Reception в переводе с английского означает прием, получение. Отсюда и наименование должности.
Ресепшионист подчиняется офис-менеджеру или лицу, выполняющему функции по управлению офисом. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки и переадресовывает запросы надлежащим лицам или отделам, которые в состоянии разрешить проблемы обращающихся. Это же относится и к посетителям — он направляет их в подразделения или к специалистам предприятия, которые разрешают вопросы посетителей, разъясняют посетителям, каким образом можно получить информацию по интересующим их вопросам. То есть одна из основных функций этого работника — выполнение разработанной на предприятии системы маршрутизации обращений к предприятию.
Кроме того, ресепшионист является важным элементом системы безопасности — в его функции входит оценка необходимости присутствия того или иного лица в помещении предприятия. На ресепшиониста может быть также возложена функция регистрации посещений как работников предприятия, так и посторонних лиц и сообщение этих данных офис-менеджеру.
10 минут, чтобы узнать о профессии администратор отеля
Очень часто путают должность ресепшиониста и секретаря-ресепшиониста, полагая, что это одно и тоже. Надо сказать, что это все же несколько разные должности, так как само понятие «секретарь» в классическом понимании предполагает более широкие функции и полномочия. Когда ресепшионист свободен от выполнения своих основных обязанностей, он может исполнять некоторые секретарское обязанности: сортировать почту, передавать и принимать факсы, вести календарь посещений и некоторые другие функции, если это предусмотрено его должностной инструкцией. Но в любом случае не стоит смешивать эти должности.
Ежедневные обязанности ресепшиониста могут модифицироваться в зависимости от специфики работы организации. Например, в медицинских учреждениях они могут получить персональную информацию от пациента и проводить его в комнату ожидания или в соответствующий кабинет (предварительно оставив вместо себя заменяющее лицо для ответов на телефонные звонки). В салонах красоты, где, как правило, существует предварительная запись клиентов, они предлагают последним выбрать необходимого стилиста и время возможного посещения и заносят данные в график работы соответствующего специалиста. На крупных предприятиях ресепшионисты проверяют у посетителей удостоверение личности, принимают визитные карточки и изучают информацию, представленную в них, договариваются с соответствующей службой об эскорте визитера в надлежащее место.
Основная, наиболее распространенная специфика работы ресепшиониста отражена в нижеприводимой должностной инструкции.
В настоящее время можно с уверенностью сказать, что должность ресепшиониста имеет устойчивый, постоянный спрос со стороны работодателей. Обычно на этот спрос практически не оказывают влияние спады в экономике, что подтвердил августовский кризис. При успешном выполнении своих обязанностей у ресепшиониста есть шанс продолжить карьерный рост в организации и получить повышение, например, до администратора офиса, офис-менеджера.
ИНСТРУКЦИЯ РЕСЕПШИОНИСТА
I. Общие положения
1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей.
2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее
Источник: hr-portal.ru
Создает впечатление о компании и самый организованный человек в офисе: почему администратор на ресепшене — это самый важный человек в команде
Администратор на ресепшене – это, оказывается, самый важный человек в команде. Он скрупулезно отвечает на телефонные звонки, планирует и подтверждает встречи, отвечает на электронные письма, следит за наличием свежего кофе и многое другое. При этом секретарь успевает приветствовать каждого посетителя. Вы еще сомневаетесь в том, что администратор на ресепшене — это самый важный сотрудник в команде.
Вот несколько причин, которые это доказывают.
1. Создает впечатление о компании
Как вы думаете, кого встречает ваш клиент, когда переступает порог офиса? Конечно, это регистратор, который несет ответственность за то, какое первое впечатление сложится о вашем бизнесе.
Администратор вашего офиса обычно является первым человеком, с которым контактирует потенциальный клиент. Это справедливо как для личного посещения, так и для телефонного звонка. Это первый голос, который слышат потенциальные клиенты, когда звонят, и первое улыбающееся лицо, которое клиент видит, когда входит в офис.
Для некоторых предприятий первое впечатление может иметь решающее значение. Администратор, который нагрубил клиенту, навсегда испортит впечатление о вашей компании. Вот почему так важен внешний вид, индивидуальность и манеры сотрудника. Все эти критерии влияют на то, что ваши клиенты подумают не только о самом администраторе, но и обо всей вашей компании.
2. Самый организованный человек в офисе
Когда вы думаете о том, насколько организованны администраторы, вы понимаете, что во многом это зависит от их умения пользоваться современными технологиями.
