Для автоматизации описанной схемы при помощи Битрикс24 понадобятся следующие инструменты:
- Универсальные списки . На них реализуем Реестр договоров, Журналы входящей и исходящей почты. Если в организации запускается много согласований и договоры часто отклоняются, то можно завести отдельно Журнал согласований и Реестр договоров. Процесс согласования идёт в Журнале согласований, а согласованные договоры попадают в Реестр договоров.
- Бизнес-процессы . Волшебный инструмент, куда же без него) На бизнес-процессах собираем всю логику: меняем статусы, ставим задачи, формируем PDF-файлы, отправляем напоминания.
Поля списка
Я не буду приводить все поля списка, их очень много. Большинство из них очевидны и зависят от особенностей процесса внутри компании. Остановлюсь только на важных и менее очевидных.
- Статусы — список статусов согласования. Как правило, бывает около 7 статусов. Каждый является отдельным этапом согласования и состоит из определённого набора шагов.
- Список согласующих — все участники согласования. Важно дать возможность Инициатору добавлять в этот список дополнительных участников при запуске бизнес-процесса.
- Ссылки на задачи — по ходу процесса постоянно ставятся различные задачи, очень важно иметь возможность перейти к этим задачам, поэтому в поля процесса записываем ссылки на задачи. Штатно нет такого типа поля, поэтому либо пишем свой пользовательский тип, либо используем HTML/текст.
- Папка с документами — ссылка на папку на Общем диске, в которой хранятся документы по данному согласованию. Тоже нет такого штатного поля, поэтому храним ссылку, как HTML.
- История согласования — записываем в отдельное поле всю историю согласования. Можно использовать множественное поле типа строка или HTML/текст, либо сделать связку с другим инфоблоком или HighLoad-блоком. Множественная строка — проще, но HLB или ИБ — гибче и мощнее.
- Привязки к журналам Исходящей и Входящей корреспонденции. Рекомендую добавлять записи в эти журналы автоматически по ходу выполнения бизнес-процесса, так у вас будет больше порядка в бумажных документах.
- Привязка к спискам наших юр.лиц, офисов, подписантов, площадок и т.д. Как правило, это Универсальные списки, в которых хранятся основные данные по компании: кто является ген.директором, кто юристом, бухгалтером, секретарём и т.д. Разумеется, можно использовать глобальные константы для этих целей, но списки проще редактировать, устанавливать заместителей и другие особые случаи и условия.
3 особенности бизнес-процесса согласования
1. Управляющий процесс и подпроцессы
Процедура согласования договоров внутри организации
Бизнес-процесс согласования договора для сотрудников
При значительных объемах договорных документов точность и своевременность их обработки, оперативность и полнота принятия решения по тому, надо ли его заключать, на каких условиях, и все ли эти условия вписываются в реальности бизнеса – все это становится очень важным и нередко является критерием успешности и эффективности бизнеса на рынке.
Lexema-ECM. Бизнес-процесс: Согласование Договора
- договоры гарантировано есть у всех;
- оперативность и качество этой работы – важны для бизнеса;
- при определенных объемах бизнесу требуется инструмент для организации этой работы.
«1С:Документооборот» позволяет без программных доработок организовать достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал системы электронного документооборота достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса
Основные этапы в работе с договорами
Очень часто используется оборот «согласование договоров», но мы знаем, что на самом деле за этой фразой стоит намного больший набор действий сотрудников организации.
Подготовка договора
Обычно в организации используют уже выверенные юридической службой шаблоны договоров как основу. Далее бланк договора наполняется данными сторон, предметом договора и условиями.
Согласование договора
Согласование договора может быть простым, а иногда процесс согласования может разбиваться на несколько этапов:
- предварительное согласование с проработкой текста и сбором замечаний;
- согласование договора с руководителями;
- согласование как сбор виз перед подписанием договора.
