BPM-концепция уже — привычная составляющая российского менеджмента. Управление бизнес-процессами, или BPM (Business Process Management), регламентирует, какая работа кем и как выполняется, и с кого за нее спрос. Это если кратко. Соответственно, BPM-системы — ИТ-решения, которые помогут автоматизировать такое управление.
BPM-подход в появился в 2000-е и стал интересной альтернативой реинжинирингу бизнес-процессов, который подразумевает сложную переработку бизнес-процессов при необходимости. А BPM-концепция предполагает постоянное ведение и совершенствование бизнес-процессов. В основе концепции — плотное сотрудничество и взаимосвязь как пользователей (участников процессов), так и ИТ-систем и технологий.
Cистемы, помогающие реализовывать на предприятии концепцию BPM — BPMS (Business Process Management System) — имеют акцент на бизнес-процессах и не привязаны при этом к конкретным документам или сотрудникам. Такие системы помогают обеспечить процессный подход к управлению бизнесом и позволяют оперативно менять бизнес-процессы, развивая их, причем при участии всех пользователей.
Стратегия компании и как она влияет на бизнес-процессы | Naked BPM
Что можно улучшить благодаря BPM-системам: функции и возможности BPMS
BPM-системы строятся на трех составляющих: моделирование бизнес-процессов, их исполнение и мониторинг. С помощью такого инструмента можно достичь впечатляющих результатов. В частности:
- Сокращение времени выполнения процессов благодаря их стандартизации и автоматизации. Единая информационная база, куда заносятся все данные о компании и предоставляются сотрудникам с учетом их уровней доступа, также помогает ускорить большинство бизнес-процессов.
- Рост качества сервиса и продукции благодаря прозрачности бизнес-процессов, регламентации и мониторинга, .которые обеспечивают соблюдение правил;
- Организационная гибкость компании через привлечение пользователей к моделированию и перестройке бизнес-процессов.
- Рост экономического потенциала предприятия благодаря прозрачности структуры управления, наличию полной информации о компании и возможностям аналитики. Руководитель видит, какие сотрудники работают эффективнее, может объективно принимать решения, как, например, увеличить оборот, снизить количество запасов или добиться положительного ROI.
- Рост стратегической эффективности предприятия. Качественное управление бизнес-процессами помогает достигать поставленных целей.
- Эффективное управление кадрами. Программа позволяет задать необходимые KPI для каждого сотрудника и помогает отслеживать их достижение.
Кстати, управление на основе показателей — интересная и удобная составляющая bpm-систем. Наборы процессных показателей помогают контролировать выполнение процессов, а также — отражают затраты на процесс, время выполнения, загрузку ресурсов, в результате облегчая анализ и оптимизацию процесса на основании реальных значений показателей.
Одна из важных функцией BPMS — поиск проблем и «узких мест» благодаря постоянному мониторингу. Например, система поможет выявить избыточные процессы, которые тратят ресурсы предприятия, но не приносят пользы. Частая ситуация: отдельная группа бизнес-процессов замедляется на конкретном этапе или конкретном сотруднике. Увидев это в системе, можно разобрать ситуацию и найти оптимальное решение проблемы.
Влияние миссии на бизнес-процессы компании | Naked BPM
Еще одна важная функция программ BPM — анализ бизнес-процессов. Например, руководитель благодаря представленной в системе аналитике может узнать:
- Какие бизнес-процессы наиболее распространены.
- Сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап.
- Кто из сотрудников выполняет задачи быстрее, кто медленнее.
- Сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца.
- На каком этапе чаще всего возникают проблемы.
Благодаря такой аналитике можно вычислить сотрудников, которые обрабатывают небольшое количество задач, и перевести на них дополнительные, а также разобраться с причинами неудовлетворительной работы отдельных сотрудников.
В итоге BPMS-решение помогает предприятию построить цельную структуру взаимосвязанного стратегического и тактического управления бизнесом, что не достижимо ERP, CRM, ЭДО и другим программам.
Интеграция BPM в ИТ-структуру компании
BPM-система управления бизнес процессами в норме должна быть частью ИТ-структуры, дополняя другие ИТ-решения. Благодаря сквозной интеграции, BPMS замыкают на себе такие решения как CRM и ERP и объединяют все бизнес-процессы компании.
Важно правильно и надежно интегрировать BPM-систему с прочими корпоративными программами. Такие связки позволяют увеличить гибкость создаваемых моделей бизнес-процессов. В частности, применяется SOA – Сервис-ориентированная архитектура для простой интеграции модели бизнес-процессов в другие приложения.
