Изменения в области международной торговли привели к тому, что компании все чаще вынуждены производить вычисления сложных высокоуровневых функций, которые выполняются требовательными модулями. Технический прогресс в целом и развитие облачных технологий в частности сделали возможной автоматизацию, обеспечив не только качество и согласованность, но и удобное управление и надежность. Современные разработки увеличивают окупаемость инвестиций благодаря устранению или сокращению ручного труда, повышая операционную эффективность.
1. УЛУЧШЕННАЯ ОПЕРАЦИОННАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Автоматизация в сфере услуг предоставила рычаги для преодоления традиционных барьеров между информацией и коммуникациями, повысив качество обслуживания клиентов и ускорив генерацию доходов. Согласно отраслевым отчетам, пользователи предпочитают те компании, с которыми они могут взаимодействовать. Всем известны операционные расходы, связанные с открытием и обслуживанием колл-центра. Малый бизнес не может позволить себе содержать колл-центр, для него гораздо доступней автоматизированные телефонные линии. С их помощью можно обслуживать огромную клиентскую базу, предоставляя основную информацию о продуктах или услугах, особенностях оплаты и отвечая на другие несущественные запросы.
Автоматизация Бизнеса. С чего начать? Мифы и заблуждения.
2. КАЧЕСТВО И СОГЛАСОВАННОСТЬ
Качество – очень важный параметр, на котором нельзя экономить. Автоматизация гарантирует, что все действия выполняются одинаково и согласованно. Она позволяет обеспечить неизменно хорошее качество с надежными и своевременными результатами.
С помощью автоматизации можно с легкостью организовывать рассылки по электронной почте или составлять планы публикаций в социальных сетях. Данные стали движущей силой современных бизнес-процессов и помогли компаниям получить ключевые сведения о поведении потребителей, вовлеченности аудитории и моделях покупательского поведения.
Без автоматизации невозможно даже представить обработку огромного количества данных, а также защиту информации клиентов и персонала. Таким образом, программное обеспечение для автоматизации стало незаменимым инструментом для бизнес-процессов, которое помогает поддерживать, восстанавливать и сохранять данные. Это, в свою очередь, позволяет обеспечить высокий уровень обслуживания ваших клиентов при низких затратах.
3. ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ
Тайм-менеджмент имеет первостепенную важность, когда дело касается предоставляемых услуг. Сотрудники большинства компаний выполняют повторяющиеся задачи, которые считаются контрпродуктивными и скучными.
Автоматизация может помочь автоматизировать многие из этих повторяющихся задач, что позволит сократить численность персонала или задействовать сотрудников для масштабирования бизнеса и выполнения других важных задач. Следовательно, она предлагает два преимущества. Во-первых, автоматизация позволяет более эффективно использовать персонал, а во-вторых – нанимать можно будет только действительно важных сотрудников, отказавшись от дорогостоящего аутсорсинга и лишних работников. Только представьте себе, как повышение производительности труда на 30% поспособствует совершенствованию бизнес-процессов!
Зачем нужна автоматизация на простых примерах. Плюсы автоматизации для малого бизнеса
4. УПРАВЛЕНИЕ И НАДЕЖНОСТЬ
Автоматизация может справляться со сложными задачами, экономя часы ручной работы без каких-либо проблем. Любая ошибка несет операционные убытки с большим штрафом или компенсацией, а также негативно влияет на репутацию. Одна из главных задач компаний – устранение человеческого фактора. Автоматизация не только принесла экспертные знания, но и снизила число ошибок обработки.
5. СНИЖЕНИЕ ВРЕМЕНИ ОБОРОТА И ЗАТРАТ
Применение автоматизации позволяет командам тратить меньше времени на работу с отчетностью, тем самым устраняя лишние задачи. Ручной труд не дает сотруднику выполнять больше одной трудоемкой задачи за раз, поэтому его использование увеличило бы накладные расходы. Автоматизация помогает оптимизировать процесс, повысить подотчетность, прозрачность и централизовать процессы. Это, в свою очередь, помогает оптимизировать поток информации на многих этапах, включая производство, биллинг, обслуживание и многое другое. Следовательно, можно с уверенностью утверждать, что автоматизация является ключевым компонентом для любой компании, которая стремится расти и обслуживать больше клиентов.
6. БОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО
Создание и ведение нескольких электронных таблиц с учетными данными – далеко не легкая работа, не говоря уже об оперативном извлечении из них какой-либо конкретной информации. Платформы автоматизации повышают прозрачность бизнес-процессов за счет консолидации данных. Они дают возможность в любой момент времени определить производительность как организации, так и членов команды. Внедрение автоматизации обходится недешево, она требует специальной команды разработчиков, способной быстро решать всевозможные проблемы, а также не предоставляет мгновенную отдачу. Тем не менее, она жизненно необходима для того, чтобы удержаться на рынке.
АВТОМАТИЗАЦИЯ И ПРОГНОЗЫ
Эксперты полагают, что в будущем произойдет полное переосмысление функций чат-ботов. Из простых программ, отвечающих на примитивные вопросы пользователей, они превратятся в продвинутые системы, обретут голос и начнут использовать когнитивные механизмы для удовлетворения целого ряда требований клиентов. Автоматизация, существенно усиливающая надежность и упрощающая управление, станет реальностью. К примеру, Общий регламент защиты персональных данных Евросоюза заставит организации автоматизировать свои процессы для повышения их точности, скорости и безошибочного соответствия требованиям. Все это приведет к тому, что предприятия начнут создавать центры автоматизации – они, в свою очередь, станут очередным шагом навстречу к безупречному управлению и регулированию. Деятельность по управлению рисками и аудиту, а также контролю и управлению изменениями будет иметь важное значение в жизни каждой компании
Источник: dzen.ru
20 преимуществ автоматизации бизнеса
Компания, которая решается на внедрение новой информационной системы, как правило понимает предстоящие финансовые затраты.
Многие так же понимают, что придется потратить свое время, усилия руководства и ключевых сотрудников. Что предстоит большой объем работы, и стресс.
Но какие преимущества дает автоматизация? Если вы задумались над проектом автоматизации, некоторые преимущества вы для себя уже выявили. Но если вы еще не решились на проект, возможно наш список преимуществ поможет вам добавить аргументов на чашу весов «пора автоматизировать».
Время прочтения: ~ 09 минут 54 секунды
Эффекты от автоматизации отнесены в ту или иную группу условно. Если что-то помогает нам, например, меньше тратить, оно же дает нам возможность больше зарабатывать. Или если мы более оперативно можем вывести сотрудника на работу, скорее всего, он начнет быстрее приносить пользу компании. Из этих примеров видно, что все эффекты связаны между собой, и классификация условная.
Мы решили типизировать преимущества, в первую очередь, чтобы посмотреть на них с разных точек зрения. Возможно, прочитав эффекты из какого-то блока, вы сможете добавить собственные преимущества, и расширите список целей проекта. Итак, перед вами 20 преимуществ автоматизации бизнеса. Видеоверсия статьи.
Оптимизация
- Единая точка ввода данных.
В организациях, где автоматизация бизнес-процессов проводилась «лоскутно», одни функции автоматизированы в онлайн-сервисах, другие в 1С продуктах, третьи – в табличках, бывает так, что разные сотрудники вводят одни и те же данные несколько раз в разных местах.
Иногда руководство компании даже нанимает людей, которые следят за целостностью информации во всех системах. Одной из важных целей автоматизации является создание единой точки ввода данных. Это означает, что любая информация вводится один раз и в одном месте.
После создания единой точки ввода данных необходимость вносить одну и ту же информацию несколько раз в различных системах учета пропадает.
Это приводит к уменьшению количества ручных ошибок. Кроме того, качественная автоматизация позволяет ограничить диапазон данных, которые сотрудники имеют возможность вводить.
Например, в ячейке таблицы Excel можно допустить ошибку и обнаружить ее только при составлении управленческой отчетности, если у вас не настроены специальные макросы для проверки. В то время как в учетной системе есть возможность поставить ограничения, благодаря которым сотрудники будут вводить только корректные данные.
При автоматизации, знания сотрудников переносятся в описанные бизнес-процессы, а из них – в настроенную учетную систему.
Таким образом, в компании больше нет уникального продавца, который знает контакты всех клиентов, или единственного в своем роде закупщика, умеющего управляться с заказами и планировать доставки. Теперь все это делает учетная система, становится проще организовать погружение новых людей в работу.
Улучшение контроля
Правильная система управления выполняет так называемую полицейскую функцию. Качественная автоматизация увеличивает степень контроля над бизнесом со стороны менеджмента и собственника.
- Улучшение собираемости дебиторской задолженности и повышение контроля над финансами.
Когда известно, по какому договору, по какой отгрузке и заказу, с каким сроком оплаты, клиент должен ту или иную сумму, в учетной системе мы можно запретить отгрузки должникам, или же согласовать их особым образом, например, с участием финансового директора.
