Существующие методы нормирования трудозатрат различаются трудоемкостью и точностью (рис. 2).
Фотография рабочего дня (ФРД) больше подходит для однородных процессов и для бухгалтерии не всегда применима и не всегда удобна.
При микроэлементном нормировании процесс подразделяется на подпроцессы.
Бенчмаркинг — лучшие практики, согласно которым для обработки некоторого количества счетов, например в оптовой торговле, нужно определенное количество бухгалтеров (например, три). Если фактически их четыре, стоит задуматься и проанализировать ситуацию. Рассмотрим подробнее метод факторного нормирования применительно к бухгалтерии.
Нормирование бухгалтерского учета
(рис. 1)
Внесение данных в бухгалтерскую систему
Человек на единицу данных
Х
Технология факторного нормирования
Использование такой технологии в бухгалтерии предполагает несколько этапов. Сначала деятельность бухгалтерии как процесс подразделяется на подпроцессы (участки). В компании, где больше одного бухгалтера, можно оценить, сколько времени в месяц бухгалтер в среднем тратит на тот или иной подпроцесс или какое количество документов либо транзакций в среднем обрабатывает за месяц.
Регламентация бизнес-процессов
Затем оцениваются трудозатраты по каждому подпроцессу — определяются фактические трудозатраты по участкам и квалификационному уровню, количество сотрудников определенной квалификации в чел./мес. (в днях неудобно). Для каждого процесса выявляются факторы, в большей мере влияющие на трудозатратность учета. Например, при работе с авансовыми отчетами их целесообразно группировать на хозяйственные отчеты и командировки по РФ и заграничные, поскольку нормативы времени обработки этих документов различны. При расчетах с поставщиками и подрядчиками значение имеют не только количество документов, но и их номенклатура, напрямую связанная с бизнес-процессом.
Многое зависит от ответственного за введение данных и документов — бухгалтер либо менеджер по продажам или закупкам. В последнем случае бухгалтер просто сверяет документы.
Из соотношения трудозатрат и факторов выводится норматив трудозатрат для бухгалтеров на процессы (табл. 1).
Определение нормативов выработки в час одного бухгалтера (таблица 1)
Подпроцессы (учетные функции)
Учет кассовых операций
Учет расчетов по банковским операциям
Количество банковских транзакций
Количество платежных поручений в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с подотчетными лицами
Количество авансовых отчетов х среднее количество документов в АО
Количество авансовых отчетов в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
Количество накладных хх среднее количество номенклатурных позиций в накладной
Количество накладных (актов) в час на одного бухгалтера
Количество накладных хх среднее количество номенклатурных позиций в накладной
Описание бизнес процессов
Количество накладных покупателям в час на одного бухгалтера
Управленческая и корпоративная отчетность
Учет долгосрочных инвестиций, основных средств и НМА
Учет товарно-материальных запасов
Учет финансовых вложений
Учет финансирования и займов
Подготовка налоговой отчетности
Расчет заработной платы
Количество начислений — удержаний хх количество межрасчетов хх количество сотрудников
Количество сотрудников
(расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера
Универсальных нормативов не существует, поскольку нет похожих процессов в двух компаниях. Тем не менее всем интересна идеальная цифра, к которой желательно стремиться или на которую стоит ориентироваться. С этой целью в табл. 1 приведены некоторые усредненные значения нормативов для отдельных усовершенствованных процессов, которые можно использовать для оценки собственных бухгалтеров. Приведем пример факторного нормирования.
Компания «Трейдинг ООО» занимается оптовой торговлей. У организации четыре склада. В ней трудятся 100 сотрудников. Масштабы деятельности компании характеризуется следующими параметрами:
— 120 поставщиков и десять поставок от каждого поставщика на каждый склад ежемесячно;
— платежи каждому поставщику два раза в месяц (транзакции);
— 1500 покупателей и 15 заказов в месяц от каждого клиента. Весь объем работ выполняют шесть бухгалтеров. Рассчитаем, насколько велика бухгалтерия и как эффективно она работает. Упростим пример и не будем учитывать различия в квалификации бухгалтеров. Расчеты приведены в табл. 2. Необходимы 4,24 бухгалтера плюс один для замены.
