Современные компании перешли на полную компьютеризацию и уже никого не удивляет тот факт, что 100% документов создаётся в электронном формате. Однако и сейчас большая их часть печатается на бумажных носителях. Причиной этому является нужда согласования, подписи. Представьте какое удобство настанет с момента внедрения электронной системы документооборота. Такое решение безусловно должно приниматься руководителем.
Но как показывает практика коренные изменения в устоявшемся бизнес режиме происходят только после возникновения нескольких сигналов. Руководство и ведущие специалисты приходят к выводу, что для решения многих проблем связанных с бумажными документами компании потребуется использование специальной системы для управления документами. ЕСМ система позволяет контролировать и управлять информацией на всех этапах её жизнедеятельности.
Для понимания и осознанного выбора в сторону электронного документооборота необходимо понимать её внутреннее устройство. Какие этапы проходит информация? Как она согласуется на разных уровнях? Какие процедуры можно с ней делать? И ряд других не менее важных вопросов.
Как с помощью CRM адаптировать свой бизнес к внешней среде
Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Электронный документ – это набор информации, который может включать в себя звуковые файлы, изображения, текст и сохраненный на компьютере. Примером электронного документа является договор в pdf или word формате. Такой документ сопровождается описанными атрибутами – датой создания, названием, автором. По поиску очень легко найти нужный документ.
Система электронного документооборота (СЭД) – программный продукт, позволяющий организовать работу с документами (создание, редактирование, поиск), а также обеспечить их взаимодействие с персоналом компании (передачу, доработку, выдачу изменений и т.д.).
ЕСМ – система, позволяющая управлять информацией внутри компании. Данное определение на много шире, чем СЭД. ЕСМ-система подразумевает под собой целый набор методологий и технологий, принимающихся для сбора, актуализации, управления, доставки и согласования информации всем сотрудникам внутри компании. Для преобразования СЭД в ЕСМ необходимо наличие у первой возможности хранения, сканирования, гарантии сохранности документов, правильное их хранение и ряд других особенностей.
Нужна ли Вам ECM-система
Понять нужна ли вашей компании ЕСМ-система очень просто, достаточно ответить на следующие вопросы. Если ответ был положительным хотя бы 3 раза, тогда внедрение ЕСМ определенно для вас.
- Разговаривая с деловым партнёром, вы сразу же находите тот документ, в котором появилась необходимость?
- Отдавая задания своим сотрудникам, вы можете контролировать их текущее состояние?
- Поддерживаете ли то, что быстрая скорость согласования документов даст положительный эффект на репутацию вашей компании?
- Завален ли у вас стол бумажными документами?
- Можете ли вы контролировать работу каждого сотрудника и видеть весь этап?
Если, ответив на 3 вопроса, вы получили утвердительный ответ, то не сомневайтесь внедрение электронного документооборота существенно вам поможет. Теперь рассмотрим преимущества такой системы:
ЭДОлогия. Роль СЭД/ECM-системы в крупной компании – опыт СУЭК в синергии бизнес и ИТ-требований
- Прозрачность – бизнес-процессы в компании становятся прозрачными и руководству очень просто отслеживать текущее состояние дел в компании.
- Повышение дисциплины внутри компании – статистика говорит о том, что такая система повышает дисциплину и сроки выполнения поставленных задач на 30% и более.
- Сокращение временных рамок – если раньше согласование документов занимало 1-2 дня, то теперь всё это можно выполнить в несколько часов.
- Разграничение прав пользователей – конфиденциальность информации гарантирована за счет ограничения доступа к важным документам рядовых сотрудников.
- Легкость внедрения – благодаря большому опыту работы с ЕСМ, внедрение в вашей компании проходит безболезненно и в кратчайшие сроки.
- Развитие корпоративной культуры – процесс внедрения оказывает важное влияние на культуру внутри компании. Ответственность каждого сотрудника за свой фронт работы повышается.
