Онлайн-касса — это обычная касса, которая в режиме реального времени отправляет данные о продажах в ФНС через интернет. Торговать и оказывать услуги с помощью онлайн-кассы — это требование 54-ФЗ. Под закон попадает практически весь бизнес.
Не пугайтесь, если в 54-ФЗ или в кассовом чеке встретите аббревиатуру ККТ (контрольно-кассовая техника) — это название онлайн-кассы на языке закона. Расскажем, как работает онлайн-касса и какую еще технику нужно приобрести перед началом продаж.
Что вы узнаете
- Как работает онлайн-касса
- Что еще нужно для работы онлайн-кассы
Подобрать и настроить онлайн-кассу
Как работает онлайн-касса
Касса сама по себе — это просто железо. Для ее работы нужны специальные «помощники»: кассовая программа, фискальный накопитель, оператор фискальных данных.
Кассовая программа
Программа для онлайн-кассы — это не просто интерфейс, а набор возможностей. Благодаря программе можно работать с каталогом, вести учет товаров, настраивать скидки, смотреть аналитику по точкам продаж.
Кассовые аппараты и РКО для малого бизнеса — что нужно знать предпринимателям?
На примере кассовой программы СБИС расскажем, как происходит продажа товара или услуг через онлайн-кассу.
Открытие кассовой смены
Рабочий день начинается с того, что продавец на онлайн-кассе открывает смену и вносит разменный фонд. Отчет о том, что смена открыта на конкретном устройстве, поступает оператору фискальных данных.
Кассовая программа проверяет подключение онлайн-кассы и торгового оборудования. Например, сканера штрихкодов и денежного ящика. Если продаете алкоголь — подключение к ЕГАИС.
Кассовая программа СБИС проверяет подключение оборудования перед открытием смены
Если сегодня у торговой точки есть акции, например «товар дня», можно настроить ее условия прямо в кассовой программе. Если изменилась цена на товар — программа исправит ее в каталоге, чтобы в чеке не было ошибок.
Продажа товара
Кассир сканирует каждый товар или ищет его название в каталоге. Если товар маркированный — считывает код маркировки, если алкоголь — акцизную марку. Программа все проверит и по каждой операции сама отчитается в систему маркировки или ЕГАИС.
Программа напомнит отсканировать Data Matrix или акцизную марку
Если в магазине настроены программы лояльности, продавец в кассовой программе применяет скидку или списывает бонусы.
Когда товар пробит, кассир указывает способ оплаты. Если покупатель попросил отправить чек в электронном виде, продавец вводит его номер телефона или e-mail.
Кассовое оборудование для вашего бизнеса — на своем опыте. Какое бывает и как работает!
Отправка электронного чека в кассовой программе СБИС
Продавец выдает два чека: кассовый, где указаны наименования товаров, и банковский — подтверждение, что покупка оплачена. В 54-ФЗ прописан перечень обязательных реквизитов для кассового чека. Например, с 1 февраля 2021 года обязательно указывать номенклатуру товаров, услуг или работ, а также их количество. Мы рассказали, как соблюсти требования закона и не нарваться на штрафы.
Хочу узнать больше о кассовой программе СБИС
Фискальный накопитель
Это «память» устройства. Он хранит информацию обо всех пробитых чеках, шифрует и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Фискальный накопитель помещается внутрь онлайн-кассы.
В момент продажи информация о чеке записывается на фискальный накопитель. Он присваивает чеку уникальный код — фискальный признак (ФП). Далее накопитель отправляет данные в зашифрованном виде оператору фискальных данных (ОФД).
Где купить фискальный накопитель
Его приобретают в любой компании, которая обслуживает онлайн-кассы. Например, фискальный накопитель можно купить в компании «Тензор». Наши модели включены в Реестр фискальных накопителей — это значит, что они соответствуют 54-ФЗ и подходят для безопасной работы.
