Для того чтобы охарактеризовать роль информации в процессе развития функционирования предприятий и интенсификации производства, следует исходить прежде всего из двух основополагающих факторов:
1. По мере увеличения сложности и ускорения динамики развития бизнес-процессов чрезвычайно возрастают требования к объему, качеству, обработке и скорости представления информации. Возможность доступа к необходимой информации становится все более важным моментом, определяющим темпы и эффективность развития предприятия.
2. Применение современных средств вычислительной техники и коммуникационного оборудования открывает принципиально новые возможности для рационального решения информационных задач.
Указанные возможности последовательно используются для совершенствования менеджмента на предприятиях с целью выполнения основных управленческих функций, таких как прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Важно при этом, чтобы внедрение средств вычислительной техники в каждом конкретном случае при реализации управленческих процессов на предприятиях обеспечивало возможность иметь полную, достоверную и достаточную управленческую информацию.
Что такое бизнес-процесс? Моделирование и анализ бизнес-процессов
Развитие и применение автоматизированной обработки данных в процессах управления неразрывно связано с новым местом информации в развитии функционирования предприятия. Внедрение современных средств вычислительной техники обеспечивает технологические и материальные предпосылки, позволяющие более полно и эффективно учитывать новые требования к информации в менеджменте и рассматривать ее в трех основных аспектах — прагматическом, семантическом, синтаксическом.
1. Прагматический аспект рассматривает информацию с точки зрения ее практической полезности, ценности для потребителя в процессе принятия управленческих решений. Проявляются прагматические свойства информации только при наличии единства информации, пользователя и цели управления. Прагматический аспект рассмотрения связан с ценностью, полезностью использования информации при выработке потребителем решения для достижения цели.
3. Синтаксический аспект рассматривает отношения между единицами информации. Он учитывает тип носителя и способ представления информации, надежность и точность ее преобразования и т.д. Информацию, рассматриваемую только с синтаксических позиций, обычно называют данными, так как при этом не имеет значения смысловая сторона.
В настоящее время своевременное получение необходимой информации, ее сбор и обработка, а также постоянная и быстрая доступность имеют решающее значение для эффективности процессов инноваций и базирующихся на них структурных изменений на предприятиях и в организациях. Если прежде информация в процессе производственной деятельности всегда была связана со специалистом, его знаниями и опытом, то сегодня она все больше приобретает самостоятельные функции и способ существования.
В целом информационная среда предприятия является системообразующим фактором всей производственной деятельности. Совершенствование и развитие управления требуют системного подхода ко всем информационным процессам, обеспечивающим эффективную реализацию бизнес-процессов предприятия. Именно поэтому серьезные изменения в экономических механизмах управления предприятием должны дополняться и подкрепляться развитием материальной базы управления, использованием рациональных процедур и процессов управленческой деятельности на основе актуальных информационных ресурсов, которые поддерживаются информационным обеспечением ИТ в менеджменте. Качество информационного обеспечения (ИО) является определяющим фактором обоснованности принимаемых решений и эффективности функционирования информационной технологии.
4 способа описания бизнес-процессов
Организация ИО должна быть ориентирована на поддержку деятельности менеджеров предприятия, которым в настоящее время приходится работать с огромными, постоянно увеличивающимися объемами информации. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования. Исходя из этого, основным назначением ИО является обеспечение такой организации и представления информации, которое отвечало бы любым требованиям специалистов, а также условиям автоматизированных информационных технологий. Это обусловливает и требования, предъявляемые к информационному обеспечению:
— представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу;
— обеспечивать взаимную увязку бизнес-процессов функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов;
— предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы и базы данных под регламентом бизнес-процесса и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания;
— в процессе реализации бизнес-процессов обеспечивать совместную работу управленческих работников и средств вычислительной техники в интерактивном режиме и т.д.
В составе ИО можно выделить внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение, которые в свою очередь структурируются на отдельные элементы, взаимодействующие между собой (рис. 6.1).
Рис. 6.7. Структура информационного обеспечения ИТ
Внемашинное информационное обеспечение включает внемашинные информационные ресурсы, а также средства их представления в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения вычислительной техники.
Внутримашинное информационное обеспечение содержит информацию, представленную в электронной форме, а также систему программ (инструментов) организации, накопления, ведения и доступа к информации.
