Хотите попробовать организовать и провести мероприятие своими силами, при этом не вызвав негатив у сотрудников? Агентство EventCorpLife расскажет, что нужно учесть в первую очередь.
1048 просмотров
Корпоративные мероприятия важны и нужны любому коллективу. И если у вас возникла задача организовать праздник для коллег, но обратиться к event- специалистам вы пока не осмелились, можно попробовать набить шишки самому. Но, чтобы они были поменьше, ловите пошаговый план, который поможет правильно выстроить любой event.
Пункт 1. Определяемся с типом и характером будущей, пока неведомой, «зверушки». То есть внимательно изучаем пожелания. Что это будет? Бизнес -тусовка всей компании, частный закрытый проект для руководителей, спортивный тимбилдинг с психологической разгрузкой сотрудников или семейный фестиваль, для интеграции такого ценного определения «коллега друг твоей семьи».
Шаг 2: цель мероприятия. В этот момент отвечаем себе на вопрос: «Зачем оно вам?».
Как зарабатывать на детских праздниках? Антонина Лобачева: как зарабатывать на проведении праздников
И здесь же близок пункт номер 3. Кто ваша целевая аудитория? (что она любит, чего ожидает и т.д.) Ведь от этого зависит 80% создания креативной концепции.
Важно знать и количество гостей. Это 4 и очень объемный пункт, который позволяет правильно подготовить банкетную часть. А именно:
— определиться с местом проведения по вместимости людей
— рассчитать меню, нарисовать логистику площадки, план рассадки, особенно, если хотите затронуть зрительный формат
— и заказать трансфер, чтобы дополнительно осчастливить гостей вашего праздника по его окончанию
Кстати, месту проведения и возможностям площадки стоит уделить отдельное внимание и провести глубокий анализ. Изучаем высоту потолков для крепления технического оборудования, декора, наличие собственной парковки, возможное время начала монтажа и демонтажа, туалетные комнаты, наличие пожарной сигнализации, плана эвакуации и службы охраны. В общем, делаем полный чекап территории для организации идеального праздника.
После того, как площадка выбрана и готова ваша концепция мероприятия, определяем расположение развлекательных зон. Это правило 5.
Пункт 6. Оцените возможности времени года и все форс мажоры, которые может подарить погода.
В 7 пункте определяем время начала и окончания мероприятия. Не забудьте о том, что большинство мест для проведения event-событий находятся в жилых районах и подлежат соблюдению закона тишины.
8 позиция: бюджет вашего проекта. Хорошо, когда он обозначен сразу. Хуже, когда чёткого понимания финансов нет. Тогда концепция составляется согласно плану «предлагаем всё». Огорчение в том, что потом мучительно больно вычеркивать из сметы понравившиеся позиции.
На теме финансов этом предлагаем закончить краткий экскурс по главным пунктам организации мероприятия. Желаем вам незабываемых эмоций от процесса подготовки, а, главное, хорошего результата!
Виктория Романова, руководитель EventCorpLife
Показать ещё
15 комментариев
Написать комментарий.
5 причин почему в 2022 году закроется большинство агентств детских праздников | Праздники как бизнес
дайте инст девочки справа )
Развернуть ветку
ее ник anastacia_black_ можете искать)
не благодарите
Развернуть ветку
Развернуть ветку
ChatGPT, 3 минуты с переводом: вот план из 10 пунктов для разработки корпоративного мероприятия:
1. Определите цель и задачи мероприятия: Начните с определения цели и задач мероприятия. Это запуск продукта, мероприятие по сплочению коллектива или возможность наладить контакты? Это поможет направить ваше планирование и обеспечить соблюдение графика.
2. Определите бюджет: Как только вы узнаете цель мероприятия, определите, сколько денег вы можете потратить. Это поможет вам принять решение о месте проведения, питании, развлечениях и других важных аспектах мероприятия.
3. Выберите дату и время: Учитывайте доступность ключевых участников и убедитесь, что мероприятие не противоречит каким-либо важным датам или праздникам. Также подумайте о времени суток, которое лучше всего подходит для вашего мероприятия.
4. Выберите место проведения: Выберите место, которое сможет вместить количество гостей и запланированные мероприятия. Учитывайте доступность, удобства и общую атмосферу места проведения мероприятия.
