Бизнес процессы по кадровому делопроизводству это

Для большинства предприятий наличие эффективно организованного документооборота является важным аспектом, позволяющим значительно ускорить кадровые процессы. Ведь при больших объемах легко совершить ошибку. Поэтому стоит выполнить оптимизацию процесса документооборота кадровой службы согласно с требованиями, которые предъявляются к этому процессу. Качественная организация системы движения документов с момента их создания до отправки способствует оперативному прохождению документации в организации. Рассмотрим, как оптимизация кадровых процессов помогает в решении задач компании.

Как оптимизировать работу с документами

Составление перечня кадровых документов.
Разграничение на обязательные и необязательные документы. Отдельно следует выделить ту документацию, которую нужно заполнить только в бумажном виде.
Анализ каждого необязательного документа. Возрастают ли риски для организации при отсутствии данного документа? Защищает ли он интересы предприятия? Если нет, то стоит отказаться от его внедрения.
Перевод некоторых документов в электронный вид. Если конкретный документ имеет важное значение для вашей компании, стоит перевести его в электронный вид. Это позволит улучшить эффективность работы кадровой службы и существенно сэкономить время.
Выбор оператора по электронному документообороту с учетом требований и нужд предприятия.
Прописывание правил создания и хранения электронных документов.
Обучение сотрудников работе с электронным документооборотом и тестирование предоставленного сервиса.
Организация электронного архива.

После введения электронного документооборота можно заметить первые результаты: снижение нагрузки на бухгалтерию, неправильно оформленных документов и ускорение денежного движения.

Семинар: «Кадровое делопроизводство для начинающих» Дмитрищук С.А.

Обязательные и необязательные документы

Чтобы оптимизировать кадровые процессы, важно определиться с тем, какая документация является обязательной, а какая нет. Под обязательными документами понимают ту документацию, которая соответствует требованиям законодательства. Перечислим некоторые из них:

трудовой договор;
график отпусков;
политика о защите персональных данных;
правила трудового распорядка;
приказ о прекращении трудового договора.

В категорию необязательных документов входит документация, которая со временем перестала быть обязательной. Например, положения об отпусках, служебное задание и многое другое. Проверьте, какие документы следует оформить по каждой процедуре: увольнение, предоставление отпуска, аттестация сотрудников. Определите, какая документация ведется в электронном виде, а какая на бумаге.

НА ЗАМЕТКУ. Составьте список документов. Напишите возле каждого из них нормативный акт, регулирующий работу с ним. Это позволит увидеть, какие документы являются необязательными, чтобы исключить их и тем самым оптимизировать кадровый процесс.

Процессы и бизнес-процессы

Оптимизация содержания документа

Документ должен защищать организацию юридически и учитывать требования работодателя. В ходе оптимизации содержания документа следует соблюдать определенный баланс: соблюдение требований законодательства и упрощение процедуры ведения документооборота. Например, штатное расписание. Требования по его ведению законодательно не установлены.

Можно воспользоваться формой – Т-3, либо составить самостоятельно. Единственный документ, ссылающийся на штатное расписание – ст. 57 Трудового кодекса. Название должности должно совпадать с той должностью, которая указана в штатном расписании. Работодатель самостоятельно включает в данный документ все нужные ему графы.

Если предприятие имеет собственную форму, она вводится приказом.

Корректирование формы

Реквизиты указаны в ст. 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Сюда входит название, автор документа, дата создания, номер и пр. Реквизиты придают документам юр. силу.

Некоторые работодатели продолжают вести документацию на бумаге. Продумайте, какие из документов можно преобразовать в электронный вид, чтобы работники ставили на них электронную подпись. Налаженные кадровые процессы позволяют не только экономить время, но и правильно использовать ресурсы, а также избежать возможных ошибок в документообороте предприятия.

Упрощение кадровых процедур

Главная задача – сделать процессы высокоэффективными. Чтобы добиться поставленной цели, следует сначала разобраться, как создается документ. Сам процесс включает в себя следующие этапы:

подготовка проекта документа;
согласование документации;
регистрация документа;
период, за который создается документ.

Особенности процесса зависят от принятого на предприятии документооборота. После реализации проекта юристы проверяют его на соответствие законодательным нормам, наличие реквизитов и т.п. Далее документ идет на согласование. Его срок составляет от 2 ч до 6 месяцев. Помимо этого, на предприятии могут быть дополнительные регламенты, увеличивающие жизненный цикл документа.