Оператор фискальных данных
ОФД — это посредник между онлайн-кассой и налоговой. Оператор следит за тем, чтобы касса передавала чеки без перебоев, а информация в них была корректной. Выбрать ОФД нужно из списка на сайте налоговой.
ОФД получает данные о расчетах и фискальных документах от фискального накопителя, проверяет подлинность чека и направляет кассе подтверждение, что чек получен. Затем обрабатывает полученные данные, формирует отчеты и отправляет их в налоговую службу.
Схема отправки чеков в налоговую
Как выбрать ОФД
Главный критерий выбора — оператор фискальных данных должен быть аккредитован налоговой. Список ОФД, которые соответствуют требованиям, опубликован на сайте ФНС.
Один из наиболее популярных операторов — это СБИС ОФД от компании «Тензор». СБИС не только передает данные в налоговую, но и анализирует информацию с каждой онлайн-кассы: количество чеков за день, выручку, время открытия и закрытия смены. Данные о продажах доступны в режиме онлайн с ПК или смартфона.
Поможем выбрать фискальный накопитель и подключиться к ОФД
Что еще нужно для работы онлайн-кассы
Мало купить онлайн-кассу, фискальный накопитель и подключиться к ОФД. Нужно подготовить кассу для работы: зарегистрировать в налоговой, настроить, обучить персонал, подключить дополнительное оборудование.
Зарегистрировать в налоговой
Для регистрации онлайн-кассы заполните заявление в личном кабинете на сайте ФНС заполните заявление. ФНС в течение нескольких минут проверит его и присвоит онлайн-кассе регистрационный номер. Подробнее о регистрации кассы на сайте ФНС — мы рассказали в статье.
Еще быстрее зарегистрировать кассу через личный кабинет оператора фискальных данных поможет СБИС. Все, что касается касс организации, будет собрано в одной программе. Для регистрации не нужно посещать налоговую — достаточно иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если не хотите тратить на время на регистрацию, доверьте ее специалистам компании «Тензор».
Настроить кассу и обучить персонал
Если покупали онлайн-кассу в компании «Тензор», то специалисты занесут в нее каталог нужных товаров, настроят печать чеков по 54-ФЗ и их передачу в ОФД.
Кассиров обучат выполнять основные кассовые операции: открывать кассовую смену, оформлять продажу и возврат, закрывать смену, формировать чек коррекции, контролировать неотправленные в ОФД документы.
В любое время вам доступны бесплатные видеоуроки. В них описано, как работать с кассовой программой СБИС.
Источник: sbis.ru
Какую онлайн-кассу купить ИП
С 1 июля 2017 года началась кассовая реформа. Теперь бизнес обязан отчитываться в налоговую о продажах через онлайн-кассы. Онлайн-кассы — это кассы нового поколения, которые подключаются к интернету и работают с фискальным накопителем, вместо ЭКЛЗ. Модульбанк предлагает кассу для ИП и малого бизнеса, которая подходит под требования закона и помогает управлять бизнесом.
Онлайн-кассы — это техника с фискальным накопителем вместо электронной ленты — ЭКЛЗ. Накопитель сохраняет информацию с чеков и передает через оператора фискальных данных в налоговую. Рассказываем, сколько стоит кассовый аппарат для ИП, и какая касса нужна предпринимателю.
Кассовый аппарат для ИП в 2021 году: кто должен купить
В 2017 году предприниматели стали массово закупать новое оборудование и накопители, чтобы успеть поставить ККТ в срок. Техники на всех не хватило и доставка задерживалась на недели. Тогда законодатели ввели отсрочку до 2018 и 2019 годов.
С 2019 по новым требованиям работают:
- магазины и кафе на ЕНВД и патенте, со штатными сотрудниками;
- индивидуальные предприниматели, которые переходят на упрощенную и основную системы налогообложения сразу покупают онлайн-кассу и работают на ней.
До 2019 года без новой техники работали владельцы бизнеса в сфере услуг на вмененке, патенте или упрощенном налоговом режиме. Полный список — во второй статье 54 ФЗ.
