Что такое ит решения для малого и среднего бизнеса

Прежде всего, стоит выделить особенности предприятий малого и среднего бизнеса, которые выгодно отличают их от крупных фирм. Небольшие компании располагают возможностью максимально оперативно реагировать на постоянно изменяющиеся запросы клиентов и принимать управленческие решения. Помимо этого, малый бизнес характеризует мобильность и гибкость, обеспечивающая легкую адаптацию к условиям рынка. Все эти преимущества позволяют внедрять современные IT-решения, не перестраивая структуру бизнеса. Какие же задачи решают эти инновации?

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ. И.И. ПОЛЗУНОВА»

Тема : IT решения для малого бизнеса

Дисциплина: Управление предприятием

Выполнила студент группы 9ПИЭ – 11:

Чубарев Михаил Александрович

№ зачетной книжки: 11144034

Какие IT-решения сегодня наиболее популярны и почему?

ИТ-решения, без которых не может обойтись бизнес

Прежде всего, стоит выделить особенности предприятий малого и среднего бизнеса, которые выгодно отличают их от крупных фирм. Небольшие компании располагают возможностью максимально оперативно реагировать на постоянно изменяющиеся запросы клиентов и принимать управленческие решения. Помимо этого, малый бизнес характеризует мобильность и гибкость, обеспечивающая легкую адаптацию к условиям рынка. Все эти преимущества позволяют внедрять современные IT-решения, не перестраивая структуру бизнеса. Какие же задачи решают эти инновации?

Коммуникация с клиентами – проще и эффективнее

Customer Relationship Management, или CRM-система, представляет собой прикладное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации взаимодействия с клиентами. Состав такой системы зависит от конкретного продукта, однако, как правило, она включает в себя фронтальную часть обслуживания на точках продаж, операционную часть, благодаря которой осуществляется авторизация операций и ведение отчетности. Помимо этого, в систему входит хранилище данных и сервис поддержки продаж.

Примером данного решения может служить Microsoft Dynamics CRM, разработанная компанией Майкрософт в рамках линейки продуктов Microsoft Dynamics. Функциональные возможности этой CRM достаточно широки, это и автоматизация работы контакт-центров, и создание единого продуктового каталога, и интеграция с действующим в компании скоринговым функционалом. Что касается российских разработок для повышения эффективности бизнеса, стоит отметить один из самых известных стартапов Рунета – сервис Мегаплан, который является полноценным Groupwa-продуктом. Программное обеспечение может быть арендовано на серверах самого Мегаплана или же установлено на личный сервер компании в интранете. Помимо системы управления коммуникациями, Мегаплан включает таск-менеджер для постановки задач, ПО для организации совместной работы и бизнес-менеджер.

Управление запросами – быстрее и качественнее

IT-продукт маркетинговое решение для малого и среднего бизнеса

Call Center, или колл-центр, – центр обработки вызовов – используется для обработки информации, поступающий в форме запросов по телефону. Звонки обычно делятся на две группы: inbound (входящие) и outbound (исходящие). Первые осуществляются клиентами, которые, как правило, запрашивают дополнительную информацию о продукте или услуге или нуждаются в профессиональной консультации. Исходящие звонки являются одним из инструментов телемаркетинга, и нацелены они на создание или расширение клиентской базы, увеличение продаж, повышение узнаваемости бренда, проведение опросов и др.

Организация колл-центра подразумевает создание тех штатных отделов – непосредственно отдела менеджеров, распределяющих вызовы, операторов, супервизоров и технического департамента. Программно-аппаратные решения при этом должны основываться на регистрации звонков, хранении информации, маршрутизации обращений, записи разговоров, контроле качества работы операторов, планировании рабочих смен и т. д.

