Бизнес требования к системе электронного документооборота

Цифровизация, переход на дистанционный вид коммуникаций и виртуальные офисы – явления хотя и новые, но уже широко применяемые бизнесом, и системы цифровыми версиями документов сыграли в их распространении одну из самых важных ролей. Такая система позволяет управлять бизнес-процессами и создает цифровое пространство для общения, как посредством обмена ЭД, так и в формате, например, чата.

Внедрение внутрикорпоративных систем – СЭД, а также систем внешнего обмена – ЭДО, как правило, требуют реинжиниринга и значительной оптимизации текущих бизнес-процессов, что в результате повышает конкурентоспособность бизнеса и его устойчивость в условиях экономических и социальных кризисов. Наряду с этим, владельцы и топ-менеджеры компаний понимают, что внедрение таких систем позволит не только навести порядок в документации и поручениях, но и станет экономическим и конкурентным бизнес-фактором.

Принципы электронного документооборота

СЭД нужны для разработки критически важных ИТ-задач по управлению, архивации и по обмену документами, а также другими важнейшими корпоративными данными, находящимися в разрозненных конфигурациях, составляющих ИТ-структуру компании

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск

Но при переводе компании на ЭД, особенно при создании обменов юридически значимыми данными с контрагентами, многие компании испытывают трудности с организационными и правовыми вопросами.

Что такое электронный документ и чем он отличается от скан-копии? Как подписать документ электронной подписью, и что это вообще такое? Как обмениваться подписанными юридически значимыми документами с контрагентами, например, контрактами и договорными документами, а также первичными бухгалтерскими документами?

Ответ на эти вопросы – знание государственных и отраслевых стандартов и законодательных актов, поэтому рассмотрим законодательные акты РФ, регулирующие основные правила ЭДО, а также вспомним историю их возникновения в России.

Как правило, основной причиной появления того или иного закона является появление круга проблем, нуждающихся в правовом урегулировании.

• Первым законом касательно ЭД, стал № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 1995 г.
• Следующий очень важный в этой области № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» был принят только в 2002 г.

Сейчас, особенно в связи с активным внедрением ЭДО и электронных услуг в государственном секторе, электронный документооборот в России четко и подробно стандартизирован.

Электронный документооборот: требования 2022—2023 года

Классификация стандартов

Универсальные представляют собой общие требования к управлению бумажным и электронным документооборотом. Они же разъясняют методологию построению таких систем (см. I SO 22310:2006, ISO 15489-2001).

Специализированные описывают работу поэтапно, например, создание ГОСТ 6.10.3-83 и ГОСТ 3.1105-84, придание юрсилы – ГОСТ 6.10.4-84, и пр. Также их можно классифицировать по типу документооборота, к которому они применимы:

• Бумажный – ГОСТ 6.10.5-87, ГОСТ 3.1105-84;
• ЭДО – ГОСТ 7.14-98, ГОСТ 7.19-2001;
• И те, и другие.

Регулирующие стандарты

В 2007 году был принят основополагающий ГОСТ по рассматриваемой нами теме – ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования», используемый как ориентир и для внутрикорпоративных, и для внешних систем документооборота.

Другой важный ГОСТ Р ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документацией», разработан на базе международного опыта. Он описывает требования к методологии управления, а также варианты внедрения системы.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология – Практические правила управления информационной безопасностью» описывает, соответственно, разработку и внедрение системы безопасности.

Бесплатная
консультация
эксперта

Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Прочие ГОСТы:

• Р 53898-2013 «Системы ЭДО. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»;
• Р 54471-2011 ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы ЭДО. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
• 6.10.4-84 об обязательных реквизитах и возможностях корректировки юридически значимых ЭД;
• 28388-89 правила, касающиеся конструкторских, технологических и пр. проектных ЭД;
• Р ИСО 15489-1-2007 определяет, как обеспечить аутентичность, целостность и достоверность ЭД.

Знание законодательных актов пригодится не только на этапе внедрения СЭД или модернизации систем ЭДО, как внутренних, так и внешних. Ими стоит руководствоваться и при разработке корпоративных регламентов, локальных нормативов и методик, касающихся ЭДО. На эти же документы нужно опираться при возникновении всевозможных коллизий и конфликтов, возникших из-за СЭД, а тем более ЭДО.

Если у вас возникли вопросы по внедрению безбумажного документооборота, наши эксперты помогут решить любые задачи, связанные с автоматизацией внутреннего документооборота, документооборота с контрагентами, кадрового ЭДО и созданием электронного архива. В нашем арсенале широкий выбор технических решений, включая собственные разработки, позволяющие реализовать любые сценарии как внутреннего, так и внешнего документооборота в кратчайшие сроки.

