Показаны возможные первые три шага, чтобы начать работать с системой бизнес-моделирования Бизнес-инженер или Business Studio
Цели и задачи бизнес-моделирования в среде Бизнес-инженер или Business Studio
В данном разделе представлено одно из множества решений как проводить бизнес-моделирование и какие результаты можно получить уже в течение первых дней работы.
Решение показано в основном на примере Бизнес-инженер, но данный подход полностью применим и для системы Business Studio (различия будут лишь в пользовательском интерфейсе и в составе пользовательских отчетов).
В приведенном примере мы коснемся следующих вопросов:
- самостоятельной разработки описания бизнес-процессов организации и построения модели в виде дерева бизнес-процессов с настроенными атрибутами, а также в виде набора графических схем;
- построения организационной структуры компании в системе бизнес-моделирования;
- распределения ответственных и участников по бизнес-процессам;
- формирования внутренних нормативных документов на основе введенной информации:
- положения о процессном управлении;
- регламентов бизнес-процессов;
- положения о компании;
- должностных инструкций для сотрудников.
Таким образом, при реализации первых шагов работы в системе бизнес-моделирования, пользователь получит:
- описание бизнес-процессов организации на верхнем, и при желании, на нижних уровнях, с выделенными границами процессов, владельцами процессов и иными участниками, а также с формализованными требованиями к процессам (по результатам, по срокам и пр.);
- описание организационной структуры компании с матрицей распределения ответственности;
- набор внутренних нормативных документов (положений, регламентов и инструкций), которые можно будет использовать в дальнейшей практической работе.
Шаг 1. Разработка модели бизнес-процессов организации в среде Бизнес-инженер или Business Studio.
Существует ряд подходов к построению модели бизнес-процессов организации. Их условно можно разделить на две группы, которые одинаково могут быть применимы к построению модели бизнес-процессов в состоянии «как есть» и «как надо».
К первой группе можно отнести подходы, предполагающие индивидуальное отношение к рассматриваемой организации. В данном случае деятельность организации вначале описывается от уровня метапроцесса А0, где вся работа предприятия представляется как «черный ящик» с входами и выходами, и, далее, описание декомпозируется на подпроцессы до заданного уровня глубины. Правилом деления на подпроцессы здесь может служить, в частности, деление по объектам управления, которое можно найти на первой странице сайта.
Данный подход позволяет учесть все специфические особенности компании, что особенно важно при формализации ее ключевых преимуществ.
Альтернативным подходом может служить обращение к референтным моделям – накопленным «лучшим практикам» в описании деятельности компаний различных отраслей.
В настоящее время разработчиками системы Бизнес-инженер готовится к выходу библиотека референтных моделей, содержащая, в том числе, 14 подборок типовых бизнес-процессов, каждая из которых представляет собой готовую модель бизнес-процессов, но без описания самих процедур/функций (об этом ниже). При этом крайняя, 14-я подборка, хотя и на английском, но включает в себя варианты по различным отраслям. Перечень моделей Вы можете увидеть на рисунке.
Глубину описания бизнес-процессов можно посмотреть на следующем рисунке, где показаны отдельные ветви «13-процессной модели». Сама графическая схема 13-процессной модели представлена в разделе с графическими схемами бизнес-процессов.
Таким образом, процедура разработки модели бизнес-процессов в случае работы в системе Бизнес-инженер может представлять собой выбор тех ветвей дерева бизнес-процессов, которые имеют место в анализируемой компании, с последующим переносом ветвей вместе со всеми подпроцессами в рабочую базу (простым копирование через буфер обмена), и редактированием названий и состава подпроцессов нижнего уровня (добавляя подпроцессы из других референтных моделей, редактируя или удаляя отдельные подпроцессы).
В результате, в течение короткого промежутка времени, можно быстро составить модель бизнес-процессов организации, которая будет отвечать критерию цельности (полноты), так как будет опираться на типовые модели, в которых учтены все или почти все виды бизнес-процессов. Также разработанная модель будет иметь достаточную для первого приближения глубину описания подпроцессов (до 3-го уровня глубины).
