Бизнес структура агентства недвижимости

Пошаговая инструкция создания отдела продаж с нуля в недвижимости

Если вы решили создать новый эффективный отдел продаж новостроек на базе имеющегося отдела или создать отдел продаж с нуля (у вас новое направление бизнеса), то для начала вам нужно особое внимание уделить следующим моментам:

1. Разработать эффективную бизнес-модель работы отдела продаж
2. Проанализировать каналы привлечения клиентского трафика
3. Разработать модель организационной структуры отдела и взаимодействие с другими структурными подразделениями Компании
4. Разработать эффективную систему мотивации для отдела продаж
5. Выбрать и внедрить CRM
6. Разработать и внедрить систему регулярной отчетности для менеджеров и руководителя отдела продаж

Давайте по-порядку разберем вышеперечисленные действия:

1. Создать отдел продаж с нуля: Разработать эффективную бизнес-модель

Разработать и внедрить эффективную модель продаж — одна из основополагающих задач и условий работы для любого бизнеса. И даже если вы решили провести ре-инжиниринг действующего отдела продаж, то разработка новой эффективной бизнес модели будет как раз кстати.

БИЗНЕС-ПЛАН АГЕНТСТВА НЕДВИЖИМОСТИ

Разработанная бизнес-модель — это документ, который отражает расчеты всех ключевых показателей для получения желаемых результатов. В ней должны быть отражены все ключевые факторы, влияющие на итоговый результат ежемесячно. А именно:

• каналы продаж
• новые клиенты
• существующие клиенты
• среднемесячный чек покупки
• активность менеджеров (ежедневная, ежемесячная)
• планы по развитию отдела в целом и каждой бизнес-единицы в частности
• маркетинговый план и планируемые результаты от рекламы

В первую очередь на результаты влияют:

а) качество работы менеджеров по продажам и их компетенции

б) качество и эффективность каналов продаж

Для наибольшей эффективности работы отдела продаж очень важно работать с этими инструментами. Регулярно мониторить качество каналов привлечения клиентов, выявлять и отсекать неэффективные, внедрять и тестировать новые каналы продаж, анализировать общее состояние рынка.

Помимо каналов продаж необходимо контролировать качественный уровень компетенций ваших менеджеров по продажам. Проводите регулярные тренинги, тестируйте менеджеров на знание продукта и услуги, качество их предоставления клиентам. Не исключено, что новичков придется полностью переучивать (если они пришли из разных сфер в продажу недвижимости), потому что подход к системе продаж везде отличается.

Чтобы система под названием Эффективная бизнес-модель работала очень важно регулярно выполнять все входящие в нее действия на всех уровнях. Иначе начнутся сбои и отсутствие желаемого результата.

1. Создать отдел продаж с нуля: Каналы привлечения клиентского траффика

Каналы, по которым вы будете регулярно получать качественные запросы от клиентов — это то, о чем стоит думать в первую очередь до создания отдела продаж. Иначе, получится такая картина: отряд бойцов сидит без работы и жалуется на жизнь. А потом текучка кадров.

Каналов привлечения клиентов в недвижимости (или каналов продаж) насчитывается более 50. Вы должны понимать, что не все каналы одинаково эффективны именно для вашей сферы деятельности. Поэтому стоит регулярно отсеивать неэффективные каналы и тестировать новые каналы продаж объектов и услуг. Для выявления новых каналов можно задействовать следующие ресурсы:

• Устраивать мозговые штурмы
• Привлекать специалистов-маркетологов из вашей сферы. Важно понимать, что специалисты для застройщиков не всегда подходят под цели и задачи агентств недвижимости. Тем более, особо осторожно стоит работать с маркетологами у которых вовсе нет опыта в привлечении каналов продаж недвижимости.
• Анализ конкурентов. Регулярно анализируйте сайты ваших конкурентов, на предмет их эффективности.
• Анализ рекламных кампаний в вашей сфере бизнеса. Это даст вам понимание в чем вы отстаете от конкурентов, в чем обгоняете. Держать руку на пульсе продаж всегда полезно для собственника бизнеса.
• Анализ рекламной активности и тенденций в смежных сферах бизнеса. Строительство всегда идет рядом с продажей недвижимости, как и дизайн и риэлторский бизнес. Черпайте идеи для привлечения траффика из сфер, которые не конкурируют с вами напрямую за клиента.
• Реконцепция рекламных кампаний. Не бойтесь менять утвержденные каналы продаж. Какой смысл придерживаться намеченного плана, если понимаете, что эффект будет слабым? Не тратьте деньги впустую. Смело заменяйте неэффективные каналы продаж новыми, приносящий результат.
• Посещать тематические мероприятия. Самостоятельно или отправляйте вашего маркетолога на мероприятия по маркетингу и увеличению продаж. Там всегда можно ознакомиться с новинками рынка привлечения клиентского трафика в ваш бизнес.

