Уже 8 лет команды проектов Алексея Сухорукова — IT-Академии и Alex Staff Agency — работают удаленно. Это и создание распределенных команд с нуля, и онлайн-преподавание, и рекрутинг в более чем 30 странах и городах. Набивая шишки анализируя удачные и не очень приемы, мы вывели свою формулу успеха для бизнеса без офиса.
514 просмотров
Организация работы на удаленке состоит из нескольких этапов:
- Прием на работу сотрудников и их адаптация (даже когда у вас сформирована команда, вам будут нужны новые люди)
- Организация системы управления бизнес-процессами: постановка и контроль выполнения задач, отчеты и планирование
- Подбор инструментария, формулирование правил и создание общего онлайн-пространства для работы
Реализовав у себя в командах процессы взаимодействия максимально эффективно, хотим поделиться наработанными практиками.
Сотрудникам нужно помогать адаптироваться не только виртуально, но и реально Charles Koh
Новичок в команде!
10 профессий с зарплатой в долларах (работа онлайн из любой точки мира)
— Привет! Мы рады, что ты с нами, вот ссылка на док. Там инструкции, какими ресурсами мы пользуемся, познакомься. Еще я поставила на тебя пару простых задач в Битриксе — заполнить профиль, залогиниться в наших сервисах. Напиши, как будет готово.
— Как дела? все готово?
— У меня не получилось зайти:(
Не бросайте нового сотрудника на этапе адаптации. Ваш набор сервисов и инструментов кажется вам предельно простым, но вы пользуетесь им каждый день. При первом знакомстве все может быть не так очевидно.
Евгения Миронова, директор IT-Академии Алексея Сухорукова:
«Мы назначаем короткие встречи по Skype каждый день в течение первой недели. Так мы не только помогаем сотруднику ознакомиться с нашим “зоопарком” инструментов, но устанавливаем личный контакт».
Контроль и доверие
Проговаривайте все сроки выполнения задач Headway
— Даша, а где статья, размещение которой мы запланировали на сегодня и оплатили неделю назад?
Из руки Даши медленно и драматично падает чашка утреннего кофе. Прямо на список дел в блокноте, где конечно же есть задача по подготовке статьи, но блокнот напоминалку не отправляет
В работе удаленной команды главное — результат. Если сотрудник выполняет поставленные задачи, не так важно, когда он это делает.
При постановке любой задачи нужно ставить срок ее выполнения. Фиксировать задачи можно в Google-таблицах, но эффективнее пользоваться сервисами для командной работы, например, Trello, Jira, Битрикс24, Asana, Notion или Kaiten. В них удобно ставить задачи, разбивать их на этапы, комментировать.
Продумывая систему отчетов, сделайте их простыми. В идеале на отчет не должны уходить часы рабочего времени. Делать отчеты удобно там же, где вы ставите задачи. Но иногда таблица в Google-доках или график нагляднее, чем отчет из 1С.
Мария Сухорукова, CEO Alex Staff AgencyAlex Staff Agency:Alex Staff Agency
«На начальном этапе мы пользовались Trello, но в результате роста компании увеличилось количество проектов и задач, которые доски этой программы уже перестали вмещать, кроме того появилась необходимость системной обработки базы кандидатов. Изучив различные варианты, мы перешли на Битрикс24, который позволяет вести полноценную работу и с клиентами, и с задачами. Однако для некоторых небольших проектов, включая аналитические, мы используем старые добрые Google-таблицы. В них же мы составляем отчеты по итогам недели и месяца».
Удаленная работа, за которую платят от 1000р. за 10 сообщений. Работа на дому без вложений
Источник: vc.ru
Построение работы удалённо
Современные реалии таковы, что руководство многих компаний задумывается о переводе сотрудников на удалённую работу. Причины разные и ковидные ограничения, и понимание того что можно отказаться от офиса или его части.
Кратко опишу свой опыт построения работы на удалёнке который может быть интересен для многих.
