После того как создана модель системы управления, сформированы и утверждены регламентирующие документы, перед консультантами или специалистами компании встает задача распространения этой информации между заинтересованными лицами и сотрудниками предприятия, ведь даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями:
- Большое количество документов и необходимость их регулярного обновления затрудняет распространение бумажных копий. Даже у небольшой компании число регламентирующих документов может достигать 200;
- При распространении документации в формате Microsoft Word и большом количестве документов сложно анализировать и быстро находить нужную информацию.
Business Studio предлагает удобные варианты решения этих проблем с помощью Business Studio Portal или HTML-публикации.
Сравнение возможностей Business Studio Portal и HTML-публикации
Business Studio Portal
Business Studio Portal — это веб-портал для средних и крупных организаций, позволяющий создать базу знаний компании, обеспечить сбор показателей и обратную связь от сотрудников. При этом сотрудники имеют возможность обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства. Business Studio Portal поддерживает механизм разграничения прав: для работы с порталом сотрудники проходят авторизацию и имеют доступ только к разрешенным для них документам.
Business Studio: формирование документации и базы знаний (HTML-публикация и Portal)
После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу. На ней собраны все необходимые ссылки для быстрого перехода к нужной информации и документам: Описание должности, Должностная инструкция, Описание подразделения сотрудника и другие. Набор ссылок на персональной странице можно настраивать под нужды компании, также и каждый сотрудник может формировать свой собственный раздел «Избранное».
В разделе «Бизнес-модель компании» сотрудники могут работать с документами и отчетами, размещенными на портале. Каждому элементу бизнес-модели может соответствовать один или несколько отчетов. Для удобного перемещения между документами поддерживаются гиперссылки, причем сотрудник видит только те из них, по которым имеет право перейти.
Любой документ или отчет, размещенный на портале, сотрудник может:
- Открыть и сохранить на диске в форматах Microsoft Word (DOCX) или Portable Document Format (PDF);
- Вложить ссылку на документ или отчет на портале в письмо и отправить другому сотруднику;
- Поместить в свой раздел «Избранное» на персональной странице;
- Распечатать.
Одновременно с предоставлением нужной информации портал собирает статистику посещения страниц, а также дает возможность сотрудникам поставить оценку полезности того или иного документа. Это позволяет бизнес-аналитикам анализировать посещаемость портала и качество размещенной на нем информации.
Портал поддерживает функцию полнотекстового поиска, что помогает удобно искать нужную информацию.
BSfP CLUB: Business Studio Portal и HTML-публикация: функциональные возможности и архитектура
Портал позволяет задавать в условиях поиска:
- Место расположения поискового запроса (везде, в теле документа, в названии элемента);
- Тип совпадения поискового запроса;
- Справочники, в которых будет осуществляться поиск.
В результатах поиска портал выдает пользователю только доступную в соответствии с его правами в системе информацию.
Помимо оперативного и удобного распространения регламентирующей документации Business Studio Portal предоставляет дополнительные возможности:
- Сбор и обсуждение предложений сотрудников;
- Согласование изменений и ознакомление сотрудников с новыми версиями документов в зоне их внимания;
- Сбор значений показателей и контроль выполнения стратегии.
Сбор и обсуждение предложений сотрудников
Вовлечение сотрудников в улучшение компании — залог ее успешного развития: ведь именно персонал компании видит все нелогичные и неоптимальные факторы в своей работе. Предоставить людям возможность высказать свои замечания и предложения — это сделать их работу более осмысленной и дать чувство сопричастности к компании. Компания при этом получает ценнейшую информацию для анализа.
Business Studio Portal позволяет всем сотрудникам принять участие в обсуждении бизнес-процессов компании. Они могут высказывать свои замечания и предложения на странице конкретного бизнес-процесса. Уведомление о появлении сообщений сразу же направляется владельцу бизнес-процесса и ответственному за процесс бизнес-аналитику. Результаты анализа предложений сотрудников могут быть использованы для внесения изменений в бизнес-архитектуру компании.