Обеспечение мобильности и безопасности – надежнее и практичнее

Оперативность реагирования – это залог успеха практически в любой сфере деятельности. Именно поэтому первостепенная задача, которую решает любой бизнес, заключается в обеспечении мобильности. Другими словами, сотрудники компании должны всегда поддерживать контакт, и для этого созданы беспроводные каналы связи по стандарту DECT (Digital European Cordless Telecommunications), а также Wi-Fi – оборудование для коммуникации в беспроводной локальной сетевой зоне. Объединив возможности беспроводной, мобильной и традиционной офисной телефонии, современные компании добиваются максимальной мобильности.

Безусловно, автоматизация большинства бизнес-процессов требует совершенствования системы безопасности. В защите от несанкционированного доступа нуждается как информация, так и ее физические носители. Свести к минимуму внешние и внутренних угрозы позволяет многие методы, как аппаратные, так и программные, физические, организационные. Наиболее популярным решением являются автоматизированные системы управления (АСУ), которые способны работать практически без участия человека. Инженерные системы формируют производственную среду, экономят энергоресурсы и обеспечивают более комфортные условия труда.

Цель работы: Найти IT решение для малого предприятия ООО Гарант. В организации работают 25 человек. Организация занимается продажей и изготовлением котельного оборудования.

Задачи: перенести IT-структуры предприятия в облако, используя решение Microsoft Office 365.

Microsoft Office 365.

Понятно, что Office 365 – уникальный пакет услуг, объединяющих в себе самые наипопулярные, самые востребованные решения для объединённых коммуникаций, совместной работы. В существующем пакете каждая составляющая представляет собой «деталь» единого слаженного механизма Office 365.

Сейчас всё большее число российских компаний переносит свои IT-структуры в облако, используя решение Microsoft Office 365 и при этом, не вкладывая деньги в покупку оборудования и ПО, наём на работу IT-специалистов… Практика показала, что сервис работает просто отлично!

Ну, а если ваша компания небольшая, то можно выбрать самые нужные сервисы из нового пакета услуг. Внедрить выбранные сервисы Office365 в операционную сферу любой компании (не более 25 сотрудников) можно всего за четверть часа. В итоге малый бизнес владеет набором таких сервисов, как SharePoint Online, Office Web Apps, Lync Online, Exchange Online, хостинг для корпоративного сайта.

При желании пакет дополняется Office Professional Plus, голосовой/электронной почтой, социальной корпоративной сетью, корпоративными веб-порталами, голосовой и веб-конференцией, круглосуточной телефонной поддержкой.

Так что современному бизнесу просто необходимо улучшать свою эффективность путём внедрения нового пакта услуг от Майкрософт, поскольку сотрудники смогут работать не только с любого подручного девайса, но и в любой точке планеты на благо компании!

Office 365 для бизнеса: увеличивая вашу продуктивность

Office 365 для бизнеса включает в себя все необходимые средства для повышения продуктивности, которая столь необходима компании для достижения успеха в этом динамичном мире. Современные приложения Office для настольных компьютеров и планшетов с ОС Windows и мобильных телефонов позволяют вам поддерживать рабочий процесс, где бы вы ни находились. Вы получаете возможности корпоративного класса благодаря мощным и простым в управлении интернет-службам, таким как Exchange, SharePoint и Lync. Доступны планы подписки, отвечающие потребностям организаций любого размера. И, самое главное — вам не нужно развертывать и обслуживать локальные серверы, а корпорация Microsoft предоставляет финансовую гарантию работоспособности служб Office 365 в течение 99,99 % времени.

Оставайтесь на связи

Простое создание сайтов SharePoint с помощью встроенных рекомендаций.

Office 365 для бизнеса позволяет легко и эффективно взаимодействовать с другими людьми. На помощь приходят такие инструменты, как видеоконференции с высоким разрешением в Lync, сайты групп SharePoint, объединяющие в одном месте сообщения и документы, а также каналы новостей, помогающие отслеживать последние обновления на сайтах и в документах, читать обсуждения и получать ответы на вопросы в режиме реального времени.

