Развитие и применение современных технологий в различных отраслях требуют совершенствования нормативно-правовой базы по применению электронных документов. Решению этой задачи должна содействовать разработка типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.
Под функциональными требованиями понимается перечень требований, реализацию которых должна обеспечивать система для предоставления возможности выполнения пользователями своих задач (функций, обязанностей) в соответствии с установленными нормативными документами. Несмотря на то, что разработка проблемы на научно-методическом уровне в Российской Федерации осуществляется уже более двух десятилетий, практические условия для ее реализации сложились лишь в последние годы. В условиях перехода на безбумажный документооборот архивное хранение электронных документов целесообразно реализовывать в рамках самостоятельной информационной системы, поскольку хранение архивных документов предполагает отличные от делопроизводства процессы работы с документами. С целью информационной совместимости системы оперативного делопроизводства и системы архивного хранения и для поддержания непрерывности жизненного цикла документов необходимо обеспечить преемственность метаданных электронных документов, поэтому одной из основных задач требований является определение обязательного состава метаданных, которые должны быть переданы из системы электронного документооборота и включены в систему хранения. Функциональная их совместимость обеспечивается за счет реализации в системе электронного документооборота ряда требований, включающих требования к отбору документов в соответствии со сроками их хранения, к формированию контейнеров электронных документов и электронных дел, состоящих из электронных документов (контейнеров электронных документов) и к автоматическому формированию описи дел, документов структурного подразделения.
3 вида систем электронного документооборота
The development and application of modern technologies in various sectors require an improvement of the legislative and regulatory frameworks for using electronic documents. It should be facilitated by the development of the Standard Functional Specification for Electronic Document Flow Systems and Electronic Documents Storage Systems in Government Archives. Functional Specification is understood to mean a list of requirements, implementation of which should be provided by the system to enable users to perform their tasks (functions, duties) in accordance with established regulatory documents.
Despite the fact that the development of this problem at scientific and methodological level in the Russian Federation has been carried out for over two decades, the practical conditions for its implementation have only been formed in recent years. In the face of transition to paperless document circulation and since storage of archival records involves a different workflow, archival storage of electronic documents should be implemented within the framework of an independent information system. To ensure the informational compatibility of the operational records management system and the archival storage system in order to maintain the continuity of the life cycle of records means to ensure the continuity of electronic records metadata. Therefore, one of the main requirements is to determine mandatory metadata list to be transmitted from the electronic records management system to the storage system. The interoperability of these systems is ensured by implementing a number of requirements in the electronic records management system, including selection of records in accordance with their storage periods, formation of containers of electronic records containing electronic, formation of electronic files consisting of electronic records (containers of electronic records) and automatically formed inventory files, documents of structural unit.
Принципы электронного документооборота
Электронный документ, матаданные, хранение электронных документов, документная система, управление документами.
Electronic document, matadata, storage of electronic documents, document store, records management.
В современных условиях развития информационного общества одной из наиболее актуальных задач является совершенствование нормативной правовой базы в сфере информационных технологий. Проблемы повышения доверия к электронным документам требуют обеспечения не только их применения в деятельности органов власти и организаций, при взаимодействии с гражданами, но и обеспечения долговременного и постоянного хранения электронных документов. Первым шагом на пути к реализации этой задачи стала разработка и закрепление на уровне нормативного правового акта Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота (далее – СЭД) и системам хранения электронных документов (далее – СХЭД) в архивах государственных органов.
Необходимость разработки функциональных требований к вышеназванным системам была обусловлена несколькими факторами. Во-первых, в условиях многообразия СЭД, вопрос о том, какие требования являются необходимыми и достаточными для обеспечения положений нормативных правовых актов в сфере применения электронных документов и внедрения электронного документооборота, стал одним из наиболее значимых.
Во-вторых, разработка таких требований должна обеспечить условия для формирования единого информационного пространства применения электронных документов. В-третьих, потребность в требованиях подобного рода обусловлена необходимостью осуществления передачи электронных документов из СЭД, реализующей задачи оперативного управления документами в другую информационную систему, которая будет обеспечивать их архивное хранение. Многолетний опыт успешной эксплуатации в органах государственной власти различных информационных систем, в том числе СЭД, привел к накоплению в этих системах значительного объема документированной информации, которая должна быть либо передана на архивное хранение, либо уничтожена. Все это сделало разработку типовых функциональных требований к СЭД и СХЭД не просто актуальной, а неотложной задачей, требующей скорейшего решения.
