Business studio примеры моделей бизнес процессов

Разработка в Business Studio ТЗ на автоматизацию бизнес-процессов в BPMS

Оценки за материал: 0 (0)

В статье Владимира Репина представлен пример описания бизнес-процесса и настройки среды моделирования Business Studio для создания технического задания на автоматизацию бизнес-процесса в BPMS. Обсуждаются вопросы вовлечения руководителей и сотрудников подразделений компании в работу по проектированию исполняемых процессов и формированию ТЗ на автоматизацию.

Возможная постановка задачи

Довольно распространенной является ситуация, когда в компании есть много схем бизнес-процессов, созданных в MS Visio. Беглый анализ показывает, что они явно неисполняемые, содержат логические ошибки, операции разного масштаба и проч. На рис. 1 представлен пример такой схемы процесса, предоставленный заказчиком.

Рис. 1. Схема процесса в MS Visio.

В целом, схема вполне нормальная, но содержит две логических ошибки. С точки зрения архитектуры, схему можно покритиковать за то, что наиболее важная часть процесса, создающая реальную ценность, показана в виде одной операции. Все остальное – это планирование работы, контроль, согласование и утверждение результатов.

Постановка задачи. Необходимо с использованием Business Studio:
а) перевести все подготовленные схемы в универсальный формат, при этом:
б) создать архитектуру бизнес-процессов компании;
с) сделать процессы исполняемыми;
д) подготовить ТЗ на автоматизацию процессов в BPMS.

Поставленная задача может быть решена путем использования программного продукта Business Studio и нотации BPMN.

В данном случае, я привел пример только одной схемы. Если бы речь шла об автоматизации одного процесса, то не было бы никакого смысла переводить схему из MS Visio сначала в Business Studio, а потом в BPMS. Но совсем другое дело, когда нужно подготовить сначала модели нескольких процессов, взаимосвязанных с точки зрения технологии и входов-выходов.
Если рассматривать/автоматизировать N процессов, не продуманных в единой архитектуре, можно упустить ряд важных деталей и не получить решение бизнес-задачи в целом. Поэтому роль среды моделирования при разработке и автоматизации нескольких взаимосвязанных процессов кардинально возрастает.

Специалист по Business Studio Иван Глебов, считает, что «дополнительным положительным результатом использования среды моделирования Business Studio для формирования ТЗ является документирование функциональной архитектуры информационных систем, используемых для автоматизации бизнес-процессов. Архитектура информационных систем формируется в разделе «Программные продукты» среды моделирования Business Studio».

Перевод схемы в нотацию BPMN в Business Studio

Схему, представленную на рис. 1, можно было бы разделить на три-четыре части и сформировать отдельные модели. Но я не пошел на этот радикальный шаг, а просто перерисовал диаграмму в Business Studio в нотации BPMN, устранив логические ошибки и некоторые, на мой взгляд, лишние операции. Полученная схема представлена на рис. 2.

Рис. 2. Схема процесса после перевода в нотацию BPMN.

Замечу, что можно использовать полученную схему для создания имитационной модели процесса. Такая модель в Business Studio применяется для валидации процесса, то есть проверки, будет ли процесс на практике стабильно выдавать результат с установленными характеристиками по стоимости, времени и качеству. К слову, практически в каждой BPMS можно тестировать подготовленные схемы (т.е. запускать токены и смотреть, дойдет ли процесс до конца), но вот запускать имитацию и получать статистические параметры процесса для его анализа и оптимизации – нельзя.

Фрагмент схемы показан на рис. 3. Использованы маркеры операций, чтобы показать, какая операция будет выполняться пользователем в интерфейсе BPMS (Business process management system), а какая может быть выполнена скриптом (соответствующий маркер и серая заливка).

Не все операции процесса при переводе в исполняемый формат сохраняются в том виде, как на оригинальной схеме в MS Visio. При разработке модели процесса для BPMS многие действия рационально объединить в рамках одной операции.

Так же показаны информационные системы, которые в текущий момент используются для выполнения операций процесса, например, «АИС «Управление планом ПИР». Кроме того, в качестве примера, показана возможность отобразить документооборот на схеме процесса и используемые для хранения документов базы данных компании.

Рис. 3. Фрагмент схемы в нотации BPMN.

Стоит упомянуть, что возможен импорт схем, созданных в MS Visio, в Business Studio. Но в данном случае было быстрее нарисовать «правильную» схему заново, чем редактировать схему, полученную после импорта. Но этот пример не говорит о том, что так поступать нужно всегда. Функция импорта полезна.