Технологии ЕСМ
Несомненно, практическая часть ЕСМ гораздо интереснее, так как имеет прямое отношение к бизнесу и за счет своей направленности может быть очень полезна. Но для понимания внутреннего строения и различных технических нюансов важно знать и теоретическую часть составляющей.
Управление информацией производится непрерывно на всём этапе ЖЦ (жизненного цикла). Жизненный цикл начинается с момента принятия решения о необходимости создания того или иного документа и заканчивается в момент его изъятия из эксплуатации. Информация плотно входит во все бизнес-процессы в компании, она создаётся и обрабатывается постоянно при помощи специальных компьютерных программ. Общий подход к управлению процессами компании, возможен с подключением всей организации к ЕСМ системе.
Хочется отметить, что с точки ЖЦ все документы оказывает влияние на этапы процессов работы компании. Но если рассматривать данное понятие с технической точки, то очевидно, что никакой нагрузки и смысла они не несут.
Лучшие практики организации бизнес-процессов в ECM-системе
Для прогрессивных компаний, ориентированных на работу с СЭД или же ЕСМ появляется прекрасная возможность упростить всё делопроизводство и сконцентрироваться только на важных бизнес-процессах. Рассматривая вышесказанное, хочется особо отметить, что секретарь в такой ситуации регистрирует только поступающие и исходящие документы. А внутренних документов эти этапы не касаются.
Это вовсе не говорит о том, что никто ничего не делает и компания стоит на месте. В рамках задач и заданий можно отслеживать каждое выполнения и текущее состояние. ЕСМ-система становится важнейшей составляющей в работе компании, так как позволяет сделать всю работу фирмы более эффективной.
Как подружить ERP и ECM системы
Стратегия управления компанией, берущая за основу необходимость оптимизации ресурсов называется – ERP системой. Несмотря на то, что ЕСМ работает с информацией, как и ERP их различия в характере работы огромны. Основу данных ERP составляет информация с жесткой структурой. В то время как ECM информация не структурирована и может меняться как угодно в зависимости от необходимости.
ЕСМ система не видит разницы в формате документа, будь это текстовый документ, эксель таблица, изображение, чертеж или видео. Она одинаково хорошо может обрабатывать и работать с такими документами, назначать права на их просмотр и редактирование, производить поиск и многое другое. Интеграция обоих этих систем вполне ожидаемый шаг, который напрашивается сам собой.
Внедрение ECM-системы
Эффект от внедрения
Оценить эффективность внедрения ЕСМ системы не так сложно, как кажется. Технически данный процесс ничем не отличается от оценки эффекта от любого IT проекта. Иногда организации занимаются внедрением различных методологий, не задумываясь об получаемом эффекте. Такое возможно только лишь в ситуации, когда принимаемые решения очевидны.
К примеру, покупка калькулятора или компьютера для бухгалтера. Поэтому подсчет эффекта необходим, но зачастую стоимость такой операции практически равна самим затратам на внедрение.
ЕСМ и систему электронного документооборота сложно отнести к системам, эффект от которых легко подсчитать. Существующие способы оценки не совсем подходят, так как не могут работать с таким массивом информации. Поэтому формализовать модель экономического планирования очень сложно.
Что такое внедрение ЕСМ системы
Выбор подрядчика по установке и настройке ЕСМ системы — только первый, но очень ответственный шаг на пути введения электронного документооборота. Прежде чем система заработает, предстоит процесс обучения персонала и непосредственно настройка ЕСМ.
Внедрение состоит из следующих этапов:
- Организационные моменты проекта (выделение персонала, формирование команды)
- Исследование бизнес-процессов организации
- Настройка и адаптация ЕСМ под нужды компании
- Обучение сотрудников
- Дальнейшая эксплуатация и сопровождение
Организация процесса внедрения может происходить как собственными силами, так и с привлечением сторонней фирмы. В первом случае затраты как временные, так и денежные существенно увеличиваются. Во второй ситуации потребуется оплата сторонней организации, но сроки и результат проекта будет зафиксирован документально.