При применении Business Studio пользователь может воспользоваться демо-проектом Business Studio либо воспользоваться предложениями из магазина готовых моделей Business Sudio.
В итоге, по прохождении первого шага работы в системе бизнес-моделирования пользователем самостоятельно, либо совместно с внешними консультантами, будет разработано описание деятельности организации в виде модели бизнес-процессов верхнего и частично нижнего уровней.
Шаг 2. Описание организационной структуры компании и построение матрицы распределения ответственности
В большинстве компаний организационная структура является уже формализованной в виде графической схемы, штатной структуры или подобных документов. В этом случае достаточно только занести данную орг.структуру в систему бизнес-моделирования.
Если бизнес только проектируется, либо формализованной орг.структуры не существует по тем или иным причинам, ее вначале необходимо разработать. Ее разработка может быть проведена при реализации индивидуального подхода к построению орг.структур при соблюдении соответствующих требований, либо также используя референтные модели, в частности, Бизнес-инженера либо демо-проекта Business Studio и решений из магазина готовых моделей Business Studio.
После того как в систему введена модель бизнес-процессов и описана организационная структура, необходимо построить связи между конкретными бизнес-процессами и их владельцами, то есть, связав бизнес-процессы с должностями – элементами классификатора орг.структуры. В Бизнес-инженере и Business Studio это выполняется разными способами, но дает одинаковый результат: по каждому бизнес-процессу можно просматривать его владельца и участников и, соответственно, видеть факты провалов или дублирования ответственности, и, с другой стороны, по каждой должности можно просматривать процессы, в которых участвует данная должность и ее роль в каждом из процессов и, соответственно, определять степень загруженности сотрудников. Данные действия выполняются через формирование пользовательских отчетов.
Таким образом, по прохождении второго этапа бизнес-моделирования, пользователь уже может выгружать для дальнейшей работы основные внутренние нормативные документы: «Положение о процессном управлении», «Положение о компании» и др.
Шаг 3. Описание бизнес-процессов на нижнем уровне в среде Бизнес-инженер и Business Studio.
Например, если мы возьмем 13-процессную модель, далее спустимся по ветви «Выставление потребителям платежных требований и сервис», далее на «Выставление платежных требований» и, наконец, на «Выставление счетов потребителям», то данный процесс может иметь следующий вид, см. рисунок.
Чтобы разработать схему такого процесса, достаточно добавить 5 функций на уровень ниже от процесса «Выставление счетов» и оформить диаграмму в соответствии с принятым соглашением о моделировании.
Теперь по данному процессу можно построить регламент, и далее, описав таким образом все остальные процессы, в которых участвует менеджер по продажам, можно будет выгрузить для него должностную инструкцию, куда войдут требования из формализованных процессов (то есть в перечне выполняемых менеджером функций будет записано, что он выставляет счета в 1С, относит счета на утверждение, отправляет счета и регистрирует для них напоминания и т.д.).
Подведем итог. В данном разделе продемонстрировано, как и для чего можно сравнительно быстро начать работу в системе бизнес-моделирования Бизнес-инженер или Business Studio и получить практически значимые результаты.
При цене, исходя только из стоимости программного обеспечения, затраты на проект составят от 34 тыс. руб. (ПО Бизнес-инженер, базовая комплектация, включая набор референтных моделей).
Чтобы сделать заказ на Бизнес-инженер или Business Studio, отправьте запрос на Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или позвоните по тел. (903) 792:84:52. Дополнительно к системе бизнес-моделирования Вы получите двухчасовой вводный курс по работе в системе (на вашей территории, если офис компании расположен в Москве, либо по скайпу, если ваша компания находится в другом регионе).