1. Создать отдел продаж с нуля: Разработка модели организационной структуры

Создавая отделы продаж с нуля в различных сферах бизнеса мы пришли к пониманию того, что какой-то универсальной структуры для отделов не существует. Эффективная структура отдела продаж зависит от многих различных факторов. Но тем не менее, в любой структуре должны обязательно присутствовать такие элементы как:

• Руководитель отдела. Если у вас есть отдел менеджеров/агентов, но нет руководителя — считайте, что вы недополучаете минимум 35% прибыли. В обязательном порядке должен быть высококлассный специалист, который регулярно будет контролировать менеджеров по продажам, обучать, задавать боевой дух, поддерживать. Пока начальника нет, его функции целиком ложатся на плечи Собственника бизнеса; Количественное ограничение отдела. Как показывает статистка и наш опыт построения отделов продаж, оптимальное количество менеджеров под одним руководителем не более 8 человек. Далее начинается хаос. Вообще, в идеале, при создании структуры отдела продаж стремиться надо к таким цифрам: на одного руководителя отдела приходится 4 менеджера. Далее — формируете второе подразделение. И так далее;
• Правильное распределение задач и функций между сотрудниками отдела продаж;
• Распределение менеджеров по каналам. За каждый канал или группу каналов продаж (зависит от бизнеса и объемов) должен отвечать отдельный менеджер. Это должна быть его основная зона ответственности, остальное в прикладной форме;
• Помните, что для каждого канала продаж необходимо прописать отдельный бизнес-процесс. К примеру, привлечение покупателей недвижимости методом холодных звонков и отработка входящего траффика — совершенно разные процессы и требуют абсолютно различных навыков от специалистов;
• Портрет целевой аудитории. Если вы работаете более, чем с одним продуктом, то целевая аудитория вашего бизнеса требует четкой классификации;
• Продуктовая матрица. Продукты и услуги вашей компании, будь то застройщик или агентство недвижимости, должны быть классифицированы и разделены между сотрудниками. К примеру, квартиры в новостройках продают одни менеджеры, а коммерческие помещения другие. Так же и в агентстве недвижимости: одни брокеры занимаются продажей квартир, другие привлекают объекты, третья группа продает коммерческую недвижимость и т.д. Смешивать все в одну кучу — не системно и малоэффективно на выходе;
• Распределение по территориальному признаку. Такое распределение необходимо если ваш бизнес работает более, чем в одном регионе (или районе города). У каждой группы менеджеров/агентов должен быть один основной район, которые они должны знать идеально. В особенности это касается агентств недвижимости;
• Здоровая внутренняя конкуренция. Без конкуренции внутри отдела тяжело рассчитывать на высокие показатели в конце месяца. Менеджеры должны стремиться стать лучшими не только командой, но и в индивидуальном зачете. Для создания и развития такой системы существуют различные эффективные инструменты. Благодаря внутренней конкуренции у вас в коллективе будут работать лучшие специалисты рынка (как в элитных войсках, где нет худших, а есть лучшие из лучших бойцов).

1. Создать отдел продаж с нуля: Разработать эффективную систему мотивации

Основная задача системы мотивации для отдела продаж — сделать так, чтобы менеджеры жили в одном ритме с Компанией. Если компания не получила прибыли, то и менеджеры не получают бонусы. Если показатели выполнены и Компания в плюсе, то и отдел продаж получает все бонусы.

В зависимости от сферы бизнеса (застройщик или агентство недвижимости) система мотивации может выглядеть следующим образом:

Для застройщика идеальная схема мотивации, когда:

• базовый оклад у менеджеров (25% от месячного дохода) — будут закрыты минимальный потребности сотрудника
• плавающий оклад менеджеров (10-15% от месячного дохода менеджера) — выплачивается пропорционально при выполнении все показатели эффективности (kpi)
• Бонус (от 30% месячного дохода менеджера). Выплачивается согласно сетке «план по продажам на месяц» и варьируется от 30 до 70%, в зависимости от выполнения или перевыполнения плана)
• Ежемесячный доход руководителя отдела формируется подобным образом и состоит из оклада и выполнения плановых показателей по отделу.