Определением требований к СЭД на протяжении практически двух десятилетий занимались российские исследователи, однако работы, интегрирующие требования к информационным системам, обеспечивающим оперативную работу с документами в делопроизводстве и требования к информационным системам архивного хранения электронных документов появились только в последние годы. К концу первого десятилетия XXI века в России начинается новый этап в развитии информационных систем делопроизводства и документооборота. В этот период начинается реализация проектов межведомственного электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронной форме, принимаются Правила делопроизводства, содержащие раздел о работе с электронными документами, новый закон «Об электронной подписи» и др. правовые акты. Все это создало условия для перехода к работе с электронными документами, созданными без предварительного документирования на бумаге. В условиях перехода на безбумажный документооборот одним из важнейших стал вопрос обеспечения хранения электронных документов.
Рассмотрение этого вопроса требует уточнения двух аспектов: что именно понимается под электронным документом, и о каком хранении идет речь.
Определение электронного документа, включенное в 2010 г. в федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» позволяет отнести к электронным документам, самую разную документированную информацию. Кроме того, по мере внедрения информационных технологий, понятие «электронный документ» стало использоваться во многих законодательных и отраслевых нормативных правовых актах в разных контекстах. В практической деятельности к электронным документам относят: электронные документы, жизненный цикл которых протекает только в электронной среде; электронные (цифровые) копии документов на бумажной основе и других носителях информации; базы данных (реестры, списки, кадастры и др.); веб-документы.
Установление функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов опирается на ряд методологических решений, позволяющих осуществить передачу электронных документов из СЭД в СХЭД по информационно-коммуникационным сетям, обеспечить непрерывность жизненного цикла электронных документов в различных информационных системах на основе преемственности метаданных электронных документов. Важным фактором для успешного осуществления этих задач является функциональная совместимость СЭД и СХЭД на основе реализации требований к обеспечению в СЭД процессов экспертизы ценности электронных документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
Ларин, М. В. Электронные документы: вопросы теории и практики // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. – 2015. — № 2. — С. 53-63.
Ларин, М. В., Романченко, Е. В., Юмашева, Ю. Ю. Разработка комплексных архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти // Вестник архивиста. — 2014. — № 3. — С. 209-224.
Янковая, В. Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. — 2018. — № 2. — С. 23-30.
LARIN, M. V. Elektronnye dokumenty: voprosy teorii i praktiki [Electronic documents: Issues of theory and practice. In Russ.]. IN: Vestnik RGGU. Seriya: Dokumentovedenie i arkhivovedenie. Informatika. Zashchita informatsii i informatsionnaya bezopasnost’ [Bulletin of the RSUH. Series: Documentation and archival science.
Informatics. Protection of information and information security], 2015, no. 2, pp. 53-63.
LARIN, M. V., ROMANCHENKO, E. V., YUMASHEVA, Yu. Yu. Razrabotka kompleksnykh arkhivovedcheskikh i dokumentovedcheskikh funktsional’nykh trebovanii k informatsionnym sistemam, obespechivayushchim ehlektronnyi dokumentooborot v processe vnutrennei deyatel’nosti federal’nykh organov ispolnitel’noi vlasti [ Development of complex archival and document functional requirements for information systems that provide electronic document flow in the process of internal activities of federal executive bodies. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2014, no.
3, p. 209-224.
YANKOVAYA, V. F. Normativnoe regulirovanie ponyatiinogo apparata v sfere upravleniya ehlektronnymi dokumentami [Statutory regulation of conceptual framework in the field of electronic records management. In Russ.]. IN: Otechestvennye arkhivy, 2018, no. 2, pp. 23-30.
Сведения об авторах
Суровцева Наталия Геннадиевна, кандидат исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, доцент, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Surovtseva Nataliya Gennadievna, PhD in History, associate professor, Russian State University for the Humanities, assistant professor, Moscow, Russian Federation, +7-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
В редакцию статья поступила 9.11.2018 г., опубликована (для цитирования):
Суровцева, Н. Г. Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения // Вестник архивиста. – 2019. — № 1. – С. 102-113. doi 10.28995/2073-0101-2019-1-102-113
Submitted 9.11.2018, published (for citation):
SUROVTSEVA, N. G. Trebovaniya k sistemam elektronnogo dokumentooborota i sistemam khraneniya elektronnykh dokumentov: problemy i resheniya [Requirements for Electronic Document Flow Systems and Electronic Documents Storage Systems: Problems and Solutions. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 1, pp. 102-113. doi 10.28995/2073-0101-2019-1-102-113
Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.