Настройка аналитики по бизнес-процессу и формирование ТЗ на автоматизацию

Для того, чтобы схему процесса можно было передавать для настройки BPMS, процесс должен быть исполняемым. Это означает, что токен, запустивший процесс, «добежит» до конца процесса при любом возможном сценарии. Важно, чтобы при формировании схемы процесса соблюдалась семантика нотации BPMN. В противном случае, схема не будет универсальной и пригодной для настройки исполняемого процесса в любой BPMS.

Кроме того, для настройки BPMS требуется дополнительная информация, которая не представлена на схеме. Необходимо определить, какие аналитические данные нужны автоматизации процесса в конкретной исполняемой системе. Затем настроить Business Studio путем расширения объектной модели с использованием модуля Meta Edit так, чтобы можно было удобно вносить данные через интерфейс системы.

На рис. 4 показан пример возможной настройки. Для каждой операции процесса доступна закладка «ТЗ на автоматизацию», которая содержит ряд полей (атрибутов), которые необходимо заполнить.

Рис. 4. Заполнение атрибутов операции процесса.

Например, можно выбрать тип операции процесса: «в интерфейсе BPMS», «сценарий», «ручная операция» и т.д. Можно указать, что требуется настройка нормативного времени выполнения операции и указать это время. Можно добавить, что нужно измерять фактическое время выполнения т.п. Так же есть атрибут, показывающий необходимость интеграции с другой системой и проч.

После занесения информации по всем операциям процесса, можно автоматически сформировать готовое Техническое задание на автоматизацию бизнес-процесса. Для этого в Business Studio настраивается специальный шаблон отчета. Возможна выгрузка в MS Word или в MS Visio в зависимости от требований проекта. На рисунках 5 и 6 показаны фрагменты такого ТЗ. В данном случае, ТЗ сформировано в весьма упрощенной, демонстрационной форме.

Рис. 5. Фрагмент ТЗ на автоматизацию бизнеса-процесса. Часть 1.

Рис. 6. Фрагмент ТЗ на автоматизацию бизнеса-процесса. Часть 2.

Какая еще аналитика может и должна быть собрана при подготовке к автоматизации процесса в BPMS? В своей статье Андрей Чепакин предлагает следующую структуру:
1. Схема инициации процесса.
1.1. Роль «Инициатор бизнес-процесса».
1.2. Мотив инициации бизнес-процесса.
1.3. Способы запуска бизнес-процесса.
2. Схема создания ценности.
2.1. Типизация клиентов/заказчиков бизнес-процесса.
2.2. Составляющие ценности, формируемой процессом, по типам клиентов.
2.3. Сценарии использования процесса его клиентами.
3. Схема работы процесса.
3.1. Спецификация входов процесса.
3.2. Спецификация выходов процесса.
3.3. Определение единицы потока и ее состояний.
3.4. Ролевая модель процесса.
3.5. Спецификация метрик и показателей процесса.
4. Схема данных процесса.
4.1. Спецификация данных процесса.
4.2. Определение источников данных для процесса.
5. Схема контроля процесса.
5.1. Спецификация контролируемых метрик и показателей.
5.2. Способы сбора и обработки данных.
5.3. Способы доставки информации владельцам процесса.
6. Схема обратной связи процесса.
6.1. Способы доставки обратной связи участникам процесса.
6.2. Способы получения обратной связи от клиентов процесса.
6.3. Способы доставки обратной связи высшему руководству.
7. Схема компетенций процесса.
7.1. Требования к перечню участников процесса.
7.2. Требования к компетенциям участников процесса.
7.3. Реестр возможностей снижения требований к компетенциям.

Обратите внимание, что графическая схема процесса содержит только часть информации, необходимой для автоматизации, а главное, последующего управления и развития бизнес-процесса. Так, например, необходимо заранее определить показатели, которые нужно собирать, способ их измерения и способ доведения до руководителей (план/факт, отклонения, визуализация цветом и т.п.).

Интересные мысли по аналитике высказывает Денис Котов в своей статье. Он рекомендует включать в ТЗ на автоматизацию процессов в BPMS (кроме схемы) следующую информацию:
• Модель данных.
• Объекты системы (например, договор, закупочная процедура или клиент).
• Данные процесса (информация, относящаяся к конкретному экземпляру процесса).
• Отчеты.
• Автоматизации: эскалации руководителям, расчеты («математика»), бизнес-правила, проверка из базы данных, триггеры, интеграции.

Многие специалисты считают, что модель данных, кроме схемы, является ключевой для эффективного решения задачи автоматизации процесса в BPMS. В текущей версии Business Studio, к сожалению, нельзя создать графическую модель структуры данных, как это можно быть сделать, например, в ERWin (ER модель — entity-relationship model, модель «сущность — связь» — модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы предметной области). В Business Studio можно только описать атрибуты для всех документов, которые используются в моделях бизнес-процессов, как показано на рис. 7.