Согласование изменений и ознакомление сотрудников с новыми версиями документов в зоне их внимания
Business Studio Portal позволяет провести опрос сотрудников, если они должны согласовать планируемые изменения.
После того как изменения в бизнес-архитектуре компании будут согласованы и перенесены в модель, компания начинает работать по-новому. Business Studio Portal персонально оповещает сотрудников компании о появлении новых версий объектов в их зоне внимания. Сотрудник должен ознакомиться с новыми версиями в специальном разделе портала «Опросы» и поставить отметку об ознакомлении.
Портал фиксирует время ознакомления и предоставляет возможность руководителям проконтролировать: все ли сотрудники ознакомились с изменениями.
Сбор значений показателей и контроль выполнения стратегии
Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.
Текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании ответственные лица наглядно видят с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ. Руководителю демонстрируется тренд показателя — рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.
Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в Портале можно посмотреть динамику изменений показателей.
Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения целей рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Также можно осуществлять контроль достижения сразу всех целей с помощью стратегической карты.
Важно!
Business Studio Portal может быть развернут как внутри компании, так и на любой внешней площадке. Все необходимое для этого программное обеспечение содержится в базовой поставке Business Studio.
Подробнее
Демонстрационная версия Business Studio Portal
HTML-публикация
HTML-публикация — это веб-сайт для проектных групп и небольших организаций, который позволяет сделать модели и регламенты доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. HTML-публикацию можно просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный веб-браузер.
HTML-публикация — это статичный веб-сайт, который автоматически создает Business Studio. При открытии HTML-публикации с помощью стандартного браузера отображается дерево с соответствующим разделами Business Studio (Процессы, Субъекты, Объекты и т.д). Каждому элементу дерева соответствует один или несколько отчетов, отмеченные для HTML-публикации. Например, при выборе процесса по умолчанию откроется отчет «Описание процесса», однако выбором пункта из выпадающего списка можно вывести на просмотр и другие отчеты для этого процесса, например, документ «Регламент процесса».
HTML-публикация предоставляет возможность перехода между документами и полнотекстового поиска. Каждый объект системы в HTML-навигаторе представлен гиперссылкой, в том числе и приложенные к объектам Business Studio внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная быстрая работа с информацией.
Business Studio позволят сформировать HTML-публикацию с заданным объемом информации: документация по конкретному процессу, регламентирующая документация подразделения, управленческие отчеты.
HTML-публикацию можно использовать для:
- Публикации на внутреннем или внешнем веб-портале для оперативного доступа всех сотрудников;
- Передачи внешним специалистам (в виде файлов);
- Проведения презентаций.
Важно!
Функция по созданию HTML-публикации присутствует в базовой версии Business Studio.
Источник: www.businessstudio.ru
Бизнес студио портал это
Business Studio
Business Studio – комплекс решений для построения модели бизнеса, базируемой на целях, бизнес-процессах, структуре, информационной системе, ресурсах и данных компании.
Применение решений целесообразно в проектах по оптимизации и регламентации бизнес-процессов, реорганизации бизнеса, внедрению и сертификации СМК, внедрению комплексных информационных систем (таких как ERP , CRM , ECM и др.)
В основе лежит цель – максимизировать эффективность бизнеса. На пути достижения этой цели решается ряд задач. Детализируется структура компании, определяется цикл бизнес-процессов. Далее происходит формирование среды для оптимальной системы, обеспечиваются опорные точки, метрики информационных систем. Параллельно с этим адаптируется работа персонала, проводится обучение новым алгоритмам.
Программный продукт Business Studio специализируется на создании эффективной системы управления, что позволяет решать задачи по оптимизации, планированию и регулярному развитию.