Источник: www.vestarchive.ru
Электронный документооборот (ЭДО) и его виды
Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.
Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.
Чем будет полезен ЭДО для вас:
- С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
- Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
- ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
- Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.
Функции электронного документооборота
Основной функционал системы ЭДО заключается в том, чтобы облегчить работу сотрудников. С его помощью вы сможете:
- Осуществлять регистрацию документов.
- Контролировать процессы исполнения по документам.
- Создавать справочники и работать с ними.
- Контролировать движения как бумажных, так и электронных документов, вести историю взаимодействий.
- Создавать и редактировать реквизиты.
- Формировать отчеты по документообороту организации.
- Импортировать документы из файлов на компьютере или из интернета.
- Создавать новые документы в системе по шаблонам.
- Работать с разными версиями документов.
- Электронно отправлять и получать документы.
- Работать с различными папками.
- Получать отсканированные документы и распознавать их в системе.
- Ограничивать доступ к хранящейся информации.
Как работает ЭДО?
Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.
Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.
Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.
Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:
- Электронные счета-фактуры;
- Трудовые книжки;
- Часть кадровых документов;
- Больничные листы и др.
Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:
Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».
На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.
Виды электронного документооборота
Само по себе понятие документооборот подразумевает работу с большим количеством информации, которая подвергается различной классификации. Практически любая компания ведет учет по следующим видам документов:
- Производственные
- Управленческие
- Архивные
- Налоговые
- Кадровые
- Бухгалтерские
- Складские
- Технические и т.д.
Документов может быть столько, сколько отраслей деятельности ведет предприятие. Кроме этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:
- по сфере правовых отношений между участниками;
- по характеру передаваемых документов.
По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:
- внутренний ЭДО;
- внешний ЭДО;
- ЭДО с государственными органами.
Дальше мы подробнее рассмотрим каждый из них.
Внутренний ЭДО
Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.
Документы внутреннего документооборота:
- Приказы
- Уставы
- Заявления
- Протоколы совещания
- Инструкции
- Регламенты
- Служебные записки и т.д.
Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.
Главные задачи внутреннего ЭДО:
- Увеличить скорость обмена документами и информацией между работниками.
- Упростить получение сведений из приказов и других нормативных актов.
Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.
Внешний ЭДО
Внешний документооборот (межкорпортативный) подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах. Другими словами – этот вид ЭДО обслуживает внешнюю связь организаций.
Документы внешнего документооборота:
- Бухгалтерская отчётность
- Налоговая отчётность
- Декларации
- Счета-фактуры
- Накладные и т.д.
Условно внешний ЭДО можно также поделить на две группы:
- Бизнес – бизнес. Включает в себя документооборот с контрагентами предприятия. Сюда можно отнести всю первичную документацию, счета-фактуры, договоры и т.п. В эту же группу входят дистанционное банковское обслуживание и коммерческие электронные площадки.
- Бизнес – государство. Эта группа внешнего документооборота включает в себя электронную отчетность в государственные органы, предоставление ЭД по требованию в ФНС. Сюда же входит единая информационная система по закупкам и взаимодействие с судами, Роскомнадзором, Росимуществом и т.п.
ЭДО с государственными органами
В 2011 году МинФин РФ принимает решение, разрешающее использовать счета-фактуры в электронном виде при наличии ЭЦП. Именно это решение стало стартом к дальнейшему созданию различных информационных систем электронного документооборота.
Таким образом большая часть государственных учреждений постепенно стала переходить на систему ЭДО. Индивидуальные предприниматели, юридические лица получили возможность более оперативно взаимодействовать с налоговой службой, фондом соцстраха и пенсионным фондом
Чтобы отправлять документы в Фонд социального страхования компания-организатор должна предварительно заключить договор с оператором ЭДО. Кроме этого потребуется установка необходимого ПО, которое будет совместимо с ПО ФСС, а также получить электронную подпись. Затем потребуется заключить договор о подключении к ЭДО с ФСС. Выполнив эти процедуры, компания-страхователь становится участником системы ЭДО с ФСС и имеет возможность отправлять отчетность в электронном формате.
Для обмена документами с ФНС можно заключить договор с любым оператором ЭДО. Главным условием отправки – является ЭЦП. Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью
Перед тем как начать обмениваться документами с ПФР необходимо заполнить заявление, что отчетные документы будут поступать в электронном виде. Затем потребуется подписать специальное соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Эти два пункта важны, иначе ПФР не будет принимать ваши электронные отчеты.
