Большинство из нас сталкивается с бизнес-встречами постоянно: на еженедельной или ежемесячной основе. Кто-то присутствует в качестве слушателя, а кто-то озадачен их проведением. В данном материале прежде всего поговорим про встречи, которые проводятся внутри компании между менеджерами и сотрудниками. Чаще всего целью таких встреч является распространение информации между отделами или мозговой штурм для решения насущных проблем компании.
Бизнес-встречи имеют свойство затягиваться и нередко создают у участников впечатление того, что те просто зря теряют время «за болтовней». Чтобы этого не происходило у вас, мы рекомендуем ознакомиться с практическими техниками эффективного проведения совещаний и деловых встреч с клиентами.
Планирование встречи
Перед встречей вам, как ответственному лицу, необходимо понимать :
1. Цели IQ (intellectual goals)
— Что мы хотим сделать вместе с клиентом/сотрудником/начальником?
2. Цели EQ (emotional goals)
Александр Завгородний, Константин Тарнопольский «Как проводить бизнес-встречу»
— Как мы хотим, чтобы участники себя ощущали во время встречи и после?
3. Участников и их роли
— Кто должен участвовать и почему?
— Кто на какой стороне?
— Кто будет вести встречу, а кто — направлять людей в ходе разговоров?
— Важно понимать отношение к теме встречи каждого из участников.
4. План встречи
— Каков план встречи (agenda)?
— Как управлять встречей во время ее проведения?
5. Процесс и длительность
— Сколько по времени будет длиться встреча?
— Сколько времени уйдет на IQ и EQ?
Для эффективного проведения встреч пользуйтесь правилом 30 минут!
Как правило, все встречи длятся час . Ассистенты директоров часто, не задумываясь, планируют встречу на такой срок. Однако на встречах все участники так или иначе отвлекаются (на телефон, на почту, на Инстаграм и другие социальные сети) и чувствуют, что эта встреча их не касается. Именно поэтому и существует правило 30 минут .
Как правило, если вы планируете встречу на 30 минут, то люди, приходящие на встречу, понимают, что у них есть всего лишь полчаса, и сидеть в телефоне – не вариант. В таком случае участники больше фокусируются на самой встрече, начинают следить за контентом встречи, не подписываются на лишнюю работу, если ее можно не делать, чаще приходят на совещания в случае регулярных встреч, активнее вовлекаются в дискуссию и меньше опаздывают
Неотъемлемые элементы успешной встречи:
Материалы. Старайтесь отправлять материалы предварительно для ознакомления и настоятельно просить с ними ознакомиться. Если вы находитесь «на клиенте», то можете распечатать материалы и положить на стол заранее, либо передать ответственному лицу через ассистента
Пунктуальность . Старайтесь дисциплинированно начинать дискуссию вовремя. Со временем все клиенты, сотрудники и начальники привыкнут и начнут приходить на встречу вовремя
Принцип 20/80 . Сфокусируйтесь на действительно важных и острых вопросах, которые могут значительно изменить текущий курс деятельности компании. Остальные вопросы можно решить в личной беседе либо до совещания, либо после (кстати, именно поэтому на встречи лучше приходить заранее!)
Результат. Важна не сама встреча и процесс разговора, а важен результат, который произойдет по итогам встречи. Ставьте таймер: 25 минут на обсуждение, 5 минут на резюме встречи (summary): синтезируете то, о чем договорились, назначаете ответственных, точки контроля и критерии успеха (KPI)
Вовлеченность . Слушайте каждого собеседника (параллельно записывайте, если ведете встречу один), не отвлекайтесь на посторонние вопросы. Так вы не только лучше усвоите информацию, но и не сможете отвлечься на звонки, письма и соцсети!
Надеемся, что эти советы помогут вам начать тратить меньше ресурсов на совещания и встречи и давать больше результатов и свободного времени.
Первая встреча с клиентом. Успешный бизнес Алгоритм «Как провести первую встречу»
Ставьте НРАВИТСЯ, если публикация оказалась полезной. Подписывайтесь на канал , чтобы не пропускать новый материал!