- Началось всё в 2009 году с открытия нового экспедиторского бизнеса, мы сняли 3 рабочих места и сразу включили бизнес-процессы удалённой работы.
Я гулял с маленькой дочерью по парку в Щёлково, переводил звонок на своего партнёра в Троицке, а создавалась видимость крупной компании.
В этом материале:
- Что нужно сделать для перехода на удалёнку
- Технический переход на удалёнку
- Построение работы продаж и маркетинга удалённо
- Проблемы контроля сотрудников
Что нужно сделать для перехода на удалёнку
1. Бизнес-процессы компании — важны т.к.они регулируют взаимоотношения сотрудников, отделов. Без них будет очень много спорных ситуаций кто кому и что передаёт, что делает. Если в офисе можно решить спорный вопрос через руководителя, то удалённо это сделать сложнее и у ваших сотрудников должно быть чёткое понимание их действий.
2.Инструкции для сотрудников — это не только должностные инструкции. При переходе на удалённую работу ваши сотрудники столкнуться с тем что им самим придётся решать многие задачи о которых они могли спросить коллегу или технического специалиста. У нас были инструкции по переводу входящих звонков и вообще телефонии, инструкции технического характера работы с сервером, работы с CRM и скрипты ответов на звонки.
3.Ознакомительны материалы и справочники — кроме инструкция и бизнес-процессов у нас были ознакомительные материалы по разным профессиям. Например размеры транспортных средств, где отслеживать контейнеры и т.д.
4. Маркетинговые материалы — для сотрудников отдела продаж были сформированы папки с маркетинговыми материалами: презентации, коммерческие предложения и т.д. Им не нужно было каждый раз их искать или самим придумывать. Максимум вставить свои данные в утверждённый шаблон.
Технический переход на удалёнку
1.Удалённый сервер — нам повезло.В поисках администратора компьютерных сетей мы вышли на молодого парня со своими идеями. Одним из его предложений было создание удалённого виртуального рабочего офиса с работой на «тонких клиентах».
Это обеспечивало возможность работать удалённо и проводить контроль сотрудников т.к. у нас как у руководителей был доступ к их рабочим документам и почте.
Была возможность если вдруг какая проверка свыше просто отключить связь с сервером и в офисе не оставалось бы практически ни какой информации.
Ограничения доступа — на сервере было обеспечено ограничение доступа сотрудников в чужие личные папки и в разделы не относящиеся к обязанностям данного сотрудника.Это отчасти позволяло обеспечить конфиденциальность информации и при прорыве вируса ограничить ущерб только доступными для сотрудника папками/разделами сервера.
Ограничения для сотрудников — во-первых, места на сервере были ограничены по объёму памяти и администратор контролировал её заставляя сотрудников удалять лишнюю информацию. Во-вторых, первоначально столкнулись с тем, что сотрудники начали активно использовать интернет, поэтому поставили ограничения на сторонние скачивания и работу с социальными сетями с сервера дя тех сотрудников которым этого делать не нужно было.
Важна защита от вирусов и инструкции по работе с подозрительными письмами. Например у нас были антивирусники и инструкция, что при получении письма с незнакомых адресов или подозрительные письма нужно было переправить администратору. Он их проверял и открывал.
Конфигурация строилась следующим образом:
- удалённый сервер — когда компания была небольшая под сервер был переделан обычный компьютер, правда стоял он вне фиса. Тут с ним всегда долна быть хорошая связь что бы не было перерывов в интернете, а то работать не удобно.И он должен быть в минимальной шаговой доступности т.к. если завис, то что бы не трать время на поездку к нему.При этом о его месте нахождения сотрудники не знали. Когда компания подросла, мы арендовали виртуальный сервер в Европе тем самым перевели свои данные под иностранную юрисдикцию. На следующем этапе роста конфигурация серверов была смешанная часть сотрудников работали на сервере «из секретной комнаты», а часть на виртуальном сервере.