Подключение к SharePoint превращает Office 365 в бизнес-ориентированную социальную сеть, помогающую людям оставаться на связи и по-новому воплощать свои идеи в проекты. Теперь вы можете отслеживать людей, группы, документы и сайты, чтобы быть в курсе последних событий. Узнайте о последних проектах, интересующих ваших коллег, из их веб-каналов активности. SharePoint даже дает рекомендации о том, каких людей и какие документы вам нужно отслеживать в соответствии с вашими интересами и служебными обязанностями. Оценки и баллы за репутацию помогут вам выделить наиболее компетентных коллег и создать экспертные сообщества.

Корпоративная социальная сеть на базе SharePoint

Электронная почта, контакты и календари всегда с вами

Чем больше мест, откуда вы можете эффективно работать со своей электронной почтой, тем быстрее движется ваш бизнес. Office 365 предоставляет вам доступ к самому популярному в мире серверу электронной почты Exchange через онлайн-службу, которая достаточно проста даже для использования индивидуальными предпринимателями и малым бизнесом, но при этом обладает мощными возможностями, необходимыми для работы крупнейшим корпорациям. Exchange помогает обезопасить ваши данные и электронную почту с помощью мощных, постоянно обновляемых сервисов защиты от спама и защиты от вредоносных программ, а также с помощью политик защиты информации.

Теперь электронная почта корпоративного класса будет всегда с вами. Для доступа к ней используйте усовершенствованное веб- приложение Outlook, которое работает во всех популярных браузерах и оптимизировано для сенсорного управления. При использовании Exchange ActiveSync доступ к электронной почте, контактам, календарям и задачам возможен с самых различных мобильных устройств.

Совместная работа в компании

Office 365 для бизнеса поддерживает взаимодействие между всеми сотрудниками вашей организации, где бы они ни находились. Вы можете искать нужных специалистов с помощью функции поиска SharePoint. Во все приложения Office теперь встроены подробные карточки контактов и сведения о присутствии, что помогает вам связываться с людьми и совместно работать с ними непосредственно из приложений Office. Просто найдите нужного вам человека, и свяжитесь с ним с помощью интерактивной программы по обмену сообщениями и проведению аудио-видео конференций Lync, используя ее богатые возможности. Можно в любое время начать диалог, переключившись из чата на голосовую или видеосвязь, или разослать приглашения на интернет-совещание, сделав всего пару кликов.

Обмен идеями и контентом

Будьте всегда в курсе того, над чем работают ваши коллеги, следите за новостями о людях, обновлениями сайтов и документов благодаря новым функциям SharePoint. В свою очередь, ваши коллеги и друзья могут оставлять отзывы о документах и проектах, над которыми вы работаете, в вашем веб-канале активности в режиме реального времени.

Процесс совместной работы над документами и презентациями, таким образом, становится простым, интуитивно понятным и доступным в любое время. Служба SkyDrive Pro позволяет вам совместно использовать контент своих документов с вашими коллегами, не выходя из библиотеки документов, и мгновенно отслеживать других участников проекта. Вы можете публиковать документы в SharePoint для совместного использования напрямую из любого приложения Office через обновленное меню Файл. Для совместного редактирования документов в браузере используйте с коллегами веб-приложения Office.

Синхронизация работы групп

Подробное руководство теперь встроено прямо в SharePoint. Оно помогает настраивать разрешения, создавать библиотеки документов и добавлять пользовательские темы для сайтов. Все это призвано помочь вам сделать процесс создания новых сайтов простым и удобным. Можно предоставлять доступ к сайтам и документам SharePoint даже внешним партнерам и поставщикам, обеспечивая надежную защиту и соблюдение политик управления данными и защиты данных, заданных вашим ИТ-отделом. Для синхронизации работы в вашей команде все совместные документы и электронная почта теперь доступны в почтовом ящике сайта, который можно открыть в программе Outlook или на сайте SharePoint.

