Прозрачное планирование, быстрое оформление и удобное согласование отпусков.
до 10 раз
снижаются затраты на планирование и организацию отпусков
отпусков соответствуют трудовому законодательству
~ 3 минуты
занимает у сотрудника оформление или перенос отпуска
Планировать отпуска на бумаге или в Excel-файле — долго и трудозатратно: нужно собрать информацию по всем сотрудникам и найти пересечения в подразделениях.
Много времени и сил занимает ручная проверка отпусков: сколько дней отпуска доступно сотруднику, соответствуют ли периоды законодательству и т.д.
Несвоевременное утверждение графика отпусков грозит штрафами для компании.
Управлять отпусками в цифровом виде:
- организовать прозрачный процесс планирования отпусков для всех сотрудников;
- автоматически формировать графики отпусков и проверять возможные пересечения в пару кликов;
- оперативно изменять и переносить отпуска;
- выполнять все требования законодательства. Например, система сама напоминает о приближающемся отпуске сотрудника.
Возможности решения
Планирование
С помощью решения специалист по работе с персоналом организовывает годовое планирование в электронном виде, быстро и удобно для всех участников. При этом система сама выполняет рутинные действия, например рассылку заданий сотрудникам или сведение итогового графика по форме Т-7. Специалисту достаточно убедиться, что введены верные данные о видах отпусков и их продолжительности. Эти данные можно в пару кликов получить из внешней учетной системы, например «1С: Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), с помощью интеграционных решений. При этом учитываются и остатки отпусков за прошлые периоды.
Дмитрий ПОТАПЕНКО — Как выстроить бизнес-процессы
Решение позволяет адаптировать планирование отпусков под особенности организации. Например, его можно организовать по подразделениям или для отдельных сотрудников. Это бывает необходимо, когда новый сотрудник принят на работу в середине года. Также можно включить в планирование дополнительные виды отпусков, если они используются в компании.
Планирование отпусков в личном кабинете на компьютере
Запланированные отпуска в личном кабинете на смартфоне
График отпусков с пересечениями
Сотрудники планируют отпуска в личном кабинете или в системе Directum RX. Понятный интерфейс помогает заполнить всё правильно — например, подсказывает, если коллега запланировал отпуск на те же даты. Также система проверяет, что как минимум один период отпуска включает 14 дней. Конечная дата отпуска определяется автоматически с учетом его длительности и праздничных дней. Если сотрудник совмещает в компании несколько должностей, система помогает ему запланировать отпуск по каждой должности.
ЗАНЯТИЕ 127. БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ. ЧАСТЬ 1 (БП). ПОДГОТОВКА К СПЕЦУ ПО ПЛАТФОРМЕ 1С
Запланировать можно только часть отпуска, если это предусмотрено регламентами компании. На оставшиеся дни отпуска сотрудник впоследствии может оформить заявление.
Возможные пересечения отпусков легко отследить на общем графике подразделения или организации. Для наглядности совпадающие периоды выделяются цветом.
Итоговый график подписывается руководителем и автоматически загружается в 1С:ЗУП. После этого сотрудники в любой момент могут увидеть свои плановые отпуска в личном кабинете или системе Directum RX.
Оформление
За две недели до отпуска система автоматически отправляет сотруднику уведомление, чтобы удостовериться, что планы не изменились. При этом сотрудник может выбрать коллегу, который будет замещать его на время отпуска.
Если после составления графика у сотрудника остались дни отпуска, он может легко оформить и отправить заявление, следуя подсказкам системы. Она отобразит возможные даты и количество доступных дней.
Подтверждение запланированного отпуска в личном кабинете на компьютере
Оформление заявления на отпуск в личном кабинете на смартфоне
Система формирует заявление по шаблону и отправляет его на согласование руководителю. Когда заявление согласовано, специалист по работе с персоналом в пару кликов создает приказ, который уходит на подпись руководителю и ознакомление сотруднику. Шаблоны заявлений и приказов гибко настраиваются, а при необходимости специалист может загрузить в систему собственный шаблон.
Все остальное система организует сама: создает и проводит кадровый документ в 1С:ЗУП, а также отправляет бухгалтеру задание на начисление отпускных, если отпуск оплачиваемый. Все это происходит автоматически, а специалист по работе с персоналом получает уведомления.
Перенос
Сотрудник может перенести запланированный отпуск: достаточно указать новые даты, оставить комментарий и в один клик отправить запрос. После этого руководитель сотрудника получит задание на согласование переноса, а специалист по работе с персоналом — задание на проверку новых дат.
Специалист по работе с персоналом может посмотреть общий список отпусков компании в специальном реестре.
Перенос отпуска в личном кабинете на компьютере
Подготовка к проверкам
Документы по отпускам можно оперативно выгрузить для представления проверяющим органам.
Выгрузка документов
Трудовое законодательство сегодня разрешает вести работу с отпусками полностью в цифровом виде. Однако без нужных компетенций организовать процесс правильно с первого раза — нетривиальная и трудоемкая задача.
С решением «Отпуска» от Directum вы получаете полную методологическую поддержку и сопровождение на всех этапах проекта внедрения: готовые шаблоны организационных документов, необходимые регламенты, консультации, а также гарантию легитимности готового цифрового процесса.
Решение требует доработки под бизнес-потребности и ИТ-ландшафт заказчика, реализуется в индивидуальном порядке.
