В современном глобализированном мире для предприятий важно эффективно общаться со своими международными партнерами. Один из способов сделать это – написать международное деловое письмо.
Определение 1
Международное деловое письмо – это официальное письмо, которое используется для общения с иностранными предприятиями или организациями.
Формат международного делового письма
Международное деловое письмо составляется по тем же принципам, что и официальное деловое письмо. Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке компании. Письмо должно начинаться с адреса отправителя, даты и адреса получателя.
Приветствие должно быть формальным и содержать полное имя и должность получателя. Основная часть письма должна быть краткой и по существу. В него следует включить любую необходимую информацию, например, цель письма, желаемый результат и все необходимые подробности. Письмо должно заканчиваться вежливыми формальными фразами, таким как «Искренне Ваш» или «С наилучшими пожеланиями», после чего следует имя и подпись отправителя.
Шаблоны деловых писем — Антон Краснобабцев
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Язык и тон международного делового письма
При написании международного делового письма важно учитывать язык и культурные особенности получателя. Письмо должно быть написано ясным и простым языком, нельзя использовать сленг или жаргон.
Также важно уважительно относиться к культурным нормам и обычаям получателя. Тон письма должен быть вежливым и профессиональным, не используя любые выражения, которые могут показаться грубыми или оскорбительными.
Структура международного делового письма
Хорошо написанное письмо может помочь наладить отношения, установить доверие, повысить авторитет и произвести неизгладимое впечатление на получателя. Однако написание международного делового письма сопряжено с рядом трудностей, таких как различные культурные нормы, языковые барьеры и юридические требования.
Структура международного делового письма включает следующие элементы:
«Формат международного делового письма»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
В заключение следует отметить, что написание международного делового письма может быть сложной задачей, но соблюдение перечисленных выше правл может помочь написать эффективное письмо. Язык международного делового письма должен быть формальным, уважительным и профессиональным. Нужно обращать внимание на культурные различия и юридические требования, а также вычитывать письмо на наличие ошибок перед отправкой. Следуя данным выше советам, шансы написания корректного международного делового письма повышаются.
Международное деловое письмо является важным инструментом для предприятий, работающих в глобальном масштабе. Оно позволяет эффективно общаться с иностранными партнерами и помогает установить профессиональные отношения. При написании международного делового письма важно соблюдать правильный формат, использовать ясный и простой язык и уважительно относиться к культурным особенностям получателя.
Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО
Источник: spravochnick.ru
Формат делового письма — обзор, структура и пример
Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет получено как профессиональное и отвечающее стандартам. Несмотря на то, что существует много различных типов деловых писем, в этом руководстве будет подробно рассмотрен наиболее классический формат деловых писем.
Обзор делового письма
В бизнесе Корпорация Корпорация — это юридическое лицо, созданное физическими лицами, акционерами или акционерами с целью деятельности с целью получения прибыли. Корпорациям разрешено заключать контракты, предъявлять иски и предъявлять иски, владеть активами, переводить федеральные налоги и налоги штата и занимать деньги в финансовых учреждениях. , письмо — это просто любая переписка, отправляемая между двумя сторонами. Он может быть на любую тему и отправлен многими способами, такими как электронная почта, обычная почта или доставка вручную.
Тон вашего письма будет зависеть от аудитории и цели общения. Навыки межличностного общения. Навыки межличностного общения — это навыки, необходимые для эффективного общения, взаимодействия и работы с отдельными людьми и группами. Люди с хорошими навыками межличностного общения являются сильными вербальными и невербальными коммуникаторами и часто считаются «хорошими людьми». является. Иногда вам нужно будет вести себя более формально, а иногда уместно более непринужденный голос.
Приведенный ниже пример — это нейтральный голос и умеренный уровень формальности.
Структура делового письма
Ниже приведен пример оформления и структуры делового письма. Не стесняйтесь копировать и вставлять текст в свое собственное электронное письмо, Word или документ Google и обязательно настройте и вычитайте его тщательно.