- Стратегическое управление (от формирования стратегии до контроля реализации)
Система Business Studio позволяет разрабатывать стратегическую карту и осуществлять сбор данных по достижению целей. На основе бизнес-стратегии компании формируются цели и фиксируются показатели достижения (целевое значение, дата, поэтапная разбивка, ответственные сотрудники). Показатели оформляются в диаграммы, графики и таймлайны. Сбор данных осуществляется несколькими путями – автоматические формы для заполнения ответственными сотрудниками, отправляемые по электронной почте, внесение показателей на портале Бизнес Студио или непосредственная загрузка в портал с помощью модуля Cockpit. Любая из форм предполагает автоматическую загрузку в базу данных.
- Разработка, внедрение бизнес-архитектуры и штатного расписания
В рамках реализации стратегии создается модель бизнес процессов компании. Комплекс решений Business Studio дает возможность прорабатывать как отдельные процессы, так и структуру компании в целом. Применяется методика имитационного моделирования – конструируется поэтапная реализация процесса. В модели можно оценить среднее значение временного параметра и разброс выполнения. Запустив функционально стоимостной анализ рассчитывается средняя стоимость выполнения процесса.
- Возможность получать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.
- Разработка регламентации и внедрение в процессы компании
- Контроль деятельности компании
С помощью выгружаемых отчетов руководители компании и подразделений могут оценить результаты деятельности и отдельных процессов на основе получаемых показателей
- Анализ обратной связи и оптимизация
- Формирование системы менеджмента качества по стандартам ISO
- Поддержка информационных систем.
Особой возможностью системы бизнес-проектирования является то, что она обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников.
Главная функция, которая выполняется Business Studio, – это формирование единой архитектуры бизнеса, со своей стратегией, моделей бизнес-процессов и показателей KPI , системой целей и критериев достижения, ресурсы, информационные системы и документы.
Интегрированность – одна из преимуществ продукта Business Studio – сочетание эффективных методик и технологий: имитационное моделирование, BSC/KPI, моделирование бизнес-процессов, функционально-стоимостной анализ, поддержка СМК.
Объектно-ориентированной промышленной платформы – одна из отличительных черт Business Studio, дающая функции построения сложных фильтров, неограниченному расширению видов хранимой информации и работе с большими объёмами данных.
Компоненты Business Studio :
Professional – основная версия Business Studio , созданная для моделирования бизнес-процессов, формирования отчетов, проектированию ССП и HTML-публикации.
Enterprise — полная версия Business Studio. Помимо базовых функций включает дополнительно модули «Система менеджмента качества», «Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ», «Контроллинг процессов» и редактор метаданных MetaEdit.
Модуль «Система менеджмента качества» содержит следующие функции:
- Справочник стандартов ГОСТ ISO 9001, ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS 16949;
- Установка требований к продукции и результатам процессов;
- Примеры обязательных документированных процедур СМК;
- Формирование Руководства по качеству, Матриц ответственности;
- Планирование и проведение внутренних аудитов;
- Сбор несоответствий;
- Построение контрольных карт по показателям;
- Анализ несоответствий с использованием диаграммы Исикавы и методики FMEA;
- Разработка корректирующих и предупреждающих мероприятий.
Модуль «Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ» включает в себя следующий функционал:
- Имитация выполнения процесса или группы процессов в условиях, максимально приближенных к реальным;
- Учет календарей рабочего времени временных ресурсов;
- Оценка средних значений и разброса ключевых параметров процесса;
- Поиск самых затратных или самых длительных процессов;
- Поиск «бутылочных горлышек» — перегруженных ресурсов, к которым постоянно выстраивается очередь операций, в результате чего они задерживают выполнение всех процессов;
- Оценка необходимого количества ресурсов;
- Поиск ресурсов с низкой загрузкой;
- Анализ производства и потребления материальных ресурсов.
Модуль «Контроллинг процессов» включает в себя следующий функционал:
- Загрузка статистических данных об исполнении процессов из информационных систем;
- Анализ данных об исполнении процессов.
Помимо внутренних модулей программы, описанных выше, существуют внешние приложения для расширения функционала программы:
- Business Studio Portal — веб-портал, формируемый на основе базы данных Business Studio .