Проблемы и риски внедрения ЕСМ
В большинстве случаев риски при внедрении ЕСМ появляются в результате:
- Нарушения сроков
- Выход за рамки оговоренного бюджета
- Не достижение поставленных целей на начальных этапах
- Полноценный срыв работы
Риски во многом связаны с тем, что большую часть персонала компании необходимо перевести на непривычную для них систему работы. Стоит особенно отметить, что возможно:
- Неприятие персоналом новой системы
- Низкая компьютеризация компании
- Отсутствие опыта работы с компьютером у сотрудников
- Отсутствие структуры процессов
- Плохое управление текущим проектом
Пути решения описанных выше проблем:
- Предварительное проектирование
- Личный пример и заинтересованность руководства
- Обучение и оперативная помощь персоналу в начальном этапе работ
- Разбитие работы на этапы
Источник: dynamicsun.ru
Гибкая ECM-система для меняющегося бизнеса
Кроме того, быстрое внедрение системы возможно при использовании бизнес-решений, представляющих собой готовый технически-консалтинговый продукт, который будет без существенных затрат адаптирован под индивидуальные запросы клиента.
Поддержка мобильных устройств и удаленной работы
Как уже говорилось выше, современные бизнес-реалии таковы, что все больше пользователей работает удаленно, используя как традиционные компьютеры, так и всевозможные мобильные устройства. Agile ECM должна обязательно поддерживать удаленную работу через Интернет в режиме веб-доступа. Поддержка мобильных пользователей означает, что мобильный интерфейс системы должен поддерживать присущие мобильным устройствам конструктивные ограничения, а также возможные ограничения по скорости интернет-соединения и объему передаваемых данных. Как показывает практика, наиболее эффективными способами организации мобильной работы являются создание мобильного веб-доступа и разработка приложений для мобильных ОС, позволяющих мобильным пользователям осуществлять основные операции: просматривать и рецензировать документы, выполнять задания и отправлять задачи, работать со справочными данными.
Резюме
Agile ECM — это новый этап в развитии ECM. Это идеология, которая явилась ответом на новые требования рынка, изменившиеся условия бизнес-среды, а также новые практики ведения бизнеса. ECM-системы, реализующие идеологию Agile ECM, позволят бизнесу оперативно отвечать на изменения бизнес-среды, адаптироваться под изменяющиеся методы и стили управления компанией, организовывать работу как небольших проектных команд, так и крупных коллективов. Agile ECM позволит с наименьшими усилиями перестроить бизнес-процессы компании под новые требования. При этом не теряются качества, изначально присущие ECM-системам: контроль исполнения бизнес-процессов, предсказуемость и четкость их прохождения.
Источник: www.itweek.ru
ESM: что это такое и зачем нужно бизнесу
Экономические реалии побуждают организации искать всё новые подходы к предоставлению услуг, которые помогут им работать эффективно, сохраняя при этом высокое качество обслуживания. Поскольку сегодня бизнес стремится к большей производительности, уже нет смысла в нескольких уровнях отделов и сотрудников, выполняющих одни и те же функции. Кроме сохранения актуальности на рынке, компаниям также необходимы инструменты для внутреннего организационного контроля.
Сервисный подход к управлению ИТ-услугами доказывает свою эффективность уже много лет. Методология ITSM (IT Service Management) изначально ограничивалась работой ИТ-отделов, но все меняется. Во все большем числе организаций отделы, напрямую не связанные с ИТ, применяют давно сложившиеся ITSM-практики для повышения эффективности своей работы. Эта стратегия по использованию принципов управления услугами в подразделениях вне ИТ и есть ESM (Enterprise Service Management).
ESM: ITSM − IT + Enterprise
ITSM-подход определяет то, как ИТ-отдел предоставляет свои услуги. Он объединяет все внутренние действия и политики, которые подразделения осуществляют для управления и улучшения этого процесса. Важно понимать, что ITSM-подход — это не столько технологии автоматизации, сколько множество практик по типизации и стандартизации услуг.