Взаимодействие элементов как внемашинного, так и внутримашинного информационного обеспечения обусловлено тем, что первичная информация появляется во внемашинном ИО в процессе описания объектов, процессов и явлений предметной области, принятия управленческих решений и т.д. Как правило, первичная информация фиксируется в документах, содержащих как нормативно-справочные, так и учетные, оперативные экономические показатели, отражающие сведения о текущих процессах. Внемашинные информационные ресурсы группируются, упорядочиваются по определенным класссификационным признакам и направленно передаются специалистам, образуя при передаче информационные потоки предприятия.
Для создания и работы с практическими приложениями информационного обеспечения, на АРМ специалистов в некоторой предметной области информация, генерируемая внемашинным ИО, вводится в средства вычислительной техники, где данные, сформированные в файлы (массивы), БД, хранилища, базы знаний, образуют внутримашинное ИО, которое, в свою очередь, позволяет в любой момент времени перенести электронные данные на бумажный носитель информации.
С развитием вычислительной техники, коммуникационного оборудования и появлением новых программных продуктов, организующих и поддерживающих систему электронного документооборота, грань между внемашинным и внутримашинным ИО становится достаточно условной. Документы на бумажных носителях уступают место электронной документальной форме, которая может заполняться как автоматически, так и специалистом, работающим за ПК, информационные потоки реализуются посредством организации электронного документооборота, позволяющего формировать, передавать, накапливать, контролировать исполнение и создавать архивы с электронными документами и т.д. Тем не менее средства и методы, положенные в основу организации и создания внемашинных информационных ресурсов, остаются актуальными, получая при этом дальнейшее динамическое развитие.
Источник: studopedia.su
Пригульный Андрей Геннадьевич: Информационное обеспечение бизнес-процесса
В статье Андрей Пригульный рассматривает методы информационного обеспечения процессов аналитических работ в рамках бизнес-процесса.
Для демонстрации высоких показателей эффективности бизнес-организации менеджеры в процессе руководства должны провести работу и обеспечить: рост количества клиентов организации, потоков денежных средств, ликвидности и платежеспособности. Кроме того, следует создать высокотехнологичные условия динамичного функционирования и развития системы управления организацией и бизнес-процессов. Поэтому предприниматель, создавая бизнес-процессы должен постоянно держать в поле своего зрения результаты анализа бизнес-процессов и иметь в своем арсенале, методы и инструменты, доступные для оперативного использования.
Применение современных методов и инструментов анализа бизнес-процессов предполагает постоянную работу с источниками информации. Для того, чтобы находить данные для анализа, вести мониторинг и систематизацию, необходимо организовать информационное обеспечение бизнес-процесса в организации.
Цели и задачи информационного обеспечения аналитических работ в рамках бизнес- процесса — обеспечить сбор доступного массива информации непосредственно о бизнес- процессе и, естественно — данные о внешней среде анализируемого бизнес-процесса. Это может быть информация, которая непосредственно касается создания и реализации start-UP проекта: информация об угрозах и возможностях проекта, рыночной конъюнктуре и сегментах потенциальных потребителей, конкурентах и деловых партнерах, сильных и слабых сторонах команды.
Для выполнения анализа информации могут быть использованы различные средства: от сбора до создания систем хранения и использования информации в безопасном режиме. Однако, это большой объем работ, который может оказаться не «по силам» команде start-UP проекта. В связи с этим, сфокусируем внимание на тех методах, которые не потребуют на первоначальном этапе старта бизнеса значительных профессиональных навыков, технических средств и сложных аналитических методов.
Информация для анализа может быть получена:
1. При помощи наиболее распространенного метода — интервью. Проводится интервью, как правило, с людьми, активно вовлекаемыми в аналитические работы по совершенствованию бизнес-процесса. Применение данного метода сбора данных об объекте, интересующем наблюдателя, наиболее актуально в том случае, если проводится подготовка к опросу тех, кто выполняет действия или непосредственно связан с бизнес-процессом.
Прежде всего, это может касаться лиц, объявленных в роли владельца процесса, а также внутренних или внешних заинтересованных лиц; тех, кто выполняет работу в самом процессе; принимает участие в подаче ресурса в точке входа в процесс, или использует точку выхода из процесса. Интервью возможно проводить лично, как говорят «с глазу на глаз», заочно, применяя технические средства передачи информации, по телефону, средствам мобильной связи, используя возможности социальных сетей или электронной почты. Результаты исследований показывают, что человек наиболее искренне отвечает на вопросы в ситуации «с глазу на глаз». Личный разговор может дать более высокий и надежный результат, так как способствует открытому обсуждению.
