Бюджетирование как метод управления бизнес процессами

Бюджетирование — это процесс составления финансовых планов компании, определения предполагаемого уровня расходов и доходов за некоторый период времени. Это один из элементов системы управления фирмой, которая нацелена на наиболее рациональное использование ресурсов предприятия.

Планирование играет огромную роль в стремлении к успеху любой компании. Это одна из важнейших составляющих управления бизнесом. При разработке планов подробно фиксируется то, что необходимо сделать для достижения поставленных целей и задач наиболее эффективным образом. Также желательно предусмотреть возможные варианты развития событий в той или иной ситуации. Это дает возможность предпринять необходимые действия (в случае бюджета речь идет о перераспределении ресурсов) для минимизации ущерба в случае возникновения неблагоприятных для компании условий.

Финансовое планирование позволяет:

• выбрать удачные направления в развитии деятельности фирмы;
• достичь цели и решить конкретные финансовые вопросы;
• дает оценку деятельности компании;
• обеспечивает помощь в контроле над использованием денежных средств;
• помогает увеличить денежные потоки.

Задачи финансового планирования:

• обеспечение денежной составляющей производственного и инвестиционного направлений;
• исследование связи доступных заключений о привлечении дополнительных финансовых источников и целесообразности использования;
• поиск решений по правильному и выгодному вложению средств;
• найти внутренние резервы при возникновении критических ситуаций;
• установить взаимовыгодные отношения с партнерами и кредиторами;
• поддержание доверительных отношений с инвесторами;
• помощь в анализе и контроле за материальным состоянием предприятия.

Бюджетирование как способ планирования

БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

Составление бюджетов компании – это планирование деятельности в денежном эквиваленте. Делают это, как с прицелом на стратегическое развитие в горизонте 3-5 лет, так и на среднесрочный период (как правило — один год), а также — оперативное управление компанией. Суть процесса заключается в том, чтобы наметить расходы и спрогнозировать уровень доходов, который должен быть достигнут организацией. Например, о снижении затрат или наращивании денежных поступлений в фирму.

Таким образом, можно сказать, что бюджет – это финансовый план, отражающий соотношение доходов и затрат.

В разработке планов принимают участие заинтересованные лица с учетом возможностей компании и множества других факторов, таких как: спрос, изготавливаемая продукция, рынки сбыта, конкурентное окружение и многое другое.

При составлении документа рекомендуется весь процесс разделить на несколько этапов:

• спланировать работу компании и подразделений на основе показателей;
• разработать возможные варианты развития опираясь на рыночную обстановку;
• изменить систему планирования, исходя из корректировок и предложений.

Сформированный и утвержденный бюджет – это способ управления прибылью и затратами организации. Он позволяет следить за результатами работы и контролировать ситуацию.

Эффективное бюджетирование маркетинговых затрат

Способ формирования включает в себя:

• составление общего бюджета;
• по направлениям деятельности фирмы;
• по подразделениям.

Если рассматривать планирование организации в целом, то составление бюджетов имеет несколько большую смысловую нагрузку. В результате должен получится документ, который отражает процессы задействованные в выполнении определенных задач, стоящих перед предприятием и демонстрирует достигнутые результаты. Главная цель заключается в определении стратегии компании, применительно к уровню управления подразделениями.

Делегирование управления организацией

Применительно к бюджетированию делегирование управление компаний обозначает:

• передача обязанностей и ответственности управленцам более низкого уровня;
• увеличение независимости в принятии решений;
• предоставление всего необходимого, для того, чтобы управленцы более низких уровней могли принимать решения и выполнять поставленные задачи;
• предоставление возможности управлять расходами, связанными со своим направлением;
• возможность распоряжаться частью полученного ими дохода;
• передача доли прибыли от каждого направления, для обеспечения других подразделения, которые не имеют возможность получать доход от своего вида;
• управление целью организации над задачами отдельных направлений. Уровень влияния управленцев более высокого звена, зависит от поставленных задач. Директор может контролировать весь процесс, или каждое направление – это самостоятельное звено.