Рис. 7. Описание атрибутов документа в Business Studio.

Иван Глебов отмечает, «что хотя в настоящий момент в среде Business Studio нет возможности графически моделировать структуру данных для ТЗ, но зато в ней есть возможность давать детальное описание атрибутов документов, используемых в процессах, что позволяет достаточным образом смоделировать необходимую структуру данных в «текстово-табличном» виде. При этом, посредством MetaEdit, таблицу атрибутов документа можно дополнить колонкой, в которой, при необходимости, можно указать другой документ в бизнес-модели, с которым атрибут документа должен иметь связь при автоматизации документа в информационной системе».

Кто будет настраивать BPMS?

Настройка любой BPMS включает, как минимум:
1. создание модели организационной структуры компании;
2. создание графической модели процесса;
3. определение участников процесса и их прав;
4. определение необходимых данных;
5. настройка показателей для контроля и управления процессом;
6. создание экранных форм;
7. проверка процесса и публикация на исполняемом сервере.

К более сложным задачам настройки относятся такие задачи, как: написание скриптов, создание различных плагинов, создание сложных экранных форм и, наконец, интеграция со внешними системами.

Можно ли научить руководителей и сотрудников подразделений всем указанным выше аспектам? Да, можно. Но это, на мой взгляд, нерационально. Сотрудники компании должны понимать, что означает исполняемый процесс, и знать основные функциональные возможности конкретной системы BPM. Но учить их нюансам настройки системы долго и дорого.

Достаточно иметь команду специалистов, хорошо знающих BPMS (количество зависит от масштаба проекта, конечно). При этом важно, что руководители и сотрудники подразделений могут проектировать исполняемые процессы на уровне, приемлемом для последующей быстрой настройки BPMS.

Важно, что сотрудники компании вовлекаются в «процессную работу», получают навыки проектирования эффективных процессов и заинтересованы в совместном результате.

На рис. 8 показано возможное видение организации работы различных команд в рамках проекта описания, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании.

Рис. 8. Совместная работа команд в проекте.

Может быть создано несколько команд, состоящих из сотрудников разных подразделений, которые проектируют бизнес-процессы в Business Studio, проводят анализ и формулируют требования и пожелания (например, автоматизировать выполнение конкретных операций или применить RPA). Участникам рабочих групп не нужно знать нюансы настройки BPMS, поэтому они могут сосредоточиться на проектировании эффективных бизнес-процессов. Такой подход может существенно ускорить работу по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании.

Однако, есть сторонники другой точки зрения. Ее суть заключается в том, что дублировать схемы процессов в разных системах крайне нежелательно, а нужно проектировать и автоматизировать бизнес-процессы сразу в BPMS. Ниже я сделал попытку сравнить два похода. Вы можете использовать это сравнение для анализа и принятия решений по методу, который будете использовать в своей компании.

Сравнение двух подходов. Таблица.

В случае Варианта I руководители и специалисты подразделений владеют компетенциями:
• по описанию и анализу бизнес-процесса;
• по использованию базового функционала BPMS на уровне пользователей.

При этом бизнес-пользователей не нужно учить несвойственным и ненужным им аспектам.
Например, менеджера по продажам, цель которого продавать товар компании, не нужно учить программировать скрипты на C# или создавать ER-модель.

В свою очередь ИТ специалистов не нужно специально учить методам анализа и оптимизации процессов (TOC, Lean, KPI).

В случае Варианта II руководители и специалисты подразделений должны овладеть специальными компетенциями (см. красный шрифт) на весьма глубоком уровне.

Могут ли бизнес-пользователи проектировать процессы сразу в графическом редакторе BPMS? Да, могут. При этом они, в любом случае, должны в какой-то форме фиксировать требования к дальнейшей, более сложной настройке исполняемого процесса. Вопрос – где именно? На клочке бумаги, устно или все-таки в формализованном, структурированном виде?

Еще один момент. В BPMS нужно сразу выполнять настройки, а не фиксировать требования к ним. Например, необходимо настроить шлюз с проверкой условий скриптом и т.п. Такие навыки уже выходят за границы компетенции бизнес-пользователей.

Приведу пример. В моей книге «Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN. Пособие для начинающих. Часть I» представлены модели трех процессов. Первый процесс называется «Подача заявки на оплату». В компании может быть одновременно инициировано несколько экземпляров этого процесса. Второй процесс – «Согласование графика платежей на неделю».

Он запускается по таймеру и выполняется один раз в неделю. Третий процесс называется «Оплата счетов». Он инициируется процессом «Согласование графика платежей на неделю». Модели процессов были созданы в Business Studio в нотации BPMN.