- тонкие клиенты в офисе — устройства которые не хранят информацию, а только отображают её с сервера. Они по стоимости в то время были дешевле компьютеров и ноутбуков, но не требовали лицензировать каждое рабочее место т.к. это не компьютер. При отключении «thin client» информация на нём не сохранялась, а при входе в свою учётную запись с любого другого устройства она открывалась и вновь можно было работать с того места на котором остановился.
- работа сотрудников удалённо — данная архитектура удалённого сервера позволяла подключаться к нему с любого своего компьютера или ноутбука удалённо.Сотрудник открывал своё виртуальное рабочее место и работал там. При отключении от сервера информация на его устройстве не сохранялась, если только он сам что то не копировал или не хранил.Большинство сотрудников наоборот старались перенести личную информацию на серверное хранение с этим боролись проверяя объём занимаемой памяти который был ограничен в зависимости от должности функционала.
2. 1С бухгалтерия — арендовали виртуальную удалённую бухгалтерию.Что позволяло использовать лицензионную версию и бухгалтеру удалённо работать.При этом был такой момент, что у нас бухгалтер по выставлению счетов работала из дома, мы увезли ей МФУ на котором она печатала счета и относила их на «Почту России» или отправляла с курьерами.
3.CRM — работа менеджеров по продажам строилась на виртуальной CRM-программе. Это позволяло так же работать вне офиса. Но что самое важное обеспечивало контроль сотрудников отдела продаж. Помимо этого СРМ — это не записная книжка которую сотрудник взял и ушёл. Даже час его работы останется у вас.
CRM обеспечивает омниканальность маркетинга — это когда всё, даже общение в социальных сетях, попадает в программу и если клиент переходит на другой канал информация остаётся в вашей СРМ, а общение с клиентом происходит беспрерывно.
4. Коммуникации внешние и внутренние — с ними вопросов не было т.к. электронная почта работала с сервера. У каждого был настроен рабочий кабинет в котором сразу были установлены Скайп, электронная почта и были доступы к служебным папкам на сервере.
Рабочие места мы сделали под должности как в офисе, так и виртуальные. Например sales 1 — за этим названием был закреплён внутренний номер телефонии, мобильный телефон компании, электронная почта, виртуальное рабочее место, доступ к СРМ и т.д. Это обеспечивало передачу информации при увольнении сотрудника. Приходил новый и ему шли ответные письма на почту, наработки предыдущего МП проявлялись в телефонных звонках и т.п.
Телефония — сразу была выстроена на IP-технологии. Мы пользовались такими компаниями как Задарма, Манго. Это позволяло принимать звонки удалённо, переводить их между отделами и сотрудниками. Вести учёт и возможность удалённо совершать исходящие звонки.У Задарма например есть возможность установить приложение на телефон и сократить оплату на входящие звонки.
5.ERP — в ней вёлся учёт заказов на перевозки и сами перевозки. Это тоже была аутсорсинговая программа с удалённым доступом. Но, если у вас своя программа, то доступ к ней можно обеспечить через удалённый сервер.
Источник: glx.su
Выстраиваем рабочие процессы на удаленке: практические рекомендации
Практически все компании, в том числе IT, а также косвенно относящиеся к этой сфере, испытывают сейчас проблемы, связанные с переходом на удаленку. Какие рекомендации сформировать своим работникам? Какую линию поведения стоит выбрать начальству? Как выстраивать коммуникацию? Мы разберем некоторые проблемы, связанные с переходом на удаленную работу.
Техническая сторона процесса
Проблема заключается в развертывании процесса удаленной работы всей команды. В частности, мой знакомый тестировщик первую неделю самоизоляции почти ничего не делал и не потому, что не хотел или что-то в этом роде, а потому, что никто из его отдела не знал, как поднять k8s на своей локальной машине и почему-то работа отдела была так выстроена, что никто не смог помочь ему поднять сервер для тестирования. Но такие проблемы продолжались первые несколько дней, потом работа более-менее выстроилась.
