Бюджет актуален и для семей, и для государственных учреждений, и для городов, и для компаний. Без него невозможно работать над проектами, организовывать деятельность. Вопрос: Чем отличается план ФХД от маркетингового бюджетирования? Как учесть все расходы и правильно их отразить в документах организации?
Посмотреть ответ
Что представляет собой бюджетирование
Бюджетирование представляет собой работу по управлению бюджетом. Это составной элемент финансового планирования. Бюджетирование способствует грамотному распределению ресурсов. Занимаются им специальные отделы в компании. Бюджетирование осуществляется по специальной модели. Она не может быть типовой.
Для каждого предприятия разрабатывается индивидуальная модель, соответствующая особенностям деятельности и финансовым возможностям. ВАЖНО! Сложность бюджетирования определяется размером компании. Если организация совсем небольшая, достаточно просто сформировать смету по доходам и расходам. ВНИМАНИЕ!
Именно на основании бюджетирования формируется нынешняя и будущая деятельность компании. Как организуется процесс бюджетирования в условиях перехода отчетности на МСФО?
БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
Главные задачи
- Оптимизация трат.
- Согласование деятельности всех отделов компании.
- Выявление подразделений, которые приносят наибольшую прибыль (подлежат развитию).
- Выявление подразделений, которые не приносят прибыль (подлежат закрытию).
- Анализ общей финансовой деятельности организации.
- Формирование финансового прогноза.
Бюджетный период – это время действия определенного бюджета. Как правило, это год. Качественное бюджетирование включает в себя финансовое планирование, а также менеджмент.
Бюджетирование на предприятии: опыт внедрения
10 декабря 2019
Бюджетирование на предприятии: опыт внедрения
Опытный финансовый аналитик, бизнес-консультант, на экспертном уровне владеющий МСФО, имеет диплом DipIFR, более 10 лет руководящей работы. Возглавляла финансовые подразделения компаний с миллиардным оборотом и штатной численностью более тысячи сотрудников. Успешно с нуля внедряла управленческий учет на базе «1С:Управление производственным предприятием», осуществляла трансляцию РСБУ – МСФО, финансовый контроль (P
Проделав вышеописанные три шага, вы получите в свое распоряжение готовую теоретическую схему – как все должно работать индивидуально на вашем предприятии. Останется претворить ее в жизнь.
Финансовое планирование и бюджетирование. Бизнес-кейс
И, конечно, начать стоит с настройки ПО для бюджетирования.
Из личного опыта
В модуле «Бюджетирование» реализована настройка справочников бюджетирования, исходя из стандартных аналитик «1С:Управление производственным предприятием».
Открыв вкладку НСИ и администрирование – Предприятие – Подразделения, можно заполнить ЦФО согласно финансовой структуре, нарисованной вами ранее, и соединить их с организационными подразделениями, в разрезе которых ведется регламентированный учет.
В модуле «Бюджетирование» заполняется справочник статей оборотов. Элементы справочника заносятся со ссылкой на статьи доходов и расходов в управленческом учете «1С:Управление производственным предприятием». Таким образом, статьи в бюджете и в фактическом документе совпадают, что приводит к автоматическому и соответственно безболезненному формированию факта по бюджету в будущем. Мы формировали бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств, поэтому заполняли две группы статей. Одна ссылалась на статьи доходов и расходов в «1С:Управление производственным предприятием», другая – на статьи движения денежных средств.
Справочник «Бюджеты» служит для формирования непосредственно бюджетов, которые состоят из статей оборотов. В этом справочнике обозначается структура каждого бюджета в виде набора статей.
Справочник «Сценарии бюджетирования» необходим для вариативности планирования, а также для выделения факта. Минимальное количество сценариев, которое может быть использовано – два, план и факт. У нас было три сценария – утвержденный бюджет на год, неутвержденный rolling forecast и факт.
Получение фактических данных должно быть настроено таким образом, чтобы сотрудники тратили наименьшие усилия на их ввод и совсем не тратили усилий на их обработку.
Фактические данные в системе бюджетирования
Получение фактических данных должно быть настроено таким образом, чтобы сотрудники тратили наименьшие усилия на их ввод и совсем не тратили усилий на их обработку.
Лучшим вариантом будет заполнение статьи бюджета на основании заполненной статьи расхода, если на предприятии существует управленческий учет (а об автоматизации бюджетирования задумываются тогда, когда автоматизированный управленческий учет уже функционирует какое-то время). Настройка управленческой системы должна быть выполнена таким образом, чтобы финансовое закрытие периода выполнялось по статьям расхода, тогда и факт по бюджету будет заполняться в нужном разрезе.
