Бизнес задачи по Смарт

Ставить задачу нужно менеджеру, тимлиду, администратору, руководителю…

Почти все знают аббревиатуру SMART, но слишком часто то ли от лени, то ли от спешки забывают формулировать задачи как следует. Когда мы просим что-то сделать и опускаем конкретные ожидания от нашей просьбы, мы рискуем получить что-то совсем не нужное или упустить свой поезд.

Последствиями некорректной постановки задачи являются срывы дедлайнов, бесконечные доработки и авралы, которых можно было избежать, а также зря потраченные нервы команды. Так какие вопросы нужно себе задавать и что необходимо формулировать при постановке задачи?

Рассказала Карина Ованесян, руководитель отдела разработки проектов в Level.

Сначала вспомним расшифровку SMART: задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Ниже рассмотрим подробнее.

1. S (Specific) Конкретность

Вопрос: Что именно делать?
Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx».

Как Решать Бизнес-задачи | SMART и PSW

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: поймут и сделают и не то.

Пример: Аккаунт-менеджер дал задачу ассистенту «Нужно подготовить презентацию компании».

В результате ассистент сделал текст презентации без визуальной составляющей и в неподходящем формате. Клиент разочарован презентацией потенциального подрядчика. На его взгляд, так работать нельзя, передумал работать с такой компанией и рассказал коллегам по бизнесу, что привело к репутационным издержкам.

2. M (Measurable) Измеримость

Вопрос: Какой результат ты ожидаешь?
Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до десяти страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально.»

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: результат может сильно отличаться от необходимого.

Например: «Аккаунт-менеджер дал задачу ассистенту «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx».

В результате ассистент сделал презентацию в 60 страниц, но это слишком много, ведь встреча аккаунт-менеджера будет длиться 40 минут, поэтому ассистенту и аккаунту нужно срочно ее переделывать ночью перед утренней встречей. Оба не выспались и встречу провели вяло, клиент не впечатлён.

3. A (Attainable) Достижимость

Вопрос: Есть ли ресурсы это выполнить (от времени до денег и энергии)?

Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. Показываем завтра в 2 часа дня, на этой встрече будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки».»

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: эскалация конфликта или нервного напряжения у получившего задачу. Положительного результата всё равно не будет.

Например: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. Показываем через 15 минут на этой встрече будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки».»

В результате ассистент 5 минут нервничал, думая, сказать ли аккаунту, потом 10 минут они ругались, в итоге они не готовы к встрече, ещё и после спора не могут собраться морально. За 15 минут невозможно сделать данную важную задачу с нуля хорошо. Она не является достижимой и может вызывать только недоумение, дискуссии или невроз.

4. R (Relevant) Актуальность

Вопрос: Это точно нужно сделать? Расскажи, почему это важно. Погрузи в контекст.
Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. На решающей презентации будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки». Если мы получим заказ, то выполним план продаж, получим премии и нас повысят.»

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: человек чувствует себя не специалистом, а исполнителем, который делает не для того чтобы что-то улучшить, а потому, что так сказали, не зная, зачем.

Например: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. Показываем ребятам из компании «Бирюльки».»

В результате ассистент не понял важности данной задачи для компании, подумал, что это одна из десятка презентаций и таблиц, что ему дают в день, и отнесся к ней без особого старания. Презентация клиента не впечатлила, им показался подход непрофессиональным.

5. T (Time-bound) Конкретные сроки

Вопрос: К какому дню, времени это нужно выполнить?
Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. На решающей презентации будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки». Если мы получим заказ, то выполним план продаж, получим премии и нас повысят. Презентацию нужно сделать до завтра 12:00, репетиция встречи в 12:30, встреча назначена на 14:00 часов, если что, успеем презентацию поправить.»

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: не говоришь время, то либо бросят все дела и начнут делать в ущерб выполняемым задачам «здесь и сейчас», либо поставят в бэклог до лучших времен.

Например: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. На решающей презентации будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки». Если мы получим заказ, то выполним план продаж, получим премии и нас повысят».

В результате ассистент записал себе задачу в заметки, а на следующий день в 12 дня аккаунт написал ему с просьбой скинуть презентацию. Она, конечно, не была готова потому, что кто знал, что она уже нужна. Ребята быстро наклепали презентацию, клиент не был впечатлен, заказ не получен.

И напоследок:

1. Договоренности, даты, техническое задание должны фиксироваться письменно. Не стоит полагаться исключительно на человеческую память и порядочность: нет никаких гарантий, что человек запомнит и сделает всё то, о чём вы договорились в личном разговоре и не подтвердили письменно.

