Чек-листы используются на всех уровнях бизнеса, от небольших стартапов до крупных корпораций. Они помогают следить за тем, чтобы ничего не ускользнуло из виду, и все сотрудники понимали, что они делают. Использование чек-листов дает множество преимуществ, включая повышение производительности, улучшение обслуживания клиентов и снижение стресса. Мы собрали топ 10 причин, после которых ты поймешь, что чек-листы это твой главный инструмент.
95 просмотров
1. Сократи время на принятие решений
Чек-листы помогают выполнить работу правильно с первого раза, устраняя ненужные шаги и оптимизируя задачи. Это создает меньше путаницы и меньше задержек, что в конечном итоге экономит деньги вашей компании. У вас будет больше времени для разработки бизнес-плана или новой маркетинговой кампании, вместо того чтобы тратить его на изучение основ.
2. Улучши сервис
Хорошего сервиса много не бывает. От простых заказов до срочных запросов ваши клиенты хотят, чтобы их проблемы решались быстро и эффективно. Неправильная подготовка к открытию заведения, неверная выкладка товара, некачественная уборка — все это может привести к проблемам в будущем, которые отнимут время и энергию для обеспечения хорошего обслуживания клиентов.
Чек-лист — основа бизнес-процесса
3. Больше никакого стресса у сотрудников
Персонал – это сердце вашего бизнеса. Чек-листы помогают им оставаться организованными и менее утомительными, чем длинные письменные или устные инструкции, которые могут вызвать путаницу в стрессовых ситуациях. Когда у каждого есть подробный чек-лист, гораздо проще разделять и решать каждую задачу, что позволит вам и вашей команде выполнять задачи за меньшее время.
4. Повышай продуктивность
Чек-листы побуждают ваших сотрудников быть более эффективными, когда дело доходит до принятия решений и выполнения задач, потому что они точно знают, чего от них ожидают. Сотрудники будут чувствовать себя более комфортно в своей среде, следуя чек-листам, что означает, что они не будут постоянно задавать вопросы или сомневаться в своих решениях. У вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на развитии своего бизнеса, вместо того, чтобы постоянно давать указания.
5. Повышай выручку
В следствии того, что теперь все ваши стандарты выполняются как надо — появляется больше удовлетворенных клиентов. Они довольны вашим сервисом — рейтинг ваших заведений повышается, больше новых клиентов хотят посетить вас — растет выручка. Более того, если вы используете сервис с электронными чек-листами, теперь не нужно тратиться на краску и бумагу.
6. Работа над ошибками
Никто не хочет, чтобы компания совершала ошибки, не говоря уже о том, чтобы одни и те же ошибки повторялись раз за разом. Лучший способ предотвратить их — полагаться на четкие чек-листы, которым легко следовать.
7. Обучать новых сотрудников теперь намного проще
Если вы еще не используете чек-листы, то, вероятно, вы тратите много времени и денег на обучение новых сотрудников. Чек-листы сэкономят время и деньги вашей компании, упростив процесс обучения для новых сотрудников. Когда новые сотрудники понимают, как выполнять задачи на своей работе, не допуская распространенных ошибок, их гораздо легче и быстрее обучить.
ЧЕК-ЛИСТЫ в управлении
8. Вся аналитика под рукой
Какой бы ни была ваша отрасль, важно оставаться в курсе текущих тенденций и закономерностей на рынке. Создавая электронные чек-листы для проектов или сотрудников, вы сможете легко отслеживать эффективность и определять, есть ли тенденции в правильном направлении. Вы сможете обнаружить потенциальные проблемы и принять меры до того, как они повлияют на ваш бизнес.
9. Сложные решения даются легко
Чем сложнее задача, тем труднее принять решение. Когда вы упрощаете сложные процессы с помощью чек-листов, вы можете помочь членам команды ориентироваться в этих задачах. Сотрудники будут чувствовать себя более уверенно, если будут видеть перед собой четкие пункты, которым нужно следовать.
10. Масштабируйся
Когда ваш персонал организован, когда ваши процессы налажены и все работает, как швейцарские часы, вам будет легче достигать целей и создавать проекты, не теряя времени и ресурсов. Чек-листы гарантируют, что каждый член команды точно знает свою роль.
К счастью, существуют доступные платформы, такие как Service Inspector которые могут помочь вам создать подробные чек-листы и получать аналитику. Так зачем ждать чуда? Создайте свой первый электронный чек-лист прямо сейчас и масштабируйтесь.
