Чем управление проектами похоже на управление бизнес процессами bpm

В организации есть место как для управления процессами, так и для управления проектами. Но как узнать, когда правильно использовать одно, а когда другое? Давайте разбираться.

Что выбрать управление процессами или проектами?

Управление процессами или проектами? В чем разница?

Одно можно сказать наверняка: управление процессами и управление проектами не являются взаимозаменяемыми терминами. Крайне важно понимать определение каждого из них.

Проект – ограниченная во времени деятельность, направленная на достижение уникальных результатов.

Управление проектами определяется как план организации и реализации конкретного проекта. Оно необходимо, когда вы сталкиваетесь новой, уникальной задачей.

Управление проектами применяется, когда, необходимо создать что-то новое, адаптироваться к обстоятельствам или упорядочить хаос.

Разница между проектом и процессом | Naked BPM

Процесс — это последовательность действий, которая выполняется ради определенного, предсказуемого и устойчивого результата.

Управление процессами – это описание, анализ, администрирование и постоянное улучшение процессов.

Управление процессами — это метод, который позволяет понять взаимоотношения процессов в компании и, что крайне важно, людей.

Как работает управление проектами?

Процесс управления проектами можно разбить на пять этапов:

Этапы управления проектами

1. Инициация проекта

Управление проектом начинается на этапе разработки концепции:

Вначале происходит определение целей проекта и обсуждение идей
Далее, при необходимости, проводят исследования для подтверждения/опровержения целей проекта
После собора всей информации происходит определение необходимости выполнения проекта.

2. Планирование проекта

На данном этапе происходит планирование, причем обязательно учитывают проблемы и требования заинтересованных сторон:

Первым делом создают проектную группу
Далее формулируют план проекта
Потом распределяют ресурсы и назначают задачи

3. Выполнение проекта

На данном этапе проектная группа выполняет задачи по проекту. Формирует результаты для достижения конечной цели.

4. Мониторинг и контроль проекта

Здесь основное внимание уделяется отслеживанию прогресса и производительности. В этом этапе следят за тем, чтобы проект был выполнен вовремя и оставался в рамках бюджета.

5. Завершение проекта

Данный этап наступает, когда все действия по проекту завершены. Причем цели проекта могут быть как достигнуты, так и нет.

Как правило, после завершения проекта производят оценку. Определяют минусы и плюсы. Это необходимо для усовершенствования следующих проектов.

Управление проектами
Подходы и методологии управления проектами

В данном руководстве описаны распространенные подходы и методологии управления проектами. Мы подробно расскажем об основных функциях методологий, сравним элементы и приведем примеры использования, чтобы вы могли оценить и выбрать правильную методологию.

Как работает управление процессами?

Основные этапы управления процессами:

Этапы управления бизнес-процессами

1. Описание

С какими повторяющимися задачами сталкивается ваша команда для достижения конкретного результата? Это и описывают на данном этапе. Необходимо понять:

Какую работу необходимо выполнить
Кто несет ответственность за результат
Когда это необходимо сделать

2. Внедрение

После того, как процессы были описаны, необходимо удостовериться и привести в соответствие описание и реальную жизнь. Это означает, что необходимо обеспечить, а где-то и заставить, сотрудников выполнять процессы так, как они описаны.

3. Выполнение

На этом этапе рассматривают, как выполняются процессы после внедрения. Сотрудники отчитываются о производительности процесса и результатах, полученных в ходе выполнения бизнес-процессов.

4. Оптимизация

Оптимизация бизнес-процессов начинается с анализа результатов предыдущего этапа. Именно так определяют проблемы, с которыми столкнулись сотрудники и разрабатывают подходы, которые помогут обеспечить лучшие результаты.

Этот этап направлен на улучшение существующих процессов. Цель — убедиться, что процесс достигает максимальных и стабильных результатов.

5. Интеграция

Прежде, чем переходить к заключительному этапу, необходимо убедиться, что бизнес-процессы эффективны в должной мере. Теперь можно посмотреть на то, как связаны процессы между собой. Это позволит систематизировать работу всей организации.

Управление процессами или проектами: как узнать какой подход использовать?

Управление бизнес-процессами и проектами может помочь улучшить работу сотрудников и добиться лучших результатов. Обе эти формы управления позволяют определить, что и как нужно сделать.

Однако, если вы заметите, что ваши проекты повторяются или выполняются непрерывно, то у меня для вас есть новости: ваши проекты на самом деле являются процессами. И это проблема, потому что это означает, что вы неправильно подходите к управлению этих работ.

Когда нужно управление проектами?

Когда вы начинаете что-то в первый раз, управление проектами — это то, что вам нужно.
Управление проектами — это подход, где команда формирует желаемый результат и план по его реализации.
Если проекты становятся повторяющимися, пришло время взглянуть на управление процессами.