В агентстве недвижимости мотивационная система может выглядеть таким образом:

• оклад отсутствует либо минимальный оклад (в зависимости от региона страны: от 5000 до 40000 руб) — закрывает базовые потребности на проезд, оплату мобильной связи и т.д.)
• процент от сделок брокера (от 15 до 70%, в зависимости от различных факторов)

Мотивационная схема руководителя отдела в агентстве:

• оклад (20-30% от максимально возможного дохода руководителя)
• бонус от планового показателя отдела (10-15%)

При построении отдела продаж и разработке системы мотивации очень важно учитывать фактор прозрачности. Любой менеджер должен четко и заранее понимать какую сумму он получит при выполнении плана на определенный процент. С этой целью рекомендуем разработать и внедрить инструмент «зарплатный калькулятор»

1. Создать отдел продаж с нуля: Выбрать и внедрить CRM-систему

Ни один отдел продаж и ни одна система продаж не могут считаться полностью эффективными, если их работа не автоматизирована. Ведение клиентов «на коленке» давно ушло в прошлое, на смену пришли эффективные инструменты ведения клиентов. Не внедрили СРМ? Каждый месяц из-за этого ваш бизнес теряет минимум 30% прибыли!

Итак, чем может быть полезна CRM для застройщика или в агентстве недвижимости:

Благодаря автоматизации отдела продаж вы всегда будете видеть реальную ситуацию с продажам в вашей компании, даже не присутствуя в офисе регулярно. При правильной настройке CRM-системы вы всегда будете знать:

• количество новых входящих заявок за любой период
• наличие или отсутствие клиентов/сделок с просроченными задачами
• сможете ставить задачи любому сотруднику дистанционно
• видеть качество работы каждого менеджера с каждым контрагентом
• сможете настроить интеграцию СРМ с сайтом
• сможете выгружать объекты на сайт и в рекламу автоматически
• интегрируете телефонию, что позволить наиболее эффективно отрабатывать входящие звонки
• настроите сквозную аналитику
• сможете автоматически формировать любой нужный отчет
• расчитывать бонусы менеджеров на основе показателей системы
• настроить этапы воронки продаж именно под ваш бизнес

О том, как внедрить СРМ систему в Компании читайте в моей статье «Внедрение СРМ системы»

1. Создать отдел продаж: Внедрить систему отчетности

Всем давно известно, что без регулярного контроля результатов не будет. Наш опыт внедрения системы продаж и создания отделов продаж показывает, что в целом существует более 30 показателей эффективности работы отдела продаж, которые необходимо контролировать ежедневно.

При создании отдела продаж с нуля возьмите за основу 3 группы показателей. Если вы будете регулярно отслеживать и контролировать данные показатели, то ваш бизнес не просядет, а будет в прибыли. Итак:

1. Настройка отчетов по всей воронке для отслеживания конверсий на всех этапах:

• по новым заявкам/клиентам за день;
• по старым клиентам;
• ситуация по продукту (сколько новых объектов добавилось, что продано, сколько броней и т.д.);
• по каналам продаж (откуда и сколько новых клиентов пришло за период);
• по каждому менеджеру;
• по районам/регионам присутствия

1. Обязательно настройте отчеты по текущим ежедневным показателям менеджеров «план/факт»:

• ежедневный отчет «План/факт оплаты на день/неделю»
• ежедневный отчет «План/факт привлечено новых клиентов»
• ежедневный отчет «План/факт проведено встреч»
• еженедельный отчет «План/факт закрыто сделок за месяц»
• сводный отчет «Итого» на текущую дату формирования отчета

Важно: менеджеры и руководитель отдела так же должны регулярно формировать и анализировать отчеты по работе за день/неделю. Только в этом случае получится избежать «просадки» в конце месяца.

1. План мероприятий на месяц. Под «мероприятиями» здесь понимаются командные планерки, совещания и встречи с руководителями отделов. Примерное количество мероприятий в неделю должно быть следующим:

• Ежедневная планерка в начале рабочего дня (на планерке обсуждаются результаты и ставятся новые задачи по отделу на день);
• пятиминутки в течение дня. В зависимости от стадии развития системы продаж от 1 до 3 пятиминуток в день.
• еженедельные стратегические совещания руководящего состава (в понедельник или пятницу)
• ежедневные планерки РОПов (по мере необходимости количество планерок уменьшается)
• ежемесячные итоговые совещания по Компании.

Такой темп проведения различных корректирующих мероприятий дает Собственнику возможность настроить все механизмы системы продаж так, чтобы в дальнейшем они работали с минимальным вмешательством. Более подробно с системой внедрения отчетов вы можете ознакомиться в разделе «Наведение порядка в отделе продаж» или заказав у нас бесплатный аудит системы продаж вашей компании.