Что дает внедрение кадрового ЭДО

Упростить работу кадровой службы позволяет электронный документооборот (ЭДО). Для этого нужно заключить договор с оператором ЭДО, который входит в реестр операторов ФНС. Оператор документооборота – это компания, которая обеспечивает сервис по технологическому обмену документами.

Переход на ЭДО – возможность работать в дистанционном режиме и избавиться от существенных трудозатрат. Электронный формат имеет юридическую силу и существенно упрощает взаимодействие, как внутри компании, так и с госорганами контроля.

Внедрение ЭДО дает ряд неоспоримых преимуществ:

Автоматизирует кадровый документооборот, делая его максимально прозрачным. Сотрудник делопроизводственной службы всегда может просмотреть, на каком этапе находится необходимый документ.
Минимизирует ошибки. Ситуации, когда документы «неправильно заполнили» или «не сделали» будут исключены. Уведомлять о ранее полученных и новых документах будет система.
Повышает результативность кадровых процессов. Все документы создаются и утверждаются в соответствии с требованиями, которые предъявляются к ним. Создание баз и отчетов занимает считанные минуты.
Снижает риск потери данных. Если вам нужен документ, его можно поднять из архива.
Увеличивает ускоряет документооборот внутри организации, повышая эффективность использования рабочего времени.
Автоматизирует технические процессы. Сотрудник делопроизводственной службы может самостоятельно создать документ и отправить работнику для ознакомления. Интуитивно понятный интерфейс дает возможность быстро реагировать на полученную документацию. Наличие мобильной версии значительно упрощает процесс обмена документами, повышая эффективность использования времени каждым работником.
Позволяет сократить расходы предприятия за счет перехода к электронному формату.
Упрощает хранение документации. Электронный формат значительно выигрывает у бумажного.

Чтобы идентифицировать человека, который подписал документ, требуется электронная подпись. После подписания документов электронной подписью они получают юридическую силу. Подпись подтверждает неизменность информации, которая представлена в документе.

Существует ряд кадровых документов, требующих собственноручной подписи. Чтобы преобразовать их в электронный вид нужна усиленная электронная подпись. Простая подпись ставится на необязательной документации. Документы, которые можно не вести в бумажном виде, подписываются усиленной неквалифицированной подписью.

Заключение

К сожалению, у большинства госорганизаций и коммерческих компаний отсутствует правильная система ведения делопроизводства. Хотя документационное обеспечение может в разы улучшить эффективность работы предприятия. Используя оптимизацию кадровых процессов, в том числе применяя ЭДО, вы самостоятельно можете определить объем документов, которые можно упростить или перевести в электронный вид. Исключив лишние операции, уменьшаются трудозатраты, при этом самое необходимое в работе остается.

Источник: severstalssc.com

Что такое КДП и как автоматизировать эти процессы с пользой для бизнеса

Аббревиатура «КДП» расшифровывается как «кадровое делопроизводство». Это работа с документами, обязательная для всех юридических лиц, у которых есть хотя бы один наемный сотрудник.

Специалисты КДП контролируют соответствие законодательству отношений между сотрудником и компанией. К основным задачам, которые решает КДП, относят:

оформление и хранение документов для трудовых отношений с сотрудниками компании в соответствии с ТК РФ;
формирование штатного расписания;
ведение личных дел и прочих документов сотрудников;
составление и ведение графика отпусков;
оформление и выдача различных справок сотрудникам компании.

Какие правовые акты регламентируют работу КДП

При формировании отдела КДП необходимо опираться на ряд правовых актов, которые четко регламентируют деятельность КЖП, перечень обязанностей, документов, которые ведут специалисты по делопроизводству и пр. Поэтому необходимо изучить:

Трудовой Кодекс РФ;
постановление Госкомстата №1 от 5.01.2004 — о применении унифицированных форм первичного учета и обязательных реквизитах;
методические рекомендации от 11.07.20017, утвержденными Генштабом ВС РФ — о ведении воинского учета сотрудников;
постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 — о правилах ведения, хранения и учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 — о требованиях к заполнению трудовых книжек;
стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 8.12.2016 — о требованиях к оформлению организационно-распорядительной документации.

Документы, которые входят в КДП

Единого утвержденного регламента, какие документы должна вести компания, сегодня нет. Но есть список, который, при необходимости, могут проверить контролирующие органы: ФНС, Социальный фонд России, Роскомнадзор, трудовая инспекция.