Из личного опыта
Первое, что мы сделали – сформировали статьи оборотов по бюджету на основании управленческого плана счетов и прописали правила соответствия статей расходов статьям бюджета.
Затем включили каждый документ в формирование регистра сведений «Журнал оборотов по бюджету». В момент проведения бухгалтером любого документа, который трогал регистры управленческого учета, формировалась запись в сценарии «Факт» того или иного бюджета.
Распространенной является ситуация, когда все расходы «сваливаются» в статью «Прочие» без разбора, потому что так быстрее бухгалтеру. Или расходы, которые должны быть разделены между несколькими ЦФО, проводятся одной строкой, попадая в одно ЦФО.
Внесение фактических данных по аналитикам
Даже если настройка системы бюджетирования хороша, она не будет функционировать, когда фактические данные вносятся в систему без учета необходимых аналитик или с неправильными аналитиками. Распространенной является ситуация, когда все расходы «сваливаются» в статью «Прочие» без разбора, потому что так быстрее бухгалтеру. Или расходы, которые должны быть разделены между несколькими ЦФО, проводятся одной строкой, попадая в одно ЦФО.
Вероятно, что в первое время у лиц, ответственных за формирование и анализ бюджета, будет много работы. Нужно будет проверять и препроводить первичные документы, преодолевать первую волну недовольства. Но скоро все встанет на свои места, сотрудники привыкнут и система заработает как надо.
Из личного опыта
При внедрении бюджетирования мы задумались, так ли важно делить бюджет административных расходов между несколькими ЦФО. Канцтовары, например, у нас закупались централизовано административным отделом на весь офис. Разделив эти расходы между разными ЦФО, мы бы получили более точный финансовый результат по отделу, но сколько денег мы бы затратили на планирование каждой пачки бумаги и потом адекватное ее разнесение в системе?
Первые шаги в бюджетировании в 1С:ERP
Бюджетирование – это один из ключевых инструментов управления бизнесом, который позволяет планировать свою деятельность, разрабатывать стратегии по достижению поставленных целей, сравнивать достигнутые и желаемые результаты, и на основании этого принимать корректирующие управленческие решения.
Основной задачей бюджетирования является обеспечение организации необходимыми ресурсами, в том числе и финансовыми: распределить имеющиеся и спланировать новые своевременные поступления.
В системе 1С: ERP Управление предприятием 2 (1С: ERP) предусмотрен отдельный блок, посвященный планированию и бюджетированию.
В этой статье мы рассмотрим основные справочники и документы подсистемы бюджетирования на примере создания трех основных бюджетов:
- Бюджет движения денежных средств (БДДС),
- Бюджет доходов и расходов (БДР),
- Прогнозный баланс (ещё называют бюджет по балансовому листу или бюджетный баланс).
Для примера выбраны именно эти бюджеты, потому они помогают получить общее представление о финансовом и экономическом положении дел в организации.
БДДС – показывает движение денежных средств: все поступления и расходы по банковским счетам и кассах в организации.
БДР – отражает прибыльность и рентабельность предприятия, показывает, как соотносятся выручка от реализации продукции/услуг и затраты, связанные с получением дохода.
Прогнозный баланс отражает взаимосвязь этих двух бюджетов – позволяет увидеть, какими ресурсами располагает компания, и как можно максимально эффективно их использовать, а также помогает ответить на вопрос: «почему прибыль есть, а денег нет?»
Для включения возможности использования блока Бюджетирование нужно перейти в раздел НСИ и Администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование и установить флаг напротив опции Бюджетирование.
На первом этапе необходимо создать Модель бюджетирования (раздел Бюджетирование и планирование – Модели бюджетирования), которая объединяет в себе бюджетные формы и отчеты, определяет разрезы бюджетов (по подразделениям, по организациям), регламент бюджетного процесса, а также позволяет настроить лимиты контроля за расходом денежных средств. В нашем примере выберем:
- основные аналитики бюджетов: Организации и подразделения,
- возможность явного утверждения бюджетов,
- установим статус для модели: Действует.
Следующим шагом будет создание сценария бюджетирования (раздел Бюджетирование и планирование – Сценарии бюджетирования). Сценарий – это разделитель плановых данных. Можно создавать множество различных сценариев, необходимых для учета, например, стратегический, пессимистичный, квартальный и т.д. Также в системе создано несколько предопределенных сценариев:
- фактические данные – используется для получения исторических фактических данных учетной системы;
- исполнение бюджета – используется для контроля за расходованием денежных средств в казначействе компании.
Создадим Основной сценарий, в качестве валюты хранения плановых данных выберем валюту управленческого учета USD и установим значение прогнозного курса.