Источник: dzen.ru
Где провести бизнес встречу с клиентом
Каждый предприниматель понимает, насколько значим успешный результат деловых переговоров. Но не каждый осознает, какое влияние имеют такие несерьезные на первый взгляд детали, как правильный выбор места для деловых встреч. Целью деловой встречи является успешное решение определенной задачи, поэтому обстановка должна быть максимально комфортной, не создающей дополнительного напряжения. В этой статье мы разберем основные моменты, необходимые для того, чтобы была подобрана оптимальная зона для делового общения.
Особенности организации бизнес-встреч
Очень важно, чтобы первая деловая встреча прошла в дружественной атмосфере. Поэтому многие предприниматели предпочитают устраивать такие мероприятия на нейтральной территории. Это позволяет всем участникам переговоров чувствовать себя уверенно и помогает создавать доверительную обстановку, особенно если совмещать обсуждение проектов с завтраком, обедом или ужином
Одно из самых популярных решений — деловые встречи в ресторане или гостинице. Последний вариант более удобен, если в процессе переговоров необходима демонстрация каких-либо рабочих материалов: отчетов, графиков и проч. Современные гостиницы располагают удобными бизнес-центрами и конференц-залами, оснащенными всем необходимым оборудованием для работы и переговоров.
При организации бизнес-встречи следует ответственно относиться к выбору места.
обеспечивать конфиденциальность;
подчеркивать статус мероприятия;
располагать необходимым оборудованием, которое может потребоваться во время переговоров.
Рассмотрим этот вопрос более подробно:
Встреча на своей территории. Плюсы – комфорт и удобное размещение группы участников в «переговорной», возможность влиять на процесс посредством перерывов, появляется возможность организовать культурную программу. Как говорится, «хозяин – барин». Ко всему прочему, вы не тратите время и силы на дорогу, оценку помещения. Под рукой в случае необходимости интернет, факс, секретарь и прочее. Но не забывайте, что в данной ситуации ваш офис – это ваше «лицо», поэтому уделите внимание чистоте и порядку, освещению и температуре воздуха в переговорной. Если офис недостаточно хорош для встречи партнеров, стоит предпочесть стороннюю территорию.
Встреча на территории партнера. Переговоры на территории встречной стороны подтверждают серьезность ваших намерений и подчеркивают ваше уважение к партнеру, к тому же вам предоставляется возможность получить дополнительную информацию как о самом партнере, так и о его фирме.
Нейтральная территория. Территория потому и называется нейтральной, что практически не дает преимуществ ни одной из сторон, особо популярна при решении спорных вопросов и конфликтных ситуаций, но это обязательно должны быть правильно подобранные помещения. Как правило, это деловые клубы, загородные места отдыха с конференц-залом. Еще одна распространенная практика, пришедшая из-за рубежа, – переговоры в ресторане.
Дистанционно. Научно-технический прогресс предоставил нам множество способов для дистанционного общения, к тому же с передачей картинки и звука в реальном времени. В данной ситуации самое главное – это правильно подобранные время и дата проведения переговоров, необходимо учесть часовые пояса, свободное время встречной стороны, часы максимальной работоспособности партнера.
Если офис недостаточно хорош для встречи партнеров, стоит предпочесть стороннюю территорию.
Где встречаться с клиентом, если нет своего офиса?
Представьте ситуацию: у вас есть клиент и нет офиса. Клиент желает встречи. Как выйти из данной ситуации?
На начальном этапе, когда еще нет большого потока клиентов, тем не менее встречаться даже с одним клиентом где-то нужно, возникает один вопрос: где?
Рассмотрим несколько подходящих мест в сегодняшней статье.
Кафе. Антикафе
Кафе – самый распространенный вариант, обычно именно туда ведут своих первых клиентов.
Рассмотрим плюсы данного варианта:
не затратно;
выбор локации по удобству клиента или собственной заинтересованности;
неофициальная обстановка
С какими минусами можно столкнуться:
музыка, люди, дети в кафе могут очень отвлекать, поэтому советую заранее выбрать место встречи, где тихо и малолюдно;
покупка чая или кофе, придется угощать клиента, потому что сидеть без ничего вам, вероятнее всего, не дадут;
не все клиенты готовы встречаться в кафе, так например состоятельные люди в большинстве случаев откажутся от встречи;
отсутствие оргтехники, некоторые клиенты приносят документы в электронном виде – и тут получается загвоздка.
