Что такое бизнес письмо

Деловая переписка – важный атрибут любой профессиональной деятельности. Организации обмениваются необходимыми сообщениями и наиболее важная информация отражена в документе под названием деловое письмо.

Его получатель оценивает все: начиная от бланка и заканчивая стилем написания, поэтому, если фирма позиционирует себя как уверенного игрока на рынке, деловое письмо должно быть составлено в соответствии с правилами делового этикета.

Что такое деловое письмо

Большинство бюджетных или коммерческих структур, которые работают в одном направлении, тесно связаны между собой и постоянно интересуются новой информацией. Чтобы источник информации был достоверен, а последующие шаги в работе – результативны, используют деловую переписку. Деловое письмо отличается от прочих:

• стилем изложения;
• лексикой без эмоций;
• оформлением на официальном бланке организации;
• одинаковым, стандартным шрифтом;
• лаконичностью и небольшим объемом (обычно – не более страницы);
• соблюдением служебной субординации.

Подобная корреспонденция – важная часть бизнес-процесса. Она решает множество проблем, отвечает на важные вопросы, разрешает спорные ситуации. Невозможно представить современные компании без деловой переписки. Ни одна из них не находится в изоляции, она опутана «паутиной» деловых связей.

Как написать деловое письмо инструкция по шагам

Виды деловых писем

Поговорим о видах деловых писем.

Знаниями об их классификации и структуре владеет секретарь организации, менеджер или сотрудник, которому делегировали данные полномочия. В стиле и структуре деловых писем разбирается и директор компании. Он не только подписывает документ, но и следит, чтобы официальный текст соответствовал всем правилам написания делового письма и был оформлен на соответствующем бланке.

Оно пишется от имени компании и утверждается руководителем. Вид письма, его классификация зависит от содержания. Существует определенная градация, которая делит деловые письма, исходя из темы, на:

• гарантийные;
• сопроводительные;
• информационные.

Это может быть письмо-уведомление, предупреждение или напоминание. Адресат не должен отвечать на эту категорию писем.

Другой вид «посланий» требует непосредственного ответа:

• обращение;
• предложение;
• запрос;
• услуга;
• требование;
• прошение.

Информация может быть отправлена по имейл, в форме факсового сообщения или традиционно – в обычном конверте по почте. Основная масса деловых писем имеет коммерческую направленность. Их используют при заключении соглашения и в период действия договора:

• письма с ответами на запросы;
• конкретный запрос;
• предложение о сотрудничестве;
• оферта (сделка или договор);
• претензия;
• напоминание.

Если письмо отправляется от имени нескольких лиц, то оно называется коллективным. Традиционный вариант, когда написано для одного адресата и от имени одного человека.

Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

Есть и другая категория писем: некоммерческие. В них содержится

• приглашение или поздравление;
• выражение соболезнования;
• благодарность или просьба;
• информация о чем-либо;
• рекомендации и гарантии;
• инструкции.

К категории некоммерческих относятся также сопроводительные письма. Они могут быть написаны как по строгому образцу, так и в свободной форме. Если написать сообщение, то следует учесть его вид и характер. Исходя из этого, применять определенный стиль написания.

К сведению: некоторые «послания» пишутся от руки из соображений этики. Это относится к соболезнованиям и поздравлениям.

Структура

Письма такого рода оформляются на фирменном бланке компании. Бланк печатают с определенным логотипом, поскольку это «визитная карточка» фирмы.

Структура делового письма должна четко прослеживаться, поскольку это – официальный документ.

Такой подход удобен, он экономит время на решение поставленных задач, ведь если понятна суть сообщения, то и ответ будет быстрым и адекватным.

Реквизиты

Структура делового письма должна содержать реквизиты отправителя, в которых отражена информация об авторе. Обычно на фирменном бланке уже пропечатаны реквизиты организации. В них указаны:

• герб РФ по центру бланка, если это госучреждение;
• полное название компании;
• дата написания;
• номер факса и телефона;
• электронная почта;
• сайт;
• номер банковского счета;
• адресат компании в именительном падеже;
• должность и фамилия получателя – в дательном падеже.

Ученая степень и звание указывается перед фамилией человека. Каждый из перечисленных реквизитов пишут с новой строки и заглавной буквы. По такому же принципу размещают данные получателя.

Оформление

Оформление делового письма проводится по следующим правилам:

1. Под реквизитами по центру располагается заголовок.
2. Под заголовком делается отступ в несколько «пробелов» и идет обращение, в котором учитывается целый ряд нюансов: позиция адресата, особенности отношений, официальный тон, правила этикета.
3. Далее размещается текст. Располагать его следует по центру, немного сместив вправо (левое поле бланка – примерно – 3 см), чтобы впоследствии было удобно подшить письмо в папку с документами.
4. Используется стандартный шрифт Times New Roman 12 размера, так как его легко читать. Общепринятый интервал между строчками 1,5-2.
5. Если текст написан на нескольких страницах, то его нумерация начинается со второй. Номер ставится сверху и посередине листа арабскими цифрами. Точка рядом с номером не ставится.
6. Текст разделяют на абзацы. Так он легче воспринимается и легко читается. Благодаря абзацам видно, где заканчивается одна мысль и начинается новая.