Когда нужно управление процессами?

Когда дело доходит до выполнения операций вашего бизнеса, необходимо применять управление процессами.
Любая повторяющаяся деятельность, с которой вы сталкиваетесь в своей организации, является процессом. Даже управление проектами – процесс.

Каковы преимущества управления процессами?

1. Гибкость бизнеса

Состояние бизнеса постоянно меняется. Эти изменения могут быть вызваны новыми правилами, появлением нового конкурента или развитием технологий. Какими бы они ни были, чтобы оставаться конкурентоспособной организации необходимо быстро на них реагировать. Эффективное управление бизнес-процессами позволяет организации быстро вносить необходимые корректировки.

2. Прозрачность деятельности компании

Управление процессами позволяет предприятиям отслеживать и контролировать процессы, которые они внедряют. Отслеживая каждый шаг процесса, менеджеры могут лучше понимать общую картину, что помогает им принимать более обоснованные решения.

3. Повышение эффективности

Каждый бизнес хочет, чтобы его бизнес-процессоры функционировали максимальной эффективно. Неэффективный процесс отнимает у компании деньги и время.

Система управления процессами работает так, чтобы точно определить, где находятся отклонения и помогает определить, как именно их можно устранить.

4. Бизнес-знания

Делиться бизнес-знаниями сложно, особенно когда компания начинает расширяться. Чаще всего организации полагаются на конкретного сотрудника или команду, чтобы иметь полное представление о том, как работает процесс.

Любые кадровые изменения делают эту модель дорогостоящей, неэффективной и отнимающей много времени. Знания, которые получают сотрудники, уходят с ними на пенсию или на следующую должность в другой компании.

Эффективное управление процессами побуждает команды создавать хорошо описанные процессы, которые фиксируют эти знания и обеспечивают простое совместное использование решений.

5. Безопасность и соответствие требованиям

Нормы и правила, влияющие на эффективность бизнеса, могут привести к дорогостоящим штрафам и ненужным сбоям. Когда основное внимание уделяется управлению процессами, компания может создать более гибкий подход к реагированию на изменения. В частности, изменения законодательства и требований регуляторов.

Во многом это связано с тем, что каждая фаза процесса отображается и документируется. Документация, которая включает в себя рабочий процесс, роли, владельцев процесса и всю необходимую информация ориентирована на соответствие этим требованиям.

6. Непрерывное совершенствование

Непрерывное совершенствование — это метод, позволяющий сделать бизнес более успешным с помощью серии небольших и постоянных улучшений.

Управление процессами дает менеджерам возможность взглянуть на свои процессы, определить пути совершенствования и адаптироваться под постоянное улучшение. Инструменты управления процессами гарантируют принятие обоснованных решений в отношении изменений, поскольку данные собираются с помощью аналитики и отчетов.

Преимущества управления проектами

1. Повышение производительности

Правильное управление проектами обеспечивает лучшую производительность. Позволяет лучше планировать с учетом конкретных потребностей организации и укладываться в бюджет. Это автоматически делает проекты, выполненные компанией, более продуктивными.

2. Повышение эффективности проекта

Управление проектами повышает эффективность проектов. Четкая дорожная карта того, что необходимо для выполнения проекта, помогает руководить его участниками. Когда действия выполняются так, как они были запланированы, это позволяет командам работать эффективнее.

3. Высокий уровень удовлетворенности клиентов

Когда проект хорошо спланирован, сотрудники, ответственные за его выполнение, знают, что и когда делать. Четкое планирование гарантирует, что они обеспечат ожидаемые результаты. Ваш проект будет завершен в ожидаемое время и в рамках установленного бюджета, что способствует удовлетворенности клиентов.

Знание того, когда применять управление процессами, а когда использовать управление проектами — это то, что даст вашей организации преимущество и поможет в достижении успеха.

Источник: deep-vision.one

Процессный и проектный подходы. Что лучше?

В бизнесе всегда существует противопоставление подходов. Сразу необходимо оговориться, что, по сути, один не хуже или не лучше других, просто они применимы для разных целей, разных условий и разными предприятиями. Наравне с этим существуют и гибридные варианты. В данном материале мы рассмотрим проектный и процессный подходы к управлению организацией.

В чем же разница — управлять проектами или процессами? Сначала кажется, что это очевидно, но разобраться не помешает.

Управление проектами

Управление проектами — деятельность по достижению поставленных целей и задач проекта. Это всегда часть менеджмента предприятия. Ключевым фактором успеха является наличие определенного ПЛАНА, минимизация рисков и отклонений, эффективное управление изменениями.

