Бизнес процесс это аис

Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Шутова Нина Анатольевна, Шутова Наталья Леонидовна, Украинский Илья Александрович

Статья посвящена проектированию и реализации автоматизированной информационной системы в отделе продаж фирмы. Рассматривается один из частных случаев хранения и обработки информации, а именно автоматизация деятельности фирмы в отделе продаж . Анализ основных аспектов деятельности отдела продаж инженерного центра «ВИТОТЕХ» позволил спроектировать и разработать информационную систему для автоматизации деятельности отдела продаж данного центра, которая включает в себя базу данных и web-приложение для автоматизации работы отдела. Это дает возможность автоматизировать процессы управления заказами инженерного оборудования и прочие бизнес-процессы.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Похожие темы научных работ по компьютерным и информационным наукам , автор научной работы — Шутова Нина Анатольевна, Шутова Наталья Леонидовна, Украинский Илья Александрович

Построение бизнес-модели и архитектурное проектирование интернет-магазина электронной техники
Лин-технологии при построении системы продаж промышленного предприятия
Программно-информационные системы для предприятий малого бизнеса
Использование посреднических услуг при организации продаж информационных технологий

Разработка прототипа и опытная эксплуатация единого центра автоматизации библиотечно-информационных процессов со РАН

i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Автоматизированная информационная система — основа повышения эффективности управления бизнес-процессами фирмы»

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА — ОСНОВА ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ ФИРМЫ

Н. А. Шутова, Н. Л. Шутова, И. А. Украинский Алтайский государственный университет (Барнаул, Россия)

Статья посвящена проектированию и реализации автоматизированной информационной системы в отделе продаж фирмы. Рассматривается один из частных случаев хранения и обработки информации, а именно автоматизация деятельности фирмы в отделе продаж.

Анализ основных аспектов деятельности отдела продаж инженерного центра «ВИТОТЕХ» позволил спроектировать и разработать информационную систему для автоматизации деятельности отдела продаж данного центра, которая включает в себя базу данных и шеЬ-приложение для автоматизации работы отдела. Это дает возможность автоматизировать процессы управления заказами инженерного оборудования и прочие бизнес-процессы.

Ключевые слова: управление бизнес-процессами, отдел продаж, информационная система, оформление заказов.

AUTOMATED INFORMATION SYSTEM — THE BASIS FOR IMPROVING THE EFFICIENCY OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT OF THE FIRM

N. A. Shutova, N. L. Shutova, I. A. Ukrainskiy Altai State University (Barnaul, Russia)

The article is devoted to the design and implementation of an automated information system in the company’s sales department. In the article one of the special cases of storage and processing of information at the enterprise is considered, namely automation of the enterprise activity in the sales department.

Analysis of the main aspects of the sales department of the engineering center «VITOTEH» allowed to design and develop an information system for the automation of the sales department of the center. The information system includes a database and a web application for automating the work of department this, which isable to automate the processes of order management of engineering equipment and other business processes.

Keywords: business process management, sales department, information system, order registration.

Автоматизация управленческих процессов значительно повышает эффективность работы фирмы. В сфере реализации созданного продукта такое повышение эффективности наиболее актуально, поскольку именно реализация продукта выступает основой получения дохода и прибыли.

Основной функцией отдела продаж фирм является оформление заказов. Множество входных

и выходных данных, а также участвующих в бизнес-процессе работников, технологий и нормативов, определяющих деятельность, делает этот процесс трудоемким и непрозрачным.

В настоящее время операции отдела продаж в фирмах малого и среднего бизнеса выполняются в основном вручную, а результаты оформления заказа и учет клиентов заносятся в соответствующие журналы. Автоматизация этих процессов позволит

хранить информацию в одной базе, в которую информация может вводиться с помощью удобного интерфейса.

Отсутствие автоматизации этого процесса приводит к потерям данных или ошибкам в них во время выполнения работ, а также усложняет процесс оформления отчетности. Существующая на фирмах малого и среднего бизнеса информационная система в основном не отвечает современным требованиям к целостности и сохранности информации, что негативно сказывается на деятельности всего предприятия.