Используя семантику BPMN, я показал на схеме, что каждый экземпляр процесса «Подача заявки на оплату» должен получить сообщения из процессов «Согласование графика платежей на неделю» и «Оплата счетов». Далее эти три схемы были переданы в качестве ТЗ специалисту по Elma, который быстро настроил исполняемые процессы в этой системе (большое спасибо!). При настройке нужно было решить несколько задач, явно выходящих за пределы компетенций бизнес-пользователя, а именно: дополнение структуры данных, создание переменных процессов, создание скриптов на C#, управляющих отправкой сообщений, доработкой модели процесса с учетом технологических особенностей работы скриптов.

Добавлю, что в силу архитектурных ограничений в BPMS невозможно создавать архитектуру бизнес-процессов компании в целом и использовать ее для решения таких задач, как: обоснование реорганизации компании, формирование регламентирующих документов и проч.

Стоит отметить, что компетенции участников проекта должны в разумной степени пересекаться, как показано на рисунке 9.

Рис. 9. Зоны компетенций.

В идеальном случае, руководители и специалисты функциональных подразделений должны хорошо владеть методами процессного управления и развития бизнеса и знать общие возможности настройки и использования BPMS. В свою очередь, ИТ-специалисты, профессионально владея настройками BPMS, должны в достаточной степени знать предметную область и методы анализа и развития бизнес-процессов.

Прикрепленные файлы

Просматривать прикрепленные файлы могут только зарегистрированные пользователи. Вы можете зарегистрироваться здесь.

Добавить комментарий

Комментировать материалы могут только зарегистрированные пользователи. Вы можете зарегистрироваться здесь.

Все права защищены. Частичное или полное копирование информации данного ресурса возможно только с разрешения владельца.

Источник: www.finexpert.ru

Моделирование информационных потоков в нотации BPMN в Business Studio 5

В статье Владимира Репина представлен метод моделирования информационных потоков, документов, информационных систем и ресурсов (хранилищ данных) на диаграммах в нотации BPMN в программном продукте Business Studio 5. Предлагаемый подход является крайне важным с точки зрения создания моделей «Как есть», позволяющих увидеть, как реально выполняется процесс, зафиксировать возникающие проблемы и предложить мероприятия по его оптимизации и цифровой трансформации.

Введение

В настоящее время моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN является одним из инструментов, используемых в компаниях для понимания процессов «Как есть», разработки мероприятий по их оптимизации/цифровизации, формирования регламентирующих документов. Многие компании используют для описания процессов современный программный продукт Business Studio 5.

Участие в большом количестве проектов, в которых выполнялось моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN в Business Studio, а так же проведение аудита качества (формального и содержательного анализа) схем бизнес-процессов различных организаций, позволило мне сделать следующие выводы:

1. уровень знаний и компетенций по использованию нотации BPMN, к сожалению, всё еще довольно низкий — при моделировании сотрудники допускают много формальных (нотационных) и содержательных ошибок, что делает схемы непригодными для анализа и оптимизации бизнес-процессов;
2. функциональные возможности программного продукта Business Studio используются не в полной мере;
3. в организациях отсутствует подробная и качественная методика формирования моделей бизнес-процессов, например в виде «Соглашения по моделированию».

Важно отметить, что нотация BPMN в ее текущей версии не предназначена для адекватного моделирования потоков информации и межпроцессного взаимодействия с точки зрения отображения входов/выходов бизнес-процессов. Этот факт является существенным ограничением. Но проблема может быть решена с использованием функциональных возможностей Business Studio.

Представленный ниже метод моделирования в нотации BPMN предназначен именно для Business Studio. В случае применения других программных продуктов метод должен быть скорректирован с учетом функциональных возможностей соответствующей системы.

Постановка задачи

Перед тем, как заниматься моделированием бизнес-процессов «Как есть», очень важно определить точку зрения и цель этой работы.

Первое. Точка зрения – руководитель 1-2 уровня компании, заинтересованный в оптимизации и цифровизации бизнес-процесса в целом. Обратите внимание, что точка зрения, например, ИТ-специалиста, ответственного за внедрение какой-либо информационной системы (ERP, ЭДО, CRM и проч.) может существенно отличаться от точки зрения руководителя, то есть от «бизнесовой» точки зрения.

Второе. Цель – получение модели бизнес-процесса «Как есть», содержащей всю полноту информации о процессе (насколько это вообще возможно на графической схеме).
Итак, схема бизнес-процесса в нотации BPMN в Business Studio 5 должна содержать:

1. потоки информации (документов);
2. статусы информации (документов) с точки зрения их жизненного цикла и формы представления;
3. используемые информационные системы (программные продукты);
4. используемые для хранения информации (документов) ресурсы («хранилища данных»);
5. информацию в взаимодействии бизнес-процессов по входам/выходам.