Источник: www.myunivercity.ru

ИТ-решения для Малого и Среднего бизнеса

Многие ИТ компании в Санк-Петербурге выполняют работы от замены картриджей до обслуживания серверов. В большинстве случаев компании Малого и Среднего бизнеса пренебрегают комплексными решениями, опираясь на быстрые и простые временные решения, хотя всем известно, что нет ничего более постоянного, чем временное.

Однако стоит отметить, что при таком подходе невозможно гарантировать качественного решения проблемы. Когда ИТ-инфраструктура компании разрабатывается полностью с самого нуля, и детально прорабатывается одной компанией, учитываются все возможные пути дальнейшего развития – подобная ИТ-инфраструктура наиболее надежна.

Часто среди компаний Среднего и Малого бизнеса проявляется тенденция – офисную технику поставляет одна организация, настраивает её другая, а обеспечением работы сети (к примеру) занимается и вовсе третья. Но какова степень надежности подобного. обеспечения? Практически нулевая. Каждому представителю отдельной организации, обеспечивающему работу какой-то определенной части ИТ-инфраструктуры предприятия приходится постоянно отвлекаться, разбираться с тем, что сделали его предшественники.

Компания Сигир специализируется именно на комплексных решениях в сфере информационных технологий, а так же с самого своего создания основной упор сделан был на обеспечение полной информационной безопасности клиентов. Когда подобные услуги оказываются в полной мере, специалистами высокого класса, заказчик может быть уверен не только в своевременной технической поддержке, не только в том, что всё будет работать стабильно и развиваться динамично и по плану – но и в том, что система будет надежнейшим образом защищена. Угроза атак на систему безопасности присутствует всегда, однако важно лишь то, как система выдерживает эти атаки, и насколько оперативно реагируют соответствующие службы. Специалисты компании Сигир понимают всю важность своей работы, и готовы предоставить сервис высшего класса.

Проконсультироваться по поводу возможных комплексных решений, как в целом, так и отдельно в области информационной безопасности можно по телефону, либо оставив нам заявку. Стоит напомнить, что специалисты компании Сигир проводят первичный аудит совершенно бесплатно, и предлагают решения только после тщательного анализа полученных данных, с учетом пожеланий, финансовых возможностей, и состояния ИТ-инфраструктуры заказчика.

Источник: www.sigirgroup.ru

ECM для малого и среднего бизнеса

А нужны ли какие-то специальные решения для среднего и малого бизнеса (СМБ), для решения его задач? Тем более, что на первый взгляд, решения для малого и среднего бизнеса кажутся менее трудоемкими и более очевидными.

Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик DIRECTUM

ECM – зонтичный термин, объединяющий целый спектр решений и технологий. ECM-вендоры уже вывели на рынок отраслевые или наоборот, вертикальные решения. Их необходимость для крупного бизнеса уже не оспаривается, продажи говорят сами за себя. А нужны ли какие-то специальные решения для среднего и малого бизнеса (СМБ), для решения его задач?

Тем более, что на первый взгляд, решения для малого и среднего бизнеса кажутся менее трудоемкими и более очевидными. Давайте попробуем разобраться.

Несмотря на то, что «средний и малый бизнес» – это размер, это не вид деятельности, большинство СМБ в России занимается оказанием услуг или вовлечено в сферу торговли. «Производственников» среди них не так много, с ходу можно назвать производство продуктов питания, мебели и специализированных мелкосерийных устройств, разработка программного обеспечения и сайтов. Как видите, сложной специфики нет, определяющим фактором будет размер компании и удаленность исполнителей, если характер работы компании разъездной, или сотрудники работают из дома.

Думаю, что не многие поставщики делят заказчиков на три традиционные группы: крупный бизнес, средний и мелкий. Еще меньше выделяет заказчиков в одну группу «СМБ». Аббревиатура «СМБ» красиво смотрится в аналитических статьях, но практическая польза от нее стремится к нулю, так как под определение СМБ попадает очень широкий круг представителей бизнес сообщества: от не имеющих наемных работников индивидуальных предпринимателей, до развитых компаний с высококлассным штатом сотрудников и внушительными денежными оборотами.