Источник: vc.ru
Чек-лист: что это такое, как его составить и использовать в бизнесе
У каждого руководителя и сотрудника много задач на день, неделю, месяц и год. Держать все в голове — невозможно, при этом есть вероятность упустить что-то важное или забыть о дедлайне. Контролировать выполнение задач помогают чек-листы. Изначально их использовали только в авиации, но сейчас широко применяют и в бизнесе. В статье рассмотрим, что такое чек-лист, их преимущества, типы, и как правильно составить чек-лист.
Что такое чек-лист
Чек-лист — это список действий, по которому можно проверить выполненные этапы одного задания или различные задачи. В нем обычно есть словесное описание пункта и место для отметки. Перед выполнением задания будет только список. Когда какой-то пункт сделан или проверен, его отмечают любым знаком — галочкой, крестиком или плюсом. Это говорит о том, что этап пройден или задача выполнена.
Чек-лист нужен человеку, отделу или всей компании. Создавать их можно в блокноте, телефоне, на маркерной доске, но удобней делать это в Битрикс24. Ставьте задачи с дедлайнами, добавляйте к ним чек-листы и файлы для работы. Можно создать неограниченное количество чек-листов в одной задаче и добавлять к ней наблюдателей и исполнителей. В ходе работы ответственный вычеркивает выполненные пункты чек-листа, и когда будут сделаны все, сможет завершить ее.
Для чего нужен чек-лист
Большинство сотрудников перегружены информацией и не могут сосредоточиться только на одном деле. Чек-листы помогают:
- держать важные моменты перед глазами и под контролем;
- управлять процессами;
- избегать ошибок в последовательности действий;
- отслеживать работу своей команды.
Правильно составленный чек-лист повышает эффективность и производительность труда. Он служит не только помощником, но и мотиватором: выполнение пунктов заряжает работника на успех.
Отличия чек-листов
Часто чек-листы путают с гайдами или обычным списком дел. Рассмотрим каждый инструмент отдельно.
От списка дел
Список дел направлен на выполнение задач здесь и сейчас, при этом порядок действий не имеет значения. Он не заточен на постоянное совершенствование результатов и содержит только конкретные задания. Например, в ежедневный список дел менеджера входит: обзвон 15 клиентов, выставление пяти счетов, две встречи, отчет в конце рабочего дня.
От гайда
Гайд — это путеводитель. Его составляют для задачи, которую рекомендуют выполнять в определенной последовательности, но допускаются различные варианты действия. При этом итог будет один.
От пошаговой инструкции
В пошаговой инструкции нужно следовать каждому пункту именно так, как в нем указано. К бытовой и компьютерной технике всегда прикладывают инструкцию. Пример: чтобы настроить роутер, важно следовать каждому пункту. В отличие от инструкции чек-лист не всегда подразумевает выполнение действий строго в хронологическом порядке.
Типы чек-листов
Тип чек-листа зависит от цели его составления — помощь в процессе или проверке выполнения задачи. Есть два основных вида чек-листов.
Прочитай и сделай (Read-Do). В таком чек-листе указаны шаги для выполнения задачи и достижения конкретного результата. Он больше подходит для новичков и напоминает инструкцию. После прочтения человек переходит к действиям и отмечает каждое совершенное. Последовательность соблюдать необязательно, но важно выполнить все пункты. Пример чек-листа Read-Do:
- сделать 30 холодных звонков;
- отправить счета;
- прозвонить должников;
- подписать акты в бухгалтерии.
Сделай и подтверди (Do-Confirm). В таком чек-листе тоже указаны действия, но он предназначен для проверки уже выполненных пунктов. Чаще его используют, когда хорошо ориентируются в задачах, но хотят себя проконтролировать. Если вы выполнили работу, откройте список и сопоставьте пункты с выполненными действиями, чтобы быть уверенным в правильном результате. Пример чек-листа Do-Confirm:
- подписал договор;
- получил доверенность;
- выставил счет;
- оформил оффер новому сотруднику;
- создал сделку в базе.
10 преимуществ использования чек-листов
Основные плюсы инструмента самопроверки:
- Помогает организовывать работу. Даже если задача несложная, что-то можно пропустить или забыть. Чек-лист поможет не отвлекаться и выполнять только то, что принесет максимум результата.
- Влияет на мотивацию. Сотруднику приятно отмечать галочками пункты из чек-листа. Выполнение целей станет хорошей привычкой и позволит получать удовольствие от работы.