В любом случае, процесс согласования – это когда сотрудники, отвечающие за определенные области, проверяют свою часть и подтверждают согласованием отсутствие замечаний.
Например, финансовый директор согласует договор на предмет наличия бюджетов, финансовой возможности исполнить данный договор. Руководитель направления согласует состав и качество услуг или номенклатуры по его направлению, которые участвуют в договоре. Руководитель службы безопасности проверяет надежность контрагента, просматривает риски по сделке в рамках своих компетенций.
Согласование часто проходит последовательно, но можно его сделать параллельным или смешанным. Перевод процесса согласования в электронный вид в системе электронного документооборота (СЭД) позволяет это сделать и, таким образом, сохранить время и ресурсы.
Обратите внимание на Документооборот в Битрикс24
Подписание договора
После согласования договора документ должен быть подписан сторонами. Для этого документ направляется для подписания контрагенту, так подписывается директором в нашей организации.
Стоит отметить, что удобно использовать для подписания электронную цифровую подпись (ЭЦП). В некоторых случаях, это более надежный способ гарантировать юридическую значимость документа и, что самое главное, проверить ее.
Безусловно, в современных реалиях обмен документов в электронном виде становится все более актуальным. С помощью операторов ЭДО подписанные ЭЦП документы мгновенно доставляются вашему контрагенту.
Хранение договора
Скан копии с синими печатями и подписями передаются в подразделение, где они будут храниться, и подшиваются в соответствующую номенклатуру дел.
При необходимости оригинал документа может быть выдан ответственному сотруднику для работы с ним. В этих случаях делается отметка в журнале выдачи.
Исполнение договора
Договор требует его исполнения. Бывают договоры с разовой сделкой, бывают договоры, в рамках которых ведется регулярная работа по оказанию услуг или поставки продукции. В любом случае по договору будут возникать дополнительные документы, которые фиксируют его исполнение.
Расторжение договора
Как правило, договор заканчивает свой срок действия в соответствие с датой его окончания. Но бывают случаи, когда договор расторгается досрочно, через соглашение о расторжении.
Как организовать согласование договоров в 1С Документооборот
Возможности системы в части согласования договоров
Программный продукт «1С:Документооборот» (1С:ДО) позволяет без программирования, исключительно существующим функционалом программы организовать любую достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал 1С:ДО достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса.
1С:ДО создает единое для всей компании информационное пространство. Все сотрудники из разных офисов, городов, в том числе на «удаленке» — все работают в единой системе электронного документооборота с актуальными данными.
Программа обеспечивает быстрое взаимодействие сотрудников по документам, а настроенные маршруты процессов связывают между собой ответственных за обработку документа.
За счет механизмов версионирования и протоколирования информация никуда не пропадет, всегда можно понять, что и каким образом происходило. Это позволяет навести порядок в работе с документами.
Система разграничений доступа к данным позволяет обеспечить работу пользователя только с документами и задачами из его области компетенции, убирает лишний для работы контент, а также позволяет надежно закрыть отдельную информацию от несанкционированного доступа к ней.
Постановка процессов документооборота
Экспертное обследование процессов ДО «как есть», построение процессной модели «как будет»
1С:Документооборот КОРП
Подходит средним, крупным компаниям и холдингам со сложным документооборотом. Полный функционал за 187 000 Р
Что надо для настройки договоров и их согласования
Определить множество видов договорных документов
Для организации договорной работы необходимо заполнить классификатор «Виды документов».
Критерии для классификации видов договоров:
- разные по содержанию (услуги, аренда, покупка, консалтинг и т.д.);
- разные по реквизитному составу;
- разные по доступу к данным документам;
- разными, с точки зрения дальнейшего анализа договорной работы;
- разными, с точки зрения направления бизнеса;
- какие-либо другие критерии.