Система отчетности позволяет анализировать дебиторскую задолженность по срокам долга, и работать с ней, выстраивать системы расчета премий продавцам, учитывающие размер дебеторки.
Если сотрудники компании оперативно и правильно отражают все действия в информационной системе, появляются данные для анализа в нужных разрезах.
Это может быть финансовый результат по направлениям деятельности, проектам, видам продукции. Руководство получает возможность быстро принимать решения, не ожидая, например, когда бухгалтерия закроет период и предоставит отчетность.
Если все данные есть в системе, и они корректны, мы можем получать хотя бы предварительную управленческую отчетность гораздо быстрее.
Хранение в системе истории исполнения заказов, выпуска каждой партии продукции. Про каждую произведенную партию готовой продукции есть информация о партиях, списанных в нее комплектующих, выполненных технологических операциях, сотрудниках, которые их выполняли.
Прослеживаемость позволяет быстро разбирать претензии. Зная серию и номер партии продукции, можно оперативно установить причину отклонения в качестве, изъять всю серию или внести корректировки в процесс производства.
Стандартизация
Является большой группой преимуществ. Правильный проект автоматизации всегда приводит к стандартизации в компании, потому что начинается с обследования и описания бизнес-процессов.
- Наведение и поддержание порядка в справочниках и классификаторах.
У многих организаций в справочниках номенклатуры, контрагентов, партнеров беспорядок, так как нет единых действующих правил создания новых элементов и перемещения в архив старых.
Сотрудники по-разному заводят позиции, и в конечном итоге в справочниках появляется большое количество дублей.
Создание регламента ведения нормативно-справочной информации является важной частью проекта автоматизации.
В рамках проекта внедрения учетной системы можно сделать так, чтобы процесс в компании всегда проходил одинаково. Это значит, что сотрудники, участвующие в нем, не будут иметь возможность осуществлять самодеятельность, то есть отклоняться от правил и тем самым делать этот процесс неконтролируемым.
Если процесс есть в системе, и известны его участники и этапы, можно управлять им, считать метрики хода и результата, следить за ходом каждого процесса, всеми его шагами.
Это позволяет анализировать эффективность работы каждого сотрудника, участвующего в процессе, и улучшать процесс в целом.
В первую очередь, речь идет про условия продаж: ценообразование, предоставление скидок и так далее. Этот эффект от автоматизации позволит лишить сотрудника возможности «творить» на рабочих местах, то есть отгружать клиентам товары по самостоятельно придуманным ценам, раздавать им бонусы без согласования с руководством.
Так же имеются в виду условия проведения закупок, выбора поставщиков, размещения заказов, постановки и снятия брони на товары и так далее. Как только управление компанией автоматизируется, бизнес получает возможность фиксировать четкие условия.
Благодаря документам, в которых описаны роли пользователей, и памяткам «как работать в учетной системе», вывод нового сотрудника на работу становится гораздо проще.
В день выхода он может изучить инструкции и регламенты и сразу приступить к выполнению своих обязанностей. Распространенная практика, когда нового сотрудника обучает текущий сотрудник тому что сам помнит, и как сам это понимает, плохо работает.
Каждое новое поколение сотрудников все больше и больше искажает тот пласт необходимых знаний, так как опытные специалисты чаще всего передают только то, что знают сами, и то, что считают нужным.
Снижение затрат
После автоматизации бизнес-процессов компания гибко управляет затратами, что, в свою очередь, приводит к их сокращению.
- Уменьшение простоев производства.
Возможно благодаря контролю над наличием необходимых запасов в нужный для производства момент времени. Исходя из текущих заказов покупателей и остатков на складах, сроков доставки от поставщиков, автоматизированная система рассчитывает, какие запасы необходимо пополнить для обеспечения бесперебойной работы.
Также уменьшение простоев возможно за счет планирования производственного процесса.
Часто бывает так, что проект автоматизации вскрывает «хитрые схемы» уже на этапе обследования.
Работники, которые участвуют в них, не хотят идти на контакт во время интервью, боясь, что после описания и автоматизации их бизнес-процесса они утратят возможность использовать «хаос» в работе организации себе на пользу.
Благодаря правильно автоматизированной логистике, управлению доставками от поставщиков и до покупателей, интеграции с системами транспортных компаний, и грамотному управлению складскими площадями и оборачиваемостью запасов, можно снизить стоимость доставки и хранения ТМЦ на складах, уменьшить «замороженные» в остатках оборотные средства.
Информационные системы помогают работать с адресными складами – оптимально размещать, перемещать, хранить товары, минимизировать время поиска и сбора заказов, делать оперативные и достоверные инвентаризации.
