Системы Workflow помогают автоматизировать определённые задачи, упрощают и ускоряют работу. Узнайте примеры и как это происходит.
Воркфлоу. Что это такое, простыми словами?
Workflow («Воркфлоу») — простыми словами, это описание последовательности задач в бизнесе или при разработке программного обеспечения. Помогает лучше достигать поставленной цели.
Кому может пригодиться?
Обычному пользователю система Workflow может пригодиться в организации рабочего процесса, чтобы гарантировать достижение нескольких целей упорядоченно и эффективно. Особую пользу «Воркфлоу» окажет людям при выполнении множества задач единовременно. Системы такого упорядоченного рабочего процесса помогают руководителям отслеживать ход работы сотрудников и выявлять любые потенциальные проблемы.
Workflow — это программа, сервис или что?
Workflow — это программное решение в виде приложения или онлайн-сервиса. С его помощью создают собственные последовательности для автоматизации задач на различных устройствах (от смартфона до компьютера).
Workflow и Визуализация процессов. Как сделать правильно и не выстрелить себе в ногу/Алексей Пименов
Например, применяя один из сервисов, вы можете построить рабочие процессы для таких вещей, как проверка прогноза погоды, прокладывание маршрута, отправка текстового сообщения и многое другое. ПО для «Воркфлоу» зависит от назначения.
Система может быть бесплатной и очень простой, предлагая какие-нибудь базовые функции вроде работы с фотографиями, видео, контактами. А может и включать дорогостоящие промышленные инструменты анализа и отслеживания производственных процессов на большом предприятии.
Что такое системы Workflow?
Системы Workflow («Воркфлоу») помогают организовать и повысить эффективность бизнеса. С их помощью легко создавать и отслеживать задачи, назначать их конкретным сотрудникам и устанавливать сроки выполнения. Они помогают гарантировать, что ни одна задача не будет забыта, что все их выполнят вовремя. Но если нет, то системы Workflow отслеживают ход проектов и выявляют потенциальные проблемы, когда цена ошибки ещё не критична.
Существует множество различных типов программных решений Workflow, как бесплатных, так и платных. Все они преследуют одну цель — упростить выполнение проекта в любой сфере, от бизнеса до дизайна. Вот наиболее популярные.
1. Asana
Asana — это веб-сервис и мобильное приложение, предназначенное для помощи в управлении командными проектами. Готовая к работе Workflow предлагает управление задачами, отслеживание проектов, интеграцию с календарём и многое другое.
2. Trello
Trello — это веб-инструмент управления проектами, который использует «карточки» на доске для представления задач или идей. Карточки можно перемещать между списками (или досками) по мере необходимости, и они могут включать контрольные списки, вложения и другую информацию.
3. Jira
Jira — это инструмент разработки программного обеспечения, используемый командами для отслеживания проблем и гибкого планирования. Он предоставляет отслеживание ошибок, планирование выпуска, управление бэклогом продукта и бэклогом спринта, управление тестовыми примерами и так далее.
Как оптимизировать бизнес процессы. Что такое оптимизация процессов. Роль HR. Реальные кейсы
4. YouGile
YouGile — это онлайн-инструмент для совместной работы над проектами, который позволяет пользователям создавать неограниченное количество досок с карточками задач в одном месте для своих проектов.
5. Monday
Monday предлагает ту же функциональность, но с некоторыми отличиями в подходах управления вашей работой. Хорошо, когда есть альтернатива, и таких, как Monday, достаточно для выбора — обязательно ознакомьтесь со всеми Workflow-инструментами.
Источник: dzen.ru
Что такое воркфлоу. Объясняем простыми словами
Воркфлоу (англ. workflow — «поток работы») — принцип организации рабочих процессов, в соответствии с которым повторяющиеся задачи представлены как последовательность стандартных шагов.
Идея в том, что все процессы должны быть отрегулированы и зафиксированы, отмечает CEO BPIUM Виктор Никитин. Например, клиент обращается в службу поддержки. В таком случае воркфлоу будет примерно следующим.
- Обработать заявку.
- Определить проблему.
- Определить, как можно решить проблему.
- Решить проблему.
- Закрыть тикет.
Эти этапы и называются воркфлоу для этой функции предприятия. Они рутинные, механические и постоянно повторяются изо дня в день.
Воркфлоу может быть представлен в виде блок-схемы или как IT-решение. Такой подход позволяет выработать чёткий алгоритм действий, благодаря которому сотрудник тратит меньше времени на каждый этап задачи и не раздумывает о том, что делать дальше.
Воркфлоу регламентирует обмен сообщениями между сотрудниками, документооборот, последовательность действий сотрудников.