Бланки отчетов находятся на сайтах каждого из ведомств. Для ПФР соглашение распечатывается в двух экземплярах, а заявление в трех. После подачи их в ведомство обращение рассматривается от двух неделю до месяца. Решение вы получите в письменном виде.
Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам!
Особенности электронного документооборота
Преимуществ у электронного документооборота много, но мы перечислим основные из них:
- Хранение документов организации становится централизованным и структурированным.
- Сократятся расходы на печать, почтовые рассылки.
- Не будет необходимости хранить бумажные экземпляры документов.
- Процедуры формирования, согласования и утверждения будут регламентированы единым бизнес-процессом.
- Сократится время работы с документами, а время подписания ускорится.
- Любые операции с документами можно осуществлять в режиме онлайн из любой точки, где есть интернет.
- Находить документы будет проще и быстрее.
Выводы
Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.
Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.
Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:
- Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
- Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
- Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
- Увеличится скорость оплаты от контрагентов.
Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:
Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.
Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.
Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.
Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности
Источник: www.1cbit.ru
Требования к системе электронного документооборота
Эффективная работа с документами подразумевает, что система электронного документооборота (СЭД) соответствует по своим возможностям и функционалу потребностям пользователя и требованиям нормативных документов.
Сегодня уже нет необходимости убеждать компании в целесообразности перехода на электронный документооборот. Речь идёт о его эффективности, ведь от этого зависит не только удобство делопроизводства, но и качество и оперативность принимаемых управленческих решений.
Системы электронного документооборота автоматизируют и упрощают работу с документами в компании, начиная от их создания и до передачи в архив. Вместе с этим электронный документооборот радикально улучшает взаимодействие сотрудников компании между собой, с контрагентами и государственными органами. Подбирая СЭД, необходимо удостовериться, что её функционал и возможности помогут в решении этих задач.
Требования компании к СЭД
В каждой компании есть свои особенности делопроизводства в зависимости от специфики её деятельности и организации документооборота. Однако основные процессы, такие как регистрация документа в системе, разграничение доступа, установление сроков хранения и т.п. являются общими практически для любой компании.
В части делопроизводства функционал СЭД должен обеспечивать:
- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
- возможность классифицировать документы и сортировать их по категориям;
- поиск необходимых документов по их атрибутам и по содержанию;
- возможность перевода бумажных документов в электронный вид;
- ведение архива;
- формирование отчетности;
- обеспечение конфиденциальности и управление доступом;
- обмен документов между различными подразделениями компании, в том числе территориально удалёнными друг от друга;
- интеграцию с электронной почтой и стандартными офисными программами;
- возможность использования юридически значимой электронно-цифровой подписи.
С точки зрения организации рабочих процессов компании СЭД должна позволять:
- создание проектов документов, их согласование и утверждение;
- создание поручений;
- контроль исполнения;
- хранение истории версий документов;
- протоколирование действий пользователей;
- возможность обсуждения документов и т.д.
Система электронного документооборота следует за развитием компании и по мере необходимости расширяет свой функционал. Это значит, что необходима возможность внесения изменений в СЭД, в том числе силами собственных специалистов.
Если компания использует межведомственный электронный документооборот, СЭД должна давать такую возможность. Информационная безопасность — ещё одно важное обязательное требование к СЭД.
Требования к системе документооборота со стороны пользователей
Пользователи СЭД ждут, что она окажется проста в освоении и удобна в работе. Дружелюбный интерфейс, продуманный справочник по работе с программой, техподдержка со стороны разработчика — всё это помогает сотрудникам компании быстро освоиться с новой системой и эффективно использовать её возможности
С точки зрения конкретного пользователя система электронного документооборота должна давать возможность:
- организовать хранение персональных документов и файлов с предоставлением доступа к ним коллегам;
- настроить систему для выполнения задач конкретного пользователя;
- отображать на рабочем столе сотрудника только ту информацию, которая ему необходима;
- обеспечить удаленный доступ к системе с мобильных устройств.
Система электронного документооборота ЭТЛАС отвечает всем перечисленным требованиям.
Её функционал включает в себя все общепринятые этапы документооборота. Демоверсия СЭД даёт возможность в полной мере с ним ознакомиться. Также с помощью редакторов и графических конструкторов систему можно легко адаптировать к особенностям деятельности любой организации. При этом от пользователя не требуется никаких специальных знаний, достаточно лишь владеть компьютером на базовом уровне.
Источник: atlas-soft.ru