Автоматизация бизнеса: зачем и кому это нужно?
О преимуществах автоматизированного бизнеса сегодня не знает разве только тот, кто бизнесом не занимается. Правильно организованная работа с коллегами и сотрудниками, улучшение рабочего процесса, рост прибыли и еще множество различных показателей становятся более доступны.
Поэтому не удивительно, что большинство компаний, как больших, так и маленьких, стремятся к автоматизации. Однако не всегда им удается сделать это правильно. Дело в том, что, например, после приобретения специализированной программы, компания начинает ее внедрять и часто сталкивается с трудностями. Но без необходимой поддержки и при отсутствии определенных знаний и навыков решить многие из этих трудностей может быть достаточно сложно. Как результат — автоматизацию «забрасывают» и возвращаются к привычной работе «руками».
Или все может быть еще сложнее — управленцы не знают, как автоматизировать бизнес: чему для этого нужно научиться, что делать, а что, наоборот, делать не стоит. В таком случае решением могут стать специальные курсы по автоматизации бизнеса, пройдя которые можно получить необходимые знания по технологии управления предприятием, аналитике, изучить основы предпринимательства или понять, как грамотно анализировать рынок и конкурентов, как построить воронку продаж и сделать грамотные финансовые прогнозы. Перечень самых востребованных профессиональных курсов по автоматизации можно найти на сайте mooc.ru.
Задачи автоматизации
Автоматизация — это внедрение и последующая эксплуатация работающих программ и устройств, обеспечивающих минимизацию потерь рабочего времени, оптимизацию трудовых и производственных процессов с целью повышения продуктивности всех бизнес-процессов.
Главными задачами автоматизации бизнеса являются:
- Эффективная поддержка оперативной деятельности компании;
- Организация грамотного учета и контроля;
- Подготовка документов;
- Быстрая отчетность о состоянии дел в компании;
- Безопасное хранение информации;
- Повышение качества обслуживания клиентов;
- Повышение прозрачности бизнеса;
- Увеличение скорости обработки входящей и исходящей информации;
- Автоматизация ручного труда;
- Снижение общего числа ошибок.
В результате автоматизации бизнеса его владелец получает намного больше информации, которую можно использовать в дальнейшем для анализа бизнес-процессов и управления компанией с учетом внешних и внутренних показателей.
Тот же бизнес, который остается не автоматизирован имеет ряд распространенных проблем: уходят клиенты, теряется важная информация, нерационально распределяется время персонала и в целом – нет системного подхода и контроля, что обязательно приводит к потерям времени и прибыли.
Какой бизнес необходимо автоматизировать?
Сегодня бизнес любого масштаба нуждается в постоянной оптимизации. Грамотный подход к этому вопросу определенно улучшит положение дел как мировой корпорации, так и небольшой фирмы. Конечно, у каждой компании свои глобальные цели и бизнес-процессы, но существует группа целей автоматизации, которая одинаково подходит для любого бизнеса:
- Экономия. Важна для бизнеса любого размера. Если компания однажды вкладывает деньги в программное обеспечение для автоматизации, она использует его впоследствии как для повышения производительности, так и для снижения затрат, а значит получает двойную выгоду.
- Порядок и скорость. Автоматизация бизнеса позволяет не только упорядочить всевозможные бизнес-процессы, но и сократить время, необходимое на их выполнение. Это, в свою очередь, делает весь процесс более отлаженным и четким.
- Увеличение прозрачности бизнеса. В условиях жесткой конкуренции это очень важный пункт. Благодаря автоматизации сотрудники и клиенты могут работать в одном «пространстве», получать почти мгновенную обратную связь и избегать сложных и конфликтных ситуаций.
Конечно, нельзя автоматизировать все. В любом бизнесе помимо цифр и показателей есть еще и человеческие факторы: коммуникация, мышление, общение. Существуют активности, полностью или частично исключенные из автоматических процессов. Например, корпоративная культура или управление персоналом, его подбор.
Эти активности отличаются от других процессов повышенным уровнем вовлеченности человека, и их не всегда можно автоматизировать. Но там, где это остается возможным, необходимо следовать за прогрессом. И большинство управляющих, операционных и поддерживающих процессов сегодня поддаются автоматизации.
Главная цель любого бизнеса — получение выгоды. При этом всегда хочется тратить сил и времени меньше, а результат получать как можно выше. Для этого и используется автоматизация бизнеса. Потому что только благодаря такому подходу к управлению предприятием можно найти короткий путь для достижения поставленных целей.
Источник: hr-media.ru