5. Нанять поставщиков: В зависимости от типа мероприятия, вам может понадобиться нанять поставщиков провизии, декораторов, фотографов или артистов. Изучите поставщиков и получите расценки, чтобы найти наиболее подходящего для вашего мероприятия.
6. Составьте расписание: Разработайте подробный график проведения мероприятия и доведите его до сведения всех участников, включая поставщиков, персонал и участников.
7. Рекламируйте мероприятие: Создайте маркетинговые материалы, такие как приглашения, листовки и сообщения в социальных сетях для продвижения мероприятия. Обязательно расскажите о цели мероприятия и преимуществах участия в нем.
8. Управляйте регистрацией: Определите, как участники будут регистрироваться на мероприятие и отслеживать посещаемость. Рассмотрите возможность использования инструментов онлайн-регистрации для упрощения процесса.
9. Планируйте мероприятия и развлечения: Разработайте программу мероприятий и развлечений, соответствующую цели и задачам мероприятия. Обеспечьте хороший баланс между работой и развлечениями.
10. Проследите и оцените: После окончания мероприятия проведите беседу с участниками и поставщиками, чтобы собрать отзывы и оценить успех мероприятия. Используйте эту информацию для улучшения будущих мероприятий и лучшего удовлетворения потребностей участников.
Источник: vc.ru
Агентства праздников: перспективы, ожидания, ситуация на рынке праздничных услуг
В настоящее время наша страна испытывает финансовую нестабильность. В таких условиях рынок праздничных услуг испытывает ужесточение конкуренции.
Эксперты полагают, что это все таки положительно скажется на развитии event -рынка. На фоне нестабильности event-предприятия продолжают сокращать расходы, которые не имеют прямого отношения к основной деятельности организаций.
Эксперты прогнозируют, что увеличение конкуренции даст позитивные результаты. Они считают, что существующая на данный момент ситуация позволит перейти на новый качественный уровень.
Праздничным агентствам, для выживания в таких условиях, необходимо создавать для своих клиентов эксклюзивный, уникальный материал. На данный момент в большинстве своем праздничные агентства привыкли предоставлять стандартные, пользующиеся наибольшей популярностью услуги, которые были обкатаны уже не один раз.
Цены уже вряд ли удастся сделать ниже существующих, есть надежда на то, что предприятия начнут соревноваться в креативности и творческом подходе. Фирмы по организации корпоративов и праздников должны ставить перед собой как минимум две стратегические цели: получение прибыли и, что немаловажно, предоставление по-настоящему качественных услуг.
В своем большинстве рынок организации праздников предлагает заказчику довольно стандартный набор услуг. Креативные идеи для праздника довольно часто приходится придумывать заказчику, и если под эти идеи находится подходящий исполнитель, то есть предприятие по организации праздников, то, в принципе, можно считать, что работа фирмы выполнена хорошо.
В фирмах должны работать профессиональные режиссеры, актеры, сценаристы , аниматоры. Все таки, как бы популярны не были КВНщики и ребята с чувством юмора, но КВН это соревнование любителей. Популярные КВНщики, которые работают на голубом экране, так или иначе приходят к тому, что им нужно профессиональное образование повышение квалификации.
Так почему же, чтобы заказать новогодний корпоратив заказчику приходится перелопатить 10 страниц поиска Яндекса, чтобы найти что то поинтереснее чем вечеринка в гавайском стиле или путешествие по странам?
Такая данность изменится и тот, кто это понимает и предлагает качественные услуги по проведению корпоративных мероприятий, рано или поздно окажется впереди.
Но есть и другие факторы, которые влияют на состояние сферы. К ним относится к примеру то, что фирмы по организации праздников в СПб в своем большинстве (особенно мелкие представители) не отказываются от мероприятий, особенно в условиях кризиса, несмотря на то, что у них бывает что не хватает материальной и технической базы для их проведения. В итоге они вынуждены брать креативностью не в качестве сценария, а в том как сделать из того, что есть, что-то стоящее. От этого сильно страдает качество мероприятия.
Многие заказчики верят в демпинг, а потом удивляются, как же так, почему руководитель отдела персонала вынужден был проводить окончание мероприятия. Частных случаев много, рассмотрим их в другой статье.