[Название компании отправителя]
[Почтовый адрес отправителя]
[Город, штат / провинция отправителя и почтовый индекс]
[Номер телефона и / или адрес электронной почты отправителя]
[Название компании получателя]
[Почтовый адрес получателя]
[Город, штат / провинция получателя и почтовый индекс]
[Номер телефона и / или адрес электронной почты получателя]
[Предмет]
[Введение — здесь вы объясняете цель письма, например, зачем вы его пишете, чего вы надеетесь достичь с его помощью, и любую другую важную информацию, которую вы хотите сообщить заранее.]
[Средний раздел — здесь вы уточняете и предоставляете более подробную информацию о том, что вы изложили в первом абзаце. Таких абзацев может быть еще несколько, в зависимости от того, какой длины должно быть письмо]
[Заключение — это место, где вы подводите итоги и резюмируете. В этот абзац может быть включен призыв к действию или следующие шаги.]
Пример полного делового письма
Теперь, когда вы знакомы с форматом делового письма, давайте рассмотрим пример со встроенной реальной информацией.
ABC Education Inc.
1234 — 123 улица
Нью-Йорк, NY 01218
XYZ Company Inc.
6789 — улица 789
Нью-Йорк, NY 04851
Re: обновленная частота выставления счетов
Уважаемая г-жа Джини,
Обращаюсь к вам, чтобы проинформировать вас о нашей новой модели ценообразования, вступающей в силу 1 февраля 2019 года. Первого февраля мы перейдем с годового цикла выставления счетов на квартальный, и это письмо содержит важную информацию, которая может повлиять на вашу организацию.
Проведя обширное исследование и получив отзывы от наших клиентов, мы определили, что большинство клиентов решительно предпочитают квартальный цикл выставления счетов, а не годовой. Чтобы максимально удовлетворить ваши потребности, мы решили предложить это преимущество, которое вступит в силу 1 февраля 2019 года.
Это письмо просто уведомляет вас о предстоящих изменениях, и в настоящее время от вас не требуется никаких немедленных действий. Мы благодарим вас за продолжение работы.
Скачать шаблон формата делового письма
Введите свое имя и адрес электронной почты в форму ниже и загрузите бесплатный шаблон прямо сейчас!
Дополнительные соображения по форматированию
В дополнение к общему формату и структуре, изложенным выше, вы также можете рассмотреть следующую информацию в качестве стандартной деловой практики.
Общие стандарты форматирования включают:
- Arial, Times New Roman или аналогичный стандартный шрифт
- Размер 11 или 12 пунктов
- Заглавные буквы в предложении
- белый фон
- Бумага размером 5 x 11 дюймов
- Вертикальный макет
- Поля 1 дюйм
- Одинарный, 1,5 или двойной интервал
- Черный цвет шрифта
- Использование фирменного бланка
- Односторонняя или двусторонняя печать
- Простой белый фон
Дополнительные ресурсы
Спасибо за то, что прочитали это руководство о том, как использовать правильный формат делового письма. Finance — глобальный поставщик онлайн-образования, предлагающий сертификацию FMVA® TM FMVA® для специалистов по финансовому моделированию и оценке. Присоединяйтесь к более чем 350 600 студентам, которые работают в таких компаниях, как Amazon, JP Morgan и Ferrari, сертификацию для финансовых аналитиков.
Эти дополнительные ресурсы будут полезны для продолжения обучения и развития карьеры:
- Шаблон заявления об увольнении Письмо об увольнении Письмо об увольнении — это официальное письмо, отправляемое сотрудником своему работодателю с уведомлением о том, что он больше не будет работать в компании. Цель письма об увольнении — создать официальный отчет об уведомлении, предоставить подробную информацию о последнем дне сотрудника, дальнейших действиях и т. Д. Этот шаблон письма
- Шаблон резюме Инвестиционно-банковское резюме Шаблон резюме инвестиционно-банковского дела. Узнайте, как написать резюме для инвестиционного банкинга (аналитик или сотрудник) с помощью бесплатного руководства и шаблона резюме Финансов. Резюме IB уникально. Важно адаптировать свое резюме к отраслевому стандарту, чтобы его не сразу удалили.
