Что такое бизнес совещание

Деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц, соответственно, такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьёзное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Необходимо помнить, что совещание – не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, – ключ к продуктивному совещанию.

Как проводить совещание | Управление Бизнесом

На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем группой целесообразно в случаях, когда:

– проблема является скорее сложной, чем простой, а вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика;

– разумно разделение ответственности за решение этой проблемы;

– желательны также и потенциальные решения, а не только одно;

– полезна проверка различных взглядов;

– руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса, или хочет получить их доверие;

– членам группы необходимо получше узнать друг друга. Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.

На практике эффективность совещания уменьшается из-за нечетко сформулированной цели совещания и не обоснованной соответствующим образом необходимости его проведения; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям, безапелляционного изложения руководителем своей позиции.

Избежать этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций:

1) обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;

2) четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;

3) тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей её решения;

Как проводить совещание в бизнесе?

4) стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;

5) корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;

6) периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить, немедленное выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;

7) обобщение результатов в заключении совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие и работе совещания.

Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:

1) принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические семинары, симпозиумы, конференции, съезды, собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;

2) масштаб привлечения участников: международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);

3) место проведения: местные, выездные;

4) периодичность проведения: регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);

5) количество участников: в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (до 20 человек), представительные (более 20 человек).

Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цели инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цели оперативных (диспетчерских) совещаний – получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

Цели проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:

1) нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;

2) выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

3) принятие решения, найденного руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.

Деловые беседы, совещания надо стараться проводить за час-полтора. Если сроки совещания затягиваются – значит, оно плохо подготовлено. От этого может быть больше вреда, чем пользы. Совещания отнимают уйму времени и не оставляют времени для работы.

Коллективное решение вопросов – исключение из правил, а не правило. Нет необходимости сразу всем руководителям нести ответственность за все дела. Коллективная ответственность, как правило, проваливает решение вопроса. Каждый должен отвечать за свой участок работы. Не получится толкового обсуждения вопроса, если на беседу, совещание вы пригласите 20-30 человек.

Выступлений будет много, результатов, как правило, никаких. Если вы хотите решить серьезную проблему, то пригласите тех специалистов, которых она непосредственно касается. Дайте им высказаться по очереди. Первым пусть выскажут свое мнение «нижние чины», затем дайте слово главным специалистам. Не разрешайте никому прерывать речь выступающего.

Итак, успех фирмы, предприятия, организации тесно связан с этикетом и культурой поведения. Для хорошего овладения ими требуются время, желание и настойчивость, постоянные тренировки поведения в различных условиях вашей деятельности, чтобы знания перешли в навыки, привычки. Тогда ваша реакция на любое действие, любой ход оппонента, развитие ситуаций будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной ситуации. Этикет и культура делового общения – ключ к вашему успеху в сфере предпринимательства, в деловой карьере.

Вопросы для самоконтроля

1. Каковы цели и задачи деловой беседы?
2. Каковы правила подготовки и проведения деловой беседы?
3. Назовите виды деловой беседы.
4. Что такое деловое совещание?

Источник: studfile.net

Деловое совещание

Совещание — это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллек­тивного решения по актуальным проблемам.

В отличие от деловой беседы или переговоров, деловые совещания представляют собой способ открытого коллек­тивного обсуждения тех или иных вопросов. Формы тако­го обсуждения очень разнообразны. Это такие речевые со­бытия, как собрание, заседание, семинары и конферен­ции. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и реаль­ных задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый за­ранее участникам и содержащий следующую информацию:

— перечень обсуждаемых вопросов;

— время начала и окончания совещания;

— место, где оно будет проходить;

— фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготов­ку вопросов;

— время, отведенное на каждый вопрос;

— место, где можно ознакомиться с материалами по ка­ждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предвари­тельно ознакомиться с материалами, но и продумать конст­руктивные предложения по решению проблем.

В тех случаях, когда люди не информированы, на сове­щаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоци­рует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

Целесообразно проводить деловые совещания в опреде­ленный день недели (за исключением внеплановых, экс­тренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полуто­ра-двух часов.

Руководителю делового совещания важно:

— начать его вовремя;

— сообщить о регламенте;

— согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

— назначить ответственного за регламент и протокол;

— предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса (например, эмоциональные оценки людей и собы­тий, мнения вместо конструктивных предложений, сооб­щение по поводу. и т.п.).

Деловые совещания могут классифицироваться по те­матике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Совещания подразделяются на инст­руктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель инструктивных совещаний — передача необходимых сведений и распоряжений «сверху вниз» по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников со­вещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи соответст­вующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, оп­ределяются сроки и способы выполнения поручения.