Источник: wiseadvice-it.ru

Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании. Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива. Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить. 2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму. 3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя. 4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки. Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Источник: www.cleverence.ru

ЭДО для начинающих

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям и предпринимателям обмениваться документами с контрагентами в режиме онлайн. Это помогает сократить расходы на доставку и освободить сотрудников от рутинных задач.

Попробуйте ЭДО

Оцените все возможности электронных документов с Диадоком Подключиться

Что такое ЭДО простыми словами

1. Пользователь создает документ или загружает в систему с компьютера.
2. Подписывает его и отправляет адресату.
3. Второй пользователь получает документ за несколько секунд.
4. Подписывает его.
5. Статус файла в системе обновляется.
6. У каждой организации остается документ с подписями обеих сторон.

Документ от контрагента получен и ожидает подписи

Основные понятия для начинающих

Что такое электронный документ

Это такой же документ, как и бумажный, только в виде файла на компьютере или в сервисе. Его отличает то, что он заверяется электронной подписью, которая придает ему юридическую значимость. Файл без подписи не считается электронным документом.

Что нужно знать об обмене электронными документами

В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:

• Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами.
• Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи.
• Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
• Госорганы — ведомства, которые выдают аккредитации и контролируют работу операторов.

Участники ЭДО передают друг другу документы, заверенные электронной подписью. Получить подпись им помогает удостоверяющий центр. Обмен происходит в системе ЭДО, которую обслуживает оператор. Работу оператора контролируют ФНС и Минцифры.

Кому нужны электронные документы

Электронными документами активно пользуются компании и индивидуальные предприниматели, чтобы организовать безбумажный документооборот. ЭДО особенно актуален для организаций с большим объемом внутренней и внешней документации. Он позволяет им сократить расходы на печать и доставку и сэкономить время на получение подписи второй стороны.

Как работает электронная подпись

Электронная подпись заменяет собственноручную и придает документам юридическую силу. С помощью подписи можно завизировать файлы любых форматов: PDF, JPG, DOC, XLSX и прочих.

Сама электронная подпись — это файл, который формируется криптографической программой. Каждый раз, когда пользователь подписывает документ, создается новый файл. Это гарантирует безопасность использования подписи.

В Диадоке есть визуализация электронной подписи — синий штамп. Он содержит информацию о том, что документ был передан через оператора СКБ Контур, а также о том, кто и каким сертификатом электронной подписи его заверил.

Синий штамп на печатной форме в Диадоке

Поможем быстро получить электронную подпись и начать работать в Диадоке

Где взять электронную подпись

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Это один из крупнейших центров в России, который выпускает больше сотни тысяч новых сертификатов в месяц и аккредитован Минцифры. Список документов, которые понадобятся, чтобы получить подпись, можно найти на сайте УЦ.

Сертификат электронной подписи будет подготовлен в течение двух дней. Пользователю останется выпустить и установить его. При установке можно будет выбрать съемный носитель или реестр компьютера. Работать на нескольких компьютерах удобнее с носителем, на одном — с реестром.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый защищенный тип подписи, который используют для работы с ЭДО. Она подтверждает, что документ был создан конкретным человеком, а после подписания в него не вносились изменения. Дополнительную безопасность ей обеспечивает ФСБ, которая сертифицирует программное обеспечение. КЭП может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр.

Квалифицированная электронная подпись автоматически придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной, без дополнительных соглашений.

Простая и неквалифицированная электронные подписи

Простая электронная подпись (ПЭП) — это СМС-коды от банков, связки «логин-пароль» в личных кабинетах. Этот тип подписи имеет небольшую степень защиты. ФНС и другие государственные органы, например суды, не принимают документы, подписанные ПЭП.

ПЭП удобна тем, что для нее не нужно дополнительно устанавливать программное обеспечение. Некоторые компании используют этот тип подписи для ведения ЭДО с контрагентами или сотрудниками. Для этого стороны заключают соглашение о том, что признают ПЭП равной собственноручной.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет проверить, что документ был создан конкретным человеком, а информация в нем не менялась после подписания. От КЭП этот тип подписи отличается тем, что НЭП выпускают во всех удостоверяющих центрах, даже неаккредитованных.

Чтобы использовать НЭП для ЭДО с контрагентами или работниками, как и в случае с ПЭП, стороны подписывают соглашение о признании ее равной собственноручной.