Альтернативные стандарты и школы иногда вкладывают в понятие «управления проектами» более широкий или более специфический смысл.

Существует несколько общепринятых методологий:

1. Традиционная методология. Последовательность процедур управления проектом:

определение среды проекта;
формулирование проекта;
планирование проекта;
техническое выполнение проекта (за исключением планирования и контроля);
контроль над выполнением проекта.

2. PMI (описана в стандарте PMBOK).
3. IPMA.
4. PRINCE2.

Остальные процедуры (управление командой, контрактами) вынесены «за рамки» методологии и называются инструментарием менеджера проекта. Кроме того, методология рассматривает «компоненты», которые состоят из бизнес-плана (Business Case), организации, планирования, управления рисками, управления качеством, управление конфигурацией, контроля и управления изменениями.

Управление процессами

Процессный подход — BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям. Она действует в таких принципах, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счет их моделирования с использованием формальных нотаций, программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, а также возможности динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

BPM отвечает на вопросы: где, когда, зачем, как и какая работа выполняется и кто отвечает за ее выполнение. Не все функции, выполняемые в определенной последовательности, принято считать процессами, а лишь те, которые выполняются циклически на протяжении всей деятельности предприятия. К примеру, «производство продукции» будет являться полноценным процессом, который нужно описать, контролировать и совершенствовать, то же самое касается «ведения бухгалтерского учета», «заключения договоров», «принятия и увольнения персонала».

Практика применения

Если посмотреть ближе к практике, то внедрение нового программного продукта или построение системы менеджмента качества на предприятии нельзя назвать термином «бизнес-процесс», поскольку все эти действия выполняются разово, а вот поддержка системы менеджмента качества в актуальном состоянии уже может считаться процессом, так как осуществляется по налаженной схеме несколько раз в год.

Все те действия, которые выполняются предприятием разово, при возникновении такой необходимости, принято называть «проектами». Описание проектов в виде бизнес-процессов также допустимо, но не всегда оправдано, так как их выполнение планируется заранее, а после успешного завершения проекта построенные схемы утрачивают свою актуальность.

Отличие процессного управления от проектного также в том, что при выполнении проектов часто нарушается привычная субординация. Руководителем проекта может быть назначен сотрудник, который в обычной ситуации не имеет подобных полномочий.

Ответственность по проектам распределяется каждый раз динамически (фактически формируется своя мини-оргструктура), а требования могут изменяться в зависимости от текущей ситуации, загруженности персонала или требований заказчика, что делает практически невозможным введение подобной деятельности в процессную модель предприятия. Стоит отметить, что и проекты могут быть не одноразовыми, а похожими, но с существенными отличиями, тогда процессная модель, вероятно, будет менее эффективна, а иногда попросту невозможна. Скажем, если организация строит только типовые здания, то это процесс. Но если она строит дома с очень разными параметрами, то это, однозначно, проекты.

Роли в проекте

Функция владельца необходима как для проектной деятельности, так и для процессного управления. Он является обязательной единицей. Однако надо понимать, что владелец проекта — это не всегда (точнее, почти никогда) спонсор или стейкхолдер. И если с владельцем бизнес-процесса ситуация более-менее прозрачная, то с участниками проектного подхода все более запутанно.

Участники проекта — физические иили юридические лица, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта, либо те, чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

Как правило, основными участниками проекта являются:

Заказчик — сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей, будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к результатам проекта, обеспечивает его финансирование за счет своих или привлекаемых средств, может заключать контракты с основными исполнителями.

В компании, инициировавшей проект, могут выделяться роли инициатора и/или спонсора (куратора) проекта.

Инициатор проекта — это сотрудник, который идентифицирует потребность в проекте и вносит «предложение» об инициации проекта. Этот человек может быть представителем любого функционального подразделения или уровня как внутри, так и вне организации.

Руководитель проекта обеспечивает ежедневное управление проектом и командой в разрезе всех основных управленческих функций (управление по срокам, затратам, рискам и др.). В зависимости от размера проекта менеджер проекта может получать поддержку со стороны администратора проекта или команды поддержки (офиса проекта).

Возможными участниками проекта в зависимости от его типа, вида, сложности и масштаба могут быть:

Инвестор — сторона, вкладывающая инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.
Контрактор (генеральный контрактор) — сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту – это может быть весь проект или его часть.
Субконтрактор — вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.
Поставщики — субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе (материалы, оборудование, транспортные средства и др.).
Органы власти — стороны, выдвигающие и поддерживающие экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.
Потребители конечной продукции — юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями результата проекта, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.