Посмотрим, как можно решить указанную задачу средствами Business Studio 5. Разбирать метод будем на простом и наглядном примере.

Пример модели бизнес-процесса в нотации BPMN в Business Studio

На рис. 1 представлена простейшая схема подготовки, согласования и утверждения некоторого документа «Х». Это, можно сказать, «голый» поток работы (Work Flow). Есть ли компании, которые ТАК моделируют процессы? Как это ни странно, да, есть. Наблюдал в нескольких организациях.

Отсутствие возвратов (после согласования/утверждения) и полное отсутствие информации/документов объясняют желанием «упростить» схему и сделать ее «наглядной» для бизнес-пользователей. При этом информацию «о действиях в случае отклонений» выносят в приложения к нормативному документу, а входы/выходы прописывают вручную прямо в самом проекте регламента, а не выгружают автоматически из Business Studio. Использование такого «ручного» труда, на мой взгляд, сродни покупке профессионального перфоратора, который потом не включают в розетку, а долбят дырки в стене вручную.

В целом, схема типа «голое Work Flow» не дает практически никаких ответов на вопрос, как реально устроен бизнес-процесс, и какие при его исполнении возникают проблемы. То есть, с аналитической точки зрения, ценность подобной модели бизнес-процесса весьма низкая.

Что можно сделать с такой схемой? Прежде всего, отобразить реальный поток работы – возвраты после согласований.

На рис. 2. показана схема со шлюзами, которые нужны, чтобы показать возвраты после согласования в случае, если есть замечания/корректировки к проекту документа.

Сами шлюзы не именованы. Переходы после них – да. На мой взгляд, это удобнее, чем именовать как-то шлюз, а потом на стрелках писать «Да» и «Нет». Дело в том, что сам вопрос на шлюзе может быть сформулирована так, что понять эти «Да» и «Нет» не будет никакой возможности без привлечения автора схемы, которого уже может не быть в компании.

На рис. 2 показано два шлюза на ветвление потоков и один шлюз на объединение потоков («возвратный»). Я всегда использую возвратные шлюзы, поскольку это, с моей точки зрения, делает схему нагляднее и снижает вероятность допустить логические ошибки.

Наличие на схеме шлюзов и возвратов делает данную схему «исполняемой» или, другими словами, ее можно выполнить при определенных условиях.

Но схема рис. 2 совершенно не содержит информацию о том, какая информация нужна для подготовки документа и как, собственно, движется документ между задачами процесса: в какой форме и посредством ресурсов (хранилищ).

Моделирование информационных потоков на схемах в нотации BPMN в Business Studio

На рис. 3 показана схема с потоком документов, точнее, с движением одного документа (частный случай в рамках нашего учебного примера).
Для того, чтобы показать это движение, использована пунктирная стрелка типа «Association» (термин BPMN).

Если смотреть на схему непредвзято, с точки зрения здравого смысла, то можно задаться вопросом: «Дает ли наличие таких стрелок и значков «Документ “Х”» какую-то дополнительную аналитическую информацию?». Скорее «Нет», чем «Да». Но лишней работы по моделированию это добавляет точно. Возникает вопрос: «А может тогда лучше вообще не показывать эти документы»? Бизнес-аналитики некоторых компаний, которые моделируют движение документов на таком абстрактном уровне, постепенно вообще отказываются от визуализации документов на схемах.

Отмечу, что в проектах мы принципиально не используем справочник «Бумажные документы», только – «Электронные документы», чтобы не дублировать сущности. Так же не используем справочник «Информация». Почему? Любая информация в бизнесе, даже неструктурированное письмо по e-mail или сообщение по WhatsApp, может рассматриваться в качестве документа. Если в Business Studio одновременно использовать справочник «Электронные документы» и «Информация», то может возникнуть ненужная путаница.

С точки зрения анализа реального процесса «Как есть» схема рис. 3 опять неполна и не может быть эффективно использована. Что можно сделать?

На рис. 4 показаны статусы документов. Например, после задачи «Подготовить проект документа» Документ «Х» имеет статусы «Проект» и «Word». Они указывают на то, что документ создан в формате MS Word (статус – «Word») и готов для согласования (статус – «Проект»).

После задачи «Согласовать проект документа», Документ «Х» приобретает статусы «Несогласован» и «Word» или «Согласован» и 1С-ДО, то есть статусы определяются контекстно.

Как технически настроены статусы в Business Studio? Через свойства документа («Свойства объекта» по правой кнопке) можно найти «Статусы» и создать новый термин в справочнике «Термины», означающий нужный статус документа (информации). После этого можно вывести статус на показ, используя функционал Business Studio «Настроить показ параметров».