BPM система может быть интегрирована с большим количеством программ. Самые популярные – 1С, ERP, Microsoft SharePoint, Bitrix, IP телефония, Клиент-банки, корпоративные WEB сайты, мобильные приложения под IOS и Android. Можно сказать, что BPM система позволяет не только комплексно подойти к автоматизации, но и легко может интегрироваться в уже существующую в компании IT-структуру и объединить программы в единую корпоративную систему управления бизнесом. Широкие возможности интеграции есть и у системы Forward BPM — нашей разработке, уже прочно завоевавшей рынок.
Структура BPMS-решений
Поговорим о том, как именно происходит управление бизнес-процессами в BPM-системах.
Структура каждого BPMS-решения обязательно включает:
- Функционал для моделирования бизнес-процессов.
- Функционал для создания регламента (набора правил).
- Специальные модули для интеграции решений в существующую среду предприятия.
- Функционал для формирования документов.
- Модули, отвечающие за анализ и мониторинг.
Можно внедрять перечисленные инструменты частями, но для максимального результата BPMS предполагает использование всех составляющих.
Моделирование бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов обычно происходит в графическом редакторе. Современные системы оснащены нотацией BPMN 2.0 — актуальным языком моделирования бизнес-процессов. Нотация хорошо подходит для оперативного изменения бизнес-процессов и при этом она достаточно проста, чтобы ею пользовались люди, не являющиеся специалистами в построении бизнес-процессов. В некоторых системах используются нотации eEPC, IDEF0 и другие.
Бизнес-процесс в графическом оформлении выглядит как совокупность блок-схем и диаграмм. Набор правил и элементов, с помощью которых можно построить процесс, делает моделирование гибким. Предварительно процесс можно протестировать их и доработать слабые места. В итоге функционал системы позволяет быстро переносить и автоматизировать ранее описанные бизнес-процессы, а также на ходу описывать, автоматизировать и совершенствовать новые.
Схема бизнес-процесса может включать:
- подпроцессы и ответвления;
- дополнительные условия перехода;
- автоматически выполняемые программой элементы;
- элементы, генерирующие события, которые автоматически запускают процесс в программе.
Такой набор позволяет построить и простые линейные, и сложные разветвленные бизнес-процессы с разными условиями переходов от этапа к этапу.
Исполнение бизнес-процессов
После создания графической модели и выбора параметров нужно указать данные, с которыми работает бизнес-процесс. Далее процесс публикуется на сервере системы и становится исполнимым, в том числе (чаще всего) и в веб-интерфейсе. Каждый запущенный экземпляр бизнес-процесса обычно создает пользователям системы карточки задач, в которых они должны отчитываться о своей работе в рамках процесса. Хорошо, если есть возможность настроить карточки “под себя”.
Обычно пользователь все или почти все действия, связанные с автоматизацией исполнения бизнес-процесса, делает мышкой. Но иногда приходится прибегать к скриптам. Для выполнения наиболее сложных шагов иногда необходимо программирование. В целом, чем проще управление системой — тем лучше.
При исполнении бизнес-процесс запускается в схеме: начинается автоматическое прохождение по всем созданным шагам и контроль этого прохождения. Все пользователи, причастные к бизнес-процессу, видят, какие от них требуются действия, получают уведомления и имеют необходимые права доступа. Бизнес-процесс может быть запущен пользователем вручную, а может запускаться автоматически — по определенному событию. Шаги процесса также могут запускаться как автоматически, так и вручную.
Мониторинг бизнес-процессов
Любая BPM-система «ведет» бизнес-процесс с начала и до конца. Мониторинг бизнес-процесса — функция, благодаря которой руководитель в любой момент, на любом этапе может видеть и контролировать выполнение задачи и ее этапов. Руководству доступны данные:
- На какой стадии выполнения находится процесс.
- Кто из сотрудников ответственен за задачу.
- Как долго процесс «висит» именно на этом этапе.
В BPM-системе можно видеть одновременно все актуальные задачи, при этом классифицировать и сортировать их разными способами: задачи, исходящие от клиентов; задачи по развитию бизнеса; задачи по решению текущих проблем и прочее.
Развитие BPMS систем в России
В последнее десятилетие BPM-решения обрели огромную популярность в российском бизнесе. Соответственно, вместе со спросом выросло и количество (и качество) предложений. Популярность BPM обусловлена и тем, что практически все, что могло быть улучшено, изменено, доработано без BPM, уже сделано, и бизнесу нужны новые пути роста.
Эксперты выделяют несколько векторов дальнейшего развития BPM-технологий:
- роботизация процессов, использование искусственного интеллекта и технологий машинного обучения;
- переход к low-code платформам;
- максимально простые и понятные интерфейсы;
- быстрая трансформация под конкретные требования заказчиков.