Бюджетирование и планирование: основы

Цель любого предприятия – это прибыль. Управление размером маржи является главной целью существования системы бюджетирования. Но дохода не бывает без затрат. Это еще один элемент. В итоге, мы получаем определенный финансовый результат по итогу определенного периода.

Прибыль – это средства, которые оказываются на счету, для дальнейшего перераспределения. Она поступает в распоряжение ответственных лиц.

Доходы, закрепленные за бюджетом – это сумма, которая целиком идет в определенный план.

Регулируемая маржа – это денежные средства, которые перенаправляются из одного бюджета в другой. Выглядеть они могут следующим образом:

• Дотация – сумма, которая передается в подразделение для погашения дефицита. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
• Субвенция – сумма, которая передается в подразделение для совершения определенных затрат. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
• Субсидия – сумма, которая передается на принципах долевого финансирования целевых затрат.

Затраты бюджета – это денежная сумма, которая направляется на решение определенных задач, в процессе ведения деятельности компании.

• Дефицит – это превышение затрат над доходами.
• Секвестр затрат – это постоянное уменьшение статей затрат, при формировании угрозы дефицита.
• Профицит – это превышение доходов над затратами.
• Классификация бюджета – это группировка затрат и доходов по однородным параметрам.

Бюджет организации основан на нижеуказанных принципах:

• вся система бюджета должна быть единой;
• затраты и доходы должны иметь четкую грань между уровнями системы;
• баланс;
• недопущение дефицита;
• правильность использование средств. Недопущение лишних затрат и экономное использование;
• достоверность сметы доходов и расходов.

Далее разберем каждый из пунктов.

Бюджетная система должна быть унифицирована.

Единой должны быть:

• вид бюджетной документации;
• принципы использования средств;
• штрафы за нарушение и способы поощрения;
• нормативная база.

Затраты и доходы должны иметь четкое разграничение по уровнями бюджетной системы.

Бюджетная автономность.

• у отдельных подразделений должна быть возможность управлять бюджетными процессами;
• у каждого подразделения существуют собственные источники получения прибыли в соответствии с утвержденным бюджетом;
• право самостоятельного распределения затрат в соответствии с планом;
• отсутствие права использования доходов, которые получены в рамках программы реализации бюджета. Это касается профицита и суммы, оставшейся в ходе экономии расходов;
• невозможность предоставления компенсации от других направлений, на осуществление дополнительных затрат.

Прибыли и убытки должны иметь четкое документальное обоснование, что необходимо для эффективного управления всеми процессами.

Рациональность использование бюджетных средств.

При формировании бюджета доходов и расходов, необходимо предпринимать все возможное для недопущения излишних трат и экономного использования ресурсов. У любой компании есть определенные цели. В плане необходимо прописать способы их достижения, наилучшим образом с финансовой точки зрения. В некоторых случаях можно установить лимиты затрат денежных средств.

Функции бюджетирования:

1. Планирование работы компании. Как в долгосрочной и среднесрочной перспективах, так и операционной деятельности. Четкое финансовое планирование и контроль выполнения бюджетов позволяет компаниям достигать поставленных целей.
2. Координация работы подразделений и компании в целом. Бюджетирование позволяет всем подразделениям функционировать с учетом интересов всего предприятия. Создаваемые планы подразделений консолидируются в сводные бюджеты. Например, производственные бюджеты должны быть согласованы с планом коммерческого отдела и т.д. Ведь в идеале выпустить продукции нужно ровно столько сколько вы сможете продать. Непосредственно производство зависит от поставок необходимых материалов, закупки и поставки которых также нужно правильно спланировать. В свою очередь, перед отделом кадров стоит задача обеспечить достаточное для бесперебойной работы количество сотрудников. Мастер-бюджет обеспечивает связь между разными отделами компании для достижения общей цели.
3. Благодаря бюджетированию, менеджеры точно знают свои обязанности и понимают: когда и что должно быть сделано. Таким образом, руководитель каждого департамента должен активно участвовать в формировании бюджетов.
4. В функции бюджетирования входят контроль и анализ. Если работать без финансового плана — можно сделать недостоверные выводы о работе компании и не понимать почему происходят какие-то сбои. Сравнение и анализ финансовых показателей за различные периоды позволяет сделать определенные выводы на этот счет.
5. Мотивация персонала и улучшение взаимодействия между менеджерами среднего звена. Работа по составлению бюджетов разных уровней, их анализу и последующей корректировки подразумевает под собой тесное взаимодействие различных подразделений и их руководителей. Такого рода деятельность при грамотной организации может в значительной мере мотивировать персонал компании.