Использование статусов дает возможность сразу увидеть на схеме две важных вещи. Первое – это изменение документа в рамках его жизненного цикла. Второе – форма, в которой документ существует. Это очень важно для глубокого понимания бизнес-процесса «Как есть» и выявления возникающих при его выполнении проблем.

В справочнике «Термины» мы используем следующую группировку статусов (показаны примеры статусов):

1. По жизненному циклу документов:
1.1. Проект
1.2. Согласован
1.3. Утвержден
1.4. Подписан компанией
1.5. Подписан клиентом
1.6. …

2. По форме:
2.1. Устно
2.2. Бум.
2.3. Excel
2.4. Word
2.5. e-mail
2.6. Скан в pdf
2.7. Скан скан-копии в pdf

3. Внутри ИС:
3.1. 1C-ERP
3.2. CRM
3.3. Business Studio
3.4. Контур.Диадок
3.5. …

4. Формализован/неформализован:
4.1. Неформ.
4.2. Форма
4.3. Шаблон

Использование статусов документов (информации) дает важную информацию для анализа бизнес-процесса. Однако, мы не получаем ответа на вопрос: «Как именно передается документ от задачи к задаче?», то есть посредством каких ресурсов, собственно, осуществляется перемещение документа.

Моделирование ресурсов (хранилищ данных) на схемах в нотации BPMN в Business Studio

На рис. 5 показаны объекты типа «База данных» для того, чтобы показать, посредством какого ресурса (среды, хранилища) осуществляется переда документа от задачи к задаче.

Вообще, довольно часто бизнес-аналитики интерпретируют эти объекты как программное обеспечение (хотя для этого есть отдельный одноименный справочник в Business Studio). Это некорректно, на мой взгляд.

Что такое база данных в современных условиях? Можно ли использовать, например, SQL Server без необходимой для доступа к данным прикладной программной оболочки? Конечно, нет. Поэтому мы используем в проектах справочник «Базы данных» в широком смысле в качестве ресурсов – мест хранения документов (информации), например:

1. Корпоративные ресурсы:
   1.1. 1С
   1.1.1. 1С-ERP
   1.1.2. 1С-ERP-CRM
   1.1.3. 1C-ДО
   1.2. Архивы электронные
   1.2.1. Архив Бухгалтерии
   1.2.2. Архив Юр.службы
   1.2.3. …
   1.3. Архивы бумажные
   1.3.1. Архив Бухгалтерии
   1.3.2. Архив Юр.службы
   1.3.3. …
   1.4. Outlook
   1.5. Сервер
   1.6. WhatsApp
   1.7. ..
2. Персональные ресурсы:
   2.1. РМ сотрудника
   2.2. РС
3. Внешние ресурсы:
   3.1. ЭТП поставщика
   3.2. ЭДО
   3.3. …

На рис. 5 показано, что Документ «Х» передается от задачи «Подготовить проект документа» к задаче «Согласовать проект документа» посредством MS Outlook, то есть «временным прибежищем» для этого документа служит Outlook. Некоторые компании, кстати, умудряются до 80% всех рабочих документов хранить в Outlook, что является проблемой (путаница в версиях документов, долгий поиск, перегрузка сервера, риск потери важной информации и проч.).

Если схема бизнес-процесса предназначена для анализа, то я считаю крайне важным показывать на ней, как именно, посредством каких ресурсов осуществляется передача документов (информации) от задачи к задаче.

Моделирование информационных систем на схемах в нотации BPMN в Business Studio

Наличие ресурсов на схеме процесса не отвечает на вопрос, с использованием каких именно информационных систем выполняются задачи процесса.

В Business Studio есть два способа привязать используемую информационную систему к задаче процесса: через интерфейс или визуально на схеме. Если делать на схеме, то наименование соответствующей ИС попадает (после сохранения схемы) в список используемых ИС, которые можно посмотреть через свойства задачи. Если сделать в обратной последовательности (то есть сначала занести через интерфейс), то потом вывести на схему значок, символизирующий программное обеспечение, автоматически уже не получится.

Мы применяем визуальный способ представления информационных систем на схеме бизнес-процесса, как показано на рис. 6.

Информационные системы берутся из справочника Business Studio «Программные продукты», который может быть структурирован, например: так:

1. Офисное ПО:
   1.1. MS Office
   1.1.1. MS Word
   1.1.2. MS Excel
   1.1.3. MS Outlook
   1.1.4. …
2. Корпоративное ПО:
   2.1. 1C-ERP
   2.1.1. 1C-ERP-CRM
   2.1.2. 1C-ДО
   2.1.3. …
   2.2. Business Studio
   2.3. BI
   2.4. …
3. Специальное ПО:
   3.1. Контур.Диадок
   3.2. Контур.Фокус
   3.3. Telegram.Чат-бот
   3.4. ЭТП поставщика…
4. Сетевое и серверное ПО:
   4.1. …

В версии Business Studio 5 нельзя настроить визуальный размер и цвет значков выбранного типа один раз для всей рабочей базы. Это приходится делать вручную на каждой схеме. Мы делаем значок программного обеспечения в виде небольшого четырехугольника и закрашиваем его в «фирменный цвет» соответствующий информационной системы, например, 1С – в желтый.