Автомобиль
Автомобиль – безусловно офис на колесах, но давайте разберем его плюсы и минусы.
подъехать к клиенту домой. Очень удобно для клиента;
не нужно платить за чай или аренду офиса;
можно возить с собой принтер, да-да, кто не знал, такие уже существуют.
С плюсами покончили, теперь минусы:
Затрата на бензин. Хорошо, если клиент живет в черте города, опять, если взять Москву, то эта черта очень растянется. А что говорить про клиента, который живет за городом? Понятно, что консультация платная, но она будет за минусом оплаты бензина.
Расстояние между клиентом и вами. Оно слишком близкое, не располагает к деловой беседе. Некоторые могут не согласиться.
Опять-таки платежеспособному клиенту не подойдет встреча в автомобиле.
Парк, площадка, стадион
Не очень распространенный вариант, но он существует. У меня самой были две встречи: одна в парке, другая на детской площадке.
свежий воздух;
никаких затрат;
клиентоориентированность. Навряд ли вы сами предложите такой вариант, обычно это инициатива клиента. Так было и в моем случае, когда я встречалась с женщинами, которые гуляли с детьми.
Минусов, конечно же, больше, чем плюсов.
шум, гам, погода. Дети бегают, машины ездят, люди разговаривают, погодные условия не всегда хорошие;
отсутствие оргтехники;
записывать придётся на коленках или в телефон;
неофициальная обстановка.
Дом ваш или клиента
Не самый лучший вариант из всех, я знаю пару юристов, которые сделали из своей квартиры офис, но как по мне не подходит для постоянного клиентопотока.
удобно вам, если дом ваш;
оргтехника есть;
арендные платежи, как за офис, отсутствуют;
можно работать в тапочках;
привычная обстановка;
угощают чаем и печеньками;
больше доверия к вам. Вы побывали у клиента дома, он впустил вас в свой быт. Теперь он относится к вам как к другу.
Стресс для вас, если дом не ваш и наоборот. Согласитесь, что вы не охотно ходите в гости к неизвестным вам людям. Здесь чаще всего включается инстинкт самосохранения. Психологическое давление, что кто-то закрывает дверь за тобой. По сути мы этого человека не знаем, не знаем, что от него ожидать.
Члены семьи и домашние животные могут отвлекать и мешать.
Подъезд. Если он выглядит страшно и неопрятно, клиент может до вас просто не дойти.
Придется ежедневно содержать квартиру в чистоте и периодически делать косметический ремонт, хотя для меня это скорее плюс.
Коворкинг или офис на час
Самый подходящий вариант.
есть оргтехника, комнаты для переговоров, Интернет, администратор;
официальная обстановка;
цена, ели снимать помесячно;
есть бесплатный пробный день;
чай, кофе-бесплатно;
цена от 1500 до 5000 руб. в день;
иногда может быть шумно, как в офисе-муравейнике;
придется контролировать время.
Выгодно снять офис в бизнес-центрах Москвы
Рано или поздно – вам понадобится собственный офис, ведь это неизбежный этап развития в бизнесе.
Для подбора выгодного варианта обращайтесь в компанию Maxima Rent, сотрудники которой гарантируют стабильность, надежность и оказание содействия при возникновении различных вопросов – что так важно для масштабирования бизнеса на любом этапе.
Порядок действий на примере
Итак, если принято решение провести встречу на нейтральной территории, необходимо правильно подобрать место встречи. Если это ресторан, следует предварительно его посетить, чтобы ознакомиться с меню, оценить окружающую обстановку, объяснить свои требования администратору.
Обращаем внимание на следующее:
Обслуживание и еда должны быть безупречны.
Отсутствие шумной музыки и лишней публики (предпочтение отдается дорогим ресторанам не только ради статуса, здесь спокойнее).
Неприемлемы специфические виды кухни (экзотическая, национальные), отдайте предпочтение классике.
За столом должно быть достаточно свободного места и для посуды, и для деловых бумаг.
Считается, что неприметный стол у стены уместнее стола, мимо которого ежеминутно мелькают официанты и посетители.
Если с партнером вы уже знакомы, можно назначить встречу лично по телефону. Если же партнер потенциальный, следует начать с отправки письма с вежливым приглашением и указанием предмета обсуждения.