Процесс формирования бюджетов строго не регламентируется. Главное правило тут одно: информация в нем должна быть представлена в понятной и доступной форме. Это необходимо, чтобы все сотрудники фирмы понимали — что нужно делать и каким образом можно достичь поставленных целевых показателей.

Виды бюджетов

Бюджеты, в частности, подразделяются на два вида:

• финансовый;
• операционный.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Финансовый и операционный бюджеты

В основные бюджеты включены:

• план доходов и расходов;
• план оборота денежных средств (БДДС);
• прогнозируемый баланс.

В операционные бюджеты включены:

• план продаж;
• производственный бюджет;
• смета доходов и расходов по запасам производства;
• затраты на материалы и сырье, необходимые для бюджета производства;
• планирование затрат на оплату труда;
• бюджет коммерческих и управленческих затрат.

Бюджет продаж

По сути дела, это фундамент всей системы бюджетирования компании. Ведь без продаж существование любой фирмы лишается смысла. Поэтому составление бюджета продаж требует большой внимательности и понимания степени ответственности.

Трудность составления этого документа заключается в том, что нужно учитывать множество факторов, влияющих на возможности компании. Например, такие как: какой объем продукции фирма может изготовить, состояние рынков сбыта, доступные способы увеличения продаж, сезонность, ценообразование, оценка работы конкурентов и многие другие. При этом, все поставленные цели должны быть достижимы.

Такого рода бюджет необходимо формировать по каждой категории выпускаемой продукции. Так будет проще оценивать показатели и подводить итоги работы.

Исходя из опыта, многие предприятия предпочитают упрощать процесс составления бюджета продаж, упускают многие показатели и не учитывают важные факторы. В результате проявляется искаженная картина экономической реальности, что сильно мешает достижению поставленных целей.

Положение о бюджетировании

Бюджетирование и планирование должно подчинятся внутренним правилам компании. Положение о бюджетировании является важным документом, определяющим формирования всего бюджета в целом. Документ состоит из нескольких разделов.

Общие положения можно воспринимать, как методическую часть. Зачастую в компаниях относятся к общим положениям несерьезно, а что неправильно. Внятно прописанный вводный раздел помогает оперативно решить спорные вопросы при разработке и реализации бюджетов. Здесь происходит расшифровка метрик и понятийного аппарата.

Например: ответственность руководителей, показатели доходов и затрат и прочее. Все это должно быть понятно всем сотрудникам фирмы, вплоть до непосредственных исполнителей по каждому из направлений.

Анализ задач финансового плана необходим для поддержания организации в стабильном финансовом положении. А также — для увеличения продуктивности использования ресурсов фирмы. Он позволяет определить, какое направление работы компании является наиболее прибыльным. По результатам анализа в план доходов и расходов вносятся корректировки. Например, основная цель текущей деятельности компании может изменится.

При составлении бюджета, можно выделить несколько этапов. Сначала составляется сводная смета доходов и расходов:, где учитываются денежные и вспомогательные обороты. Затем формируются операционные бюджеты по направлениям работы компании. Бюджетный порядок определяет даты в которые можно вносить изменения в те или иные показатели.

И финальным этапом должен быть контроль за исполнением бюджета. В этой части назначаются ответственные лица и определяется регламент контроля.

Как бюджетирование влияет на эффективность компании

Компании внедряют систему бюджетирования специально для увеличения эффективности своей работы. Что должно, в первую очередь, положительно отражаться на прибыли компании. Бюджетирование влияет и на управляемость компании. Допустим, если фирма не использует бюджетирование, то всю ответственность за результаты работы несет руководитель.