Информационные системы (программные продукты) связываются с задачами двумя различными видами входящих связей:

• «Поддерживает» — в случае, если ИС используется сотрудником при выполнении задачи;
• «Выполняет» — в случае, если задача выполняется целиком автоматически.

Показывать информационные системы на выходе задач процесса – нонсенс. Business Studio позволяет создать такую исходящую связь, но можно сказать, что это — методологический атавизм из первых версий системы. Дело в том, что связь типа «Создает на выходе», которую можно использовать для документа, совершенно бессмысленна в отношении программного обеспечения. Задачи процесса их не создают.

В чем разница между информационными системами (программными продуктами) и ресурсами? Почему недостаточно использовать что-то одно? На рис. 6 видно, что для подготовки документа используется MS Word, а передается документ через MS Outlook. То есть представление информационных систем и ресурсов на схеме бизнес-процесса не дублирует друг друга, как может показаться на первый взгляд.

Эти два аспекта дополняют друг друга и делают модель аналитически полной.

Зачем одновременно показывать на схеме информационные системы и статусы документов? Ведь и так «всё понятно»? Не всё так просто… Например, документ может быть подготовлен в 1С, выгружен в MS Word и доработан вручную, а потом в виде скана в pdf отправлен клиенту через WhatsApp. В данном примере для выполнения задачи использовалось три программных продукта, но ресурсом (хранилищем), использованным для отправки документа, был WhatsApp. Ресурсами, используемыми для хранения файлов MS Word и pdf, могли быть «РС» (т.е. жесткий диск компьютера сотрудника) или сервер компании.

Моделирование межпроцессного взаимодействия по входам/выходам на схемах в нотации BPMN в Business Studio

Моделирование потоков документов (информации) будет не полным, если не показать взаимодействие между разными бизнес-процессами по входам/выходам.

В нотации BPMN в Business Studio 5 для решения этой задачи можно использовать следующую конструкцию – см. рис. 7. Мы связываем бизнес-процесс «Подготовить данные для проекта документа “Х”» (показан на схеме как свернутый пул) стрелкой типа «Message Flow» с задачей бизнес-процесса «Подготовить проект документа». Такая связь в нотации BPMN означает отправку и получение сообщения. По сути, это управляющее воздействие одного экземпляра процесса на другой экземпляр. Но в Business Studio мы сознательно идем на нарушение стандарта и интерпретируем такую связь просто – один бизнес-процесс поставляет на вход другого бизнес-процесса документы (информацию).

Далее к стрелке «Message Flow» привязывается конкретный документ. На рис. 7 – это «Данные для подготовки документа “Х”». Статус показывает, что это документ в формате MS Excel, а привязанная «База данных» показывает, что ресурсом (хранилищем) для этого документа служит файл-сервер компании.

Таким образом, рассматриваемый контекст нужно читать так: «Бизнес-процесс «Подготовить данные для проекта документа “Х”» когда-то (вполне возможно, что намного раньше, чем стартовал процесс «Подготовить, согласовать и утвердить документ») в процессе своего выполнения создал файл MS Excel и положил его на файл-сервер. Через какое-то время процесс «Подготовить, согласовать и утвердить документ» при выполнении задачи «Подготовить проект документа» обратился к файл-серверу и взял оттуда этот документ.

С точки зрения анализа и оптимизации бизнес-процессов крайне важно понимать, как взаимодействуют процессы по принципу «Поставщик-Клиент». Задача моделирования такого межпроцессного взаимодействия решена, хотя и с некоторым нарушением нотации. Но конкретно в Business Studio такой методический подход дает возможность выводить в регламент бизнес-процесса соответствующие входы/выходы.

На рис. 8 представлен пример схемы бизнес-процесса, разработанной с использованием представленного в статье метода.

На схеме показаны так же проблемы (сноска со шрифтом красного цвета) и предложения по улучшению процесса (сноска со шрифтом синего цвета).

Выводы

Представленный в статье авторский методический подход является довольно «тяжелым» (трудоемким) при практическом применении. Приходится тщательно анализировать каждую задачу бизнес-процесса, выявляя:

• используемые документы (информацию) и их статусы;
• потоки документов и необходимые для этого ресурсы;
• используемые информационные системы;
• межпроцессное взаимодействие по входам/выходам.