Цель оперативных (диспетчерских) совещаний — полу­чение информации о текущем состоянии дел. В отличие от конструктивных совещаний, информация поступает «сни­зу вверх» по схеме управления. Участники такого совеща­ния сообщают сведения о ходе работы на местах. Оператив­ные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной пове­стки дня не имеется, они посвящаются неотложным зада­чам текущего и последующих 2-3 дней.

Цель проблемных совещаний — поиск наилучших реше­ний определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптималь­ное решение можно получить, используя следующие способы:

1) нахождение решения без предварительной подготов­ки возможных решений на основе обсуждения всех предло­жений, внесенных участниками в ходе заседания;

2) выбор оптимального решения из двух или несколь­ких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

3) принятие решения, найденного руководителем до за­седания, посредством убеждения сомневающихся в его пра­вильности.

В качестве основной коммуникативной задачи следует определить необходимость принятия коллективного реше­ния на основе равного права каждого высказать и обосно­вать свое мнение. При условии, что решение вопроса затра­гивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, необходимо вос­пользоваться мнениями различных работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые сове­щания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Специфика жанра «деловое совещание» состоит в том, что совещание — вторичный текст, основанный на обсужде­нии профессиональных проблем, как правило, внутри сво­его коллектива.

Тип речевого жанра совещания — информационно-убеж­дающий.

Деловое совещание может предполагать свободную дис­куссию.

В композиционно-структурное единство совещания входят:

1) открытые вопросы для получения общей картины про­блемы, включая вопросы типа «что» для выявления фактов и «какие» для понимания отношения к этим фактам;

2) поощрение, которое заключается в повторении клю­чевых слов, тем самым вы получаете более полную инфор­мацию;

3) обратная связь, которая может осуществляться в ви­де пересказа, чтобы выступающий понимал, что его пра­вильно услышали;

4) отражение и признание чувств, что дает понять собе­седнику, что вы заметили основные эмоции выступающего;

5) резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.

Структура делового совещания включает:

1) установление контактов (содержит только приветствие);

3) обмен сообщениями и обмен мнениями;

4) объяснение сложившейся ситуации, необходимости проведения делового совещания;

5) обоснование мнения (обмен мнениями);

6) предложения (обмен предложениями);

7) речь в прениях (по необходимости);

8) принятие решения или выработка определенного мнения, отношения к полученному(ым) сообщению(ям).

Виды делового совещания:

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Особенности проведения делового совещания

Совещание — форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения.

В деловом совещании могут участвовать 7—9, максимум 12 человек, большее количество участников уже может снижать эффективность работы. Тема обсуждения должна быть заранее определена, чтобы участники могли профессионально подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия.

Преимущества совещаний по сравнению с другими формами делового общения:

1) на них происходит разностороннее рас­смотрение проблем с привлечением различных специалистов;

2) совещания обеспечивают оперативную подготовку альтерна­тивных вариантов решения проблем;

3) совещания дают допол­нительную возможность для познания личных и деловых качеств участвующих в них партнеров;

4) проведение совещаний дает оп­ределенный психологический эффект: на каждого его участника влияет атмосфера коллективного обсуждения, эмоциональное поведение участвующих, подтекст высказываний и др.

Выделяют три основных вида совещаний:

Проблемное. Основной целью является поиск оптимального решения проблемы посредством дискуссии. Порядок его прове­дения предусматривает: доклад; ответы на вопросы; прения; коллективную выработку решения.

Инструктивное. Основной целью является передача распоряжения по вертикальной схеме управления сверху шин для быстрейшего исполнения. Порядок его проведения включает такие важные моменты, как: конкретизация и разъяснение распоряжений; ответы на вопросы; назначение сроков выполнения и ответственных.

Оперативное (диспетчерское). Основной целью является получение информации о текущем состоянии дел на участках, в подразделениях фирмы, организации. Порядок проведения такого совещания включает: заслушивание докладов подчиненных о состоянии дел на местах, попутное разрешение возникших проблем на основе полученной информации.

Практика делового общения показывает, что деловые совеща­ния более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев, но недостаточно хорошо подготовлен­ные и плохо проведенные, созываемые по каждому поводу, нано­сят большой вред.

Подготовка к проведению совещания включает: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продол­жительности, даты и времени начала, состава участников, при­мерного регламента работы, подготовка руководителя, подготов­ка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

Этапы проведения совещания

Начало совещания. Деловой настрой совещания зависит от по­ведения руководителя в начале совещания. Он должен:

1) начать, точно вовремя;

2) в небольшом вступительном слове четко сформулировать цель и задачу совещания;

3) согласовать правила и регламент совещания;

4) назначить ответственного за ведение протокола совещания;

5) не начинать совещание с критики подчиненных.

Основная часть совещания.

При проведении делового совещания выполняются три этапа:

1) Этап — постановка вопроса:

— введение в курс дела,

— формулировка исходной позиции,

2) Этап — формирование мнения о путях решения вопроса:

— изучение всех сторон вопроса,

— новая формулировка основной проблемы,

— поиск альтернативных решений,

— подведение предварительных итогов обсуждения,

— выработка основных направлений,

— обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.