Одно из отрицательных последствий не совсем добросовестного отношения к клиентам – отказ потребителя от услуг event-фирм в пользу проведения мероприятий своими собственными силами. Это связано с тем, что затраты на проведение мероприятий с помощью сторонних праздничных организаций в несколько раз выше себестоимости необходимых услуг для проведения мероприятия без их помощи.
Нередко клиент организует мероприятие, миновав посредника, пробуя самостоятельно заказать артистов , ведущих , фотографов на праздник.
Возможно, что мелкие агентства весьма завышают цены на свои услуги. Адекватные цены, которые соответствуют качеству услуг, смогли бы привлечь большое количество клиентов, что в дальнейшем помогло бы компании в расширении и, как следствие, увеличению прибыли.
Кроме того, очень расстраивает то, что за такое дело берутся предприниматели, которых интересует лишь собственная выгода.
Хотелось бы видеть в event-агентствах сотрудников, которые стремятся угодить своему клиенту, которые действительно желают принести людям радость.
Достаточно сложно найти хороших организаторов с первого раза. Тут необходимо действовать методом проб и ошибок. И тогда, возможно, вы найдете подходящее агентство, в которое будете обращаться еще не один раз.
Что отличает большие состоявшие агентства от маленьких, начинающих?
Тут можно перечислять бесконечно, однако есть некоторые важные моменты, такие как: красочный сайт с удобной навигацией и максимально большим количеством предоставляемой информации, красочный профессиональный дизайн, который говорит о том, что агентство заинтересованно в том, чтобы понравится клиенту, большое количество отзывов (конечно же, положительных), известные и проверенные партнеры, большое количество предлагаемых услуг. Перечислять можно бесконечно. Каждый может сравнить сам для себя.
Халатное отношение многих event-компаний к своей деятельности отрицательно сказалось и на них самих. Нужно быть грамотным не только в организации праздников: нашел ведущего, нашел группу и все, готов корпоратив. У многих организаций этого сегмента рынка бывает нет юридического лица, только группа вконтакте
Итак, можно сделать вывод, что, несмотря на значительное количество игроков на рынке праздников, по-прежнему необходимо продолжать становление. Что это будет? Сегментация или наоборот дальнейшему развитию может поспособствовать укрупнение компаний и повышение количества и качества предоставляемых услуг.
В любом случае, нерентабельные игроки будут вытеснены или поглощены другими агентствами.
В конечном итоге конкуренция на таком ранке сможет стабилизировать положение и поспособствует развитию данного сегмента в цивилизованном русле.
Хорошая музыка всегда поднимает настроение:
Артем Матвеев,
начинающий менеджер организации
Источник: dzen.ru
«Не будет праздников, не будет эмоций»: как социальная повестка меняет ивент-индустрию
Культура праздников и частных мероприятий претерпела за последнее десятилетие существенные изменения во всём мире. Толерантность, поляризация общества, стремление удивить гостей повлияли на то, как организовываются и проводятся события самых разных масштабов. О том, как меняется индустрия праздников и почему профессионалам ивент-индустрии необходимо чётко разделять клиентов, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал Александр Козулин, сооснователь компании Event Syndicate.
Александр Козулин – сооснователь и главный продюсер компании Event Syndicate . Шоумен, джазовый композитор, продюсер, режиссёр-постановщик, художник-постановщик, ивент-продюсер мероприятий в России и за рубежом. Компания Event Syndicate специализируется на организации частных торжественных мероприятий, гала-концертов, фестивалей и деловых событий. Автор книги «Анатомия праздника».
Угодить всем или болезнь «Оскара»
Самым явным маркером того, как изменились времена и как они влияют на массовую культуру, стала кинопремия «Оскар». В последние годы вручение этой награды не обходится без обсуждений того, что статуэтки получили слишком мало представителей одной расы, слишком много – другой, чересчур мало женщин в числе номинантов. Во время церемонии нельзя не сказать про политику, нельзя не осудить то или это, нельзя наградить российский фильм и не наградить украинский, нельзя наградить их вместе и так далее. Мир радикализируется: толерантность к чему-то или кому-то одному не оставляет шанса чему-то или кому-то другому.