На заметку: важно написать текст грамотно, без опечаток и подчисток. Ошибки и нарушение стандартного стиля письма недопустимы. Правильно написанное письмо – один из штрихов, которые демонстрируют солидность организации и профессионализм его сотрудников.

Последовательность изложения

Текст должен содержать основную информацию, которая размещается последовательно, исходя из шаблона. Он состоит из вводной, основной и заключительной части, которые связаны между собой логическим изложением. Это общее правило, которое используется в делопроизводстве.

Часто к деловому письму прикладывают необходимую документацию в форме приложения. Список приложений отражен в деловом письме. Разрешено написание постскриптума.

К сведению: когда в сообщении речь идет о крупной сделке или финансовой операции, то письмо доставляется курьером и передается из рук в руки партнера.

Правила написания. Стилистика

В письме используется официально-деловой стиль речи. Применяются речевые обороты, характерные для официально-деловых отношений, которые имеют жесткий, регламентированный характер. Грамотный текст и лаконичное изложение произведут на руководство предприятия благоприятное впечатление.

Используется нейтральный, сдержанный тон написания без использования выражений, которые можно трактовать двояко. Из текста исключаются эмоции и экспрессивные языковые фразы. Точность и ясность текста поможет быстро сориентироваться и создать максимально удобные условия для выполнения работы. А четкость и продуманность формулировок избавит от необходимости искать между строк дополнительный ответ.

Допустимо и поощряется использование словесных формулировок, понятий, которые приняты в данной сфере деятельности. Словосочетания употребляются в родительном и творительном падежах. Используются короткие, понятные предложения. Текст напоминает конспект, где каждое слово наделено конкретным смыслом. Как и в конспекте допускаются общепринятые сокращения, шаблонные языковые формы.

Особенности изложения информации

Информация текста должна соответствовать следующим характеристикам:

• носить официальный, безличностный характер;
• быть адресной, написанной для конкретного лица;
• сохранять актуальность на момент написания;
• иметь достоверный, беспристрастный подход;
• отличаться аргументированностью, побуждая к конкретным действиям;
• быть полной, чтобы прочитавший смог принять адекватное решение.

На заметку: в деловом письме используются сухие факты, подкрепленные приложенными к тексту документами. Недопустимы уменьшительно-ласкательные слова и словосочетания. Используется минимальное количество речевых оборотов. Текст должен легко читаться и быть понятен клиенту.

Ниже я разместил деловое письмо, пример которого наглядно иллюстрирует ранее упомянутые свойства.

Кто составляет деловое письмо

Заказчиком официального сообщения выступает руководитель, а написать его может любой сотрудник компании, который разбирается в делопроизводстве. Чаще всего – это сотрудник отдела, по тематике которого пишется документ. Единственное уполномоченное лицо, которое подписывает бумагу, – это руководитель или директор фирмы.

Содержание текста продумывается заранее, чтобы получить желаемый результат. Сотрудник компании должен иметь представление, какая информация известна адресату и что нового необходимо сообщить по возникшей проблеме или текущим делам. Сотрудник или секретарь должны не просто владеть знаниями по вопросу, но и понимать, как лучше их преподнести, какие выдвинуть аргументы.

Процесс подготовки делового письма условно делят на несколько этапов:

• изучение вопроса или проблемы;
• написание канвы или конспекта (черновой вариант);
• написание проекта сообщения (чистовой вариант);
• подача на согласование и подписание руководителю;
• отметка в журнале регистрации;
• отправка адресату.

Прием письма осуществляется в том случае, если предоставлен печатный вариант в 2-х экземплярах. Второй экземпляр остается у отправителя. На нем ставится штамп организации, получившей корреспонденцию и дата ее приема, которая регистрируется в журнале. В рукописном виде пишутся неофициальные документы. Рукописный текст также возможен, если человек обладает каллиграфическим почерком, который легко читается.

Печать организации обязательно ставить на письмах, которые затрагивают финансовые вопросы, если это рекламации, оферты и гарантийные письма. На остальных печать не обязательна (с 2016 года), достаточно подписи руководителя. Но большинство организаций предпочитают ставить печать.

Сколько времени требуется на ответ

Ответ на деловое письмо дается в такие сроки:

• 48 часов, если оно важное;
• когда корреспонденция не требует быстрой реакции, то отсрочка ответа составляет 2 недели – месяц;
• если это соболезнование, то оно должно прийти в 10-дневный срок после печального события;
• поздравление отправляется в течение 8 дней после торжественной даты.

Общие правила хорошего тона трактуют, что ответ должен быть отправлен в течение 7 дней. Это стандарт, который подходит под все случаи, кроме экстренных. В ответе указывается ссылка на получение письма и дата отправки ответа. Текст должен отвечать всем требованиям официальной переписки.