Однако, если вы хотите, чтобы ваши схемы бизнес-процессов «Как есть» в нотации BPMN в Business Studio 5 могли реально использоваться для анализа и принятия решений по оптимизации/цифровизации процессов, то представленный методический подход целесообразно использовать.

Необходимо доработать соответствующим образом ваше «Соглашение по моделированию», создать необходимую аналитику в справочниках Business Studio, провести обучение и аттестацию сотрудников, участвующих в моделировании бизнес-процессов, на знание и умение применять новый метод моделирования.
Удачи в проектировании подробных и практически полезных моделей бизнес-процессов в нотации BPMN в Business Studio!

В.В. Репин,
к.т.н., доцент, консультант по управлению, Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент», член ABPMP Russian Chapter.

Возможно, вам будет интересно посмотреть видео по этой теме:

Источник: repin.guru

Презентация на тему Система бизнес-моделирования Business Studio

исполнителей, а также показатели процесса.
Положение о подразделении
Cодержит общие положения, диаграмму оргструктуры, штатное расписание, задачи подразделения, взаимодействие с другими подразделениям, критерии оценки деятельности подразделения.
Должностная инструкция
Cодержит общие положения, должностные обязанности, показатели деятельности, права и ответственности должности.
Прочие документы
Описание документооборота, Участие в процессах внешнего субъекта

Основные виды регламентирующих документов

Слайд 16Формирование регламентирующей документации

Слайд 17Взаимосвязь регламентирующей документации

Слайд 18Удобное распространение информации среди исполнителей и заинтересованных

лиц
Использование на Intranet- и Internet-порталах
Поддержка гиперссылок на

объекты системы

Внедрение. Доведение документации до сотрудников

Слайд 19Контроль и анализ. Cockpit
Cockpit – это модуль,

предназначенный для ввода, просмотра, контроля и анализа

информации в Business Studio

Возможность ввода сообщений о несоответствиях

Возможность без использования лицензии Professional или Enterprise выполнять те работы, которые не требуют полноценной функциональности системы

Слайд 20Поддержка СМК
Business Studio позволяет компании разработать, внедрить

и подготовить к сертификации систему управления в

соответствии с требованиями стандартов ISO
Business Studio существенно облегчает выполнение следующих этапов разработки и поддержания СМК:
Разработка целей в области качества
Описание основных и вспомогательных процессов
Разработка показателей процессов
Разработка документации СМК
Ознакомление персонала с документацией
Поддержание документации СМК в актуальном состоянии
Сбор результатов измерений
Планирование и проведение внутренних аудитов
Анализ данных
Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий
Улучшение
Подготовка к сертификации и сертификация

Слайд 21Большое количество регламентов не так просто состыковать…

«Дыры» во внутреннем законодательстве компаний
Регламенты, сформированные с

помощью Business Studio

Слайд 22Распределение загрузки при разработке системы управления

актуальном состоянии
Время
Загрузка
«Бумажная» система
Business Studio

Слайд 23Результаты и эффекты от использования

Результаты использования
Создание системы

целей и показателей для оценки эффективности деятельности

компании и отдельных сотрудников
Распределение полномочий и ответственности между подразделениями
Распределение функций между исполнителями
Наличие регламентирующей документации
Оптимизированные бизнес-процессы
Оптимизированная штатная численность сотрудников
Разработка, внедрение СМК и поддержание ее в рабочем состоянии

Эффекты
Повышение управляемости и прозрачности компании
Увеличение производительности труда исполнителей
Сокращение потерь и убытков от неправильных действий сотрудников до 100%
Минимизация времени обучения новых сотрудников
Снижение зависимости от “ключевых” сотрудников
Разгрузка Топ-менеджеров от «текучки» и предоставление им возможности заниматься стратегическими задачами
Снижение трудоемкости работ по проектированию и актуализации системы управления в 2-3 раза

Слайд 24Ключевые преимущества системы
Поддержка методологии BSC/KPI, обеспечение сбора,

контроля и визуализации значений показателей
Поддержка четырех наиболее

популярных нотаций моделирования — IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event-Driven Process Chain)
Возможность оперативного согласования моделей бизнес-процессов с экспертами, специалистами за счет применения наиболее популярных нотаций моделирования
Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки, в формате документов Microsoft Word или HTML-навигатора
Поддержка оптимизации бизнес-процессов при помощи функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования
Наличие Мастера отчетов, позволяющего легко построить свои собственные или изменить существующие отчеты и регламентирующие документы
Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line
Использование в качестве графического редактора процессов, организационной структуры и других диаграмм редактора деловой графики Microsoft Visio

Источник: thepresentation.ru