Следующий справочник, который необходим для создания бюджетов – Показатели бюджетов. Они определяют количественные и суммовые итоги, рассчитываемые на основании оборотов по соответствующим статьям бюджета. Чуть позже, после создания бюджетных статей, необходимо будет настроить связь и определить, как статья бюджета влияет на показатель: увеличивает его значение или уменьшает, а также задать коэффициент влияния.
Рассмотрим подробнее элемент справочника.
Показатели и статьи бюджета имеют некоторые одинаковые настройки:
- можно выбрать до 6 различных аналитик. В качестве аналитик могут быть выбраны: Направление деятельности, Контрагенты, Договоры и др. справочники;
- можно вести количественный учет и в валюте, значения этих параметров могут быть заданы непосредственно в элементе или определяться в зависимости от конкретной аналитики;
- можно настроить правила получения фактических данных (рассмотрим далее на примере статей бюджета);
- необходимо установить связи между показателями и статьями бюджета.
Для нашего примера создадим следующие показатели (без аналитик):
- Денежные средства,
- Дебиторская задолженность,
- Кредиторская задолженность,
- Прибыли и убытки.
Статьи бюджетов – один из ключевых справочников подсистемы бюджетирования. Статьи бюджетов используются для формирования плановых и получения фактических данных, а также для создания структуры бюджета.
Для нашего примера создадим статью бюджета Выручка от продаж. В качестве аналитики для данной статьи используем справочник Виды номенклатуры.
Далее необходимо ввести Правила получения фактических данных, то есть мы должны в системе определить одно или несколько правил, согласно которым система будет вычислять фактические данные для этой статьи бюджета.
В системе предусмотрено 4 раздела источника данных:
- Оперативный учет – получение данных осуществляется из регистров накопления в зависимости от выбранной Хозяйственной операции, например, Оплата поставщику, Реализация клиенту и др. При этом есть возможность выбрать источник суммы, например, Сумма без НДС, Сумма регл. и др. Список доступных источников суммы отличный для каждой Хозяйственной операции.
Для показателей бюджета источником данных выступают активы/пассивы;
. Обратите внимание , что для пассивов необходимо выбирать Коэффициент влияния «-1»
- Регламентированный/международный учет – получение данных осуществляется из регистров бухгалтерии соответствующего учета, проще говоря из оборотов бухгалтерских/международных счетов учета;
- Произвольные данные – получение данных осуществляется посредством настройки произвольной схемы компоновки данных. В этом случае можно получить любую доступную в учете информацию. Схема компоновки данных – это конструктор источника получения данных по регистрам системы.
Для нашей статьи сделаем следующие настройки:
- Раздел источника данных – Оперативный учет;
- Хозяйственная операция – Реализация клиенту;
- Источник суммы – Сумма без НДС.
После настройки правил получения фактических данных необходимо настроить связь статьи бюджета с показателями бюджета.
Для этого переходим по гиперссылке Зависимые показатели и в качестве Зависимого показателя бюджетов выбираем ранее созданный показатель Дебиторская задолженность, Влияние на показатель – Приход.
Аналогичным образом добавляем второй показатель – Прибыли и убытки, только влияние выбираем Расход.
Создадим еще несколько статей с следующими настройками:
- Аналитика – Виды номенклатуры,
- Раздел источника данных – Оперативный учет,
- Хозяйственная операция – Поступление оплаты от клиента,
- Источник суммы – Сумма оплаты,
- Показатель – Денежные средства, влияние – Приход,
- Показатель – Кредиторская задолженность, влияние – Расход.
- Аналитика – Виды номенклатуры,
- Раздел источника данных – Оперативный учет,
- Хозяйственная операция – Оплата поставщику,
- Источник суммы – Сумма оплаты,
- Показатель – Денежные средства, влияние – Расход,
- Показатель – Кредиторская задолженность, влияние – Приход.
- Аналитика – Виды номенклатуры
- Показатель –Дебиторская задолженность, влияние – Расход,
- Показатель –Прибыли и убытки, влияние – Приход.
После того как все статьи бюджетов созданы и настроены связи с показателями, необходимо проверить сбалансированность статей и показателей. Это можно проверить в отчете, расположенном в меню Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Связи статей и показателей.
. Обратите внимание , что если статьи не будут сбалансированы, то в бюджете Прогнозный баланс не будет равенства между активами и пассивами.
Когда все статьи и показатели бюджетов созданы и настроены, можно переходить непосредственно к созданию бюджетов Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Виды бюджетов.
Виды бюджетов бывают двух видов: для ввода плановых данных и отчет, в котором можно проанализировать ранее введенные планы, сравнить с фактическими данными и др.
При создании вида бюджета БДДС будем использовать вид – для ввода плановых данных, для этого установим флаг – Использовать для ввода плана.