Если у Вас возникнет необходимость в разработке модели бизнес-процессов или оргструктуры, наши специалисты проведут для вашей компании корпоративную сессию или выполнят полноценный проект по внедрению процессного управления в вашей компании.
Источник: plansys.ru
Как самостоятельно разработать СМК в Business Studio: 7 простых шагов
Сегодня рассмотрим, как самостоятельно разработать комплект документации системы менеджмента качества с помощью российского программного продукта Business Studio. Читайте далее, из каких этапов состоит проект внедрения СМК, а также какие справочники и отчеты Business Studio помогут бизнес-аналитику это реализовать на практике.
Проект внедрения СМК: 3 основных шага
Хотя поддержка СМК – это непрерывный процесс, ее внедрение – это проект, в котором присутствуют следующие этапы:
- обследование и формализованное описание бизнес-процессов и организационных структур предприятия;
- разработка комплекта регламентирующей документации;
- ознакомление сотрудников предприятия с регламентами и процедурами работы с данными, имеющих отношение к СМК, например, проведение внутренних аудитов, ведение реестра обнаруженных несоответствий и обращений потребителей, реакция на них и пр.
При необходимости заключительным этапом этого проекта является проверка документации СМК внешними аудиторами, чтобы получить сертификат соответствия требованиям стандарта серии ISO 9000. Обычно компании-аудиторы предлагают услуги разработки документации СМК, включая формализацию бизнес-процессов предприятия и создание регламентов, описывающих выполнение принципов менеджмента качества. Однако, практически каждая организация может сделать это самостоятельно, при достаточно зрелых бизнес-процессах (3-4 уровень по модели CMMI), а также наличии аналитика в штате или специально привлеченного на этот проект консультанта. О 7 инструментах качества и главных принципах СМК мы подробно рассказывали здесь. А сейчас посмотрим, как возможности российской системы бизнес-моделирования Business Studio позволяют реализовать их.
Курсы по системе Business Studio для бизнес-архитекторов и аналитиков
Код курса
BSTUD
Ближайшая дата курса
26 июня, 2023
Длительность обучения
12 ак.часов
Стоимость обучения
20 000 руб.
Разработка СМК в Business Studio: 7 простых шагов
Соединим рассмотренные в предыдущей статье принципы управления и ключевые идеи СМК с поддерживающими их функциональными возможностями бизнес-моделирования Business Studio. Чтобы сделать это более наглядно, составим следующую таблицу.
| Принцип менеджмента | Отражение в СМК | Реализация в Business Studio |
| Ориентация на потребителя | Процедура обработки клиентских обращений | Регламент процесса обработки клиентских обращений, включая графические BPM или EPC-диаграммы |
| Лидерство руководителя | Определение руководителя как владельца бизнес-процессов и ответственного за показатели | Должностная инструкция, описание должности и роли с привязкой к бизнес-процессам и показателям, за которое отвечает данный сотрудник |
| Матрица ответственности, показывающая роль субъекта в бизнес-процессе | ||
| Вовлечение персонала | Сбалансированная система показателей (KPI) | Декомпозиция KPI уровня организации до индивидуальных показателей работы каждого сотрудника, добавив их в справочник «Показатели», а также связав с целями и бизнес-процессами |
| Ознакомление сотрудников с регламентами работы | Представление бизнес-процессов, оргструктур, регламентов и других компонентов архитектуры предприятия в виде корпоративного сайта (HTML-публикация) или веб-интерфейса Business Studio Portal | |
| Процессный подход к управлению | Представление деятельности как системы взаимосвязанных бизнес-процессов | Иерархически связанное описание бизнес-процессов предприятия как объектов справочника «Бизнес-процессы» в различных нотациях: от структуры в IDEF0 до детальной логики в BPMN или EPC |
| Системный подход к менеджменту | Регулярное выполнение процедур мониторинга и контроля | Определение процедур и инструментов стратегического планирования, тактического управления и операционного контроля за деятельностью предприятия в виде детальных регламентов бизнес-процессов |