Опасности гибрида

Комбинируя проектный и процессный подходы, надо быть очень внимательным и аккуратным, так как проектно-процессное управление может нарушать мерки загруженности персонала, запутывать организационную структуру в принципе и нарушать деятельность всего предприятия. Для того чтобы этого не происходило, до внедрения смешанной структуры управления необходимо просчитать все понятные риски и оценить занятость (во всех смыслах) персонала в горизонтальных бизнес-процессах. И, конечно, в любом случае, бизнес-процессы нужно описать. А что до проекта, то самое главное в нем все-таки РАМКИ.

Если совсем грубо сказать, то проект — это скорее вертикаль, а процесс — горизонталь, следовательно, они могут пересекаться. Хорошо бы, если на пользу делу.

Подготовила Анна Кожурина

Источник: globalcio.ru

Управление проектами или управление процессами: удобнее вместе

Говоря простым языком, система управления проектами — это способ управления проектом, для которого сначала надо составить план. В соответствии с этим требованием инструменты программного обеспечения для управления проектами обычно представлены в форме планировщиков с временной шкалой, диаграммой Ганта, календарем, контрольными точками, линиями отсчета и другими обычными инструментами для управления проектами.

Планирование и исполнение

Иначе говоря, управление проектами является, прежде всего, планированием и управлением проектами в соответствии с планом проекта. Это логично, так как при отсутствии плана трудно отслеживать состояние выполнения проекта и достигать целей.

Управление процессами преследует цель выполнения плана. Решение для управления процессами позволяет надлежащим образом создать исполнимую схему процесса, которая также называется рабочим процессом. Что это значит? Вот как выглядит исполнимый, или рабочий процесс.

Различие между изображением на бумаге и исполнимым процессом состоит в том, что этот процесс создан с помощью специального программного обеспечения для управления рабочими процессами. На что способно это программное обеспечение? Оно выдает одну за другой задачи вашей команде. Оно также обычно хранит всю рабочую информацию: версии файлов, обсуждения, сроки выполнения, приоритеты, статусы, статистические данные.

Преимущества планирования в сочетании с исполнением

«Только Comindware Tracker построен на технологии ElasticData, благодаря которой система является легкой, быстрой, простой и удобной».

Comindware BPM хранит план в форме списка, и за каждым пунктом в списке плана всегда содержится процесс. Есть и другие решения, в которых объединены функции управления проектами и рабочие процессы. Но только Comindware Tracker построен на технологии ElasticData, благодаря которой система является легкой, быстрой, простой и удобной.

Раньше вам приходилось планировать и управлять процессами в отдельных программах, а соединять части работы необходимо было вручную: начиная от ручных обновлений плана и заканчивая необходимостью вложения в электронные сообщения соответствующих файлов каждый раз, когда требовалось предоставить информацию сотрудникам и руководителям. Иногда различные файлы были разбросаны по разным компьютерам и источникам, и приходилось тратить время, чтобы собрать их в одном месте. Теперь стало проще.

В Comindware Tracker рабочий объект содержит весь рабочий контекст, включая приоритеты, сроки выполнения, состояния, отслеживание истории, обсуждения, файлы любого типа (с контролем версий). Получая задачу от Comindware Tracker, вы автоматически получаете всю соответствующую информацию: никто ничего не забудет.

Процессы, объединенные с планом проекта в Comindware Tracker, обновляются в режиме реального времени и доступны вам в сети в любой момент.

Планирование не может существовать без исполнения, поэтому их необходимо объединить самым эффективным и простым способом. Это можно осуществить в программе Comindware Tracker. Доступный он-лайн план обновляется в режиме реального времени, а с помощью процессов происходит автоматическая выдача заданий вашей группе со всем соответствующим контекстом. Кроме того, систему очень легко и просто трансформировать, приспособив ее к требованиям бизнеса.

«Планирование ничего не стоит без прозрачного исполнения».

Планирование ничего не стоит прозрачного управляемого исполнения. В то же время большинство решений по выполнению процессов достаточно сложны в настройке: процесс трудно изменить в режиме реального времени. Это ставит под угрозу само использование решений по управлению процессами, потому что процессы необходимо адаптировать под требования бизнеса, а не наоборот. Вам больше не придется сталкиваться с этой проблемой, так как Comindware Tracker подстраивается под процессы в режиме реального времени: посмотрите, как это работает.

[ad#sales-info]

Дмитрий Богданов, консультант по автоматизации бизнес-процессов и управления проектами на основе решений Comindware. Имеет более чем 20-ти летний опыт оптимизации бизнес-процессов, внедрения систем управления предприятием и управления ИТ-проектами.

Полезные страницы

Современная BPM система
Преимущества системы автоматизации бизнес-процессов
CRM система с функционалом BPMS
Карта Блога

Источник: www.comindware.ru

Чем управление проектами похоже на управление бизнес процессами bpm

Управление процессами или проектами? В чем разница?