Отсутствие автоматизации влечет за собой и другую проблему. Из-за того, что нет оперативных данных о наличии на складе или возможности дозаказа того или иного продукта или оборудования, заказ впоследствии может долго находиться в сборке, что приводит к недовольству клиентов обслуживанием и сказывается на репутации фирмы.

В настоящий момент в обязанности сотрудников отдела продаж малых и средних фирм подчас входит множество задач, частичное освобождение от выполнения которых могло бы значительно повысить эффективность деятельности как данного отдела в частности, так и всего инженерного центра в целом. С развитием фирм возникает необходимость в автоматизации рабочих процессов с целью повышения эффективности работы.

Задача автоматизации процессов отдела продаж фирм потребовала предварительного анализа существующей в фирме информационной системы и выявления ее недостатков. После изучения работы отдела продаж ООО «Инженерный центр ВИ-ТОТЕХ» были выявлены недостатки в организации бизнес-процессов. К таким недостаткам, в частности, относятся:

— медленное обслуживание клиентов;

— высокая трудоемкость обработки информа-

— несовершенство организации сбора и реги-

страции исходной информации.

Анализ показал, что сбыт инженерного оборудования и сопутствующие ему процессы являются основной функцией отдела продаж ООО «Инженерный центр ВИТОТЕХ». Для эффективного выполнения задачи по реализации инженерного оборудования персоналу необходимо выявлять реальные потребности клиента; делать качественную развернутую презентацию товара, ориентированную на нужды конкретного потенциального покупателя; работать с возражениями, правильно определяя их причину и находя соответствующие доводы для снятия возражений; подбирать понятные клиенту слова и убедительные для него доводы; в качестве кросс-продукта использовать те товары или услуги из всего ассортимента, которые действительно можно классифицировать как со-

путствующую покупку, улучшающую или дополняющую основную; обоснованно, с точки зрения клиента, применять технику апсейла; завершать коммуникацию конкретными договоренностями; независимо от результатов конкретных переговоров формировать у потенциального покупателя позитивное впечатление о продукте и компании.

Чтобы эффективно выполнять основную функцию сбыта, менеджерам необходимо располагать достаточными временными и информационными ресурсами для продуктивной работы с клиентом.

В настоящее время менеджер по продажам в ВИТОТЕХе выполняет вручную множество второстепенных функций, что существенно замедляет его работу. Частичная автоматизация процессов в отделе продаж могла бы решить проблему нехватки временных ресурсов у его персонала, что, в свою очередь, положительно сказалось бы на эффективности деятельности не только отдела, но и всего предприятия в целом.

Разработанная информационная система позволяет оперативно решать задачи, возникающие в деятельности отдела продаж; сократить время доставки информации до конечного пользователя; создать условия для увеличения скорости работы с клиентами инженерного центра; обеспечить сохранность данных; полностью и эффективно использовать технические средства, имеющиеся в наличии в этом центре; частично освободить начальника отдела продаж от информирования менеджеров; автоматизировать процессы сборы статистики и составления отчетности о деятельности отдела продаж; обеспечить для менеджеров продаж доступ к информации компании, не привязанной только к его рабочему месту в офисе.

Основной задачей предлагаемой системы является автоматизированный учет и оперативное регулирование операций принятия, сопровождения и завершения заявок на реализуемую продукцию, сбор информации о клиентах фирмы. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, реализуются сотрудниками, принимающими клиентов и регистрирующими заявки, и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами, а также с сопровождением заказа, определяющимся количеством и структурой необходимых для его выполнения модулей (в частности, для фирм, осуществляющих сборку конечной продукции).

Методологическая основа построения экономических информационных систем — это системный подход, согласно которому любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов (элементов), которые работают вместе для достижения общей цели [1]. Система характеризуется изменением состояний объектов, которые со временем происходят в результате взаи-

ЭКОНОМИКА. ПРОФЕССИЯ. БИЗНЕС. 2018. № 1

модействия объектов в разных процессах и с внешней средой.