При определении множества видов договоров стоит руководствоваться разумными соображениями:
- Если ваша классификация состоит из 3-х (договор, дополнительное соглашение к договору и соглашение о расторжении), то возможно, вы слишком упрощаете вашу договорную работу.
- Если в классификаторе видов договоров их количество становится более чем 75, стоит оценить нужна ли такая детальная детализация, что она дает, и стоят ли эти выгоды большей стоимости обслуживания более сложной системы.
Шаблоны документов и шаблоны файлов
В программе для каждого вида договора можно задать один или несколько шаблонов документов, где задать предопределенные значения для реквизитов, вложить туда файл шаблона договора и настроить автоматическое заполнение файла данными из карточки документа. Например, заполнить реквизиты сторон, сумму и валюту, сроки договора.
Определить роли исполнителей и маршруты обработки договоров
При работе в системе 1С:ДО рекомендуется применять ролевую адресацию задач.
Все очень просто. Когда мы хотим согласовать договор, то идем с ним в кабинет к «Марии Ивановне», но интересует нас не виза от имени конкретного лица, а именно главного бухгалтера. То же самое происходит, когда в процессе согласования договора нам нужно согласовать его с инженером по эксплуатации, с руководителем службы качества, с начальником транспортного цеха.
Люди со временем меняют свою позицию в структуре предприятия, кто-то уходит, появляются новые люди, но за счет ролевой адресации настроенные маршруты обработки, а тем более когда их достаточно много, будут продолжать и дальше прекрасно работать.
Маршрутов обработки договоров может быть много. Если их количество превышает количество видов договорных документов – это плохой показатель. Если вы уложите все случаи согласования (обработки) договоров в один маршрут за счет мощного механизма условий маршрутизации, то также стоит критически посмотреть на настроенный процесс. Сможет ли его логику понять кто-то другой кроме того специалиста, кто это настроил.
Идеальное количество процессов для обработки договоров – это количество групп договоров (финансовые, строительные, коммерческие, общехозяйственные и т.д.). То есть для каждой группы видов договорных документов настраивается один маршрут. Как было отмечено выше, за счет условий маршрутизации можно гибко определять состав исполнителей в процессе, в зависимости от содержания документа, и разных прочих условий.
Настроить права доступа пользователей к договорам
Не все пользователи должны иметь возможность иметь доступ к любым документам. Как пример, можно рассмотреть работу службы закупок. Их задача находить поставщиков, договариваться об условиях, выгодных для бизнеса. Вести свою часть договорной работы в программе «1С:Документооборот 8».
Совершенно очевидно, что договорная работа службы закупок не должна быть доступна менеджерам по продажам. В каждой организации имеются финансовые договоры (банковское обслуживание, кредитный договор, договоры внутреннего займа и т.д.), с этими документами работают финансисты и те руководители, которым предоставлены такие полномочия. Каждый в организации занимается именно своей частью договорной работы.
Система настройки прав доступа в программе «1С:Документооборот 8» обеспечивает мощную защиту данных, четкое разделение доступа.
Источник: wiseadvice-it.ru
Автоматизация составления и согласования договора с помощью бизнес-процесса в Битрикс24
UMETEX — один из крупнейших в России поставщиков медицинского и косметологического оборудования. Компания работает в партнерстве с крупнейшими мировыми производителями оборудования и имеет собственную сервисную службу.
Задача проекта
У компании есть несколько направлений в Сделках в Битрикс24 . На определенном этапе каждого направления должен формироваться договор. У договора есть несколько вариантов, выбор зависит от условий сотрудничества с клиентами компании UMETEX. Перед отправкой договора на подписание клиенту, он проходит согласование в нескольких отделах компании.
Весь этот процесс можно и нужно было автоматизировать и упростить. Именно с такой задачей к нам и обратилась компания UMETEX.
Реализация
Для процедуры формирования договора мы решили создать отдельную воронку в Сделках, чтобы не усложнять уже имеющиеся воронки по направлениям продаж.