Часто встречающиеся ошибки

Недостаточно написать просто грамотный текст. Нужно учесть все нюансы и отразить основную проблему, ради которой написано деловое письмо. Композиция из нагромождения слов и словосочетаний портит всю «картину» и не дает понять общий смысл.

При написании официального текста пользуются общепринятым шаблоном, но все равно допускают ошибки.

Наиболее распространенные из них:

1. Принято приветствие «Доброго времени суток», которое не всегда уместно и часто вызывает раздражение. Если письмо без конкретного адресата, то лучше написать «Добрый день».
2. Несоблюдение правил русского языка, что сразу бросается в глаза грамотному руководителю и снижает имидж написавшей стороны.
3. Путаница с «Вы» и «вы». Когда обращаешься к заказчику или любому конкретному человеку, то пишется «Вы» с большой буквы. Если речь идет о нескольких людях, то «вы» идет с маленькой буквы.
4. После подписи нельзя ставить точку.
5. Встречаются ошибки в именах, названиях, реквизитах, что мешает вовремя решить организационные вопросы.
6. Если текст большой, то основная тема указывается в верхнем левом углу, чтобы проще было найти письмо по конкретному вопросу в случае необходимости.
7. Сложно воспринимаются большие словесные конструкции, которых желательно избегать. Обилие терминологии также осложняет чтение документа.

В продолжение этой темы можно назвать неуместное употребление сленга, требовательный тон обращения, попытку решить личные вопросы. Иногда в текст вводят рекламные слоганы, если речь идет о продажах. Иногда размещают смайлики. Все это пример ошибок, которых следует избегать.

Важно, чтобы донесенная до адресата информация была достоверной и никак не оценивалась, не несла эмоциональной окраски. Сотрудник компании должен донести информацию, но не комментировать ее. Зачеркивания, замазывания, непонятные сокращения недопустимы. Речь идет об официальном документе, который в ряде ситуаций может иметь юридические последствия. Разговор между официальными лицами обязательно подкрепляется соответствующим документом, ведь обычная беседа не имеет юридической силы.

Заключение

Важным атрибутом официальных взаимоотношений было и остается деловое письмо. Любой деловой человек должен овладеть навыком составления этого документа.

Главное – это умение четко и кратко излагать свои мысли, при этом помнить о вежливости и этикете.

Источник: mrtext.ru

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: ФОРМАТ И ПРИМЕРЫ

В наши дни большинство людей используют электронные средства, такие как электронная почта, текстовые сообщения и социальные сети, чтобы общаться друг с другом. Потратить время на то, чтобы положить перо на бумагу и убедиться, что ваше деловое письмо соответствует стандартному стилю, может показаться архаичным, но это важнее, чем когда-либо, для предпринимателей. Хорошо написанное деловое письмо может помочь вам донести свою точку зрения, поощряете ли вы кого-то прочитать отчет, представляете себя возможному клиенту или выражаете благодарность. Письменные письма по-прежнему важны для коммуникационной стратегии любого владельца малого бизнеса. В этой части мы покажем вам формат того, как написать деловое письмо.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальное письмо, написанное профессиональным тоном и отправленное из одной компании в другую. Эти письма можно использовать для профессионального общения с клиентами, сотрудниками, заинтересованными сторонами и другими людьми. Физические лица также могут использовать их.

Хорошо написанное деловое письмо может выделиться, пытаетесь ли вы проинформировать потенциального клиента о своем продукте, сотрудничать с другой фирмой, призвать кого-то посетить ваше мероприятие или передать сообщение с благодарностью. Однако написание делового письма является показателем профессионализма и изысканности; тем не менее, это может быть кропотливым усилием, если вы не знакомы с понятием, переданным в письме.

На самом деле, сама идея деловых писем может показаться вам старомодной и иностранной.

Вы можете задаться вопросом, использует ли кто-нибудь еще элегантный фирменный бланк и простой белый конверт. Возможно, это просто дело прошлого, что с электронной почтой и текстовыми сообщениями.

Кроме того, нельзя отрицать, что традиционное письмо по-прежнему служит важной цели в деловом мире сегодня. Согласно исследованию, в среднем офисный работник получает 100 электронных писем каждый день.

Это указывает на то, что отправка письма в чей-то почтовый ящик, а не в почтовый ящик электронной почты, увеличивает вероятность того, что это письмо будет прочитано. Хорошо написанное деловое письмо может помочь вам выделиться из толпы, пытаетесь ли вы проинформировать потенциального клиента о своем продукте, сотрудничать с другой фирмой, призвать кого-то посетить ваше мероприятие или просто выразить благодарность.

Каковы типы Деловые письма?

Деловая переписка, или «деловые письма», является обычным явлением. Они облегчают способность организации понимать и документировать свои взаимодействия с внешними сторонами. Обычно корпорации отправляют письма другим корпорациям. Однако он также может быть доставлен покупателю или поставщику. Рабочий день компании заполнен написанием делового письма в самых разных стилях.