Сколько стоит онлайн-касса для ИП
Стоимость кассового аппарата для ИП зависит от функций техники:
- простые кассы с кнопками— цены на них начинаются от 5 000 рублей. Это обычные аппараты, которые встречаются в любом небольшом магазине. Подходят для мелкой розницы: ларькам, палаткам, торговым павильонам. Работают от розетки и подключаются к интернету по проводу;
- смарт-кассы— терминалы с сенсорным экраном, которые помогают автоматизировать работу магазина, стоят уже дороже: от 11 000 до 35 000 рублей. На них можно поставить приложения под разные сферы бизнеса или связать кассу напрямую с программами учета. Они собирают и анализируют статистику по продажам, печатают чеки, создают пречеки для ресторанов и многое другое;
- POS-системымогут обойтись и в 30 000, и в 80 000 рублей. Это полноценное место работы, которое состоит из самой кассы и дополнительного оборудования: денежного ящика, сканера штрих-кодов, весов, мониторов, большой клавиатуры. Цена на них может достигать 120 000 рублей;
- цена на фискальные регистраторы, или принтеры чеков, варьируется от 11 000 до 60 000. Регистраторы печатают чеки со всеми реквизитами, которые необходимы по закону, передают данные в налоговую, а управлять ими можно с компьютера через кассовые программы. Чем быстрее принтер печатает чек, тем выше цена. Регистраторы вместе с дополнительным оборудованием часто устанавливают в супермаркетах.
Несколько шагов и Модулькасса ваша
Для малого и среднего бизнеса
Шаг 1 из 2
Выберите состав комплекта
Стандартная Модулькасса
Модулькасса с встроенным эквайрингом
К предыдущему шагу
Шаг 2 из 2
Оставьте, пожалуйста, свои контакты
К предыдущему шагу
Сколько стоит кассовый аппарат для ИП на самом деле: цена производителя
На сайтах компаний, которые занимаются продажей и обслуживанием касс, цены начинаются от 4000 рублей. Это стоимость аппарата без фискального накопителя, а еще придется заплатить за договор с ОФД, настройку, обслуживание и регистрацию. Так же компании еще могут делать свою наценку на оборудование.
В итоге, стоимость вырастает с 5000 до 20 000. Чтобы сэкономить, нужно:
- Брать ККТ напрямую у производителей, а не перекупщиков.
- Смотреть цену сразу с накопителем.
- Выбирать продавцов со всем спектром услуг: от подключения к ОФД до регистрации в налоговой.Сумма подключения техники будет существенной, но в итоге выйдет дешевле, чем делать это все самому.
Как работает мобильная касса для ИП
Мобильная или автономная онлайн-касса — это кассовый аппарат, который работает от аккумулятора. Касса не привязана к офису, ее можно перевозить и обслуживать клиентов на выезде.
Часто в мобильных аппаратах есть встроенный модем, поэтому касса пересылает чеки в налоговую везде, где работает мобильный интернет. Автономная касса подходит, если вы:
- Торгуете на выезде: участвуете в фестивалях уличной еды, обслуживаете конференции и городские праздники. Приезжаете в парк, устанавливаете точку с кофе и привозите мобильную онлайн-кассу. Со стационарной этого сделать не получится: она работает, когда подключена к розетке.
- Управляете курьерской службой: курьеры ездят домой или на работу к клиентам, доставляют заказы и выбивают чеки на месте. Можно купить кассу с функцией чеков заказа для курьеров, чтобы покупатель мог изменить заказ на месте. На Модулькассе курьер может убрать позиции из чека, если покупатель хочет отказаться от какого-то товара.
- Работаете в здании, где часто случаются перебои с электричеством и интернетом. Касса с модемом не зависит от вай-фая в помещении, а работает с 2G/3G-интернетом. Если отключится электричество, ККМ продолжит работать от 12 до 24 часов, в зависимости от модели.
