Бизнес встреча что это такое

От делового общения с партнерами зависит успех предприятия и количество заключенных сделок. Поэтому предприниматель должен знать, каким образом общаться со своим партнером, чтобы получить требуемый результат. О том, что собой представляет деловая встреча, мы подробнее расскажем в нашей статье.

Любая деловая встреча – это своеобразная бизнес-площадка. В ходе таких встреч предприниматели делятся опытом, обсуждают новые идеи и планируют совместное взаимовыгодное сотрудничество. Если доверительных отношений между партнерами не сложится, это негативно повлияет на результат беседы.

В ходе деловых встреч предприниматели делятся опытом, обсуждают новые идеи и планируют совместное взаимовыгодное сотрудничество.

Различают официальные и неофициальные виды деловых встреч. Первый вариант считается более «строгим»: его регламент определен заранее, а темы, которые должны быть освещены, известны всем участникам заранее. Второй вариант ближе к дружеской встрече, только предметом разговоров становится обсуждение рабочих моментов. Серьезные переговоры часто состоят из 2-х этапов: официальной части и фуршета. Кроме того, по количеству людей выделяют такие разновидности, как коллективная или личная встреча.

Бизнес встреча с Дмитрием Белоусовым и партнерами в Киеве. Как это было

Как провести

Перед тем как организовать и провести встречу делового характера, стоит к ней подготовиться. Для начала нужно знать особенности таких переговоров. А они заключаются в том, что особое внимание тут уделяется жестам, мимике и интонации. Эти психологические моменты важны, потому что беседа происходит лично, и здесь вступают в силу законы человеческой психологии. Нужно суметь расположить человека к себе, завоевать его доверие.

Но как же подготовиться к встрече? Можно использовать следующие этапы:

1. Собрать максимум информации о партнере. Для этого можно провести мини-исследование. Данные берутся из различных источников: корпоративные сайты, страницы в социальных сетях, СМИ. Любые данные могут пригодиться.
2. Создание положительного имиджа. Встречают по одежке, поэтому для деловых переговоров нужно соответственно одеться. В большинстве случаев подойдет деловой стиль одежды, но не очень строгий. Некоторые психологи советуют использовать одну уловку, чтобы расположить к себе партнера: одеться чуть хуже, чем он. Тогда партнер не будет чувствовать себя скованно. В выборе одежды нужно отталкиваться от предыдущего этапа. Например, если вы узнали, что партнер – серьезный человек, который состоит в политической партии и часто посещает крупные мероприятия, то на встречу с ним нужно прийти в классическом костюме. А если сбор информации показал, что партнер не страдает условностями, можно позволить одеться проще, в джинсы и водолазку.
3. Первое впечатление. Психологи утверждают, что первое впечатление всегда самое сильное, и складывается оно за пять минут общения. Заранее продумайте, что говорить на деловой встрече в начале. Речь надо продумать таким образом, чтобы она была естественной. В деловых переговорах часто ценятся две вещи: развитый интеллект и чувство юмора. Есть проверенный шаблон: при первой встрече озвучивается имя и отчество партнера (чтобы не было ошибки), потом стоит представиться и назвать свою компанию. Затем происходит обмен рукопожатиями, и начинается беседа. Ее лучше начать с отстраненных тем, а к делу перейти позже.
4. Правильно построить беседу. Личная встреча с партнером всегда является сложной с психологической точки зрения. Поэтому лучше использовать определенные приемы, чтобы суметь наладить контакт с человеком. Во-первых, сразу надо дать понять партнеру, что перед ним деловой человек. Для этого можно огласить регламент и цель встречи. Во-вторых, надо правильно ставить вопросы, чтобы они были короткими и четкими. Вопросы стоит подготовить заранее и заучить. И в-третьих, вести себя нужно спокойно и уверенно.

В деловых переговорах часто ценятся две вещи: развитый интеллект и чувство юмора.