Далее перейдем на вкладку Структура бюджета. В левой части перечислены элементы, которые используются для создания структуры бюджета, в правой части создается сама структура.
Для начала создания, необходимо выбрать элемент Таблица и перенести его в правую часть.
Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
Для выбора будет доступно 3 варианта, для примера выберем самый простой – Показатели в строках.
Далее в Колонки перетянем из блока Измерение – элемент Месяц.
В Строки добавим дважды показатель Денежные средства. Данный показатель нужно настроить, для этого нужно дважды нажать на наименование и откроется форма для редактирования. Для первого показателя изменим представление на Начальный остаток, и выберем значение – Начальный остаток. Это будет означать, что в данной строке бюджета будет выводиться начальный остаток по заданным правилам получения фактических данных для этого показателя.
В нашем случае это остаток по статье активов – Денежные средства (безналичные) .
. Обратите внимание , что правил может быть несколько
Для второго показателя изменим представление на Конечный остаток, и выберем значение – Конечный остаток.
На следующем этапе добавим в структуру несколько Групп, Суммы и статьи бюджетов. У группировок и сумм изменим представление в соответствии с рисунком:
Для корректного расчета Денежного потока, нужно чтобы сумма по группировке Расход денежных средств была отрицательной, поэтому нужно в статье бюджета Оплата поставщикам установить флаг Обратный знак.
Так как у выбранных статей бюджетов ранее мы добавили Аналитики, то их тоже нужно добавить в бюджет, чтобы план был более детальный. Для этого из блока Измерение – Аналитики, перенесем в каждую статью аналитику Виды номенклатуры. При добавлении аналитики откроется форма, которая позволяет добавить конкретные виды номенклатуры, выбрать все позиции или добавлять виды номенклатуры непосредственно в план по мере необходимости. Для примера мы выберем вариант – Фиксированные значения.
В результате настроек мы получили следующую структуру бюджета:
Сохраним данный вид бюджета, нажав на кнопку – Записать и перейдем к его заполнению. Для этого нужно создать документ – Экземпляр бюджета, который находится в меню Бюджетирование и планирование – Экземпляры бюджетов. Создадим новый документ.
На вкладке Основное заполним следующие поля, ранее созданными значениями:
- Модель бюджетирования – Основная модель,
- Вид бюджета – БДДС,
- Сценарий – Основной,
- Организация – Демонстрационный пример (выбираете свою организацию),
- Подразделение – Бухгалтерия (выбираете то подразделение, которые отвечает за планирование данного бюджета),
- Период бюджета – в нашем случае выбран один месяц, но можно выбрать и год.
На вкладке Бюджет нужно заполнить строки, выделенные белым цветом.
Для того чтобы итоги по группам рассчитались, нужно нажать кнопку Пересчитать.
После того как данные в экземпляр бюджета внесены, необходимо вернуться на вкладку Основное и изменить значение поля Статус на Утвержден, только в этом статусе данные бюджета будут учитываться в системе.
Таким образом мы создали первый бюджет – Бюджет движения денежных средств. Перейдем к следующему бюджету – Бюджет доходов и расходов.
Создадим новый вид бюджета – БДР, установим флаг – Использовать для ввода плана.
Создадим следующую структуру бюджета, для начального и конечного остатков будем использовать показатель бюджета – Прибыли и убытки, причем для обоих показателей установим флаг – Обратный знак.
Создадим экземпляр бюджета и заполним его.
Установим на вкладке Основное значение статуса Утвержден и проведем экземпляр бюджета.
Создадим новый вид бюджета – Прогнозный баланс, это будет бюджет-отчет, поэтому не будем устанавливать флаг – Использовать для ввода плана. Структура прогнозного баланса, а состоит только из показателей бюджета, при этом в качестве значения показателя используем – Конечный остаток. Получим следующую структуру:
Запишем созданный бюджет и сформируем отчет из меню Бюджетирование и планирование – Бюджетные отчеты или можно непосредственно из вида бюджета, нажав кнопку – Посмотреть вид отчета.
В правой части отчета нужно нажать на кнопку Настройки и откроется форма для различных отборов, в которой нужно выбрать период, сценарий бюджета и организацию.
Сформированный отчет выглядит следующим образом:
Здесь мы видим, что контроль по активам и пассивам соблюдается, то есть статьи и показатели сбалансированы.
На примере мы познакомились с основными справочниками и документами подсистемы Бюджетирования в 1С: ERP . Смогли создать три ключевых мастер-бюджета, которые в совокупности дают полную информацию о текущем и планируемом финансовом состоянии компании, позволяют эффективнее управлять и развивать бизнес.
Источник: is1c.ru
>»>