Что нужно сделать до регистрации кассы
На выбор, доставку и регистрацию понадобится время. Чтобы поставить онлайн-кассу, нужно:
- заказать оборудование модель. Доставка в регионы может занять неделю;
- заключить договор с оператором фискальных данных;
- купить электронную подпись, чтобы регистрировать терминал через личный кабинет на сайте налоговой, а не ходить несколько раз в ведомство. На покупку может уйти до трех дней;
- поставить ККМ на учет, настроить и научить кассиров работать на новом оборудовании.
Лучше заказать технику заранее — хотя бы за пару недель до последнего срока, который указан в законе. Если компания будет работать на старой кассе или неправильно использовать новую, она получит штраф:
Какой штраф ждет ИП, если не успеть купить ККТ в срок
За работу без кассовой техники предпринимателям грозят штрафы:
- от 5000 до 10 000 рублей, если аппарат не передает сведения в ФНС;
- минимум 30 000 рублей и до полной стоимости покупки, если ККМ вообще нет, а по закону должна быть;
- минимум 10 000 рублей, если кассир не выдал чек.
Если собственник не успел зарегистрировать ККМ в срок, главное — заключить договор о покупке кассы. Будет время поставить терминал на учет без штрафа.
Где купить кассовый аппарат для ИП
Модульбанк продает онлайн-кассу специально для малого бизнеса. Она максимально простая и понятная — похожа на смартфон и работает от сим-карты. Наши сотрудники помогают заключить договор с оператором фискальным данных, настроить и зарегистрировать кассу в налоговой. Если возникнут проблемы, мы на связи круглосуточно в любой день: ответим и в праздники, и в пять утра в воскресенье.
Модулькасса соответствует требованиям закона: хранит и передает оператору данные о продажах, печатает фискальные чеки. Устройство можно синхронизировать с системами учета, чтобы следить за остатками на складе и знать, когда заканчиваются товары. Товарные позиции загружаются в Модулькассу через эксель-таблицу.
Контрольно-кассовый аппарат для ИП: инструкция по работе и обслуживанию
Для ведения законного бизнеса мало найти гениальную идею и зарегистрировать ИП. Предпринимателю на этапе организации своего дела следует озаботиться четкой и прозрачной системой приема оплаты и отчисления налогов.
В этом деле поможет контрольно-кассовый аппарат.
Фискальные регистраторы— это, само собой, не полноценный контрольно-кассовый аппарат, а только устройство для печати и отправки чеков. Для работы понадобится компьютер (как вариант — ноутбук или планшет), на котором будет установлена кассовая программа. Главный недостаток такого вариант — стоимость выше, чем в случае приобретения смарт-терминала.
Облачные кассыберутся в аренду и применяются в онлайн-продажах. Эти кассы располагаются в специальных центрах. Предприниматели-арендаторы подключаются к кассам удаленно и самостоятельно регистрируют их в налоговой.
POS-системы— это дорогие и сложные кассовые системы. Такие обычно стоят в супермаркетах.
Как только вы определились с моделью контрольно-кассовой техники, можно двигаться дальше.
Какой контрольно-кассовый аппарат подойдёт вам и вашему бизнесу?
Не стоит сразу рассчитывать на дешевый вариант. Есть риск сэкономить, а потом переплатить в несколько раз больше из-за того, что касса абсолютно вам не подошла.
- Для начала оцените специфику и масштаб вашего бизнеса. Это кофейня, где покупатели делают заказ у прилавка? Или у вас интернет-магазин, и касса нужна не только в торговой точке, но и курьеру? Ответ на этот вопрос сразу очертит круг устройств, из которых вы будете выбирать дальше. Первый пункт — мобильность.
- Как в торговой точке обстоят дела с Интернетом? Есть ли проводной? Может быть на этаже есть общедоступный Wi-Fi? Или единственный вариант подключения к сети — это мобильный интернет? Подключение должно быть обязательно для отправки данных в налоговую во время формирования и печати чека. Пункт второй — связь.