Деловое письмо обычно следует стандартному формату, поэтому оно ясное и легко читаемое. Вы должны знать и следовать этой схеме, если хотите хорошо общаться и сохранять профессиональный вид. Репутация корпорации представлена ​​в каждом виде сообщений, которые она отправляет. Вот почему вы должны убедиться, что ваши деловые письма должным образом подготовлены. Вот виды деловых писем:

№1. Рекламные письма

Можно с уверенностью сказать, что продающие письма являются наиболее типичным стилем деловых писем. Смысл этих писем в том, чтобы рассказать человеку о вашем бизнесе и побудить его что-то сделать.

Из-за этого вступительная строка продающего письма так важна для воздействия. Вы можете сделать сильное утверждение или сослаться на соответствующую статистику. В большинстве случаев рекламное письмо знакомит с продуктом или услугой людей, которые никогда не пользовались ими раньше. Поэтому соблюдение правильного формата делового письма имеет решающее значение.

Факторы, которые следует учитывать при составлении продающего письма:

• Создайте увлекательный первый абзац.
• Вставьте убедительный призыв к действию, объясняющий, что, как вы надеетесь, сделает клиент.
• Сохраняйте краткость и ясность.

№ 2. Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо пишется профессионалом о другом профессионале, чтобы подтвердить свои навыки и трудовую этику. Это письмо также известно как рекомендательное письмо. Рекомендательное письмо может помочь кому-то устроиться на работу, поступить в колледж или получить другую профессиональную возможность.

Ниже перечислены компоненты сильного рекомендательного письма:

• Актуальность предложения: чтобы установить доверие к автору, в рекомендательных письмах должна быть подробно описана связь автора с заявителем. Рекомендательные письма обычно пишет кто-то, кто хорошо знает кандидата, например, коллега, руководитель, наставник или инструктор.
• Изучение навыков кандидата: как правило, сама рекомендация занимает большую часть письма и содержит конкретные сведения о квалификации кандидата, личных качествах, карьерных устремлениях и пригодности для занимаемой должности. Таким образом, важно, чтобы профессиональная квалификация, показанная здесь, была непосредственно применима к должности или рекомендуемому курсу обучения.
• Примеры: Автор должен привести конкретные примеры продемонстрированной компетентности кандидата во время их совместной работы. Из этих данных можно получить представление о хорошем влиянии кандидата на своих коллег и предыдущих работодателей.
• Резюме и заключение: В заключительном абзаце рекомендательного письма следует подтвердить квалификацию кандидата и предоставить читателю контактную информацию автора.

№3. Письма с жалобами

Деловое письмо такого типа выражает недовольство услугой или товаром, как следует из названия. Легко позволить своим эмоциям взять верх над вами, когда вы говорите о плохой услуге или продукте. Письмо-жалоба должно быть написано профессионально и четко. Вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось и чтобы получателю было легко ответить положительно, поэтому обязательно сделайте это.

Кроме того, получатель будет более склонен помочь вам, если вы проявите сочувствие к нему в своем письме.

Советы по созданию эффективного письма с жалобой:

• Сосредоточьтесь на конечном результате, когда пишете письмо.
• Говорите твердо, но вежливо.
• Обратите внимание на то, что вы продаете. Не используйте письмо как платформу для нападок на автора.
• Сочувствие другому человеку может помочь решить вашу проблему быстрее.

№ 4. Письма об отставке

Если вы хотите уйти с текущей работы, будет вежливо уведомить вашего работодателя в письменной форме. Некоторые компании примут устное уведомление об увольнении, но большинство из них потребует, чтобы вы написали и отправили деловое письмо в качестве доказательства того, что вы ушли с работы.

В заявлении об увольнении обычно упоминаются следующие пункты:

• Объяснение причин ухода с работы: официально заявите о своем уходе из компании в первом абзаце этого письма.
• Причина ухода: в зависимости от обстоятельств вы можете сообщить своему работодателю, почему вы уходите. Устроиться на новую работу, вернуться в школу или переехать в другое место — все это примеры.
• Даты: четко укажите день окончания работы и дату доставки письма. Ваша компания сможет лучше спланировать ваш отъезд и найти замену, если вы предпримете это действие.
• Благодарность. Один из вариантов — выразить признательность своему бывшему работодателю за опыт и знания, полученные на работе. Это акт профессионализма, который может помочь вам в будущем, когда вам может потребоваться направление от вашего работодателя.

№ 5. Письмо с извинениями

Люди несут ответственность за ведение бизнеса, и люди могут ошибаться. Для будущего успеха компании жизненно важно, чтобы эта ошибка была признана и исправлена. Сделайте первый шаг в своем письме, сказав: «Я был неправ». Затем искренне извинитесь и объясните, что ваш бизнес будет делать, чтобы предотвратить ошибки в будущем. В конце письма повторите свою просьбу о прощении.