BPMS нужны прежде всего компаниям с уникальными процессами, так как способны устранять функциональные барьеры — результат разрозненности подразделений или корпоративных систем на предприятии. Наиболее востребованы BPM-решения в сферах финансовых услуг, торговли, строительства, ИТ и консалтинга. На эти 5 отраслей, согласно исследованиям 2018 года, приходится почти 40% всех внедрений BPMS.
Настройка BPMS системы — процесс комплексный, затрагивающий часто и бизнес-процессы, и работу различных подразделений. Поэтому хорошо, когда такую работу выполняет сборная команда из представителей бизнеса и опытного интегратора. Определяясь с партнерами по внедрению BPM, не забудьте учесть вопрос поддержки BPM-системы. Сопровождение BPM-системы должно не только помогать решению возникающих проблем, но и обеспечивать развитие ИТ-решения вместе с ростом бизнеса. Можно поддерживать BPMS своими силами внутри компании или доверить техподдержку bpm-системы профильной фирме, но главное — быть уверенными, что система будет работать и развиваться.
Источник: fw-t.ru
Концепция BPM
Для обозначения моделирования управленческой и производственной деятельности используют термин «бизнес-процесс». В терминологии стандартов системы менеджмента качества международного стандарта ISO 9000 версии 2008 года используется термин «процесс». Развитие и распространение обеих областей знания постепенно привело к сближению этих понятий и развитию методик и анализа бизнес-процессов. Сейчас методики моделирования и анализа бизнес-процессов являются одним из важнейших инструментов, используемых в настоящее время для повышения эффективности бизнеса.
У процессного подход в управлении есть несколько базовых принципов. Деятельность компании рассматривается как совокупность бизнес-процессов. Выполнение бизнес процесса конечным пользователем должно быть регламентировано или подвержено формальному описанию.
У каждого бизнес-процесса есть внутренний или внешний клиент и владелец (лицо, отвечающее за результат бизнес-процесса, например, менеджер или руководитель). У каждого бизнес-процесса имеются ключевые показатели, которые описывают его результат, исполнение, и результат на конечный итог деятельности организации (прибыль, издержки, зарплата и тд). В конечном счете все эти принципы служат для эффективного функционирования бизнеса, нацеленного на конечный результат.
Основополагающей базой современных подходов к управлению является процессный подход, который предполагает определение системы бизнес-процессов, выполняемых в организации, и дальнейшую работу с ними.
Современные системы управления базируются на следующих основных подходах: TQM, PIQS, стандарты ИСО серии 9000, которые регламентируют требования к системам менеджмента качества.
Информационные технологии используют большинство систем TQM, PIQS, BPMS, ERP.
Следует однозначно сказать, что такие инструментальные средства как Bpwin, Aris и др., а также реализованные в них стандарты моделирования сами по себе не являются методиками формирования моделей процессов и уж тем более принципами внедрения процессного подхода. Все нотации служат исключительно как средства, для описания деятельности организации. Ни в одну из этих систем не заложены принципы управления организацией на основе процессного подхода. В документации к системам они не сформулированы, не даны четкие методики внедрения и т.д. Многие заблуждаются, когда говорят об Bpwin или Aris как о новом современном процессном подходе.
Например, в BPWIN или Business Studio в процессе детализации каждой функции происходит переход от функционального подхода к процессному. Т.е. в общем, мы рассматриваем модель с точки зрения – возможностей и желаемого результата, а когда переходим к решениям для каждой функции, здесь уже практикуется явно процессный подход, т.е. пошаговый алгоритм действий для достижения результата.
В отличии от процессных моделей функциональные модели мы можем также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталям, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции.
Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса. В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения входа и выхода (имеющихся ресурсов и желаемого результата) и его невозможно использовать при реализации какой-то либо системы. А процессные модели основаны на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события.
Процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.
Системы управление бизнес-процессами (BPM) вполне можно назвать частью концепции процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процесс как особые ресурсы предприятия.
Такие крупные российские компании, как ГМК «Норильский никель», Альфа-банк, Сбербанк, ВТБ и многие другие крупные компании применяют программные средства для описания, оптимизации и исполнения бизнес-процессов. Результат использования этих механизмов служит сокращение затрат на производство и услуг, увеличение эффективности бизнес процессов, оптимальное использование оборотного капитала, внедрение систем.
При внедрении BPMS работа начинается с описания бизнес-процессов, которые система будет обслуживать. В начале внедрения систем управления бизнес-процессами определяют сначала бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать, потом уже определяют второстепенные бизнес-процессы, не подверженные автоматизации.