- Если ваш товар продается на развес — вам необходимы весы. Если вы продаете маркированный товар, то вам точно понадобится ещё и сканер, а сама касса должна уметь распознавать коды DataMatrix коды. Пункт третий — дополнительное оборудование.
Обо всех нюансах выбора кассы мы написали в статье 10 важных критериев для выбора онлайн-кассы
Если вам нужна помощь в выборе модели — оставьте заявку на сайте, и мы перезвоним вам в ближайшее рабочее время. Поможем подобрать вам модель, которая подойдёт для вашего бизнеса, предложим самое выгодное решение и подскажем, как воспользоваться нашими предложениями по рассрочке и аренде.
Касса Лайтбок 5″
Печать чека за 6 сек
Встроенный 1D/2D фотосканер
Лайтбокс Касса 5А″
Встроенный 1D/2D фотосканер
Встроенный эквайринг
Касса Лайтбокс 7″
Печать чека за 7 сек
Подключение сканера, весов
Касса Лайтбокс 5 PRO
Сканирует любые штрихкоды за 0,1 сек, даже в полной темноте
Встроенный эквайринг
Начало работы и обслуживание контрольно-кассовых аппаратов
1. Регистрация, подключение и настройка ККТ
Регистрация ККТ на сайте налоговой одинакова для любой модели контрольно-кассового аппарата. Этот процесс лучше доверить специалисту, а не пытаться всё сделать самостоятельно по инструкции.
При ошибке вы не сможете сделать шаг назад и исправить ошибку. В определённых моментах ошибка может привести к незапланированным тратам и ремонту контрольно-кассовой техники.
Порядок регистрации ККТ:
- Выбор оператора фискальных данных.
- Получение электронной подписи.
- Регистрация кассы в ФНС.
- Регистрация кассы в ОФД.
Подключение и настройка — аналогично. Лучше потратить сравнительно немного на работу профессионала, чем потом разгребать последствия самостоятельной настройки.
2. Обслуживание и затраты на него
Основным в обслуживании ККТ будет контроль и своевременная замена фискального накопителя.
Замена ФН производится в двух случаях:
- по истечении срока действия фискального накопителя (есть всего два вида — на 15 и 36 месяцев);
- когда закончится объём фискального накопителя
Как только закончится срок действия или объём ФН, касса заблокируется, и продолжать работу можно будет только после замены фискального накопителя.
Не забудьте, что старые ФН всё равно следует хранить в течение 5 лет на тот случай, если они понадобятся при проведении налоговых проверок.
Закупка дополнительного торгового оборудования, необходимого для полноценного ведения бизнеса, тоже важная статья расходов.
3. Продление договора с ОФД
Договор, который вы заключаете с оператором фискальных данных, тоже имеет свой срок. Стандартно он составляет 1 или 3 года, а стоимость — примерно 3000 рублей в год. Как только срок действия договора закончится, вам необходимо самостоятельно озаботиться его продлением.
4. Обновление кассовой программы
Как для операционной системы на ПК или смартфоне выходят обновления, так и для контрольно-кассовых аппаратов появляются новые фишки. Среди них есть и такие, которые нужны из-за изменений в законе.
Для обновления автономных касс, вам потребуется помощь специалиста, а вот смарт-терминалы всегда обновляются автоматически. А вот платно или бесплатно — это зависит от политики разработчика.
В кассах Лайтбокс, например, все обновления устанавливаются бесплатно.
5. Интернет-соединение
Проблемы с Интернетом могут стать причиной неработающей кассы. Иногда это временные технические неполадки, а иногда — неоплата связи.
В любом случае лучше иметь контрольно-кассовый аппарат, который может выбивать чеки даже без Интернета, а данные в налоговую отправлять уже после восстановления соединения.
Так работают кассы Лайтбокс: формируют и выбивают чек без связи, а как только связь возвращается — автоматически отправляют данные в ОФД, и вам не нужно беспокоиться о том, что из-за технических проблем могло случиться нарушение.
Почему предприниматели выбирают контрольно-кассовую технику от Лайтбокс?
12.2021
Источник: litebox.ru