3) Этап — принятие решения:

— выводы из 2 этапа,

Ведущий совещание выбирает один из основных стилей его ведения (табл.1).

Выбор способа поведения зависит от поставленных целей, от конкретной ситуации, в которой вы будете проводить совещание. Исследования показывают, что оба стиля поведения — диплома­тический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелатель­ным исключениям.

Формы поведения участников на собрании:

Конструктивная (активная) роль. Проявление инициативы, (повторное) изложение проблемы, внесение предложений, запросы об информации, мнениях, мыслях, сообщение информации, мнений, идей, выявление связей между имеющимися данными, оценка проблемы.

Конструктивная (поддерживающая) роль. Способствование ходу собрания: поддержка, стимулирование выступающих, формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил, организация группового процесса и формирование общественного сознания, посредничество, поиск компромиссов, снятие напряженности

Деструктивная роль. Агрессивное поведение, блокирование принятия решения, «самолюбование», соперничество, поиск сочувствия.

В процессе проведения делового совещания важно контроли­ровать его ход. Ведущий совещание в процессе работы следит за регламентом, за рамками обсуждаемой темы, вовлекает в обсуж­дение малоактивных сотрудников, определяет порядок предос­тавления слов, задает необходимые вопросы. В целях снятия пас­сивности участников могут применяться: высказывания по кругу. Кроме ведения хода совещания руководитель должен пояснять сказанное другими, подчеркивать различия между высказанными мнениями, время от времени резюмировать обсуждение, собирать и формулировать различные гипотезы и предложения.

Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения.

Процесс принятия решения включает пять этапов:

1.Установление контакта. Необходимо создать психологический комфорт для всей группы, например, сообщите каждому о том, что вы заметили его присутствие.

2. Определение проблемы. Вы как лидер группы можете проявить свою готов­ность обсуждать проблему, задав открытый вопрос типа: «Каково мнение всех присутствующих об этой проблеме? Какие первоочередные задачи необходимо решить?» После того как группа даст свое определе­ние проблемы, вы можете дальше вести дискуссию по предложениям с помощью поощрения. Периодически останавливайте обсуждение и подводите итог услышанному, используйте запись.

3. Определение целей. К этому этапу можно перейти сразу после определе­ния проблемы. Это чаще всего делается в форме следующего вопроса к присутствующим: «Мы опре­делили проблему, а в чем состоит наша основная цель при ее решении? Чего мы хотим добиться?».

Имея четкое определение проблемы и целей, можно переходить к следующему этапу.

4. Выработка альтернатив. Вы переходите к выработке альтернатив. Задавая открытый вопрос: «Мы определили проблему как. и мы хотели бы видеть в качестве идеального решения проблемы. Какие мы имеем возможности, чтобы максимально приблизиться к оптимальному решению проблемы?», вы предлагаете группе продолжить обсуждение.

Вновь можно применить приемы поощрения, пересказа, признания чувств, чтобы выявить взгляды каждого. На данном этапе имеет смысл изложить свои мысли, но пусть сначала группа выдаст свои идеи.

5. Выработка совместного решения. Когда альтернативы возможных действий высказаны, то следует фокусирующий вопрос: «Какую из альтер­натив мы выбираем для реализации?» Такой вопрос приведет группу к совместному решению. Когда решение принято, то для конкретных задач надо найти ответственных.

Завершение делового совещанияи составление протокола. Ито­говое заключение часто опускают (все устали и торопятся), что является ошибкой. Ведущему совещание при подведении итогов целесообразно выяснить у присутствующих, все ли его правиль­но поняли. Для руководителя главное в деловом совещании — его итог (качественность, эффективность принятого решения), но нельзя забывать о психологических последствиях подобного мероприя­тия. Люди должны уйти с совещания, не испытывая чувства дис­комфорта

Документальное обеспечение делового совещания.Общие правила оформления документов.

В формуляр протокола входят: наименование ведомства, наименование учреждения или предприятия, название вида документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место за­седания, гриф утверждения (если протокол подлежит утвержде­нию), заголовок, куда входит наименование коллегиального орга­на или конкретного совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по фор­ме: слушали — решили (постановили), подписи председателя и секретаря.

В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделя­ют краткий и полный протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фами­лии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Пол­ные протоколы дают возможность судить не только о характере совещания, как это имеет место в случае краткого протокола, но и о деятельности предприятия, учреждения, фирмы в целом. Пол­ный протокол обычно ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи.

Важно, чтобы при составлении протокола обеспечивалась его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, отраженной в протоколе. Нередко на совещаниях решения принимаются путем голосова­ния, поэтому в протоколе должно быть указано число присутст­вующих, а иногда и явочный лист с подписями присутствовавших на заседании (например, в случае присуждения ученых степеней и званий, прохождения по конкурсу).

Источник: poisk-ru.ru