Правила

Специалистами разработаны правила деловых встреч:

ОВР Шоу: Бизнес встреча

1. Планировать встречу заранее. Имеется в виду утверждение организационных моментов, таких как время, место и план мероприятия.
2. Без опозданий. Опоздания недопустимы, они могут испортить первое впечатление. Кроме того, если прийти пораньше, можно собраться с мыслями и морально настроиться, а это поможет.
3. Подготовить материалы. Это могут быть буклеты, документы и другие материалы, которые могут пригодиться в переговорах.
4. Выключить сотовый телефон. Ничто не должно отвлекать от деловой беседы с партнером. А если вы ждете важный звонок, то стоит заранее об этом уведомить партнера.
5. Соблюдать этикет. Это значит, не перебивать человека, говорить спокойным тоном, быть вежливым.
6. Строго следить за временем. Время – деньги, поэтому не стоит затягивать встречу с партнером. Следует заранее обговорить временные рамки и соблюсти их.

В заключение

Чтобы эффективно провести деловую встречу с партнером или клиентом, нужно к ней основательно подготовиться. Самый важный этап – это сбор информации о человеке, ведь именно он поможет поймать нужный лад общения. После этого происходит предложение о деловой встрече. Сейчас популярно предложение о встрече в деловом письме по электронной почте. Участие в деловых встречах для каждого предпринимателя чрезвычайно важно, поэтому пренебрегать этим моментом не стоит.

Источник: zhazhda.biz

Онлайн-встречи — что это, как проходят, форматы

Донецкий национальный университет. Учетно-финансовый факультет, специальность «Учет и аудит» (2014-2018). Кафедра философии, специальность «Социальная философия» (2018-2021).

Дата публикации:
Видеовстречи с возможностью записи без ограничений по времени

COVID-19 перевел общение между людьми в онлайн-формат. В период пандемии живые встречи считались опасными, а потом и вовсе были запрещены. В ноябре 2022 уровень заболеваемости продолжает падать, но онлайн-встречи по-прежнему в тренде. Что значит онлайн встреча, какие существуют форматы дистанционного общения, как организовать удаленную конференцию — разбираемся ниже!

Что такое онлайн-встреча простыми словами

Онлайн-встречи — это веб-конференции, в которых собеседники общаются в интернете через приложения. Для этого нужен гаджет (смартфон, ноутбук, планшет), стабильное подключение к интернету и одинаковое приложение у всех участников. Обсуждают разное: от будничных дел до масштабных рабочих вопросов. В ходе онлайн-встречи живые контакты исключены.

Встреча онлайн и офлайн: в чем разница

Вот несколько основных отличий виртуальной конференции от общения на реальных встречах:

1. Встреча в режиме онлайн не требует времени на дорогу. Достаточно включить интернет и созвониться с другим человеком (или группой людей). Это экономит время, ресурсы и силы. Такой формат удобен жителям мегаполисов, которые раньше часами простаивали в пробках ради присутствия на совещании или на дружеских посиделках.
2. Онлайн встреча будет длиться столько, сколько нужно. Ее продолжительность зависит только от возможностей собеседников и тарифов программы. Разные города, режим работы заведений, разница часовых поясов — все это больше не влияет на удобство звонков.
3. В ходе онлайн встречи собеседник всегда на приятной дистанции. Он не сможет увидеть больше, чем ему покажут. Достаточно установить веб-камеру на уровне портретной съемки. Более того — часто камеру не используют вовсе, а видео-конференция фактически становится стандартным звонком с демонстрацией экрана. Удобно, если нет времени или ресурсов на подготовку костюма, макияж, прическу.
4. Проведение онлайн встреч гарантирует удобство: презентацию выводят на экран, раздаточный материал не нужен, спикер говорит без искажений, высказывается в полном объеме, его никто не отвлекает шумом и разговорами.