На event-индустрию эти правила и запреты, а также социальная повестка тоже оказали влияние. Организаторы культурных и событийных продуктов уже знают: одна спорная шутка, которая случайно заденет представителей той или иной социальной группы, может не только испортить праздник, но и стоить судебного иска.
Толерантность сама по себе делает мир добрее, но когда она становится ограничивающим фактором, больше всего страдает именно сфера творчества. Сегодня, безусловно, мы оттачиваем мастерство тонкого подхода к подлинному взаимодействию с аудиторией через очень глубокие ценности, а не «в лоб».
Культурные проекты, организация событий – в первую очередь, акт творчества. Но теперь творить приходится с оглядкой на существующие реалии. Ивент-профессионалы вынуждены подстраиваться: правильно собирать информацию от заказчика на старте, чтобы понимать, какие ограничения в выборе креативов могут быть. Проверять артистов, если того требует ситуация. Предусматривать альтернативные возможности оплаты.
Торжество дипломатичности
Тактичность – теперь один из главных критериев для событийных проектов. Сама идея гостеприимства подразумевает, что всем гостям, независимо от их вероисповедания, социального статуса или отношений с хозяевами должно быть комфортно на мероприятии. Сейчас же можно говорить не только о тактичности, но ещё и о дипломатичности организаторов частных ивентов.
Иногда приходится очень аккуратно отговаривать заказчиков транслировать свою социальную позицию на мероприятии. Праздник, безусловно, должен отражать личность виновника торжества, но при этом не превращаться в манифест. А в кризисные времена даже очень сдержанных и умных людей на эмоциях, бывает, «заносит».
Теперь необходимо тщательно подходить к разработке концепции праздника. Она, с одной стороны, должна быть нейтральной и про вечные ценности: красоту, гостеприимство, доброту. Сдругой – яркой, запоминающейся и оригинальной.
Ошибка, которую совершают многие организаторы – это заменить идею на обилие технических трюков или социальных тизеров (дразнящих моментов – прим. редакции). Да, роботы на мероприятии вызовут мгновенный wow-эффект, но важно-то создать атмосферу и погрузить в неё гостей, оставив после праздника приятное послевкусие.
За вдохновением можно идти в литературу, популярные ромкомы, фильмы, сериалы, книги. Любая параллельная вселенная, не пересекающаяся с ежесекундными посылами современных реалиий, может стать хорошей основой для концепции праздника. Ещё и потому, что в сложные времена людям свойственно стремиться к переключению из тягостной ситуации в более дружелюбную или интересную атмосферу. Кстати, сейчас в моду входят праздники в стиле старых сериалов типа «Друзья». Побыть в атмосфере доброго безопасного юмора – бесценно.
Каждому типу клиентов – своё событие
Кризис в обществе и социальное напряжение повлияли на культуру праздника. Изменились поведенческие паттерны у людей и в России, и во всем мире. Стало больше деления на «свой-чужой». Кто-то занял стратегию выживания, а у кого-то ремарковщина и позиция «живи здесь и сейчас».
Организаторам праздников важно не перепутать клиентов. Уже почти год в бизнес-кругах обсуждается и применяется теория четырёх типов клиентов:
- Первые видят в кризисе возможности и готовы к активным действиям.
- Вторые надеются, что перемены могут быть к лучшему, но наблюдают за ситуацией и выжидают.
- Третьи настроены пессимистично, но активно живут здесь и сейчас – та самая ремарковщина.
- Четвёртые затаились и ждут самого плохого.
Для каждой группы клиентов можно предложить свой посыл. Первым подойдут яркие праздники с темой безусловной веры в будущее. Вторых и четвёртых стоит приободрить и дать опору на вечные ценности: любовь, дружбу, красоту. Третьим стоит предлагать эстетику Ремарка или Бертона: здоровая ирония – это тоже поддержка.
Всегда есть место празднику
Главная задача организаторов событий сейчас – снять напряжение. Да, мы видим, что даже очень платёжеспособные клиенты сократили бюджеты: устраивать пир во время чумы как-то неэтично. Но праздники все равно необходимы: добрые, красивые, поддерживающие и уместные.
Предприниматели из нашей индустрии должны помнить ценность своей работы: позитивные эмоции – это топливо, на котором живут люди. Не будет праздников, не будет эмоций. А значит, мы перестанем хотеть менять что-то к лучшему.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360
Источник: biz360.ru