С точки зрения кибернетики процесс управления системой, как направленное влияние на элементы системы для достижения цели, может быть представлен в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и систему управления [2, с. 56]. В этом случае внешняя среда и объект управления сообщают системе управления свои состояния, система управления анализирует эту информацию, разрабатывает контрольное действие на объект управления, реагирует на возмущения внешней среды и, при необходимости, изменяет цель и структуру всей системы.

Проектирование экономической информационной системы — это процесс преобразования входной информации об объекте проектирования, методах проектирования и опыте включения подобных объектов в проект информационной системы.

На практике при создании моделей процессов часто бывает полезно использовать несколько методов описания. Во-первых, например, создается модель в нотации IDEF0, идентифицируются функции, которые включены в процесс. Во-вторых, выполняется декомпозиция процесса. Когда достигается определенный уровень детализации (три или четыре), то разумно генерировать для каждого подробного процесса несколько схем в различных форматах: IDEF0, IDEF3, а также потоки данных и материалов в DFD.

В начальный период появления сайтов обоснование экономической целесообразности его создания происходило по схеме, предназначенной для расчета эффективности от внедрения новой техники в производство. Однако практика внедрения сайта показала, что для подобной оценки требуется своя методология и специфические подходы. До сих пор отсутствует адекватная теоретическая база, которая позволяла бы анализировать эффективность капиталовложений в информационные технологии и оценивать результаты.

Для разработки данного проекта нами был использован набор, который состоит из сервера АрасЬе 2.4, скриптового языка PHP версии 5.6, и СУБД MySQL 5.6.

Работа начинается с создания дизайна сайта, затем осуществляется установка и запуск локального сервера. После успешного завершения установки и проверки работоспособности сервера можно приступать к верстке и программированию.

Основные требования к разработанному проекту предполагали: возможность регистрации и входа на сайт с любого устройства; наличие новостного блока; базы данных клиентов компании; каталогов оборудования; чата для оперативного решения рабочих вопросов; модуля оформления заказа с кор-

зиной, расчетом стоимости заказа и возможностью добавления скидок; режима администратора для более удобного обслуживания сайта.

Современные экономические информационные системы, к которым относится разработанная система, должны создаваться на основе базового набора принципов реализации крупных решений:

— многоуровневая компонентная архитекту-

ра — данные — приложение — логика представления;

— взаимодействие с внешними подсистема-

ми — поддержка открытых форматов обмена данными и сервисов;

— масштабируемость — подключение новых

функциональных подсистем без изменения архитектуры ядра системы и существующих подсистем;

— системное администрирование и аудит —

общесистемные административные сервисы должны включать управление профилями пользователей, их ролями и правами; должна обеспечиваться возможность протоколирования критических процессов;

— надежность — система должна быть устойчивой к временным отказам серверного и коммуникационного оборудования; программные исключения должны корректно обрабатываться и не вызывать критических сбоев [3, с. 105] и др.

Разработанное web-приложение обеспечило решение следующих задач: это работа с заказами, записями о клиентах, по управлению заказами, товарами, а также развитие информационного ресурса и общения в реальном времени.

Web-приложение включает в себя следующее: окно авторизации; каталог клиентов с возможностью редактирования; каталог оборудования с возможностью редактирования; «корзину» заказа; чат для сотрудников отдела продаж; доску объявлений с комментариями; модуль управления заказами; графический интерфейс администрирования; безопасность и защита данных [4, с. 32].

Процесс проектирования сайта был осуществлен в несколько этапов. На подготовительном этапе был проведен анализ деятельности и имеющихся технологий. В результате анализа поставленной задачи было принято решение воспользоваться языком PHP, как следствие, все сопутствующие языки, такие как HTML, JаvаSсript, SQL и CSS.

Web-приложение предоставляет различный функционал и уровень доступа данным пользователям в зависимости от их роли.

Были определены роли пользователя в web-приложении для автоматизации деятельности отдела продаж: гость; авторизованный пользователь; администратор.

Наименьшим функционалом обладают гости. Им доступна только страница авторизации и страница связи с администратором приложения.