На скрине предложены варианты открытых на ПК вкладок, которые будут выводиться на экран во время онлайн-встречи. Приложение Zoom

1. Живые встречи иногда перерастают в масштабные и неконструктивные дискуссии: собеседники превращаются в оппонентов, перебивают друг друга, игнорируют банальную вежливость или даже переходят на личности. Провести онлайн-встречу легче: организатор может ограничить доступ к микрофону и видео других участников, кроме спикера. Присутствующие должны ждать своей очереди, либо «поднимать руку», если хотят что-то сказать. К тому же в распоряжении всех участников веб-конференции есть общий чат. Туда можно написать сообщение, задать вопрос, прикрепить файл, звуковую запись или презентацию.
2. Онлайн-встреча прошла, и организатор может получить ее запись. При живом общении часть диалога неизбежно стирается из памяти, а спустя несколько недель участники нередко помнят только объект обсуждения.

Мы предложили плюсы онлайн встречи. Но у такого формата есть и недостатки:

1. Звонки через интернет могут не состояться, если у собеседника не будет стабильного интернета, смартфона или ноутбука. На офлайн-собраниях интернет нужен редко.
2. Общение в сети лишено той эмоциональности и духовной близости, какая может возникнуть при диалоге вживую. Если камера отключена, сложно понять, в каком настроении собеседник и о чем думает. Как сообщает исследование Cyberpsy, у тех, кто общается только в сети, игнорируя действительность, снижен уровень самомотивации и эмоциональный интеллект.
3. Есть ограничения приложений и программ для звонков. Из объективных лимитов: продолжительность звонка в бесплатной версии и число участников. Субъективно человеку может не понравиться дизайн интерфейса, юзабилити приложения, сложности с настройкой демонстрации экрана, наличие или отсутствие чатов.

Как проходят онлайн встречи

Встреча участников онлайн-занятия должна быть подготовлена заранее:

1. Сначала назначают организатора. Он модерирует и протоколирует встречу. Чаще всего обговаривание правил и презентация спикера происходит устно. Реже — участники заранее получают копию корпоративного акта, регулирующего онлайн-звонки.

Все участники встречи смогут видеть пометку «Организатор»

1. Организатор определяет повестку. Чтобы онлайн-встреча принесла плоды и не растянулась на несколько скучных часов, он тезисно готовит темы для обсуждения. Также он приглашает на онлайн-выступление спикеров и регламентирует время на вопросы и комментарии.
2. Видео встреча онлайн проходит технический тестинг. Организатор сам или вместе с техподдержкой проверяет доступ к приложению, работу микрофона, веб-камеры, скорость интернета и другие параметры.

А вот пара предложений, как эффективно провести деловую встречу онлайн:

1. Стоит вовремя начать. Подготовку к созвону лучше начать за 15-30 минут до назначенного часа.
2. Следите за дедлайном. Оптимально — заранее сделать тайминг и добавить его в рассылку участникам. Если неизвестно, сколько будет длиться встреча, укажите максимальное время, на которое рассчитываете.

Обратите внимание!Заранее уточните часовые пояса всех участников созвона. Хороший тон — когда звонок длится меньше 90 минут, если между собеседниками больше 3-х часов разницы.

1. Следите за очередностью выступлений и общим порядком. Онлайн встреча — это удобный формат для бесперебойного выступления. Если у кого-то из участников будет включен микрофон, организатору стоит его выключить — это можно сделать самому или попросить об этом владельца микрофона. Оптимально, когда для рубрики «Вопрос-ответ» выделено время в конце выступления.

Но не только организаторы должны готовиться к мероприятию. Мы предлагаем практические советы участникам, чтобы звонок не превратился в хаос:

1. Проверьте настройки приложения и дайте программе доступы к камере и микрофону. Лучше сделать тестовый звонок и проверить, все ли работает.
2. Продумайте фон. Большая часть программ предлагает цветные фоны или пейзажи. Если не хотите делать размывку или ставить картинку, уберите не относящиеся к работе вещи, отрегулируйте освещение, приведите себя в порядок. Положите на стол все, что вам потребуется, чтобы во время конференции не отходить от камеры.
3. Отключите уведомления и закройте окна. Выступлению часто мешают сторонние разговоры, фоновые шумы, звуки автомобилей с улицы или диалоги домашних.
4. Подготовьте презентацию. Чаще всего спикер выводит визуал на экран. При желании файл можно разослать всем участникам конференции или прикрепить в общем чате.
5. Следите за временем. Особенно если дедлайн выступления известен заранее. Если нет — уместное время выступления 10-15 минут. Более длинный монолог заставит присутствующих зевать.
6. Следите за сутью выступления. В речи стоит минимизировать слова-паразиты, вводные конструкции, повторы, литературные подводки, лирические отступления и прочее подобное. Если онлайн встреча проходит с деловыми партнерами или коллегами, стоит избегать эмоциональности. Опираться важно не на личностное восприятие, а апеллировать к фактам.

В любой групповой онлайн встрече стоит избегать длительных дискуссий между 2-3 участниками. Если возникают вопросы, которые нужно решать долго, лучше это сделать в личных сообщениях.

Определение деловой встречи

Независимо от отрасли, в которой вы работаете, или от того, чем вы занимаетесь, неизбежно, что в какой-то момент вам понадобится принять участие в деловой встрече. Некоторые рабочие места, особенно офисные, проводят несколько встреч в день, в то время как другие могут проводить их только раз в несколько недель. Тем не менее, важно знать, какие темы обсуждаются на встречах на вашем рабочем месте, как должна проводиться эффективная встреча и какие правила этикета следует соблюдать во время встречи. Если вы отвечаете за проведение собрания, вам может потребоваться придумать ледоколы для участников или делать заметки или протоколы на собрании.

Что такое деловая встреча?

По сути, деловая встреча — это собрание двух или более человек для обсуждения идей, целей и задач, касающихся рабочего места. Деловые встречи можно проводить лично в офисе или в другом месте, или даже по телефону или по видеоконференции. Встречи проходят с сотрудниками, менеджерами, руководителями, клиентами, потенциальными клиентами, поставщиками и партнерами, а также с любыми другими лицами, имеющими отношение к организации. В большинстве случаев встреча должна состояться, когда рассматриваемый вопрос не может быть должным образом передан по телефону или по электронной почте и требует личного взаимодействия с одним или несколькими людьми.

Целью деловой встречи часто является принятие важных решений относительно организации. Независимо от того, решается ли это вопрос отдела, например, как увеличить маркетинговый бюджет, или более крупный организационный вопрос, например, сколько людей уволить в переходный период, собрание помогает четко донести идеи. При личном общении с важными заинтересованными сторонами легче эффективно передать важную информацию, чтобы принять нужное решение.

Другая распространенная цель встреч — делать важные объявления. Это могут быть организационные изменения, операционные планы или изменение направления компании. Часто встречи проводятся, когда руководители высшего звена присоединяются к команде или покидают ее, или когда компания отмечает важную веху или успех. Подобные встречи могут способствовать повышению вовлеченности сотрудников и организационной гармонии.

Деловые встречи также помогают разрешать конфликты и решать сложные проблемы. Конфликт может быть обычным явлением на рабочем месте, когда в одной команде работают разные люди. Хотя некоторые конфликты полезны и могут способствовать росту, они также могут быть нежелательными и требовать быстрого разрешения. Проведение встречи может помочь сторонам достичь взаимопонимания. Более крупные проблемы, в которых участвуют несколько заинтересованных сторон, имеют больше шансов быть решены на деловой встрече, когда все важные люди находятся в одном месте и работают над достижением одной цели.

Обзор прогресса компании или проекта также является общей целью деловых встреч. Здесь организация отслеживает, как команда работает над конкретным проектом или как компания в целом работает с запланированными целевыми доходами. Проводя частые встречи для проверки хода выполнения, организации гарантируют, что все соответствующие стороны осведомлены о статусе важных результатов.