Перенос Сделки в воронку формирования договора происходит автоматически, когда сделка попадает в соответствующую стадию в своей основной воронке.
Когда сделка попадает в воронку Договор, в ней автоматически формируется задача с подробной инструкцией по созданию договора, а также проставляются ответственные из каждого отдела, которые и будут согласовывать договор.
Для создания договора нужно запустить бизнес-процесс вручную. Это сделано для того, чтобы менеджер перед созданием договора мог проверить всю информацию по сделке. Например, прикрепленные к сделке товары, правильность выбора ответственных и т.д.
После того, как менеджер запускает бизнес-процесс, ссылка на задание бизнес-процесса выводится прямо в карточку сделки. Это сделано для удобства и ускорения работы.
Задание запрашивает всю информацию, необходимую для формирования договора.
Дополнительно в бизнес-процессе мы настроили проверку на заполненность реквизитов в карточке компании клиента. Если какой-то из указанных реквизитов не заполнен, бизнес-процесс остановится, а менеджер получит уведомление с указанием конкретного реквизита, который нужно заполнить. Данная проверка облегчила жизнь сотрудников, которые будут согласовывать договор. Это позволяет защитить процесс от влияния человеческого фактора и сильно экономит время сотрудников.
Если все реквизиты заполнены, то договор сформируется и прикрепится в поле сделки, а сама сделка сменит стадию на «Согласование у бэк-офиса». В этой стадии сотруднику бэк-офиса создается задача с ссылкой на задание по согласованию договора.
Почему создается именно задача? Потому что в этом случае есть возможность задавать крайний срок и следить за выполнением. Сотрудники компании UMETEX строго следят за сроками задач, поэтому данный способ оказался самым эффективным.
Вот так выглядит задача с ссылкой на задание по согласованию договора.
Далее сотруднику бэк-офиса требуется выполнить задание по согласованию. При необходимости он может самостоятельно внести правки и приложить измененный документ. В зависимости от результата согласования стадия сделки будет изменена. В случае, если документ согласован сделка перейдет в следующую стадию для согласования договора другим отделом, в случае возврата менеджеру – вернется в первую стадию с соответствующими уведомлениями и задачей менеджеру на исправление документа.
Вот так выглядит задача менеджеру на исправление отклоненного договора.
Аналогично согласовывают договор и другие отделы. Каждый из отделов может согласовать договор и пустить его дальше, либо внести свои правки и прикрепить измененный файл.
В отдельном разделе будет лежать финальная версия договора. Это тот документ, который согласовал последний финансовый отдел. Менеджер имеет доступ только к этому полю, чтобы избежать преждевременной отправки клиенту несогласованного договора.
Все документы, которые были загружены в процессе согласований, также будут отображены в сделке, но с ограничением доступа у некоторых сотрудников.
После всех согласований сделка меняет направление на то, из которого она была перенесена в воронку «договор».
Всего один автоматизированный процесс:
- Экономит время менеджера на создание договора (менеджер просто отвечает на вопросы, а договор формируется автоматически по нужному шаблону).
- Проверяет заполненность реквизитов клиента и страхует от ошибок при составлении договора. Согласующему сотруднику не придет документ без реквизитов, а менеджеру не придется формировать договор заново из-за отсутствующих реквизитов.
- Позволяет легко отследить в каком отделе находится/согласовывается документ. Для этого есть удобный канбан.
- Помогает сотрудникам правильно работать с договором с помощью задач и комментариев в сделке.
- Защищает от преждевременной отправки договора клиенту, давая менеджеру доступ только в ту версию договора, которую согласовали все отделы.
Если вы тоже хотите получить все преимущества и бонусы автоматизации, обращайтесь к нам. Мы помогаем бизнесу из самых разных сфер и отраслей автоматизировать бизнес-процессы с помощью Битрикс24, сокращать издержки и работать эффективнее!
Источник: www.info-expert.ru