2. Как фактически выполняется процесс на всем его протяжении, может показать наблюдение за поведением объекта. Поэтому наблюдение — второй шаг сбора информации о ходе процесса. В рамках данного этапа может быть использован метод анализа отчетных данных и системным характеристикам журналов ведения операций. Возможно прямое наблюдение затем, как участники процесса взаимодействуют в рамках одного бизнес- процесса. Данный шаг поможет понять, что происходит в рамках бизнес-процесса.
Аналитик-исполнитель, наблюдающий за ходом процесса, видит, как возникают проблемы, решение которых предполагает наличие дополнительной информации, а также дополнительных наблюдений и интервью. Это могут быть новые аспекты наблюдений и интервью, не применяемые ранее.
3. Как свидетельствуют результаты обширной аналитической практики, исследование начинается с изучения имеющейся документации, различных видео- и аудиозаписей, а также записей о процессе, выполненных при помощи авторучки и блокнота. В данном случае в работу вовлекаются инструкции, положения, регламенты, разработанные в период организации процесса, отчетов аудиторов, электронных журналов и книг учета, процессных диаграмм и т.п. Если, по каким-либо причинам, данная информация недоступна, делается запрос о необходимости письменного описания бизнес-процесса у заинтересованных лиц или непосредственных участников команды start-UP проекта.
Полное понимание всей многогранности бизнес-процесса невозможно без внимательного анализа среды бизнес-процесса. Анализ бизнес-среды включает изучение факторов внешнего порядка, активно воздействующих на людей, поднимающих start-UP проект; демографии потенциальных потребителей (клиентов), ключевых потребностей (запросов, предпочтений); стратегий поведения поставщиков; возможных направлений изменения стратегии в работе смежников, происходящих по требованиям заказчиков.
Создатели start-UP проекта, должны четко понимать, как и в каком направлении, с какой динамикой, изменится состав факторов среды бизнес-процесса. Информация об изменениях факторов внешней среды, произошедших с момента начала функционирования бизнес-процесса, поможет лучше понять причины, которые уверенно привели к неэффективному функционированию бизнес-процесса, выявить, как следует изменить внутреннюю структуру и создать положительную траекторию движения бизнес-процесса.
Анализ факторов бизнес-среды процесса, рассматривается в аспектах.
Первый аспект. Исследование лучших практик создания start-UP проектов. Лучшей, на наш взгляд, может считается практика, позволяющая вести регулярно сравнение показателей эффективности бизнес-процесса по аналогичным бизнес-процессам организаций (предприятий) одной отрасли, региона, или субъектов с характеристиками, имеющими идентичную базу для сравнения в различных отраслях производства продукта общественного назначения. Данную информацию можно получить из анализа сборников отраслевых обзоров состояния отраслей производства и продаж, научных исследований, круглых столов или дискуссионных групп по анализируемым проблемам.
Результаты исследований показывают, что есть возможность вести сравнение процесса, который создается и развивается в пределах start-UP проекта с аналогичными по структуре бизнес-процессами, которые созданы конкурирующими на рынке бизнес-организациями для активизации поиска конкурентных преимуществ анализируемого start-UP проекта. Такие
исследования, как правило, проводятся в рамках SWOT-анализа.
Источниками информации в данном случае могут служить публикации, размещенные в открытых источниках, материалы отраслевых ассоциаций, web-сайты и порталы, контактные группы клиентов, обзоры аудиторов. Ключевые характеристики бизнес-процессов сопоставляются с аналогами.
Альтернативным инструментом анализа может быть признан активный поиск бизнес- процессов, которые признаны образцами лучшей практики в других отраслях, показатели которых сравнимы с рассматриваемым процессом.
Например, start-UP проект розничной торговли, организованный в онлайн-формате, предполагает реорганизацию системы обработки клиентских заказов, вооружившись передовым отечественным или зарубежным опытом. В этом случае команда start-UP проекта проводит анализ различных практик обработки заказов в других отраслях. Заимствованный опыт позволит: получить новые идеи, избежать ошибок и сократить время для создания процесса.
Информационное обеспечение системы менеджмента как очень важная составляющая
Предприятие, разрабатывающее и внедряющее информационно-аналитическую систему (ИАС), неизбежно сталкивается с проблемой выбора наиболее предпочтительного варианта такой системы.
Современное управление любой компанией и построение её работы подразумевает наличие систематизированного подхода. Ничего не должно проходить сумбурно, спонтанно и зависеть от случайностей.
Важной составляющей (правильнее даже сказать, необходимой) является информационное обеспечение системы менеджмента. Именно оно обеспечивает своевременность и точность управления, а так же осуществление быстрой обратной реакции на все происходящие процессы.