На практике количество требуемых бухгалтеров будет зависеть и от того, смогут ли они совмещать функции и насколько взаимозаменяемы бухгалтеры.
Если фактические затраты далеки от приведенных нормативов, их нужно сократить.
Покажем это на примере подпроцесса «учет реализации», разбив его на отдельные операции (табл. 3). Сначала следует понять, как организован процесс, какие у него трудозатраты. Затем рассчитать его стоимость, сравнить с лучшими практиками и после этого начать поиск возможных решений. Рассмотрим некоторые из них.
Расчет необходимых ресурсов (таблица 2)
Учетные функции
Объем работ
Производительность (с учетом нормативов из табл. 1)
Необходимые ресурсы
Учет расчетов с поставщиками
4 склада х 10 поставок х 120 поставщиков = 4800 накладных от поставщиков в месяц
36 х 21 х 8 = 6048 накладных от поставщиков в месяц
4800 : 6048 = 0,79 бухгалтера
Учет расчетов с покупателями
1500 покупателей х 15 заказов = 22 500 заказов от покупателей в месяц
40 х 21 х 8 = 6720 накладных покупателям в месяц
22 500 : 6720 = 3,3 бухгалтера
Работа с банком
120 поставщиков два раза в месяц = 240 платежных поручений в месяц
15 х 21 х 8 = 2520 платежных поручений в месяц
240 : 2520= 0,9 бухгалтера
Расчет заработной платы
100 : 1500 = 0,06 бухгалтера
Итого
Перераспределение функций (таблица 3)
Участок «учет реализации»
Процессы
Кто часто отвечает
Кто должен отвечать
Предоставление информации о реализованных товарах или услугах
Составление отгрузочных документов
Кодирование выставленных счетов для целей фискального учета
Составление отгрузочных документов (акт о выполненных работ/услуг), счетов-фактур
Координация/подписание отгрузочных документов и счетов-фактур
Рассылка отгрузочных документов, счетов-фактур
Отдел продаж/административный отдел
Координация процесса и сбор подписанных документов от покупателей
Ведение книги продаж
Выверка дебиторской задолженности. Подготовка актов выверки расчетов с покупателями
Рассылка актов выверки расчетов с покупателями
Координация вопросов выверки расчетов с покупателями
Перераспределение функций
Один из способов сокращения трудозатрат в бухгалтерии — перераспределение функций и делегирование отдельных операций другим подразделениям. Решения о распределении ответственности не простые, обычно дополнительную работу и ответственность брать на себя никто не хочет. Воспользоваться можно менеджерским подходом, согласно которому специалисты должны быть заняты в соответствии с их компетенциями. Именно менеджерам по продажам, а не бухгалтерии, логично поручить подписание актов.
Это будет эффективнее. Аналогично с актами сверки. В некоторых компаниях при подписании большого количества актов сверки в месяц эти транзакции передают менеджерам, работающим с конкретными клиентами и владеющими информацией об их платежах и дебиторской задолженности. Поэтому и затраты на подобные операции у менеджеров ниже, чем у бухгалтеров. А бухгалтерия при этом формирует акты сверки.
ИТ-оптимизация
Используемые в компании ИТ-технологии способны существенно влиять на производительность бухгалтерии по следующим параметрам:
n спектр функциональных возможностей учетной системы;
n уровень автоматизации (степень необходимости ручного ввода);
n степень настройки взаимодействия систем (для случаев, когда используется несколько баз данных). Дублирующий ввод данных — это потеря времени. Поэтому необходимо учить ИТ-системы «общаться» между собой, чтобы наиболее эффективно использовать возможности ввода информации.
Сравнение вариантов оптимизации учетной функции внутри компании и передачи их на аутсорсинг приведены в табл. 4.
Варианты оптимизации (таблица 4)
Оптимизация учетных функций компании
Процесс выстраивается так, чтобы его выполнение требовало минимум времени
Численность подразделений определяется с помощью нормативов
Процесс полностью передается провайдеру
+ Затраты на процесс минимальны
Затраты на процесс прогнозируемы:
— нет проблем с подбором кадров;
— принцип ключевых компетенций — делаем только то, что нужно для бизнеса;
— контроль эффективности процесса по конечной цене
— Требует много времени
Обследование и оптимизацию нужно проводить регулярно. Если бизнес меняется, то чаще, если стабилен — не реже одного раза в год
Возможна потеря гибкости (в связи с формализацией процессов взаимодействия). Необходимы трудозатраты внутри компании на внедрение новых процессов).