- Шаблон сопроводительного письма Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может повлиять на заявку о приеме на работу, поэтому очень важно правильно его составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей. Это руководство предоставляет бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.
- Руководства по интервью Интервью Проведите следующее интервью! Ознакомьтесь с руководствами по собеседованию в отделе финансов, где вы найдете наиболее частые вопросы и лучшие ответы на любую должность в сфере корпоративных финансов. Вопросы и ответы на собеседование по финансам, бухгалтерскому учету, инвестиционному банкингу, исследованиям капитала, коммерческому банковскому делу, FPhttps://ru.pharoskc.com/34-what-is-the-proper-business-letter-format» target=»_blank»]ru.pharoskc.com[/mask_link]
Правильный формат письма: как правильно написать деловое письмо
Charley Mendoza Last updated Jan 2, 2022
Read Time: 12 min
Что приходит на ум, когда вы слышите фразу деловые письма? Вспоминаются ли белые конверты с причудливыми бланками и душными надписями? В большинстве случаев вы были бы правы.
Даже если в наше время почти все делается по электронной почте, деловые письма не вымерли и не считаются полностью устаревшими, поэтому все равно стоит знать, как правильно их писать и форматировать.
Части стандартного формата делового письма
Как вы, вероятно, узнали в начальной школе, деловые письма состоят из разных частей. В этом разделе описывается, что входит в каждую часть, и правильный формат делового письма.
1. Информация отправителя
Важно знать, как правильно адресовать деловое письмо, особенно если вы ожидаете ответа.
В этом разделе указан ваш полный адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Некоторые люди любят указывать свое полное имя в верхней части этого списка, но некоторые люди считают, что это излишне, потому что вы все равно будете подписывать письмо своим именем. Вам не нужно включать это, если на бумаге, которую вы используете, есть бланк.
Что включать и форматировать:
- Имя
- Почтовый адрес
- Город, штат, почтовый индекс
- Страна (если не в той же стране, что и ваш получатель)
- Ваш номер телефона
- Ваш электронный адрес
2. сегодняшняя дата
Укажите месяц и укажите полный год. Укажите месяц, дату и год, если отправляете деловое письмо в США, но начните дату с того дня (например, 18 октября 2018 года), если вы отправляете письмо в Великобританию или Австралию.
3. Информация об адресате (a.k.a. Внутренний адрес)
Включите информацию о получателе, начиная с его имени, затем названия должности и полного адреса. Обратитесь к получателю, используя Ms., Mr., или используйте любое подходящее для работы название
- Имя
- Название должности
- Почтовый адрес компании
- Город, штат, почтовый индекс
- Страна (опционально)
4. Приветствие
Приветствие, используемое в разделе адресатов, не обязательно должно совпадать с тем, которое используется здесь. Все зависит от того, насколько вы близки или знакомы с адресом, а также от контекста вашего письма. Декан Колледжа наук может быть вашей тетей, но если вы пишете ей в официальном качестве,Лучше всего использовать приветствие «Дин (Фамилия)» или «Доктор (Фамилия) », потому что есть вероятность, что другие люди обрабатывают ее переписку. Военные и религиозные титулы должны быть написаны как есть.
Не уверены в полу получателя? Не используйте Мистер или Мисс, просто напишите «Дорогой», а затем их полное имя. Если вы не знаете, кто именно является контактным лицом, подойдет «Кого это может касаться». Вы также можете обратиться в отдел или группу, которая обработает ваше письмо, например, «Члены комитета по найму» или «Управление ассоциацией общего управления».