Прежде, чем начать разговор о критериях разделения потенциальных заказчиков на группы, стоит понять, а для чего, собственно, это разделение нужно. Может, это совершенно бессмысленная задача, и любое ее решение также не будет иметь смысла?

Разделение заказчиков на группы очень важно для поставщика. Правильное отнесение заказчика к той или иной группе позволит предложить ему решение, которое с большей долей вероятности вызовет интерес, будет востребовано, больше шансов, что заказчик решится приобрести решение. А для заказчика это означает, что он сможет эффективнее решить свои задачи, что не придется переплачивать за ненужный функционал или мощь или наоборот, заказчик «не вырастет» в неприлично короткое время из данного решения.

Критерии

Давайте теперь поговорим о критериях, которые будут использоваться для разделения заказчиков на группы. Весть вопрос в том, что взять в качестве критерия. Например, в качестве критерия можно взять некий финансовый показатель, те же обороты.

Возможно, для каких-то экономических целей это показатель и значителен, но для поставщика ECM-решений отдельно от других показателей он не может служить критерием. Региональный дистрибутор с десятью-пятнадцатью сотрудниками может иметь серьезные обороты, но как потенциальный клиент она может быть совсем не интересна, равно как и интерес данной организации к ECM-системам может быть очень и очень «слабовыраженным». Да, этот критерий важен, и он будет использоваться, но скорее как дополнительный, чем определяющий.

Можно попробовать взять в качестве критерия количество сотрудников. Опять же, как и в случае с финансовыми показателями, само по себе количество сотрудников не позволит оценить ECM-привлекательность организации. Если ориентироваться на размер штата, то какой-нибудь хлебозавод с 100-200 сотрудниками окажется предпочтительнее, чем проектный институт с 50 сотрудниками, но на практике все как раз наоборот – ECM-проектами проектные институты интересуются больше, чем хлебозаводы. Можно попробовать сегментировать сотрудников, выделить так называемых information and knowledge workers, и в качестве критерия использовать их количество. Но зачастую сложно однозначно определить, стоит ли относить работника к классу «информационных работников» или нет, особенно в сфере малого бизнеса, где сотрудник может исполнять сразу несколько ролей.

На мой взгляд, ведущим критерием может стать количество компьютеров на предприятии, но не все компьютеры, а которые не вовлечены в производство, то есть они не используются для обслуживания оборудования. Также в большинстве случаев имеет смысл исключить компьютеры, которые используются только для работы с бухгалтерскими программами, а также различными производственными АРМами (операциониста банка, кладовщика и т.п.).

Взяв за основу этот критерий, можно разбить все множество потенциальных клиентов на несколько групп. Какие числа взять в качестве границ групп, каждый вендор определяет сам, исходя сугубо из своего опыта. По крайней мере, трудно подвести под это какую-либо теоретическую базу. На получившейся шкале малый и средний бизнес представим тремя отрезками: до 15 компьютеров, от 15 до 50, больше 50. Повторю еще раз, ничего не мешает «нарезать» линейку на большее или меньшее количество отрезков и использовать другие цифры в качестве границ.

Меньше 15 компьютеров

С точки зрения ECM-вендора, это малый бизнес, самая спорная группа. Попробую объяснить, почему.

Компании такого размера либо размещаются в одном, либо нескольких смежных помещениях. Некоторые сотрудники могут работать удаленно или иметь разъездной характер работы. Коммуникации горизонтального уровня легче и быстрее осуществляются устно, поручения исполняются мгновенно.

