Тонны правок заставили отложить релиз в шестой раз. Из-за сорванных дедлайнов ушёл важный клиент или того хуже — испорчена репутация. Если такие ситуации вам знакомы, то стоит пересмотреть свой подход в постановке задач, ведь повлиять на результат можно ещё на самом старте.
2439 просмотров
Меня зовут Александр Стихарев, я основатель сервиса для управления проектами Shtab. В этом тексте я собрал семь советов и практические рекомендации от коллег о том, как ставить задачи, чтобы исполнитель понимал не только «когда», но лучше представлял «как» и знал «для чего».
Выбирайте подходящего сотрудника
Вам нужно выполнить задачу. Конечно, вы можете поручить её Олегу, который отлично знает тему, ответственен и уже решал такие вопросы. Любому руководителю хочется быть уверенным в результате и лишний раз не переживать по этому поводу.
Проблема в том, что часто у опытных сотрудников складывается большая нагрузка, ведь в бизнесе не бывает неважных задач. Когда рука в третий раз за неделю тянется к чату с Олегом, подумайте о двух вещах:
- талантливый и ответственный сотрудник может выгореть на работе, демотивироваться или просто уйти;
- наверняка в компании есть сотрудники, которым нужен шанс набраться опыта или развить чувство ответственности.
Тот, у кого больше знаний и навыков, безусловно должен иметь приоритет при назначении исполнителя. Но стоит здраво оценивать его ресурсное состояние и стремиться развивать каждого члена команды.
Елена Комарова
основатель коммуникационного агентства GATE
Считаю правильным отдавать приоритет руководителям направлений: у нас все задачи ставятся через них. Например, если мне нужно, чтобы для нашего внутреннего проекта кто-то из копирайтеров подготовил текст, то я прихожу к их руководителю, рассказываю, сколько мне нужно часов и когда дедлайн, а далее он сам решает, кому поставить задачу.
Аналогично с дизайном: все входящие заявки принимает дизайн-лид и далее определяет исполнителей внутри таск-трекера.
Дайте понять, что вы уверены в исполнителе
Вдохновение необходимо не только художникам, но и офисным сотрудникам (дистанционным тоже). Представьте свои ощущения, когда вам поручают дело и буквально излучают уверенность, что вы с ним справитесь, ничего не нужно бояться, вы талант, сила, ум и ловкость.
Если же менеджер передаёт задачу нехотя, сомневается в компетентности сотрудника, ожидает скорее ошибок, чем результата, то задача не будет исполнена как следует. Даже взяться за такое сложно, хочется оттянуть момент предречённой неудачи.
Indeed исследовало фактор уверенности в работе и оказалось, что 98% (!) сотрудников считают себя более продуктивными, когда они уверены в себе, 96% с большей вероятностью останутся в компании, а 94% просто чувствуют себя счастливее.
Другое американское исследование выяснило, что уверенные в результативности своей работы сотрудники более склонны сохранять текущее место работы, искать для себя новые вызовы и обязанности. В то время как неуверенные сотрудники — хотят меньше рабочих часов, ответственности и сменить работу.
Ставьте чёткие и понятные задачи
Здорово, если у вашей задачи есть SMART-критерии, прямо как у целей. Они позволят вам понятнее описать ожидания, а исполнителю будет легче взяться за работу. Общий профит — меньше правок и переделок на выходе.
В качестве примера разберём, как поставить задачу менеджеру по продажам.
Дима Ильенков
основатель онлайн-школы для проектных и продуктовых менеджеров PMCLUB
Важно сформулировать задачи так, чтобы исполнитель понял всё самостоятельно, без дополнительных обсуждений. Не подойдут абстрактные задачи вроде «сделать простой интерфейс» — из этого предложения неясно, что имеется в виду и какая от этого польза компании.
Также не стоит использовать канцеляризмы вроде «в целях повышения эффективности» или «для оптимизации приоритетных направлений деятельности». Это буллщит, который можно опустить без потери смысла.
SMART — хоть и универсальная, но не единственная концепция, на которую можно опираться. В постановке задач будут полезны OKR — цели и ключевые результаты, которых вы хотите достигнуть. Они помогут исполнителю масштабнее взглянуть на процессы, лучше понять свою роль и назначение задачи.
Вы можете совмещать различные подходы и даже создавать собственные методы постановки задач, как HD-RW-RM.
Руслан Шелест
Проектный менеджер digital-агентства Stik
Когда я только начинал руководить проектами, я не придерживался никаких правил: ставил размытые цели, бывало без сроков и конкретных исполнителей. Со временем пришёл к методологии на основе SMART, ставлю KPI, а ещё формирую свой состав для каждой задачи. В ней я указываю цели и ожидания, необходимые материалы, исполнителя, дедлайн и то, как это работает сейчас.
Подумайте, достаточно ли условий для выполнения задачи
Если чётко представить себе путь выполнения задачи, можно сэкономить время на потенциальных препятствиях. Окей, с навыками и обязанностями разобрались ещё на первом этапе, теперь нужно подумать, есть ли у сотрудника все нужные ресурсы, в том числе коммуникационные.