Раньше это была преимущественно бумажная работа. Администраторы должны были разбирать кипы документов и наводить безупречный порядок, чтобы всегда знать, что и где находится.
Все это делалось во время приветствия клиентов и выполнения его просьб, ответа на один звонок за другим и выполнение просьб о помощи, поступающих от коллег.
Вот почему администратор по совместительству должен быть самым организованным человеком в офисе. Однако современные технологии позволяют им держать большую часть документов в электронном виде. Гораздо проще находить нужные документы, когда они хранятся в программе, а не в обычных папках.
3. Эффективнее всех остальных решает офисные проблемы
Самые лучшие из них, кажется, могут выполнять сто задач одновременно, уделяя звонящим и приходящим лично свое время и терпение, всех встречая с неизменной улыбкой, нарисованной на их лице. Дело в том, что немногие члены команды имеют способность многозадачности. Однако профессиональный администратор обязан это делать. Иначе он не сможет справиться с должностными обязанностями.
Менеджеры и другие члены команды часто полагаются на администратора, чтобы решить некоторые из самых сложных проблем, таких как отслеживание потерянных пакетов, организация больших встреч с клиентами и персоналом и устранение проблем с клиентами.
4. Администратор справляется практически с любыми задачами
Один известный бизнесмен однажды рассказал, как его очень миниатюрная секретарша однажды поменяла колесо на его машине после того, как поняла, что оно спустило. Она заметила это, когда бизнесмен был занят важным телефонным разговором, и знала, что ему нужно срочно ехать через весь город на важную встречу, как только звонок закончится.
По-видимому, она устанавливала его запасное колесо и параллельно отвечала на входящие звонки, используя Bluetooth-гарнитуру для связи с клиентами. Конечно, никто не призывает взваливать на администратора решение абсолютно всех проблем, которые возникают у сотрудников офиса. Однако хороший администратор увидит проблемы до того, как они произойдут, взаимодействуя со всеми в офисе, исправляя невозможные проблемы и в целом внося коррективы, где они необходимы в течение дня.
5. Администратор является мастером общения и ведения переговоров
Те, кто не может общаться ясно и быть столь же убедительным, как переговорщик, не должны занимать должность администратора. Эти сотрудники обладают удивительно способностью внимательно слушать собеседника и легко извлекать самые важные детали из разговора и выполнять все, что от них требуется.
Они могут читать между строк, чтобы добраться до сути любого вопроса. Ваш офисный администратор может сделать один звонок и сдвинуть горы, даже если все остальные, кто пытался до них, потерпели неудачу. Лучше всего, если администратор помимо всего вышеназванного обладает удивительной стрессоустойчивостью. Он просто продолжает выполнять свою работу, даже если внутри бушует эмоциональное пламя.
6. Администратор является офисным фаворитом
Этот сотрудник делает очень много для всех своих коллег. Вот почему все любят его. По этой причине любимец офиса становится совершенно незаменим. Администратор знает даже самых интровертных сотрудников и клиентов близко.
Когда он должен взять выходной день, уехать в отпуск или даже ненадолго отпроситься, чтобы посетить стоматолога в течение часа, все в офисе быстро начинает ломаться. Однако в ту минуту, когда администратор возвращается, все, кажется, встает на свои места, как будто ничего не произошло. Хаос возникает всякий раз, когда ваш администратор не находится в офисе.
Если ваш администратор не соответствует какому-либо из заявленных выше пунктов, вам, возможно, придется подумать о том, чтобы заменить сотрудника. Он должен быть яркой звездой в офисе, способной справиться со сложными задачами. Он является посредником между вашим персоналом и клиентами. Если вы не поблагодарили администратора за все, что он делает в последнее время, обязательно сделайте это в следующий раз.
Источник: businessman.ru
Правила рынка, по которым играют торговые центры. Вся правда от администратора Седанка Сити
Обилие торговых центров приводит к тому, что многие из них под завязку забиты различными сомнительными магазинами и торговыми островками. А нужны ли бутики торговому центру? По каким правилам рынка играют самые крупные из них? Мы поговорили с Еленой, профессионалом своего дела, которая работает администратором в одном из самых крупных торговых центров Владивостока. Она рассказала читателям журнала Reconomica о своих задачах, проблемах молодых бизнесменов и рабочем сленге.
Что делает администратор
Администратор — это управляющий, который контролирует выполнение трудовых процессов в компании.