Всегда заканчивайте приветствие с двоеточием, не запятая.
5. Основной Текст
Тело письма обычно составлено из одного к трем коротким абзацам, каждый со специфическим намерением и организовал для ясности.
- Введение. Объясняет причину для письма и чего вы хотите достичь с этим. Если получатель не знает, кем вы являетесь, вы можете также упомянуть взаимные соединения здесь.
- Второй абзац. Дает больше детали о вашем запросе, как например шаги вы взяли или денежные сборы оплатили. В случае маркетинга или прикладные письма работы, второй абзац — то, где вы будете продавать продукт, который вы продвигаете или ваше приложение.
- Третий абзац. Необязательный и входит в ситуации, где второй абзац не достаточно, чтобы объяснить ситуацию полностью.
Закрытие
Закрытие включает один или два предложения, которые запрашивают получателя взять, что действие запрашивается в вашем письме, и благодарит их за чтение вашей почты.
Примеры бизнес письмо закрытия:
- Пожалуйста, напишите мне по адресу (ваш адрес электронной почты) или позвоните мне (ваш рабочий телефон), чтобы назначить встречу. Спасибо за ваше внимание.
- сли вам нужно что-то обсудить со мной или командой, не стесняйтесь звонить нам по телефону (ваш телефон). Мы всегда к вашим услугам.
Бесплатный Закрыть
Бесплатное закрытие — это фраза для подписи, вставленная перед вашей подписью. У вас есть много вариантов здесь, но в целом вы должны избегать тех, которые обозначают благодарность или благодарность в письмах, где вы ничего не просите.
- С уважением
- Искренне
- Сердечно
- С благодарностью
- С наилучшими пожеланиями
- С удовлетворением
- С уважением
Подпись
Подпишите письмо под приветственным закрытием. Не забудьте оставить как минимум четыре одинарных пробела между вашим именем и закрытием, чтобы было достаточно места для вашей подписи. Вы также можете указать свою должность, номер телефона и адрес электронной почты под своим полным именем.
Корпуса
До возраста электронной почты люди писали «Приложения» внизу деловых писем, чтобы указать, что в конверте есть другие документы. Думайте об этом как о печатной версии «см. Вложение» для электронных писем.
Вложения отмечены в левом нижнем углу письма, под пробелами — пара пробелов, за которыми следует список включенных документов. Например:
3 типы форматов бизнес письма
Деловые письма обычно приходят в одном из трех основных форматов: полный блок, измененный или с отступом. Хотя нет правильного или неправильного формата, есть примеры, например, в университетских приложениях, где требуется определенный формат. Если вы не уверены, какой формат использовать, просто проверьте предыдущие письма, которые вы получили от учреждения, и следуйте тому же формату.
1. полный блок
Полный блок является наиболее распространенным форматом для деловых писем, потому что он самый простой. Вам не нужно беспокоиться о отступах, и все остается оправданным. Одиночный интервал используется вместо отступов для новых абзацев.
Ниже приведен пример полного печатного письма от Центра письма Университета Северной Каролины:
2. изменение
Измененный формат немного сложно запомнить, потому что не все выровнено по левому краю. Адресат, приветствие и текст письма выровнены по левому краю, а адрес отправителя, дата, закрытие подписи и подпись выровнены по правому краю.
В приведенном ниже примере между адресом отправителя и датой написания письма есть два пробела, а между адресом получателя и приветствием — три пробела. Есть также два пробела между первым абзацем буквенного тела и приветствием и два пробела для каждого нового абзаца.
Бесплатное закрытие, подпись и последний абзац письма — все два пробела.
Ниже приведен пример делового письма в измененном формате от Savvy Business Correspondence:
3. с отступом
Формат с отступом или полублок аналогичен измененному формату, за исключением того, что начало каждого абзаца имеет отступ.