Одна из важнейших целей бюджетирования — это передача полномочий и ответственности за результаты на уровни подразделений. Культура бюджетирования в компании, которая начинается с определение планов действий, согласования нужного финансирования проектов и контроль выполнения результата базу для устойчивого развития компании.

Правильно поставленная система бюджетирования позволяет позволяет влиять на материальную мотивацию сотрудников. Для этого необходимо установить зависимость объема фонда оплаты труда от выручки компании.

Система бюджетирования направлена на решение задач, связанных с финансовой деятельностью. Например, если компания попала в тяжелое материальное положение, то анализ выполнения бюджетных планов можно принять необходимые меры: перенаправить средства, сократить некоторые издержки или пересмотреть график погашения задолженностей.

Подводя итог можно сделать вывод: независимо от уровня развития вашей организации, формирование бюджетов различных уровней является жизненной необходимостью. Бюджетирование обеспечивает контроль над финансовым положением компании и улучшает оперативную управляемость. Используйте сервис Финоко для автоматизации бюджетирования на вашем предприятии.

Источник: www.finoko.ru

Что такое бюджетирование и для чего нужно?

Для долгой успешной жизни, постоянного роста и развития любому предприятию – будь то семья, производственная компания, город или государство – необходимо грамотно планировать свой бюджет. Важно вдумчиво распределять доходы и расходы, правильно выбирать стратегию, объективно оценивать затраты и эффективность деятельности, грамотно инвестировать и строго контролировать исполнение запланированного. Для решения всех этих задач в менеджменте есть проверенный инструмент – бюджетирование. В чем его сила? Поговорим об этом в нашей статье.

Что такое бюджетирование и каковы его цели

Бюджет организации – это ее финансовый план, в деталях показывающий все доходы и затраты и фиксирующий результаты, к которым организация должна прийти в ближайшей перспективе (например, через год).

Бюджетирование представляет собой один из инструментов управления предприятием, суть которого сводится к текущему планированию на конкретный период времени (как правило, непродолжительный). Бюджетирование – это процесс формирования и распределения финансовых потоков, оперативной корректировки имеющихся у организации планов и приведение их в соответствие с новыми фактами и условиями, реальной экономической ситуацией, гибкое управление ресурсами с учетом различных меняющихся показателей. Его составляющие – учет, контроль, анализ денежных потоков компании, а также оценка участия сотрудников, отделов, подразделений, проектов в общем деле, вклад каждого в достижение общих целей. Таким образом, бюджетирование – это представление более точных показателей плана развития предприятия, на основании которого строится его настоящая и будущая деятельность.

Основную цель бюджетирования можно сформулировать так: нарастить эффективность хозяйственной деятельности компании за счет выявления и сведения к минимуму возможных рисков и негативных последствий, а также повышения управляемости бизнес-процессов.

Финансовое планирование и бюджетирование – в чем разница?

Понятия «бюджетирование» и «финансовое планирование» тесно связаны между собой. Однако при этом важно учитывать их существенные различия.

Финансовое планирование – понятие более глобальное. Это стратегия компании в распределении текущих и ожидаемых денежных поступлений, которые позволят обеспечить ее потребности. Его цель – так распланировать расходы, чтобы предприятие могло исполнять все свои обязательства (перед своими кредиторами, партнерами, клиентами и т.д.), успешно развиваться и генерировать прибыль. Финансовые планы отражают все источники доходов, цели и объемы предполагаемых расходов, графики платежей и поступления денежных средств на продолжительный период времени (до нескольких лет).

Бюджетирование – это один из инструментов, применяемых для финансового планирования, а именно система управления доходами и расходами предприятия, которая рассчитана, как правило, на период до 1 года. От финансового планирования бюджетирование отличается прежде всего возможностью контроля реальных экономических условий, положения организации, результатов ее работы и корректировки плановых показателей.

Получается, что бюджетирование позволяет подготовить практические способы достижения целей, которые ставит финансовое планирование.