Полезно будет проверить, есть ли у исполнителя доступы, нужные файлы, достаточно ли у него контактов.
Бывает так, что у маркетинга на этой неделе горит акция, а без макетов дело дальше не пойдёт. В лучшем случае сотрудник займётся менее приоритетной задачей, в худшей — просто потеряет время. Точно так же бывает, когда нужный коллега в отпуске или эксперт в командировке.
Оценка целостности задачи и минимизация барьеров к её исполнению сделает рабочий процесс гораздо эффективнее. Если условий для выполнения пока недостаточно, можно дать другой актуальный таск или изменить текущий.
Сверьтесь представлениями о результате
Восприятие задачи зависит от её описания, контекста, опыта сотрудника и даже образа мышления. Поэтому даже великим умам, что мыслят одинаково, полезно предметно обсудить, как будет выглядеть итоговая работа. Это позволит выявить упущения в постановке задачи и сократить время на внесение правок в будущем.
Ещё одно преимущество продуманной постановки задач — нет «фактора улиточки». Прибегает менеджер, мол, горит, вот новая задача, приступай. А потом оказывается, что сейчас это не нужно, и цель другая, и цвет, и вкус.
Зафиксируйте задачу и все договорённости
Когда исполнитель подобран, задача грамотно сформулирована и цели согласованы, остаётся только закрепить всё это. Поскольку задача, поставленная устно, не может быть выполнена как следует.
Из нашего опыта добавлю: планёрки и любые подобные обсуждения без тех, кто зафиксирует результаты и сформирует поручения, проходят мимо. Задачи теряют детали, их по-разному понимают, начинают реализовывать неверно. В лучшем случае мы просто потеряем время, пока кто-то не вернётся к теме, в худшем — кривые задачи доходят до прода.
основатель онлайн-школы для проектных и продуктовых менеджеров PMCLUB
Не нужно избыточно детализировать задачу за исполнителя, даже если кажется, что точно знаете, что делать. В ходе работы могут появиться более удачные решения или неожиданные проблемы. В итоге мы усложним задачу, расписав её пошагово. Оставьте за исполнителем то, как ему работать. Лучше опишите финальный продукт — то, что должен сделать исполнитель.
Иногда задачи ставят в переписке. Возвращаться из раза в раз за описанием задачи в чат или на почту невесело: тратится время, рассеивается внимание. Такая коммуникация подходит лишь для первичных обсуждений. Затем необходимо прописать все детали в удобном для заказчика и исполнителям формате. Например, в брифе, заметке в Notion или Google Docs.
Елена Комарова
основатель коммуникационного агентства GATE
Чтобы зафиксировать задачу, следить за прогрессом и оптимизировать планирование можно воспользоваться нашим таск-трекером Shtab.
Поддерживайте коммуникацию
Опытный менеджер знает, что нельзя дать задание и в дедлайн вернуться за результатом. Так не работает. Правильно поставить задачу — половина успеха, а вторая половина — выстроить коммуникацию с исполнителем.
Даже если вы работаете по спринтам, прогресс по каждому отдельному таску часто остаётся неясным. Как близок сотрудник к завершению задачи? Какие у него возникли проблемы и что нужно предпринять для их решения? Если вы в курсе этих вопросов, то вы сможете лучше контролировать процессы, видеть общую картину и реагировать на изменения.
У нас в Shtab был кейс с одним из разработчиков, который в течение трёх месяцев не делал свою работу. Он сам попросил более серьёзную задачу, чем ему приходилось обычно выполнять, и поплыл на ней. Вместо того, чтобы задать вопросы или сообщить о трудностях, разработчик имитировал деятельность. Менеджеры упустили это, думали о более приоритетных тасках. В итоге — результата нет, нужно начинать заново, а «работу» компания оплачивала все три месяца.
Формат общения тоже важен. Попросить описать прогресс по задаче, спросить о том, есть ли какие-то сложности с выполнением задания лучше, чем просто спросить статус или дёргать с отчётом. В первом случае сотрудник чувствует, что он и его работа важна для компании и при этом не ощущает давления или обезличивания.
Общение заказчика с исполнителем даёт возможность вовремя определить сильные и слабые стороны исполнителя и команды в целом, понять, где можно целей достигать быстрее, а куда выделить больше ресурсов.
Придерживаясь описанных советов, мы смогли организовать прозрачный и понятный для всех рабочий процесс. Да, ошибки всё ещё случаются, но чем больше мы оптимизируем постановку и приём задач, тем эффективнее становится работа в целом. Если вы только в начале пути или всерьёз задумываетесь о внутренних улучшениях, то, возможно, перечисленные советы вам в этом помогут.