Бизнес-процессы подвержены автоматизации могут быть следующие: процесс обслуживания клиента в офисе продаж, процесс выдачи кредита, процесс выставления счетов-фактур, процесс формирования финансового плана организации, процесс согласования разработки программного обеспечения и многие другие. Чаще всего системы BPMS внедряют банки и крупные коммерческие организации. Следующем этапом происходит определение рабочих мест исполнителей, задействованных в выполнении бизнес-процесса. И финальным этапом описываются потоки работ, переходящий от одного рабочего места к другому.
Таким образом формируется схема бизнес-процесса, которая будет автоматизирована при помощи системы BPM. В этом случае основной эффект достигается за счет исключения потерь времени и информации при передаче потока работ между исполнителями, отказа от бумажного документооборота и т. д.
В большинстве современных систем автоматизации существуют встроенные средства для проектирования бизнес-процессов, позволяющие описать поток работ, переходящий от одного рабочего места к другому.
В проектах по автоматизации бизнес-процессов предприятия, как правило, выполняется пять основных фаз цикла разработки и внедрения: описание бизнес-процесса, моделирование, интеграция с внешними системами, настройка веб-интерфейса, тестирование и запуск.
При этом BPMS становится центром управления предприятия, связывая все его информационные системы. Руководитель получает полную картину того, что делается в его компании, в каком состоянии находится тот или иной процесс; он может контролировать состояние дел, реально оценивать эффективность работы и принимать меры по совершенствованию бизнес-процессов.
По сути строится информационный многоуровневый конвейер. Руководитель высшего эшелона может посмотреть состояние дел на верхнем уровне, на уровне подразделений, при желании перейти ниже — на уровень отделов и даже спуститься на уровень исполнителей. Уровней может быть много — все зависит от организационной структуры предприятия. Причем руководитель может делать это круглосуточно через Web-интерфейс на своем мобильном устройстве в любой точке мира.
Особенно хорошо работает система при наличии четкого регламента и низком уровне неопределенности при принятии решений. Сразу видно, справляется человек или нет и каков процент брака в его решениях.
Например, к сотруднику на согласование поступает договор. Он проверяет текст договора, наличие всех необходимых для его заключения условий и принимает решение — утвердить или отказать. По сути нажимает на красную или зеленую кнопку.
На предприятии запускается система BPM. Для начала в систему сотрудникам закладывается на обработку договора среднее время, которое они тратят на эту работу на момент запуска. Конвейер начинает действовать. Затем время уменьшают — скорость «ленты» увеличивается. Растёт и производительность труда. При этом всегда видно, сколько сотрудников не справляется с графиком.
Если не успевают единицы — их можно уволить и взять более проворных. Если же неуспевающих много — надо разбираться, может, скорость конвейера целесообразно снизить.
Регламентация и стандартизация бизнес-процессов облегчают и решение задачи автоматизации. Видны узкие места, а четко расписанный регламент легко можно перенести в компьютерные программы. В конце концов, если нужно решать задачи в условиях неопределенности, можно использовать самообучающиеся системы и системы с элементами искусственного интеллекта. А без людей — совсем обойтись.
Мир, описанный Куртом Воннегутом в антиутопии «Механическое пианино», становится все ближе. И уже не кажется антиутопией. Автоматизация на порядок повышает производительность труда. Вот и еще путь снижения издержек производства.
Несколько лет назад перед руководством немецкой компании Knorr-Bremse, которая имеет семь заводов в Германии и занимающейся выпуском тормозных систем, была поставлена задача внедрить систему менеджмента качества. Эта система должна была базироваться на реальных процессах.
Не секрет, что требования стандартов ИСО 9000:2000 допускают возможность формальной сертификации, то есть предприятие может показать, что удовлетворяет требованиям стандарта, при этом, однако, реальные улучшения процессов осуществляться не будут. Насколько можно судить по отчетам менеджеров верхнего уровня Knorr-Bremse, эта компания пошла по пути реальной работы с процессами.
На первом этапе были определены девять основных бизнес-процессов, которые затем были детализированы до 46 процессов. После этого команда из 108 сотрудников различных заводов компании занималась описанием этих процессов и разработкой документации системы менеджмента качества. Вся работа заняла около полутора лет. Итогом работы стала сеть описанных бизнес-процессов компании и документация системы менеджмента качества, основанная на этих процессах.
Некоторые компании, например, российское представительство L’Oreal Luxe использует простейшие программные средства типа MS Visio и MS Exсel для рисования диаграмм бизнес-процессов и вносит в таблицу данные о их прохождении. Но это работает только в простейших случаях и небольших компаниях. В компании MTS используется BPM система, но в отдельных подразделениях используется Visio или Бизнес студио для описания неисполняемых бизнес-процессов. В конечном счете для полноценной работы нужно использовать специализированные ВPM-системы.