Бюджетирование: задачи и функции

Бюджетирование позволяет привести цели бизнеса в соответствие с его ресурсами, предусмотреть издержки и определиться с показателями, на основании которых будут оцениваться достигнутые результаты. Используя этот эффективный управленческий инструмент, компания оптимальным образом распределяет имеющиеся ресурсы, планирует новые поступления, наращивает обороты, осваивает новые ниши, развивается и в итоге достигает своих стратегических целей и выигрывает в борьбе с конкурентами.

Таким образом, бюджетирование помогает решить три ключевые задачи :

• спланировать доходы и расходы;
• распределить ресурсы;
• дать объективную оценку результатам работы.

Каковы же функции бюджетирования:

1. Планирование деятельности предприятия (как наиболее эффективно использовать имеющиеся ресурсы в существующих рыночных условиях, какие риски учитывать, как их предупредить или преодолеть).
2. Контроль и оценка результатов деятельности организации (это позволяет найти слабое звено, выявить факторы, влияющие на результативность работы предприятия, исправить ошибки, выработать более действенную стратегию).
3. Анализ работы менеджеров (показатели выполнения бюджета становятся базой для оценки того, насколько эффективно работают сотрудники, верные ли решения они принимают, заслуживают ли материального стимулирования).
4. Улучшение коммуникаций между сотрудниками (планирование имеет смысл, если руководитель рассказывает сотрудникам о своих намерениях, ожиданиях, если делится с ними всей необходимой информацией, вовлекая их таким образом в процесс достижения общих целей).
5. Мотивация персонала компании (понимание реальных целей и задач, сроков их выполнения и того, что за результатами последует вознаграждение, повышает мотивацию и продуктивность).
6. Улучшение координации между подразделениями предприятия (слаженная работа всех отделов способствует повышению производительности, сокращению затрат и развитию новых направлений).

Виды бюджетирования в организации

Бюджетирование в компании может быть финансовым, операционным и инвестиционным. Рассмотрим каждый из них более детально:

• Финансовое бюджетирование предполагает распределение средств внутри организации. Для этого специалисты собирают информацию о возможной прибыли, грядущих расходах (в том числе на развитие бизнеса) и путях перемещения финансовых средств. Имея полное представление обо всех денежных потоках, менеджеры могут заблаговременно принять меры и избежать дефицита финансов.
• Операционное бюджетирование учитывает все виды деятельности компании и основывается на составлении и анализе целого ряда документов, например, реестра ликвидного имущества, амортизационных расходов и коммунальных затрат и т.д.
• Инвестиционное бюджетирование включает разработку и производство новых видов продукции, освоение новых сегментов рынка, строительство новых объектов самого разного назначения, закупку и запуск спецтехники, открытие новых филиалов и их техническое обеспечение.

Используя возможности всех трех видов бюджетирования, можно сформировать максимально объективную оценку эффективности работы компании, учесть все нюансы.

Сильные и слабые моменты бюджетирования

Хотя бюджетирование призвано повысить эффективность работы компании, у внедрения этого управленческого инструмента есть свои преимущества и проблемные моменты.

• делает прозрачными финансовые потоки;
• позволяет отслеживать положение дел (план-факт) в моменте времени, а не раз в полтора-два месяца, и оперативно вносить коррективы;
• дает возможность привести в порядок имеющиеся ресурсы и четко прогнозировать будущие поступления;
• облегчает координацию работы всей организации в целом;
• меняет отношение сотрудников к работе, мотивирует их;
• позволяет сравнить запланированные показатели и фактически достигнутые результаты.

• требует строгой финансовой дисциплины;
• высокая стоимость системы бюджетирования и сложность в использовании;
• разное восприятие одного и того же плана разными людьми;
• если цель слишком труднодостижима, никакой бюджет не будет достаточно сильным стимулом, чтобы стремиться к ней;
• может стать причиной снижения производительности труда.

Еще один проблемный момент состоит в том, что у менеджеров компании может не быть достаточно компетенций и практического опыта внедрения бюджетирования. В этом случае лучше довериться профессионалам и передать на аутсорсинг. Или воспитать собственного специалиста по бюджетированию. Помогут в этом курсы профессиональной переподготовки и повышения квалификации кадров в нашем институте. Приглашаем ознакомиться с дистанционным курсом и записаться на обучение — бюджетный процесс после прохождения нашей образовательной программы станет для вас простым и понятным делом.