Зачем нужен оператор электронного документооборота

Оператор — это компания, которая создает и поддерживает работу системы ЭДО. Сама система необходима для организации юридически значимого документооборота. Некоторые электронные документы компании могут пересылать по email, но не все. Например, электронные счета-фактуры разрешено передавать только через систему оператора ЭДО, приказ Минфина № 14Н. Это связано с тем, что передача данных в системе защищена шифрованием и делает обмен безопасным.

Обменивайтесь счетами-фактурами в пару кликов с Диадоком

Можно ли менять оператора ЭДО

Да, компания может сменить оператора. Для этого нужно расторгнуть договор с текущим и заключить с новым. Насколько быстро и просто получится это сделать, зависит от условий договора. Если на счету компании еще остаются неиспользованные исходящие, понадобится время для оформления возврата средств.

Сколько стоят электронные документы

В системе ЭДО есть входящие и исходящие документы. В зависимости от условий конкретного оператора, тарифицироваться могут оба типа, но обычно пользователи платят за пакет исходящих.

Стоимость отправки электронных документов в Диадоке зависит от размера пакета. Чем больше исходящих покупает пользователь, тем меньше он заплатит за один документ. Подобрать подходящий тариф можно по ссылке. Входящие в сервисе бесплатны с некоторыми исключениями: скачать прайс-лист.

Кто может пользоваться ЭДО

Пользоваться системой ЭДО могут:

• Компании и индивидуальные предприниматели. Обмениваются электронными документами с поставщиками, покупателями и сотрудниками. С помощью ЭДО они быстрее получают подпись второй стороны и ускоряют бизнес-процессы, а также упрощают ведение кадрового документооборота.
• Бюджетные организации. Больницы, школы, вузы, правительства регионов и другие учреждения обрабатывают большое количество документов. Для внутренних они часто используют системы электронного документооборота (СЭД). А сервисы внешнего ЭДО, такие как Диадок, помогают им ускорить работу с подрядчиками.
• Самозанятые и физические лица. Передают своим клиентам и принимают от них электронные документы. Это служит доказательством легальности деятельности и повышает степень доверия заказчиков. Подробнее об ЭДО для самозанятых в нашей статье.

Чаще всего ЭДО пользуются компании и ИП. Электронный документооборот особенно актуален, если они:

• работают со счетами-фактурами и взаимодействуют с ФНС;
• доставляют большое количество документов в другие регионы;
• хотят безопасно хранить большой архив;
• тратят много средств на доставку;
• имеют большой штат сотрудников.

Преимущества ЭДО

С помощью ЭДО компании могут начать эффективнее вести документооборот и ускорить внутренние процессы.

• Быстро обмениваться документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах или регионах. В системе ЭДО отправлять и получать документы можно за несколько секунд.
• Снизить расходы. Больше не нужно тратиться на бумагу и печать, а доставка в системе ЭДО дешевле курьерской или почтовой.
• Упростить взаимодействие с ФНС. По закону 63-ФЗ подписанные электронные документы считаются оригиналами и могут передаваться в ФНС.
• Уменьшить количество ошибок. В системе ЭДО пользователям помогает автоматическая проверка на соответствие форматам документов. Она не допускает файлы с ошибками к отправке. Также проверить XML-файлы можно на сайте.
• Сэкономить время сотрудников. С ЭДО можно быстро согласовывать документы внутри компании и всегда видеть статус каждого. А подписывать и отправлять их можно пакетами в пару кликов.

Быстро получайте подпись второй стороны с Диадоком

Требования к рабочему месту для ЭДО

В зависимости от вашего оператора, технические требования для работы могут меняться. Для комфортной работы в Диадоке подойдут компьютер или ноутбук с современной операционной системой, подключением к интернету и КЭП. Подробные требования можно посмотреть по ссылке.

Где пройти обучение по работе с ЭДО

Разные компании и операторы предлагают онлайн- и офлайн-курсы для обучения работе с ЭДО. Они могут быть в платном и бесплатном форматах, продолжительностью в несколько часов или дней.

Контур.Диадок предлагает бесплатный онлайн-курс для знакомства с ЭДО и системой. Он создан совместно с Контур.Академией и состоит из четырех уроков:

• что такое ЭДО и зачем он нужен;
• как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот;
• об операторах ЭДО;
• практическая работа в сервисе.