- Повышает продуктивность. Если всегда держать под рукой чек-лист, будет меньше авралов, ошибок и хаотичных действий. Список помогает ускорить рабочий процесс.
- Развивает креативность. Если не забивать голову рутинными задачами, можно сосредоточиться на креативе. Чек-лист уменьшает стресс из-за страха что-то забыть. В комфортной атмосфере человеку проще обдумывать новую рекламную кампанию или концепцию внедрения товара.
- Позволяет делегировать полномочия. В чек-листе сотрудник получает четкое руководство, а начальник — возможность отслеживать процесс.
- Экономит время. Чек-лист снижает возможность ошибок, а значит экономит время на их устранение. Еще это отличный инструмент тайм-менеджмента: с ним не получится откладывать дела.
- Предотвращает фатальные ошибки. Чек-листы помогают в ответственных задачах, где важно сделать все правильно.
- Помогает в ведении отчетности. В начале недели или месяца руководитель может поставить задачи отделу, а затем получить от них чек-лист по выполненной работе. Это проще, чем проверять кипы бумаг.
- Геймифицирует бизнес. Адаптация игровых методов к неигровым процессам сильнее вовлекает сотрудников в процесс. Людям нравится отмечать пункты и переходить на новый уровень, постоянно улучшая свои показатели.
- Совершенствует бизнес-процессы. В разных отраслях можно увидеть чек-листы для улучшения качества обслуживания клиента, разговора по телефону с клиентом или личной консультации. По чек-листам отслеживают выполнение показателей и задач. По ним легко выявлять слабые места компании и проверять работу сотрудников.
В Битрикс24 руководителю приходит уведомление о выполненной задаче. Он оценивает работу менеджера, отправляет на доработку или же принимает результат. Если важны пояснения, создавайте задачи, которые нельзя закрыть без специального комментария. Исполнители отмечают все нужные комментарии как результат. Вам не нужно долго искать итоги — всего один клик, и вы видите, как именно сотрудник выполнил поручение.
Ставьте задачи в Битрикс24
Организуйте эффективную работу над задачами и проектами в удобном таск-трекере.
Как правильно составить чек-лист
- Прописывайте в каждом пункте только одно действие. Пример: сфотографировать товар, отредактировать текст, опубликовать в социальной сети — это три разных пункта чек-листа.
- Пишите пункты в правильной форме. Чек-лист пример Read-Do: позвонить клиенту, назначить встречу, подписать смету. Чек-лист пример Do-Confirm: позвонил клиенту, назначил встречу, подписал смету.
- Используйте до 20 пунктов. Если нужно больше, значит у вас слишком многозадачная цель. Разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой составьте отдельный чек-лист.
- Помните о логике. Если есть возможность выстроить логическую последовательность в пунктах, обязательно сделайте так.
- Не расписывайте каждый пункт в мельчайших подробностях. Чек-лист не должен быть громоздким: он нужен только для основных моментов. Хорошо: написать текст, проверить ошибки, опубликовать. Плохо: написать заголовок, написать лид, проверить грамматические ошибки, проверить пунктуацию, сохранить, зайти в личный кабинет соцсети, опубликовать.
- Используйте визуальное оформление чек-листа. Выделяйте основные задачи ярким цветом, второстепенные — менее ярким.
- Добавляйте дедлайн к каждому пункту, чтобы не затягивать выполнение задачи. Не просто «Сдать проект», а «Сдать проект до 30 ноября».
Что в итоге
Чек-лист — это эффективный инструмент, который помогает решать личные и профессиональные задачи. Его основные принципы: последовательность, логичность и краткость. Тестируйте разные виды чек-листов, спрашивайте сотрудников, насколько удобно ими пользоваться. Чек-листы проще всего вести в CRM — добавляйте их в ваши задачи и проекты и контролируйте выполнение.
Источник: www.bitrix24.ru
Зачем нужны чек-листы предпринимателю и где их взять
Люди бизнеса постоянно находятся в поисках новых решений. Именно их подвижность и оперативность в принятии в работу новых технологий делают их успешными и перспективными участниками рынка.
Многие слышали о чек-листах, но, скорее в быту. Однако «чек-листом по подготовке детского праздника» не ограничиваются возможности этого многофункционального инструмента.
Где взять контрольные вопросы для совершенствования своего бизнеса и как они помогут развиваться делу, расскажем в статье.
Что такое чек-листы?