| Принятие решений, основанных на фактах | Регулярный сбор, мониторинг и анализ показателей | Ввод значений показателей через ручное внесение данных в его карточке (объект справочника «Показатели») в самой системе бизнес-моделирования или через веб-интерфейс Business Studio Portal. Также возможен автоматический импорт из Excel-файлов |
| Анализ плановых и фактических значений показателей в окне его свойств, типовых отчетах и дэшбордах веб-портала | ||
| Детальные регламенты процессов регулярного сбора и анализа значений показателей, а также процедур реакции на несоответствия | ||
| Постоянное улучшение деятельности организации | Периодическое проведение внутреннего аудита | Планирование и ведение реестра внутренних аудитов в справочнике «Аудиты» |
| Анализ несоответствий и поиск причин их возникновения | Внесение проблем и отклонений в справочник «Проблемы и отклонения» | |
| Поиск корневых причин с помощью диаграммы Исикавы | ||
| Отчет «Диаграмма Парето» о проблемах и несоответствиях | ||
| Взаимовыгодные отношения с поставщиками | Ведение реестра поставщиков, включая оценки их товаров и услуг | Объект «Поставщик» в справочнике «Внешние субъекты» |
| Процедуры работы с поставщиками, например, поиск и отбор, приемка товара с контролем качества, проведение расчетов, возврат товара и пр. | Детальные регламенты процессов работы с поставщиками, включая графические BPM или EPC-диаграммы | |
| Внесение проблем и отклонений, связанных с поставщиками и качеством их товаров/услуг, в справочник «Проблемы и отклонения» |
Таким образом, основными этапами реализации СМК в Business Studio будут следующие:
- иерархически связное описание всех бизнес-процессов предприятия в разных нотациях с добавлением процедур планирования, контроля и анализа фактических показателей;
- описание организационной структуры компании и внешних субъектов(поставщики, клиенты, регуляторы);
- определение показателей в справочнике «Показатели» с привязкой к бизнес-процессам, целям и субъектам оргструктуры;
- описание целей в области качества и показателей их достижения (раздел Навигатора «Цели и показатели»), что может быть графически представлено в виде стратегической карты Нортона-Каплана;
- генерация регламентирующей документации (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, регламенты бизнес-процессов и управленческих процедур). Сюда же относится адаптация типовых шаблонов к собственной специфике, например, добавление нужных пунктов в отчеты, изменение существующих или создание новых шаблонов через «Мастер Отчетов». Если набора справочников (классов) системы не хватает для описания специфических объектов, можно добавить пользовательские классы с помощью Редактора классов и параметров MetaEdit.
- определение процедур регулярного внесения данных о показателях управленческого учета, определенных в Business Studio, через веб-интерфейс портала или автоматический импорт из Excel-файлов, с указанием периодичности их выполнения и закреплением ответственных лиц;
- иерархически связное интерактивное представление всех этих и других компонентов архитектуры предприятия в виде корпоративного сайта (HTML-публикация) или веб-интерфейса Business Studio Portal, доступного для сотрудников компании.
Таким образом, разработка и внедрение СМК в Business Studio внутренними силами – вполне выполнимая задача для штатного аналитика или привлеченного консультанта. Особенно с учетом того, что большинство регламентирующих документов СМК Business Studio генерирует автоматически на основании корректно заполненных справочников. Например, эта система бизнес-моделирования даже формирует отчет «Руководство по качеству», куда попадут данные об описанных бизнес-процессах, оргструктурах, а также процедурах сбора, измерения и анализ показателей, управления несоответствиями и корректирующими действиями. Аналогичным образом по умолчанию в систему заложены шаблоны отчетов «Регламент процесса», «Должностная инструкция», «Положение о подразделении», «План аудита» и «Результаты аудита», отчеты по анализу несоответствий, контрольные карты и прочие документы, которые отражают соответствие принципам СМК. А если этого недостаточно, можно разработать собственный отчет и применить его к объектам, внесенным в соответствующие справочники.