После прохождения гостем авторизации пользователя он имеет доступ к странице своего профиля и может вносить в него различные изменения; может просматривать страницы новостей и чата и оставлять там комментарии и сообщения; иметь доступ к каталогам клиентов, оборудования и заказов инженерного центра; вносить новые записи о клиентах компании; добавлять необходимое оборудование из каталога в корзину и оформлять новые заказы; изменять статусы текущих заказов.

Администратор приложения, кроме возможностей, имеющихся у гостей и пользователей, имеет доступ к дополнительному функционалу приложения, что позволяет ему управлять всем web-приложением. Администратору доступны дополнительные модули управления объявлениями, комментариями, сообщениями чата, пользователями и каталогами. Администратор имеет право добавления, удаления, изменения любых данных, в том числе сообщений пользователей сайта, товаров в каталоге и клиентов в базе. Администратору также доступно управление учетными записями пользователей, он может ограничить пользователя в доступе, изменить его пароль и т. д.

Проектирование сайта требует определённых капитальных затрат на проектирование, создание и внедрение, а также текущих эксплуатационных расходов по обслуживанию программного модуля, производственная целесообразность которых должна быть доказана с помощью расчётов экономической эффективности [5, с. 111].

Обоснование экономической эффективности web-разработки позволяет выявить необходимость

и целесообразность затрат на создание и внедрение; установить основные, экономически эффективные направления разработки исходя из специфики деятельности существующих способов получения, передачи и обработки информации в управляющем объекте; наметить очерёдность проведения работ по разработке сайта исходя из финансовых возможностей; определить допустимый объём капитальных вложений в программный модуль, учитывая размер экономии и дополнительной прибыли, получение которой обеспечивается с его внедрением, и т. д.

Экономическая эффективность внедрения сайта в процесс привлечения клиентов предприятия обеспечивается за счёт таких факторов, как более быстрое обслуживание клиентов; увеличение количества потенциальных клиентов фирмы благодаря возможности работы с клиентами без их обязательного присутствия в офисе.

Повышение эффективности web-разработки предполагает установление результирующих показателей, в качестве которых выступают годовой экономический эффект и срок окупаемости вложений в программный модуль.

Основными критериями оценки эффективности выступают деньги (затраты на разработку) и время (период, в течение которого будут достигнуты конкретные результаты).

Итак, эффективное функционирование отдела продаж инженерного центра без автоматизированной информационной системы практически невозможно, она позволяет увеличить качество обслуживания и при этом сократить время обслуживания клиентов. В силу схожести процессов, протекающих в отделах продаж фирм, разработанное нами решение может найти свое применение и в других частных случаях.

1. Дубаков М. Л. Веб-мастеринг. СПб., 2012. 119 c.

2. Кузнецов А. А. Объектно-ориентированное программирование на PHP. М., 2016. 608 c.

3. Хорошилов А. В. и др. Информационные системы в экономике. М., 2016. — 413 c.

4. Дюбуа Поль. MySQL. 2-е изд. М., 2014. 909 c.

5. Попов И. И. Информационные ресурсы и системы: реализация, моделирование, управление. М., 2016. 408 с.

1. Dubakov, M. L. (2012) Veb-mastering. Saint Petersburg. 119 p. (in Russian).

2. Kuznetsov, A. A. (2016) Ob»ektno-orientirovannoe programmirovanie na PHP. Moscow. 608 p. (in Russian).

3. Horoshilov, A. V. et. al. (2016) Informatsionnye sistemy v ekonomike. Moscow. 413 p. (in Russian).

4. Dyubua Pol» (2014) MySQL; 2nd ed. Moscow. 909 p. (in Russian).

5. Popov, I. I. (2016) Informatsionnye resursy i sistemy: realizatsiya, modelirovanie, upravlenie. Moscow. 408 p. (in Russian).

Источник: cyberleninka.ru

Информационные системы автоматизации бизнес-процессов

Применение BPM (business process management, управление бизнес-процессами) стало обязательным условием успешного бизнеса. На их базе можно легко создавать, исполнять, а также улучшать внутренние процессы компании. Информационные системы не только автоматизируют работу предприятия, но и позволяют собирать сведения и анализировать их. Мы расскажем о том, какие функции выполняют BPM в современных компаниях и приведем топ самых лучших решений для бизнеса.

