планирования проекта, который направлен на решение проблемы или возможности, перечисленные ниже элементы необходимы для хорошего проекта устава.

Для эффективного чартерного проекта необходимо рассмотреть следующие ключевые элементы:

• Индивидуальность проекта.
• Время: дата начала и крайний срок для проекта.
• Люди, вовлеченные в проект.
• Намеченные цели и поставленные цели.
• Причина выполнения устава проекта, часто называемая «экономическим обоснованием».
• Подробное описание проблемы или возможности.
• Ожидаемый возврат от проекта.
• Результаты, которые можно ожидать с точки зрения производительности.
• Ожидаемая дата достижения целей.
• Четко определенные роли и обязанности участников.
• Потребность в ресурсах, которые будут необходимы для достижения целей.
• Барьеры и риски, связанные с проектом.
• Информированный и эффективный план общения.

Время: дата начала и крайний срок для проекта.

Люди, вовлеченные в проект.

Намеченные цели и поставленные цели.

Причина выполнения устава проекта, часто называемая «экономическим обоснованием».

Подробное описание проблемы или возможности.

Ожидаемый возврат от проекта.

Результаты, которые можно ожидать с точки зрения производительности.

Ожидаемая дата достижения целей.

Четко определенные роли и обязанности участников.

Потребность в ресурсах, которые будут необходимы для достижения целей.

Барьеры и риски, связанные с проектом.

Информированный и эффективный план общения.

Из всех вышеперечисленных элементов есть три наиболее важных и существенных элемента, требующих дальнейшей проработки.

Бизнес-кейс

Это подчеркивает необходимость принятия устава проекта. В экономическом обосновании должны быть изложены выгоды, получаемые от выполнения устава проекта. Преимущества должны быть связаны не только с финансами, такими как выручка, снижение затрат и т. Д., Но также с выгодой, которую получает клиент.

Ниже приведены характеристики хорошего бизнес-кейса:

• Причины проведения проекта.
• Преимущества, полученные от реализации проекта сейчас.
• Последствия не выполнения проекта.
• Факторы, которые делают вывод, что это соответствует бизнес-целям.

Причины проведения проекта.

Преимущества, полученные от реализации проекта сейчас.

Последствия не выполнения проекта.

Факторы, которые делают вывод, что это соответствует бизнес-целям.

Объем проекта

Как видно из названия, оно относится к сфере, которую проект даст бизнесу, если они предпримут проект.

Перед выполнением проекта необходимо решить следующие проблемы:

• В рамках и вне рамок необходимо учитывать.
• Процесс, на котором сосредоточится каждая команда.
• Начальная и конечная точки процесса.
• Наличие ресурсов.
• Ограничения, при которых команда будет работать.
• Ограничения по времени
• Влияние на нормальную рабочую нагрузку, если проект будет осуществляться.

В рамках и вне рамок необходимо учитывать.

Процесс, на котором сосредоточится каждая команда.

Начальная и конечная точки процесса.

Ограничения, при которых команда будет работать.

Ограничения по времени

Влияние на нормальную рабочую нагрузку, если проект будет осуществляться.

Необходимость хорошего плана общения

Потребность в хорошем плане коммуникации крайне необходима, когда речь идет о планировании проекта. Менеджеры проектов должны работать над созданием хорошего коммуникационного плана, который поможет в достижении общих целей Устава проекта.

При создании коммуникационного плана руководителю проекта необходимо учитывать следующее:

• Кто – ответственность каждого лица, участвующего в проекте.
• Что – мотив и повод для плана общения.
• Где – место, где получатель может найти информацию.
• Когда – продолжительность и периодичность плана связи.
• Как – механизм, который используется для облегчения общения.
• Кого – получатели сообщения.

Кто – ответственность каждого лица, участвующего в проекте.

Что – мотив и повод для плана общения.

Где – место, где получатель может найти информацию.

Когда – продолжительность и периодичность плана связи.

Как – механизм, который используется для облегчения общения.

Кого – получатели сообщения.

Заключение

Устав проекта – это не только инструмент, который используется для планирования проектов, но и механизм коммуникации, который выступает в качестве справочного материала. Хорошо спланированный проект с эффективным коммуникационным планом определенно принесет успех для осуществляемого проекта.

Источник: coderlessons.com

Разница между уставом проекта и объемом проекта

Рецензент: Джейн Томпсон, бакалавр права, магистр права

Хорошее управление проектом означает документирование того, что вы будете делать, а также того, что уже сделано. Как устав проекта, так и объем проекта создаются на ранней стадии запуска проекта, и каждый из них помогает направить проект в правильном направлении. Хотя оба этих документа имеют решающее значение для реализации проекта, одно различие между объемом проекта и уставом проекта заключается в их целях, а другие — в их аудитории и содержании.

Цель устава проекта

Хартия преследует одну главную цель: разрешить менеджеру проекта использовать определенные ресурсы для завершения проекта. Во-вторых, в уставе должен быть указан спонсор проекта. Эти два человека будут управлять проектом и поддерживать его в нескольких командах на нескольких этапах.

• Краткое введение, обосновывающее проект для бизнеса
• Заявление о целях проекта
• Список требований к проекту высокого уровня (время, качество, объем и бюджет)
• Описание того, каким должен быть конечный продукт
• Известные риски и проблемы проекта
• Основные этапы работы (включая даты окончания)
• Ожидаемый бюджет проекта
• Список заинтересованных сторон
• Список важнейших факторов успеха
• Таблица с именами и обязанностями всех членов проектной группы

Устав проекта должен быть закрыт подписями названных участников.

Устав и согласование проекта

Поскольку устав подписан хотя бы одним старшим сотрудником, спонсором, он обеспечивает документированную достоверность проекта. Устав часто доставляется руководителям или другим высокопоставленным членам команды и служит уведомлением о том, что проект был одобрен. Поскольку многие проекты управляются разными отделами, это утверждение также служит уведомлением другим командам о необходимости их сотрудничества. Часто устав представлен вместе с бизнес-обоснованием, и в этих двух документах указывается причина проекта.

Цель объема проекта

При сравнении цели устава проекта и описания содержания основное различие заключается в объеме проекта. определяет параметры проекта. Первоначально готовится предварительный документ о масштабах (вместе с уставом и другими инициирующими документами) для определения целей. Этот документ обычно представляется руководителям групп, которые будут вносить свой вклад в команду проекта, хотя в нем не указано, как будут выполняться задачи.

Например, в строительном проекте предварительный объем должен описывать строящуюся структуру, включая количество комнат, площадь в квадратных футах и ​​количество входов.

Объем проекта должен включать следующее:

• Описание объема проекта (что входит, а что нет)
• Требования к производительности для компании, чтобы принять результаты проекта
• Список и описание всех результатов
• Список ограничений проекта (например, время, деньги и ресурсы)
• Предположения о проекте

Масштаб проекта помогает с подотчетностью

Документ о сфере охвата будет помочь заинтересованным сторонам определить, завершен ли проект. Поскольку документ о содержании определяет, что будет реализовано в рамках проекта, его полезно использовать на протяжении всего проекта для определения того, идет ли проект по графику для успешного завершения. Если ваш проект заключается в реализации набора программного обеспечения, включающего три приложения, и вы выполнили два, вы не выполнили обещанный объем.

По этой причине документы о содержании часто меняются во время проекта. В отличие от чартера, объемные документы считаются «живыми» документами, а по мере обнаружения новой информации цели могут быть изменены.

Источник: ru1.financieremedia.com