При составлении письма с извинениями помните следующее:

• Признавайте свои недостатки.
• Помимо отправки письма с извинениями, вам следует подумать о возмещении ущерба лично.
• Письмо должно содержать искреннее выражение сожаления.
• Укажите изменения или поправки, которые будут реализованы.

№ 6. Письма о прекращении

Увольнительное письмо является подходящим и эффективным средством увольнения сотрудника. «Письмо об увольнении» — это общий термин для таких писем, как письма о расторжении трудовых отношений, уведомления о прекращении трудовых отношений и письма о расторжении контрактов.

При написании письма о расторжении обязательно укажите следующее:

• Уведомление о дате увольнения: на этом этапе вы должны предоставить сотруднику уведомление об увольнении и фактическую дату увольнения. Это позволяет избежать недоразумений и дает работнику время подготовиться к увольнению.
• Причины увольнения: Избегайте любых недоразумений, сохраняя кристально ясное и правдивое обоснование принудительного увольнения сотрудника. Приведите примеры, подтверждающие ваши утверждения, когда это возможно.
• Компенсация и будущие льготы. Затем укажите любые выходные пособия или другие привилегии, которые они получат, покинув свою должность. Это может включать заработную плату, компенсацию отпуска или другие льготы, которые должны быть получены, но не получены. Сообщите им о том, что произойдет с их медицинскими услугами, страхованием жизни и пенсионными счетами. Напомните им о любых соглашениях, которые они подписали в процессе адаптации, таких как соглашение о неразглашении или другие документы, которые могут повлиять на их вознаграждение и выплату пособий.
• Дальнейшие действия: В заключение опишите дальнейшие действия сотрудника. Сообщите сотруднику о любом корпоративном имуществе, таком как мобильный телефон, ноутбук, ключи, идентификационные бейджи и парковочные талоны, о том, что они должны быть возвращены. Затем убедитесь, что они знают, как связаться со своим представителем отдела кадров, если у них возникнут дополнительные вопросы по поводу их заработной платы, льгот или самого письма.

Формат делового письма

Существует большое разнообразие деловой переписки, с которой вы можете столкнуться в ходе своей работы. Сопроводительные письма, рекомендательные письма и все, что между ними, может принести пользу хорошо написанному деловому письму. Если вы хотите быть более убедительным в своем письме, вам поможет изучение структуры и формата делового письма. Ниже приведен формат делового письма.

№1. Ваши Контактные Данные

Стандартный формат делового письма включает адрес отправителя вверху. Если вы не используете фирменный бланк, ваш адрес должен быть указан в первой строке вашего письма над датой. Если вы хотите, чтобы письмо было правильно закрыто, имя и должность отправителя уже будут в конце. Требуются только номер улицы, город и почтовый индекс. Вот пример того, как представить свои контактные данные:

№ 2. Дата

Дата написания письма указана в строке даты. Однако если для написания вашего письма требуется несколько дней, укажите дату его окончательного завершения в строке даты. Используйте американский формат даты при общении с американскими компаниями. (В Соединенных Штатах месяц указывается первым при написании даты. Например, одиннадцатое июня 2001 года.)

Кроме того, в двух дюймах от верха страницы запишите дату. Выровняйте дату или вкладку по левому краю по центру страницы и введите их в зависимости от используемого формата букв. Последнее требует, чтобы адрес отправителя был выровнен по правому краю на бланке.

№3. Адрес и телефон получателя

В деловом письме следует ставить пробел после даты. Сведения об адресате следует вводить с новой строки. Используйте этот образец формата для представления своих данных:

Вниманию [имя], [фамилия], [аккредитация(и) или степень(и)],

Вы можете связаться со мной по [номер телефона], [адрес электронной почты], [город], [штат] и [почтовый индекс].

№ 4. Вступительное приветствие

Укажите то же полное имя и должность, что и внутренний адрес. Используйте только имя, если вы знакомы с получателем и обычно обращаетесь к нему по этому имени (например, «Дорогая Мэри»). Во всех остальных случаях используйте личный титул и фамилию/фамилию, разделенные двоеточием. После приветствия пропустить строку.

Если вы не знаете пол человека, используйте нейтральное приветствие, например, его должность, а затем его имя. Если вы не можете сказать, какого пола человек, вы также можете использовать его полное имя в качестве приветствия.

№ 5. Тело

Если вы используете блочный или модифицированный блочный формат, разделите всю букву одинарным интервалом и выровняйте абзацы по левому краю. Вы должны поставить пустую строку между каждым абзацем. Помните о необходимости краткости при составлении делового письма. Подумайте о том, чтобы начать с теплого приветствия, а затем изложить основную мысль прямо в первом абзаце.

В следующем абзаце следует начать обосновывать, почему главный аргумент так важен. Продолжите обоснование в следующих параграфах, предоставив контекст и доказательства. В последнем абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, попросить о чем-то.