Хотите гарантированно получить готовый отдел продаж и начать получать стабильную прибыль уже через 3,5 месяца? Оставляйте заявку прямо сейчас!

С уважением, Николай Девятов

Эксперт по созданию отделов продаж

Источник: devyatoff.ru

Схема структуры агентства недвижимости

Создавая риэлтерскую компанию владелец надеется на успешный бизнес и высокую прибыль. Он продумывает все до мелочей : где будет находиться офис, кто будет у него работать, и сколько он будет платить сотрудникам, какие обязанности будут возложены на каждого члена коллектива, и многое другое.

Структура риэлторского агентства

Стоит ли говорить о том, что именно на начальном этапе закладывается фундамент эффективной компании? Полагаем, это понятно каждому. Конечно, от ошибок никто не застрахован, и уже в процессе работы приходится налаживать те или иные процессы и регулировать деятельность подчиненных. Но для того, чтобы минимизировать возможные проблемы и трудности, необходимо создать правильную модель агентства недвижимости.

Также стоит помнить, что профессионализм сотрудников – залог успеха агентства и для того, чтобы с первых дней работы Ваши дела пошли вверх, необходимо привлечь в свою команду опытных агентов, которые знают все тонкости данной сферы и имеют свою, хоть и небольшую, клиентскую базу. Без них запустить бизнес будет трудно, и этот процесс может растянуться на несколько месяцев.

Нужна ли четкая структура в агентстве недвижимости?

Для некоторых вопрос наличия четкой структуры в агентстве остается спорным. Как правило, это касается небольших агентств с малым количеством клиентов и успешных сделок, которые работают на себя. Конечно, один человек может заниматься и размещением объявлений, и искать клиентов, запускать рекламу и заниматься подготовкой документов для сделки. Будет ли такая работа эффективной?

Будет, если кроме этой сделки агент не ведет других клиентов и может все свои силы и ресурсы направить на одного заказчика. Если одновременно заниматься сразу двумя и более объектами и при этом проводить консультации с новыми клиентами, то существует риск упустить важные моменты, что может повлечь за собой снижение эффективности работы, уменьшение зарплаты, и даже полный срыв сделки. Кому это нужно? Никому!

• Поэтому, создавая свое, пусть и маленькое, агентство недвижимости, стоит собрать команду ответственных работников, специалистов в своем деле.

Отличия в структуре риэлтерских компаний

Все ли агентства имеют одинаковую структуру? Нет, во многих она отличается, и это зависит от ряда факторов. Главным фактором, влияющим на штат и структуру организации, является объем работы, то есть количество клиентов. Например, в маленьком агентстве роль бухгалтера выполняет руководитель, и все финансовые операции проводятся через него.

Оформлением документов, чаще всего, занимается один юрист, приходящий по необходимости. Агентам приходится самим давать рекламу, вести переговоры с заказчиками, осматривать объекты недвижимости и проводить показы. В общем, у каждого обязанностей много, и контролирует их всех руководитель.

В риэлтерской компании со средним объемом работы и большим количеством клиентов штат будет немного шире. Чаще всего в офисе появляется секретарь, происходит разделение на отделы – отдел коммерческой недвижимости, отдел жилой недвижимости, отдел аренды с несколькими работниками в каждом из них. Здесь проявляется более четкая, приближенная к стандартам, структура агентства недвижимости, благодаря которой происходит процесс организации труда, повышение эффективности и доверия со стороны клиентов, а значит, и увеличение доходов.

Структура агентства недвижимости

С чего начать, создавая агентство недвижимости?

Пошаговая инструкция, как открыть агентство по недвижимости

Создавая риэлтерскую компанию владелец надеется на успешный бизнес и высокую прибыль. Он продумывает все до мелочей : где будет находиться офис, кто будет у него работать, и сколько он будет платить сотрудникам, какие обязанности будут возложены на каждого члена коллектива, и многое другое.

Структура риэлторского агентства

Стоит ли говорить о том, что именно на начальном этапе закладывается фундамент эффективной компании? Полагаем, это понятно каждому. Конечно, от ошибок никто не застрахован, и уже в процессе работы приходится налаживать те или иные процессы и регулировать деятельность подчиненных. Но для того, чтобы минимизировать возможные проблемы и трудности, необходимо создать правильную модель агентства недвижимости.