Для организации воркфлоу существуют специальные IT-решения, а элементы workflow внедряются в системы электронного документооборота: автоматизация способствует более чёткому следованию регламенту, ведь в электронной почте или мессенджере нужный документ может просто потеряться.
Пример употребления на «Секрете»
«Закопал два месяца усилий, посмотрел, что ничего не изменилось, и сказал: давайте попробуем сделать вот такой эксперимент — и вдруг показатели начинают расти. И дальше встаёт задача перевести все технологии службы поддержки в режим чата. Это на самом деле абсолютно другая структура распределения тикетов.
Например, когда ты отвечаешь последовательно и развёрнуто на каждый вопрос, ты можешь просто идти тикет за тикетом. А в режиме чата у тебя всегда открыто несколько активных бесед, ты всегда разговариваешь с пятью-десятью людьми. Это совершенно другой workflow для сотрудников, совершенно другой продукт, и нам пришлось попотеть».
(Основатель компаний Mobio и Getloyal Алексей Писаревский — о службе поддержки для водителей.)
Ошибки в употреблении
Не нужно путать воркфлоу с BPM — управлением бизнес-процессами. В основе BPM лежит целый бизнес-процесс, то есть вся цепочка взаимодействия. Воркфлоу фокусируется на отдельных этапах этого бизнес-процесса. Он улучшает конкретный и ставит его на конвейер.
Нюансы
Плюсы воркфлоу — непрерывное совершенствование процессов. Новым сотрудникам легче адаптироваться к работе. Сами процессы становятся быстрее, результативнее, а ошибки случаются реже.
Главным минусом можно назвать необходимость жёсткой координации сотрудников руководителем, отметил Виктор Никитин.
Источник: secretmag.ru
Обзор системы workflow-процессов
Функции, перечисленные в этой статье, в настоящее время доступны в изолированном приложении Dynamics 365 Human Resources и в объединенной инфраструктуре Finance. Навигация может отличаться от указанной после обновлений. Если требуется найти определенную страницу, можно воспользоваться поиском.
В этой статье описывается система workflow-процессов.
Что такое Wokrflow?
Термин workflow-процесс можно определить 2 способами: как система и как бизнес-процесс.
Документооборот как система
Рабочий процесс — это система, которая выполняется на сервере Application Object Server (AOS). Система workflow-процессов предоставляет функции, позволяющие создавать отдельные workflow-процессы, или бизнес-процессы.
Документооборот как бизнес-процесс
workflow-процесс представляет бизнес-процесс. Он определяет потоки, или перемещения, документа по системе, показывая, кто должен выполнить задачу, принять решение или утвердить документ. Например, на следующем рисунке показан workflow-процесс для отчетов о расходах.
Для прояснения этого workflow-процесса предположим, что Сэм подает отчет о расходах на сумму USD 7000. В этом случае Иван должен рассмотреть приходы, направленные ему Сэмом. Затем Фрэнк и Сью должны утвердить отчет о расходах. Теперь предположим, что Сэм подает отчет о расходах на сумму 11 000 USD. В этом случае Иван должен рассмотреть чеки, а Фрэнк, Сью и Анна должны утвердить отчет о расходах.
Преимущества использования системы workflow-процессов
Имеется несколько преимуществ использования системы workflow-процессов в организации:
- Непротиворечивые процессы — можно определить как обрабатываются определенные документы, таких как заявки на покупку и отчеты по расходам. Использование системы workflow-процессов может обеспечить обработку и утверждение документов непротиворечивым и эффективным образом.
- Видимость процессов — можно отслеживать статус, историю и метрики производительности экземпляров workflow-процесса. Это позволяет определить, должны ли быть внесены изменения в workflow-процесс для повышения эффективности.
- Централизованный список работ — Пользователи могут просматривать централизованный список работ, отображающий задачи workflow-процесса и утверждения, назначенные им.
Содержимое workflow-процесса
- Архитектура системы бизнес-правил
- Элементы бизнес-правила
- Действия в процессах утверждения бизнес-правил
- Обзор создания бизнес-правил
- Настройка свойств рабочего процесса
- Настройка ручных задач в workflow-процессе
- Настройка автоматизированных задач в workflow-процессе
- Настройка процессов утверждения в workflow-процессе
- Настройка этапов утверждения в workflow-процессе
- Настройка ручных решений в workflow-процессе
- Настройка условных решений в workflow-процессе
- Настройка параллельных действий в workflow-процессе
- Настройка параллельных ветвей в workflow-процессе
- Настройка бизнес-правил по строке
- Вопросы и ответы по рабочим процессам
Источник: learn.microsoft.com