№ 6. Заключительное приветствие

После основной части письма обычно оставляют пустой абзац, а затем выбирают хорошее заключительное приветствие. Некоторые типичные приветствия, которые следует использовать в конце делового письма:

• Сердечно
• искренне
• С уважением, Ваш
• С уважением
• спасибо
• Искренне Ваш.

№ 7. Корпуса

Включите строку «Приложения» под строкой подписи, чтобы получатель знал, что к письму приложены дополнительные материалы, например резюме. Один из вариантов — указать содержимое конверта, назвав каждый отдельный лист бумаги. Например, если вы отправили большое количество документов и хотите убедиться, что получатель прочитает их все, вы можете предоставить список их имен. Также читайте ПИСЬМО ПОДДЕРЖКИ: как написать письмо поддержки.

Из каких частей состоит деловое письмо?

1. Контактная информация
2. Сюжетная линия
3. Приветствие / Приветствие
4. Введение
5. Подробная информация
6. Заключение
7. Подпись.

Как написать деловое письмо

Тем не менее, письма по-прежнему являются жизненно важным средством коммуникации в деловом секторе. Написание впечатляющего сопроводительного письма может помочь вам получить работу. И вам понадобится заманчивое предложение, чтобы заставить кого-то выступить на мероприятии вашей компании.

Профессионалы часто не понимают, насколько важны хорошо написанные деловые письма, потому что считают этот вид общения старомодным. Из-за этого большинство людей не могут даже создать простой. Вот несколько советов, как написать деловое письмо:

1. Укажите дату, имя, компанию и адрес получателя.
2. Использование «Дорогой» или другого формального приветствия показывает, что вы серьезно относитесь к себе и своей работе.
3. Создайте увлекательное предисловие.
4. Объясните, почему вы пишете в основной части письма.
5. Ваше сообщение должно заканчиваться четким запросом на какое-то действие.
6. Используйте формальное завершение, например «С уважением», чтобы продемонстрировать профессионализм.
7. Пожалуйста, поставьте свою подпись на письме физически.
8. Заполните контактную информацию, включая ваше имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Какова основная цель делового письма?

Деловые письма обычно используются для передачи информации, указаний, вопросов, обращений, возврата платежей, выдачи заказов, советов, внесения исправлений или постановки новых вопросов. Подводя итог, деловое письмо служит в первую очередь для: Основная цель любого официального делового письма заключается в предоставлении информации, связанной с деятельностью компании.

Заключение

Здесь, в этой статье, вы узнаете все тонкости создания профессионального делового письма. Как только вы изучите множество видов деловых писем и различные форматы их написания, вы сможете составить профессиональное письмо, когда того потребует случай. Написание профессиональных писем станет легкой задачей, если вы изучите стандартный формат делового письма.

Теперь вы знаете, когда необходимо составить несколько видов деловых писем. В этом случае вы можете найти хорошее применение своему чистописанию.

Часто задаваемые вопросы о деловом письме

Какова цель делового письма?

• Завершить сделку
• Создание спроса
• Расширение бизнеса
• Установление отношений
• Решать задачи

Какие характеристики определяют деловое письмо?

• Продолжительность этого незначительна.
• Прямо к делу. Это делает его пункты кристально очевидными и побуждает читателя к дальнейшим действиям.
• Это показывает вежливость.
• Тон довольно серьезный на протяжении всего произведения.
• Это безошибочно.

Итак, зачем нужны деловые письма и что они делают?

Существует множество целей для написания делового письма, включая запрос информации или принятие мер от получателя, размещение заказа у поставщика, исправление недопонимания получателя, предоставление немедленного ответа, выражение сожаления о нарушении или выражение доброй воли.

Похожие сообщения

1. КОГО ЭТО МОЖЕТ КАСАТЬСЯ: Все, что вы должны знать.
2. ПИСЬМО О ПРЕКРАЩЕНИИ: определение, как написать и образцы
3. Как создать список рассылок по электронной почте с нуля за 10 шагов
4. КРЕДИТ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Как получить кредит для малого бизнеса
5. КАК НАПИСАТЬ АПЕЛЛЯЦИОННОЕ ПИСЬМО: шаги, примеры и шаблоны

Справка

• сова.purdue.edu
• indeed.com
• smartbusinessbox.in
• work.chron.com
• sba.thehartford.com
• edu.gcfglobal.org
• blog.bit.ai

Источник: businessyield.com

Деловое письмо

Деловые письма – самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов.

Деловое письмо – это краткий (как правило, не более 1–2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев.

В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга:

а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) – обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);

б) по срокам исполнения – исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;

в) по объему – короткие, средние и длинные;

г) по виду содержащейся в них информации – текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);

д) по стилю изложения – официальные и частные;

е) по комплектности – с приложениями и без приложений;

ж) по композиции – простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);

з) по способу адресования – направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;

и) по информационному поводу для подготовки – инициативные и ответные письма.

Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение. Исходя из результатов анализа деловой переписки, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовые классификационные категории:

а) официальные деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия).

В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.

Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:

7) письма-предложения (оферты);

9) письма-рекламации (претензии);

10) информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);

15) сопроводительные письма.

Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);

12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п.);

13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов деловых писем.

Письмо-просьба – пожалуй, самая распространенная форма делового письма. Функциональное назначение – изложение какой-либо просьбы, связанной с осуществлением организацией своей деятельности (созданием для этого соответствующих условий). Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения (в противном случае существует опасность того, что адресат не поймет, что именно от него требуется).

Письмо-сообщение – также весьма распространенная форма официального делового послания. Основное предназначение письма-сообщения – целенаправленная передача адресату какой-либо конкретной информации, как правило, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). Таким образом, на практике письма-сообщения чаще являются инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос.

Письмо-запрос, в свою очередь, предназначено именно для запрашивания соответствующей информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом.

Письмо-заявление служит для официального (т. е. от имени организации) предварительного информирования адресата о позиции отправителя по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения) – скажем, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Как и письмо-просьба, является однотемным.

Письмо-подтверждение служит исключительно для подтверждения какого-либо факта – допустим, получения организацией письма, высланного ранее адресатом. По указанной причине данное письмо используется в деловой переписке исключительно в качестве ответного.

Письмо-заказ также является ответным. Функциональное назначение подобных писем – документирование заказа. Отметим, что письмо-заказ одновременно может выполнять и функцию сопроводительного письма – например, если к нему прилагается ранее высланное адресатом деловое предложение (оферта, проект договора и т. п.), дополненное необходимой информацией.

Письмо-предложение (оферта) – классический пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется в адрес делового партнера для того, чтобы сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства. Первая отличается исключительной конкретностью и точностью в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, свидетельствует о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания (развития) которого, однако, требуется предварительное согласие получателя такого письма.

Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения адресату какой-либо важной информации, которая ранее по каким-либо причинам не была ему передана в предыдущем письме. Письмо-дополнение всегда является как бы продолжением предыдущего послания.

Письмо-рекламация – менее частое явление в современной деловой переписке. Основное назначение – выражение письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о некондиционности продукции).

Информационное письмо используется для развития деловых отношений с новыми партнерами. Такое письмо уместно отправить после того, как на предыдущее послание получен ответ, указывающий на принципиальную готовность к сотрудничеству. Основное функциональное назначение письма – информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно более широкому кругу направлений.

Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы адресата. Хрестоматийный пример гарантийного письма – подтверждение готовности отправителя оплатить запрашиваемую партию продукции и т. п. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе – юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п., а также присутствие в тексте слова “Гарантирую”.

Презентационное письмо имеет целью презентовать (буквально – представить в выгодном свете) адресату какую-либо продукцию, организацию (производителя или распространителя продукции) или некое социально значимое событие – к примеру, праздник организации. На практике презентационное письмо чаще всего обращено не к конкретной организации (должностному лицу), а к публике, широкой общественности, и помимо информирования призвано вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Добавим, что презентационные письма никогда не рассылаются по одному, поскольку призваны проинформировать возможно большее количество людей.

Письмо прямой почтовой рассылки (директ-мейл, DM) в отличие от презентационного письма имеет куда более конкретную и прозаическую цель – побудить адресата к совершению покупки. Особенностью письма является то, что помимо описания предлагаемой продукции оно содержит – в качестве приложения – и бланк заказа для ее получения (по почте или с курьером), а в некоторых случаях – и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления. Другой особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях – и сотням тысяч потенциальных покупателей.

Краткие письменные сообщения используются в целях немногословного срочного информирования адресата в связи с конкретным поводом (обстоятельствами). Среди кратких письменных обращений различают уведомления, напоминания и предупреждения, направляемые в адрес, как правило, последовательно, с определенным интервалом времени. Уточним, что предупреждение используется только в том случае, если уведомление и напоминание не достигли своей цели и адресат на них не отреагировал должным образом.

Сопроводительное письмо – письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием их точных характеристик (названия, количества страниц и т. п.).

Письмо-поздравление – это, пожалуй, самый распространенный вид частных деловых писем. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим основным поводам:

а) день рождения адресата – должностного лица или дата основания предприятия-получателя;

б) государственные, церковные и профессиональные праздники;

в) назначение адресата на более престижную должность;

г) награждение, присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя);

д) выдающиеся достижения получателя на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);

е) заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;

ж) годовщина сотрудничества (как правило, первая или “круглая”);

з) выдающиеся события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, промоция – окончание учебного заведения, защита диссертации, “круглая” годовщина свадьбы и т. п.).

Характерной особенностью письма-поздравления является его благожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие в тексте слова “Поздравляю…” является обязательным.

Письмо-приглашение – очевидно, второй по распространенности вид частных деловых писем. Функциональное назначение письменного приглашения – во-первых, известить адресата о том или ином торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем.