2. Скажи «нет» постановке задач в столовой, в коридоре и курилке. Такой подход «между делом» несёт решение вопросов в меньшинстве случаев, а в большинстве – забывается и не выполняется. Кроме того, всем людям необходимо переключаться с работы и отдыхать.

Источник: pmclub.pro

Постановка SMART-задач в Битрикс24

Добиться успеха в любом деле проще, когда у вас есть четко определенные и поставленные цели. Создав дорожную карту (аналог CJM) для достижения желаемого результата, вы решите, как использовать свое время и ресурсы для наибольшего прогресса. Без целей бывает трудно определить, как именно работать над той или иной задачей.

В данной статье мы рассмотрим технику определения реалистичных и эффективных целей, а также разберем, как Битрикс24 поможет вам в постановке SMART-задач.

Применение SMART в компании оправдано, если:

1. Команда часто не достигает поставленных руководителем целей из-за отсутствия согласия в определенных вопросах
2. Вы не можете гарантировать, что цели или задачи в вашей компании четко определены и достижимы в течение заданного периода времени
3. Установленные приоритеты и ресурсы на выполнение целей и задач часто не совпадают

Что такое SMART

SMART* — это аббревиатура, обозначающая конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени принципы, которым должна соответствовать цель (или, как в нашем случае, задача).

*Specific Measurable Achievable Relevant Time bound

Если данные принципы применимы к вашим целям, значит они достижимы, а их осуществление укладывается в поставленные сроки. Подобный подход устанавливает четкие временные рамки, — так называемые дедлайны — упрощает отслеживание прогресса и выявление упущенных этапов.

Пример формулировки SMART-цели может выглядеть следующим образом: Наша цель — [измеримая цель] должна быть достигнута к [крайний срок]. [Сотрудник или команда] достигнут этой цели за счет [шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели]. Достижение этой цели принесет [четкий результат или польза].

• циклических задач (например, регулярное создание бэкапа данных)
• задач, которые в принципе нельзя завершить (например, изучение языка программирования)

Как поставить SMART-задачу в Битрикс

Для постановки задачи, соответствующей принципам SMART, в Битрикс24 удобно использовать штатный инструмент Задачи и проекты.

Рассмотрим поэтапно постановку задачи по методологии SMART.

S = конкретная задача

Чтобы задача была понятна для исполнителя, она должна быть четко сформулирована. Конкретная задача отвечает на такие вопросы, как:

• Что нужно сделать в рамках данной задачи?
• Кто отвечает за каждый этап (отдел разработки или, например, отдел инфраструктуры)?
• Какие шаги необходимо предпринять для успешного завершения задачи?

Подобные вопросы помогут понять, к чему вы стремитесь, ставя данную задачу для себя или коллеги.

Описывать задачи можно каждый раз с нуля. Однако если некоторый тип ваших задач можно подвести под определенный шаблон, то не пренебрегайте специальным инструментом от Битрикс24. Создать шаблон можно в разделе Задачи и Проекты → Ещё → Шаблоны:

Для себя мы определили несколько типов шаблонов, каждый из которых подходит для определенного сценария работы. Например, один из шаблонов для постановки задачи на отдел инфраструктуры компании ПУСК выглядит следующим образом:

Совет: чек-лист поможет сотруднику быстро определить, какие шаги требуется выполнить для успешного завершения задачи

Пример конкретной задачи:

Увеличьте ежемесячное количество новых посетителей нашего сайта, оптимизировав наш список услуг и создав целевые рекламные кампании в социальных сетях

М = измеримая задача

Конкретность в постановке задачи — это хорошее начало, однако количественная оценка ваших целей по задаче значительно упростит отслеживание прогресса выполнения.

Чтобы сделать задачу более эффективной, включите в описание измеримые и отслеживаемые контрольные показатели. Установите приоритеты по каждому пункту чек-листа или для задачи в целом.

Пример измеримой задачи:

Увеличьте ежемесячное количество новых посетителей нашего сайта на 2000 человек, оптимизировав наш список услуг и создав целевые рекламные кампании в четырех социальных сетях: Вконтакте, Яндекс.Дзен, Ютуб и Телеграм

А = достижимая задача

Цели и конечный результат задачи должны быть реалистичными. В момент постановки задачи задайте себе вопрос: сможет ли ваша команда достичь поставленной цели в указанный срок или уложиться в заложенный бюджет?

Также учитывайте размер вашей команды и общую рабочую нагрузку.