Источник: nipkef.ru

Бюджетирование

Бюджетирование — это в первую очередь управление бюджетом проекта или компании: его разработка, утверждение и реализация. Такое финансовое планирование нужно, чтобы организовать работу на высоком уровне и достичь поставленных целей. Но, если распределить средства правильно, функции бюджетирования могут быть намного более разнообразными: с помощью бюджета можно контролировать и оценивать результаты работы, мотивировать сотрудников и даже обучать их. Предприятиям и крупным проектам часто нужно не просто управлять бюджетом, нужна система бюджетирования: отлаженные регламенты взаимодействия между разными подразделениями и отделами, четко прописанные полномочия и зоны ответственности каждого подразделения в освоении бюджета.

Обычно для бюджетирования предприятия или крупного проекта разрабатывают несколько взаимосвязанных производственно-финансовых планов. Эти планы могут быть долгосрочными или краткосрочными в зависимости от того, какие задачи стоят перед командой. В зависимости от этих задач и стоит устанавливать цели бюджетирования.

Цели бюджетирования

Для разных компаний и проектов этапы бюджетирования могут сильно отличаться, ведь их цели бюджетирования могут быть совершенно разными. И чтобы в итоге получить хороший результат, стоит сконцентрироваться на важных именно для конкретного предприятия элементах. В зависимости от задач предприятия, оно может провести бюджетирование, чтобы достичь одной или нескольких целей. Основные цели бюджетирования — это:

• Планирование. Планирование особенно актуально для компаний, которые активно развиваются. Бюджетирование позволяет закладывать в бюджет расходы на масштабирование бизнеса, открытие новых филиалов или точек продаж.
• Распределение ресурсов. С помощью бюджетирования можно максимально эффективно распределить ресурсы и заранее учесть все риски, заложить средства на ликвидацию негативных происшествий.
• Оценка производительности. Процесс бюджетирования включает установку показателей эффективности, финансовых ориентиров. Это позволяет оценить, насколько эффективно тот или иной отдел расходует средства.
• Координация. С помощью бюджетирования можно установить лимиты на расходы для менеджеров, ограничить их в тратах на нужды отдела и таким образом установить контроль за бюджетом.

Когда вы определили, с какой целью проводите бюджетирование, важно понять, как именно вы можете ее достичь, то есть перейти непосредственно к составлению бюджета. Грамотно провести бюджетирование можно, если придерживаться правильных принципов бюджетирования.

Принципы бюджетирования

Существует множество подходов к бюджетированию, для каждого ведущим будет тот или иной принцип в зависимости от предпочтений руководителя. Но некоторые принципы бюджетирования универсальны, потому что они помогают оптимизировать работу команды, независимо от подхода. К таким принципам относятся:

• Принцип ответственности. Каждое подразделение отвечает только за подконтрольные ему элементы: процессы и результаты операций.
• Принцип согласования целей. Часто команды и подразделения должны работать над общей задачей согласованно. В идеале цели должны быть разработаны с учетом мнения всех исполнителей: это позволит добиться большего вовлечения.
• Принцип постоянства целей. Установленные цели в долгосрочной перспективе не должны кардинально меняться. Краткосрочные цели могут и должны меняться, но долгосрочные цели, которые определяют вектор развития сообщества, должны быть стабильными. Частые изменения в долгосрочных целях мешают планированию и демотивируют команду.
• Принцип непрерывности. Этот принцип предполагает, что бюджетирование организации должно осуществляться регулярно, а подходы к его проведению должны сохраняться.

Подходы к бюджетированию в разных командах и компаниях могут сильно отличаться. Но их можно разделить на две большие группы в зависимости от того, какие методы бюджетирования используются.

Обучение по теме

Как увеличить доход своего бизнеса. Лучшие подходы к ценообразованию

Факторы спроса, ценовая дискриминация, овербукинг и многое другое

Источник: lectera.com