Эта должность незаменима в гостиничном бизнесе, клубах, магазинах и в других заведениях, где наблюдается высокая проходимость. В этом случае администратор должен правильно организовать взаимодействие обслуживающего персонала и посетителей.
То, чем занимается администратор, — это сложная работа, так как он должен выполнять множество мелких и крупных задач.
Основные обязанности:
- создание комфортных условий для клиента;
- качественное информирование и консультирование клиента по ассортименту и услугам;
- ведение базы данных и запись посетителей;
- учет клиентов, инвентаря, продуктов и расходных материалов;
- отработка жалоб и разрешение конфликтных ситуаций;
- контакт с руководством и доклады о проделанной работе;
- ведение кассовой отчетности;
- контроль за работой сотрудников и обеспечение порядка.
Должность администратора обязательно должна присутствовать в любом бизнесе сферы услуг.
Чем занимается
Для того, что бы иметь более яркую картину о том, администратор кто это такой, расскажем, чем занимается этот специалист.
- Управляет вверенной ему структурой коммерческого или государственного сегмента.
- Организовывает бесперебойную цепочку рабочего процесса;
- Несёт ответственность и отчёт за результаты своей работы перед директором и более высокими управленцами или собственниками;
- Проводит консультационные мероприятия с заказчиками;
- Совершает руководство вверенной зоной ответственности;
- Доносит руководству о возникших проблемах;
- Выполнение планов и поручений от вышестоящих руководителей.
Администратор: описание профессии
Работа специалиста специфична, а для выполнения обязанностей важнее личные качества, чем ориентирование в законах.
Администратор должен быть вежливым, приветливым и внимательным с клиентом. Очень ценится знание норм этикета, хорошо поставленная речь, умение быть ненавязчивым, но полезным.
Хороший администратор разбирается в ассортименте продукции и услугах, которые имеются в компании.
В большинстве случаев работодатель выбирает женщин на эту должность, так как они больше соответствуют заявленным требованиям к кандидату.
Наиболее сложная часть работы администратора — улаживание конфликтов. Их приходится решать не только между клиентами и работниками, но и между обслуживающим персоналом. Для этого важна выдержка, спокойствие и дипломатические способности.
Хороший администратор обладает эмпатией, способен выслушать клиента и оказать максимальное содействие в решении его проблем.
Самое сложное в моей работе
Если человек хочет арендовать у нас участок, то он должен предоставить мне план развития. Я должна чётко понимать, что именно арендатор продаёт (или делает, если мы говорим об услугах), как это будет выглядеть. Мы строго относимся к дизайну, поэтому всё должно быть качественно.
Мне необходимо решить, в какой участок комплекса можно добавить этот островок, чтобы не сбивать в кучи разные товары. Уже после этого мы обсуждаем финансовую сторону. Для интересных проектов мы предоставляем контракт, согласно которому арендатор не платит за аренду первый месяц (или два).
Нам нужны яркие и интересные идеи
Нам нужны яркие и интересные идеи. Проблема в том, что люди приходят с одним и тем же.
У нас был арендатор, который три года сдавал детские машинки в прокат (на 10 минут). Сначала бизнес шёл в гору, он платил всего 20-25 тысяч в месяц за аренду на 4-ом этаже, однако потом дети пресытились одним и тем же и прибыль стала падать. Вполне естественная реакция — уход. Арендатор собрал островок, машинки, мы попрощались.
Спустя месяц к нам обратился молодой парень, который хотел поставить ровно такие же машинки на то же самое место. Мы сказали ему, что идея плохая, но он был настойчив. Через два месяца аренды он съехал, уйдя в огромный минус.
Пожалуй, самое сложное в работе с моими клиентами — их убеждённость в собственной правоте. Они считают, что именно их бизнес является самым прибыльным.
При этом я вижу, как абсолютно идентичные точки закрываются одна за другой. Я всегда честно говорю арендаторам о проблемах, которые их ждут, но им плевать. Стоит заметить, что я не являюсь очень доброй и хорошей, когда предупреждаю людей о возможных проблемах. Просто торговому центру не нужны бутики-однодневки.
Нам проще работать с постоянными арендаторами, которые не будут краснеть в день оплаты аренды. Для покупателя это тоже важно: если раз в неделю будет меняться пол этажа, то ему это не понравится. Человек должен приходить и чётко знать, где что находится.
Источник: mapsrussian.ru