Провайдер может быть более консервативным в налоговых вопросах, чем собственная бухгалтерия (недостаток аутсорсинга)
Аутсорсинг
Иногда к аутсорсингу прибегают как к внешнему консультанту и прислушиваются к нему больше, чем к своей бухгалтерии. Основными предпосылками выбора аутсорсинга являются:
— частичная (или неэффективная) загрузка бухгалтеров;
— быстрый рост или сокращение бизнеса (в российских компаниях широко распространена практика передачи на аутсорсинг отдельных участков);
— необходимость внедрения новой учетной системы или оптимизация существующей;
— необходимость централизации бухгалтерских процессов в холдинге;
— отсутствие регламентов документ оборота, либо они есть, но не работают.
При создании регламентов в большой компании имеет смысл создать центры финансового обслуживания и обсудить этот вопрос с провайдером аутсорсинга. Многие компании сейчас создают подобные центры не в Москве (дорого).
Полную версию статьи вы можете прочитать в газете «Экономика и жизнь» №18, май 2012 г.
Поделиться:
Подпишитесь на наши материалы
Типовые бизнес-процессы по формированию в 1С электронных документов
При ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2023 применяются новые унифицированные формы электронных документов (ЭД) в соответствии с Методическими указаниями и рекомендациями по их формированию и применению. Новые формы ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается электронной подписью (ЭП)) в учреждении — субъекте централизованного учета, а затем проверяется, дозаполняется (если нужно) бухгалтерскими данными и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» предусмотрено формирование унифицированных электронных документов, применяемых с 2023 года. Начиная с версии 2.0.88.50 в программу включены типовые шаблоны бизнес-процессов (БП), созданные на основании бизнес-процессов, приведенных в разъяснениях Минфина России.
Нормативное регулирование
Стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью (ЭП). С этой целью в документооборот учреждений госсектора внедряются формы электронных документов (ЭД).
Приказами Минфина России от 15.04.2021 № 61н, от 30.09.2021 № 142н, от 28.06.2022 № 100н, от 07.11.2022 № 157н утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методические указания по их формированию и применению.
Формы, утв. приказами Минфина России от 15.04.2021 № 61н, от 30.09.2021 № 142н, применяются всеми учреждениями с 01.01.2023. Формы, утв. приказами Минфина России от 28.06.2022 № 100н, от 07.11.2022 № 157н, применяются при ведении:
- бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2024 либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета);
- бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений с 01.01.2023.
Электронные первичные учетные документы составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо, в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью.
С каждым электронным документом, как и с бумажным, могут последовательно работать несколько сотрудников учреждения, один документ может содержать несколько электронных подписей разных видов, которыми может быть подписана информация из разных разделов документа в соответствии с зонами ответственности сотрудников.
Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), созданных в соответствии с Постановлениями Правительства РФ от 27.12.2019 № 1890, от 15.02.2020 № 153, когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается ЭП) в учреждении — субъекте централизованного учета, а затем проверяется, при необходимости дозаполняется бухгалтерскими данными и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.
Формирование ЭД в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 КОРП»
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» предусмотрено формирование унифицированных электронных документов, применяемых с 2023 года.
БГУ КОРП позволяет реализовать:
- поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;
- разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
- подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной квалифицированной электронной подписи и последующее хранение этих данных;
- защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.
Подсистема Процессы обработки документов, входящая в состав БГУ КОРП, позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде преднастроенных шаблонов процессов в соответствии с правилами и графиком документооборота, утвержденными в учреждении (ЦОДе).
Оформлять документы в программе могут не только бухгалтеры, но и сотрудники договорного, планового отделов, кладовщики, работники материально-технического отдела, подотчетные лица и др. работники субъекта учета. При этом каждый заполняет и подписывает разделы документа в соответствии со своей зоной ответственности.