В связи с изложенным текст письма-приглашения может открываться либо с информации о мероприятии, либо со слова “Приглашаем (приглашаю)…”. Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму). Особенностью письменного приглашения является персональный характер обращения к адресату.

Письмо-извинение все чаще применяется в повседневной деловой переписке. Функциональное назначение такого письма – принести адресату формальные извинения. Особенностью данного письма является подчеркнуто примирительный тон изложения, который, впрочем, не должен восприниматься адресатом как тон заискивающий.

Письма для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования используются в повседневной деловой переписке в связи с не слишком радостными событиями в жизни адресата. Функциональное назначение такого письма – проявить к адресату внимание, выразить ему свою поддержку в непростую, подчас трагическую минуту. Характерной особенностью – и одновременно едва ли не важнейшим требованием к письму подобного характера – является исключительная искренность и теплота его тона.

Письмо по случаю представления (представительское письмо) незаменимо при заочном знакомстве с адресатом для установления с ним личных взаимоотношений. Особенностью письма по случаю представления является наличие у него в качестве приложения визитной карточки отправителя. Такое письмо служит для выражения адресату (в краткой, дружелюбной форме) расположения и, как правило, содержит приглашение к неформальной деловой встрече.

Письмо по случаю отъезда предназначено для выражения признательности со стороны уезжающего по отношению к остающейся (принимающей) стороне. Кроме того, такое письмо может содержать приглашение адресату к продолжению контактов (сотрудничества), в том числе и посредством ответного визита – при условии, что это отвечает интересам и планам обеих сторон.

Письмо для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевое письмо) служит для укрепления сложившихся деловых и личных связей между участниками переписки. Основное функциональное назначение имиджевого письма – в отсутствие формального повода продемонстрировать адресату свое внимание и уважение. Кроме того, имиджевое письмо может выполнять и вспомогательную информационную функцию.

Благодарственное письмо направляется адресату с целью выразить благодарность – за проявленное последним по отношению к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравление) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. Благодарственное письмо должно быть естественным по тону – иными словами, степень выражения благодарности должна быть адекватной поводу.

Рекомендательное письмо – особый вид частного делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма – отрекомендовать должным образом то или иное лицо адресату. Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Развернутая форма применяется, если требуется отрекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком.

Мини-письма (малые эпистолярные формы) – письма-шаблоны, письма-маятники и т. п. – активно используются в деловой переписке прежде всего для экспресс-ответов. Особенностью мини-писем является повторяемость (стандартность) значительной части их содержания благодаря использованию шаблонного текста и присутствию в письме специального формуляра, облегчающего подготовку ответа для адресата.

Другая особенность мини-писем – “телеграфный” стиль изложения, впрочем, приемлемый в общении только с людьми, которых связывают с отправителем тесные деловые или личные взаимоотношения.

Письмо-открытка – специфическая малая эпистолярная форма. Функциональное назначение писем-открыток – ведение частной деловой переписки, не затрагивающей аспекты деловых взаимоотношений ее участников. Обычно содержат краткие сообщения личного характера, обмен которыми осуществляется в периоды, когда личные контакты между участниками деловой переписки по каким-либо причинам затруднены. Особенностью таких писем является их обязательное оформление на открытке (почтовой карточке с видом).

Письмо негативного содержания – собирательная группа писем, включающая письма-отказы, письменные уведомления об увольнении, отказе в предоставлении вакансии, отказе в предоставлении денежной субсидии (смягчении условий погашения задолженности), письма с выражением неодобрения (порицания) чьих-либо действий и т. п. Такие письма, как правило, являются ответными (за исключением случаев выражения неодобрения или порицания действий адресата).

Письмо для выражения согласия или отказа применяется для извещения адресата о согласии (отказе) отправителя от какого-либо предложения. Направляется в ответ на поступившее ранее от адресата письмо, содержащее какое-либо предложение – чаще всего об участии в каком-либо мероприятии, проекте и т. п. Письмо в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за сделанное предложение.

Письмо для обращения в различные инстанции в частном порядке предназначено для письменного изложения конкретной просьбы или требования отправителя. Как правило, такие письма направляются в судебные органы, предприятия коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т. д. Функциональное назначение писем состоит в том, чтобы, во-первых, проинформировать о чем-либо адресата, во-вторых, побудить его к определенным действиям.

Письмо-резюме – резюме отправителя, изложенное в форме стандартного делового письма. Инициативное письмо, высылаемое в адрес потенциального работодателя. Содержит наиболее существенные данные о биографии, об уровне образования и о профессиональном опыте отправителя. В обязательном порядке содержит указание о вакансии, на которую претендует отправитель, и об адресе (телефоне, E-mail и т. п.), по которому адресат может направить ответ.

На этом характеристику наиболее распространенных видов деловых писем можно считать законченной. Рассмотрим далее требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем, а также к срокам их подготовки.

Источник: www.livelib.ru