Функции информационных систем

• Моделирование. BPM создает определенную информационную среду для организации учета и контроля на предприятии. Эту функцию можно также назвать дизайном бизнес-процессов.
• Исполнение. После того, как операция создана, она вносится в сервер платформы и появляется в виде предписаний и карточек для подчиненных. Возможна установка ограничений для рабочих условий сотрудников компании, а также контроль за исполнением поручений.
• Мониторинг. BPM собирает все данные компании в единую информационную базу. Некоторые системы могут анализировать полученные сведения, формировать автоматические отчеты. На их основе управление предприятием становится более успешным, ведь благодаря им легко проследить эффективность отдельных элементов компании.

Топ популярных BPM

1. Bpm’online studio. На платформе доступны создание и контроль бизнес-процессов, связанных с обслуживанием клиентов. Они включают полный цикл, от первой встречи с потребителями, до заключения сделки и следующих заказов. Интеллектуальные технологии как дают доступ к готовым алгоритмам, так и возможность разрабатывать бизнес-процессы, которые нужны для особенных нужд компании.
2. ELMA. Российская платформа для управления коммуникацией, распределением поручений и контролем над ними. Система поможет не только создавать процессы, но и эффективно оптимизировать их. Возможно использование автоматических возможностей платформы и программирования для решения более сложных задач.
3. Bizagi BPM Suite. Система отличается большим выбором графических инструментов. Она интегрируется со сторонними программами. На платформе можно автоматизировать и оцифровать практически любой бизнес-процесс.
4. Comindware Business Application Platform. Российская платформа, позволяющая создавать различное программное обеспечение для удовлетворения потребностей бизнеса. В ней удобно работать с поручениями. Руководитель сможет легко раздать их сотрудникам и проследить за их исполнением. Платформа подойдет для крупных компаний, которые хотят объединить работу нескольких департаментов в единый бизнес-процесс.
5. Bonita Open Solution. Система позволяет создавать, автоматизировать, исполнять, а также мониторить процессы. Моделирование и автоматизация любого действия проходит в одном окне, что увеличивает скорость работы. Интерфейс платформы прост и разнообразен.
6. «ИНТАЛЕВ». Продукт подходит для средних и крупных компаний. В него интегрируются любые базы и процессы из «1С: Предприятие». Платформа настроена на объединение и автоматизацию всех систем внутри единой фирмы.
7. Pega. Лидер рынка BPM. Платформа затрагивает все сферы компании. Важно, что она моделирует, оптимизирует и мониторит процессы. На ее базе легко вычленять нужную информацию из массивов данных и операций, а также принимать решения в режиме реального времени.
8. «Первая форма». Платформа для тех, кто хочет организовать общее информационное пространство, в котором будет происходить хранение сведений, постановка задач и общение между сотрудниками. Богатый инструментарий поможет создать бизнес-процесс для компании любого типа. Система формирует аналитику и отчетность для руководителя.
9. IBM Business Process Manager. Одна из ведущих платформ комплексного управления и автоматизации бизнеса. Предусмотрено три пакета программы для средних и крупных предприятий. Пользователи смогут самостоятельно участвовать в изменении и улучшении процессов. Система предоставляет информацию сотрудникам, повышая их осведомленность. Платформа включает инструменты для разработчиков, которые позволяют создавать программы и мобильные приложения.

Советы для предпринимателей

Другие новости по теме:

Источник: www.1-ofd.ru

Автоматизация бизнес-процессов: что это такое, этапы, цели и задачи, как автоматизировать предприятие

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.
• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.
• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;
• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;
• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;
• поддержка функционирования на высоком уровне;
• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;
• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;
• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;
• улучшение качества обслуживания посетителей;
• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;
• ведение статистики;
• обработка поступивших заказов;
• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;
• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;
• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;
• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;
• вырастет качество выполняемых задач;
• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;
• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.
• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.
• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.
• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.
• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Источник: www.cleverence.ru