В России первые BPM системы начали внедрять несколько лет. В результате внедрения BPMS в Альфа-Банке была установлена платформа Pega, являющаяся одной из лучших систем класса BPM и подходящая для автоматизации всех поставленных задач, для привлечения клиентов на зарплатные проекты и централизации информации. Данный проект стал победителем конкурса Global CIO «Проект года-2014» в номинации «Лучшее решение в предметной области/BPM».
Внедрение BPM поможет:
- Ликвидировать разрыв между функциональность ERP и повседневными задачами сотрудников;
- Наладить обмен данным между корпоративными приложениями, базами данных;
- Найти баланс между тиражируемыми системами, собственными и заказными разработками;
- Настроить интеграцию между собственными системами и системами бизнес-партнеров;
Источник: businessarchitecture.ru
Все о Process Mining от ProcessMi
Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi
BPM — Business Process Management (управление бизнес-процессами)
BPM – это методика управления организацией, которая строится вокруг бизнес-процессов и делает их основными объектами для проектирования, выполнения, измерения, наблюдения и контроля.
Gartner, давая определение BPM, делает акцент, что это управление процессами (не операциями и задачами), основанное на охвате организационных границ, включающих персонал, информационные потоки и системы. Иными словами, управление смещается на бизнес-процессы, а не на функциональные единицы (департамент/отдел/сотрудник). Именно BPM объединяет в себе понятия миссии организации, её позиционирования и целей, стратегических и тактических планов, конкретных бюджетов.
При внедрении системы BPM (BPMS/BPMT) приоритетом считается не автоматизация бизнес-процессов, выступающая скорее следствием, а получение инструмента управления процессами организации. Теоретически вы можете внедрить методику и описать сами процессы на бумаге, но не факт, что это, во-первых, будет корректным, а во-вторых, займет куда больше времени, при использовании различных программных продуктов, которые помогут контролировать выполнение задач самих бизнес-процессов.
История BPM
BPM – аббревитура от английских слов Business (бизнес), Process (процесс), Management (управление). Впервые это понятие употребила международная компания IDC в расцвет развития аналитических систем и Business Intelligence. В определенный момент появилась необходимость их интеграции, в результате чего и появился термин BPM. Позже появились рейтинги BPM-систем, созданы особая организация для их вендоров и группа по стандартизации.
С 2015 году, благодаря появлению интереса бизнеса к цифровой трансформации, отмечен рост интереса к BPM. В России подобный всплеск произошел в 2018 году.
Особенности концепции BPM
- Наличие измеряемых характеристик
Именно они помогают произвести анализ эффективности бизнес-процессов и найти в нем шаги, которые можно и нужно улучшить. Например, время обработки заявки, количество произведенных единиц товара.
- Создание регламента бизнес-процесса
Такой документ – основа процессного подхода. Он четко описывает сценарий протекания бизнес-процесса: что сотрудник получает на входе и что должен предъявить при выходе. Например, получив такой-то документ, сотрудник сверяет его со списком баз данных, вносит изменения в определенные пункты и передает следующему сотруднику, который выполняет уже другую цепочку действий.
Это – шаг процесса, их совокупность – сам бизнес-процесс. Самый простой пример, который можно привести – подача на кредит: банк получил заявку, далее с ней работают менеджеры, после чего она попадает в службу безопасности и т.д. Каждое звено проверяет заявку по своим базам, внося результат, после чего передают дальше. Таким образом, по цепочке получается итоговое решение – одобрят заявку или нет. Возврат товара, алгоритм приема нового сотрудника, закупка сырья и составляющих для производства, сдача отчетности – все действия повторяются в обязательном порядке и с определенной периодичностью, т.е. на каждое действие отводятся строго регламентированные временные рамки.
Цикличность BPM
В основе концепции лежит идея непрекращающегося цикла принятия управленческих решений, которые включают в себя следующие составляющие:
- постановка целей;
- определение критериев, которые приведут к достижению целей;
- планирование;
- мониторинг ключевых показателей эффективности, их отклонение от регламента;
- анализ результатов;
- составление отчетности, по которой будут приниматься решения.
Цели концепции:
- сократить время выполнения процессов за счет их регламентирования и автоматизации;
- повысить прозрачность и точность бизнес-процесса для всех его участников;
- контролировать выполнение процессов через наборы показателей;
- обеспечивать организационную гибкость организации;
- повышать эффективность работы организации
Источник: processmi.com