Другая особенность малых компаний: как правило, в небольшой компании один и тот же сотрудник исполняет несколько ролей или целиком «закрывает» целое направление. Задачи, которые ему приходится решать, и которые в ходе работы возникают, характеризуются как высокоуровневые. Например, «усилить присутствие компании в городах области». Если взять согласование документов, то оно также не забюрократизировано, и можно легко определить, кто из участников процесса играет роль «бутылочного горлышка».

Приняв во внимание все вышеперечисленное, можно с высокой долей вероятности предположить, что развитый механизм workflow в таких условиях избыточен и не привносит ощутимого удобства. Для чего посылать задачу соседу по комнате, если до него, как говорится, можно дотянуться рукой.

С точки зрения информационной безопасности, чаще не имеет смысла разделять рядовых сотрудников на несколько групп с разным уровнем доступа. Всю конфиденциальную информацию может хранить и обрабатывать руководство компании. Остальные сотрудники работают с однородной информацией, и опять же нет смысла возводить между ними «китайские стены». Поэтому с ролью архива документов вполне справится файловое хранилище в виде структуры папок.

Тем не менее, в работе компании возникают ситуации, когда кто-то из пользователей не может мгновенно найти нужный документ. Но его «полдня работы» — не такой уж значительный ущерб для организации. Что касается более серьезных проблем, как-то невозможность отыскать нужный документ, то всегда просто определить ответственного сотрудника, в чьи обязанности входит обеспечение сохранности документов этого вида и кого, собственно, стоит винить в случившемся.

Но все таки камнем преткновения для малых компаний на пути к светлому ECM-будущему является стоимость владения ECM-системой. «Неподъемной» оказываются как раз таки не стоимость лицензий, а стоимость сопровождения. Малые компании, как правило, не обладают достаточной компетенцией, чтобы самостоятельно поддерживать и развивать ECM-систему и необходимое инфраструктурное программное обеспечение, тот же SQL-сервер. По всем вопросам придется обращаться к вендору или его партнеру. А это для небольшой компании все-таки значимые затраты.

Возможно, для ряда компаний альтернативой приобретения и внедрения ECM-системы будет пользование облачными сервисами, но на текущий момент облачные расценки таковы, что через три года они перекрывают стоимость собственной (on premise) системы.

От 15 до 50 компьютеров

В эту группу входят компании, достигшие определенной зрелости. С ростом численности сотрудников, парка компьютеров, выделения подразделений растет и сложность управления компанией. Как и количество документов или сложность задач. Задача или обязанности делятся между несколькими сотрудниками, и возникает необходимость организации их совместной работы. Если компания территориально разделена, то критичность этой задачи возрастает.

Часто для управления такого размера компанией привлекаются менеджеры из крупных компаний. На предыдущем месте работы они уже могли использовать ECM-систему, успели оценить ее преимущества и полны желания привнести в компанию элементы более высокой бизнес-культуры.

Для данного диапазона как раз таки имеет смысл использовать дополнительные критерии: объемы обрабатываемых документов, количество секретарей, количество и удаленность филиалов, важность горизонтальных связей. Используя этот комплексный критерий, можно попытаться определить, достигла ли компания определенного уровня ECM-зрелости или ECM-готовности, когда количественный или качественный результат от внедрения ECM-решения окупит затраты. Если консультант сумеет это показать руководству заказчика, он с большой долей вероятности может быть вознагражден контрактом.

Более 50 компьютеров

Это компании, которые по ряду параметров можно отнести уже к крупному бизнесу. Практически с полной уверенностью можно сказать, что одна или несколько бизнес-проблем уже «переросли» тот уровень, когда внедрение ECM-решения экономически оправдано. Задача консультанта – выявить эту проблему.

Как принимаются решения

Говоря о малом и среднем бизнесе, нельзя не поговорить подробнее о том, как принимаются решения. Можно выделить два типа подхода.