Источник: vc.ru
Бизнес задача что это
Как перевести бизнес-задачу в исследовательскую
Как перевести бизнес-задачу в исследовательскую
Чтобы выбрать правильный исследовательский метод, нужно правильно сформулировать исследовательскую задачу. В этой главе мы приводим алгоритм, как это сделать.
Сформулируйте бизнес-задачу
Кажется, что здесь всё просто. Например, смотрю на показатели, вижу проблему (не понятно, не соответствует ожиданию или здравому смыслу), хочу понять, почему она возникла. Кажется, что «понять» это и есть бизнес-задача, но это плохая задача. Бизнес-задача всегда связана с целями бизнеса.
Цели бизнеса в свою очередь всегда связаны с показателями и формулируются в терминах изменения тех или иных важных для бизнеса показателей. Например, увеличить выручку до ХХ, снизить издержки на ХХ процентов, увеличить частоту покупок до ХХ, снизить количество отрицательных отзывов на ХХ процентов и так далее.
Бизнес-задача — что нужно сделать для достижения конкретной цели бизнеса, выраженной в изменении конкретного измеримого показателя.
Определите решения, которые нужно принять для выполнения задачи
Любая бизнес-задача — задача с неизвестными. Выполнить задачу можно по-разному. Сделанное по-разному и работать на достижение цели будет по-разному. Нужно принимать решения, как именно выполнять ту или иную задачу. Список таких решений и нужно сформулировать на этом этапе.
1. Бизнес-цель
Чего хотим достичь в смысле бизнеса;Формулируем, какой показатель и насколько мы хотим изменить. 2. Бизнес-задача
Что нужно сделать для достижения цели;Разбиваем цель на конкретные задачи, которые нужно выполнить для достижения целевого изменения. 3. Бизнес-решения
Какие решения нужно принять для решения задачи;Решаем, как именно должна быть выполнена та или иная задача, чтобы она работала на достижение поставленной цели.
Трансформируйте требуемое решение в исследовательскую задачу
Все многообразие бизнес-решений сводится к следующим четырем типам. У каждого решения есть критерии (условие) его принятия. Чтобы проверить, выполняется ли то или иное условие, вам потребуется какая-то информация. Получение информации, требуемой для принятия бизнес-решения, и есть исследовательская задача.
Бизнес-решение;Критерий + исследовательская задача
Сформулировать
Потребность, идею, зону для улучшения. ;Чтобы сформулировать, мне нужно узнать ХХ. Делать или нет
Конкретный продукт, фичу, рекламу. ;Чтобы решить делать или нет, мне нужно оценить ХХ. Если ХХ будет <>= YY, тогда буду делать. Выбрать
Лучший вариант любого элемента (название, упаковка, реклама…);Чтобы выбрать, мне нужно измерить ХХ. Если ХХ будет <>= YY, тогда выберу А. Продолжать или нет
Делать конкретный продукт, фичу, рекламу. ;Чтобы решить, продолжать или нет, мне нужно измерить фактические результаты (а именно ХХ). Если ХХ будет <>= YY, тогда буду продолжать.
Четкая формулировка критерия принятия решения помогает определить, что именно нужно узнать в рамках исследования. Это, в свою очередь, будет влиять на выбор исследовательского метода.
Начинай исследовать только когда сформулированы:
- Бизнес-цель.
- Бизнес-задача, которую нужно решить для достижения цели.
- Список решений, которые нужно принять на пути решения задачи.
- Критерии принятия решений.
- Информация, необходимая для проверки критериев принятия решения.
Источник: tiburon-research.ru
Задача: что такое и как поставить
Расскажем что такое задача в бизнесе, чем открытая задача отличается от закрытой и, что важно знать, чтобы ставить задачи правильно.
Бизнес-задача
Задача — это любая проблемная ситуация, для которой необходимо найти решение. В бизнесе решение задачи всегда направлено на достижение определённой цели.
Разница между открытыми и закрытыми задачами
- Закрытая задача — всегда имеет известный ответ и один правильный способ решения.
Пример закрытой задачи: В ресторан быстрого питания для организации обслуживания автомобилей необходимо закупить новую технику и нанять новых сотрудников.
- Открытая задача — требует поиска нестандартного решения, изначально может иметь недостаточное количество данных для своего решения, а также лишние вводные данные, может быть решена правильно разными способами
Пример открытой задачи: в ресторане быстрого питания не хватает сотрудников, однако известно, что добиться прибыльности бизнеса можно только за счет сокращения уже имеющихся сотрудников.
Постановка задачи
Процесс постановки задач в бизнесе можно облегчить соблюдением следующих правил:
- назначайте ответственного за решение задачи;
- ставьте чёткие дедлайны;
- создавайте регламенты для решения конкретных задач;
- проверяйте промежуточные результаты.
Панель задач
Также серьёзно облегчить работу по постановке и выполнению бизнес-задач поможет использование специальных инструментов, например, Задачи от Platrum.
С их помощью вы сможете пользоваться панелью задач, в которой на одном экране будут видны все действия по задачами, которые вас касаются.
Источник: platrum.ru