трудовые договоры;
личные карточки сотрудников;
трудовые книжки работников;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
расчетный лист и документ, утверждающий его формы;
штатное расписание;
графики отпусков;
положение о персональных данных;
согласия сотрудников на обработку персональных данных;
табель учета рабочего времени;
различные приказы.

Подписывайтесь на телеграм канал HRLink

КЭДО для КДП

Чтобы ускорить процессы КДП и существенно сэкономить ресурсы компании, бизнес ищет актуальные решения в части автоматизации документооборота. Кадровые документы разрешено вести в электронном виде с ноября 2021 года (ст. 22.1 — ст. 22.3 ТК РФ). По информации РБК, в 2022 году на КЭДО в России уже перешли 68,7% компаний.Сегодня электронной подписью нельзя подписывать только три типа документов:

приказ об увольнении;
журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
акт о несчастном случае на производстве.

Подписаться на рассылку новостей HRlink

Электронные документы долгое время не имели единой утвержденной формы. Но в марте 2023 года в силу вступил Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 сентября 2022 г. № 578н. Он содержит в себе четко прописанные параметры, которым теперь должны соответствовать электронные кадровые документы. Каждый из них должен содержать:

описание электронного документа формируется в структурированном виде в отдельном файле формата XML;
файл создается автоматически и вкладывается в архив КЭДО по итогу подписания электронного документа сторонами трудовых отношений.

Запишитесь на бесплатный онлайн-воркшоп
Узнайте, как HRlink поможет вашему бизнесу

1 письмо в 2 недели
Полезный дайджест про кадровый ЭДО, законы, HR-цифровизацию и многое другое

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

Источник: hr-link.ru

Автоматизация кадрового делопроизводства

Отдел кадров существует в любой компании, и его работа становится всё сложнее по мере роста предприятия и появления новых подразделений и должностей.

Какие вопросы решает отдел кадров?

Работа с персоналом: поиск, наём, увольнение, переводы внутри компании.
Работа с внутренними документами: отчёты, учёт рабочего времени, составление личных дел сотрудников, выдача справок и больничных листов.
Расчёт и начисление заработной платы.
Работа с внешними документами (налоговая документация).
Приём и обработка заявлений.

Почему нужно автоматизировать кадровое делопроизводство

Все причины, по которым автоматизация кадрового отдела становится почти неизбежной, можно поделить на 2 группы.

1 — Повышение скорости

Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются.

2 — Уменьшение количества ошибок

При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки.

Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов.

«Чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах государственных органов – одна из важнейших целей кадрового администрирования и проведения автоматизации.

Вторая не менее важная цель – повысить эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую зависит эффективность предприятия в целом.

Преимущества автоматизации отдела кадров

Ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование документов по шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты).
Упрощение процессов поиска и подбора сотрудников.
Быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил подачи документов, которые меняются каждый год.
Появление системы учёта кадров и общей базы данных, куда заносится вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему уровню доступа) может эту информацию оперативно получить.
Упрощение самого документооборота отдела кадров. Вместо бумажных документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс системы автоматизации.
Напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы.
Сокращение затрат времени на любые процессы.
Уменьшение количества ошибок во всех процессах.

Здесь есть несколько затруднений, с которыми желательно разобраться перед тем, как автоматизация учета кадров и документооборота отдела кадров будет запущена в действие.

Сложности при внедрении автоматизации кадрового учёта

Одна из основных сложностей связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает иной подход к кадровой работе в целом и к отдельным процессам в частности. Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее.

Количество согласующих лиц

В идеале, их должно быть как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров». В особых случаях может потребоваться согласование с начальником кадрового отдела, либо с руководителем всего предприятия (или подразделения).

Но чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей (например, руководитель отдела, где работает сотрудник, причём таких руководителей может быть несколько на разных уровнях — бухгалтерия, директор; генеральный директор), тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи.

Формирование отчётов по шаблонам

Такой путь формирования позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства. Но для этого придётся переучить персонал, чтобы все документы формировались единообразно.

Разумная автоматизация

Под разумностью понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые правда в ней нуждаются.

Поставив задачу «автоматизировать всё что можно», придётся потратить очень много усилий при внедрении, да и впоследствии автоматизация отдельных процессов может не упростить, а усложнить их.