На другой работе сотруднику дали доступ с айпи только домашнего компа, и потом, когда он захотел переехать на дачу, пришлось настраивать целый VPN. И пускай с точки зрения соображения безопасности это было верно, это потребовало много времени на настройку.
Я надеюсь, что к настоящему моменты вы смогли перестроить свой пайплайн разработки для работы на удаленке. В другом случае, нужно что-то делать, иначе итог будет печален.
Когда удаленка не в радость
Одна из самых больших проблем, которые возникают в удаленной работе — это, вне сомнения, размывание линии работа/дом. Вполне известный всем удаленщикам эффект, при котором твоя работа, которую ты делаешь дома, из стандартных 8-9 растягивается до 15 и у тебя просто не остается какого-то личного своего времени, в которое ты имеешь полное право на то, на что хочешь. Теперь ты не можешь после окончания своего рабочего времени написать «прости, я не в офисе, не могу решить проблему», потому что в домашнем офисе ты на работе практически все время.
Решение Решение здесь напрашивается достаточно простое: каждому сотруднику необходимо самостоятельно выстроить свои временные зоны совместно с работодателем, иначе это закончится выгоранием через несколько месяцев. Вы далеко не первый it — специалист, оказавшийся на удаленке, так что стоит использовать опыт коллег.
Во-первых, составьте себе временную зону под физические упражнения. Согласно статистике со StackOverflow, большинство программистов не выполняют физические упражнения, однако сейчас ситуация несколько иная — для хорошего функционирования организма вам нужны физические нагрузки, некоторый моцион.
В идеале это нагрузка соответствующая как минимум 10000 шагов (вам стоит изучить рекомендации по этой теме). Это могут быть либо просто физические упражнения, либо бег по утрам (но так как в некоторых регионах нашей страны почему-то нельзя выходить на улицу (естественно без объяснения причин, почему же нельзя в одиночку бегать по парку утром или вечером, и как это повлияет на распространение коронавируса), либо один из самых идеальных вариантов — это беговая дорожка на балконе или в хорошо проветриваемой комнате, но такой вариант позволить могут не все).Кроме бега, вам конечно стоит попробовать и другие физические упражнения на статику, некоторые полезные можно найти здесь.
Кроме физических нагрузок, вам нужно определенным образом выстроить режим работы. Несмотря на то, что сотрудники находятся на удаленке, а значит постоянно готовы работать, это не означает, что можно грузить их вопросами по работе 24/7 и пытаться выжать на удаленке из них еще больше, такая история закончится плохо.
Любой человек с опытом удаленной работы подтвердит, что попытка работать больше чем 5/2 по 8-9 часов в день, чревата расшатанным здоровьем и быстрым выгоранием. Сотрудники должны по возможности следить за режимом (этот вопрос приобретает особенную важность в связи физическими нагрузками, потому что не получил физическую нагрузку в достаточной мере -> не смог вовремя уснуть -> не смог выспаться -> постепенно разрушил режим сна -> потерял продуктивность -> выгорел). И несмотря на «сейчас будет кризис, а значит нам нужно разрабатывать больше продукта», «людям не надо тратить свое время на дорогу до работы, а значит они должны потратить его на работу», начальник должен стараться более точно описывать задачи и требовать их выполнение в срок. Что касается физических нагрузок и расписания, здесь IT — департаменты традиционно проявляют некую сдержанность в указании сотрудникам, что им надо сделать. Поэтому если вы еще не выкатили вашим сотрудникам список рекомендаций на время самоизоляции (соблюдение режима, физические нагрузки, расписание работы/отдыха, то я рекомендую вам это сделать, пока ваш IT — департамент не начал демонстрировать первые признаки выгорания).