Источник: www.directum.ru
Автоматизация бизнес-процесса оформления отпусков
Для старта автоматизации понадобится 2-3 часа и 1 человек, который знает основные этапы таких процессов.
Согласно закону, отпуск сотрудникам должны предоставлять в любой организации. Быстрое согласование, выплата отпускных без задержек делают сотрудника более лояльным, а нарушение правил оформления чревато штрафами во время проверок Трудовой инспекции.
Нарушением будет как отказ сотруднику в отдыхе два года подряд, так и формальные отступления от правил: например, задержка с уведомлением работника об отпуске, которое он должен получить за 2 недели.
Поэтому для защиты от штрафов крайне важно держать в порядке все соответствующие документы, своевременно их оформлять и хранить на случай проверок.
Как выглядит проблема?
Если сотрудники уходят отдыхать по графику, всё нормально. Проблемы возникают, когда работник захотел в отпуск внезапно. В этом случае работодатель имеет право отказать, но может и пойти навстречу, если он хочет повысить лояльность сотрудника к компании. Как правило, такое желание у работодателя всегда есть, решение принимается в основном исходя из того, имеется ли у предприятия сейчас реальная возможность обойтись без данного сотрудника: не ждут ли от него сдачи срочных проектов, кто сможет его заменить во время отсутствия.
Идя навстречу сотруднику, важно следить за тем, чтобы не нарушить законов и не получить в итоге штраф.
Во-первых, заявление сотрудника на получение отпуска по собственному желанию — единственное, что избавляет работодателя от необходимости отправлять ему письменное уведомление за 14 дней, а также выплачивать отпускные за 3 дня до его ухода. Если такое заявление отсутствует, или составлено не по форме, у проверяющих органов могут возникнуть претензии.
Во-вторых, если сотрудник желает получить уйти на отдых в ближайшие дни, для компании важно как можно скорее обработать эту заявку. Здесь требуется быстрая коммуникация между самим сотрудником, руководителем и бухгалтерией, которая занимается выдачей отпускных, чтобы человек не ушёл в отпуск без денег.
Получается, что главная проблема при оформлении отпуска по желанию сотрудника — это задержки с оформлением, возникающие из-за медленной коммуникации ответственных лиц.
Как ускорить согласование отпусков?
Для этого потребуется составить регламент, согласно которому запросы будут обрабатываться. Если сотрудник отправляет заявление, компания устанавливает лимит времени, в течение которого нужно подготовить ответ: либо согласиться, оформить отпуск и отпускные, либо отказать и закрыть заявку.
Впоследствии бизнес-процесс автоматизируется. При поступлении заявки её сразу видит руководитель, а если он её утверждает, то запрос тут же переходит в бухгалтерию. Задержки исчезают, а само заявление сотрудника отправляется на хранение, чтобы предъявить его в случае проверки.
Теперь рассмотрим на примере, как автоматизировать бизнес-процесс оформления отпусков с использованием решения на базе платформы Comindware Business Application Platform. Эта платформа содержит минимум кода и подходит для того, чтобы быстро создавать на ней цифровые решения для разных нужд компании.
Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия доступны в библиотеке бизнес-процессов “Comindware шаблоны”.
Создаем форму
Сначала решим, какая информация потребуется. Например, это список сотрудников. Эти данные мы загружаем в справочники.
Теперь добавляем основные поля формы, которой сможет пользоваться сотрудник, подающий заявку на отпуск. Ему потребуется указать свои ФИО, желаемые даты начала и окончания отпуска, количество дней, дату создания заявки, свой отдел и руководителя. Отдельное поле посвящено отпускным: сотрудник может сделать запрос на их выплату за 3 дня до начала отпуска, либо в ближайшую заработную плату.
Настроим форму для других сотрудников, участвующих в бизнес-процессе (руководитель, бухгалтер). У них будет больше полей: согласован ли отпуск или нужно скорректировать даты; комментарий руководителя.
При желании любые поля добавляются и удаляются с помощью мышки. От бизнес-аналитика, который будет настраивать форму, не потребуются знания программирования.
В нашем примере мы показали, как настроить форму для выдачи внеочередных ежегодных отпусков. Но ничто не мешает расширить её возможности, чтобы таким же образом сотрудник делал запросы на административные и учебные отпуска, на отгулы, и так далее.
Создаем схему бизнес-процесса
Теперь настроим маршрут движения заявки.
Стартом будет являться подача заявления сотрудником. Финиша два: либо согласование и одобрение отпуска, либо отказ.
На промежуточных этапах обеспечим возможность скорректировать дату отпуска или другие его параметры, вернув заявку на предшествующие этапы.
Когда заявка согласована, решается вопрос об отпускных: они выплачиваются либо до отпуска, либо в день зарплаты. Добавляем в процесс шаг, на котором будет закрываться данный вопрос, и развилку для дальнейшей маршрутизации заявки в соответствии с принятым решением.
Отпуска в порядке для Битрикс24: отлаженный процесс согласования и синхронизация с 1С
Чтобы оформить отпуск, нужно договориться с руководителем, написать заявление, получить согласование. Сколько времени тратится HR-специалистом? Когда и в каком виде заявка на отпуск придёт бухгалтеру, чтобы оформить все в 1С? Мы знаем способ оставить больше времени на работу.