Распределение задач по степени нагрузки каждого отдела мы осуществляем с помощью доработки Service Desk, однако подойдет и бесплатное представление задач в Битрикс24: канбан.

Пример достижимой задачи:

Увеличьте ежемесячное количество новых посетителей нашего сайта на 1000 человек, оптимизировав наш список услуг и создав целевые рекламные кампании в трех социальных сетях: Вконтакте, Яндекс.Дзен и Телеграм*

*Обратите внимание, что в примере мы уменьшили ежемесячное количество новых посетителей до 1000 и ограничились тремя социальными сетями

P = актуальная задача

На данном этапе необходимо оценить задачу в целом. Соответствует ли она правилам и ценностям вашей компании и более масштабным долгосрочным целям?

Задайте себе вопрос: почему задача важна и как ее достижение поможет вашей компании?

Пример актуальной задачи:

Увеличьте ежемесячное количество новых посетителей нашего сайта на 1000 человек, оптимизировав наш список услуг и создав целевые рекламные кампании в трех социальных сетях: Вконтакте, Яндекс.Дзен и Телеграм. Поскольку пользователи проводят на нашем сайте больше времени с телефона, сделайте упор на мобильный трафик – это должно привести к повышению прибыли

T = ограниченная по времени задача

Четкая дата окончания задачи (или дедлайн) поможет вам или вашим сотрудникам расставить приоритеты в очередности выполнения.

При постановке задачи учитывайте следующий ряд вопросов:

1. Нужен ли в задаче крайний срок?
2. К какому сроку мы хотим завершить выполнение задачи?

Задачи по принципам SMART должны иметь временные ограничения. Это может быть:

• конкретная дата (например: до 28 сентября 2022 года)
• интервал (например: с 5 марта по 28 сентября 2022 года)

В Битрикс24 задача может как иметь крайний срок, так и быть бессрочной (однако это не соответствует принципам SMART):

Пример ограниченной по времени задачи:

Увеличьте ежемесячное количество новых посетителей нашего сайта на 1000 человек в течение третьего квартала 2022 года. Мы должны достигнуть этого за счет оптимизации списка услуг и создав целевые рекламные кампании в трех социальных сетях: Вконтакте, Яндекс.Дзен и Телеграм. Запуск рекламных компаний должен быть запланирован на ноябрь 2022 года. Поскольку пользователи проводят на нашем сайте больше времени с телефона, сделайте упор на мобильный трафик – это основная точка конверсии, которая в конечном итоге должна привести к увеличению продаж и повышению прибыли

Как понять, что SMART-задача поставлена корректно?

Итак, посмотрите на получившуюся задачу в вашей CRM и задайте себе 5 вопросов:

1. Для чего поставлена эта задача?
2. Как мы будем измерять успех задачи?
3. Как достичь этого успеха?
4. Насколько задача актуальна для достижения цели компании или команды?
5. Сколько времени и ресурсов уйдет на задачу?

Если вы четко смогли ответить на все вопросы, это SMART-задача.

Организуйте в своей компании достижимые цели и задачи, независимо от того, насколько они велики или малы!

По всем вопросам звоните по телефону или просто заполните форму ниже.

Источник: i-pusk.ru

Постановка целей по SMART

SMART как мнемоническое средство является основным инструментом для постановки целей и формулирования задач в бизнесе, применяемым с начала 1980-х гг., однако на практике его суть часто не понимают, и поэтому его используют неправильно.

А вот при правильном применении он выступает отличной основой и для постановки целей, и для формулирования задач. Одна из трудностей, возникающих при использовании SMART, связана с тем, что единой стандартной расшифровки этой аббревиатуры не существует. В первоначальной версии она включала в себя первые буквы таких слов, как Specific(«конкретная»), Measurable («измеряемая»), Achievable («достижимая»), Realistic («реально существующая») и Timebound («ограниченная во времени»). У этой комбинации составляющих имеется очевидная избыточность: если цель является достижимой, значит, она реально существует, и наоборот. Поэтому были предложены и другие сочетания составляющих, в том числе следующие.

• Specific (конкретная) — Stretching (стимулирующая);
• Measurable (измеряемая) — Meaningful (имеющая важное значение);
• Achievable (достижимая) — Agreed (согласованная);
• Realistic (реально существующая) — Rewarding (вознаграждающая), Relevant (целесообразная);
• Timebound (ограниченная во времени) — Tangible (практически осуществимая), Timely (своевременная).

В конечном счете чаще всего стало использоваться следующее сочетание слов:

• Specific (конкретная);
• Measurable (измеряемая);
• Achievable (достижимая);
• Relevant (целесообразная);
• Timebound (ограниченная во времени).