Типовые шаблоны бизнес-процессов по формированию ЭД
Письмами Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 и от 01.12.2022 № 02-07-07/117981 доведены методические рекомендации по переходу на применение организациями бюджетной сферы унифицированных форм электронных первичных учетных документов (далее — Методические рекомендации) и примеры заполнения отдельных первичных учетных документов, утв. приказами Минфина России от 15.04.2021 № 61н, от 30.09.2021 № 142н:
- Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
- Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
- Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);
- Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами со счета (ф. 0510437);
- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
- Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
- Решение об оценке стоимости имущества, отчужденного не в пользу организации бюджетной сферы (ф. 0510442);
- Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
- Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).
Методические рекомендации включают также типовые схемы бизнес-процессов по созданию и подписанию указанных электронных документов.
В поставку БГУ КОРП начиная с версии 2.0.88.50 включены типовые шаблоны бизнес-процессов, созданные на основании бизнес-процессов, доведенных указанными Методическими рекомендациями, с учетом Методических указаний для следующих документов БГУ КОРП:
- Акт о консервации (расконсервации) — ЭД Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
- Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА — ЭД Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
- Акт списания материалов — ЭД Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
- Поступление МЗ — ЭД Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
- Списание, восстановление задолженности по доходам — ЭД Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);
- Списание кредиторской задолженности — ЭД Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами со счета ___ (ф. 0510437);
- Решение о прекращении признания активом — ЭД Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
- Решение о прекращении признания активом (материальные запасы) — ЭД Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
- Решение о признании объектов нефинансовых активов — ЭД Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
- Решение о признании объектов (материальные запасы) — ЭД Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
- Решение об оценке имущества — ЭД Решение об оценке стоимости имущества, отчужденного не в пользу организации бюджетной сферы (ф. 0510442);
- Решение о проведении инвентаризации — ЭД Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
- Изменение решения о проведении инвентаризации — ЭД Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).
Актуальные шаблоны бизнес-процессов ЭД также публикуются на интернет-странице поддержки конфигурации в разделе «Дополнительные материалы» . Поставляемые шаблоны процессов можно использовать в исходном виде, а также как основу при создании шаблонов БП для указанных и других документов программы.
Шаблон процесса в БГУ КОРП
Шаблон процесса настраивается для конкретного типа прикладного документа 1С и содержит перечень этапов процесса, условия переходов между этапами, статусы документа, исполнителей этапов, настройки ответственности исполнителей на каждом этапе, дополнительные обработчики и другие настройки.
В типовом шаблоне, включенном в поставку, для каждого этапа определен исполнитель (ответственное лицо (лица)), как правило, в виде соответствующей роли — сотрудник, бухгалтер, руководитель и др., а также вид его электронной подписи — простая или усиленная квалифицированная в соответствии с Методическими указаниями.
Состав этапов, перечень ролей исполнителей этапов и статусы, которые принимает документ после выполнения каждого этапа, разработаны в соответствии с Методическими рекомендациями.
Типовые шаблоны бизнес-процессов могут быть изменены с учетом специфики документооборота учреждения, например, при передаче полномочий по ведению учета в ЦОД можно добавить этап для главного бухгалтера Централизованной бухгалтерии.
Загрузка и настройка шаблонов процессов
Настройка программы
Перед началом загрузки шаблонов в форме настроек процессов обработки документов (раздел Администрирование — Органайзер — Настройки процессов обработки документов), рис. 1, необходимо установить флаги: Усиленная подпись, Простая подпись и Использовать несколько шаблонов для одного типа документа.
Рис. 1. Настройки процессов обработки документов
Если в организации допускается, что часть прикладных документов одного типа, например Поступление МЗ, будет обрабатываться по бизнес-процессу, а часть — нет, то необходимо также установить флаг Разрешить запись документа без шаблона, если ни один шаблон не подходит по условиям использования.
Для использования усиленных квалифицированных ЭП в программу следует предварительно добавить список используемых сертификатов ключей ЭП.
Для использования простых ЭП и заполнения данных о Ф. И. О. и должностях подписантов необходимо в карточках пользователей указать физических лиц (рис. 2), а в карточках сотрудников организации заполнить должности и ссылку на контрагента — физическое лицо (рис. 3).