Чек-лист – это список контрольных вопросов, который в совокупности представляет собой инструмент, решающий сразу несколько задач.
С одной стороны чек-лист может иметь формат Read-do, что значит прочитай и сделай. В этом случае чек-лист является списком, которого должен придерживаться пользователь. С другой стороны это может быть формат Do-confirm «сделал – проверь». В этом случае исполнитель может использоваться списком контрольных вопросов для проверки своей или чужой работы.
Традиционно чек-листы не включают в себя значительное количество вопросов. Многие считают оптимальным внедрение в список не более чем 20 пунктов. Если перечень оказывается более внушительным, то обычно его разбивают на несколько чек-листов.
Для чего нужны чек-листы?
Чек-лист найдёт себе применение в любой сфере, начиная от бытовой задачи и заканчивая высокотехнологичными профессиональными отраслями, где также не обойтись без контроля.
Чек-лист поможет донести до других свои пожелания/требования, станет наглядной инструкцией, помогающей в быту.
Список проверки перед выходом из дома (утюг, газ, ТВ выключены), перечень для сборов в отпуск, план подготовки дня рождения и так далее.
Если говорить о том, как можно применить чек-листы в профессиональной среде, то здесь возможности ещё обширнее:
— гос.органы – активно используют списки с контрольными вопросами в процессе проверки. Налоговая, роспотребнадзор, пожарный надзор – все они приходят на объект с чек-листом.
— коммерческие компании – здесь контрольный лист помогает сотрудникам понять, что от них хочет босс и как научиться соответствовать его требованиям. А начальству быстро оценивать результат деятельности сотрудника.
— производственные предприятия – без чек-листов зачастую не обходятся производственные линии. Контрольные вопросы помогают правильно провести проверку, выявить брак, даже если для оценки нужно сравнить с идеалом множество параметров.
История использования первых чек-листов
Создание первых чек-листов принято приписывать американским пилотам. Управление самолётом по сей день представляет собой сложную систему, в которой от каждой мелочи может зависеть жизнь экипажа и пассажиров.
В 30-х годах ХХ века лётчики впервые задумались о том, как проконтролировать процесс выполнения всех задач и создали первые в мире чек-листы. Они касались 4-х этапов полёта: взлёт, полёт, этап подготовки к приземлению и процедуры после приземления.
Каждый период включал в себя перечень обязательных процедур, и чтобы проверить себя и ничего не забыть, пилоты создали первые в мире листы контроля.
В реальности вряд ли строительство пирамид, Эйфелевой башни или встречи высокопоставленных особ происходило без помощи импровизированных чек-листов. Контролировать выполнение тех или иных функций и задач нужно было во все времена.
Задачи чек-листов
Чек-лист может закрыть сразу несколько объёмных и трудоёмких задач.
- Оценка работы персонала. Контрольный список вопросов поможет определить, насколько сотрудник компетентен, придерживается ли он корпоративных стандартов и дресс-кода, корректно ли взаимодействует с клиентами.
- Проверка интерьера и экстерьера компании. Такие проверки регулярно проходят в торговых и бизнес-центрах, ресторанах и магазинах, офисах компаний, заботящихся о своей репутации. При помощи контрольного списка объёмная задача по оценке дробится на множество пунктов, которые достоверно и непредвзято помогают ответить на вопрос о порядке.
- Проверка продукции. Это направление может включать в себя как обширную проверку в области пищевых продуктов, так и не касающихся питания товаров. К примеру, изделий, которые связаны с некоторой опасностью их хранения и реализации: горючих материалов, оружия, лекарственных средств. Можно создать список вопросов, который будет касаться конкретного случая, будь то проверка правильности хранения молочных продуктов или порядок в отделе, торгующем фейерверками и петардами.
- Условия обслуживания. Чек-лист может включать в себя все самые насущные вопросы для проверки работы персонала, будь то анализ удовлетворённости обслуживанием сотрудником call-центра или оценка работы метрдотеля.
- Проверка условий труда. Каждое предприятие, офисный центр или магазин регулярно проходят проверки различными инстанциями. Это может быть роспотребнадзор, налоговая инспекция или санэпидемнадзор. Контрольные вопросы используют сами представители гос.органов и предприниматели, которые с их помощью подготавливаются к их визиту, проверяя как соответствие нормам помещения, оборудования и продукции, так и контролируя порядок в документах.
Как использовать чек-листы
Сервис автоматизации чек-листов