Посмотреть, как работает Диадок, можно в коротком видео:

Чтобы помочь новым пользователям быстро вникнуть в основы ЭДО, команда Контур.Диадока разрабатывает целый ряд материалов, которыми можно свободно пользоваться:

• ответы на популярные вопросы для новичков;
• статьи в справочной Диадока;
• вебинары о работе в системе, изменениях в законодательстве и с рекомендациями для бизнеса;
• руководство пользователя с пошаговыми инструкциями о работе в Диадоке.

Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, обратитесь в техподдержку Диадока.

Как перейти на ЭДО

Подключение к системе электронного документооборота обычно не занимает много времени. Все зависит от вашего оператора, наличия КЭП и необходимости интеграции с учетной системой. О том, как подобрать интеграционное решение, мы расскажем дальше в статье.

Если вы хотите просто получать документы от поставщиков, оставьте заявку на подключение к Диадоку. Для вас создадут личный кабинет, в который вы сможете войти по сертификату КЭП и найти своих контрагентов. Если у вас нет КЭП, мы поможем выпустить ее в УЦ Контура.

Чтобы не только получать, но и отправлять документы, потребуется приобрести пакет исходящих. Тогда схема подключения будет выглядеть так:

Поможем подобрать тариф под потребности компании

Виды документов для ЭДО

В ЭДО можно работать практически с любыми документами. Приведем список самых популярных типов, которыми компании обмениваются в Диадоке.

• Акт приемки-сдачи работ (услуг).
• ТОРГ-2.
• Товарная накладная (ТОРГ-12).
• Счет-фактура (СФ).
• Корректировочный СФ.
• Исправленный СФ.
• УПД.
• УКД.
• Исправленный УПД.
• Исправленный УКД.
• Акт сверки.
• Договор.
• Счет.
• Внутренняя накладная (ТОРГ-13).

Это не полный список возможных типов. Более подробный можно посмотреть по ссылке.

Требования к документам в системе ЭДО

Все электронные документы можно разделить на формализованные и неформализованные. Для первых ФНС разработала утвержденные и рекомендованные форматы XML. Для второго типа отсутствуют какие-либо требования по формату, ими можно обмениваться в любом виде.

К формализованным относят счета-фактуры, УПД и УКД. Передавать их можно только в утвержденном ФНС формате XML.

Частично формализованные — это ТОРГ-2, ТОРГ-12, акт выполненных работ, транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, акт сверки взаимных расчетов. Они получили от ФНС рекомендательный формат XML, но их также можно передавать в других форматах.

К неформализованным принадлежат счета, прайс-листы, ТОРГ-13, ТОРГ-14 и прочие. Этими типами можно обмениваться в любых форматах.

Как отправить документы через систему ЭДО

У сервисов ЭДО простой интерфейс, в котором интуитивно понятны базовые возможности. Например, в Диадоке вам нужно просто перейти в раздел «Документы» и нажать «+ Новый документ». На этой странице доступно создание документа прямо в системе.

Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить счет-фактуру, накладную, акт и УПД, остальные документы вы можете загрузить с компьютера. А после останется только нажать кнопку «Подписать и отправить». Диадок проверит вашу электронную подпись, и, если все в порядке, файл уйдет к получателю.

О том, как войти в сервис и начать работать в веб-версии Диадока, рассказали наши эксперты на конференции DiadocDay:

Возможна ли интеграция системы ЭДО с учетной системой

Можно использовать веб-версию электронного документооборота или внедрить интеграционное решение для учетной системы. Второй вариант позволит компании работать с электронными документами в привычном интерфейсе.

Пользователям Диадока доступно четыре варианта интеграции:

• Модуль для 1С — готовое интеграционное решение для пользователей этой учетной системы. Подходит для актуальных версий программы и работает с большинством конфигураций.
• Диадок.Коннектор — облачное решение, которое интегрирует возможности сервиса без вмешательства в учетную систему компании.
• Решение для SAP — обеспечивает бесшовную интеграцию SAP ERP c Диадоком.
• API Диадока — на основе API компании разрабатывают собственные решения для нестандартных учетных систем.

Специалисты Диадока консультируют компании и помогают подобрать подходящее интеграционное решение. Выбор зависит от учетного решения компании, объема документооборота и других особенностей.

С помощью систем ЭДО компании обмениваются электронными документами с контрагентами. Юридическую силу таким документам придает электронная подпись. Чаще всего на электронный документооборот переходят крупные организации, но им также могут пользоваться и небольшие предприятия или предприниматели. ЭДО позволяет сократить расходы на печать и доставку, а также экономит время сотрудников.

Переходите на ЭДО и оцените все возможности Диадока

Источник: www.diadoc.ru