Как проводить эффективные деловые встречи

Хотя деловые встречи помогают организациям принимать решения и решать сложные вопросы, иногда они могут неэффективно использовать время, если не проводятся должным образом. Когда люди приходят на встречи неподготовленными, не обращают внимания и не следят за действиями, это можно рассматривать как пустую трату времени.

Чтобы время использовалось эффективно, необходимо активное участие как организатора, так и участников деловых встреч. Если вы организовываете встречу, подготовьте повестку дня встречи с точным указанием того, что будет рассмотрено. Если есть вопросы, к которым участникам следует подготовиться, не забудьте дать им достаточно времени для этого. Некоторые встречи проводятся на регулярной основе, например, еженедельные встречи с командой. Для такого рода встреч создайте шаблон повестки дня и каждую неделю заполняйте уникальные вопросы.

Внимательно просмотрите список участников и пригласите на встречу только ключевые заинтересованные стороны. Если кто-то, кому необходимо присутствовать на собрании, не может присутствовать, возможно, вам придется перенести его на другое время. В противном случае проведение встречи с отсутствующей заинтересованной стороной, необходимой для принятия решений, может оказаться неэффективным.

Время ценно, и важно уважать то, что люди, которые посещают вашу встречу, находят для этого время вне своего рабочего дня. Поэтому очень важно, чтобы встреча начиналась и заканчивалась вовремя. При составлении повестки дня решите, сколько времени вам нужно потратить на каждый пункт, и проведите встречу по часам. Если вы чувствуете, что встреча идет не по плану, постарайтесь сдержать ее, попросив людей придерживаться тем, стоящих в повестке дня. Если возникают другие важные вопросы, перенесите их для дальнейшего обсуждения в другой момент.

Чтобы не пропустить ни один важный вопрос, затронутый на встрече, делайте заметки, также называемые протоколами. Вы можете написать или набрать их самостоятельно во время собрания или назначить кого-нибудь из участников собрания, который сделает за вас заметки. Так вы сможете сконцентрироваться на обсуждении. После встречи обязательно просмотрите заметки, добавьте недостающие элементы и отправьте их важным заинтересованным сторонам. Наличие письменного отчета о том, что обсуждалось на собрании, может быть полезно, если в будущем возникнут проблемы.

После того, как деловая встреча закончится, обязательно проследите за всеми пунктами, которые были решены. Возможно, вам потребуется отправить напоминания своим коллегам или связаться с ними, чтобы убедиться, что они выполнили свои задачи. Если есть какие-либо нерешенные вопросы, которые не были решены к установленному сроку, вам может потребоваться дополнительное обсуждение с этим человеком.

Деловая встреча ледоколов

Для некоторых деловых встреч, особенно тех, на которых участники не очень хорошо знают друг друга, требуются ледоколы. Веселые вопросы или короткие задания по укреплению тимбилдинга могут помочь снизить напряженность и уравнять всех. Один из самых простых способов сломать лед на встрече — задать вопрос, раскрывающий уникальную или интересную причуду каждого человека. Ответы на такие вопросы помогают людям общаться друг с другом. Вот некоторые примеры:

• Если бы вы были животным, кем бы вы были и почему?
• Где самое интересное место, где ты был?
• Если бы вы могли встретить любую историческую фигуру, кто бы это был и почему?

Вопросы о ледоколе не должны касаться темы встречи. Они созданы для того, чтобы люди разговаривали и слушали друг друга. Еще один замечательный ледокол для встреч включает в себя то, что каждый участник говорит две правды и ложь, а остальные участники должны угадывать, какой из пунктов является ложью. Это отличный способ познакомиться с людьми на встрече.

Ледоколы также могут быть в форме групповых занятий. Например, попросите участников собрания найти на собрании кого-нибудь, у кого есть что-то общее с ними, например, домашнее животное или марка автомобиля. Это заставляет людей вставать со своих мест и разговаривать с другими людьми, с которыми они не могут разговаривать.