- Cockpit — облегченная редакция Business Studio для осуществления массовых операций по вводу и просмотру данных (значения показателей, сообщения о несоответствиях) на нескольких рабочих местах.
- MetaEdit — редактор классов и параметров, предназначенный для внесения изменений в структуру новых или существующих баз данных.
Источник: nextconsulting.ru
Business Studio
Деятельность любой компании направлена на достижение поставленных целей, добиться которых компания может, если она обладает эффективной, грамотно построенной системой управления. Business Studio поддерживает несколько подходов для формирования системы целей и показателей.
В зависимости от выбранного подхода формируются стратегические карты для визуализации дерева целей либо используется сбалансированная система показателей.
Описание модулей
Стратегическая карта
Проектирование. Цели
Оценка достижения цели рассчитывается исходя из оценок выполнения показателей в соответствии с их силой влияния на достижение цели.
Проектирование бизнес-процессов
Business Studio позволяет построить иерархическую модель предприятия, используя следующие нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain). По завершению работы по формированию бизнес-процессов автоматически генерируется «Регламент бизнес-процесса».
Проектирование организационной структуры
Программа поддерживает несколько возможностей по проектированию организационной структуры управления — с помощью создания в Навигаторе и непосредственно на диаграмме.
Отражает распределение полномочий и ответственности за исполнение бизнес-процессов, поддерживает назначение исполнителей отдельных действий в рамках бизнес-процессов и много другое. По результатам выполненных действий формируется регламентирующая отчетность, например “Положение о подразделении”.
Имитационное моделирование и ФСА
Моделирование и оптимизация бизнес-процессов позволяет осуществить первоначальный анализ деятельности. Для более глубокого анализа может использоваться метод имитационного моделирования и функционально стоимостной анализ. С помощью пошаговой имитации выполнения процесса происходит расчет ключевых параметров процесса — времени выполнения и стоимости.
Доведение документации до сотрудников
Одна из ключевых задач при внедрении — распространение информации среди сотрудников. Для этого в Business Studio используется модуль HTML Viewer. Формируется пакет регламентирующих документов в формате html.
Контроль показателей и достижения целей
Введенные значений показателей отражаются на портале в соответствующих отчетах
Контроллинг бизнес-процессов
Предназначен для автоматического сбора статистических данных о реальном протекании процессов из информационных систем предприятия (BPM, ERP, CRM и других).
Анализ несоответствий и их последствий
Business Studio поддерживает методику анализа несоответствий, их последствий и причин возникновения (FMEA) с применением диаграммы Исикавы.
Поддержка СМК. Планирование и проведение аудитов
Business Studio позволяет:
- планировать аудиты
- получать график аудитов на основе составленного плана
- фиксировать результаты проведенных аудитов
- формировать отчеты по этим результатам
Техническая поддержка Business Studioo
Консультации по использованию программного обеспечения по электронной почте или по телефону
Информирование о выходе и составе обновлений программного обеспечения на странице интернет сайта: www.businessstudio.ru/support
Доступ к обновлениям приобретенной версии программного обеспечения через сеть Интернет
Право перехода на новые версии программного обеспечения в зависимости от действующей маркетинговой политики Правообладателя на момент выхода новых версий программного обеспечения.
- модель деятельности предприятия (IDEF0 и Cross Functional FlowChart)
- описания и регламенты бизнес-процессов
- организационная структура и штатное расписание
- положения о подразделениях
- должностные инструкции
- специализированные управленческие документы и отчеты
- создание шаблонов документов системы менеджмента качества
- внесение информации из существующих документов системы менеджмента качества в Business Studio (построение графической модели деятельности организации, заполнение параметров, используемых при формировании документации по системе менеджмента качества)
- итоговое формирование пакета нормативной
- обучение специалистов предприятия
- политика и цели в области качества
- руководство по качеству
- регламенты процессов (карты процессов) и процедур (стандарты предприятия, методические инструкции и т.п.)
- положения о подразделениях
- должностные инструкции
- записи по качеству
Источник: pm-partner.ru