Информация в основе всего
Информационное обеспечение решает сразу несколько проблем, от которых никуда не деться:
- Документооборот. В любой организации оборачивается и оформляется много документов, как внутренних, так и внешних. Весь документооборот должен уйти в цифровую область. При всей хлопотности внедрения он очень быстро оправдает себя: все бумаги будут систематизированы, доступны и лишены возможности пропадать. Да и самой бумаги как материала поубавится – некоторые организации в ней буквально утопают.
- Информационные потоки при взаимодействии подразделений или филиалов. Чем быстрее осуществляется эта связь, тем эффективнее идет работа. Часто несколько подразделений независимо друг от друга могут прорабатывать один и тот же проект, и это нужно как-то синхронизировать. Информационное обеспечение системы менеджмента отлично выполняет эту функцию.
- Подбор и систематизация различных показателей, отражающих работу организации. Это необходимо для анализа и определения политики фирмы и принятия корректирующих действий на уровне менеджмента.
Предприятие, разрабатывающее и внедряющее информационно-аналитическую систему (ИАС), неизбежно сталкивается с проблемой выбора наиболее предпочтительного варианта такой системы. Нередко выбор в пользу той или иной альтернативы принимается в компании интуитивно, что в конечном итоге приводит к крайне низкой эффективности ИАС. Таким образом, разработка комплексной методики, позволяющей свести к минимуму возможность принятия неэффективного управленческого решения при выборе проекта внедрения АИС, определяет актуальность исследования.
Под информационно-аналитической системой следует понимать совокупность технических и программных средств, информационных ресурсов, методик, которые используются для обеспечения процесса сбора, обработки, хранения и анализа информации в целях обоснования принимаемых управленческих решений. Информационно-аналитические системы похожи на информационно-справочные системы по выполняемым функциям. А информационно-справочные системы «практически всегда уникальны, нет точной системы их классификации».
Первые попытки внедрения информационно-аналитических систем в России были предприняты в конце девяностых годов прошлого века. Рост спроса на эти технологии в тот период во многом объяснялся тем, что в организациях накопились значительные объёмы информации. Сегодня стоит другая задача – капитализация этой информации с применением информационных технологий, в частности ИАС.
В настоящее время существует достаточно большое количество ИС, позволяющих улучшить бизнес-процессы предприятия, сократить время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе.
Вариант разработки и внедрения ИАС включает шесть этапов
Первый этап разработки и внедрения ИАС – предпроектное исследование. Анализ деятельности предприятия и описание протекающих бизнес-процессов, формулировка цели проекта внедрения, готовности предприятия к внедрению информационно-аналитической системы.
Третий этап – априорный анализ эффективности ИАС. Возможные альтернативные варианты внедрения ИАС должны быть соотнесены между собой как по финансовым характеристикам (затраты на проект, ожидаемый финансовый эффект), так и качественным (функциональная мощность решения, простота освоения системы, надежность работы, производительность, защищенность, отсутствие избыточных функций и т.д.).
Четвёртый этап – выбор оптимального проекта при помощи методики комплексной оценки эффективности ИАС на предприятии (решение многокритериальной задачи и расчёт интегрального показателя). Выбор производится из следующих проектов: внедрение полнофункциональной платформенно базированной ИАС собственными силами предприятия; внедрение модульной ИАС собственными силами предприятия; внедрение полнофункциональной платформенно базированной ИАС посредством внешнего партнера; внедрение модульной ИАС посредством внешнего партнера.
На четвёртом этапе проводится комплексная оценки эффективности внедрения ИАС, которая объединяет несколько подходов к оценке и позволяет сопоставить функциональную и финансовую эффективность различных вариантов внедрения системы. Одно из основных преимуществ алгоритма в том, что он применим к любому размеру предприятия и виду бизнеса, может быть расширен и адаптирован для оценки эффективности любого IT-проекта.
Пятый этап – проектирование и разработка системы. Осуществляется создание (кодирование) программного продукта (в том, случае если принято решение о разработке ИАС, а не покупке готового ПО), а также разработка сопровождающей документации.
Шестой этап – запуск, сопровождение и развитие ИАС. На данном этапе происходит установка системы, интеграция с другими системами, обучение пользователей. После того, как система введена в постоянную эксплуатацию, осуществляется выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами, а также внесение изменений в целях повышения производительности или адаптации к изменившимся требованиям.
ИАС – это управление, основанное на автоматизированном анализе больших данных и, как результат, высокая скорость принятия управленческих решений в реальном времени. Ключевым фактором успеха внедрения ИАС является возможность капитализации больших данных, что означает проведение высоко конкурентного и трансграничного бизнеса.
Источник: www.iksystems.ru