Некоторые ледокольные мероприятия требуют небольшой подготовки со стороны организатора встречи. Одно из упражнений включает в себя написание имен знаменитостей на небольших листах бумаги и наклеивание имени на спину каждого участника. В этой игре каждый участник должен задавать вопросы «да» или «нет» о человеке, чье имя у них на спине, пытаясь угадать, кто это.

Этикет деловых встреч

Хотя культура вашей организации будет определять, как вам следует вести себя на деловых встречах, есть некоторые аспекты этикета встреч, которые являются универсальными. Один из лучших способов прийти на встречу — подготовиться. Это означает, что вы знаете, что стоит на повестке дня, и выполнили подготовку или исследование, чтобы согласовать те пункты, за которые вы отвечаете. Например, если пункт повестки дня включает обсуждение маркетингового плана, над которым вы работаете, важно прийти на встречу с заметками к плану в руках, готовыми обсудить их подробно. Не менее важно прибыть вовремя.

Сосредоточение внимания на встрече вместо смартфона или ноутбука — еще один способ продемонстрировать свой профессионализм, поэтому выключайте телефон и выключайте ноутбук во время встречи. Если вам нужно получить доступ к каким-либо файлам на вашем ноутбуке для встречи, обязательно отключите электронную почту, чтобы вас не отвлекали входящие сообщения. Помните, что встреча требует вашего внимания, и разделение его между телефоном или ноутбуком не приведет к эффективному обсуждению.

Хороший слушатель и активный участник — главные аспекты деловой встречи. Обязательно следите за тем, что говорят люди, задавайте вопросы, когда вы в чем-то не уверены, и давайте ответы или идеи по вопросам, за которые вы несете ответственность. Ваш язык тела также является частью активного участия; это значит сидеть прямо, а не сутулиться на стуле и смотреть в глаза людям, с которыми вы разговариваете.

В зависимости от типа собрания, которое вы посещаете, вы можете отправить благодарственное письмо организатору собрания или людям, с которыми вы встречались. Это может быть уместно, если вы встречаетесь с важным клиентом или потенциальным клиентом. Вы можете поблагодарить их за уделенное время и повторить некоторые важные вещи, которые вы обсуждали на встрече, чтобы продемонстрировать свой энтузиазм.

Шаблон протокола деловой встречи

Когда вам нужно записать протокол встречи, это может показаться сложной работой. Несколько советов помогут вам отметить все важные моменты встречи и ничего не упустить. Важно понимать, зачем нужны минуты. Записи, сделанные во время встречи, предназначены для записи того, что там происходило.

Эти заметки могут быть полезны участникам, чтобы запомнить, что было сказано, или они могут предоставить разбивку встречи для тех, кто не смог присутствовать. В результате важно записать все ключевые вопросы, обсужденные во время встречи, включая принятые решения, задачи или запланированные следующие шаги, а также достигнутые решения.

Перед посещением встречи напишите простой шаблон, который вы можете заполнить, делая заметки. Получите копию повестки дня собрания и используйте ее в качестве руководства. Вверху повестки дня добавьте место для записи имен всех участников собрания. Если отсутствуют ключевые заинтересованные стороны, вы также должны отметить это на тот случай, если вам потребуется связаться с ними позже. В зависимости от типа встречи и обсуждаемых тем в шаблон протокола можно добавить ряд элементов:

• Дата и время встречи.
• Дата и время следующей встречи, если она запланирована.
• Имена участников и имена всех основных недостающих заинтересованных сторон.
• Принятые решения или обсужденные варианты по каждому пункту повестки дня.
• Следующие шаги по каждому пункту повестки дня.
• Пункты повестки дня, которые не обсуждались на встрече, но будут перенесены на следующую встречу.
• Любые новые дела, не указанные в первоначальной повестке дня.
• Задачи или элементы действий и лиц, которым они были назначены, включая сроки выполнения, если они указаны.

Разработав шаблон для протокола встречи, вы сможете лучше записывать важные выводы и следить за любыми необходимыми делами после встречи.

Источник: ru1.financieremedia.com