Бизнес письмо форматирование и дизайн советы
Ваше деловое письмо должно произвести хорошее первое впечатление, потому что в некоторых случаях чтение этого письма будет в первый раз, когда получатель встретится с вашей компанией.
1. Профессиональный бланк
Компании не единственные, кто может использовать фирменные бланки. Solopreneurs, соискатели и любой, кто хочет создать бренд для себя, могут использовать фирменные бланки, чтобы сделать их письма уникальными. Фирменные бланки могут также использоваться для проверки подлинности документа для получателя, что часто имеет место для правительственных писем и банковских писем.
Дизайн бланков различен, единственное, что является последовательным, это то, что он должен включать название и логотип вашей компании, адрес и контактную информацию. Если у вас нет логотипа или названия компании, просто замените его на часть с полным именем. Поскольку деловые письма носят формальный характер, выберите дизайн бланков, который не слишком насыщен или красочен и не отвлекает от отправляемого вами сообщения.
Не используйте канцелярские товары или ароматическую бумагу.
Хотите создать свой собственный бланк? Проверьте эти шаблоны от Envato:
10 советов по дизайну фирменных бланков (с примерами идентификации бренда Killer)
Грейс Фассела2. Поля делового письма
Хорошо сохранять деревья, но не сжимайте слишком много текста на одной странице, чтобы не осталось полей. Оставьте 1 «до 1,5» на сторону.
3. Простой шрифт
Избегайте необычных шрифтов и трудно читаемых скорописи. Придерживайтесь Verdana, Arial, Courier New или Times New Roman с минимальным размером шрифта 12.
4. Формальное расстояние между буквами
Используйте один пробел между абзацами, чтобы было легче читать письмо. Вам также следует использовать хотя бы один пробел между всеми элементами буквы, кроме как между вашей подписью и напечатанным именем, где требуется четыре переноса строки.
5. Бланк второй страницы для дополнительных страниц
Деловые письма должны быть достаточно краткими, чтобы иметь только одну страницу, но это не всегда так. Юридические контракты, жалобы и некоторые рекомендательные письма иногда требуют дополнительных страниц.
Чтобы избежать путаницы в случае разделения страниц с буквами, вторая и последующие страницы должны содержать фирменный бланк и номер страницы вверху. Вы также можете указать дату и имя получателя.
Виды деловых писем
Деловые письма отправляются по разным причинам. Предприятия отправляют его своим клиентам или другим компаниям, с которыми они работают, например, поставщикам или партнерам по логистике. Частные лица пишут деловые письма для деловых и менее формальных целей.
Ниже приведены некоторые примеры типов деловых писем:
1. Письмо жалоба
Не все жалобы могут быть переданы и должным образом рассмотрены в социальных сетях, некоторые темы являются немного деликатными или смущающими, вы не хотите рисковать, чтобы это стало вирусным. Затем возникают жалобы, когда недостаточно позвонить на горячую линию по обслуживанию клиентов компании. Для всех этих жалоб ответным является печатное письмо с жалобой.
Сделайте вашу жалобу краткой, точной и вежливой. Просто не говорите о том, что компания сделала неправильно, скажите им, что именно вы от них хотите.
2. Заявление об отставке
Заявление об отставке — это то, что сотрудник отправляет своему начальнику, когда хочет уволиться с работы. В большинстве случаев вам необходимо разрешить не менее 14 дней или двух недель до официальной даты отъезда из компании.
Ниже приведен пример заявления об отставке от американских вербовщиков:
Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или «сэр»
3. Сопроводительное письмо
Печатное сопроводительное письмо отправляется вместе с резюме, чтобы кратко объяснить, почему вы являетесь хорошим кандидатом на работу. Хорошие сопроводительные письма похожи на закуски в том смысле, что они дают вербовщикам ощущение того, что они могут ожидать от вас, не обязательно повторяя то, что уже есть в вашем резюме.
Прочитайте эти руководства для получения дополнительной информации о написании сопроводительного письма:
Источник: business.tutsplus.com