Рис. 2. Карточка пользователя
Рис. 3. Карточка сотрудника
Данная настройка также необходима для возможности автоматической адресации задач пользователям — членам комиссий (инвентаризационной, по поступлению и выбытию активов).
Настройка состава реквизитов для подписания
Для справочников Валюты, Сотрудники, Номенклатура, Основные средства, НМА, НПА и Инвентарные номера необходимо выполнить настройку состава реквизитов для включения в электронную подпись (достаточно указать код и наименование для каждого справочника). Перейти в форму настройки можно по гиперссылке Настройка подписи ссылочных данных в форме Настройка процессов обработки документов (см. рис. 1).
Загрузка шаблонов процессов
Для загрузки типовых шаблонов процессов необходимо в форме списка шаблонов (раздел Органайзер) нажать команду Импорт / экспорт шаблонов процессов, на закладке Загрузка данных выбрать файл с поставкой 1C_ProcessTemplates61n.xml. Если планируется использовать роли исполнителей из поставки, то необходимо установить флаг Загружать исполнителей (кроме пользователей); если не планируется, то после загрузки шаблонов указать в них свои роли и нажать кнопку Загрузить шаблоны (рис. 4).
Рис. 4. Форма «Импорт / экспорт шаблонов процессов»
При первой загрузке объектов шаблонов им присваивается уникальный идентификатор поддержки, чтобы при следующих загрузках не дублировались элементы, а обновлялись ранее загруженные.
Пример загруженного шаблона для документа Решение об оценке имущества представлен на рисунке 5.
Рис. 5. Пример типового шаблона процесса
Добавление исполнителей ролей
В шаблонах процессов преимущественно используется ролевая адресация. Она позволяет гибко управлять составом исполнителей этапа процесса без изменения шаблона процесса.
После загрузки ролей исполнителей с шаблонами процессов либо создания собственных ролей необходимо заполнить их исполнителей при помощи команды Исполнители роли в панели навигации карточки роли исполнителя (раздел Органайзер), рис. 6.
Рис. 6. Добавление исполнителя роли
Настройка использования шаблонов
Чтобы новые документы начали обрабатываться по загруженным шаблонам процессов, необходимо настроить использование шаблонов при помощи команды Настроить использование, где для каждого типа документа необходимо указать соответствующий шаблон.
При этом для некоторых шаблонов требуется указать условия использования, например, для документа Решение о признании объектов нефинансовых активов используются три шаблона процесса в зависимости от вида операции (рис. 7).
Рис. 7. Установка условия использования шаблона
Поэтому для документа Решение о признании объектов нефинансовых активов необходимо добавить три шаблона:
- один — для безвозмездного получения с условием использования «ВидОперации Равно «Признание объектов нефинансовых активов в связи с безвозмездным поступлением»;
- второй — для приобретения и создания с условием использования «ВидОперации В списке «Признание объектов нефинансовых активов в связи с приобретением; Признание объектов нефинансовых активов в связи с созданием хозяйственным способом»;
- третий — на прочие операции с условием использования «ВидОперации Не в списке «Признание объектов нефинансовых активов в связи с приобретением; Признание объектов нефинансовых активов в связи с созданием хозяйственным способом; Признание объектов нефинансовых активов в связи с безвозмездным поступлением».
Обработка документа по настроенному шаблону процесса
После подключения типов документов к шаблонам процессов новые документы начнут обрабатываться по соответствующим БП. При создании нового документа автоматически определяется настроенный для него шаблон процесса и создается задача исполнителю стартового этапа. Далее, по мере выполнения исполнителями своих задач, документ будет двигаться согласно бизнес-процессу и маршрутизации, настроенной в шаблоне процесса, при движении будет изменяться статус документа. При выполнении этапов, предполагающих подписание данных документа электронной подписью, будет открыта форма для подписания соответствующей ЭП согласно шаблону.
Процесс обработки документа будет считаться завершенным, если по нему не останется невыполненных задач.
После завершения обработки документа всеми участниками процесса с установкой предусмотренных электронных подписей он становится недоступен для изменения всеми пользователями. В карточке процесса будет отображен перечень всех выполненных задач по документу и электронных подписей, установленных исполнителями.
Источник: buh.ru