Первый – это импульсивный. Например, организация была оштрафована на крупную сумму или потеряла выгодный контракт по одной простой причине, что нужный документ в нужный момент не был найден, представлен или случилась иная операторская ошибка. «Боль утраты» еще сильна, и если на пороге компании появляется подтянутый консультант или в телефонной трубке не менее уверенный голос оператора call-центра обещает быстрое решение таких проблем, а первоначальные выплаты значительно меньше суммы понесенного ранее ущерба, руководитель компании импульсивно принимает решение о приобретении ECM-системы. Разумеется, импульсивность характерна и руководителям крупных организаций, но в них в процесс принятия решения вовлечено большее количество участников, и импульсивность одних компенсируется трезвостью расчета других. В небольших организациях по широкому кругу вопросов весь процесс принятия решений единолично осуществляет руководитель. Но, как часто это случается, как стремительно система была приобретена, так же стремительно может и сойти на нет и интерес к ней.

Вторым подходом является оценка рисков. Руководитель оценивает риски, размер ущерба и вероятность возникновения рисков. Может случиться и так, что для данного вида деятельности непредставление документа в срок является риском-катастрофой, способной серьезно повредить бизнес компании.

Возможный ущерб, помноженный на вероятность возникновения риска, сравнивается со стоимостью внедрения решения. В стоимость внедрения будет входить не только стоимость лицензий и сопровождения, но и стоимость изменений, которые будет необходимо произвести для успешного внедрения решения (прием новых сотрудников, ожидаемое падение производительности сотрудников на этапе внедрения новой системы). Если стоимость внедрения превышает возможные потери, то внедрение ECM-решения будет логичным и обоснованным.

Функционал

Определившись с потенциальными потребителями, перейдем к самому интересному вопросу: каким же функционалом должна обладать ECM-система для СМБ-сектора? Сразу отбросим специфические задачи, возникающие на границе ECM и ERP, как-то обработку критической массы счетов, ибо они возникают или не возникают у компаний независимо от их размера.

Итак, практика показывает, что функционал ECM-систем для малого бизнеса должен быть таким же, как функционал ECM-систем для крупных организаций. То есть, никакие «детские» ECM-системы малому бизнесу не нужны. И это не удивительно. Да, объем данных у малого бизнеса меньше, но скорость доступа, функционал, удобство пользования решением не должны изменяться в худшую сторону. Можно отметить одну особенность СМБ: небольшой компании, в отличие от крупной, зачастую легче подстроиться под систему, нежели кастомизировать его.

Но тем не менее, не удастся снизить затраты на сопровождение решения, урезав или зафиксировав его функционал. Как уже говорилось выше, цена системы (первоначальный платеж) для малого бизнеса не является единственным и определяющим фактором, малый бизнес очень чувствителен к стоимости сопровождения системы.

Плюс система должна иметь возможность расти вместе с ростом организации. Замена ECM-системы – достаточно дорогостоящее мероприятие, и дважды тратиться на ECM малый бизнес не сможет и не захочет. Оптимальным с этой точки зрения видится модульное решение, когда дополнительный функционал и дополнительная мощь может докупаться по мере роста.

Подводя жирную черту под вышесказанным, можно отметить:

● Трудно «на глаз» определить момент, когда компания уже «доросла» до ECM-системы. Используя составной показатель, а также проанализировав риски компании, можно попытаться определить ECM-готовность организации. С ростом штата, количества компьютеров, объема документов, финансовых показателей, а также с ростом вероятности возникновения негативных событий, и возникающего в результате их наступления ущерба, актуальность внедрения ECM-системы будет возрастать.

● Для малых компаний основным препятствием на пути в сияющий ECM-мир будет не стоимость лицензий, а стоимость сопровождения . Open source или иные бесплатные решения не выглядят безусловными фаворитами на фоне платных аналогов. Стоимость лицензий важна, но не она является определяющим фактором.

● СМБ не нужен продукт с «детским» функционалом. Из малого объема документов и пользователей автоматически не следует, что компаниям нужна малая функциональность. Наоборот, востребованы решения, которые могут расти вместе с компанией.

Источник: ecm-journal.ru