Время встречи
Время встречи, несомненно, связано с ее целью, это может быть:
Деловой завтрак. Как правило, проводится в 7-9 утра и длится не более часа, дает возможность объединить приятное с полезным, не тратя лишнего времени.
Деловой обед, занимает около полутора часов, проводится в дневное время. Совместный обед сигнал о положительном настрое партнера.
Деловой ужин назначается не ранее 19:00, с учетом времени на дорогу и возможного желания переодеться после рабочего дня. Длится от двух часов, но по правилам этикета заканчивается не позднее 22:00.
Неважно, где и как проходит встреча, всегда будьте вежливы и соблюдайте правила этикета!
Деловые встречи проводятся в целях развития бизнеса, обмена знаниями и опытом, а также для укрепления деловой репутации. Для любой организации такие события играют важную роль в решении внутренних задач и вопросов с партнерами!
Грамотная организация деловых встреч обеспечит положительный результат от мероприятия! Компания STARTOUR имеет большой опыт в проведении бизнес-мероприятий любого уровня и значимости! Вам не придется обращаться к нескольким исполнителям, потому что мы осуществляем весь комплекс услуг по организации деловых встреч!
Сделайте 1-й шаг — запросите Бриф
Деловые встречи бывают:
Внутренние. Обычно проводятся в организациях между сотрудниками в форме планерок. Если компания крупная, то проводятся совещания между коллегами из разных филиалов. Встречу можно организовать оффлайн.
Внешние. Данный вид мероприятий проводится среди нескольких организаций для руководителей высшего и среднего звена. Это могут быть деловые переговоры, брифинги и круглые столы.
Официальные. Такие деловые встречи обычно завершаются подписанием договоров и деловых бумаг.
Неофициальные. Используются для знакомства и неформального общения.
Формальные. Данное мероприятие имеет определенную цель (подписание соглашения или договора), а также определенный протокол и иногда дресс-код.
Неформальные. Обычно такие встречи используются для скрепления коллектива и достижения делового доверия у партнеров, не носят целевой направленности.
Отзывы наших клиентов
ЗАО «ТЕКОРА»
На протяжении нескольких лет услуги по организации бизнес — поездок специалистов ЗАО «ТЕКОРА» оказывает компании «Сар Тур». ЗАО «ТЕКОРА» выражает благодарность коллективу комgании «Стар Тур» за оперативность и профессионализм, продемонстрированный в процессе многолетнего сотрудничества, компетентность и внимание к нашим иногда не простым требованиям.
Как провести деловую встречу максимально эффективно:
Чтобы мероприятие прошло успешно, а решения удовлетворили всех его участников, в организации события необходимо соблюсти ряд определенных условий:
интересная тема встречи;
взаимное доверие у партнеров;
профессиональная подготовка для квалифицированного принятия решений;
на встрече должны быть учтены интересы и пожелания всех участников, а также проявлена готовность к компромиссам.
Что входит в организацию деловых событий:
Определение формата встречи. В зависимости от ее вида происходит дальнейшая подготовка проекта.
Выбор места с последующей арендой. Чтобы проведение переговоров было комфортным для всех участников, необходимо учесть несколько нюансов: целевая направленность места, его транспортная доступность. Для организации делового мероприятия чаще всего используют комнаты переговоров или конференц-залы.
Подготовка расходных материалов для обеспечения мероприятий. Участников надо обеспечить бумагой, ручками, маркерами, магнитно-маркерной доской и прочим оборудованием
Обеспечение необходимым оборудованием. Проектор, экран, оборудование для синхронного перевода, флипчарт и многое другое для успешного проведения события
Подготовка раздаточных материалов. Это рекламные буклеты, визитки и информационные документы, которые могут понадобиться в процессе переговоров
Заказ гостиницы для иногородних участников. Размещение гостей и их встреча и проводы, а также помощь в подборе и покупке авиа и жд билетов.
Организация трансфера для всех участников делового совещания.
Обеспечение комплексным кейтеринговым обслуживанием – проведение кофе-брейков и корпоративных обедов, а также банкетов после деловых встреч.
Координация мероприятий. Важно не только всё подготовить, но и проследить, чтобы во время встречи не произошло никаких форс-мажорных обстоятельств.
Почему лучше доверить проведение бизнес встреч профессионалам?