Также стоит помнить, что профессионализм сотрудников – залог успеха агентства и для того, чтобы с первых дней работы Ваши дела пошли вверх, необходимо привлечь в свою команду опытных агентов, которые знают все тонкости данной сферы и имеют свою, хоть и небольшую, клиентскую базу. Без них запустить бизнес будет трудно, и этот процесс может растянуться на несколько месяцев.

Нужна ли четкая структура в агентстве недвижимости?

Для некоторых вопрос наличия четкой структуры в агентстве остается спорным. Как правило, это касается небольших агентств с малым количеством клиентов и успешных сделок, которые работают на себя. Конечно, один человек может заниматься и размещением объявлений, и искать клиентов, запускать рекламу и заниматься подготовкой документов для сделки. Будет ли такая работа эффективной?

Будет, если кроме этой сделки агент не ведет других клиентов и может все свои силы и ресурсы направить на одного заказчика. Если одновременно заниматься сразу двумя и более объектами и при этом проводить консультации с новыми клиентами, то существует риск упустить важные моменты, что может повлечь за собой снижение эффективности работы, уменьшение зарплаты, и даже полный срыв сделки. Кому это нужно? Никому!

• Поэтому, создавая свое, пусть и маленькое, агентство недвижимости, стоит собрать команду ответственных работников, специалистов в своем деле.

Стратегия продвижения

Цели агентства определены, осталось очертить путь, по которому компания будет к ним двигаться. На этом пути необходимо использовать тактические инструменты.

Чтобы агентство успешно развивалось, необходимо создать собственную базу данных. Она позволит предлагать клиентам самые разные варианты. Для сбора информации можно использовать разные источники:

• купить базу данных;
• искать клиентов по объявлениям;
• использовать ложные объявления о покупке квартиры. Продавцам, которые откликаются, предлагают свои услуги. Им разъясняется, что за услуги платить не придётся. В основном владельцы недвижимости соглашаются, их данные вносятся в базу;
• склонять к сотрудничеству каждого посетителя.

В формировании базы важная роль отводится работникам компании. Доброжелательное общение позволит получить расположение клиентов и занести их в базу. Сотрудник должен стремиться получить от посетителя максимальное количество информации. Это позволит предложить самый подходящий вариант, от которого потенциальный клиент не сможет отказаться.

Следует использовать все возможные формы рекламы:

• вывеска, привлекающая внимание;
• публикации в печатных изданиях;
• объявления в положенных и неположенных местах на улице и в домах;
• реклама в почтовых ящиках;
• радио и телевидение;
• создание сайта компании;
• реклама в интернете.

Отличия в структуре риэлтерских компаний

Все ли агентства имеют одинаковую структуру? Нет, во многих она отличается, и это зависит от ряда факторов. Главным фактором, влияющим на штат и структуру организации, является объем работы, то есть количество клиентов. Например, в маленьком агентстве роль бухгалтера выполняет руководитель, и все финансовые операции проводятся через него.

Оформлением документов, чаще всего, занимается один юрист, приходящий по необходимости. Агентам приходится самим давать рекламу, вести переговоры с заказчиками, осматривать объекты недвижимости и проводить показы. В общем, у каждого обязанностей много, и контролирует их всех руководитель.

В риэлтерской компании со средним объемом работы и большим количеством клиентов штат будет немного шире. Чаще всего в офисе появляется секретарь, происходит разделение на отделы – отдел коммерческой недвижимости, отдел жилой недвижимости, отдел аренды с несколькими работниками в каждом из них. Здесь проявляется более четкая, приближенная к стандартам, структура агентства недвижимости, благодаря которой происходит процесс организации труда, повышение эффективности и доверия со стороны клиентов, а значит, и увеличение доходов.

Структура агентства недвижимости

Помещение

Существуют различные мнения о месте расположения офиса риэлтерской конторы. Отдельные агентства стремятся расположиться в центральной части города, кто-то предпочитает спальные районы. Независимо от места размещения в городе, офис непременно должен располагаться на первом этаже, иметь отдельный вход с улицы.

Внешний вид агентства — это, по сути, наружная реклама. Солидный фасад, красочная вывеска придадут конторе важность в глазах заказчиков. Некоторые рекламные трюки в виде галереи фотографий счастливых клиентов, положительные цитаты из книги пожеланий положительно влияют на имидж компании. Важно придумать хорошее название фирмы, которое должно быть оригинальным и хорошо запоминаться. Это в идеале.

Как первоначальный вариант при недостаточных средствах можно арендовать отдельную комнату в офисном здании или торговом центре. Важно, чтобы вокруг располагался жилой сектор. Помещение понадобится небольшое, для 5 человек штата хватит 20 м2.

С чего начать, создавая агентство недвижимости?