Этапы автоматизации отдела кадров

Любая модернизация бизнес-процессов начинается с целей и задач. Поэтому важно чётко решить, какие трудности нужно преодолеть. Например: повысить скорость работы отдела кадров, избежать задержек в подаче налоговых документов. Далее следуют:

Подготовка персонала к внедрению системы автоматизации. Это касается как моральной подготовки, так и обучения.
Выбор системы автоматизации.
Внедрение системы.
Тестирование.
Доработка.
Начало использования.
Оценка эффективности автоматизации и внесение доработок.

Особо стоит отметить, что автоматизация делопроизводства отдела кадров неотделима от автоматизации данного отдела в целом, которая также является частью комплексной автоматизации компании. По этой причине есть смысл с самого начала работать «на перспективу»: если идея автоматизации зародилась именно в отделе кадров, то впоследствии её полезно расширить на всю компанию. Если же другие отделы и бизнес-процессы уже автоматизированы, то автоматизация управления кадрами должна быть с ними интегрирована для достижения лучшего результата.

Типы систем автоматизации

Тот или иной тип системы автоматизации выбирается в зависимости от того, насколько крупным является предприятие, какие задачи планируется решить и требуется ли в дальнейшем интегрировать систему автоматизации делопроизводства кадрового отдела на другие подразделения компании.

Кастомные разработки. Это программные продукты, способные решать только отдельные задачи. Например, вести учёт рабочего времени.
Коробочные программные продукты, способные решать более широкий спектр задач.
HRM-модули для уже внедрённых на предприятиях ERP-систем.
Специализированные HRM-системы. Они способны оперировать большим комплексом информации и предоставить ещё более широкий перечень функционала.
BPM-системы, подразумевающие комплексную автоматизацию всего предприятия и в частности отдела кадров.

В чём недостатки перечисленных систем автоматизации?

Для всех этих систем характерны следующие недостатки:

Высокая стоимость внедрения. Стоимость внедрения всегда ощутимо больше, чем заявленная стоимость ПО, потому что нужно учесть ещё затраты на кастомизацию, интеграцию с другими корпоративными системами, используемыми в компании, и другие услуги IT-специалистов.
Долгий и сложный путь внесения изменений. Обычно требуется не только помощь IT-отдела, но и контакты с разработчиками.
Не всем сотрудникам будет просто разобраться с ПО.
Возможность трудоустройства в отдел кадров людей, не умеющих работать с этим ПО, окажется под вопросом.

По этой причине автоматизация кадрового делопроизводства компании и деятельности отдела кадров в целом должна выполняться с учётом перспективы: чтобы через несколько месяцев (лет) не потребовалось затрачивать много времени и средств на оптимизацию. И чтобы не попасть в «ловушку автоматизации» – ситуацию, когда расходы на неё очень велики и постоянны, отказаться от существующей системы нельзя, потому что на ней работает весь отдел кадров, притом что работать с данной системой не слишком удобно.

Когда внедряется автоматизация кадровых процессов, полезно смотреть на ситуацию шире и задумываться либо о распространении автоматизации на все отделы либо интеграции автоматизации отдела кадров и других подразделений.

Чаще всего автоматизация компании проводится комплексно. Это требует заметных усилий, но впоследствии при грамотном подходе они себя оправдывают. Покупка «коробочного» продукта решает проблемы сегодняшнего дня, но впоследствии, когда повысятся требования к ПО, или же возникнет желание провести интеграцию, во многих случаях это окажется невозможно.

Low-code системы

Основные особенности Low-code систем – в следующем:

Решение на базе Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform — одна из первых российских систем для создания бизнес-приложений, относящихся к классу программного обеспечения Low-code. В основе платформы — управление процессами (BPMS), кейсами (ACM), задачами плюс социальное взаимодействие. На данное платформе можно автоматизировать любые бизнес-задачи, включая весь спектр HR-процессов. Начать можно с внедрения типового решения для автоматизации кадрового делопроизводства на базе Comindware Business Application Platform.

Такое решение автоматизирует следующие бизнес-процессы:

Подбор кандидатов, оформление в штат, увольнение.
Работа с отпусками, командировками, больничными.
Аттестация и оценка эффективности персонала.
Организация корпоративного обучения.
Выдача справок.
Учёт рабочего времени, начисление зарплаты.

Данное решение легко интегрируется с ERP, SAP и другими корпоративными системами предприятия, если они имеются. Впоследствии решение на базе Comindware Business Application Platform легко расширяется до нужного функционала силами штатных сотрудников.

Важным достоинством является работа с интерфейсом программы в браузере, без необходимости устанавливать ПО на компьютер. Доступно внесение и получение информации с помощью мобильных устройств.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: www.comindware.ru