Потеря ощущения целостности с коллективом
Пока вы работаете очно в офисе, вы постоянно встречаетесь с коллегами, здороваетесь с ними за руку, получаете совместные положительные эмоции на днях рождениях и корпоративах. Однако на самоизоляции становится куда сложнее поддерживать контакт — появляется чувство, что вы никак не связаны с этой компанией и этих людей особо не знаете, теряется чувство личной принадлежности к коллективу и важность поддержания нормальных личных отношений (они же мои друзья и боевые товарищи, как я могу их подвести). Поэтому и мотивация в таких случаях начинает страдать — ведь кроме денежной мотивации (которая в период самоизоляции тоже плохо работает, потому что по сути все, на что ты можешь сейчас тратиться — только еда и небольшое улучшение бытовых условий, поездки за границу, какие-то оффлайн развлечения пока откладываются на неизвестный срок), у работника есть еще и нематериальная мотивация в виде связи с коллективом, в которой он себе может быть даже напрямую не отдает отчет — но она все равно крайне важна.
Решение Постарайтесь поддерживать связи и по вопросам, не связанными с рабочими. Организуйте на какой-нибудь платформе для массовых встреч регулярные (но не больше 1 раза в неделю, лучше 1-2 раза в месяц) встречи в формате Show
— Дискорд хорош, но иногда сервера не выдерживают перегрузки пользователей;
Кроме этого, будьте готовы к тому, что самоизоляция еще затянется на минимум два месяца (не стоит быть наивным и думать, что это скоро закончится). Поэтому, если в вашей компании сейчас происходит какое-то движение сотрудников (смена команды/расширение/открытие нового IT-департамента/перенос часть разработки на аутсорс (потому что зачем теперь нанимать дорогих специалистов из вашего города, если удаленного вы можете нанять его из любой точки в мире)), то вам стоит озаботиться созданием своей собственной вики об отделах компании, кто в ней начальник, и какие у кого обязанности/кто у кого в подчинении, потому что сейчас вы не можете сделать оффлайн экскурсию и сотрудники могут испытывать чувство потерянности и не знать к кому обратится (если вы не знаете, на какой платформе все это писать, вот эта вроде зарекомендовала себя достаточно хорошо. А не знать к кому обратиться, часто равно нерешенная проблема -> потерянное время -> потерянные деньги.
Мотивация сотрудника
Вопрос мотивации на удаленке стоит поставить отдельно. Что должно двигать сотрудника вперед? Лично я работаю в нескольких местах и в каждом из них была трогательная и долгая часовая речь начальника для всех сотрудников о том, что сейчас кризис и «это непросто» если опустить все детали. Некоторые начальники даже оказались не готовы к речи на удаленную аудиторию (произносить речи подобного характера без реакции аудитории достаточно тяжело, надо сказать), и кроме того, не смогли сформировать линию дальше «окей, работаем в условиях кризиса дальше».
Здесь стоит вопрос, насколько велико доверие сотрудников к вам. Стоит задуматься, а есть ли у вас точные план действия на текущий кризис (в котором условия ведения бизнеса на самом деле вполне ясны), и готовы ли вы их озвучивать.
Во-первых, надо дать понять сотрудникам, что кризис это история про выживание компании и по результатам кризиса большая часть компаний закроется, но какая-то останется на плаву, а в награду, выжившим достанется часть рынка. Поэтому грамотные и умные решения сейчас ценны как никогда.
Если сейчас у вас никаких изменений в клиентуре и монетизации нет, это не повод утверждать «работает как работали». Вы не работаете как работаете, потому что на вас оказывает влияние как минимум переход на массовую удаленку. Поэтому покажите людям, куда они должны развиваться сейчас -> перестроиться в соответствии с рекомендациями, которые я приводил выше; быть готовыми к резкому ухудшению ситуации вследствие кризиса. Если же ситуация для вас ухудшается, вам стоит высказать идею о том, что кризис проходят только те, кто готов меняться -> и если вы не продемонстрируете сотрудникам, что компания меняется, вас не должна удивлять волна сомнений, стоит ли работать в этой компании дальше.
- Блог компании OTUS
- Управление персоналом
- Удалённая работа
Источник: habr.com