Наконец, такая систематизация бизнес-процессов, оргструктур и прочих компонентов архитектуры предприятия позволит компании найти возможности их улучшения. Практически освоить инструментарий создания такой комплексной корпоративной модели в системе Business Studio вам помогут курсы Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:
Источник: babok-school.ru
Создание стратегической карты предприятия
Для начала работы в Business Studio необходимо подключиться к удалённому рабочему столу. Для этого требуется запустить: Пуск/Программы/Стандартные/Подключение к удалённому рабочему столу. Для подключения необходимо знать:
После подключения попадаем на удалённый рабочий стол. Запускаем ярлык «Business Studio 4.0 Professional». Появляется окно управления базами данных (рис. 1). Для выбора базы данных выделяем её щелчком мыши и нажимаем кнопку «Выбрать». Если список баз данных пуст, но Вы знаете название базы, к которой у Вас есть доступ, выполняется следующий алгоритм действий:
1. Нажать кнопку «Добавить». Появляется окно добавления базы данных (рис.2).
2. Выбрать сервер баз данных.
3. Ввести название базы данных, к которой у Вас есть доступ.
После этого база появится в списке, и у Вас будет возможность к ней подключиться (с помощью кнопки «Выбрать»).
Проектирование процессов
После того, как был выполнен вход в базу данных Business Studio, появляется интерфейс программы. Слева находится окно «Навигатор», в нём существует несколько вкладок (рис. 3). Для проектирования процессов открываем вкладку «Процессы».
Для создания модели процессов щёлкаем правой кнопкой мыши по пустому полю. Выбираем опцию «Добавить» и кликаем на требуемую нотацию (рис.4).
Для примера выберем нотацию IDEF0 и назовём нашу модель «New_model» (рис.5).
Двойной щелчок левой кнопкой мыши по названию модели и попадаем на поле чертежа (рис. 6).
Слева от поля чертежа есть панель инструментов, на которой размещаются такие инструменты как «Стрелка», «Процесс», «Рамка» и другие. Для добавления элемента на поле чертежа «перетаскиваем» его с панели инструментов, зажав левую кнопку мыши (рис .7).
Комбинируя элементы, получаем схему процесса, который может выглядеть так, как показано на рис. 9. Для сохранения диаграммы необходимо нажать кнопку «Сохранить» на верхней панели инструментов (рис. 8).
Для декомпозиции модели добавляем новый уровень: щёлкаем правой кнопкой мыши по существующей модели и выбираем опцию «Добавить» (рис. 10).
Добавление целей, показателей и перспектив
Для добавления целей, показателей и перспектив необходимо зайти на вкладку «Управление» в «Навигаторе» (рис. 11).
Цели добавляются по следующему алгоритму: щёлкаем правой кнопкой мыши по списку «Цели» и выбираем «Добавить» (рис. 12). Список показателей и перспектив формируется точно так же.
В итоге получаем список целей, показателей и перспектив, а также добавляем новую стратегическую карту (рис. 13).
В дальнейшем созданные цели, показатели и перспективы можно будет перенести на стратегическую карту и создать схему достижения целей. Об этом в следующем разделе.
Создание стратегической карты предприятия
В предыдущем разделе мы рассмотрели добавление целей, показателей и перспектив, а также создали новую стратегическую карту «New_target». Откроем её и увидим свободное поле чертежа. На это поле «перетаскиваем» из «Навигатора» сначала перспективы стратегической карты, потом цели, потом показатели и строим схему достижения целей (рис. 14). На стратегической карте принятии следующие условные обозначения:
· овалы – это цели, главная цель размещается сверху, под ней располагаются подцели;
· прямоугольники – это показатели, от каждого показателя идёт стрелка к цели, которую он характеризует;
· разделы поля чертежа («Финансы», «Клиенты», «Внутренние бизнес-процессы») – это перспективы стратегической карты.
Источник: studopedia.net