Когда следует применять модель

При использовании модели SMART вы получаете в свое распоряжение очень полезную структуру для постановки целей и формулирования задач.

Как следует пользоваться моделью

При постановке цели членам команды воспользуйтесь SMART как контрольным списком, который гарантирует, что цель будет понята однозначно. Давайте разберем по очереди каждый элемент.

• Конкретная: чего именно вы хотите от члена команды; что он должен достичь? Важно, чтобы вы правильно сформулировали цель. Не стоит обсуждать суть поставленной цели через шесть месяцев, когда уже будут какие-то результаты. Это следовало сделать полгода назад. Другими словами, цель должна быть совершенно ясна исполнителю с самого начала.
• Измеряемая: как именно будет измеряться достижение цели? Если вы первый раз в жизни берете в руки лук и стрелы и пускаете стрелу в мишень, вы будете рады, если она вообще в нее попадет, хоть куда-нибудь. Даже если вы будете целиться в центральную часть мишени — в яблочко, то вряд ли станете ожидать точного попадания. Если вы поручите члену команды достичь определенной цели, ожидаете ли вы при этом, что он с этим заданием полностью справится? Допускаете ли вы, что поставленная цель будет отличаться от достигнутого результата? Что случится, если член вашей команды покажет результаты выше ожидаемых? Какие конкретные доказательства он может предоставить, чтобы подтвердить, что поставленная перед ним цель достигнута? Как ее можно измерить? Есть только четыре элемента, которые могут быть измерены или отслеживаться: количество, стоимость, время и качество. У каждого из первых трех имеется своя шкала измерения, а вот качество по своей природе нематериально и поэтому иногда воспринимается достаточно субъективно. Вам необходимо сделать каждую цель, которую вы ставите перед подчиненным, конкретной и измеримой, чтобы ожидания в отношении ее были совершенно понятными и чтобы при оценивании результатов работы члена команды не было никаких аргументов наподобие «А я не знал, что вы именно это имели в виду» или «А я понял это иначе…».
• Достижимая: цель должна быть не только достижима для члена команды, имеющего на момент ее постановки определенную совокупность навыков, знаний и опыта, но и в какой-то степени «на вырост», т. е. превышать уровень того, что он знает и умеет делать, чтобы в ходе выполнения задания этот человек научился чему-то новому и профессионально вырос. Этот член команды не может работать в отрыве от других сотрудников организации, и вы как менеджер должны устранить препятствия на его пути к достижению поставленной перед ним цели.
• Целесообразная: устанавливайте цели, значимые и для членов команды, которые будут их выполнять, и для команды или подразделения, и для организации в целом. В лучших, если говорить о качестве управления, организациях существует строго реализуемый каскадный переход от стратегии к бизнес-планам, а от них — к задачам. Фактически должно быть такое положение дел, чтобы можно было взять случайным образом ряд задач (но не поведенческих по своей природе) из разных подразделений организации и на их основе получить общее представление об общей стратегии организации. Если вы не можете состыковать цель или задачу со стратегической направленностью организации, то эта цель и эта задача скорее всего будут малозначимыми. Если руководствоваться указанной логикой, цели команды должны работать на удовлетворение потребностей организации, а цели отдельного члена команды — на удовлетворение потребностей этой команды. В идеальном мире целесообразность постановки цели для конкретного человека также должна предусматривать возможность выбора такой цели, которая поможет этому члену команды развиваться и как личности, и как профессионалу. Конечно, в реальной жизни необходимо выполнять все работы, которые требуется сделать, а свободным в конкретный момент может оказаться всего один человек, которому и будет поручено задание.
• Ограниченная во времени: когда нужно начать работу и закончить ее? Существуют ли промежуточные вехи, которые должны быть достигнуты к определенному времени? Являются ли заданные сроки реальными, если учесть другие обязанности, которые должен выполнять этот член команды, и его функциональную (особенно в матричной структуре) подчиненность?

Выводы

Модель SMART выдержала испытание временем, потому что в нее входят все составляющие, которые должны быть согласованы друг с другом при постановке целей и формулировке задач.

В командах, добивающихся высочайших результатов, подход на основе этой модели выступает в качестве мощного механизма, стимулирующего личную мотивацию и развитие. А вот в бизнес-культурах, где ставка делается на опросы (поставьте галочку в соответствующем квадратике), применение SMART становится в основном бессмысленным занятием, которое мало способствует как личному, так и командному развитию. Этим инструментом нужно пользоваться правильно!

Источник: chiefengineer.ru