Обычно ИТ-отделы более прогрессивны и стремятся к совершенствованию процессов, задают общий тон. Поэтому традиционно ITSM относился только к услугам ИТ-отделов: настройке компьютеров и принтеров, работе службы технической поддержки и пр. Но с приходом всеобщей цифровизации технологии в той или иной мере стали использоваться в любой работе. Поэтому теперь ITSM-принципы стали применимы ко всем услугам, которые предлагает бизнес, — от разработки программного обеспечения до маркетинга, продаж, финансов и HR. Так появился Enterprise Service Management.
Формальное определение ESM звучит так: это применение ITSM-практик в других областях деятельности организации с целью повысить производительность, эффективность и качество предоставляемых услуг. В действительности все проще. Бизнес берет то, что хорошо работает в управлении ИТ-услугами, и применяет это ко всей организации в целом. ESM включает такие компоненты ITSM, как:
- теории и принципы управления услугами;
- Service Desk;
- портал самообслуживания;
- специализированное ПО для работы с изменениями и инцидентами;
- автоматизация.
Услуга «ESM и автоматизация услуг предприятия»
ESM: с чего все началось
В большинстве организаций ИТ-отделы первыми предложили создать портал самообслуживания, которым могли бы пользоваться все сотрудники, если им нужна помощь ИТ-специалистов. Возможно, это был первый осознанный шаг к цифровой трансформации предприятий.
Если такой портал выглядел красиво и был удобным для пользователей, то рано или поздно и другие подразделения, которые оказывают услуги сотрудникам, задумывались о создании подобной точки входа для заявок. Как только HR-отделы добавили свои сервисы на портал, работники отдела управления объектами поняли, что эта система пригодится и им. Ведь люди смогут отправлять тикеты каждый раз, как заметят сломанный кран или перегоревшую лампочку.
Постепенно все больше отделов, обеспечивающих поддержку основного бизнеса, подключались к порталу самообслуживания. Это позволило сотрудникам создавать заявки и получать поддержку от каждого отдела в единой системе. Среди этих подразделений:
- Финансовый отдел. Сотрудникам часто нужна помощь при заказе товаров и услуг у поставщиков.
- Юридический отдел. Работнику может понадобиться проверка текста соглашения или договора.
- Отдел безопасности и пр.
Так постепенно бизнес перешел от управления ИТ-услугами (ITSM) к управлению корпоративными услугами (ESM).
ESM и ITSM: сходства и различия
ITSM — это способ управления и предоставления ИТ-услуг как внутренним, так и внешним клиентам. Но этот подход, по сути, не применим к организационным процессам за его пределами. Это ключевое различие между ITSM и ESM.
ITSM базируется на серии документов ITIL — мировом стандарте лучших практик. Организации могут использовать их для интеграции процессов, принятых в ИТ, в работу всех подразделений. Это поможет:
- обеспечить совместное создание ценности;
- поддерживать стандартизированный уровень компетентности;
- соответствовать ожиданиям клиентов;
- превосходить предложения конкурентов.
В последней версии ITIL 4 особое внимание уделяется планированию, внедрению и измерению для запуска процесса непрерывного улучшения (Continuous Improvement). В руководстве описана сервисная система создания ценности (Service Value System) и 4 аспекта управления услугами (The Four Dimensions of Service Management), которые призваны развивать устоявшиеся ITSM-практики и применять их:
- для улучшения клиентского опыта;
- формирования потока создания ценности;
- цифровой трансформации, включая DevOps и гибкие подходы.
ESM вдохновляется ITSM-подходом и распространяет его стратегии предоставления услуг на остальную часть бизнеса, применяя их в работе команд за пределами ИТ-отдела. Оба подхода преследуют одну и ту же цель: повышение общей эффективности и уровня удовлетворенности пользователей.
У ESM много общего с ITSM. Но есть и различия. Основное из них заключается в том, что ESM-подход охватывает те процессы и задачи, которые обычно не нужны в рамках управления ИТ-услугами.
